USULAN PERBAIKAN PROSES BISNIS DENGAN METODE BUSINESS PROCESS

REENGINEERING
STUDI KASUS: DEPARTEMEN PROCUREMENT DI PT KALDU SARI NABATI
BANDUNG PASTEUR

Thio Pebrian 1, Nisaa Fatwa Rahmatiin 2, Yosep Firmansyah3 Muhammad Irvan Pratama4,
Muhammad Prabowo4
1,2,3,4
Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Widyatama
Email : thio.pebrian@widyatama.ac.id, nisaa.fatwa@widyatama.ac.id,
yosep.firmansyah@widyatama.ac.id, Muhammad.irvan@widyatama.ac.id,
muhammad.prabowo@widyatama.ac.id

ABSTRACT
This research discusses efforts to improve business processes in a department at PT Kaldu Sari
Nabati, which is a manufacturing company located in Bandung-Pasteur. This research takes
the Procurement Department as its object because recently there have been several complaints
originating from users (factories) because what they ordered never arrived, then there were
also complaints in the form of specifications with prices listed in the system not being like what
the vendor was offering yet. Another order was delayed due to a data input error in the system
which caused the data not to appear when it was withdrawn by the procurement team. This
research aims to improve business process performance using business process reengineering
as an analysis method because it has a broad scope and makes it possible to build new and
better work systems. The results obtained from this research are in the form of proposals to
improve job descriptions in the department so that there is no overlapping of work and
miscommunication between related parties.
Keywords: business process reengineering, job description, manufacturing
ABSTRAK
Penelitian ini membahas tentang upaya perbaikan proses bisnis pada sebuah departemen di PT
Kaldu Sari Nabati yang merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang berlokasi di
Bandung-Pasteur. Penelitian ini mengambil objek Departemen Procurement karena akhir-akhir
ini muncul beberapa keluhan yang bersumber dari pihak user (pabrik) karena apa yang mereka
pesan tidak kunjung datang, kemudian ada juga keluhan berupa spesifikasi dengan harga yang
tercantum di sistem tidak seperti apa yang vendor tawarkan belum lagi pesanan yang tertunda
karena adanya kesalahan input data di sistem yang menyebabkan saat ditarik oleh tim
procurement data tidak muncul. Penelitian ini bertujuan memperbaiki kinerja proses bisnis
menggunakan business process reengineering sebagai motode analisis karena memiliki ruang
lingkup yang luas dan memungkinkan untuk membangun sistem kerja yang baru dan lebih
baik. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini berupa usulan untuk memperbaiki jobdescription
yang ada di departemen tersebut sehingga tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan dan
miskomunikasi antara pihak-pihak terkait.
Kata kunci: business process reengineering, job description, manufaktur
PENDAHULUAN

Perusahaan manufaktur adalah jenis perusahaan yang berfokus pada produksi barang fisik
melalui proses manufaktur atau produksi dalam jumlah besar. Ini melibatkan pengolahan bahan
mentah menjadi produk jadi melalui serangkaian langkah produksi. Perusahaan manufaktur
dapat berupa Produsen Mobil, Produsen Elektronik, Produsen Peralatan Rumah Tangga, Pabrik
Makanan dan Minuman, Pabrik Tekstil dan Pakaian, Produsen Alat Berat, Pabrik Farmasi,
Pabrik Peralatan Elektrik, Pabrik Bahan Kimia, Pabrik Plastik, Pabrik Logam dan Baja
(Rangkuti, 2023). Ciri utama perusahaan manufaktur ialah memiliki produk dan regulasi yang
standar sehingga apa yang dikerjakan dapat tersusun dan terarah (Sri Rahayu & Pratama, 2022).

PT Kaldu Sari Nabati Indonesia merupakan salah satu perusahaan manufaktur multinasional
yang memproduksi makanan ringan seperti kue kering dan wafer. PT Kaldu Sari Nabati
Indonesia atau sering disebut dengan PT KSNI memiliki beberapa kantor dan pabrik salah
satunya yang berlokasi di Bandung-Pasteur. Kantor PT KSNI Bandung-Pasteur merupakan
kantor yang berfokus pada kegiatan pengadaan, ekspor impor, legal, finance dan accounting
serta kegiatan marketing. Setiap departemen yang berada di PT KSNI memiliki regulasi
masing-masing mulai dari jobdescription, key performance indicator, standard operasional
procedure dan beberapa regulasi tertulis lainnya. Regulasi-regulasi tersebut dibuat dengan
tujuan untuk menjamin seluruh keberlangsungan proses yang ada di perusahaan.

Akhir-akhir ini sedang terjadi suatu masalah di salah satu departemen di PT KSNI Bandung-
Pasteur yakni di departemen procurement. Awal mula tim procurement mendapati adanya
kejanggalan dalam proses bisnisnya ialah karena banyak telepon dan e-mail yang masuk ke
salah satu staff yang bersumber dari beberapa user yang menanyakan kejelasan mengenai
barang yang sudah lama mereka pesan. Padahal staff selalu melakukan penarikan data
permintaan user secara rutin dan teratur juga selalu memastikan bahwa tiada yang terlewat.
Masalah lain yang terjadi berupa adanya keluhan dari departemen lain yang menanyakan
sebuah kejelasan mengenai data-data yang terinput di sistem dan berpengaruh ke dalam proses
bisnis departemen mereka. Staff procurement merasa heran karena selama mereka bekerja
tidak pernah melakukan upload atas data tersebut.

Atas hal tersebut, departemen procurement melakukan analisis terhadap kejanggalan yang
terjadi dan menemukan bahwa ada salah satu pihak yang merupakan bagian dari departemen
tersebut melakukan kesalahan upload data dan membuat banyak item-item yang mengalami
salah input di sistem. Ada juga pihak yang kurang bertanggung jawab sehingga menyebabkan
data yang diupload user tidak dapat ditarik oleh tim procurement dan membuat item-item
menjadi tertunda proses pengadaannya. Maka dari itu, paper ini ditujukan untuk membahas
mengenai usulan perbaikan proses bisnis menggunakan metode business process
reengineering untuk memperbaiki jobdescription masing-masing personeil agar tidak terjadi
tumpeng tindih pekerjaan dan memfokuskan suatu tanggung jawab pada pihak yang memang
berwenang atas hal tersbut.

STUDI PUSTAKA
Perusahaan manufaktur
Perusahaan manufaktur dapat didefinisikan sebagai organisasi yang memproduksi barang fisik,
seperti mobil, pakaian, atau barang elektronik, dan biasanya melibatkan proses pengolahan
bahan mentah menjadi produk jadi sehingga perusahaan obat dan makanan juga dapat termasuk
ke dalamnya (Kotler & Keller, 2016). Perusahaan manufaktur juga dapat didefinisikan sebagai
organisasi yang mengubah bahan mentah, komponen, atau barang setengah jadi menjadi
produk jadi yang memiliki nilai tambah (Schroeder, Goldstein, & Rungtusanatham , 2013).
Adapun beberapa ciri perusahaan manufaktur ialah sebagai berikut (Slack, Chambers, &
Johnston, 2010):
1. Produksi Barang Fisik:
Perusahaan manufaktur fokus pada produksi barang fisik atau produk jadi, bukan jasa.
Mereka mengubah bahan mentah atau komponen menjadi produk yang siap dijual.
2. Proses Produksi Berjenjang:
Perusahaan manufaktur melibatkan proses produksi berjenjang atau berangkat, yang
melibatkan serangkaian langkah produksi yang terorganisir.
3. Peralatan dan Mesin:
Perusahaan manufaktur menggunakan peralatan, mesin, dan teknologi khusus untuk
mendukung proses produksi. Ini termasuk mesin produksi, alat pengemasan, dan
teknologi otomatisasi.
4. Tenaga Kerja Fisik:
Selain peralatan, perusahaan manufaktur juga melibatkan tenaga kerja fisik yang terlibat
dalam berbagai tahapan produksi, seperti perakitan produk.
5. Bahan Baku dan Stok:
Mereka memiliki persediaan bahan baku atau komponen yang digunakan dalam proses
produksi. Manajemen stok dan rantai pasokan penting dalam perusahaan manufaktur.
6. Pengendalian Kualitas:
Perusahaan manufaktur memiliki sistem pengendalian kualitas yang kuat untuk
memastikan produk mereka memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.
7. Perencanaan Produksi:
Mereka melakukan perencanaan produksi yang cermat untuk mengatur aliran produksi
dan meminimalkan pemborosan.
8. Distribusi Fisik:
Setelah produksi, mereka mengelola distribusi produk ke pelanggan atau titik penjualan.
9. Riset dan Pengembangan Produk:
Banyak perusahaan manufaktur terlibat dalam riset dan pengembangan produk untuk
memperbarui atau meningkatkan produk mereka.
10. Keberlanjutan dan Dampak Lingkungan:
Beberapa perusahaan manufaktur fokus pada keberlanjutan dan mencari cara untuk
mengurangi dampak lingkungan dari proses produksi mereka.

Business Process Reengineering

Business process reengineering merupakan upaya rancang ulang secara simultan dalam proses,
organisasi dan sistem informasi pendukung lainnya untuk memperoleh perbaikan secara
radikal dengan pendekatan biaya, kualitas, waktu dan pelayanan. BPR bukanlah sekedar
otomatisasi ataupun melakukan efisiensi, akan tetapi secara konseptual menginginkan
perubahan mendasar secara menyeluruh dari existing proses.
Business Process Reengineering (BPR) Life Cycle memiliki 7 fase yaitu (Bahskara, 2018):
1. Membangun visi
Visi diperlukan sebagai pedoman dalam melakukan reengineering pada proses bisnis yang
saat ini berlangsung. Fase visioning menuntut adanya keterlibatan seluruh anggota
organisasi, agar mengembangkan komitmen untuk melakukan reengineering.
2. Identifikasi
Kegiatan yang dilakukan pada fase ini adalah mengembangkan model analisis yang mampu
menggambarkan letak permasalahan atau perbaikan potensial pada proses bisnis serta
mengevaluasi dan memilih bagian dari proses yang akan direkayasa ulang. Analisis yang
akan dikembangkan pada tahap ini adalah model kerja (menggunakan prinsip gap analysis).
3. Analisis
Analisis akan dilakukan menggunakan cause efect atau fishbone diagram. Pendekatan yang
digunakan untuk analisis adalah marketing mix atau 7P karena lebih relevan terhadap objek
 penelitian yang termasuk perusahaan jasa. Analisis penyebab permasalahan dilakukan
dengan melakukan brainstorming yang melibatkan manajemen dengan karyawan agar
diperoleh hasil yang akurat. Pendekatan yang digunakan dalam melakukan brainstorming
menggunakan 5Why analysis. Analisis ini akan mencari jawaban sampai pada alasan
kelima penyebab permasalahan yang dihadapi tiap-tiap indikator penilaian.
4. Merekayasa Ulang
Mengidentifikasi bagian-bagian penyusun proses utama atau sub proses. Sub proses ini
dapat menjadi hambatan atau sebaliknya malah memberikan nilai tambah pada proses
rekayasa ulang sehingga perlu untuk dipikirkan tindakan apa yang dibutuhkan apakah akan
dihilangkan, disederhanakan, diintegrasikan atau bahkan ditambah.
5. Evaluasi
Langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap alternatif proses yang telah
dibuat saat redisign dan pada akhirnya memutuskan mana saja hasil desain ulang proses
yang akan digunakan dalam fase implementasi.
6. Implementasi
Tahap implementasi proses yang telah direkayasa ulang ini sangat penting. Meskipun telah
direncanakan secara matang pada level konseptual akan tetapi saat diterapkan masih bisa
gagal mencapai tujuan BPR. Sebelum melakukan impelmentasi, keberadaan Key
Performance Indikator (KPI) yang relevan diperlukan untuk seluruh poin implementasi
proses bisnis yang baru.
7. Perbaikan
Pada tahap ini pelaksana proses yang telah direkayasa ulang harus mengukur indikator
kinerja untuk mengevaluasi dampak BPR dan mencoba untuk meningkatkan proses secara
terus - menerus. Evaluasi KPI secara berkala mutlak dibutuhkan untuk melihat performa
proses bisnis yang baru agar upaya koreksi dapat dilakukan apabila dibutuhkan

Job description
Job description (deskripsi pekerjaan) adalah dokumen tertulis yang merinci tugas, tanggung
jawab, kualifikasi, dan harapan yang terkait dengan posisi pekerjaan tertentu dalam suatu
organisasi. Job description digunakan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang apa
yang diharapkan dari seseorang yang mengisi posisi tersebut. Job description merupakan
sebuah dokumen tertulis yang merinci tugas, tanggung jawab, dan persyaratan posisi tertentu
dalam organisasi (Noor, 2014).
METODE PENELITIAN
Sesuai dengan Business Process Reengineering (BPR) Life Cycle yang memiliki 7 fase, metode
penelitian pada kasus ini akan mengikuti 7 fase tersebut. Metode yang akan dilakukan pada
penelitian ini berupa applied research. penelitian lapangan ini akan menggunakan pendekatan
kualitatif dengan melibatkan penggambaran fenomena dan peristiwa yang ada baik sifatnya
alamiah maupun rekayasa manusia serta lebih menitik beratkan pada karakteristik, kualitas dan
keterkaitan antar aktivitas yang terjadi di perusahaan. Adapun rencana penelitian ini dapat
dilihat pada bagan gambar 1.

Melakukan
Identifikasi Masalah

Melakukan Analisis
atas Masalah yang
Terjadi

Melakukan
Reengineering
berupa perbaikan
Jobdescription

Melakukan Evaluasi
atas Keputusan
Reengineering

Melakukan
Implementasi dan
Perbaikan

Gambar 1. Bagan Rancangan Metode Penelitian

DAFTAR PUSTAKA
Bahskara, H. L. (2018). Business Process Reengineering Framework and Methodoligy : A
Critical Study. International Journal of Services and Operations Management, Vol. 29.

Kotler, P., & Keller, K. L. (2016). Marketing management . London: Pearson Education.

Noor, A. (2014). PENGARUH LINGKUNGAN KERJA TERHADAP MOTIVASI KERJA

DAN KINERJA PEGAWAI DI SATUAN KERJA UNIT PELAKSANA
PENIMBANGAN (JEMBATAN TIMBANG) DINAS PERHUBUNGAN DAN LLAJ
JAWA TIMUR. Media Mahardhika Vol. 12 , No. 2.

Rangkuti, M. (2023, 09 08). Perusahaan Manufaktur : Ciri dan Contoh. Retrieved from
fatek.umsu.ac.id: https://fatek.umsu.ac.id/2023/08/09/perusahaan-manufaktur-ciri-
dan-contoh/

Schroeder, R. G., Goldstein, S. M., & Rungtusanatham , M. J. (2013). Operations management

in the supply chain : decisions and cases. New York: McGraw-Hill.

Slack, N., Chambers, S., & Johnston, R. (2010). OperatiOns ManageMent. Harlow: Pearson.

Sri Rahayu, I. R., & Pratama, A. M. (2022, 02 10). Pengertian, Ciri-ciri, dan Contoh
Perusahaan Manufaktur. Retrieved from money.kompas.com:
https://money.kompas.com/read/2022/02/10/070200526/pengertian-ciri-ciri-dan-
contoh-perusahaan-manufaktur?page=all