1.

LẬP KẾ HOẠCH
Một số khái niệm
- Kế hoạch:
+ Là hệ thống các phương pháp, công việc được sắp xếp hợp lí nhằm đạt được mục tiêu với hiệu quả
cao nhất.
+ Là một quá trình ấn định mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó
- Lập kế hoạch:
+ Là một loạt các quyết định hành động từ quyết định chung, có tính chiến lược đến những quyết
định chi tiết, cụ thể dựa trên những bằng chứng có được từ quá trình thu thập và phân tích thông tin,
số liệu liên quan đến vấn đề cần giải quyết.
+ Là quá trình tìm ra bước đi tối ưu nhằm đạt được các mục tiêu đề ra dựa trên cơ sở tính toán một
cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong
tương lai.
- Công cụ Smart:
+ S specific cụ thể, rõ ràng
+ M measurable đo lường được
+ A achievable vừa sức
+ R realistic thực tế
+ T time bound khung thời gian hoàn thành
- Công cụ ÉISENHOWER
+ P1: Quan trọng nhưng không khẩn cấp- đây là các công việc mang tính dài hơi nhưng rất quan
trọng, luôn có các hoạt động hướng tới đạt được mục tiêu. VD:tốt nghiệp loại giỏi, khá, trung bình;
đạt chuẩn đầu ra ngành học, sử dụng thành thạo tối thiểu 5 kỹ năng mềm quan trọng…..
+ P2: Quan trọng khẩn cấp - đây là công việc rất quan trọng, rất khẩn cấp cần được thực hiện ngay
trong ngày tuần tháng hai. VD: trả bài, kiểm tra, thi, tham gia câu lạc bộ tiếng Anh, học tốt, tham gia
các hoạt động tình nguyện, rèn luyện kỹ năng mềm, trải nghiệm và hoàn thiện bản thân.
+ P3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng - không quan trọng nhưng rất khẩn cấp ( công việc chen
ngang) VD: trả lời email, cuộc gọi, thăm gia đình, hẹn đi thầy cô
+ P4: Không quan trọng và không khẩn cấp VD: mua sắm, du lịch,…..
Cách sắp xếp 4P hiệu quả: luôn đặt và trả lời trung thực 2 câu hỏi: công việc này có quan trọng không
và có khẩn cấp không
- Ý nghĩa
- giúp các hoạt động luôn hướng vào mục tiêu đã đề ra.
-sử dụng tối đa và có hiệu quả các nguồn lực sẵn có.
-giúp đạt được kết quả cao nhất so với mục tiêu nêu ra ban đầu.
-dự đoán và khắc phục những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện; sẵn sàng ứng phó
và đối phó với những thay đổi.
- Huy động được sự tham gia tích cực và có hiệu quả của các bên liên quan.
- Giúp đánh giá, kiểm tra tiến độ thực hiện và phát triển hữu hiệu kế hoạch.

Làm thế nào xác định công việc

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W- why: khi phải làm một công việc, điều đầu tiên chúng ta
phải quan tâm là: tại sao bạn phair làm công việc này? Nó có ý nghĩa thế nào đối với công việc/học
tập/ gia đình/ bạn bè/câu lạc bộ… Hậu quả nếu không thực hiện công việc ấy? Việc xác định được
mục tiêu, yêu cầu của công việc giúp chúng ta luôn hướng trọng tâm các công việc và mục tiêu và
đánh giá hiệu quả cuối cùng.
- Xác định nội dung công việc 1W what: nội dung công việc đó là gì? Chỉ ra các bước để thực hiện
công việc được giao ( các bước phải lần lượt, liên tiếp)
- Xác định 3W where when who
+ Where: Công việc đó thực hiện tại đâu/địa điểm nào/ kiểm tra tại bộ phận nào/ testing những công
đoạn nào
+ When: Công việc thực hiện khi nào/trong bao lâu/khi nào kết thúc/... Để xác định thời gian phải làm
công việc chúng ta phải xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc
+ Who: Ai làm công việc đó/ Ai kiểm tra/ Ai hỗ trợ/ Ai chịu trách nhiệm/…
- Xác định cách thực hiện(1H- How) : Chúng ta phải thực hiện công việc đó như thế nào/ Tài liệu
hướng dẫn thực hiện công việc đó là gì/ Tiêu chuẩn là gì/ Nếu có phương tiện hỗ trợ thì cách sử dụng
như nào/…
- Xác định phương pháp kiểm soát (1C- Control): Đặc tính của công việc/ Đo lường đặc tính của công
việc/ Dụng cụ máy móc đo lường/ Các điểm kiểm soát trọng yếu/..
- Xác định phương pháp kiểm tra (1C- Check): Các bước cần phải kiểm tra/ Tần suất kiểm tra/ Ai kiểm
tra/ Các điểm kiểm tra trọng yếu/…
- Xác định nguồn lực: 5M
+ Man- nguồn nhân lực( Ai thực hiện/ Họ có đủ trình độ, kĩ năng, kinh nghiệm, đạo đức, tính cách phù
hợp không/ Ai hỗ trợ/ Ai kiểm tra/ Có đủ nguồn lực con ngườiđểhỗ trợ nếu cần nguồn phòng ngừa
không)
+ Money - tiền bạc
+ Material- nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng( Tiêu chuẩn phương tiện/ Tiêu chuẩn nhà cung ứng/
Phương pháp thực hiện/ Thời gian thực hiện)
+ Machine - máy móc/công nghệ
+ Method- phương pháp làm việc

2. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Kỹ năng thuyết trình là gì?Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình?
- Thuyết trình là một hình thức giao tiếp có thể nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau
VD:
+ Viết: thư, lời nhắn, báo cáo thu hoạch, trình bày kiểm tra, thi, cuộc họp, nhận xét,…
+ Nói: chuyện trò, họp, phỏng vấn, trao đổi trông tin giữa bạn bè thầy cô,…
+ Hành động: ngôn ngữ, cử chỉ và hành động khi trình bày.
- Kỹ năng thuyết trình đề cập tới hai kiểu dạng thuyết trình nói đó là:
+ Một bài trình bày trước đám đông, trước đó, trước nhóm sinh viên trong làm việc nhóm, trình bày
ca bệnh lâm sàng.
+ Tổ chức cuộc họp lớp, chi đoàn, họp nhóm học tập
+ Trình bày: để con nghiên cứu, kết quả nghiên cứu, báo cáo khoa học, văn, luận án; Kết hợp với ngôn
ngữ cơ thể, hành động .
* Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình
- Một người có kĩ năng thuyết trình tốt có khả năng truyền đạt ý kiến của mình trước nhiều người
một cách hiệu quả thì khả năng thành công của họ trong công việc, cuộc sống sẽ cao hơn
- Thuyết trình tốt giúp nâng cao chất lượng bài thuyết trình, giúp truyền đạt thông tin một cách
nhanh chóng có hiệu quả( người nghe nhận được thông tin trực tiếp từ bạn)
- Rèn được sự tự tin trước đám đông, nhận được sự tín nhiệm của mọi người
- Cải thiện khả năng giao tiếp, khẳng định giá trị của bản thân.

Các bước cần thiết để chuẩn bị cho một bài thuyết trình hiệu quả, ví dụ minh họa
- Xác định đối tượng: ai và bao nhiêu người sẽ tham dự. Xác định mục tiêu là 1 công đoạn cần thiết
để cbi nội dung cho bàu thuyết trình. Trước tiên cần xác định tại sao phải thuyết trình , bạn thuyết
trình vì mục đích gì? Đáp án cho câu hỏi giúp cbi tốt cho nội dung bài thuyết của bạn .
- Xác định mục đích của buổi thuyết trình: khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập
trung nói vào đâu, phương pháp nào là phù hợp.
- Xác định những điểm chính mà người thuyết trình bắt được, từ đó tìm ra phương thức nhấn mạnh
những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình.
- Xây dựng dàn bài thuyết trình đầy đủ 3 phần:giới thiệu, nội dung, kết luận. Khi chuẩn bị 1 chủ đề thì
có rất nhiều điều muốn nói nếu nói hết ra thì bài tt sẽ trở nên lan man không trọng tâm. Để tránh tình
trạng này người tt cần lập ra dàn ý cần phân tích xem : đâu là ý chính , đâu là ý phụ , đâu là ý bắt
buộc , ý nào cần nói , ý nào nên nói . Thông thường ngta sẽ nói ý bắt buộc trước còn thời tg sẽ nói
đến các ý cần nói các ý nên nói nên để sau cùng
- xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.
Ví dụ: xác định các bước cần thiết để chuẩn bị cho bài thuyết trình về chủ đề ô nhiễm môi trường
trước lớp học.
- Đối tượng: khoảng 50 người bao gồm thầy cô và các học sinh
- Mục tiêu: giúp các bạn học sinh nhận thức được nguyên nhân, thực trạng, hậu quả của ô nhiệm môi
trường, truyền tải thông điệp bảo vệ môi trường đến mọi người
- Xác định ý chính:
+ Nguyên nhân môi trường ô nhiễm( chủ quan, khách quan)
+ Hiện trạng của ô nhiễm môi trường
+ Hậu quả của onmt
+ Biện pháp khắc phục
+ Chính sách pháp luật, quan điểm của Đảng, nhà nước, xử phạt sai phạm, tuyên dương
+ Quan điểm của mỗi cá nhân
- Dàn bài thuyết trình: gồm 3 phần mở bài, thân bài, kết bài. Mở bài giới thiệu ngắn gọn, dẫn dắt vào
chủ đề chính; thân bài nêu nội dung bao gồm các ý chính đã kể trên( nguyên nhân, hiện trạng, hậu
quả biện pháp, chính sách, quan điểm); kết bài thường nhấn mạnh lại một lần nữa về thông điệp
muốn truyền tải.
- Thời lượng thuyết trình: trong vòng 6 phút, khoảng 2 phút chia đều cho mở đầu và kết thúc, 4 phút
tập trung cho phần nội dung, thông điệp muốn truyền tải, phân chia đều thời gian cho các ý chính.

3. Một số kỹ năng thường dùng trong thuyết trình? Cho ví dụ minh hoạ.
a. Kỹ năng nói
- Kỹ năng nói là khả năng sử dụng lời nói để truyền đạt thông tin, biểu đạt ý tưởng, thể hiện tình cảm
một cách chính xác, phù hợp, sinh động và có sức thuyết phục.
- Khi nói cần chú ý những điểm sau: nói rõ ràng, nói đầy đủ, nói chính xác, có tính thuyết phục, ngắn
gọn, súc tích, nói theo hệ thống logic.
- Khi nói cần quan tâm đến 3 khía cạnh: âm tốc, âm lượng, âm sắc.
- Cần tránh các điểm sau khi nói: Lập lại một số từ, phát âm không chuẩn, dùng từ chuyên môn khó
hiểu, không chú ý và không tôn trọng người nghe, ngôn ngữ không lời (cử chỉ, động tác không phù
hợp với lời nói, nói lan man, dài dòng, không đi vào chủ đề chính).
b. Kỹ năng đặt câu hỏi
Mục đích của việc đặt câu hỏi
- Bắt đầu hay kết thúc một phần trình bày nhằm tạo ra sự hấp dẫn trong giao tiếp.
- Tạo không khí tiếp xúc ban đầu, tạo môi trường thân thiện.
- Kích thích và định hướng tư duy.
- Thu thập thông tin đặc biệt là thông tin phản hồi
- Biết thái độ hành bi của đối tượng đích
- Thu hút người nghe
*Các loại câu hỏi: câu hỏi trực tiếp, câu hỏi gián tiếp, câu hỏi gợi mở, câu hỏi đóng, câu hỏi chuyển
tiếp, câu hỏi dẫn dắt trả lời, câu hỏi lược ý
Yêu cầu khi đặt câu hỏi:
- Câu hỏi phải rõ ràng, xúc tích, ngắn gọn, đây đủ ý, phù hợp với trình độ hiểu biết và kinh nghiệm của
đối tượng.
- Tập trung vào vấn đề trọng tâm:
- chỉ nên hỏi từng câu một, đặt lại câu hỏi đơn giản hơn khi đối tượng không
- sau khi đặt câu hỏi phải tạo điều kiện cho đối tượng trả lời
. sử dụng nhiều câu hỏi mở để tạo điều kiện cho đối tượng chia sẻ và tìm hiểu thông tin
• Khi đặt câu hỏi cần tránh những điểm sau:
. tranh hỏi nhiều câu hỏi cùng 1 lúc vì sẽ gây nhầm lẫn
. tránh các câu hỏi làm đối tượng cảm thấy bị xúc phạm
. tránh đặt câu hỏi dài dòng
c. Kĩ năng khuyến khích động viên
Yêu cầu khi khuyến khích động viên
- Thể hiện sự tôn trọng đối tượng qua cách chào hỏi giao tiếp bằng lời nói và giao tiếp không lời.
Không nên phê phán những hiểu biết sai chưa đây đủ, vc làm chưa đúng hay chưa làm của đối
tượng.
- Cố gắng tìm ra những điểm tốt của đối tượng để khen ngợi dù là nhỏ
- Tạo cơ hội để mọi đối tượng tham gia các câu hỏi
- Yêu cầu đối tượng trình bày ý kiến kinh nghiệm của họ
- Thu hút sự đồng tình ủng hộ cảu những người khác để động viên đối tượng
d. Kỹ năng lắng nghe
Là khả năng sử dụng tay vào thì nhớ để thu nhận thông tin. Khi lắng nghe người nghe cố gắng hiểu
thông tin của người nói bằng cách nghe nội dung, giải thích, phân tích, phân loại âm thanh, tiếng ồn,
thông tin để chọn lọc, loại bỏ, giữ lại thông tin.
Lợi ích của việc chú ý lắng nghe thỏa mãn và đáp ứng nhu cầu của người nói
Thu thập được nhiều thông tin để khái quát kiến thức , thái độ thực hành và các ý tưởng mới của
người nghe.
Hạn chế được những sai lầm trong giao tiếp.
e. Kỹ năng quan sát
Là kỹ năng sử dụng mắt để thu thập thông tin.
Cần chú ý:
Quan sát có chủ đích, tốt nhất xác định trước nội dung quan sát trước khi thực hiện quan
sát.
Bao quát được toàn bộ đối tượng, phát hiện được những biểu hiện khác thường ở đối tượng
để điều chỉnh.
Động viên sự tham gia tích cực của đối tượng.
f. Kỹ năng giải thích
Là khả năng nỗ lực để trình bày hợp lý về một vấn đề nào đó giúp cho người khác hiểu được
đúng vấn đề đó. Giải thích nhầm mục đích trả lời cho các câu hỏi: cái gì, như thế nào, tại
sao.
Yêu cầu khi giải thích:
Tập trung vào giải thích vấn đề được yêu cầu
Xác định các Ý chính cần phải được giải thích
Giải thích đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng
Kết hợp sử dụng ngôn ngữ bằng lời và không lời để nhấn mạnh Ý cần giải thích
Không dùng các từ ngữ phức tạp
Sử dụng ví dụ, tranh ảnh minh họa kèm theo để thuyết phục hơn.
Khi giải thích xong phải kiểm tra lại nhận thức của đối tượng.

4. Những điểm lưu ý khi thuyết trình :

1 kiểm soát tâm lí :
Cần dẹp bỏ sự lo lắng bằng cách
- Chuẩn bị kĩ :.việc chuẩn bị kĩ lưỡng sẽ giúp bạn tự tin và buổi tt thành công hơn
- Thở sâu: các cơ bắp của bạn căng ra và bạn cảm thấy hồi
- Thư giãn : trước khi thuyết trình hãy thực hiện vài động tác thư giãn , giảm căng thẳng ,
2 phong cách thuyết trình
2.1 sôi nổi và nhiệt tình
 Thái độ nhiệt tình và sôi nổi khi thuyết trình sẽ đem lại kết quả tốt. Với giọng biểu cảm và cử chỉ sinh
động người thuyết trình trở nên tự tin thuyết phục khán giả hơn .
2.2kiểm soát âm lượng , tốc độ
Cần phải nói lớn rõ ràng để người nghe hiểu những gì mình đang truyền đạt.âm lượng lớn tạo cho
người thuyết trình tự tin nhất là trong hội trường lớn .
Không nên nói quá nhanh vì khi nói quá nhanh người nghe khó nắm bắt , bỏ lỡ và quên đu những
điều đang được đề cập đến
2.3tránh đọc và nói đều đều
-Khi thuyết trình không nên đọc theo tài liệu viết sẵn trên giấy không nên nhìn vào slde và đọc vì
người nghe sẽ tự làm điều đó. Nói đều đều đều đơn điệu sẽ làm ngkhac cảm thấy nhàm chán , buồn
ngủ .
2.4Ngôn từ thích hợp
Sử dụng ngôn từ thích hợp rất quan trọng đối với tt. Ngoài ngôn ngữ lời nói còn sử dụng ngôn ngữ
phi ngộ từ ( ngôn ngữ cơ thể ) như
 Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện cởi mở
 Điệu bộ: giữ điệu bộ một cách tự nhiên tránh những cử chỉ lặp lại.
 Cách đi đứng: di chuyển tốt sẽ truyền tải sự tự tin chuyên nghiệp đáng tin cậy từ bạn.
 Giao tiếp bằng ánh mắt: phải duy trì giao tiếp bằng ánh mắt với khán giả để tăng sự tin cậy , tăng sự
thích thú, tập trung nơi khán giả
 2.5 ngoại hình của người thuyết trình
 Tóc : phải cắt ngắn ngọn gàng.nữ cần chú ý kẹp tóc cài tóc.
 Trang phục: chọn trang phục phù hợp với tính chất buổi tt, với nội dung bài tt.tránh những trang
phục quá trang trọng hay quá xuề xoà trong buổi tt .