Chapter 1 PP

1. Explain five management competencies and the trend toward bosslessness in today’s world.

2. Define the four management functions and the type of management activity associated with
each.
I. Planning means identifying goals for future organizational performance and deciding on the
tasks and use of resources needed to attain them. In other words, managerial planning defines
where the organization wants to be in the future and how to get there. A goodexample of
planning comes from General Electric (GE), where managers sold divisions such as plastics,
insurance, and media to focus company resources on four key business areas: energy, aircraft
engines, health care, and financial services.

II. Organizing typically follows planning and reflects how the organization tries to accomplish the
plan. Organizing involves assigning tasks, grouping tasks into departments, delegating authority,
and allocating resources across the organization. The "Creating a Greener World" feature
describes how the Coca-Cola Company is allocating some of its resources to benefit communities
and help preserve the natural environment. As an another example, GE used to relocate senior
executives every few years to different divisions so that they devel- oped a broad, general
expertise. In line with the strategic refocusing described earlier, the company now keeps people
in their business units longer so they can gain a deeper understanding of the products and
customers within each of the four core businesses.

III. Leading is the use of influence to motivate people to achieve organizational goals. Leading
means creating a shared culture and values, communicating goals to people throughout the
organization, and infusing employees with the desire to perform at a high level. When he was
CEO of Fiat Chrysler Automobiles, Sergio Marchionne spent about two weeks a month in
Michigan meeting with executive teams from sales, marketing, and industrial operations to talk
about his plans and motivate people to accomplish ambitious goals for Chrysler. Rather than
taking an office in the 15th-floor executive suite at Chrysler headquarters, Marchionne provided
more hands-on leadership from an office close to the engineering center

IV. Controlling is the fourth function in the management process. Controlling means monitor- ing
employees' activities, determining whether the organization is moving toward its goals. and
making corrections as necessary. One trend in recent years is for companies to place less
emphasis on top-down control and more emphasis on training employees to monitor and
correct themselves. However, the ultimate responsibility for control still rests with managers

3. Explain the difference between efficiency and effectiveness, as well as their importance for
organizational performance.

Efficiency is the ability to produce an intended result in the way that results in the least waste of
time, effort, and resources. Effectiveness is the ability to produce a better result, one that delivers
more value or achieves a better.
4. Describe technical, human, and conceptual skills and their relevance for managers.
Human skills focus on facilitation and coordination among people and departments, these
managers rely more on communication.
Conceptual skills, or their cognitive ability to see the organization as a whole system and the
relationships among its parts as much as they rely on communication.
Technical skills, or the mastery of methods, techniques, and equipment involved in specific
functions.

5. Identify the personal challenges faced by new managers and ways of overcoming them.
I. problem for many new managers is that they expect to have greater freedom to do what
they think is best for the organization. In reality, managers typically find themselves
hemmed in by interdependencies. Being a successful manager means thinking in terms of
building teams and networks and becoming a motivator and organizer within a highly
interdependent system of people and work." Although the distinctions may sound simple in
the abstract, they are anything but. Becoming a manager means becoming a new person
and viewing oneself in a completely new way. Many new managers make the
transformation in a "trial by fire," learning on the job as they go, but organizations are
beginning to be more responsive to the need for new-manager training.

6. Define the management types and roles that managers perform in organizations.
I. Managers use conceptual, human, and technical skills to perform the four management
functions of planning, organizing, leading, and controlling in all organizations-large and
small, manufacturing and service, for-profit and nonprofit, traditional and Internet-based.
But not all managers jobs are the same. Managers are responsible for different
departments, work at different levels in the hierarchy, and meet different requirements for
achieving high performance. A study examined how the manager's job differs across three
hierarchical levels."

i. First-level managers or supervisory managers are typically at the first or second levels
of management and are directly responsible for the production of goods and services.
Their primary focus is on facilitating individual employee performance.

ii. Middle managers work at middle levels of the organization and are responsible for
major departments. The focus here is less on individual performance and more on
facilitat ing teams of people, including allocating resources, coordinating teams, and
putting top management plans into action.

iii. Top managers are located at the top of the hierarchy and are often called C-level
(chief) managers. They are responsible for major organizational divisions as well as the
entire orga nization. Their primary focus is monitoring the external environment and
determining the best strategy to be competitive

7. Explain the unique characteristics of the manager’s role in nonprofit organizations.

I. Has a clear mission and purpose
The most fundamental quality of an effective nonprofit is clarity about its mission—both
what it seeks to accomplish and why this purpose is important. The nonprofit should
communicate its mission clearly to all its stakeholders—board, staff, donors, volunteers,
partners, and the general public—so that everyone understands its goals and works toward a
common purpose. All the nonprofit’s programs and operations should be aligned to advance its
mission. In addition, effective organizations document the need for their services and explain the
value they add. For example, human service organizations should be able to explain how their
services meet real demands and fill gaps. Arts and culture groups should be able to describe how
their work enriches the community and specific audiences.
Bab 1 PP

1. Terangkan lima kecekapan pengurusan dan trend ke arah bosslessness di dunia hari ini.

2. Tentukan empat fungsi pengurusan dan jenis aktiviti pengurusan yang berkaitan dengan masing-
masing.

I. perancangan bermaksud mengenal pasti matlamat untuk prestasi organisasi masa depan dan
memutuskan tugas dan penggunaan sumber yang diperlukan untuk mencapainya. Dengan kata lain,
perancangan pengurusan menentukan di mana organisasi mahu berada di masa depan dan
bagaimana menuju ke sana. Contoh perancangan yang baik datang daripada General Electric (GE), di
mana pengurus menjual bahagian seperti plastik, insurans dan media untuk memfokuskan sumber
Syarikat pada empat bidang perniagaan utama: tenaga, enjin pesawat, penjagaan kesihatan dan
perkhidmatan kewangan.

II. pengorganisasian biasanya mengikuti perancangan dan mencerminkan bagaimana organisasi

berusaha mencapai rancangan tersebut. Pengorganisasian melibatkan penugasan tugas,
pengelompokan tugas ke dalam jabatan, mendelegasikan kuasa, dan memperuntukkan sumber di
seluruh organisasi. Ciri" Mencipta dunia hijau " menerangkan bagaimana syarikat Coca-Cola
memperuntukkan beberapa sumbernya untuk memberi manfaat kepada masyarakat dan membantu
memelihara alam semula jadi. Sebagai contoh lain, GE digunakan untuk memindahkan eksekutif
kanan setiap beberapa tahun ke bahagian yang berbeza supaya mereka mengembangkan kepakaran
umum yang luas. Selaras dengan pemfokusan semula strategik yang diterangkan sebelum ini, syarikat
kini mengekalkan orang dalam unit perniagaan mereka lebih lama supaya mereka dapat memperoleh
pemahaman yang lebih mendalam tentang produk dan pelanggan dalam setiap empat perniagaan
teras.

III. Kepimpinan adalah penggunaan pengaruh untuk memotivasi orang untuk mencapai matlamat
organisasi. Memimpin bermaksud mewujudkan budaya dan nilai bersama, menyampaikan matlamat
kepada orang di seluruh organisasi, dan menanamkan keinginan pekerja untuk berprestasi pada tahap
tinggi. Semasa menjadi CEO Fiat Chrysler Automobiles, Sergio Marchionne menghabiskan sekitar dua
minggu sebulan di Michigan bertemu dengan pasukan eksekutif dari penjualan, pemasaran, dan
operasi industri untuk membincangkan rancangannya dan memotivasi orang untuk mencapai tujuan
yang bercita-cita tinggi untuk Chrysler. Daripada mengambil pejabat di Suite Eksekutif tingkat 15 di
ibu pejabat Chrysler, Marchionne memberikan lebih banyak kepemimpinan langsung dari pejabat
yang berdekatan dengan pusat kejuruteraan

IV. mengawal adalah fungsi keempat dalam proses pengurusan. Mengawal bermaksud memantau
aktiviti pekerja, menentukan sama ada organisasi bergerak ke arah matlamatnya. dan membuat
pembetulan yang diperlukan. Satu trend dalam beberapa tahun kebelakangan ini adalah untuk
syarikat meletakkan kurang penekanan pada kawalan atas ke bawah dan lebih penekanan pada
latihan pekerja untuk memantau dan membetulkan diri mereka sendiri. Walau bagaimanapun,
tanggungjawab utama untuk kawalan masih terletak pada pengurus
3.Terangkan perbezaan antara kecekapan dan keberkesanan, serta kepentingannya untuk prestasi
organisasi.

Kecekapan adalah keupayaan untuk menghasilkan hasil yang dimaksudkan dengan cara yang
mengakibatkan pembaziran masa, usaha, dan sumber yang paling sedikit. Keberkesanan adalah
keupayaan untuk menghasilkan hasil yang lebih baik, yang memberikan lebih banyak nilai atau
mencapai yang lebih baik.

4.Huraikan kemahiran teknikal, manusia, dan konseptual dan kaitannya dengan pengurus.
Kemahiran manusia memberi tumpuan kepada fasilitasi dan koordinasi di kalangan orang dan
jabatan, pengurus ini lebih bergantung pada komunikasi.
Kemahiran konseptual, atau kemampuan kognitif mereka untuk melihat organisasi sebagai
keseluruhan sistem dan hubungan antara bahagiannya sama seperti mereka bergantung pada
komunikasi.
Kemahiran teknikal, atau Penguasaan kaedah, teknik, dan peralatan yang terlibat dalam fungsi
tertentu.

5.Kenal pasti cabaran peribadi yang dihadapi oleh pengurus baru dan cara mengatasinya.
I. masalah bagi banyak pengurus baru adalah bahawa mereka mengharapkan untuk mempunyai
kebebasan yang lebih besar untuk melakukan apa yang mereka fikir adalah yang terbaik untuk
organisasi. Pada hakikatnya, pengurus biasanya mendapati diri mereka dikelilingi oleh saling
bergantung. Menjadi pengurus yang berjaya bermaksud berfikir dari segi membina pasukan dan
rangkaian dan menjadi motivator dan penganjur dalam sistem orang dan pekerjaan yang sangat saling
bergantung."Walaupun perbezaan mungkin terdengar mudah dalam abstrak, mereka adalah apa-apa
tetapi. Menjadi pengurus bermaksud menjadi orang baru dan melihat diri dengan cara yang sama
sekali baru. Banyak pengurus baru membuat transformasi dalam "percubaan dengan api", belajar di
tempat kerja semasa mereka pergi, tetapi organisasi mula lebih responsif terhadap keperluan latihan
pengurus baru.

6.Tentukan jenis dan peranan pengurusan yang dilakukan oleh pengurus dalam organisasi.
I. pengurus menggunakan kemahiran konseptual, manusia, dan teknikal untuk melaksanakan empat
fungsi pengurusan perancangan, penganjuran, memimpin, dan mengawal dalam semua organisasi-
besar dan kecil, pembuatan dan perkhidmatan, untuk keuntungan dan bukan keuntungan, tradisional
dan berasaskan internet. Tetapi tidak semua pengurus pekerjaan adalah sama. Pengurus
bertanggungjawab untuk jabatan yang berbeza, bekerja pada tahap yang berbeza dalam hierarki, dan
memenuhi keperluan yang berbeza untuk mencapai prestasi tinggi. Satu kajian mengkaji bagaimana
pekerjaan Pengurus berbeza di tiga peringkat hierarki."

I. pengurus peringkat pertama atau pengurus penyeliaan biasanya berada di peringkat pertama atau
kedua pengurusan dan bertanggungjawab secara langsung untuk pengeluaran barangan dan
perkhidmatan. Fokus utama mereka adalah untuk memudahkan prestasi pekerja individu.

II. pengurus pertengahan bekerja di peringkat pertengahan organisasi dan bertanggungjawab untuk
jabatan utama. Tumpuan di sini adalah kurang pada prestasi individu dan lebih kepada memudahkan
pasukan orang, termasuk memperuntukkan sumber, menyelaraskan pasukan dan melaksanakan
rancangan pengurusan atasan.

iii. pengurus atasan terletak di bahagian atas hierarki dan sering dipanggil pengurus peringkat C
(Ketua). Mereka bertanggungjawab untuk bahagian organisasi utama dan juga keseluruhan
organisasi. Fokus utama mereka adalah memantau persekitaran luaran dan menentukan strategi
terbaik untuk berdaya saing
7.Terangkan ciri-ciri unik peranan pengurus dalam organisasi bukan untung.
I. mempunyai misi dan tujuan yang jelas
Kualiti paling asas bagi organisasi bukan untung yang berkesan ialah kejelasan tentang misinya—
kedua-dua perkara yang ingin dicapai dan mengapa tujuan ini penting. Organisasi bukan untung harus
menyampaikan misinya dengan jelas kepada semua pihak berkepentingan—lembaga, kakitangan,
penderma, sukarelawan, rakan kongsi, dan orang awam—supaya semua orang memahami
matlamatnya dan berusaha ke arah tujuan yang sama. Semua program dan operasi bukan keuntungan
harus diselaraskan untuk memajukan misinya. Di samping itu, organisasi yang berkesan
mendokumentasikan keperluan untuk perkhidmatan mereka dan menerangkan nilai yang mereka
tambah. Sebagai contoh, organisasi perkhidmatan manusia harus dapat menjelaskan bagaimana
perkhidmatan mereka memenuhi permintaan sebenar dan mengisi jurang. Kumpulan seni dan budaya
harus dapat menggambarkan bagaimana kerja mereka memperkaya masyarakat dan khalayak
tertentu.