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POE de Capacitación y Desarrollo
POE de Capacitación y Desarrollo
POE de Capacitación y Desarrollo
[NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN]
INSTRUCCIONES / POLÍTICAS
Y
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
NORMALIZADOS
FORMACIÓN Y DESARROLLO
No se trata de una Instrucción del Tesoro. Este documento es la base sobre la que se anima a las Instituciones a redactar sus propias instrucciones,
políticas y procedimientos, tal y como exigen los Reglamentos del Tesoro. Este documento es un modelo que puede ser utilizado por las instituciones
individuales para ajustar sus políticas existentes si es necesario. No incluyen necesariamente todas las posibles instrucciones, procesos o procedimientos
que puedan ser necesarios para cumplir los requisitos de los Reglamentos del Tesoro. Sigue siendo responsabilidad de la entidad asegurarse de que sus
procesos y procedimientos específicos abarcan todas las instrucciones, procesos y procedimientos necesarios, para garantizar que cumple los requisitos de
los Reglamentos del Tesoro.
Emitido en los términos de la sección de la Ley de Gestión de las Finanzas Públicas, 1999
(Ley 1 de 1999) - [PFMA] y el Reglamento del Tesoro 2016.
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ÍNDICE
1. Propósito 3
2. Alcance 3
3. Definiciones y abreviaturas 3
4.1 Legislación 5
4.3 Otras instrucciones / políticas y PNT que deben leerse junto con este PNT 6
7 Anexos 9
8 Delegaciones de autoridad 9
9 Incumplimiento 10
11 Conclusión 10
12 Persona de contacto 10
13 Aprobación 10
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1. Propósito
1.2 Sirve para delimitar la responsabilidad de cada empleado en la(s) política(s), los
procedimientos y la tramitación de los pagos y pretende garantizar la uniformidad
en su aplicación.
2. Alcance
3. Definiciones y abreviaturas
A continuación se describen brevemente los pagos por los distintos bienes y servicios,
tal y como se reflejan en el SCOA:
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4. Gobernanza de la gestión financiera y marco normativo
4.1 Legislación
4.3 Otras instrucciones / políticas y PNT que deben leerse junto con este PNT
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6 Instrucciones / políticas institucionales: Formación y desarrollo
6.1.2 Incluir una provisión para dichos gastos en el plan operativo anual que
elabora y aplica el Director Financiero (por delegación del Contable /
Autoridad Contable) de la Institución para la unidad de Gestión de la
Cadena de Suministro.
6.1.4 Garantizar que los gastos de formación y desarrollo se asignan según los
créditos consignados en el presupuesto y que se utilizan las partidas
correctas.
7 Anexos
8 Delegaciones de autoridad
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9 Incumplimiento
10.1 Para garantizar que estas Instrucciones / Políticas y PNT funcionen eficazmente,
los usuarios deben informar a sus superiores de cualquier cambio necesario.
Siempre que se produzca algún cambio en las áreas de procesamiento de pagos
y/o en el entorno, debe revisarse su idoneidad. Estas Instrucciones / Políticas y
PNT deben revisarse periódicamente tal y como se establece en Conceptos
Generales, Definiciones y Principios.
11 Conclusión
11.2 Estas Instrucciones / Políticas y PNT entran en vigor a partir de [insertar fecha].
12 Persona de contacto
13 Aprobación
________________ _____________
Contable Fecha
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Anexo 1: Organigrama de formación y desarrollo
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Anexo 2: proceso y procedimientos de formación y desarrollo
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o Resolución nº 14 de 2002 de la Cámara Central de Negociación de los Servicios Públicos
(CCSP);
o Resolución nº 1 de 2003 del PSCBC;
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o Organizar los cursos transversales basados en el PSM;
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o Desarrollar el WSP que cumpla con las directrices proporcionadas por la SETA aplicable.
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
El presupuesto para gastos de formación y desarrollo debe asignarse y registrarse en el
sistema contable al fondo, objetivo, responsabilidad y partida correctos, tal y como se
establece en la ley de créditos.
La delegación de autoridad y los modelos de firma de los funcionarios delegados que pueden
aprobar los gastos de Formación y desarrollo deben comunicarse a toda la Institución.
Nota: El sistema debe configurarse con los niveles adecuados de aprobación para todos los
funcionarios delegados - de este modo, un funcionario que no alcance el nivel de autoridad
requerido no podrá aprobar determinadas transacciones- [compruebe si el nuevo sistema
dispone de esta funcionalidad
El responsable de programa/presupuesto correspondiente debe controlar el gasto en
Formación y desarrollo para garantizar que no se produzca un gasto excesivo.
El Director de Programa/Presupuesto correspondiente debe supervisar las tendencias del
gasto en Formación y desarrollo en relación con el plan de adquisiciones y garantizar que los
fondos públicos no se gasten de forma inadecuada o se utilicen de forma indebida.
El plan de adquisiciones debe revisarse trimestralmente en relación con el presupuesto de la
Institución y el Plan Anual de Rendimiento.
Los informes de gestión de la cadena de suministro deben ser presentados por el contable en
la forma y formato y con la periodicidad que prescriba la instrucción del TN.
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
haya suficiente presupuesto disponible para una partida de gasto.
Las descripciones de funciones y los resultados mensurables de los contratos de rendimiento
de todos los funcionarios delegados pertinentes deben ajustarse a los procesos de este PNT.
Por ejemplo, los pagos a los proveedores deben efectuarse en un plazo de 30 días a partir de
la recepción de la factura para evitar que se incumpla la norma TR 81. Por lo tanto, los
contratos de rendimiento de todos los funcionarios delegados que participan en el proceso de
pago deben reflejar que el requisito de que los funcionarios delegados deben evitar que se
produzcan incumplimientos del TR81 en el desempeño de sus respectivas responsabilidades.
Las descripciones de los puestos también deben reflejar que los funcionarios están obligados
a evitar el incumplimiento de la normativa de tesorería.
Para garantizar una gestión eficaz y eficiente de los gastos de formación y desarrollo, los
directores de programa deben asumir las siguientes responsabilidades:
o Asumir la responsabilidad de gestionar y controlar los fondos que se les asignen en
relación con los gastos de formación y desarrollo;
o Utilizar los fondos que se les asignen de acuerdo con las políticas de la institución y
las prescripciones pertinentes;
o Comparar mensualmente el importe presupuestado según el plan de adquisiciones
con el gasto real e informar de cualquier discrepancia al Director Financiero.
o Facilitar las motivaciones o la información que pueda requerir el Director Financiero en
relación con la Formación y el Desarrollo.
Requisiciones y pedidos
3. Aprobación del pedido
Funcionario
El usuario final cumplimenta una solicitud de bienes/servicios delegado
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referencia
o El recibo (lo firma el usuario final cuando recibe los bienes y servicios).
o
o El compromiso (que se envía a través de la interfaz al sistema contable)
El recibo debe procesarse diariamente en el sistema para actualizar los registros contables.
o Asegúrese de que el personal del proveedor firma ambas copias del albarán, incluidas las
modificaciones;
o Firmar albarán de entrega del proveedor.
Nota: El incumplimiento del procedimiento puede dar lugar a gastos inútiles y despilfarradores
para la institución.
7. Recepción de servicios
Funcionario
Cuando se presten los servicios, el usuario final/responsable del programa debe realizar una delegado/
evaluación de los servicios prestados por el proveedor y puntuar lo siguiente: Director del
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o Si los servicios prestados se ajustan a las condiciones contractuales del acuerdo.
programa
o El nivel de cooperación recibido del proveedor
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referencia
o está en nombre de la institución
o Que se trata de una factura fiscal válida no de una copia de factura fiscal/no se acepta
factura pro forma si se ha prestado el servicio
o La fecha de la factura
o la factura arroja
Los documentos deben llevar el sello "Recibido" con la fecha de recepción de la factura, el
nombre y la firma documentados
El funcionario SCM delegado debe llevar la factura y el registro manual al usuario final.
El usuario final debe firmar el registro y fecharlo con la fecha en que se le entregó la factura.
El funcionario SCM delegado debe actualizar el registro electrónico (si procede) con la fecha
de entrega de la factura al usuario final.
El funcionario SCM delegado realizará consultas periódicas sobre las facturas que no hayan
sido devueltas por el usuario final.
El registro de facturas también debe indicar el signatario autorizado para el código de coste y
el importe. El funcionario delegado del MEC debe remitir la factura al gestor delegado del
programa/presupuesto para que la autorice según la delegación.
La firma autorizante que figure en la factura debe corresponderse con la firma autorizada que
figure en el modelo de registro, según la delegación para la certificación de facturas.
El funcionario delegado del MEC debe aumentar la frecuencia de las investigaciones si se
acerca el plazo de 30 días y el usuario final no ha devuelto la factura.
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
Cuando se devuelve la factura a SCM, el funcionario delegado debe comprobar cada factura
frente al aviso de cobertura y el registro y confirmar que se han recibido todas las facturas.
Si la factura es incorrecta por cualquier motivo, el funcionario SCM delegado podrá informar
al proveedor por correo electrónico. El funcionario SCM delegado debe anular la factura del
registro de facturas, indicar el motivo en el registro y conservar el correo electrónico enviado
al proveedor como prueba.
El funcionario SCM delegado debe llevar las facturas con los justificantes a la unidad de
Finanzas.
El funcionario delegado del MEC debe actualizar el registro electrónico con la información
pertinente.
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
o Los bienes o servicios se han recibido/entregado.
o Cuando la mercancía del usuario final haya sido recibida por el personal de recepción
de la institución, el usuario final debe obtener una copia del GRN y asegurarse de que
se ha recibido la mercancía correcta y en buenas condiciones.
o El número de pedido se incluye en la factura y coincide con el número de pedido
original;
o Corresponde a los bienes y/o servicios efectivamente pedidos y recibidos (descripción
del artículo);
o La fecha de la factura se refiere al periodo actual o anterior;
El usuario final debe adjuntar los documentos relativos a la transacción (solicitud, ofertas,
pedido(s) de compra, contratos, en su caso).
La factura debe ir firmada/sellada por el usuario final como indicación de que ha sido
correctamente verificada, o;
Riesgo: si se realiza incorrectamente se convierte en el catalizador para incurrir en gastos no
autorizados.
El usuario final puede preparar el aviso de pago. El usuario final debe incluir todos los datos
de pago requeridos y, en el caso de una institución, los códigos SCOA.
El usuario final debe firmar el aviso de pago como preparador.
A continuación, el usuario final entrega la factura con los justificantes al responsable del
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
programa/presupuesto para su autorización.
El usuario final devuelve la factura aprobada con los documentos justificativos al funcionario
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Acción Plantilla Responsabilidad
referencia
SCM delegado para que la remita a la sección de Finanzas para su pago.
Supervisión
8. DIRECTOR
Deben aplicarse listas de control de las transacciones para registrar todas las acciones que FINANCIERO
deben realizarse desde el inicio de una solicitud de Formación y desarrollo hasta la
autorización final del pago.
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Anexo 3: lista de comprobación del cumplimiento: formación y desarrollo
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LISTA DE CONTROL RESPONSABLE OBSERVACIÓ
N / MEDIDA
CORRECTIVA
despilfarradores;
Supervisión
36. ¿Se han implantado listas de comprobación de Funcionarios de
transacciones según lo prescrito por la instrucción de Hacienda
Tesorería en las que se registran todas las acciones
que deben realizarse desde el inicio de una solicitud
de Formación y desarrollo hasta la autorización final
de un pago?
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Anexo 4: análisis de riesgos y medidas de control interno propuestas: formación y desarrollo
* A efectos de este cuadro, las siguientes abreviaturas tienen el significado que se indica a continuación:
TIPO DE MEDIDA DE CONTROL
TIPO DE RIESGO PROBABILIDAD
Acc = Acceso
Accu = Precisión Pro = Procedimiento
Auth = Autorización L = Bajo Rep = Informes
Com = Integridad M = Medio Seg = Segregación de funciones
Val = Validez H = Alto Tr = Formación
RIESGO MEDIDAS DE CONTROL
NO.
DESCRIPCIÓN TIPO IMPACTO PROB TIPO DESCRIPCIÓN
Gastos no Supervisión por el Director del Programa y el
1 H
autorizados Director Financiero
Asignación de partida a programa incorrecto
Gasto inútil o
despilfarro/
No se H
Acuerdo de nivel de servicio y sanciones
5 Incumplimiento del proveedor de servicios cumplen los
Control de la Dirección
objetivos de
prestación de
servicios.