‫المعهد المتخصص التكنولوجيا التطبيقية الشماعو‬

‫شعبة‪AA101:‬‬
‫التطبيقية الشماعو‬ ‫المعهد _‬
‫المتخصص التكنولوجيا‬

‫الموضوع‪ :‬المراسالت اإلدارّية ( نموذج طلب عمل)‬ ‫‪‬‬

‫من اعداد و تقديم ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬محمد الشيگر‬
‫‪ ‬حمزة اوشاش‬
‫‪ ‬نهيلة الطلحي‬
‫‪ ‬أريج العبار‬
‫‪ ‬هدى الصليح‬

‫تحت اشراف األستاذ‪ :‬مصطفى التومي‬

‫‪2023/2024‬‬
 ‫تعتبر المراسالت اإلدارّية من أهّم اإلجراءات الوظيفّية في كاّفِة أنواع‬
‫الُمؤّسسات والّش ركات؛ إذ ُتعرُف الُمراسلُة ُلغًة بأّنها الُمكاتبُة بين شخصْين‪ ،‬أو‬
‫أكثر من شخص في وقٍت واحد أّما إدارّيًا فهي وسيلٌة للّر بِط بين اإلدارات‬
‫الُمختلفة والعاملين‪ ،‬أّما اصطالحًا فُتعرُف الُمراسلُة بأّنها ِم ْن أكثر وسائل االّتصال‬
‫الُمباشرة فعالّيًة واستخدامًا‪ ،‬والتي ال يمكُن االستغناء عنها‪ .‬ومن الّتعريفات‬
‫اُألخرى للُمراسلة هي طريقٌة تهدُف إلى تحقيِق الّت واصل بين اإلدارة وكاّفة‬
‫األقسام في الُمنشأة‪ ،‬سواًء أكانت هذه الُمراسلُة مكتوبًة ورقّيًا أو رقمّيًا‪.‬‬

‫‪ ‬أنواع الُمراسالت اإلدارّية توجُد العديُد من أنواع الُمراسالت اإلدارّية‬

‫الُمستخدمة في الّشركات والُمؤّسسات‪ ،‬ومن أكثرها استخدامًا‪ :‬الُمراسالت‬
‫اإلدارّية الرسمّية‪ :‬هي كاّفة الّن ماذج الرسمّية والقانونّية التي تستخدمها‬
‫الّشركات والُمؤّسسات في الّتراسل‪ ،‬وُتقسُم إلى نوعين هما‪:‬‬
‫الُمراسالت الرسمّية الخارجّية‪ :‬هي التي تصدُر‬
‫عن الُمؤّسسات والّش ركات إلى جهٍة تقُع خارج‬
‫إطار إدارتها‪ ،‬وتشمُل على الُمراسالت مع‬
‫الّشركات اُألخرى‪ ،‬أو الُمراسالت مع الّد ول أو‬
‫الُمؤّسسات العاّمة كالوزارات الحكومّية‪.‬‬

‫الُمراسالت الرسمّية الداخلّية‪ :‬هي التي ُتستخَد ُم‬

‫داخل نطاق وحدود الُمؤّسسات والّشركات‪،‬‬
‫وترَس ُل من اإلدارة إلى األقسام والُموّظ فين أو‬
‫العكس‪.‬‬

‫‪ ‬خصائص الُمراسالت اإلدارّية يجُب أن تتمّيَز الُمراسالت اإلدارّية‬

‫بمجموعٍة من الخصائص‪ ،‬والتي ُتساهُم باستخداِم األسلوب الّصحيح لكتابِة‬
‫الرسالِة اإلدارّية‪ ،‬كما إّنها َت ترُك أثرًا إيجابّيًا عند القارئ‪ ،‬مّما ُيسّهُل في فهِم‬
‫ُمحتوى الّر سالة بوضوٍح ودّقة‪ ،‬وتتمّثُل خصائص الّر سالة في اآلتي‪:‬‬
 ‫الوضوح‪ :‬هو اختياُر كلماٍت سهلٍة وبسيطة دون تعقيٍد وغموٍض وتكرار‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وحّتى يتمّيَز ُمحتوى الّر سالة بالوضوح يجُب أْن تكوَن الُج مل واألفكار‬
‫ُمترابطٍة ومتناسقة؛ ليسُهل على ُمستلم الّر سالة فهم المعنى والَم قصد منها‪.‬‬
‫تجّنُب األخطاء‪ُ :‬يقَص ُد بذلك أن يحرَص كاتب الُمراسلة اإلدارّية على تجّنِب‬ ‫‪‬‬
‫أي خطأ في الكتابِة؛ سواًء أكان لغوّيًا أو نحوّيًا‪ ،‬لذلك يجُب الحرُص على‬
‫قراءِة الّر سالة أكثر من مّر ة قبل إرسالها بشكٍل رسمّي ‪.‬‬
‫االختصار‪ :‬هو الّتركيُز على الموضوِع الرئيسّي للّر سالة‪ ،‬واختياُر الكلمات‬ ‫‪‬‬
‫والعبارات األنسب بإيجاز دون إطالة أو إسهاب‪ ،‬وتجُّن ُب الّت كرار والحشو‬
‫الذي ال ُيضيف شيئًا لمحتوى الّر سالة‪.‬‬
‫الجوانب الفنّية للُمراسالت اإلدارّية إّن الجوانَب الفنّية للُمراسالت اإلدارّية‬ ‫‪‬‬
‫تعُّد من الُمتطّلباٍت يجُب توفيرها عند كتابة الّر سالِة وإخراجها فنّيًا بمظهٍر‬
‫جمالّي ‪ ،‬وُتساهُم في ترِك انطباٍع إيجابّي لدى قاِر ئ الّر سالة‪ ،‬وتشمُل هذه‬
‫الجوانُب على مجموعٍة من األمور المهمة‪ ،‬وهي‪:‬‬
‫‪ ‬الورق‪ :‬يجب اختيار ورق ماُل ئم لطبيعة الّر سالة الُمرسلة‪ ،‬والتي تعكُس‬
‫درجة اهتمام الُموّظ ف أو المؤّسسة بمدى رسمّية الُمراسلة اإلدارّية‪،‬‬
‫وهناك ُمواصفاٌت ُينصح أخذها بعين االعتبار عند اختيار نوع الورق‬
‫لكتابِة أي رسالة إدارّية؛ وهي‪:‬‬
‫‪ o‬الّلون‪ُ :‬يفّضُل استخدام األوراق ذاْت الّلون األبيض؛ ألّن ه ُيعتبُر‬
‫من األلوان الُمناسبة لكتابِة الُمراسالت اإلدارّية‪ ،‬فيوصُف‬
‫األبيض بدرجٍة عالية من الرسمّية‪.‬‬
‫‪ o‬الّنوع‪ :‬يجب اختيار نوع ورٍق قوّي ‪ ،‬وناعم الملمس‪ ،‬وال يتغير‬
‫لونه إلى األصف‪ ،‬وغير قابل للّت لف بسهولة‪.‬‬
‫‪ o‬الَم قاس‪ :‬هو الحجُم الرسمُّي للورق الذي ُيستخدُم عادًة في كتابة‬
‫الُمراسالت اإلدارّية‪ ،‬ويتُّم اختياُر ورٍق ِبَم قاس ‪ A4‬دائمًا‪.‬‬
‫‪ ‬المسافات‪ :‬هي ما ُيتَر ك من فراغات بين الكلمات أو األسطر أو‬
‫الفقرات‪ ،‬بحيث ُيعطي نّص الّر سالة َم ظهرًا جمالّيًا مقبوًال وُمناسبًا‪.‬‬
‫‪ ‬الهوامش‪ :‬هي المسافة بين حواّف الورقة الُمستخدمة من جميع الجهات‬
‫ونّص الّر سالة‪ ،‬ولها دور في الُمحافظِة على ُمحتوى الّر سالة في حال‬
‫تعَّر ضْت ألّي نوٍع من أنواع الّتلف‪.‬‬
 ‫أقسام الُمراسالت اإلدارّية ُتقسُم الُمراسالت اإلدارّية عادًة إلى مجموعٍة من‬ ‫‪‬‬
‫األقسام‪ ،‬وهي‪:‬‬
‫‪ o‬اسم وعنوان ُمرِس ل الّر سالة‪ :‬هو المقطُع األوُل في الّر سالِة اإلدارّية‪،‬‬
‫والذي يحتوي على البيانات األساسّية عن الُمؤّسسة أو الُموّظ ف الذي‬
‫قام بكتابِة الّر سالة اإلدارّية‪ ،‬وعادًة ُيكتُب االسم من مقطعين مع كتابة‬
‫العنوان الرئيسّي بشكٍل واضح‪.‬‬
‫‪ o‬تاريخ كتابة (إرسال) الّر سالة‪ :‬هو عنصٌر هام في الّر سالة اإلدارّية؛‬
‫إذ ُيكتُب عادًة في الجهِة الُيسرى أعلى الّر سالة‪ ،‬وهو ما يجعل منها‬
‫وثيقًة رسمّي ًة وقانونّي ًة ‪ .‬اسم وعنوان ُم سَت لم الّر سالة‪ :‬هو الَم قطُع‬
‫الّثاني أو الّثالُث في الّر سالِة اإلدارّية؛ والذي يحتوي على البيانات‬
‫الخاصة بالُمؤّسسة أو اإلدارة أو الّشخص الُمستِلم للّر سالة اإلدارّية‪.‬‬
‫‪ o‬موضوع الّر سالة‪ :‬هو العنواُن الرئيسّي والهدُف المباشُر من الّر سالة‬
‫اإلدارّية‪ ،‬ويكتُب الموضوع في أعلى الّر سالة؛ حيُث ُيساعُد القارئ‬
‫على فهِم الهدف من الّر سالة‪.‬‬
‫‪ o‬تحّية الّر سالة‪ :‬هي الّسطُر األوُل في ُمحتوى الّر سالة اإلدارّية‪ ،‬وعادًة‬
‫ُتستخَد ُم فيها كلماٌت تدُل على تقدير ُمرسل الّر سالة لُمستلمها‪.‬‬
‫‪ُ o‬محتوى الّر سالة‪ :‬هو نّص الّر سالة وُمحتواها وَم ضمونها‪ ،‬وُيفّضُل أن‬
‫يتَّم التّقيد بموضوِع الّر سالة‪ ،‬وعادًة يكتُب ُمحتوى الّر سالة من فقرٍة‬
‫واحدة‪ ،‬أو في حاِل االضطرار ُتقَس م الّر سالة إلى فقراٍت قصيرة‪.‬‬