Pengembangan prototype sistem informasi manajemen Perpustakaan berbasis web

sebagai sarana evaluasi kinerja perpustakaan. (disertasi tahun 2014) Oleh: Ena Sukmana

Investigasi Sistem

Tahap Investigasi Sistem bertujuan untuk memperoleh gambaran dan pemahaman tentang
permasalahan dan peluang yang dihadapi dalam pengembangan sistem informasi manajemen
perpustakaan berbasis web yang dituangkan dalam kerangka studi kelayakan sistem. Oleh karena
itu kajian pada tahap ini mencakup segenap proses perencanaan dalam pengembangan sistem.
Studi kelayakan sistem ini dapat dievaluasi melalui 4 aspek, yaitu aspek organisasi, aspek
ekonomi, aspek teknis, dan aspek operasional.
Dalam aspek organisasi, kajian memiliki fokus terhadap dukungan sistem yang
dikembangkan terhadap pencapaian tujuan atau prioritas organisasi. Pada umumnya tujuan
organisasi didasarkan pada visi organisasi. Untuk mencapai visinya, organisasi menyusun program
kegiatan berikut rencana target capaian yang dituangkan dalam rencana bisnis dan anggaran yang
disusun untuk periode tertentu. Dalam dokumen Pedoman Umum Layanan Perpustakaan, UPT
Perpustakaan ITB menyatakan visinya secara umum untuk menunjang keberhasilan visi ITB
dengan menyediakan layanan serta menghimpun pustaka dan akses informasi bagi sivitas
akademika ITB untuk mendukung pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, dan bagi masyarakat
untuk mendukung tercapainya masyarakat Indonesia berbasis pengetahuan. Visi umum UPT
Perpustakaan ITB tersebut di bagi dalam 3 periode waktu untuk mencapai visi khusus.
Visi 2011-2015 UPT Perpustakaan ITB diarahkan untuk mencapai status
perpustakaan perguruan tinggi yang sesuai dengan standar nasional (SNI) dan memenuhi
persyaratan akreditasi nasional untuk perguruan tinggi. Visi 2016-2020 menyatakan bahwa
UPT Perpustakaan ITB dirancang untuk mencapai status perpustakaan perguruan tinggi
yang sesuai dengan standar internasional (ISO). Dan visi 2021-2025 UPT Perpustakaan ITB
direncanakan mampu mencapai status perpustakaan perguruan tinggi kelas dunia.
Dengan demikian sistem informasi manajemen perpustakaan yang dikembangkan dituntut
untuk dapat menyajikan data kinerja perpustakaan yang sesuai dengan acuan yang digunakan
dalam proses akreditasi nasional untuk perguruan tinggi serta standard nasional yang berlaku untuk
perpustakaan perguruan tinggi sesuai SNI 7330-2009. Disamping itu, Institut Teknologi Bandung
sebagai lembaga penaung memerlukan data kinerja perpustakaan dalam rangka penyusunan
laporan tingkat institut, serta Perpustakaan Nasional melalui Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah setiap periode tertentu memerlukan data kinerja perpustakaan ITB dalam rangka
penyusunan rencana pengembangan dan kebijakan perpustakaan tingkat nasional. Kebutuhan data
dari pemangku kepentingan tersebut dituntut dapat diakomodasi dalam sistem informasi
manajemen perpustakaan yang dikembangkan. Dengan demikian, secara umum dalam jangka
pendek sistem informasi manajemen perpustakaan dituntut untuk memenuhi kebutuhan
kinerja yang terkait dengan:
1. Persyaratan akreditasi nasional untuk perpustakaan perguruan tinggi
2. Pemenuhan standarisasi perpustakaan perguruan tinggi tingkat nasional
 3. Pemenuhan data kinerja perpustakaan untuk tingkat institut
4. Pemenuhan data kinerja perpustakaan untuk Perpustakaan Nasional.

Aspek ekonomi berkaitan dengan penghematan biaya pengeluaran, peningkatan

penghasilan dan keuntungan, dan manfaat lain yang lebih besar dibandingkan dengan biaya
pengembangan dan pengoperasian sistem yang diusulkan. Secara ekonomi UPT Perpustakaan ITB
lebih memilih mengembangkan sendiri sistem informasi manajemen perpustakaan dibandingkan
dengan menggunakan jasa pihak ketiga. Berdasarkan pengalaman dalam mengelola sistem,
pemilihan pihak ketiga untuk mengembangkan sistem informasi manajemen perpustakaan dapat
menghabiskan biaya paling sedikit lebih dari Rp. 100.000.000 (Seratus juta rupiah), itupun belum
termasuk biaya pemeliharaan apabila terjadi permasalahan dalam operasional sistem. Biaya yang
dikeluarkan untuk pengembangan sistem secara swakelola dapat dihemat dengan memanfaatkan
biaya belanja pegawai melalui penugasan staf yang terkait dengan bidang teknologi informasi.
Unit yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem di lingkungan ITB adalah Unit Sumber
Daya Informasi (USDI). UPT Perpustakaan ITB bekerja sama dengan USDI dalam
mengembangkan sistem informasi manajemen perpustakaan. Perpustakaan ITB melalui Tim
Pengembangan Layanan Perpustakaan merumuskan dokumen identifikasi kebutuhan data dan
fungsionalitas sistem yang dibutuhkan. USDI ITB bertugas untuk mengakomodasi kebutuhan data
dan fungsionalitas sistem tersebut dalam sistem informasi manajemen perpustakaan yang
dikembangkan. Dalam perjalanan pengembangan sistem, USDI terkendala dengan keterbatasan
sumber daya manusia dan banyaknya program pengembangan sistem di unit lain, sehingga
pengembangan sistem manajemen informasi perpustakaan berjalan lambat. Untuk mengantisipasi
keterlambatan pengembangan sistem informasi perpustakaan, Tim Pengembangan Layanan
Perpustakaan melalui staf teknologi informasi UPT Perpustakaan berinisiatif untuk melakukan
sendiri pengembangan sistem tersebut. Hal ini memberikan keuntungan lebih bagi UPT
Perpustakaan ITB untuk segera dapat mewujudkan sistem informasi manajemen perpustakaan
yang diperlukan. Pada awal tahun 2013 Staf TI Perpustakaan ITB mulai mengembangkan sistem
informasi manajemen perpustakaan berdasarkan hasil rumusan kebutuhan data dan fungsionalitas
sistem yang disusun oleh Tim Pengembangan Layanan Perpustakaan.
Kajian aspek teknis berkaitan dengan tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak
yang dibutuhkan oleh sistem yang dikembangkan. UPT Perpustakaan ITB telah memiliki server
dengan kapasitas 1 terrabyte yang sudah digunakan untuk memfasilitasi sistem otomasi
perpustakaan yang sebelumnya telah digunakan. Sistem informasi manajemen perpustakaan
merupakan pengembangan dari sistem otomasi perpustakaan tersebut. Dengan demikian perangkat
keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi manajemen
perpustakaan sudah tersedia sesuai kebutuhan.
Sedangkan kajian aspek operasional meliputi kemauan dan kemampuan pihak manajemen,
petugas, pengguna, dan pihak lainnya untuk mengoperasikan dan menggunakan sistem yang akan
dikembangkan. Menurut perspektif petugas perpustakaan, kehadiran sistem informasi manajemen
perpustakaan memberikan kemudahan dan kecepatan dalam melaksanakan tugas. Bahkan petugas
perpustakaan di bagian pengolahan koleksi menuntut lebih banyak dan berharap system informasi
manajemen perpustakaan yang dikembangkan dapat mengakomodasi kegiatan pengolahan
koleksi, seperti kemudahan dalam pencetakan label dan barcode. Dengan demikian secara umum
sistem informasi manajemen perpustakaan berbasis web sangat layak untuk dikembangkan lebih
lanjut memenuhi kebutuhan dalam rangka evaluasi kinerja perpustakaan.
 Tahap 1: Analisis Sistem

Tahapan analisis sistem bertujuan untuk memperoleh informasi kebutuhan dan keinginan
pengguna serta batasan kriteria dari sistem yang akan dikembangkan. Sistem yang akan
dikembangkan harus dapat mempertemukan kebutuhan pengguna dengan fungsi operasional
sistem yang akan dikembangkan dengan melakukan identifikasi kebutuhan dan identifikasi
fungsional sistem.
Tujuan pengembangan sistem informasi manajemen perpustakaan adalah menyediakan data
kinerja perpustakaan sebagai bahan evaluasi dalam rangka pengembangan layanan perpustakaan.
Oleh karena itu dibutuhkan data yang mencerminkan kinerja perpustakaan. Data kinerja
perpustakaan dapat diidentifikasi dari setiap permohonan data dari para pemangku kepentingan.
Para pemangku kepentingan UPT Perpustakaan ITB, seperti pimpinan Institut Teknologi
Bandung, Satuan Pengawas Internal (SPI) ITB, Satuan Penjaminan Mutu (SPM) ITB, dan
Perpustakaan Nasional. Selain itu, data kinerja perpustakaan dapat diidentifikasi dari persyaratan
akreditasi nasional untuk perguruan tinggi yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional
Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan standard minimal yang harus dipenuhi oleh perpustakaan
perguruan tinggi sesuai SNI 7330-2009 yang dikeluarkan oleh Badan Standarisasi Nasional
(BSN). Secara umum data kinerja yang diperlukan dibagi dalam 3 aspek, yaitu aspek input, aspek
proses, dan aspek output.
Dalam aspek input terdapat indikator kinerja terkait koleksi perpustakaan sebagai contoh
ilustrasi untuk menyediakan data sebagai berikut:
1. Jumlah judul dan eksemplar dari kategori koleksi wajib, pengaya, maupun pendukung
perkuliahan.
2. Jumlah judul dan eksemplar koleksi perpustakaan terbitan 5 tahun terakhir yang
diadakan.
3. Jumlah judul dan eksemplar koleksi perpustakaan terbitan 5 tahun terakhir

Dalam aspek proses terdapat indikator terkait koleksi perpustakaan yang dapat menyediakan
data sebagai berikut:
1. Waktu pengolahan koleksi
2. Waktu pengadaan koleksi

Dan dalam aspek output terdapat indikator terkait koleksi perpustakaan untuk menyediakan
data berikut:
1. Jumlah koleksi perpustakaan yang diadakan pertahun
2. Jumlah koleksi perpustakaan yang diolah pertahun
3. Jumlah transaksi sirkulasi perkapita

Berdasarkan contoh ilustrasi data koleksi perpustakaan di atas, maka sistem harus
menyediakan data melalui fungsionalitas sistem yang diperlukan. Terkait aspek input,
fungsionalitas sistem yang harus tersedia adalah:
1. Kemampuan sistem untuk membedakan materi koleksi
2. Kemampuan sistem untuk membedakan koleksi baru dan koleksi lama
3. Kemampuan sistem untuk mengolah data tahun terbit koleksi

Sedangkan terkait aspek proses, sistem dituntut untuk menyediakan fungsi :

 1. Kemampuan menghitung lamanya waktu yang diperlukan untuk pengadaan koleksi
2. Kemampuan menghitung lamanya waktu yang diperlukan untuk pengolahan koleksi.

Dan terkait aspek output, fungsionalitas sistem yang harus tersedia adalah:
1. Kemampuan sistem untuk menghitung jumlah koleksi yang diadakan
2. Kemampuan sistem untuk mengitung jumlah koleksi yang diolah
3. Kemampuan sistem untuk menghitung jumlah transaksi sirkulasi

Tahap 2: Disain Sistem

Tahap Disain Sistem bertujuan untuk merancang sistem agar dapat memenuhi informasi
yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. Hasil perancangan sistem disusun dalam suatu spesifikasi
sistem berdasarkan kebutuhan informasi pada tahap analisis sistem sebelumnya. Aspek penting
dalam tahap ini meliputi : sumber masukan, disain proses, keluaran, kontrol manajemen data, dan
manajemen pelaporan. Berdasarkan analisis sistem di atas, maka dilakukan proses disain sistem.
Dengan membagi proses bisnis perpustakaan dalam 4 aktivitas utama, yaitu aktivitas pengadaan
koleksi, aktivitas pengolahan koleksi, aktivitas layanan, dan aktivitas administrasi, maka disain
sistem informasi manajemen perpustakaan diilustrasikan seperti pada gambar 5.
Dalam aktivitas pengadaan didisain rancangan database untuk koleksi pembelian, koleksi
hadiah, dan koleksi pertukaran. Sedangkan dalam aktivitas pengolahan koleksi, database yang
dirancang adalah database DDC, database karya (works), database ekspresi (expression), database
manifestasi (manifestation), dan database satuan (item). Selanjutnya database yang dirancang
untuk aktivitas layanan adalah database peminjaman, pengembalian, perpanjangan pinjaman,
pemesanan, layanan baca, layanan akses, layanan informasi, layanan kegiatan, layanan pinjam
antarperpustakaan, dan layanan keanggotaan. Sedangkan dalam aktivitas administrasi, dirancang
database sarana-prasarana, laporan kinerja lembaga, laporan kinerja staf, statistic, dan database
staf.

Gambar 1 Disain Sistem Otomasi Perpustakaan ITB

Tahap 3: Implementasi Sistem

Pada tahap ini pengembangan prototipe dapat dilakukan sampai tahap interaksi sistem
dengan pengguna informasi. Sistem informasi manajemen perpustakaan yang dikembangkan ini
berbasis web sehingga pengguna sistem, dalam hal ini Kepala Perpustakaan dan Manajer
perpustakaan, dapat mengakses secara online untuk keperluan evaluasi kinerja perpustakaan atau
keperluan presentasi mengenai kinerja perpustakaan di hadapan para pemangku kepentingan.
Dalam implementasi sistem, komunikasi antara Tim Pengembangan Layanan Perpustakaan
dengan Staf TI berlangsung intensif untuk memastikan disain sistem dapat diimplementasikan
menjadi prototipe sistem. Prototipe sistem informasi manajemen perpustakaan belum sesuai
dengan disain sistem secara sempurna. Meskipun demikian prototipe sistem ini telah mampu
menampilkan data kinerja perpustakaan, terutama terkait dengan koleksi perpustakaan. Oleh
karena itu, sistem lama yang dikembangkan masih tetap aktif digunakan, sampai kondisi di mana
sistem informasi manajemen perpustakaan benar-benar telah sesuai dengan disain sistem yang
telah dirancang.
Untuk mengetahui hasil implementasi dari pengembangan sistem yang dilakukan dapat
dibandingkan antara sistem lama yang dapat di akses melalui alamat situs
http://otomasi.lib.itb.ac.id dengan sistem baru hasil pengembangan di alamat situs
http://webpac.lib.itb.ac.id. Data kinerja perpustakaan ditampilkan melalui menu laporan.
Halaman pertama tampilan dari masing-masing sistem adalah sebagai berikut :
 Gambar 2 Perbandingan Halaman Pertama Sistem

Data kinerja terkait koleksi perpustakaan dalam sistem lama hanya menampilkan data materi
koleksi yang disajikan dalam bentuk tabel dan grafik, seperti gambar 7 berikut ini.
 Gambar 3 Tampilan Kinerja Koleksi Sistem Lama

Sedangkan dalam sistem hasil pengembangan, data kinerja koleksi perpustakaan disajikan
dalam 2 tampilan, yaitu tampilan materi koleksi dan jenis koleksi. Materi koleksi terkait dengan
isi dari koleksi perpustakaan dibandingkan dengan data kinerja yang dibutuhkan, sesuai dengan
hasil tahapan analisis sistem. Dan jenis koleksi berkaitan dengan lokasi fisik koleksi perpustakaan
disimpan. Berikut ini adalah tampilan data kinerja materi koleksi pada sistem hasil pengembangan.
 Selain perbandingan data kinerja koleksi perpustakaan, dapat dibandingkan pula data kinerja
layanan peminjaman yang ditampilkan sistem lama dengan sistem yang baru. Pada sistem lama
data kinerja layanan peminjaman tidak dapat ditampilkan, seperti terlihat pada gambar berikut:

Gambar 4 Tampilan Kinerja Koleksi Sistem Baru

Gambar 5 Tampilan Kinerja Layanan Peminjaman pada Sistem lama

 Sedangkan pada sistem hasil pengembangan, tampilan kinerja layanan peminjaman lebih
banyak memberikan informasi, mulai dari jumlah transaksi, jumlah judul yang dipinjam, jumlah
eksemplar yang dipinjam, dan jumlah mahasiswa yang meminjam koleksi perpustakaan. Hal
tersebut diilustrasikan pada gambar 10.
 Gambar 6 Tampilan Kinerja Layanan Peminjaman pada Sistem Baru

Tahap 5: Pemeliharaan Sistem

Tahap pemeliharaan sistem bertujuan untuk mengembangkan atau meningkatkan sistem

yang telah diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan organisasi melalui proses pengawasan,
evaluasi dan modifikasi. Sistem yang telah diimplementasikan dapat dievaluasi apakah sesuai atau
tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi, setelah sistem tersebut dimanfaatkan untuk
menjalankan aktivitas organisasi. Apabila organisasi menilai masih terdapat informasi yang belum
sesuai dengan kebutuhan organisasi, maka sistem informasi tersebut dapat dimodifikasi sebagai
langkah pengembangan atau peningkatan kapasitas sistem.
Dalam tahap pemeliharaan sistem, berbagai masukan atau pun usulan dari pengguna sistem
dapat digali lebih lanjut. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi apabila terjadi perubahan
kebutuhan data kinerja.