1.2.

Quy trình quản lý hiệu suất

1.2.1. Điều kiện tiên quyết
1.2.1.1. Khái niệm
Điều kiện tiên quyết (Condition Precedent) là một thuật ngữ pháp lí mô tả một điều kiện
hoặc sự kiện phải được thông qua trước khi một hợp đồng cụ thể được xem xét có hiệu
lực hoặc trước khi có bất kì hiệu lực nào được đáp ứng bởi một trong hai bên. Cũng có
thể có các điều kiện tiên quyết trong vòng đời của hợp đồng, trong đó nêu rõ ràng nếu
điều kiện X xảy ra, thì điều kiện Y sẽ xảy ra. Điều kiện tiên quyết là điều kiện X.
1.2.1.2. Điều kiện tiên quyết trong hệ thống quản lý hiệu suất
1. Kiến thức về sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của tổ chức
Kiến thức về sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của tổ chức là kết quả của việc lập kế
hoạch chiến lược. Quá trình lập kế hoạch chiến lược có thể diễn ra sau khi các tuyên bố
sứ mệnh và tầm nhìn được tạo ra; Do đó, có sự tương tác liên tục giữa sứ mệnh và tầm
nhìn và hoạch định chiến lược. Lập kế hoạch chiến lược cho phép một tổ chức xác định
rõ mục đích hoặc lý do tồn tại, nơi nó muốn ở trong tương lai, các mục tiêu nó muốn đạt
được và các chiến lược mà nó sẽ sử dụng để đạt được các mục tiêu này. Khi các mục tiêu
cho toàn bộ tổ chức đã được thiết lập, các mục tiêu tương tự sẽ giảm xuống, với các bộ
phận thiết lập các mục tiêu để hỗ trợ sứ mệnh và mục tiêu chung của tổ chức. Quá trình
phân tầng tiếp tục đi xuống cho đến khi mỗi nhân viên có một bộ mục tiêu tương thích
với các mục tiêu của tổ chức
2. Kiến thức về công việc được đề cập
Điều này được thực hiện thông qua phân tích công việc. Phân tích công việc là một quá
trình xác định các thành phần chính của một công việc cụ thể, bao gồm các hoạt động,
nhiệm vụ, sản phẩm, dịch vụ và quy trình. Phân tích công việc là điều kiện tiên quyết cơ
bản của bất kỳ hệ thống quản lý hiệu suất nào. Nếu không có phân tích công việc, thật
khó để hiểu những gì cấu thành các nhiệm vụ cần thiết cho một công việc cụ thể.
Kết quả phân tích công việc sẽ có được thông tin liên quan đến các nhiệm vụ được thực
hiện và kiến thức, kỹ năng và khả năng (KSA) cần thiết của một công việc cụ thể. Kiến
thức bao gồm việc có thông tin cần thiết để thực hiện công việc, nhưng không nhất thiết
phải thực hiện nó. Kỹ năng đề cập đến các thuộc tính bắt buộc thường có được bằng cách
thực hiện công việc trong quá khứ. Khả năng đề cập đến việc có năng khiếu về thể chất,
cảm xúc, trí tuệ và tâm lý để thực hiện công việc, nhưng không hoàn thành công việc
cũng như không được đào tạo để thực hiện công việc là bắt buộc. Các nhiệm vụ và KSA
cần thiết cho các công việc khác nhau thường được trình bày dưới dạng mô tả công việc,
tóm tắt các nhiệm vụ công việc, KSA cần thiết và điều kiện làm việc cho một công việc
cụ thể.
1.2.1.3. Các giai đoạn của điều kiện tiên quyết
Các điều kiện tiên quyết ở giai đoạn ban đầu trong quy trình quản lý hiệu suất là ở cấp độ
tổ chức, nơi ban lãnh đạo mô tả bức tranh tổng thể và chỉ rõ mục đích tổng thể của việc
thành lập công ty, tầm nhìn dài hạn, giá trị và sứ mệnh của công ty đang theo đuổi
Giai đoạn thứ hai của quy trình quản lý hiệu suất điều kiện tiên quyết là cấp bộ phận,
trong đó ban lãnh đạo đưa ra các mục tiêu cho từng bộ phận để đạt được mục tiêu chung
của công ty. Tại thời điểm này, ban lãnh đạo lập chiến lược các quy trình và giao mục tiêu
cho từng bộ phận.
Cấp độ cá nhân là giai đoạn cuối cùng của điều kiện tiên quyết trong quá trình quản lý
hiệu suất, nơi bộ phận giao chỉ tiêu cho nhân sự.
Các điều kiện tiên quyết gồm ba giai đoạn được liệt kê ở trên tạo thành nền tảng của quy
trình hệ thống quản lý hiệu suất của bất kỳ tổ chức nào. Dựa trên ba cấp độ này, ban quản
lý thiết kế chiến lược và phát triển hệ thống quản lý hiệu suất. Nó mô tả mô tả công việc,
đặc tả công việc và thiết kế công việc ở mỗi cấp độ, cũng như các mục tiêu được phân bổ
để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Tóm lại, có hai điều kiện tiên quyết quan trọng phải tồn tại trước khi triển khai hệ thống
quản lý hiệu suất thành công. Đầu tiên, cần có kiến thức tốt về sứ mệnh và mục tiêu chiến
lược của tổ chức. Kiến thức này, kết hợp với kiến thức về sứ mệnh và mục tiêu chiến lược
của đơn vị, cho phép nhân viên có những đóng góp có tác động tích cực đến đơn vị và
toàn bộ tổ chức. Thứ hai, cần phải có kiến thức tốt về công việc đang được đề cập: những
nhiệm vụ nào cần phải thực hiện, chúng nên được thực hiện như thế nào và những KSA
nào là cần thiết. Kiến thức như vậy có được thông qua phân tích công việc. Nếu chúng ta
có thông tin tốt về công việc thì việc thiết lập các tiêu chí để thành công trong công việc
sẽ dễ dàng hơn.