Prosedur Penajaan Pengajian Bagi

Skim Latihan Akademik Muda

Universiti Teknologi Malaysia

1
Nama Prosedur : Prosedur Penajaan Pengajian Bagi Skim Latihan Akademik
Muda
Nombor Prosedur :
Diluluskan Oleh : Jawatankuasa Dasar Entiti Universiti
Tarikh Kuat kuasa :
Pautan Rasmi :

SEKSYEN 1: PENGENALAN

1.1 TUJUAN

Prosedur ini adalah untuk menjelaskan kemudahan Penajaan Pengajian Sepenuh

Masa dibawah Skim Latihan Akademik Muda (SLAM). Kemudahan ini merupakan satu
inisiatif yang disediakan oleh Universiti untuk menyediakan bakat yang terlatih dan
berpotensi untuk mengisi kekosongan jawatan pensyarah dalam bidang-bidang kritikal
di UTM.

1.2 SKOP

1.2.1 Prosedur ini terpakai kepada pelajar yang dilantik oleh Universiti dibawah Skim
Latihan Akademik Muda (SLAM) yang diluluskan untuk mengikuti pengajian
Ijazah Doktor Falsafah secara sepenuh masa di insitusi pengajian dalam
negara atau luar negara yang diiktiraf oleh Kerajaan.

1.2.2 Prosedur ini terpakai kepada pelajar dibawah Skim Latihan Akademik Muda
(SLAM) yang dilantik selepas 1 Januari 2022.

1.3 POLISI BERKAITAN

1.3.1 Polisi Sumber Manusia UTM

1.3.2 Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 4/2015 Skim Latihan Akademik Muda – SLAM
(Penambahbaikan kepada Skim Felo Penyelidik).

2
1.4 DEFINISI

Istilah/ Singkatan Definisi / Penerangan

Umum

Skim penajaan pengajian pelajar yang dilantik bagi

SLAM menyambung pengajian di peringkat Ijazah Sarjana dan
Ijazah Doktor Falsafah (PhD)
Skim Latihan Akademik Bumiputera (SLAB) dan Skim
SLAB/ SLAI Latihan Akademik IPTA (SLAI) Kementerian Pengajian
Tinggi

CTLD/PPBK Pusat Pembangunan Bakat dan Kepimpinan Universiti

Seksyen Perjawatan dan Kenaikan Pangkat, Bahagian

SPKP
Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar
Individu berpotensi yang dilantik oleh Universiti dibawah
Skim Latihan Akademik Muda (SLAM) bagi tujuan
Pelajar mengisi kekosongan jawatan pensyarah dalam bidang-
bidang kritikal di UTM apabila lulus dengan jaya
pengajian PhD dibawah penajaan UTM.

PTJ Pusat Tanggungjawab

Jawatankuasa Pembangunan Bakat dan Pelan

JKPBPP
Penggantian

PLPPK Panel Latihan, Pembangunan dan Pecah Kontrak

KPT Kementerian Pengajian Tinggi

UPP Unit Pembangunan Profesional

3
1.5 KONTEKS PERUNDANGAN

Nama Dokumen Klausa Rujukan

Perlembagaan UTM Seluruh Dokumen

Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. Keseluruhan

4/2015 Skim Latihan Akademik
Muda – SLAM (Penambahbaikan
kepada Skim Felo Penyelidik).

SEKSYEN 2: PROSEDUR

2.1 KERANGKA PROSEDUR

Permohonan Penajaan

Pemantauan Prestasi
Prosedur Penajaan
Pengajian
SLAM

Tamat Pengajian dan

Perakuan Lantikan Ke
Jawatan Pensyarah

2.2 TANGGUNGJAWAB

2.2.1 Jawatankuasa Pembangunan Bakat dan Pelan Penggantian

(JKPBPP) bertanggungjawab untuk mempertimbang dan meluluskan
permohonan penajaan bagi pelajar Skim Latihan Akademik Muda
(SLAM)

2.2.2 Panel Latihan, Pembangunan dan Pecah Kontrak (PLPPK)

bertanggungjawab untuk meneliti dan menyemak permohonan bagi

4
 memastikan pematuhan pada syarat dan kriteria yang ditetapkan oleh
Universiti serta membuat perakuan permohonan bagi pertimbangan dan
kelulusan Jawatankuasa Pembangunan Bakat dan Pelan Penggantian.

2.2.3 Jawatankuasa Pemilih bagi Jawatan Guru (JPG) bertanggungjawab

untuk membuat pelantikan pelajar SLAM berdasarkan keperluan bidang
kritikal Universiti dari semasa ke semasa.

2.2.4 Seksyen Perjawatan dan Kenaikan Pangkat (SPKP) Bahagian

Sumber Manusia (BSM) bertanggungjawab untuk menguruskan proses
lantikan pelajar SLAM dan menguruskan proses pelantikan pelajar
SLAM ke dalam skim perkhidmatan pensyarah di UTM apabila pelajar
lulus dengan jayanya pengajian Ijazah Doktor Falsafah (PhD).

2.2.5 Unit Pembangunan Profesional (UPP), Pusat Pembangunan Bakat

dan Kepimpinan (PPBK) merupakan urusetia utama bagi pengurusan
penajaan SLAM termasuk memproses permohonan dan kelulusan
penajaan, pemantauan prestasi pelajar SLAM dalam tempoh penajaan,
membuat perakuan lulus pengajian pelajar SLAM bagi tujuan lantikan ke
jawatan pensyarah, mengurus bayaran elaun yang berkelayakan serta
lain-lain urusan berkaitan penajaan pelajar SLAM.

2.2.6 Jawatankuasa Pembangunan Bakat dan Pelan Penggantian

(JKPBPP) Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk
merancang keperluan lantikan SLAM di PTJ dan mengemukakan
permohonan lantikan SLAM berdasarkan bidang kritikal Universiti
kepada SPKP serta membantu UPP dalam memantau prestasi
pengajian pelajar SLAM dalam bidang kritikal PTJ berkaitan.

2.2.7 Pelajar bertanggungjawab untuk mengikuti pengajian dengan

bersungguh-sungguh, mematuhi peraturan dan syarat-syarat penajaan
yang telah ditetapkan oleh UTM dan lulus dengan jayanya pengajian
dalam tempoh penajaan yang diluluskan bagi melayakkan pelajar

5
 dilantik ke jawatan pensyarah. Melaporkan segera kepada pihak urus
setia dan PTJ sekiranya telah memperolehi PhD.

2.3 KETERANGAN PROSES KERJA

2.3.1 PROSES KERJA PERMOHONAN PENAJAAN

2.3.1.1 Urus setia akan menerima perakuan pemilihan calon SLAM dari
SPKP untuk tujuan permohonan penajaan pengajian. Kesemua calon
yang diterima dari SPKP telah disaring oleh JPG bagi memastikan
calon memenuhi kriteria pemilihan dari segi bidang kritikal,
penggantian jawatan dan kesesuaian/tahap kompetensi calon.

2.3.1.2 Urus setia akan membawa permohonan ke Mesyuarat Panel Latihan

Pembangunan dan Pecah Kontrak bagi tujuan perakuan dan
seterusnya kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Bakat
dan Pelan Penggantian Universiti untuk kelulusan penajaan.

2.3.1.3 Mengeluarkan surat pemakluman kepada pelajar yang telah

diperakukan dan diluluskan untuk penajaan pengajian SLAM.

2.3.1.4 Tempoh penajaan maksimum adalah 48 bulan bagi pelajar lantikan

PhD. Walau bagaimanapun tempoh penajaan sebenar adalah
bergantung kepada jumlah semester lazim pengajian.

2.3.1.5 Sepanjang tempoh penajaan SLAM, pelajar adalah tertakluk kepada

terma dan syarat SLAM yang berkuatkuasa. Pelajar yang mendapat
penajaan pengajian/biasiswa luar hendaklah memaklumkan secara
rasmi kepada UTM. Pelajar hendaklah memastikan biasiswa luar
tersebut tidak mensyaratkan pelajar untuk berkhidmat kepada
agensi tersebut kerana pelajar akan terikat untuk berkhidmat dengan
UTM sekiranya lulus dengan jaya pengajian dan dilantik ke jawatan
Pensyarah UTM. Pelajar yang mendapat biasiswa luar adalah

6
 tertakluk kepada terma dan syarat biasiswa tersebut tanpa
menjejaskan pematuhan kepada terma dan syarat penajaan SLAM.

Jadual 1: Tempoh Penajaan Skim Lantikan Akademik Muda (SLAM)

Tempoh Tempoh Penajaan Peringkat Tempoh Mendapatkan PhD

Lantikan SLAM/ Doktor Falsafah (PhD) (Elaun RM 3000.00/
Semester Mengikut Semester Lazim sebulan)
Semester 1 4 tahun 4 tahun dari tempoh tajaan
SLAM
Semester 2 3 tahun 6 bulan 3 tahun 6 bulan dari tempoh
tajaan SLAM
Semester 3 3 tahun 3 tahun dari tempoh tajaan
SLAM
Semester 4 2 tahun 6 bulan 2 tahun 6 bulan dari tempoh
tajaan SLAM
Semester 5 2 tahun 2 tahun dari tempoh tajaan
SLAM
Semester 6 1 Tahun 6 bulan 1 tahun 6 bulan dari tempoh
tajaan SLAM

7
2.3.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN PENAJAAN SLAM

Semasa Pengajian

2.3.2.1 Perkembangan pengajian pelajar akan dipantau melalui Sistem

Pemantauan Laporan Kemajuan Pengajian dan temubual secara
online. Salinan Laporan Prestasi akan dihantar ke PTJ/ Fakulti untuk
dinilai dan diperakukan oleh Dekan/ Ketua PTJ. Selain Pusat
Pembangunan Bakat dan Kepimpinan Universiti, PTJ perlu
memantau perkembangan prestasi pengajian pelajar dari masa ke
semasa.

2.3.2.2 Amaran pertama akan dikeluarkan kepada pelajar SLAM yang

gagal mengemukakan Laporan Prestasi Kemajuan pada enam (6)
bulan pertama pengajian selepas diluluskan tajaan penajaan
pengajian SLAM.

2.3.2.3 Sekiranya Laporan Prestasi Kemajuan masih tidak diterima sebulan

selepas amaran pertama dikeluarkan, UTM berhak menahan elaun
peribadi bulanan pada tahun berkenaan.

2.3.2.4 Bagi pelajar yang mempunyai laporan kemajuan yang tidak

memuaskan, pihak PTJ/ Fakulti akan menghubungi penyelia untuk
mendapatkan penjelasan.

2.3.2.5 Selepas enam (6) bulan kedua, pemantauan akan dilakukan melalui
tele–conference/ web conference/ online untuk mengetahui
perkembangan prestasi pengajian pelajar SLAM. Sekiranya tidak
memuaskan, Universiti berhak menamatkan pengajian dan
mengarahkan pelajar untuk lapor diri segera di Universiti.

2.3.2.6 Sesi temubual secara online akan diadakan pada semester ke

empat (4) dan dikendalikan oleh PTJ. Sesi temubual ini perlu
melibatkan penyelia pelajar.

8
 2.3.2.7 Panel SLAM PTJ/ Fakulti yang terdiri daripada Dekan, wakil dari
Research Group dan pihak pengurusan fakulti akan dijemput untuk
menilai kemajuan semasa calon. Calon perlu mengemukakan
dokumen sokongan semasa sesi temubual dijalankan.

Pelanjutan Pengajian

2.3.2.8 Pelajar adalah TIDAK DIBENARKAN untuk membuat permohonan

pelanjutan tempoh penajaan pengajian SLAM. Walau
bagaimanapun, sekiranya perlu, permohonan lanjutan hendaklah
dibuat dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tempoh tajaan.
Pelajar perlu mengisi borang permohonan lanjutan serta
melengkapkan senarai semak dan dokumen berkaitan. Kelulusan
pelanjutan adalah bergantung kepada kemajuan semasa pelajar.

2.3.2.9 Permohonan pelanjutan perlu dimajukan ke PTJ/ Fakulti untuk

mendapatkan kelulusan Panel SLAM PTJ/ Fakulti. Pelajar yang
diluluskan lanjutan di bawah tajaan UTM, akan diberi tempoh
tambahan selama enam (6) bulan dan kelulusan penjaan untuk
tempoh tambahan ini adalah bergantung kepada keputusan
mesyuarat. Kelewatan penghantaran dokumen tidak akan diproses.

2.3.2.10 Pelajar yang tidak diluluskan pelanjutan perlu melengkapkan borang

tamat penjaan setelah tamat tempoh pengajian mengikut kelulusan
asal penjaan SLAM. Borang tamat penajaan perlu dikemukakan
kepada pihak urus setia dalam tempoh tujuh (7) hari dari tempoh
tamat tajaan SLAM.

Tuntutan

2.3.2.11 Jumlah sebenar penajaan pengajian SLAM akan dikenakan kepada

pelajar yang tidak menyelesaikan pengajian dalam tempoh yang
diluluskan oleh Universiti bagi kes-kes berikut:

9
 a) Pelajar tidak mengemukakan laporan kemajuan pengajian kepada
Universiti semasa tempoh penajaan SLAM walaupun telah diberi
peringatan.

b) Mesyuarat Panel Latihan Pembangunan dan Pecah Kontrak dan

Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Bakat dan Pelan
Penggantian memperaku laporan atau pembentangan kemajuan
pengajian semasa atau selepas tempoh penajaan SLAM sebagai
Tidak Memuaskan.

c) Pelajar tidak melapor diri selepas tamat tempoh penajaan SLAM

yang diluluskan walaupun telah diberikan peringatan.

d) Pelajar masih belum memperolehi Ijazah Kedoktoran, Maksimum

empat (4) tahun dari tarikh diluluskan penajaan SLAM.

e) Pelajar disahkan gagal sama ada dalam tempoh pengajian atau

sewaktu viva voice.

2.3.3 PROSES KERJA TAMAT PENGAJIAN DAN LANTIKAN KE JAWATAN

PENSYARAH

2.3.3.1 Pelajar hendaklah melengkapkan borang tamat penajaan pengajian

SLAM dengan segera setelah tamat tempoh penajaan walaupun
pelajar masih belum memperolehi Ijazah Kedoktoran. Borang
penamatan tempoh penajaan perlu dikemukakan kepada pihak urus
setia dalam tempoh tujuh (7) hari selepas tamat tempoh tajaan untuk
tujuan rekod dan tindakan selanjutnya di peringkat urus setia.

2.3.3.2 Berdasarkan laporan kemajuan semasa, sekiranya pelajar didapati

tidak mampu menamatkan pengajian mengikut tempoh masa yang
melayakkan, tindakan pecah kontrak akan dikenakan. (Rujuk
Jadual 1)

10
 2.3.3.3 Sekiranya pelajar telah lulus pengajian, pelajar akan ditawarkan untuk
dilantik ke Skim Pensyarah (Tetap) dan perlu berkhidmat mengikut
tempoh perjanjian, bagi pelajar yang belum / gagal memenuhi kriteria
pelantikan ke jawatan tetap UTM, Universiti berhak melantik secara
kontrak selama 1-3 tahun sebelum pelantikan tetap dibuat dan pelajar
akan tertakluk kepada perjanjian yang berkuatkuasa dalam tempoh
tersebut.

2.3.4 LAIN-LAIN

2.3.4.1 Untuk penajaan SLAM, pelajar dikehendaki mendapatkan tempat

pengajian di Universiti luar negara yang mempunyai Ranking
Universiti yang tinggi - Top 50 by Qs Subject Matters (bagi pengajian
Luar Negara) dan Universiti Penyelidikan tempatan.

2.3.4.2 Pelajar hendaklah menumpukan sepenuh usaha, perhatian dan

pengajian agar lulus pengajian dengan jayanya mengikut tempoh
masa yang ditetapkan oleh Universiti.

2.3.4.3 Walau apapun perenggan yang terdapat di dalam Prosedur Skim

Latihan Akademik Muda (SLAM), Universiti berhak meminda apa-apa
peraturan dan peruntukan syarat-syarat dan/ atau menambahnya
pada bila-bila masa sahaja tanpa sebarang pemberitahuan dan
pelajar adalah tertakluk kepada pindaan-pindaan dan/ atau
tambahan-tambahan tersebut.

2.3.4.4 Universiti adalah berhak untuk memendekkan tempoh,

menamatkan atau membatalkan penajaan SLAM di bawah Skim
Latihan Akademik Muda (SLAM) pada bila-bila masa yang
dirasakan wajar dan munasabah oleh Universiti.

2.3.4.5 Dalam apa juga keadaan, Universiti akan mengeluarkan notis

pemendekan, penamatan atau pembatalan penajaan SLAM di bawah
Skim Latihan Akademik Muda (SLAM) dalam tempoh masa yang

11
 munasabah. Sekiranya penajaan SLAM di bawah Skim Latihan
Akademik Muda (SLAM) ditamatkan atau dibatalkan, perjanjian
perkhidmatan yang telah ditandatangani akan disesuaikan dengan
tempoh penajaan SLAM di bawah Skim Latihan Akademik Muda
(SLAM) tersebut. (Rujuk Jadual 1)

SEKSYEN 3: PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PELAKSANA PROSEDUR

3.1 PUSAT TANGGUNGJAWAB BERKAITAN

Bil. PTJ

1. Pusat Pembangunan Bakat dan Kepimpinan, Jabatan Pendaftar

2. Semua Pusat Tanggungjawab (PTJ/Fakulti)

3.2 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PTJ

PTJ TANGGUNGJAWAB

Pusat Pembangunan a) Menyemak semua syarat permohonan

Bakat dan penajaan pengajian pemohon.
Kepimpinan, Jabatan b) Mengadakan sesi temubual penajaan
Pendaftar pengajian dan membawa permohonan ke
Mesyuarat Panel Latihan Pembangunan dan
Pecah Kontrak bagi tujuan perakuan dan
Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan
Bakat dan Pelan Penggantian untuk
kelulusan penajaan.
c) Mengeluarkan surat pemakluman kepada
pelajar yang telah diperakukan dan
diluluskan untuk mengikuti penajaan
pengajian SLAM.

12
 d) Memantau dan menerima laporan kemajuan
pelajar dari PTJ/ Fakulti sepanjang tempoh
Penajaan Pengajian SLAM yang diluluskan
oleh Universiti.
e) Mengumpulkan maklumat kelulusan
Penajaan Pengajian SLAM pelajar bagi
tujuan rekod.

Seksyen Perjawatan a) Menyemak semua syarat dan kelayakan

dan Kenaikan pemohon.
Pangkat b) Membawa permohonan ke Jawatankuasa
Pemilik Guru (JPG) untuk tujuan perakuan
pelantikan SLAM.
c) Memajukan perakuan kepada Pusat
Pembangunan Bakat dan Kempimpinan
untuk proses penajaan SLAM.

Semua Pusat a) Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ)/ Fakulti,

Tanggungjawab yang dipengerusikan oleh Dekan Fakulti /
Ketua PTJ, perlu merancang, membincang,
mengemaskini dan membentang dalam
Mesyuarat Pengurusan Fakulti/
Jawatankuasa Pengajian Fakulti/ PTJ
secara berkala mengenai pelan penggantian
(succession plan) staf akademik di UTM,
khususnya bagi menyediakan staf akademik
berkelulusan Ijazah Kedoktoran.
b) Dekan Fakulti/ Ketua PTJ perlu melantik
Panel SLAM diperingkat PTJ/ Fakulti yang
terdiri daripada Ketua Jabatan/ Ketua
Research Group/ Pengarah Centre of
Excellent bagi memperaku cadangan pelajar
yang ingin melanjutkan pengajian.

13
 c) Setelah pelajar menamatkan pengajian
SLAM, Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ)/
Fakulti, hendaklah membuat pelantikan
mengikut syarat lantikan UTM.

SEKSYEN 4: TADBIR URUS

4.1 PEMILIK PROSEDUR DAN PENGURUS DOKUMEN POLISI

Pemilik Garis Pusat Pembangunan Bakat dan Kepimpinan

Panduan Universiti, Jabatan Pendaftar

Pengurus Timbalan Pendaftar, Pusat Pembangunan Bakat

Dokumen Polisi dan Kepimpinan Universiti, Jabatan Pendaftar
PTJ

Pengurus Timbalan Pendaftar, Pusat Pembangunan Bakat

Dokumen Polisi dan Kepimpinan Universiti, Jabatan Pendaftar

4.2 TANGGUNGJAWAB

Pemilik 1. Pemilik Prosedur bertanggungjawab kepada pindaan

Prosedur prosedur serta mendapatkan perakuan daripada JKTDEU
seterusnya kelulusan daripada JKDEU.

2. Pemilik Prosedur bertanggungjawab untuk memastikan

prosedur yang berkaitan didaftarkan dalam Sistem
Repositori Dokumen Polisi dan Perundangan (RDPP) UTM.

3. Pemilik Prosedur bertanggungjawab untuk memastikan

prosedur yang berkaitan dihebahkan kepada warga
Universiti.

14
 4. Pemilik Prosedur bertanggungjawab kepada semakan
prosedur dalam tempoh masa tertentu yang telah
ditetapkan.

Pengurus 1. Bertanggungjawab kepada semua penyimpanan, perekodan

Dokumen Polisi dan pengemaskinian prosedur di peringkat PTJ.
PTJ

2. Bertanggungjawab memantau dan memastikan pelaksanaan

prosedur pada peringkat PTJ.

Pengurus 1. Bertanggungjawab kepada semua penyimpanan, perekodan

Dokumen Polisi dan pengemaskinian prosedur.

2. Bertanggungjawab memastikan semua prosedur yang

diluluskan oleh Universiti diwartakan oleh Pendaftar atau
mana-mana jabatan yang berkaitan.

3. Bertanggungjawab sebagai Setiausaha kepada JKDEU.

15
4.3 KAEDAH PEMANTAUAN DAN HEBAHAN

Pemantauan dan 1. Semua Prosedur Universiti hendaklah disemak setiap

Penambahbaikan tahun untuk memastikan prosedur tersebut masih relevan.
(CQI)

2. Sebarang pihak boleh mencadangkan pindaan prosedur

dengan cara memaklumkan kepada Pemilik Prosedur.
Sebarang pindaan hendaklah merujuk perkara Prosedur
Tadbir Urus Dokumen Polisi.

3. Pemilik Prosedur hendaklah memaklumkan kepada

Pengurus Dokumen Polisi apabila berlaku sebarang
pindaan kepada prosedur.

Penyiaran / 1. Polisi yang telah diluluskan oleh Senat/JPU akan

Hebahan Prosedur didaftarkan dalam Daftar Polisi UTM oleh Pengurus
Dokumen Polisi dan diwartakan oleh Pendaftar melalui
Pekeliling Universiti.

2. Pemilik Prosedur hendaklah membuat hebahan prosedur

yang telah dilulus dan diwartakan untuk pelaksanaan
polisi yang efektif.

3. Prosedur mestilah disimpan secara teratur di dalam

Sistem Repositori Dokumen Polisi dan Perundangan
(RDPP) UTM.

4. Prosedur boleh diakses oleh warga Universiti.

16
4.4 KAWALAN VERSI DAN KRONOLOGI PERUBAHAN

No Tarikh Diluluskan Diluluskan oleh Pindaan

Versi

SEKSYEN 5: DOKUMEN SOKONGAN

5.1 CARTA ALIR BERSEPADU / CARTA ALIR BERKAITAN

5.1.1 CARTA ALIR PROSES KERJA PERMOHONAN PENAJAAN SLAM

CARTA ALIR PROSES KERJA PERMOHONAN SLAM

ORANG YANG CARTA ALIR PERINCIAN

BERTANGGUNG-JAWAB

MULA

i.Pemohon Pelajar perlu berbincang dengan

ii.Ketua Jabatan fakulti bagi penentuan bidang
1
pengajian.
iii. (PTJ)/Fakulti/Research
Alliance
i.Pemohon Pelajar mengisi borang
ii.Ketua Jabatan 2 permohonan dan perlu
mendapatkan sokongan daripada
iii. (PTJ)/Fakulti/Research
Ketua Jabatan.
Alliance
i.Pemohon Pelajar perlu menghantar borang
ii.Ketua Jabatan Tidak permohonan yang telah lengkap
Lengkap beserta salinan dalam bentuk
iii. (PTJ)/Fakulti/Research
3 digital (softcopy) dan perlu ditukar
Alliance kepada format PDF dan
iv. Pengurusan Sumber menghantar ke Fakulti untuk
Lengkap kemukakan ke Seksyen
Manusia, PTJ
Perjawatan dan Kenaikan
v. Urus Setia Pangkat, Bahagian Sumber
Manusia, Jabatan Pendaftar.
Urus setia di Seksyen Perjawatan
i. Urus Setia dan Kenaikan Pangkat, Bahagian
Sumber Manusia, Jabatan
ii. Urus setia di Seksyen 4
Pendaftar akan memajukan
Perjawatan dan Kenaikan permohonan ke Mesyuarat Panel
Pangkat, Bahagian Sumber Latihan Pembangunan dan Pecah
Kontrak untuk perakuan
Manusia, Jabatan Pendaftar
pelantikan
iii. MPLPPK
A

17
i.Urus Setia Sekiranya telah mendapat
ii.Pegawai CTLD A kelulusan pelantikan, Urus setia
Pusat Pembangunan Bakat dan
iii. MPLPPK
Kepimpinan akan memproses
iv.MJKPBPP permohonan penajaan pengajian
SLAM tersebut dan dimajukan
5
kepada Mesyuarat Panel Latihan
Pembangunan dan Pecah Kontrak
untuk perakuan dan Mesyuarat
Jawatankuasa Pembangunan
Bakat dan Pelan Penggantian
untuk kelulusan.

i.Urus Setia Urus setia akan mengeluarkan

ii.Pegawai CTLD surat pemakluman keputusan
6 Mesyuarat Jawatankuasa
iii. MPLPPK
Tidak Pembangunan Bakat dan Pelan
iv.MJKPBPP Lulus Lulus Penggantian kepada pemohon.
v. Pemohon
i.Urus Setia Pelajar yang telah diluluskan
ii.Pegawai CTLD 7 permohonan oleh Universiti perlu
melengkapkan Surat Setuju
iii. Pemohon
Terima tawaran.

i.Urus Setia Pejabat Penasihat Undang-

ii.Pegawai CTLD 8 Undang akan memberikan
perjanjian Penajaan Pengajian
iii. Pemohon
SLAM kepada pelajar dan
iv. Pegawai Perundangan menerangkan berkaitan kontrak
SLAM.
i.Urus Setia Surat Setuju Terima tawaran dan
ii.Pegawai CTLD perjanjian perlu diserahkan
kepada urus setia dalam tempoh
iii. Pemohon 9
14 hari dari tempoh surat
kelulusan di keluarkan.

TAMAT

18
5.1.2 CARTA ALIR PROSES KERJA PEMANTAUAN PENGAJIAN SLAM

CARTA ALIR PROSES KERJA PEMANTAUAN SLAM

ORANG YANG CARTA ALIR PERINCIAN

BERTANGGUNG-JAWAB

MULA

i.Pemohon
Urus setia bertanggung jawab
memantau perkembangan
pengajian pelajar yang mengikuti
SLAM melalui Sistem Pemantauan
1
Laporan Kemajuan Pengajian secara
online.

i.Pemohon
Salinan Laporan Prestasi akan
ii. Penyelia dihantar ke PTJ/ Fakulti untuk
2 dinilai dan diperakukan oleh Dekan.
PTJ perlu memantau
perkembangan prestasi pelajar
SLAM dari masa ke semasa.

i.Pemohon
Laporan Kemajuan Pengajian yang
ii.Ketua Jabatan telah lengkap dinilai akan disahkan
3
oleh Ketua Jabatan secara online.

i.Urus Setia
Urus setia bertanggung jawab
ii.Pelajar membantu memantau
4 perkembangan pengajian pelajar
yang mengikuti SLAM melalui
Sistem Pemantauan Laporan
Kemajuan Pengajian secara online
(Pemantauan pertama – selepas
enam (6) bulan pertama pengajian).

i.Urus Setia
Amaran pertama akan dikeluarkan
ii.Pelajar kepada pelajar yang gagal
5
mengemukakan Laporan Prestasi
Kemajuan pada enam (6) bulan
pertama pengajian.

i.Urus Setia Sekiranya Laporan Prestasi

Tidak
ii.Pelajar Kemajuan masih tidak diterima
Terima
6 sebulan selepas amaran pertama
dikeluarkan, UTM berhak menahan
elaun bulanan pelajar pada tahun
Penahanan
Terima berkenaan dan arahan melapor diri
Elaun
akan dikeluarkan sekiranya perlu.

19
 A
i.Urus Setia Selepas enam (6) bulan kedua,
ii. (PTJ)/Fakulti/Research 7 pemantauan akan dilakukan
melalui tele-conference/ web
Alliance
conference/ online untuk
iii. Pelajar mengetahui perkembangan
prestasi penajaan pengajian
SLAM. Sekiranya tidak
memuaskan, Universiti berhak
menamatkan pengajian dan
mengarahkan staf untuk lapor
diri segera di Universiti.
i.Urus Setia Sesi temubual secara online
ii. (PTJ)/Fakulti/Research akan diadakan pada semester
8
ke empat (4) dan dikendalikan
Alliance
oleh PTJ. Sesi temubual ini
iii. Pelajar perlu melibatkan penyelia
pelajar.

i.Urus Setia Pemantauan dari masa ke

ii. (PTJ)/Fakulti/Research semasa sehingga tamat
pengajian.
Alliance TAMAT

20
5.1.3 CARTA ALIR PROSES KERJA PERMOHONAN LANJUTAN CUTI

CARTA ALIR PROSES KERJA PERMOHONAN LANJUTAN SLAM

ORANG YANG CARTA ALIR PERINCIAN

BERTANGGUNG-JAWAB

MULA
MULA

i.Pemohon Pelajar perlu mengisi borang

ii.Ketua Jabatan permohonan dan mendapatkan
1
sokongan daripada Fakulti dan
iii. (PTJ)/Fakulti/Research
Penyelia enam (6) bulan sebelum
Alliance tamat pengajian.

i.Pemohon Pelajar perlu menghantar borang

ii.Ketua Jabatan permohonan yang telah lengkap
2 beserta senarai semak kepada
iii. (PTJ)/Fakulti/Research
Pusat Pembangunan Bakat dan
Alliance Kepimpinan Universiti, Jabatan
Pendaftar.

i.Pemohon Urus setia akan memproses

Tidak
ii.Ketua Jabatan Borang Permohonan Pelanjutan
Lengkap
3 SLAM tersebut dan dimajukan
iii. (PTJ)/Fakulti/Research
kepada Mesyuarat Panel Latihan
Alliance Pembangunan dan Pecah Kontrak
Lengkap
iv. Urus Setia untuk perakuan.

i.Urus Setia Mesyuarat Panel Latihan

ii.Pegawai CTLD Pembangunan dan Pecah Kontrak
akan membuat perakuan
iii. MPLPPK 4
keputusan permohonan.

i.Urus Setia Urus setia akan memajukan

Tidak
ii.Pegawai CTLD perakuan keputusan ke
Lulus
5 Mesyuarat Jawatankuasa
iii.JK PBPP
Pembangunan Bakat dan Pelan
iv. Pemohon Penggantian untuk kelulusan.

i.Urus Setia Permohonan yang telah

Lulus diluluskan oleh Universiti akan
ii.Pegawai CTLD
dimaklumkan kepada pelajar.
iii. Pemohon 6

Calon diarahkan
balik

TAMAT

21
5.1.4 CARTA ALIR PROSES KERJA SELEPAS LAPOR DIRI PENGAJIAN SLAM/
TAMAT PENGAJIAN

CARTA ALIR PROSES KERJA PERMOHONAN LAPOR DIRI

ORANG YANG CARTA ALIR PERINCIAN

BERTANGGUNG-JAWAB

MULA
MULA

i.Pemohon
Urus setia akan mengeluarkan
ii. Penyelia 1 peringatan pertama sebulan
sebelum tarikh tamat tajaan
SLAM secara emel kepada pelajar.
i.Pemohon Pelajar perlu melengkapkan
2 Borang Tamat Penajaan SLAM
ii.Urus setia
setelah tamat tempoh tajaan.
Borang perlu dikemukakan dalam
tempoh 7 hari kepada urus setia.
i.Pemohon
Urus setia akan memperaku
ii. Urus Setia
penerimaan Borang Tamat
3
iii. PTJ Penajaan SLAM setelah pelajar
Belum
melengkapkan.
selesai selesai
i.Pemohon Pelajar tajaan KPT perlu
mengemukakan tesis dan
ii. Urus Setia 4
membuat tuntutan elaun tesis
iii. PTJ kepada urus setia (tuntutan
dalam tempoh enam (6) tahun
dari tarikh mula pengajian)

TAMAT

i.Pemohon Bagi pelajar yang belum selesai

pengajian, tindakan pecah
ii. Urus Setia 5 kontrak akan dikenakan.

22
5.2 BORANG BERKAITAN

BIL NAMA BORANG LAMPIRAN LOKASI/PAUTAN

Borang Senarai Semak

5.2.1 SLAM-1
Permohonan Penajaan SLAM
Borang Permohonan Penajaan
5.2.2 SLAM-2
SLAM
Borang Setuju Terima Tawaran
5.2.3 SLAM-3
Penajaan SLAM

5.2.4 Borang Tamat Penajaan SLAM SLAM-4

Borang Senarai Semak

5.2.5 Permohonan Lanjutan Penajaan SLAM-5
SLAM

Borang Permohonan Lanjutan

5.2.6 SLAM-6
Penajaan SLAM

SEKSYEN 6 : DOKUMEN RUJUKAN

Nama Dokumen

Pekeliling Bendahari Bil. 7 Tahun 2014 - Pengurusan Wang Awam: Tuntutan Elaun,
Kemudahan dan Bayaran Pelajar Perkhidmatan Awam

Buku Kadar Elaun dan Biasiswa SLAM Mengikut Arahan Perbendaharaan Malaysia
(dikemaskini pada 4 Oktober 2011) - Kadar Elaun dan Biasiswa SLAM

Pekeliling Pentadbiran Kementerian Pengajian Tinggi Bilangan 1 Tahun Tahun

2011 - Pengurusan Pelajar-pelajar yang ditaja melalui Skim Latihan Akademik
Bumiputera (SLAB) dan Skim Latihan Akademik IPTA (SLAI) Kementerian
Pengajian Tinggi

23
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2005 - Merujuk Kepada Elaun Berkaitan

Pekeliling Pentadbiran Bil. 4 Tahun 2009 Kementerian Pengajian Tinggi - Pindaan

Syarat Kelayakan untuk Tajaan di bawah Skim Latihan Akademik Bumiputera
(SLAB)/ Skim Latihan Akademik IPTA (SLAI)

Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 4/2015 Skim Latihan Akademik Muda – SLAM
(Penambahbaikan kepada Skim Felo Penyelidik).

24