4/23/2015

LẬP KẾ HOẠCH
VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

TS. Đoàn Xuân Hậu – ĐH KTQD

Email: doanhau.neu@gmail.com
Mobile: 0903398586

MỤC TIÊU

 Lập kế hoạch là gì

 Quy trình lập kế hoạch

 Lập kế hoạch theo thời gian (năm, tháng, tuần..)

 Tổ chức là gì?

 Tổ chức công việc của bộ phận/ cá nhân

1
 4/23/2015

Phân bổ và sắp xếp

Quản trị DN? Khoa học + nghệ thuật
các nguồn lực

TỔ CHỨC

MỤC
HOẠCH ĐỊNH LÃNH ĐẠO
TIÊU

Tác động đến

người khác để
Xác định mục tiêu
đạt được mục tiêu
và quyết định cách KIỂM SOÁT
tốt nhất để đạt
được mục tiêu
Kiểm tra việc thực hiện so với những
mục tiêu đã đề r a của tổ chức

I. Hoạch định (lập kế hoạch) là gì?

Hoạch định là một quá trình ấn định những

mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để
thực hiện những mục tiêu đó.

Kết quả của việc hoạch định là bản kế hoạch

2
 4/23/2015

Mẫu kế hoạch

Người
Thời Thời Kết quả
T Nội dung /bộ phận
T điểm bắt điểm kết Tiến độ đạt
công việc thực
đầu thúc được
hiện
1

Phân loại kế hoạch

Kế hoạch
chiến lược Cấp cao

Cấp trung gian

Kế hoạch Cấp cơ sở
tác nghiệp

3
 4/23/2015

1. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI

Phân loại kế hoạch
Kế hoạch chiến lược: Xác định các mục tiêu dài hạn,
bao quát hoạt động của tổ chức và chiến lược hành
động để thực hiện mục tiêu căn cứ vào hoàn cảnh cụ
thể của tổ chức và tác động của môi trường.
Kế hoạch tác nghiệp: Là loại kế hoạch nhằm triển khai
các mục tiêu và chiến lược thành các hành động cụ
thể, thực hiện trong thời gian ngắn.

Lợi ích của lập kế hoạch

• Kế hoạch giúp thiết lập hệ thống phối hợp hoạt động
giữa các nguồn lực, bộ phận, cá nhân nhằm đạt được
mục tiêu với hiệu quả sử dụng các nguồn lực, khả năng
và năng lực của doanh nghiệp ở mức tối ưu.
• Kế hoạch giúp thiết lập các mục tiêu, tiêu chuẩn sử
dụng trong việc kiểm soát.
• Giúp nhân viên biết rõ mục tiêu của doanh nghiệp
hướng đến và họ sẽ biết phải làm gì để góp phần đạt
được mục tiêu của tổ chức.
• Kế hoạch giúp các nhà quản trị luôn hướng tầm nhìn về
tương lai và dự đoán những thay đổi, đồng thời xem xét
những tác động của sự thay đổi này đến sự phát triển
của doanh nghiệp và đưa ra những quyết định thích hợp
ở từng hoàn cảnh cụ thể.

4
 4/23/2015

II. Phương pháp Lập kế hoạch

• Xác định mục tiêu

• Xác định nội dung công việc 1W (what)
• Xác định 3W: where, when, who
• Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
• Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
• Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
• Xác định nguồn lực thực hiện 5M

2.1 Mục tiêu

Mục tiêu là đích kết quả mà doanh nghiệp

mong muốn trong từng thời kỳ

5
 4/23/2015

Ph©n lo¹i môc tiªu

Mục tiêu tài chính Mục tiêu chiến lược

Kết quả đầu ra tập Kết quả đầu ra tập

trung vào tăng trung vào tăng cường
cường hiệu quả vị thế cạnh tranh
hoạt động tài chính dài hạn

Ph©n lo¹i môc tiªu

Môc tiªu
tiÕp cËn Trung h¹n
theo
Thêi gian

môc tiªu
Ng¾n h¹n

6
 4/23/2015

Yêu cầu của mục tiêu

Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc
SMART

 Specific - cụ thể, dễ hiểu

 Measurable – đo lường được

 Achievable – vừa sức.

 Realistics – thực tế.

 Timebound – có thời hạn.

Specific - cụ thể, dễ hiểu

• Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các

hoạt động trong tương lai.

• Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị

trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị
phần.

• Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần,
từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao
nhiêu % nữa.
14

7
 4/23/2015

Measurable – đo lường được

• Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không

biết có đạt được hay không?

• Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay
khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư
ngay trong ngày nhận được.

15

Achievable – vừa sức

• Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng,

nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt
nổi.

• Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt

chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở
mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

16

8
 4/23/2015

Realistics – thực tế

• Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả

năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh
nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).

• Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để

đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một
tháng, như vậy là không thực tế.

17

Timebound – có thời hạn

• Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu

không nó sẽ bị trì hoãn.

• Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục

tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

18

9
 4/23/2015

2.2 Xác định nội dung công việc

• What: Nội dung công việc đó là gi?

• Hãy chỉ ra các bước đê thực hiện công việc.

• Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng

của bước công việc trước.

19

2.3 Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

• Công việc đó thực hiện tại đâu?

• Giao hàng tại địa điểm nào?

• Kiểm tra tại bộ phận nào? những công đoạn nào?...

20

10
 4/23/2015

2.3 Xác định 3W

• When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi
nào kết thúc…

• Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác
định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng
công việc.

• Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn
cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc
quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan
trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan
trọng và khẩn cấp trước?

21

2.3 Xác định 3W

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

• Ai làm việc đó

• Ai kiểm tra

• Ai hổ trợ.

• Ai chịu trách nhiệm…

22

11
 4/23/2015

2.4 Xác định cách thức thực hiện

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội

dung:

• Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực

hiện từng công việc)?

• Tiêu chuẩn là gì?

• Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế
nào?
23

2.5 Xác định phương pháp kiểm soát

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
• Công việc đó có đặc tính gì?

• Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

• Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

• Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát

trọng yếu (xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương
pháp quản lý theo quá trình)

24

12
 4/23/2015

2.6 Xác định phương pháp kiểm tra

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

• Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông
thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng
tương tự các bước phải kiểm tra.

• Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1
lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

• Ai tiến hành kiểm tra?

25

2.7 Xác định nguồn lực (5M)

 Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà
lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn
lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
 Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
 Man = nguồn nhân lực.
 Money = Tiền bạc.
 Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
 Machine = máy móc/công nghệ.
 Method = phương pháp làm việc.
26

13
 4/23/2015

2.7 Xác định nguồn lực (5M)

Man, bao gồm các nội dung:

• Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ,

kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?

• Ai hỗ trợ?

• Ai kiểm tra?

• Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con

người để hỗ trợ không?
27

2.7 Xác định nguồn lực (5M)

Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao

gồm các yếu tố:
 Xác định tiêu chuẩn NVL.
 Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
 Xác định phương pháp giao hàng
 Thời hạn giao hàng.

28

14
 4/23/2015

III. Lập kế hoạch kinh doanh

 Lập kế hoạch kinh doanh theo năm

 Lập kế hoạch kinh doanh theo tháng

 Lập kế hoạch kinh doanh theo tuần

3.1 Lập kế hoạch theo năm

 Nguồn thông tin để lập kế hoạch năm bao gồm:

• Từ chiến lược của công ty.

• Từ các dự án tham gia
• Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do
công ty giao.
• Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

30

15
 4/23/2015

3.1 Lập kế hoạch theo năm

 Nội dung của bản kế hoạch công tác năm:

• Nội dung các mục tiêu công việc.

• Thời gian thực hiện.
• Mức độ quan trọng của các công việc (để giúp bộ
phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh
giá công việc cuối năm).

31

3.2 Lập kế hoạch theo tháng

 Nguồn thông tin để lập kế hoạch tháng

• Các công việc trong kế hoạch năm.

• Các công việc tháng trước còn tồn tại.

• Các công việc mới phát sinh do công ty giao

32

16
 4/23/2015

3.1 Lập kế hoạch theo tháng

 Nội dung của bản kế hoạch theo tháng

• Các công việc quan trọng trong tháng

• Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc,
thời gian thực hiện, người thực hiện.
• Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải
làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).

33

3.2 Lập kế hoạch theo tuần

 Nguồn thông tin để lập kế hoạch theo tuần

• Các công việc trong kế hoạch tháng.

• Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

• Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

34

17
 4/23/2015

3.1 Lập kế hoạch theo tháng

 Nội dung của bản kế hoạch theo tuần

• Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc,
thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu
cầu kết quả).
• Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải
làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).

35

Tổ chức là gì?
• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những
công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá
nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ
ngang, dọc trong nội bộ DN.

• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc
được giao.
• Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai
định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc
cá nhân.
36

18
 4/23/2015

Tổ chức công việc bộ phận

1. Xác định chức năng, nhiệm vụ

2. Định biên nhân sự

3. Xác định bản mô tả công việc

4. Giao việc / sắp xếp công việc cho NV.

Xác định chức năng - Nhiệm vụ

- Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức

năng và nhiệm vụ.
- Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ
lớn nhất của một bộ phận.
- Chức năng có thể hiểu là những sản phẩm/dịch
vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo
khái niệm khách hàng nội bộ bộ phận của bạn sẽ
phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp
theo. Sản phẩm…đó là gì? Đó chính là chức năng
của bạn.
-  Quy trình

19
 4/23/2015

Định biên nhân sự

- Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ
phận bạn phải thực hiện.

- Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý,

như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra.

- Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công
việc đó trong một năm

- Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc

trong năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người.

Định biên nhân sự

- Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào

một chức danh công việc.

- Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng
số thời gian của mỗi chức danh.

- Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức

danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân
viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn
sau này.

20
 4/23/2015

Lập các bản mô tả công việc

- Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho
từng chức danh.

- Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin

về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, người
quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc,
nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu
chuẩn công việc, điều kiện làm việc.

- Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.

Các đặc tính của

1 bản mô tả công việc tốt
 Thứ tự ưu tiên

 Nên kết thúc bằng câu « thực hiên các nhiệm

vụ có liên quan khác theo yêu cầu »

 Hãy đề cập đến chức danh và vị trí hơn là những

người cụ thể.

 Sử dụng các từ có tính hành động. Nhấn mạnh

công việc cần làm chứ không giải thích quy trình.

21
 4/23/2015

Hãy đơn giản và ngắn gọn

Sự phức tạp và trìu tượng

của bản mô tả công việc

không làm tăng tầm quan trọng của công việc.

Giao việc/ Sắp xếp công việc cho NV ?

Theo
tần suất

Theo
Giao mức độ
quan
Công việc trọng
gì?
Theo mức
độ khẩn
cấp

22
 4/23/2015

Giao việc cho NV theo tần suất của CV

- Công việc của nhân viên gồm các công việc
thường xuyên và công việc không thường
xuyên.

- Công việc thường xuyên là các công việc lặp

lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc.
Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại.

- Công việc không thường xuyên do bạn giao

cho nhân viên thực hiện.

Giao việc cho NV theo tần suất của CV

Đối với công việc thường xuyên
- Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có
đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên
thực hiện, bao gồm:

• Cách thức thực hiện (How).

• Nguồn lực để thực hiện (5M).
• Tần suất thực hiện

- Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung
công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc
tuần của họ.

23
 4/23/2015

Giao việc cho NV theo tần suất của CV

Công việc không thường xuyên

- Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên
bằng sổ giao việc.
- Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công
việc (why).
- Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when)
của công ty.
- Giải thích phương pháp thực hiện (how).

Giao việc cho NV theo tần suất của CV

Khi phát sinh công việc không thường xuyên,
bạn hãy lưu ý

- Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay
không?

- Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để
hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai.

- Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường

xuyên thành công việc thường xuyên

24
 4/23/2015

Giao việc/ Sắp xếp công việc cho NV ?

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan trọng
1 2

Không
quan trọng 3 4

Thuyết lãnh đạo theo nh huống của

Paul Hersey và Ken Blanchart
Thực hiện nhiệm vụ
phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng của nhân viên

Mức độ sẳn
sàng của nv

Trưởng thành về Trưởng thành về

công việc tâm lý

Biết làm việc gì? Thái độ làm việc?

Thích làm việc?

50

25
 4/23/2015

Thuyết lãnh đạo theo nh huống

của Paul Hersey và Ken Blanchart

4 mức độ về tính sẵn sàng của nhân viên

Cao Vừa phải Vừa phải Thấp

R4 R3 R2 R1

Có năng lực Có năng lực Không có Không có

và và không năng lực và năng lực
có thiện chí thiện chí có thiện chí và không thiện
chí

51

Sự sẵn sàng của cấp dưới

Cao Trung bình Thấp
R4 R3 R2 R1
Có khả năng, sẵn Có khả năng nhưng Không có khả năng Không có khả
sàng, và tin tưởng không tự nguyện nhưng sẵn sàng và năng, không sẵn
hoặc không an tâm tin tưởng sàn và không an
tâm

Cấp dưới tự điều chỉnh Lãnh đạo phải chỉ đạo

Khi hành vi của người lãnh đạo phù hợp với sự sẵn sàng của cấp dưới thì được gọi là sự
ăn khớp. Sau đây là một số cặp bài đặc trưng cụ thể tham khảo khi áp dụng mô hình này:

S4 S3 S2 S1
Trao quyền Tham gia Hỗ trợ Chỉ đạo
Quan sát Khuyến khích Giải thích Hỗ trợ
Giám sát Hợp tác Làm trước Chỉ đạo sát sao
Thực thi Cam kết Thuyết phục Thiết lập nền tảng

26
 4/23/2015

MÔ HÌNH LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG

Hành vi định hướng nhiệm vụ Hành vi mang tính Lãnh đạo Kiểu ra quyết định
Mức độ sát sao, cụ thể mà người
S3 S2

(Cao)
lãnh đạo xác định vai trò, trách
nhiệm của mỗi cấp dưới, ví dụ Chia sẻ ý Giải thích 1 Người lãnh đạo
làm cái gì, làm như thế nào, ai kiến và trợ việc ra
làm, ở đâu, cụ thể là:
ra quyết định
giúp trong quyết định
Đặt mục tiêu việc ra và tạo cơ 2 Người lãnh đạo
Tổ chức thực hiện quyết định hội để xem ra quyết định có

Hành vi quan hệ
(Hành vi hỗ trợ)
Lập kế hoạch xét, cân sự trao đổi và giải
Chỉ đạo QH cao nhắc thích
Giám sát, quản lý TN cao
QH thấp QH cao
Hành vi mang tính quan hệ: Là
mức độ quan hệ đa phương của 3 Người lãnh đạo
lãnh đạo với cấp dưới trong giao QH thấp S1 hoặc cấp dưới ra
tiếp, lắng nghe và hỗ trợ. Các S4 TN cao
quyết định với sự
hành vi đó bao gồm:
TN thấp
Trao
Đưa ra QH thấp động viên,
hướng dẫn khuyến khách của
Trợ giúp
quyền hạn và giám
ra quyết lãnh đạo
Trao đổi qua lại sát chặt
Hỗ trợ qua lại định và
Lắng nghe tích cực
chẽ sự 4 Cấp dưới ra
thực hiện
(Thấp)

Phản hồi tích cực thực thi quyết định

Hành vi định hướng nhiệm vụ

(Thấp) (Cao)
(Hướng dẫn)

Ph­¬ng ph¸p ®iÒu hµnh cña Hersey

Cao Ph­¬ng Ph­¬ng

ph¸p hç ph¸p
trî kÌm cÆp

Hµnh
vi hç
trî

Ph­¬ng
Ph­¬ng
ph¸p chØ
ph¸p uû
®¹o trùc
ThÊp quyÒn
tiÕp
ThÊp Cao
Møc ®é tr­ëng thµnh cña cÊp d­íi

27
 4/23/2015

Thuyết miền lựa chọn liên tục hành vi lãnh đạo

Quyeàn laõnh Quyeàn laõnh ñaïo

ñaïo taäp trung taäp trung vaøo
vaøo NQT ngöôøi lao ñoäng

Nhaø LÑ söû duïng

quyeàn löïc Vùng người lao động
được trao quyền

Nhaø LÑ Nhaø LÑ Nhaø LÑ Nhaø LÑ Nhaø LÑ Nhaø LÑ Nhaø LÑ

ra quyeát truyeàn ñöa ra yù thaêm doø, ñöa ra xaùc ñònh cho
ñònh roài ñaït töôûng, coù theå vaán ñeà giôùi haïn ngöôøi
thoâng quyeát gôïi yù, cuøng ra vaø uûy vaø yeâu lao ñoäng
baùo ñònh quyeát quyeát quyeàn caàu töï chuû
ñònh ñònh quyeát nhoùm ra roäng raõi.
ñònh QÑ
55
Source: Harvard Business Review, May-June, 1973

Chúc các anh, chị:

 Sức khỏe tốt
 Gia đình hạnh phúc
 Sự nghiệp thăng tiến và nhiều thành công.

XIN CẢM ƠN ANH CHỊ ĐÃ LẮNG NGHE !

56

28