ĐẠI HỌC UEH

TRƯỜNG KINH DOANH

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN

MÔN: GIỚI THIỆU HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH
NGUỒN NHÂN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
Đề tài:
TÌM HIỂU PHẦN MỀM OPEN SOURCE ERPNEXT
Phần hệ: Human Resources (HR)

Giảng viên hướng dẫn : Th.s Viên Thanh Nhã

Mã lớp học phần : 23D1NF50901704
Sinh viên thực hiện : Trương Tấn Lộc
Mã số sinh viên : 31211022116

TP Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 06 năm 2023

 MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU.....................................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN.....................................................................................................................................2
BÁO CÁO PHÂN TÍCH VỀ PHÂN HỆ HR TRONG ERPNEXT................................................3
I. GIỚI THIỆU VỀ MÔN HỌC ERP INTRODUCTION....................................................3
II. LÝ DO CHỌN PHÂN HỆ....................................................................................................3
III. CÔNG NGHỆ, NGÔN NGỮ VÀ MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT ERPNEXT.......................4
1. Tổng quan về phần mềm mã nguồn mở ERPNext.............................................................4
2. Công nghệ...............................................................................................................................4
3. Ngôn ngữ................................................................................................................................4
4. Môi trường cài đặt.................................................................................................................5
IV. CÁC BƯỚC CÀI ĐẶT ERPNEXT TRÊN LINUX UBUNTU 22.04................................5
1. Điều kiện tiên quyết trước khi cài đặt.................................................................................5
2. Các bước cài đặt trên Linux Ubuntu 22.04.........................................................................5
3. Setup và sử dụng phần mềm ERPNext.............................................................................15
V. MÔ TẢ VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ..........................................................16
1. Mô tả phân hệ Quản lý nguồn nhân lực (HR)..................................................................16
2. Hướng dẫn sử dụng phân hệ Quản lý nguồn nhân lực (HR)..........................................17
2.1. Thiết lập thông tin doanh nghiệp................................................................................17
2.2. Quản lý nhân viên.........................................................................................................19
2.2.1. Sơ đồ tổ chức...........................................................................................................19
2.2.2. Thêm nhân viên mới.................................................................................................20
2.2.3. Đặt tên nhân viên theo.............................................................................................22
2.2.4. Một số tính năng khác..............................................................................................23
2.3. Chấm công.....................................................................................................................30
2.3.1. Điểm danh................................................................................................................31
2.3.2. Công cụ chấm công nhân viên.................................................................................32
2.3.3. Yêu cầu chấm công..................................................................................................33
2.3.4. Tải lên bảng chấm công...........................................................................................35
2.3.5. Checkin nhân viên....................................................................................................36
2.3.6. Chấm công tự động..................................................................................................37
2.4. Quản lý nghỉ phép........................................................................................................38
2.4.1. Danh sách kì nghỉ....................................................................................................38
2.4.2. Loại nghỉ phép.........................................................................................................38
 2.4.3. Thời gian nghỉ phép.................................................................................................40
2.4.4. Chính sách nghỉ phép..............................................................................................41
2.4.5. Phân bổ nghỉ phép...................................................................................................42
2.4.6. Đơn xin nghỉ việc.....................................................................................................43
2.5. Tiền lương.....................................................................................................................46
2.5.1. Thiết lập bảng lương................................................................................................46
2.5.2. Kỳ trả lương.............................................................................................................46
2.5.3. Bảng thuế thu nhập..................................................................................................46
2.5.4. Thành phần lương....................................................................................................48
2.5.4.1. Cách tạo thành phần lương..................................................................................48
2.5.4.2. Tính năng..............................................................................................................49
2.5.5. Cấu trúc tiền lương..................................................................................................52
2.5.6. Phân công cơ cấu lương..........................................................................................54
2.5.7. Phiếu lương..............................................................................................................56
2.5.8. Lương bổ sung.........................................................................................................59
3. Báo cáo nguồn nhân lực......................................................................................................60
3.1. Báo cáo nghỉ phép của nhân viên................................................................................60
3.2. Sổ lương.........................................................................................................................60
3.3. Bảng chấm công hàng tháng........................................................................................61
TỔNG KẾT.......................................................................................................................................62
1. Đánh giá và nhận xét...........................................................................................................62
2. Khuyến nghị việc sử dụng phân hệ trong doanh nghiệp.................................................62
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................................63
 LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong thời đại chuyển đổi số - một thời đại mà ở đó công nghệ thông tin,
kỹ thuất số phát triển vượt bậc. Các quy trình trong doanh nghiệp đều có thể được tự động hoá hoặc
được thực hiện bởi trí tuệ AI. Đại dịch Covid-19 vừa qua đi đã để lại những khó khăn cho nền kinh
tế toàn cầu, cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ số đã tạo ra nhiều thách thức cho hầu
hết tất cả các doanh nghiệp trên thế giới. Để có thể bắt kịp với xu hướng toàn cầu, các doanh nghiệp
đòi hỏi phải có cách quản lý doanh nghiệp thật hiệu quả, tốn ít chi phí, kết hợp tốt với công nghệ kỹ
thuật số để đẩy nhanh tiến trình và đơn giản hoá các quy trình. Và sự xuất hiện của phần mềm
ERPNext đã giúp các doanh nghiệp hiện thực hoá những mong muốn đó. Nói sơ qua về ERPNext
thì ERPNext là một phần mềm mã nguồn mở và dễ dàng mà bất kỳ Doanh nghiệp hoặc tổ chức nào
cũng có thể mua được. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Đó là về một phần mềm
giúp các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn thiết lập công việc kinh doanh của mình. Vì vậy, nói cách
khác, chúng tôi có thể nói rằng tất cả các công việc liên quan đến kinh doanh có thể được thực hiện
thông qua Phần mềm ERPNext. Thông qua bộ giải pháp của ERPNext, thật dễ dàng cho các Doanh
nghiệp duy trì theo dõi hoặc đầu tư tiền của họ theo nhiều thành phố, nhiều quốc gia và với nhiều
công ty. Ngay cả các doanh nghiệp lớn và nhỏ ngày nay cũng hài lòng khi sử dụng phần mềm
Erpnext trong các công ty của họ hàng ngày.
Bên cạnh việc sở hữu được kiến thức thật tốt về công nghệ số, máy móc hiện đại thì doanh
nghiệp cũng cần phải có nguồn nhân lực đảm bảo về chất lượng và phẩm chất. Việc quản lý nguồn
nhân lực đạt được mục tiêu vừa hữu hiệu vừa hiệu quả đang là yêu cầu thiết yếu ở mọi doanh
nghiệp. Phân hệ Quản lý nguồn nhân lực (HR) là một trong những chức năng quan trọng nhất của
ERPNext. Với phân hệ này, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện việc tuyển dụng và quản lý nhân
viên, theo dõi các khoản chi phí và thời gian làm việc, xử lý việc giới thiệu, đào tạo và đánh giá
nhân sự. Xử lý bảng lương một cách dễ dàng với cấu trúc lương có thể định cấu hình và bảng lương
được cá nhân hóa.
Đến với báo cáo này, chúng ta sẽ đi sâu về những chức năng quan trọng của phân hệ Quản lý
nguồn nhân lực (HR), thực hiện tìm hiểu và đánh giá các tính năng được đề cập tới. Bên cạnh đó,
đưa ra các khuyến nghị cho các doanh nghiệp trong việc sử dụng phần mềm ERPNext để quản lý
nguồn nhân lực tại doanh nghiệp một cách hiệu quả.

1
 LỜI CẢM ƠN
Trước khi đi vào bài báo cáo, em xin gửi lời cảm ơn đến đến giảng viên bộ môn Giới thiệu hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP Introduction) – Thầy Viên Thanh Nhã vì đã tích
cực đồng hành và truyền đạt những kiến thức nền tảng vững vàng cho em trong suốt thời gian học
tập vừa qua. Những kĩ năng học được từ bộ môn đã giúp em hoàn thiện bài báo cáo này và có những
tri thức nhất định về thời đại của chúng ta ngày nay.
Sẽ thật là thiếu sót nếu không kể đến công lao thiết kế và nâng cấp phần mềm ERPNext đến
từ đội ngũ phát triển cũng như cộng đồng người dùng đã chung tay giúp phần mềm trở nên ngày
càng hoàn hảo. “Vũ trụ sẽ luôn lắng nghe những trái tim ngoan cường”. Chính sự nỗ lực của đội ngũ
phát triển đã góp phần đưa thời đại của chúng ta vươn tới những đỉnh cao mới, và những điều đó đã
tạo nhiều động lực cho em trau dồi kiến thức về công nghệ số.
Trong quá trình học tập, em nhìn nhận bản thân không quá nhạy với kiến thức về công nghệ
thông tin nên khó tránh khỏ những khiếm khuyết trong quá trình tìm hiểu và viết báo cáo. Rất kính
mong sự góp ý của Thầy để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

2
 BÁO CÁO PHÂN TÍCH VỀ PHÂN HỆ HR TRONG ERPNEXT
I. GIỚI THIỆU VỀ MÔN HỌC ERP INTRODUCTION.
Bộ môn “Giới thiệu Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)” là môn học trang
bị cho sinh viên các kiến thức và kỹ năng cần thiết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) – một tập hợp các phần mềm cốt lỗi có khả năng tích hợp và phối hợp thông tin từ các bộ
phận khác nhau trong một doanh nghiệp.
Thông qua môn học, sinh viên sẽ được giới thiệu về các khái niệm cơ bản của ERP, bao gồm
cách thức hoạt động và lịch sử phát triển của ERP. Bên cạnh đó, sinh viên cũng được biết thêm về
cách thức một doanh nghiệp hoạt động và cách để hệ thống thông tin (IS) được sử dụng trong các
hoạt động của tổ chức.
Môn học này đóng một vai trò quan trọng đối với các sinh viên chuyên ngành kinh tế, quản
lý và công nghệ thông tin. Những kiến thức được trau dồi trong suốt quá trình học sẽ là cơ sở vững
chắc để sinh viên có thể tiếp tục áp dụng kiến thức vào thực hành, trải nghiệm thực tế về việc triển
khai và quản lý hệ thống ERP.
II. LÝ DO CHỌN PHÂN HỆ.
Đại dịch đã gây ra sự gián đoạn to lớn trong cuộc sống và trong kinh doanh, nguồn nhân lực
(HR) là chìa khóa quan trọng để hỗ trợ công ty và cũng là chất xúc tác cho những thay đổi tại nơi
làm việc. Các tổ chức cần phải suy nghĩ, đánh giá và xem xét lại cách bồi dưỡng nhân tài, cung cấp
các dịch vụ mới và củng cố tổ chức thông qua chiến lược nhân sự đổi mới - làm sao để mang lại trải
nghiệm hấp dẫn nhất.
HR đảm nhận các vấn đề phức tạp bao gồm hỗ trợ nhân viên, phát triển sự lãnh đạo, lương và
phúc lợi cũng như thời gian làm việc và quan hệ đối tác chiến lược trong toàn tổ chức…Sau đây là
những chức năng điển hình của đội ngũ HRM trong doanh nghiệp:
- Tìm kiếm, thu hút và tuyển dụng: Tìm kiếm và tuyển dụng ứng viên phù hợp với mỗi
vị trí của doanh nghiệp là nghiệp vụ chủ yếu của công tác quản trị nguồn nhân lực, nhất là những
phòng ban liên quan đến nhân sự.
- Thúc đẩy hiệu suất công việc của người lao động: Những người làm công tác quản trị
nguồn nhân lực cần thôi thúc nhân viên phát triển năng lực của mình. Qua đó giúp doanh nghiệp thu
về nhiều lợi ích kinh doanh từ sự đóng góp của người lao động.
- Nâng cao nghiệp vụ cho người lao động: Muốn có được năng suất lao động cao,
doanh nghiệp cần tạo điều kiện để nhân viên học hỏi, phát huy năng lực bản thân, theo kịp thời đại.
Điều này không những mang đến lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp mà còn giúp nhân viên an tâm
học hỏi, trau dồi thêm kỹ năng chuyên môn. Đồng thời qua đó giữ chân nhân viên hiệu quả vì họ
biết tại doanh nghiệp họ được định hướng.
- Xây dựng đội ngũ nhân sự nòng cốt: Để tuyển dụng được đội ngũ nhân lực cao cấp
mất rất nhiều chi phí và thời gian. Thay vào đó doanh nghiệp có thể định hướng xây dựng nhân sự
kế thừa trong doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao hơn.
- Đề xuất thực hiện các chính sách phúc lợi: Chính sách đãi ngộ công bằng, minh bạch
là chìa khóa để doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài. Mức lương cao ngất chưa hẳn tốt bởi nó
cần phù hợp với ngân sách cũng như tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp. Thay vào đó mức lương
cùng chính sách thưởng và phúc lợi có thể khiến mỗi nhân viên cống hiến nhiệt huyết hơn, mang
đến hiệu quả cao. Chức năng này đòi hỏi HRM cần có năng lực giám sát, đề xuất những tiêu chuẩn
lương thưởng và phúc lợi phù hợp với mỗi vị trí mà công tác quản trị nguồn nhân lực yêu cầu.
- Thiết lập hệ thống nguồn nhân lực cho doanh nghiệp: Ứng dụng công nghệ trong việc
quản trị nguồn nhân lực trở thành xu hướng tất yếu của thời đại. Là người phụ trách quản trị nguồn
nhân lực trong doanh nghiệp HRM cần được trang bị đầy đủ để mang đến hiệu quả cao hơn.
3
 - Đề xuất cải tiến các vấn đề nhân sự: Hiện tượng biến động nhân sự là không tránh
khỏi nhưng nếu doanh nghiệp quản trị nhân lực hiệu quả thì tỷ lệ này có thể giảm xuống mức thấp
nhất. Hơn nữa cũng không bị gặp phải tình trạng thiếu hụt nhân sự kéo dài.
Từ đó, ta có thể thấy được trọng trách của đội ngũ HRM trong doanh nghiệp là vô
cùng quan trọng, nhiều nhiệm vụ phức tạp và có ảnh hưởng đáng kể với chất lượng làm việc của
toàn bộ nhân viên ở doanh nghiệp. Người ta thường nói rằng “HR là bộ mặt của công ty”, vì thế để
hoàn thành tốt nhiệm vụ, giữ chân nhiều nhân tài mà vẫn cân đối được ngân sách của công ty đòi
hỏi những thành viên trong phòng ban HR phải có kiến thức nhất định về phân hệ HR trong
ERPNext để đơn giản hoá nhiều quy trình phức tạp như tính lương, chấm công, cũng như quản lý
tốt hồ sơ nhân viên, cập nhật tình hình nhân viên kịp thời, nhanh chóng như ngày tham gia, ngày rời
khỏi công ty, và hơn thế nữa,… Thêm vào đó, phân hệ này sẽ cung cấp cho các doanh nghiệp một
cách tiếp cận toàn diện và hiệu quả để quản lý các quy trình quản lý nhân sư, giúp cải thiện quá
trình quản lý và tăng tính hiệu quả trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.
III. CÔNG NGHỆ, NGÔN NGỮ VÀ MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT ERPNEXT.
1. Tổng quan về phần mềm mã nguồn mở ERPNext.
ERPNext là phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở, được phát
triển bởi cộng đồng Frappé. ERPNext cung cấp các phân hệ khác nhau để quản lý các hoạt động
kinh doanh của một công ty, bao gồm các phân hệ tài chính, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự,
quản lý kho và sản xuất. ERPNext được xây dựng trên nền tảng web và có thể truy cập từ bất kỳ
thiết bị nào có kết nối internet. ERPNext được phải triển bởi Frappé Technologies, một công ty
công nghệ đặt tại Ấn Độ, với mục tiêu mang lại sự hiệu quả và linh hoạt cho các doanh nghiệp, đặc
biệt là nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trong việc quản lý tài nguyên và quá trình kinh
doanh của họ. ERPNext được cung cấp dưới dạng phần mềm mã nguồn mở miễn phí và cũng có thể
mở rộng sử dụng trên dịch vụ đám mây.
Một số vấn đề cơ bản trong việc quản lý tài nguyên các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải có
thể được giải quyết bởi ERPNext có thể kể đến như:
- Khả năng chi trả (Affordability): Đây là một phần mềm miễn phí và mã nguồn mở, có
thể tải xuống và vận hành một cách tự do.
- Độ hoàn thiện (Completeness): Phần mềm hiện đang tích hợp toàn bộ các modules
cần thiết trong quản lý doanh nghiệp.
- Tính tuỳ chỉnh (Customization): Người dùng có thể dễ dàng thêm hoặc tuỳ chỉnh các
tính năng.
- Tính hiệu suất (Efficiency): Các yêu cầu về máy tính tương đối thấp (chi phí host và
quản lý rẻ hơn).
- Tính tích hợp (Whosesomeness): Một hệ thống và database duy nhất cho phép nhiều
người dùng có thể lưu trữ giao dịch hoặc truy xuất dữ liệu một cách liên tục.
2. Công nghệ
ERPNext được xây dựng trên nền tảng web, sử dụng framework Frappe. Frappe là một
framework web Python được sử dụng để xây dựng ứng dụng doanh nghiệp, đặc biệt là phần mềm
quản lý tài chính và kế toán. Frappe được phát triển bởi cộng đồng lập trình viên, và được cung cấp
dưới dạng mã nguồn mở trên Github.
Ngoài ra, ERPNext còn liên kết sử dụng một số công nghệ khác trong quá trình vận hành, ví
dụ như: MariaDB – đây là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu miễn phí có mã nguồn mở, được sử dụng để
lưu trữ dữ liệu trong ERPNext…
3. Ngôn ngữ

4
 ERPNext được viết bằng Python, một ngôn ngữ lập trình phổ biến và dễ học. Python có cú
pháp đơn giản, dễ đọc và dễ hiểu, điều này giúp các lập trình viên có thể nhanh chóng phát triển và
bảo trì phần mềm.
Ngoài Python, ERPNext cũng được cấu hình nhờ các ngôn ngữ khác như HTML, CSS và
JavaScript để xây dựng giao diện người dùung và tương tác với trình duyệt web. Bên cạnh đó, nhóm
phát triển phần mềm cũng sử dụng một số thư viện hỗ trợ khác như jQuery - một thư viện
JavaScript được sử dụng để thao tác với các thành phần HTML trong giao diện người dùng; và
Bootstrap - một framework CSS được sử dụng để tạo giao diện người dùng tương thích trong
ERPNext.
4. Môi trường cài đặt
ERPNext có thể cài đặt trên các hệ điều hành như Windows, Linux và macOS. Để cài đặt
phần mềm thành công, người dùng cần có kiến thức cơ bản về hệ thống và các công nghệ web.
Nhóm phát triển cũng cung cấp hướng dẫn cài đặt chi tiết trên trang web chính của phần mềm, bao
gồm các bước cài đặt cần thiết và các phần mềm yêu cầu.
Để cài đặt ERPNext, người dùng cần cài đặt các phần mềm sau đây trên môi trường máy tính
của mình:
 Python: Phiên bản Python 3.6 trở lên.
 Node.js: Phiên bản Node.js 12 trở lên.
 MariaDB: Phiên bản MariaDB 10.5 trở lên.
Ngoài ra, ERPNext cũng hỗ trợ cài đặt trên các nền tảng khác như Docker và Kubernetes để
dễ dàng triển khai và quản lý trên các hệ thống đám mây. Tuy nhiên, để đảm bảo sự ổn định và hiệu
suất cao nhất, các phiên bản ERPNext thường được thiết kế để chạy trên các phiên bản hệ điều hành
mới nhất và được hỗ trợ chính thức bởi nhà sản xuất.
IV. CÁC BƯỚC CÀI ĐẶT ERPNEXT TRÊN LINUX UBUNTU 22.04
1. Điều kiện tiên quyết trước khi cài đặt
Để cài đặt phần mềm ERPNext thì trước hết cần phải có những điều kiện tiên quyết sau đây:
 Điều kiện phần mềm:
- Phiên bản Ubuntu 22.04.
- Người dùng cần có đặc quyền cao nhất (sudo).
- Phiên bản Python 3.10 trở lên.
- Phiên bản Node.js 16.
 Điều kiện phần cứng:
- 4GB RAM.
- 40GB Hard Disk.
2. Các bước cài đặt trên Linux Ubuntu 22.04
Để cài đặt phần mềm ERPNext trên Linux Ubuntu 22.04, người dùng cần sử dụng cửa sổ
Terminal của máy Linux để nhập vào lần lượt các câu lệnh sau, các minh hoạ cho từng câu lệnh sẽ
được trình bày dưới đây.
Bước 1: Cập nhật hệ thống:
Câu lệnh 1- sudo apt-get update -y && sudo apt-get upgrade -y

5
 Minh hoạ

Bước 2: Tạo người dùng mới để cài đặt ERPNext:

Trong bước này sẽ bao gồm cả câu lệnh thêm người dùng vừa tạo vào nhóm “sudo” có quyền
thực hiện các tác vụ hệ thống với quyền root, và các câu lệnh điều hướng vào thư mục người dùng
vừa tạo.
2- sudo adduser frappe
3- usermod -aG sudo frappe
Câu lệnh
4- su frappe
5- cd /home/frappe

6
Minh hoạ

Bước 3: Cài đặt các gói phụ thuộc

6- sudo apt-get install git
7- sudo apt-get install python3-dev python3.10-dev python3-setuptools python3-
pip python3-distutils
8- sudo apt-get install python3.10-venv
Câu lệnh 9- sudo apt-get install software-properties-common
10- sudo apt install mariadb-server mariadb-client
11- sudo apt-get install redis-server
12- sudo apt-get install xvfb libfontconfig wkhtmltopdf
13- sudo apt-get install libmysqlclient-dev

7
 Minh hoạ

Bước 4: Cấu hình Hệ quản trị CSDL

Đầu tiên, chúng ta cần chạy câu lệnh dùng để thiết lập một số tuỳ chọn bảo mật cho hệ thống,
các phương án lựa chọn cũng sẽ được chỉ dẫn dưới đây.

Câu lệnh 14- sudo mysql_secure_installation (lựa chọn như hình bên dưới)

8
 Minh hoạ

Tiếp theo, chúng ta cần mở tệp cấu hình phần mềm bàng trình soạn thảo văn bản Nano để
thêm một số line tuỳ chỉnh.
15- sudo nano /etc/mysql/my.cnf (thêm đoạn code vào dưới cùng)
Câu lệnh
16- sudo nano /etc/mysql/mariadb.cnf (thêm đoạn code giống 15)

9
 Minh hoạ

Câu lệnh 17- sudo service mysql restart

Câu lệnh dùng để khởi động lại dịch vụ MySQL sau khi hoàn tất việc cấu hình.
Chức năng Nhờ đó, các thay đổi sẽ được thực hiện trong tệp cấu hình của phần mềm và được
áp dụng.

Bước 5: Cài đặt phần mềm Curl, Node.js và Yarn trên hệ thống
Curl: Đây là một công cụ dòng lệnh để tải xuống hoặc tải lên dữ liệu từ máy chủ. Nó có thể
được sử dụng để tải xuống các tệp hoặc tương tác với các API web.
Câu lệnh 18- sudo apt install curl

10
 Minh hoạ

Node.js: Chúng ta sẽ lần lượt cài đặt và hiệu chỉnh Node.js bằng cách:
- (19) Cài đặt Node Version Manager (NVM) – đây là một công cụ cho phép người dùng
quản lý nhiều phiên bản của Node.js trên cùng một máy tính.
- (20) Cập nhật các biến môi trường và cài đặt môi trường Node.js sau khi đã cài đặt NVM.
- (21) Cài đặt phiên bản Node.js 16.15.0 trên hệ thống bằng cách sử dụng NVM.
- (22) Cài đặt Node Package Manager (NPM) – một công cụ quản lý gói dùng để cài đặt các
thư viện và công cụ phát triển Node.js.
19- curl https://raw.githubusercontent.com/creationix/nvm/master/install
.sh | bash
Câu lệnh 20- source ~/.profile
21- nvm install 16.15.0
22- sudo apt-get install npm

11
 Minh hoạ

Yarn: Đây là một công cụ quản lý gói tương tự như NPM nhưng có thể cung cấp hiệu suất tốt
hơn và các tính năng bổ sung, ví dụ như khả năng cài đặt các gọi một cách song song.
Câu lệnh 23- sudo npm install -g yarn

Minh hoạ

12
 Bước 6: Cài đặt Frappe Bench và ERPNext
- Cài đặt và cấp quyền cho Frappe Bench
Frappe Bench là một công cụ quản lý dự án chuyên dùng của nền tảng Frappe. Sau khi cài
đặt xong, chúng ta sẽ cần điều hướng đến thư mục Frappe Bench và cấp các tác quyền đọc và thực
thi cho thư mục.
24- sudo pip3 install frappe-bench
25- bench init --frappe-branch version-14 frappe-bench
Câu lệnh
26- cd frappe-bench
27- chmod -R o+rx /home/frappe

Minh hoạ

Tạo một trang web mới và cài đặt các ứng dụng liên quan (Payments, HRMS…)
28- bench new-site site1.local
29- bench get-app payments
30- bench get-app --branch version-14 erpnext
Câu lệnh
31- bench get-app hrms
32- bench --site site1.local install-app erpnext
33- bench --site site1.local install-app hrms

13
 Minh hoạ

Bước 7: Cấu hình và chạy ERPNext

Trước hết, chúng ta có thể dùng câu lệnh 34- bench use site1.local. Đây là câu lệnh giúp ta
truy cập được vào trang web ta vừa tạo là site1.local. Tiếp theo ta nhập câu lệnh 35- benh start để
khởi động và chạy Frappe Bench. Lưu ý rằng quá trình chạy sẽ không tự động kết thúc trừ khi ta
nhấn Ctrl+ C để cắt ngang. Tiếp theo, chúng ta nên chạy thêm những bước sau để chương trình có
thể tự động chạy trên môi trường máy tính mà không cần câu lệnh “bench start” nữa.
36- bench --site site1.local enable-scheduler
37- bench --site site1.local set-maintenance-mode off
38- sudo bench setup production frappe
Câu lệnh
39- bench setup nginx
40- sudo supervisorctl restart all
41- sudo bench setup production frappe

14
 Minh hoạ

3. Setup và sử dụng phần mềm ERPNext

Sau khi đã hoàn tất việc cài đặt trên cửa sổ Terminal, ta có thể truy cập trực tiếp phần mềm
ERPNext trên trình duyệt Firefox theo đường dẫn http://10.0.2.15:80/. Tại đây, ta sẽ cần thực hiện
một số bước setup cơ bản như sau:
- Đăng nhập vào phần mềm: Tại đây, ta sẽ sử dụng username là “Administrator” với
mật khẩu ta đã tạo trong các bước cài đặt phần trước.

15
 - Tiếp tục nhập các thông tin cơ bản (Ngôn ngữ, quốc gia…) mà phần mềm yêu cầu.

- Cuối cùng, sau khi phần mềm đã được setup với đầy đủ thông tin sẽ tự động điều
hướng đến trang chủ phần mềm. Ta có thể bắt đầu sử dụng phần mềm ngay từ lúc này.

V. MÔ TẢ VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ

1. Mô tả phân hệ Quản lý nguồn nhân lực (HR)
Phân hệ Quản lý nguồn nhân lực (HR) trong ERPNext là một công cụ giúp doanh nghiệp dễ
dàng và hiệu quả trong việc tuyển dụng và quản lý nhân viên, theo dõi các khoản chi phí và thời
gian làm việc, xử lý việc giới thiệu, đào tạo và đánh giá nhân sự. Xử lý bảng lương một cách dễ
dàng với cấu trúc lương có thể định cấu hình và bảng lương được cá nhân hóa.
16
 Đây là phân hệ được nhiều công ty trên thế giới đặt lòng tin và sử dụng nhiều nhất, là lựa
chọn hàng đầu bởi những doanh nghiệp đang phát triển do tính hữu hiệu và hiệu quả của nó. Phân
hệ đã đơn giản hoá quá trình quản lý nguồn nhân lực ở doanh nghiệp, giúp những nhà quản lý có thể
dễ dàng quản lý nhân viên và những vấn đề phát sinh ở nhân viên cũng như những vấn đề về nguổn
nhân lực phát sinh ở công ty một cách nhanh chóng, hiệu quả, ít tốn kém mà vẫn đảm bảo tuân thủ
pháp luật.
Tính năng quan trọng nhất ở đây là xử lý bảng lương bằng cách sử dụng Mục nhập bảng
lương để tạo Phiếu lương. Ngoài ra, chúng ta có một bộ quy tắc để công ty khấu trừ thuế và an sinh
xã hội từ tiền lương của nhân viên. ERPNext cung cấp tất cả các loại thuế và cách tính của chúng.
Phân hệ quản lý nguồn nhân lực sẽ bao gồm các nghiệp vụ kinh tế sau: Quản lý tuyển dụng,
quản lý nhân viên, đào tạo nhân viên, quản lý chi tiêu,… Lưu đồ sau đây sẽ giúp minh hoạ rõ nét về
quy trình quản lý nguồn nhân lực ở công ty.

Quy trình quản lý nguồn nhân lực tại doanh nghiệp

2. Hướng dẫn sử dụng phân hệ Quản lý nguồn nhân lực (HR)
2.1. Thiết lập thông tin doanh nghiệp

17
 Chúng ta cần truy cập thành công vào trang quản lý của ERPNext để bắt đầu sử dụng phân
hệ Quản lý nguồn nhân lực.
Những thông tin cơ bản đã được thiết lập khi chúng ta đăng ký thông tin ở phần cài đặt phần
mềm. Khi ta muốn thể hiện rõ chi tiết về doanh nghiệp, hoặc cần sửa đổi thông tin, ta có thể vào
trang “Company” để xác thực thông tin và linh hoạt sửa đổi. Chỉ cần một bước đơn giàn là gõ tìm
kiếm “Company List” trên ô tìm kiếm của ERPNext là ta có thể dễ dàng vào được trang Company.

Tại trang này, ta sẽ thấy danh sách các công ty hiện có trên hệ thống (trong hình là công ty
“Human Resources”). Ta có thể chọn một công ty bất kỳ hoặc tạo thêm công ty và chọn công ty ta
muốn và tiến hành điều chỉnh và cập nhật thông tin chi tiết cho công ty.

18
 2.2. Quản lý nhân viên
2.2.1. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức hiển thị cơ cấu tổ chức bằng cách mô tả các mối liên hệ giữa các nhân viên
khác nhau với chỉ định, hình ảnh và tên của họ. Trong các tổ chức lớn khó nhớ tên, mọi người có
thể tương tác với sơ đồ tổ chức và biết thứ bậc thông qua khuôn mặt và thông tin khác.
Để truy cập Cấp nhân viên, hãy truy cập: Home > Human Resources > Employee >
Organizational Chart.
- Sơ đồ tổ chức được tạo dựa trên trường "Reports To" trong trang chủ Nhân viên.
- Các nhân viên không báo cáo cho bất kỳ ai được hiển thị ở cấp độ đầu tiên.
- Biểu đồ mở rộng theo chiều ngang trên chế độ xem trên máy tính để bàn và theo chiều
dọc trên thiết bị di động.
- Mỗi nút có các chi tiết như: Tên nhân viên, Hình ảnh, Chỉ định và tổng số kết nối.
- Các kết nối là tổng số hậu duệ mà một nút cụ thể có cho đến cuối hệ thống phân cấp.
- Nút chỉnh sửa trong mỗi nút điều hướng đến “Employee Master”
- Khi ta điều hướng qua biểu đồ, hệ thống phân cấp đang hoạt động sẽ được tô sáng.
- Ta có thể sử dụng bộ lọc “Company” để kiểm tra sơ đồ tổ chức cho từng công ty.

19
 2.2.2. Thêm nhân viên mới
Nhân viên là những cá nhân làm việc bán thời gian hoặc toàn thời gian theo hợp đồng lao
động và có các quyền và nghĩa vụ được công nhận của công ty.
ERPNext sẽ giúp ta có thể quản lý toàn bộ nhân viên một cách hiệu quả hơn thông qua việc
cung cấp cho ta một môi trường để ta tự do nắm bắt những thông tin về nhân viên của công ty như:
nhân khẩu học, thông tin cá nhân, năng lực, phẩm chất nghề nghiệp, thời gian tham gia và nghỉ
việc,...
Để tạo hồ sơ cho một nhân viên mới, ta truy cập vào trang “Employee” và ấn New.

20
 Sau khi ấn vào New, ta được giao diện như sau:

Tại đây, ta có thể thấy thông tin về nhân viên mới được chia làm nhiều mục như Overview,
Joining, Address & Contacts,… Ở mục tổng quan (Overview), ta điền một số thông tin về nhân viên
như là họ và tên, tên đệm, giới tính, ngày sinh, ngày gia nhập công ty. Các mục khác, ta cập nhật và
điều chỉnh tương tự dựa những thông tin được cung cấp từ nhân viên, điều lệ của công ty,… Sau khi
nhập xong thông tin cần thiết, ta ấn save để lưu lại hồ sơ.

21
 Một tính năng thú vị tiếp theo là ta có thể tải hình ảnh của nhân viên và để chúng ở trên hồ sơ
của nhân viên đó.

2.2.3. Đặt tên nhân viên theo

Để tiến hành thiết lập việc đặt tên nhân viên theo số, ta điền thông tin vào mục Employee
number.

Sau đó, ta tiếp tục truy vào trang HR settings bằng cách gõ vào tìm kiếm trên ERPNext. Tại
mục Employee Naming By ta chọn Employee Number sau đó ấn Save.

22
 2.2.4. Một số tính năng khác
Employment type (loại hình công việc)
 Ta có thể tuyển dụng những người thuộc một số loại, mỗi người có mức lương riêng
và quyền lợi nghỉ phép. Đây được gọi là loại hình công việc (Employment type).
 ERPNext cho phép ta chọn loại hình công việc (Employment type) từ danh sách được
xác định trước hoặc thậm chí tạo loại hình công việc mới dựa trên yêu cầu của ta.
 Để truy cập loại hình công việc (Employment type), hãy truy cập: Home > Human
Resources > Employee > Employment Type.
 Để tạo một loại hình công việc mới, ta thực hiện các bước sau:
- Truy cập vào trang Employment type list và click New.
- Nhập tên loại hình công việc.
- Ấn Save.

23
 Branch (Chi nhánh)
 Văn phòng chi nhánh là một cửa hàng của một công ty nằm ở một địa điểm khác,
không phải là văn phòng chính.
 ERPNext cho phép ta tạo và lưu giữ hồ sơ về các chi nhánh khác nhau trong tổ chức
của ta.
 Để truy cập vào chi nhánh (Branch), hãy truy cập: Home > Human Resources >
Employee > Branch
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo chi nhánh (Branch), ta bắt buộc phải tạo các tài
liệu sau:
- Công ty (Company).
 Để tạo thêm chi nhánh mới, ta lần lượt thực hiện các bước sau:
- Truy cập vào trang Branch list và click New.
- Nhập tên chi nhánh.
- Ấn Save.

Department (bộ phận)

24
  Bộ phận là một khu vực chức năng chuyên biệt hoặc một bộ phận trong một tổ chức.
 Ta có thể định cấu hình các phòng ban trong tổ chức của mình, đặt Danh sách chặn
nghỉ phép (Leave Block List) cũng như Người phê duyệt nghỉ phép và chi phí (Leave and Expense
Approvers) cho cùng một mục.
 Để truy cập bộ phận (Department), hãy truy cập: Home > Human Resources >
Employee > Department.
 Bộ phận (Department) là một tổng thể có cấu trúc cây.
- Lưu ý: Cần chọn hộp kiểm ‘Is Group’ nếu Bộ phận là bộ phận mẹ
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo Phòng ban, ta nên tạo các tài liệu sau:
- Công ty (Company).
- Danh sách chặn nghỉ phép (Leave Block List).
 Để tạo một bộ phận (Department), ta thực hiện các bước sau:
- Truy cập vào trang Department list và click New.
- Nhập tên phòng ban.
- Nhập tên công ty.
- Ấn Save.

 Leave and Expense Approvers: Ta có thể đặt Người phê duyệt Nghỉ phép và Chi phí
cho một bộ phận cụ thể trong bảng ‘Leave Approver’ và ‘Expense Approver’ tương ứng.

25
 Lưu ý: Có thể đặt nhiều người phê duyệt Nghỉ phép và Chi phí cho một bộ phận cụ thể. Tuy
nhiên, Người phê duyệt đầu tiên trong danh sách sẽ được đặt làm Người phê duyệt mặc định.
Designation (sự bổ nhiệm)
 Sự bổ nhiệm (Designation) là các chức danh công việc chính thức được trao cho nhân
viên.
 Liên quan đến quản lý công ty, có nhiều bên liên quan khác nhau như giám đốc, cán
bộ, quản lý và cổ đông, những người hướng dẫn công ty hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu
kinh doanh.
 ERPNext cho phép ta tạo các chỉ định khác nhau và cũng đề cập đến các kỹ năng cần
thiết cho cùng một loại.
 Để truy cập Designation, hãy truy cập: Home > Human Resources > Employee >
Designation.
 Để tạo ra những bổ nhiệm mới, ta làm các bước sau:
- Truy cập vào trang Designation list và click New.
- Nhập chỉ định.
- Nhập mô tả và kĩ năng cần thiết.
- Ấn Save.

26
 Employee grade (cấp bậc nhân viên)
 Cấp bậc nhân viên (Employee grade) là một nhóm các nhân viên có vị trí hoặc giá trị
tương tự nhau để chỉ định mức bồi thường và cấu trúc tiền lương.
 ERPNext cho phép ta định cấu hình cấp bậc nhân viên (Employee grade), giúp ta dễ
dàng phân loại nhân viên dựa trên thâm niên hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác.
 Cấp bậc nhân viên (Employee grade) cũng giúp ta tìm nạp hàng loạt hồ sơ Nhân viên
dựa trên điểm của họ trong khi xử lý bảng lương, phân bổ ngày nghỉ, v.v.
 Để truy cập Cấp nhân viên, hãy truy cập: Home > Human Resources > Employee >
Employee Grade
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo cấp bậc nhân viên (Employee grade), ta nên tạo
các tài liệu sau:
- Chính sách nghỉ (Leave Policy).
- Cấu trúc tiền lương (Salary Structure).
 Để tạo các cấp bậc nhân viên mới, ta làm các bước sau:
- Chuyển đến Employee Grade list, nhấp vào New.
- Nhập tên của cấp bậc nhân viên.
- Nhập chính sách nghỉ phép mặc định (Leave Policy) và cấu trúc lương mặc định
(Salary Structure) cho cấp bậc đó.
- Ấn Save.

27
 Employee Group (Nhóm nhân viên)
 Nhóm nhân viên (Employee Group) là nhóm nhân viên được tạo nên dựa trên một số
thuộc tính như Chỉ định, Cấp bậc, Chi nhánh, v.v.
 Để truy cập Nhóm nhân viên (Employee Group), hãy truy cập: Home > Human
Resources > Employee > Employee Group.
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo Nhóm nhân viên, ta nên tạo các tài liệu sau:
- Nhân viên (Employee).
 Để tạo một nhóm nhân viên, ta thực hiện các bước sau:
- Chuyển đến Employee Group list, nhấp vào New.
- Nhập Tên.
- Chọn và thêm ID nhân viên vào nhóm. Tên nhân viên sẽ được tự động tìm nạp.
- Ấn Save.

28
  Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (Service Level Agreement).
- Nhóm nhân viên có thể được thêm vào loại tài liệu Thỏa thuận cấp độ dịch vụ , trong
đó Cấp độ dịch vụ có thể được chỉ định cho một Nhóm nhân viên cụ thể.
Employee Healthy Insurance (Bảo hiểm sức khoẻ nhân viên).
 Bảo hiểm sức khỏe nhân viên là một lợi ích được mở rộng bởi công ty cho nhân viên
của họ. Khi một công ty cung cấp hỗ trợ bảo hiểm y tế, họ sẽ trả toàn bộ hoặc một phần phí bảo
hiểm cho hợp đồng bảo hiểm y tế.
 ERPNext cho phép ta lưu chi tiết Bảo hiểm Y tế của Nhân viên và liên kết nó với chủ
của Nhân viên cụ thể đó.
 Để truy cập tài liệu của Nhà cung cấp Bảo hiểm Y tế, hãy truy cập: Home > Human
Resources > Employee > Employee Health Insurance.
 Để tạo thông tin Bảo hiểm sức khoẻ nhân viên, ta làm các bước sau
- Chuyển đến Employee Healthy Insurance List, nhấp vào New.
- Nhập tên bảo hiểm Y tế.
- Ấn Save.

29
  Ngoài ra, trong bản chính Nhân viên, ta có thể đính kèm Tên Nhà cung cấp Bảo hiểm
Y tế và điền vào Số Bảo hiểm Y tế.

2.3. Chấm công

30
 2.3.1. Điểm danh
 Điểm danh là một bản ghi cho biết nhân viên có mặt vào một ngày cụ thể hay không.
 Trong ERPNext, ta có thể đánh dấu và ghi lại việc chấm công của Nhân viên hàng
ngày bằng cách sử dụng loại tài liệu Chấm công.
 Để truy cập hệ thống điểm danh, hãy truy cập: Home > Human Resources >
Attendance.
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo bản ghi Điểm danh, trước tiên ta nên tạo bản ghi
sau:
- Nhân viên (Employee).
- Loại ca (Shift type).
 Để tạo danh sách điềm danh, ta theo các bước sau:
- Chuyển đến Attendance List, nhấp vào New.
- Chọn nhân viên.
- Chọn ngày chấm công.
- Chọn ca (tùy chọn).
- Chọn trạng thái (Có mặt, Vắng mặt, Nghỉ phép, Nửa ngày).
- Ấn Save và Submit.

Lưu ý: Không thể đánh dấu tham dự cho các ngày trong tương lai.
- Ta có thể nhận báo cáo hàng tháng về dữ liệu Điểm danh của mình bằng cách đi tới
báo cáo Chi tiết Điểm danh hàng tháng (Monthly Attendance Details report).
- Ta có thể dễ dàng thiết lập chấm công cho nhân viên bằng Công cụ chấm công dành
cho nhân viên (Employee Attendance Tool).
- Ta cũng có thể tải lên hàng loạt điểm danh bằng Tải lên Điểm danh (Upload
Attendance).

31
  Marking Unmarked Attendance (Đánh dấu sự tham dự không được đánh dấu).
- Trong trường hợp điểm danh của một số nhân viên không được đánh dấu, ta có thể
đánh dấu họ là có mặt, vắng mặt hoặc nửa ngày.
- Để đánh dấu những trường hợp trên, ta làm như sau:
 Chuyển đến Attendance List.
 Nhấp vào nút Mark Attendance.
 Một hộp thoại sẽ xuất hiện.
 Chọn nhân viên và tháng.
 Chọn trạng thái là Có mặt, Vắng mặt hoặc Nửa ngày.
 Nếu ta muốn loại trừ ngày lễ trong khi làm như vậy, hãy chọn Exclude Holidays .
 Chọn ngày mà ta muốn chấm công cho một nhân viên đã chọn.
 Nhấp vào nút Mark Attendance và nhấp vào Yes .
2.3.2. Công cụ chấm công nhân viên
 Công cụ chấm công nhân viên cho phép ta đánh dấu sự tham dự của nhiều nhân viên
trong một ngày cụ thể.
 Để truy cập Công cụ chấm công của nhân viên, hãy truy cập: Home > Human
Resources > Attendance > Employee Attendance Tool.
 Công cụ này cho phép ta thêm bản ghi chấm công cho nhiều nhân viên dựa trên bộ
phận và chi nhánh của họ trong một ngày nhất định một cách nhanh chóng.
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo điểm danh nhân viên (Employee Attendance),
trước tiên ta nên tạo như sau:
- Nhân viên (Employee).
- Bộ phận (Department).
- Chi nhánh (Branch).
 Cách chấm công bằng công cụ chấm công:
- Nhập ngày.
- Chọn bộ phận và chi nhánh (không bắt buộc).
- Chọn nhân viên.
- Đánh dấu Có mặt, Vắng mặt hoặc Nửa ngày theo yêu cầu.
 Sau khi chấm công được đánh dấu bằng công cụ chấm công của nhân viên, việc chấm
công của nhân viên được lưu trong bản ghi chấm công như được hiển thị:

32
 2.3.3. Yêu cầu chấm công
 Sử dụng yêu cầu chấm công (Attendance Request), nhân viên có thể gửi yêu cầu chấm
công cho những ngày họ không được chấm điểm vì nhiều lý do, chẳng hạn như làm việc tại chỗ
hoặc làm việc ở nhà.
 Để truy cập yêu cầu chấm công, hãy truy cập: Home > Human Resources >
Attendance > Attendance Request.
 Điều kiện tiên quyết : Trước khi tạo yêu cầu chấm công, trước tiên ta nên tạo như sau:
- Nhân viên (Employee).
 Để tạo yêu cầu chấm công
- Chuyển đến Attendance Request list, nhấp vào New.
- Chọn nhân viên muốn gửi yêu cầu chấm công.
- Chọn ‘From Date’ và ‘To Date’ yêu cầu chấm công.
- Chọn lý do và nhập giải thích (tùy chọn).
- Ấn Save và Submit.

33
 Lưu ý 1: Ta có thể chọn hộp kiểm ‘Half day’ và nhập Ngày trong trường hợp tham dự là Nửa
ngày.
Lưu ý 2: Khi gửi cùng một tài liệu điểm danh sẽ được tạo cho những ngày ta đã đề cập như
được hiển thị.
Lưu ý 3: Ta có thể gửi yêu cầu chấm công chỉ khi không được đánh dấu.

34
  Như được thấy bên dưới, các bản ghi điểm danh tương ứng được liên kết với yêu cầu
chấm công đã gửi.

35
  Nếu ta hủy yêu cầu chấm công, các tài liệu chấm công được liên kết đã tạo cũng sẽ bị
hủy.
2.3.4. Tải lên bảng chấm công
 Công cụ này giúp ta tải lên hàng loạt bảng chấm công từ tệp csv.
 Để tải lên bảng chấm công, hãy truy cập: Home > Human Resources > Attendance >
Upload Attendance.
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tải lên hàng loạt bản ghi Điểm danh, trước tiên ta nên
tạo bản ghi sau:
- Nhân viên (Employee).
 Để tải lên bảng chấm công, ta làm các bước sau:
- Nhập tham dự từ ngày (Attendance From Date ) và tham dự đến ngày (Attendance To
Date).
- Nhấp vào nút ‘Get Template’. Nó sẽ tải xuống một tệp csv với thông tin chi tiết về
nhân viên như được hiển thị.

- Nhập Trạng thái (Có mặt/Vắng mặt) của Nhân viên cho những ngày đã chọn.
- Lưu các tập tin.
- Tải lên tệp đã lưu.

36
  Sau khi số lượng lớn bản chấm công được tải lên, các bản ghi chấm công tương ứng
sẽ được tạo.
2.3.5. Checkin nhân viên
 Checkin nhân viên được sử dụng để lưu nhật ký tất cả các lần check-in và check-out
của một nhân viên trong tổ chức. Hầu hết các tổ chức sử dụng điều này để chấm công, quản lý ca và
tính toán giờ làm việc.
 Điều kiện tiên quyết: Để tạo Checkin nhân viên, trước tiên ta cần tạo:
- Employee (Nhân viên)
 Nếu ta muốn xác định ca làm việc trong Checkin nhân viên và muốn xử lý tự động
chấm công, thì ta cũng cần phải tạo các tài liệu sau:
- Shift type (Loại ca).
- Phân công ca (Shift Assignment) hoặc đặt ca làm việc mặc định trong toàn bộ nhân
viên.
 Cách tạo Checkin nhân viên
- Tạo nhật ký thủ công
Để tạo Checkin nhân viên mới, hãy truy cập: Human Resources > Attendance > Employee
Checkin.
 Nhấp vào New.
 Chọn nhân viên.
 Đặt ngày và giờ cho nhật ký.
 Đặt loại nhật ký là IN/OUT.
 Ấn Save.
 Nếu ta đã thiết lập ca và phân công ca, Checkin nhân viên sẽ đặt ca thích hợp trong đó
dấu thời gian rơi vào sau khi lưu.
 Ta có thể bật bỏ qua điểm danh tự động để bỏ qua bản ghi đó trong khi chấm điểm
điểm danh.

37
  Ta cũng có thể nắm bắt vị trí mà nhân viên đã đăng ký hoặc ID thiết bị sinh trắc học
Checkin nhân viên.

 Nếu bật tính năng chấm công tự động, thì bản ghi chấm công được đánh dấu cho một
nhóm các lần checkin sẽ được liên kết với tài liệu sau này.
2.3.6. Chấm công tự động
- Chấm công tự động đánh dấu việc chấm công cho nhân viên được chỉ định vào một ca
dựa trên các bản ghi trong tài liệu Checkin nhân viên và cài đặt chấm công tự động của ca đó.
- Lưu ý: Loại ca làm việc cần được thiết lập và chỉ định cho nhân viên trước khi tạo bản
ghi 'Checkin nhân viên'. Chấm công sẽ chỉ được đánh dấu bằng tự động chấm công cho các bản ghi
Checkin được tạo sau khi thiết lập và chỉ định một nhân viên cho loại ca làm việc của họ.
 Các bước thiết lập chấm công tự động
Ta có thể thiết lập chấm công tự động bằng cách thực hiện theo các bước được đề cập bên
dưới:
 Xác định loại ca làm việc có bật chấm công tự động
- Ta sẽ phải xác định loại ca làm việc có bật tự động chấm công
 Phân công các ca làm việc này cho nhân viên
- Sau khi đã lập ca làm việc, ta sẽ phải phân ca làm việc này cho các nhân viên. Ta có
thể chỉ định việc này cho một nhân viên bằng một trong hai phương pháp được đưa ra dưới đây:
 Sử dụng Phân công ca : Ta có thể sử dụng tài liệu phân công ca để phân công ca cho
nhân viên trên cơ sở từng ngày.
 Sử dụng trường ca làm việc mặc định trong trang chính của nhân viên : Đôi khi ta
muốn chỉ định ca làm việc cho một nhân viên trong tất cả các ngày. Ta có thể thực hiện việc này
bằng cách đặt trường sau trong Nhân viên:> Employee > Attendance and Leave Details > Default
Shift
 Lưu ý: Cài đặt gán ca được ưu tiên hơn ca mặc định. tức là nếu ta đã thiết lập phân ca
cũng như ca mặc định cho nhân viên thì hệ thống sẽ xét ca được giao trên một ca mặc định.
 Thiết lập trường ID thiết bị chấm công trong Nhân viên
38
 - Hệ thống sinh trắc học thường có ID riêng cho nhân viên. Tuy nhiên, Checkin nhân
viên trong ERPNext cần được ánh xạ tới một nhân viên.
- Để ánh xạ nhân viên tới ID của họ trong hệ thống Sinh trắc học, ta cần đặt trường sau
với giá trị phù hợp:Employee > Attendance and Leave Details > Attendance Device ID
(Biometric/RF tag ID)
 Nhập hoặc đồng bộ Đăng ký nhân viên
- Khi ta đã hoàn thành các bước trên, ta có thể nhập/đồng bộ hóa Checkin nhân viên và
bắt đầu tự động tạo điểm danh.
2.4. Quản lý nghỉ phép
2.4.1. Danh sách kì nghỉ
 Danh sách ngày lễ là một danh sách chứa các ngày nghỉ lễ.
 Hầu hết các tổ chức đều có danh sách kỳ nghỉ tiêu chuẩn cho nhân viên của họ. Tuy
nhiên, một số trong số họ có thể có danh sách kỳ nghỉ khác nhau dựa trên các địa điểm hoặc bộ
phận khác nhau. Trong ERPNext, ta có thể định cấu hình nhiều nanh sách ngày lễ và chỉ định chúng
cho nhân viên dựa trên yêu cầu của ta.
 Để truy cập Danh sách ngày lễ, hãy truy cập: Home > Human Resources > Leaves >
Holiday List
 Cách tạo Danh sách ngày lễ
- Chuyển đến Holiday List, bấm vào New.
- Nhập tên danh sách ngày lễ. Nó có thể dựa trên măm tài chính hoặc địa điểm hoặc bộ
phận theo yêu cầu.
- Chọn ‘From Date’ và ‘To Date’ cho danh sách ngày lễ.

2.4.2. Loại nghỉ phép

 Loại nghỉ phép đề cập đến các loại nghỉ phép được phân bổ cho nhân viên mà họ có
thể sử dụng khi làm đơn xin nghỉ phép.
 Ta có thể tạo bất kỳ số lượng loại nghỉ phép nào dựa trên yêu cầu của công ty ta.
 Để truy cập loại nghỉ phép, hãy truy cập: Home > Human Resources > Leaves >
Leave Type
 Cách tạo loại nghỉ phép
39
 - Chuyển đến Leave Type list, nhấp vào New.
- Nhập tên loại nghỉ phép.
- Nhập số ngày phép tối đa được phép, áp dụng sau (Ngày làm việc), nố ngày liên tục
tối đa áp dụng (tùy chọn).
- Ấn Save.

 Dưới đây là giải thích chi tiết về tất cả các trường và hộp kiểm trong loại nghỉ phép.
- Max Leaves Allowed: Trường này cho phép ta đặt số lượng tối đa phân bổ hàng năm
của loại nghỉ phép này trong khi tạo chính sách nghỉ phép.
- Applicable After (Working Days): Nhập số ngày làm việc tối thiểu tại đây. chỉ những
nhân viên đã làm việc từ số ngày này trở lên mới được phép đăng ký loại hình nghỉ phép cụ thể này.
Bất kỳ ngày nghỉ phép nào khác (chẳng hạn như nghỉ phép ngẫu nhiên, nghỉ ốm, v.v.) mà nhân viên
sử dụng sau ngày họ gia nhập cũng sẽ được xem xét khi tính ngày làm việc của nhân viên.
- Maximum Continuous Days Applicable: Nó đề cập đến số ngày tối đa mà loại nghỉ
phép cụ thể này có thể được sử dụng trong một khoảng thời gian dài. Nếu một nhân viên vượt quá
số ngày tối đa, thời gian nghỉ phép kéo dài của họ sẽ được coi là ‘Leave Without Pay'.
- Is Carry Forward: Nếu được chọn, số dư còn lại của loại Nghỉ phép này sẽ được
chuyển sang kỳ phân bổ tiếp theo.
- Is Leave Without Pay: Điều này đảm bảo rằng loại nghỉ phép sẽ được coi là nghỉ phép
không lương và lương sẽ bị khấu trừ cho loại nghỉ phép này.
- Is Optional: Nghỉ phép tùy chọn là những ngày nghỉ mà nhân viên có thể chọn tận
dụng từ danh sách các ngày nghỉ do công ty công bố. Danh sách ngày nghỉ cho các ngày nghỉ tùy
chọn có thể có bất kỳ số lượng ngày nghỉ nào, nhưng ta có thể hạn chế số lượng các ngày nghỉ như
vậy bằng cách đặt trường số ngày nghỉ phép tối đa.
- Allow Negative Balance: Nếu được chọn, hệ thống sẽ luôn cho phép áp dụng và phê
duyệt đơn xin nghỉ phép cho loại nghỉ phép, ngay cả khi không có số dư nghỉ phép.
- Allow Over Allocation: Nếu tích vào, hệ thống sẽ cho phép phân bổ số ngày phép
nhiều hơn số ngày trong kỳ phân bổ.
- Include holidays within leaves as leaves: Chọn tùy chọn này nếu ta muốn tính các
ngày lễ trong tất cả ngày nghỉ là 'nghỉ phép'. Ví dụ: nếu nhân viên đã xin nghỉ phép vào thứ sáu và

40
thứ hai, và thứ bảy và chủ nhật là ngày nghỉ hàng tuần, nếu hộp kiểm 'Include holidays within
leaves as leaves' cho loại Nghỉ phép được chọn, hệ thống sẽ coi thứ bảy là chủ nhật cũng là ngày
nghỉ phép. Những ngày nghỉ như vậy sẽ bị trừ vào tổng số ngày nghỉ.
- Is Compensatory: Nghỉ bù là những ngày nghỉ được phép làm thêm giờ hoặc vào các
ngày lễ, thường được đền bù dưới dạng nghỉ phép có thể quy đổi thành tiền mặt. Ta có thể chọn tùy
chọn này để đánh dấu loại nghỉ phép là bù. Nhân viên có thể yêu cầu nghỉ bù bằng cách sử dụng yêu
cầu nghỉ bù .
- Is Partially Paid Leaves: Hộp kiểm này đảm bảo rằng loại nghỉ phép sẽ được coi là
được trả một phần và một phần thu nhập hàng ngày sẽ được trả thông qua phiếu lương. Nếu hộp
kiểm này được bật thì trường "Fraction of Daily Salary Per Leave" sẽ xuất hiện nơi ta có thể xác
định tỷ lệ lương hàng ngày được trả vào ngày nghỉ một phần.

Lưu ý: Loại nghỉ phép có thể là nghỉ phép không lương hoặc được trả lương một phần.
2.4.3. Thời gian nghỉ phép
 Thời gian nghỉ phép là một khoảng thời gian mà các ngày nghỉ phép được phân bổ.
 Hầu hết các công ty quản lý nghỉ phép dựa trên thời gian nghỉ phép, tương ứng với
năm dương lịch hoặc năm tài chính. Để truy cập thời gian nghỉ phép, hãy truy cập: Home > Human
Resources > Leaves > Leave Period
 Điều kiện tiên quyết : Trước khi tạo Khoảng thời gian Nghỉ phép, ta nên tạo như sau:
- Công ty (Company)
- Danh sách kỳ nghỉ (Holiday List)
 Cách tạo thời gian nghỉ phép
- Chuyển đến Leave Period list, nhấp vào New.
- Nhập From Date và To Date của kỳ nghỉ phép.
- Chọn tên công ty áp dụng thời gian nghỉ phép.
- Ấn Save.
 Thời gian Nghỉ phép cũng cho phép ta chọn danh sách nghỉ lễ cho các ngày nghỉ phép
tùy chọn (tùy chọn) sẽ được xem xét để phân bổ các ngày nghỉ phép tùy chọn trong khoảng thời
gian đó.
 Lưu ý: 'Holiday List for Optional Leaves' không giống với 'Holiday List' thông
thường. Danh sách này sẽ chỉ chứa danh sách các ngày lễ tùy chọn. 'Holiday List for Optional
Leaves' có thể được tạo từ tài liệu danh sách kỳ nghỉ . Ta có thể tạo hai danh sách kỳ nghỉ cho một
thời gian nghỉ phép; một chứa tập hợp các ngày lễ thông thường và một cho các ngày lễ tùy chọn.
41
  Ngoài ra, ta có thể chọn hộp kiểm 'Is Active' nếu ta muốn bật khoảng thời gian nghỉ
phép cụ thể này.

2.4.4. Chính sách nghỉ phép

 Số lượng phép nghỉ phép trong công ty dành cho nhân viên trong thời gian nghỉ phép
được gọi là chính sách nghỉ phép.
 Thông lệ của nhiều doanh nghiệp là thực thi chính sách nghỉ phép chung để theo dõi
và quản lý hiệu quả việc nghỉ phép của nhân viên. ERPNext cho phép bạn tạo và quản lý nhiều
chính sách nghỉ phép và phân bổ các ngày nghỉ cho nhân viên theo quy định của chính sách.
 Để truy cập chính sách nghỉ phép, hãy truy cập: Home > Human Resources > Leaves
> Leave Policy.
 Cách tạo chính sách nghỉ phép
- Chuyển đến danh sách Policy list, nhấp vào New.
- Chọn loại nghỉ phép và nhập phân bổ hàng năm của nó.
- Ấn Save và Submit.

42
  Sau khi gửi, ta có thể thực thi chính sách nghỉ phép thông qua bảng điều khiển, cho
nhân viên hoặc cấp nhân viên.
 Khi chính sách nghỉ phép được chỉ định cho cấp bậc nhân viên, nó sẽ đảm bảo rằng tất
cả phân bổ nghỉ phép cho nhân viên thuộc cấp độ này sẽ tuân theo chính sách nghỉ phép. Trong
trường hợp ta cần cập nhật có chọn lọc chính sách nghỉ phép cho một nhân viên cụ thể, bạn có thể
làm như vậy bằng cách gắn thẻ chính sách nghỉ phép trong trang chủ nhân viên trong phần
'Attendance and Leave Details'.
2.4.5. Phân bổ nghỉ phép
 Phân bổ Nghỉ phép cho phép ta phân bổ một số lượng nghỉ phép cụ thể thuộc một loại
cụ thể cho Nhân viên.
 Để truy cập Phân bổ Nghỉ phép, hãy truy cập: Home > Human Resources > Leaves >
Leave Allocation.
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo phân bổ nghỉ phép, ta nên tạo các tài liệu sau:
- Nhân viên (Employee).
- Loại nghỉ phép (Leave type).
- Thời gian nghỉ phép (Leave period).
- Chính sách nghỉ phép (Leave Policy).
 Cách tạo phân bổ nghỉ phép
- Chuyển đến Leave Allocation list, nhấp vào New.
- Chọn nhân viên, loại nghỉ phép, From Date and To Date.
- Nhập số lần nghỉ phép mới được phân bổ cho loại Nghỉ phép cụ thể đó.
- Ấn Save và Submit.

43
 Lưu ý: Bật tùy chọn 'Add unused leaves from previous allocations' trong trường hợp ta muốn
chuyển tiếp số lần nghỉ phép chưa sử dụng từ kỳ phân bổ trước đó cho loại nghỉ phép cụ thể này.
2.4.6. Đơn xin nghỉ việc
 Đơn xin nghỉ phép là một tài liệu chính thức được tạo bởi Nhân Viên để xin Nghỉ
Phép trong một khoảng thời gian cụ thể.
 ERPNext cho phép nhân viên của ta nộp đơn xin nghỉ phép thông qua đơn xin nghỉ
phép và được người phê duyệt nghỉ phép chấp thuận.
 Để truy cập đơn xin nghỉ phép, hãy truy cập: Home > Human Resources > Leaves >
Leave Application
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi ta tạo đơn xin nghỉ phép, ta nên có các tài liệu sau:
- Phòng ban (Department).
- Thời gian nghỉ phép (Leave Period).
- Danh sách kỳ nghỉ (Holiday List).
- Loại Nghỉ Phép (Holiday Type)
- Chính sách nghỉ phép (Leave Policy)
- Phân Bổ Nghỉ Phép (Leave Allocation).
 Cách tạo đơn xin nghỉ phép
- Chuyển đến Leave Application list, nhấp vào New.
- Một bảng các nghỉ phép đã phân bổ sẽ được hiển thị. Dựa trên số lần nghỉ phép đã
thực hiện, số lần nghỉ phép hiện có được hiển thị cho từng loại nghỉ phép.

44
 - Chọn tên nhân viên và loại nghỉ phép.
- Đặt thời lượng nghỉ phép bằng From Date và To Date. Dựa trên các ngày đã chọn, các
trường 'Total Leave Days' và 'Leave Balance Before Application' sẽ được hiển thị.
- Nếu nghỉ phép được áp dụng là nửa ngày, hãy chọn hộp kiểm 'Half Day'.
- Nhập lý do nghỉ việc.

45
 - Chọn người phê duyệt nghỉ phép.
- Chọn ngày đăng của đơn xin nghỉ phép.
- Chọn hộp kiểm 'Follow via Email' để gửi thông báo về đơn xin nghỉ phép tới người
phê duyệt nghỉ phép.
- Ta cũng có thể liên kết phiếu lương của nhân viên trong đơn xin nghỉ việc để lưu vào
hồ sơ.

46
 - Nhấp vào Lưu. Sau khi nhân viên lưu đơn xin nghỉ phép, trạng thái của đơn xin nghỉ
phép sẽ thay đổi thành 'Open' và một email sẽ được gửi đến người phê duyệt nghỉ phép để phê
duyệt. Mẫu thông báo phê duyệt nghỉ phép có thể được định cấu hình trong cài đặt nhân sự trong
phần cài đặt nghỉ phép.
- Sau khi người phê duyệt nghỉ phép nhận được email, họ có thể phê duyệt, từ chối hoặc
hủy đơn xin nghỉ phép. Khi điều này được thực hiện, người phê duyệt nghỉ phép có thể gửi đơn xin
nghỉ phép. Khi gửi, trạng thái của tài liệu sẽ thay đổi tương ứng và một email được gửi đến nhân
viên để thông báo cho họ về điều tương tự.
- Lưu ý: Không thể gửi Đơn xin nghỉ phép nếu Lương đã được xử lý cho thời gian nghỉ
phép.
 Luồng quy trình của đơn xin nghỉ phép được tóm tắt bên dưới:
- Nhân viên xin nghỉ phép thông qua đơn xin nghỉ phép.
- Người phê duyệt nhận được thông báo qua email. Đối với điều này, hộp kiểm "Follow
via Email" phải được chọn.
- Người phê duyệt đánh giá đơn xin nghỉ phép.
- Người phê duyệt phê duyệt/từ chối/hủy đơn xin nghỉ phép
- Nhân viên nhận thông báo về tình trạng đơn xin nghỉ việc của mình.
2.5. Tiền lương
2.5.1. Thiết lập bảng lương
 Tiền lương là một số tiền cố định hoặc tiền bồi thường mà người sử dụng lao động trả
cho nhân viên để đổi lấy công việc đã thực hiện.
 Biên chế là việc quản lý các hồ sơ tài chính về tiền lương, tiền công, tiền thưởng,
lương ròng và các khoản khấu trừ của nhân viên.
 Để xử lý Bảng lương trong ERPNext,
- Xác định Kỳ trả lương (tùy chọn).
- Xác định bảng thuế thu nhập (không bắt buộc).
- Tạo Cấu trúc Lương với các Thành phần Lương (Thu nhập và Khấu trừ).
- Chỉ định Cơ cấu Lương cho từng nhân viên thông qua Chỉ định Cơ cấu Lương.
- Tạo Phiếu lương thông qua Mục nhập bảng lương.
- Đặt tiền lương trong tài khoản của ta.
2.5.2. Kỳ trả lương
 Kỳ trả lương là khoảng thời gian mà Nhân viên được trả lương cho công việc của họ
với Công ty.
 Kỳ trả lương giúp ta xác định cơ cấu lương và tính thuế cho một khoảng thời gian cụ
thể dựa trên bảng thuế thu nhập hiện hành.
 Để truy cập kỳ trả lương, hãy truy cập: Home > Human Resources > Payroll > Payroll
Period
 Cách tạo Kỳ tính lương:
- Chuyển Payroll Period list, nhấp vào New.
- Nhập tên.
- Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ tính lương.
- Ấn Save.
2.5.3. Bảng thuế thu nhập
 Bảng thuế thu nhập là một tài liệu để xác định thuế suất thuế thu nhập dựa trên các
bảng thu nhập chịu thuế khác nhau.
 Ở nhiều quốc gia, thuế thu nhập được đánh vào người nộp thuế cá nhân dựa trên hệ
thống bảng trong đó các mức thuế suất khác nhau được quy định cho các bảng khác nhau và các
mức thuế suất đó tiếp tục tăng cùng với sự gia tăng của bảng thu nhập. Trong ERPNext, ta có thể

47
xác định nhiều bảng thuế thu nhập và liên kết chúng với cơ cấu lương của từng nhân viên thông qua
chỉ định cơ cấu lương.
 Để truy cập Bảng thuế thu nhập, hãy truy cập: Home > Human Resources > Payroll >
Income Tax Slab.
 Cách tạo Bảng thuế thu nhập mới:
- Nhập tên bảng thuế thu nhập, công ty và ngày bắt đầu có hiệu lực.
- Bật hộp kiểm 'Allow Tax Exemption' nếu có.
- Ấn Save và Submit.
 Biểu thuế:
- Trong bảng Bảng thuế, ta có thể xác định tỷ lệ cho các bảng thu nhập khác nhau. Để
xác định tấm, nên nhập From Amount và To Amount. Đối với bảng đầu tiên, From Amount là tùy
chọn và đối với bảng cuối cùng, To Amount là tùy chọn. Cả hai số tiền này đều được bao gồm trong
khi đánh giá thuế dựa trên thu nhập chịu thuế.

- Bảng thuế có thể được áp dụng dựa trên các điều kiện cụ thể. Các điều kiện có thể
được viết bằng cách sử dụng tất cả các tên trường của tài liệu nhân viên, cơ cấu lương, phân công cơ
cấu lương và phiếu lương.
Ví dụ:

48
  Các loại thuế và phí khác đối với thuế thu nhập
- Nếu các loại thuế khác được áp dụng đối với thuế thu nhập được tính, ta có thể nhập
các loại thuế đó bằng cách sử dụng bảng này. Ta cũng có thể xác định số tiền chịu thuế tối thiểu và
tối đa mà loại thuế này sẽ được áp dụng. Ví dụ, Thuế Y tế và Giáo dục được áp dụng bổ sung cho
thuế thu nhập đối với mọi người ở Ấn Độ.

 Thuộc tính khác

- Cho phép miễn thuế: Có thể cho phép miễn thuế đối với một bảng thuế thu nhập cụ
thể. Nếu được bật, trong khi tính thuế dựa trên bảng thuế này, tờ khai miễn thuế cho nhân viên và
Gửi bằng chứng được xem xét để tính thu nhập chịu thuế.
- Số tiền miễn thuế tiêu chuẩn: Nếu được phép miễn thuế, số tiền miễn thuế tiêu chuẩn
do chính phủ xác định có thể được thêm vào đây. Việc miễn trừ này thường không cần bất kỳ loại
giấy tờ chứng minh nào và áp dụng cho tất cả nhân viên có liên quan đến bảng thuế thu nhập này.
2.5.4. Thành phần lương
 Tiền lương được các tổ chức trả cho nhân viên của họ để đổi lấy các dịch vụ do họ
cung cấp. Các thành phần khác nhau tạo nên cơ cấu lương được gọi là thành phần lương.
 Lương trả cho nhân viên bao gồm một số thành phần khác nhau, chẳng hạn như lương
cơ bản, phụ cấp, khoản truy thu, v.v. ERPNext cho phép ta xác định các Thành phần lương này và
cũng chỉ định các thuộc tính khác nhau của nó.
 Để truy cập Thành phần lương, hãy truy cập: Home > Human Resources > Payroll >
Salary Component
2.5.4.1. Cách tạo thành phần lương
 Để tạo một thành phần lương mới:
- Chuyển đến Salary Component list, nhấp vào New.
- Nhập tên và viết tắt của nó.
- Nhập mô tả của thành phần lương (tùy chọn).
- Nhập tên công ty và tài khoản mặc định của thành phần lương trong bảng tài khoản.
- Ấn Save.

49
 2.5.4.2. Tính năng
Ngoài các trường bắt buộc được đề cập ở trên, một số tính năng bổ sung của thành phần
lương được đưa ra dưới đây:
 Điều kiện và Công thức
- Trong phần này, điều kiện và công thức cần thiết để tính thành phần lương có thể
được chỉ định. Để chỉ định công thức, hãy bật hộp kiểm Amount based on formula.

50
 - Trong trường hợp thành phần Lương dựa trên số tiền được xác định trước, ERPNext
cho phép ta nhập trực tiếp số tiền vào trường số tiền (tắt hộp kiểm Amount based on formula).
- Lưu ý: Thiết lập trên là tùy chọn. Ta cũng có thể xác định số tiền và công thức/điều
kiện cho một thành phần lương trực tiếp trong cơ cấu lương. Nếu chúng được chỉ định trong chính
tài liệu thành phần lương, thì thông tin sẽ được tìm nạp trực tiếp trong cấu trúc lương khi thành phần
đó được chọn.
 Thuộc tính bổ sung
- Một số thuộc tính bổ sung của Thành phần lương có thể được bật bằng các hộp kiểm
như sau:
 Is Payable: Chọn tùy chọn này nếu thành phần lương có thể trả.
 Depends on Payment Days: Nếu hộp kiểm này được bật thì thành phần lương sẽ được
tính dựa trên số ngày làm việc.
 Is Tax Applicable: Hộp kiểm này được áp dụng cho các thành phần thu nhập. Việc
chọn hộp kiểm này cho phép thuế được áp dụng cho thành phần lương này.
 Deduct Full Tax on Selected Payroll Date: Nếu được chọn và thành phần này được sử
dụng trong lương bổ sung, số thuế áp dụng cho số tiền bổ sung sẽ được khấu trừ vào tháng trả lương
cụ thể. Nếu không được kiểm tra, thuế sẽ được phân bổ cho các tháng còn lại của kỳ trả lương. Ví
dụ: nếu tiền thưởng được trao trong một tháng cụ thể bằng cách sử dụng lương bổ sung, thì ta chỉ có
thể khấu trừ toàn bộ số tiền thuế trong cùng một tháng.
 Round to the Nearest Integer: Chọn hộp kiểm này cho phép ta làm tròn số tiền của
thành phần lương này thành số nguyên gần nhất.
 Statistical Component: Nếu được chọn, giá trị được chỉ định hoặc tính toán trong
thành phần này sẽ không đóng góp vào thu nhập hoặc khoản khấu trừ. Tuy nhiên, giá trị của nó có
thể được tham chiếu bởi các thành phần khác có thể được cộng hoặc trừ. Nếu ta đặt thành phần
lương làm thành phần thống kê, thì ta không phải đặt tài khoản mặc định cho thành phần đó. Ngoài
ra, ta sẽ không thể đặt thành phần này là quyền lợi linh hoạt.

51
  Do Not Include in Total: Việc chọn hộp kiểm này đảm bảo rằng thành phần lương
không được bao gồm trong tổng lương. Nó được sử dụng để xác định thành phần là một phần của
CTC nhưng không phải trả (ví dụ: Sử dụng ô tô của công ty).
 Variable Based On Taxable Salary: Thành phần này được tính toán tự động trên thu
nhập chịu thuế dựa trên bảng thuế thu nhập hiện hành (ví dụ: TDS hoặc Thuế thu nhập).
 Exempted from Income Tax: Nếu được kiểm tra, toàn bộ số tiền sẽ được khấu trừ vào
thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế thu nhập mà không cần kê khai hoặc nộp chứng từ . Ví dụ,
thuế chuyên nghiệp ở Ấn Độ được khấu trừ khỏi thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế thu nhập.
 Disabled: Có thể chọn hộp kiểm này để tắt thành phần lương này. Không thể sử dụng
thành phần lương bị vô hiệu hóa trong cấu trúc lương.
 Quyền lợi linh hoạt
- Phần này được hiển thị nếu thành phần lương là thành phần thu nhập. Các chương
trình phúc lợi linh hoạt cho phép nhân viên tận dụng những lợi ích mà họ muốn hoặc cần từ gói
chương trình do chủ lao động cung cấp. Chúng có thể bao gồm bảo hiểm y tế, kế hoạch lương hưu,
chi phí điện thoại, v.v. Để đặt một thành phần lương là phúc lợi linh hoạt, hãy chọn hộp kiểm ' 'Is
Flexible Benefit'.

- Nhập số tiền tối đa hàng năm cho phúc lợi linh hoạt này vào trường 'Max Benefit
Amount (Yearly)'. Một số thuộc tính bổ sung của Lợi ích linh hoạt có thể được kích hoạt bằng các
hộp kiểm như sau:
 Pay Against Benefit Claim: Bật hộp kiểm này nếu ta muốn thanh toán khoản trợ cấp
này thông qua yêu cầu quyền lợi dành cho nhân viên .
 Only Tax Impact (Cannot Claim But Part of Taxable Income): Nếu được đặt, lợi ích
linh hoạt sẽ là một phần của thu nhập chịu thuế.
 Create Separate Payment Entry Against Benefit Claim: Nếu hộp kiểm này được chọn,
nó sẽ cho phép ta tạo một mục nhập thanh toán riêng đối với yêu cầu quyền lợi.
52
 2.5.5. Cấu trúc tiền lương
 Cơ cấu lương là chi tiết về mức lương được cung cấp cho nhân viên, xét về sự phân
chia của các thành phần khác nhau cấu thành mức lương.
 Bất kỳ thay đổi nào đối với cơ cấu lương, tức là giữa các thành phần, có thể có tác
động lớn đến những gì nhân viên làm, chẳng hạn như loại miễn thuế được yêu cầu.
 ERPNext cho phép ta xác định thu nhập và các khoản khấu trừ của cơ cấu lương, tần
suất tính lương và chế độ thanh toán trong số các tính năng khác.
 Để truy cập cấu trúc tiền lương, hãy truy cập: Home > Human Resources > Payroll >
Salary Structure
 Điều kiện tiên quyết : Trước khi tạo Cơ cấu lương, ta nên có những điều sau:
- Thành phần lương (Salary Component).
 Cách tạo cấu trúc tiền lương:
- Chuyển đến Salary Structure list, nhấp vào New.
- Nhập tên cấu trúc lương.
- Chọn tên công ty và tần suất trả lương.
- Ấn Save và Submit.
 Thu nhập và các khoản khấu trừ
- Thu nhập chỉ định các thành phần lương mà nhân viên kiếm được. Các thành phần này
thường bao gồm cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng và ưu đãi được thêm vào tổng lương của nhân viên.
Mặt khác, các khoản khấu trừ chỉ định các thành phần lương được khấu trừ từ tổng lương của nhân
viên. Chúng thường bao gồm các loại thuế.
- Lưu ý: Chỉ các thành phần lương được đặt là 'Earnings' mới được hiển thị trong bảng
thu nhập và các thành phần được đặt là 'Deductions' sẽ được hiển thị trong bảng các khoản khấu trừ.
- Để tạo thu nhập và khấu trừ, hãy chọn thành phần lương trong cột thành phần. Nhập
công thức/điều kiện nếu chưa được chỉ định trước đó trong khi tạo thành phần lương. Ngoài ra, ta
cũng có thể nhập số tiền được xác định trước vào cột số tiền.

53
 - Lưu ý: Đảm bảo nhấp vào mũi tên hướng xuống và bật hộp kiểm 'Amount based on
formula' trong trường hợp thành phần lương được tính bằng công thức.
 Tài khoản
- Trong phần này, phương thức thanh toán và tài khoản thanh toán được sử dụng để trả
lương có thể được chỉ định.
 Cấu trúc lương cho lương dựa trên bảng chấm công
- Trong ERPNext, ta cũng có thể xác định cấu trúc lương cho phiếu lương dựa trên
bảng chấm công, cho phép công ty trả lương cho nhân viên theo số giờ làm việc.
- Các bước để tạo cấu trúc lương dựa trên bảng chấm công:
 Chuyển đến Salary Structure List, nhấp vào New.
 Chọn hộp kiểm Salary Slip Based on Timesheet.
 Chọn thành phần lương (Salary Component).
 Nhập tỷ lệ giờ. Dựa trên tỷ lệ đã nhập, số tiền cho số giờ làm việc cho thành phần
lương đã chọn sẽ được tính tương ứng.
 Ấn Save và Submit.

 Số tiền rút tiền nghỉ phép mỗi ngày

- Trong trường hợp có các kỳ nghỉ có thể quy đổi thành tiền mặt cho nhân viên, ta có
thể xác định số tiền nghỉ phép quy đổi thành tiền mặt mỗi ngày trong trường này cho cơ cấu lương
cụ thể này. Dựa trên 'Earning Component' được đặt trong loại nghỉ phép được chuyển thành tiền mặt
và số tiền mỗi ngày, giá trị cho thành phần lương sẽ được tính tương ứng trong phiếu lương.
 Lợi ích tối đa (Số tiền)
- Trong trường này, có thể chỉ định số tiền phúc lợi tối đa cho cơ cấu lương. Nếu trường
này được điền, hãy đảm bảo cơ cấu lương có thành phần lương với "Is Flexible Benefits" được
chọn, theo đó số tiền này sẽ được thanh toán.

54
 - Sau khi tất cả thông tin được lưu và gửi, ta có thể chỉ định Cơ cấu lương cho Nhân
viên thông qua nút Assign Salary Structure hoặc bằng cách tạo chỉ định cơ cấu lương mới thông qua
bảng điều khiển.
- Ta cũng có thể chỉ định cấu trúc lương đã tạo cho một số nhân viên dựa trên cấp nhân
viên, bộ phận, chức vụ, v.v. thông qua nút 'Assign to Employees'. Ngoài ra, phiếu lương cũng có thể
được tạo trực tiếp thông qua bảng điều khiển.
2.5.6. Phân công cơ cấu lương
 Biểu mẫu phân công cơ cấu lương cho phép ta phân công một cơ cấu lương cụ thể cho
nhân viên.
 Trong ERPNext, ta có thể tạo nhiều phân công cơ cấu lương cho cùng một nhân viên
trong các giai đoạn khác nhau.
 Để truy cập phân công cơ cấu lương, hãy truy cập: Home > Human Resources >
Payroll > Salary Structure Assignment
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo phân công cơ cấu lương, ta nên có các tài liệu sau:
- Nhân viên (Employee).
- Thành phần lương (Salary Component).
- Cấu trúc tiền lương (Salary Structure).
 Cách tạo phân công cơ cấu lương:
- Chuyển đến Salary Structure Assignment list và nhấp vào New.
- Chọn nhân viên và cơ cấu lương.
- Chọn From Date mà cơ cấu lương cụ thể này sẽ được áp dụng.
- Chọn bảng thuế thu nhập phù hợp cho nhân viên.
- Nhập số tiền cơ bản và biến đổi theo yêu cầu. Số tiền cơ bản đề cập đến mức lương cơ
bản của nhân viên, được cố định và thanh toán, bất kể nhân viên có đạt được mục tiêu của họ hay
không. Mặt khác, tiền lương biến đổi là một phần của khoản bồi thường bán hàng được xác định bởi
hiệu suất của nhân viên. Khi nhân viên đạt được mục tiêu của họ (còn gọi là hạn ngạch), tiền lương
thay đổi được cung cấp dưới dạng tiền thưởng, tiền thưởng khuyến khích hoặc hoa hồng.

55
  Các cách khác để tạo phân công cơ cấu lương
- Ta cũng có thể phân công cơ cấu lương cho (các) nhân viên trực tiếp thông qua tài liệu
Cơ cấu lương. Để chỉ định cơ cấu lương cho một nhân viên, hãy nhấp vào nút 'Assign Salary
Structure' trong tài liệu cơ cấu lương.

- Nếu ta muốn phân côngg hàng loạt cơ cấu lương cho nhiều nhân viên, ta có thể thực
hiện việc này thông qua nút 'Assign to Employees'.

56
 - Ta có thể tùy chọn lọc ra nhân viên dựa trên cấp nhân viên, bộ phận, chức danh và
chính nhân viên.

- Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút 'Assign' để phân công cấu trúc lương tương ứng.
2.5.7. Phiếu lương
 Phiếu lương là văn bản cấp cho nhân viên. Nó chứa một mô tả chi tiết về các thành
phần và số tiền lương của nhân viên.
 Để truy cập Phiếu lương, hãy truy cập: Home > Human Resources > Payroll > Salary
Slip
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo phiếu lương, trước tiên ta nên tạo như sau:
- Nhân viên (Employee).
- Cấu trúc tiền lương (Salary Structure).
- Phân công cơ Cấu Lương (Salary Structure Assignment).
 Cách tạo phiếu lương
- Chuyển đến Salary Slip, nhấp vào New.
- Chọn nhân viên. Khi chọn nhân viên, tất cả các chi tiết của nhân viên sẽ được lấy từ
cấu trúc lương được chỉ định cho nhân viên đó. Điều này bao gồm các chi tiết như tần suất trả
lương, thu nhập, khấu trừ, v.v.
- Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Ấn Save.
 Phiếu lương dựa trên Tham gia/Nghỉ phép
- HR có thể tạo phiếu lương dựa trên sự tham gia hoặc nghỉ phép. Ngày làm việc sẽ
được tính trên cơ sở nghỉ phép/tham gia, tùy thuộc vào trường Calculate Payroll Working Days
Based On trong cài đặt nhân sự . Nếu phiếu lương dựa trên sự tham gia thì Nghỉ không lương sẽ
được coi là vắng mặt và nửa ngày sẽ được coi là vắng mặt nửa ngày.
 Phiếu lương dựa trên bảng chấm công
57
 - Để tạo Phiếu lương dựa trên bảng chấm công, ta cần tạo cấu trúc lương cho bảng
chấm công.
- ERPNext cũng cung cấp một tùy chọn để tạo phiếu lương dựa trên số giờ làm việc dựa
trên bảng chấm công . Ta có thể tạo phiếu lương sau khi nộp bảng chấm công bằng cách click trực
tiếp vào nút tạo phiếu lương phía trên bên phải.

- Số tiền thanh toán được tính dựa trên tỷ lệ giờ được xác định trong cơ cấu lương và
được phản ánh trong bảng thu nhập.
 Từ đầu năm đến nay và từ đầu tháng đến nay
- Đối với mỗi phiếu lương, 'Year to Date' và 'Month to Date' được tính toán.

58
 - Từ đầu năm đến nay : Tổng số tiền lương đã đặt cho nhân viên cụ thể đó từ đầu năm
(kỳ trả lương hoặc năm tài chính) cho đến ngày kết thúc của phiếu lương hiện tại.
- Từ đầu tháng đến nay: Tổng số tiền lương đã đặt cho một nhân viên cụ thể từ đầu
tháng (mà mục nhập bảng lương được tạo) cho đến ngày kết thúc của phiếu lương hiện tại.
- Từ đầu năm đến nay cũng được tính toán cho mọi thành phần trong bảng thu nhập và
khấu trừ. Định dạng in "Salary Slip with Year to Date" có sẵn với các tính toán theo năm và theo
tháng.

59
 2.5.8. Lương bổ sung
 Lương bổ sung là thứ mà nhân viên nhận được từ công ty mà họ làm việc, ngoài mức
lương thông thường của họ.
 ERPNext cung cấp cho ta một tính năng có tên là lương bổ sung để thêm hoặc khấu
trừ lương đột xuất cho một nhân viên cụ thể trong khi xử lý bảng lương. Một số ví dụ về lương bổ
sung có thể là tiền thưởng hiệu suất, phụ cấp đại biểu, tiền truy thu, ưu đãi hoặc các điều chỉnh khác.
 Để truy cập lương bổ sung, hãy truy cập: Home > Human Resources > Payroll >
Additional Salary
 Điều kiện tiên quyết: Trước khi tạo một mức lương bổ sung, ta nên tạo như sau:
- Nhân viên (Employee).
- Thành phần lương (Salary Component).
 Cách tạo Lương bổ sung
- Chuyển đến Additional Salary list, nhấp vào New.
- Chọn nhân viên.
- Chọn thành phần lương.
- Nhập số tiền.
- Nhập ngày trả lương. Nếu ngày trả lương cho lương bổ sung nằm trong khoảng thời
gian tiền lương được xử lý, thì nó sẽ được thêm vào thu nhập/khấu trừ.
- Ấn Save và Submit.
 Chọn hộp kiểm 'Overwrite Salary Structure Amount' để ghi đè thành phần lương bổ
sung trên số tiền cơ cấu lương. Ngoài ra, có thể chọn hộp kiểm 'Deduct Full Tax on Selected Payroll
Date' nếu cần khấu trừ toàn bộ thuế trên thành phần Lương bổ sung cho ngày trả lương cụ thể đó.

60
  Lương bổ sung định kỳ
- Tính năng này cho phép người dùng tạo lương bổ sung cho một khoảng thời gian cố
định. Khi 'Is Recurring' được chọn, ta cần điền 'To Date' và 'From Date'. Điều này sẽ cộng hoặc trừ
số tiền lương bổ sung cho nhân viên này trong phạm vi ngày đã chọn và nó sẽ được phản ánh trong
phiếu lương cho nhân viên. lương Bổ sung sẽ được lặp lại hàng tháng giữa khoảng thời gian 'To
Date' và 'From Date'.
3. Báo cáo nguồn nhân lực
3.1. Báo cáo nghỉ phép của nhân viên
- Báo cáo cung cấp các thông tin tổng hợp về các loại nghỉ phép, số nhân viên thuộc các
loại nghỉ phép, tình trạng nghỉ,…

3.2. Sổ lương
- Sổ lương hiển thị tiền lương ròng và các thành phần của (các) nhân viên.

61
3.3. Bảng chấm công hàng tháng

62
 TỔNG KẾT
1. Đánh giá và nhận xét
Sau quá trình nghiên cứu và tìm hiểu phân hệ Quản trị nguồn nhân lực (HR) của phần mềm
ERPNext, có thể thấy đây là một công cụ hữu ích, một cánh tay đắt lực cho doanh nghiệp vừa và
nhỏ (SMEs), giúp các doanh nghiệp đó quản lý nhân sự, chiêu mộ nhân tài một cách vùa hữu hiệu
vừa hiệu quả. ERPNext giúp dễ dàng và hiệu quả trong việc tuyển dụng và quản lý nhân viên, theo
dõi thời gian nghỉ việc và chi phí phát sinh cũng như xử lý việc đào tạo và đánh giá. Phần mềm
cũng hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên ngay từ khi bắt đầu đi làm,
tính lương, chấm công, tăng ca cho đến khi nghỉ việc.
Phần mềm được đội ngũ thiết kế một cách tối giàn, thân thiện với người sử dụng, dễ dàng
thao tác cũng như cập nhật nhiều tính năng hữu ích, thú vị. Tuy nhiên, để có thể khai thác tối đa lợi
ích mà ERPNext mang lại, người dùng cần phải có những hiểu biết sâu rộng về cách vận hành của
phần mềm. Không chỉ vậy, do ERPNext tích hợp nhiều chức năng nên người dùng cũng cần phải có
thao tác, kỹ thuật thành thạo.
2. Khuyến nghị việc sử dụng phân hệ trong doanh nghiệp
Với những đánh giá và nhận xét được nêu ở trên, ERPNext đang có nhiều tiềm năng và vị thế
quan trọng nhất là trong những doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trên thực tế, phần mềm đã được nhiều
doanh nghiệp đặt lòng tin và áp dụng để đơn giản hoá nhiều quá trình phức tạp và dễ xảy ra sai sót.
Có thể nói, ERPNext bên cạnh tính chính xác cao, tốc độ xử lý nhanh mà còn rất đa năng “All in
one”, từ đó doanh nghiệp có thể cùng lúc quản lý được nhiều quy trình.
Những tính năng vượt bậc mà ERPNext sở hữu đã khiến nó trở thành xu thế hiện nay – thời
đại chuyển đổi số. Thời gian thì không chờ một ai, chính vì thế doanh nghiệp cần phải tuyển nhiểu
đội ngũ ưu tú cũng như có những khoá đào tạo thích hợp để phát triển nhiều hơn nữa những người
sử dụng thành thạo ERPNext, từ đó doanh nghiệp có thể bật xa được trong tương lai. Và cũng cần
phải cân nhắc giữa chi phí và lợi ích bỏ ra, đánh giá tổng thể để xem nhu cầu của công ty, từ đó
doanh nghiệp có những biện pháp tuỳ chỉnh module phân hệ sao cho phù hợp, tránh gây lãng phí
nguồn lực.

63
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
 Tài liệu học tập, slides bài giảng môn ERP Introduction, Thầy Viên Thanh Nhã.
 https://bizapps.vn/page/quy-trinh-quan-ly-nhan-su?
fbclid=IwAR1Phkb_fKe87ZP5Rhyy2nANocj7MSKGezJe3RkaU6TwOmj4PGV2kRceqS4
 https://docs.erpnext.com/
 https://fast.com.vn/quan-tri-nguon-nhan-luc-la-gi-vai-tro-chuc-nang-va-y-nghia/
#:~:text=Qu%E1%BA%A3n%20tr%E1%BB%8B%20ngu%E1%BB%93n%20nh%C3%A2n%20l
%E1%BB%B1c%20l%C3%A0%20b%E1%BA%A5t%20k%E1%BB%B3%20ho%E1%BA%A1t
%20%C4%91%E1%BB%99ng,l%E1%BA%A1i%20hi%E1%BB%87u%20qu%E1%BA%A3%20t
%E1%BB%91i%20%C6%B0u.

64