Chương 3. Quản Lý Hồ Sơ, Lưu Trữ Tài Liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING
LOGO
University of Finance and Marketing
BÀI GIẢNG MÔN

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Giảng viên: Hoàng Văn Trung

Email: quangtrung.hoang@gmail.com
Năm biên soạn: 2023
Nội Dung Môn Học LOGO
Chương 1: Tổng quan về QTHCVP

Chương 2: Hoạch định - Tổ chức – Nhân sự – KT
Chương 3: Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Chương 4: Quản trị không gian làm việc
Chương 5: Quản lý tài sản, thiết bị, văn phòng
Chương 6: Quản trị các chức năng văn phòng
Chương 7: Soạn thảo văn bản và thư tín
09/10/2023 Hoàng Văn Trung

CHƯƠNG 3. QUẢN LÝ & LƯU TRỮ LOGO
HỒ SƠ, TÀI LIỆU
NỘI DUNG
3.1. Tổng quát về quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu
3.2. Tổ chức công tác quản lý hồ sơ
3.3. Quản lý văn bản đến và đi
3.4. Quản lý con dấu
3.5. Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử
3.6. Lưu đồ quản lý hồ sơ, tài liệu

LOGO
Cách nào để phân loại hồ sơ/tài liệu?

3.1. Tổng quát về quản lý & lưu trữ hồ sơ, tài liệu
LOGO
3.1.1. Những khái niệm chung

Records/ Hồ sơ:
Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một
vấn đề cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung như
tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản…, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ
của tổ chức hoặc của một cá nhân.

Document/ Tài liệu LOGO
Tài liệu là các loại văn bản pháp quy hoặc có tính
pháp quy dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết
các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một
tổ chức nhất định.
Có hai loại tài liệu:

Tài liệu bên ngoài LOGO
Là các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ

quan bên ngoài nhà trường ban hành, được áp
dụng cho các công việc của trường: Văn bản Luật,
Pháp lệnh, Nghị quyết (của QH,CP), Nghị định,
Quyết định, Chỉ thị, Thông tư…
Ví dụ: Luật lao động, Những loại văn bản thông
thường và văn bản quy phạm pháp luật khác phải
được lưu trữ theo chế độ quản lý công văn đến và
đi thông thường.

Tài liệu nội bộ LOGO
Là các quy trình do nội bộ tổ chức biên soạn để áp

dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của
mình
Ví dụ: Quy trình thiết kế và phát triển chương trình
đào tạo, Quy trình thi, Quy trình tuyển dụng ….) và
các văn bản có tính pháp quy do Hiệu trưởng ký
ban hành để áp dụng trong trường như: Hướng dẫn
thực hiện Quy chế 25, Sổ tay sinh viên, Quy chế chi
tiêu nội bộ, hướng dẫn bình xét thi đua, …

Phân biệt tài liệu và hồ sơ LOGO
- Các tài liệu, mang tính hướng dẫn và dẫn dắt các
quyết định kinh doanh, kỹ thuật và hoạt động khác
của tổ chức. Tài liệu cho biết phải làm gì.
- Hồ sơ cho biết những gì đã được thực hiện. Hồ sơ
có bản chất lịch sử và do đó, không có khả năng
ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn hoặc chất lượng
của các hoạt động trong tương lai của tổ chức.

LOGO
3.1.2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ

- Quản lý hồ sơ để cung cấp kịp thời, đầy đủ những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều
hành
- Đảm bảo thông tin hoạt động cho tổ chức
- Góp phần giải quyết công việc nhanh chóng,
chính xác, hạn chế giấy tờ…
- Đảm bảo gìn giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu. Tạo điều
kiện cho công tác lưu trữ

LOGO
3.1.3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

1. Nguyên tắc thống nhất trong quản lý hồ sơ tài liệu
của doanh nghiệp
2. Nguyên tắc cụ thể, rõ ràng
3. Nguyên tắc an toàn
4. Nguyên tắc tiết kiệm chi phí
5. Hệ thống phải khoa học, thiết lập cẩm nang, sách
hướng dẫn về danh mục sắp xếp

LOGO
3.1.4. Phân loại hồ sơ tài liệu

3.1.4.1. Phân loại theo chức năng của hồ sơ
1. Hồ sơ tác nghiệp: hợp đồng mua bán, sản xuất…
2. Hồ sơ hành chính: biên bản, công văn…
3. Hồ sơ nguyên tắc: điều lệ, nội quy…
4. Hồ sơ nhân sự: Lý lịch, khen thưởng…

LOGO
3.1.4.2. Phân loại theo trách nhiệm quản lý

của từng bộ phận
1. Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng

2. Hồ sơ về tổ chức nhân sự
3. Hồ sơ về hoạt động sản xuất
4. Hồ sơ kinh doanh
5. Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật
6. Hồ sơ về tài chính kế toán

LOGO
3.1.5. Các phương pháp sắp xếp hồ sơ

3.1.5.1. Sắp xếp theo vần, mẫu tự
1. Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng
nước ngoài sẽ xếp theo họ.
2. Hồ sơ hỗn hợp
3. Hồ sơ cùng một tên
Đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu,
và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu
nào bị lưu trữ sai hay không

LOGO
3.1.5.2. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề

Theo phương pháp này các tài liệu sẽ được sắp xếp theo
phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.
Ví dụ như những giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động
mua bán nhà đất sẽ được đặt chủ đề là động sản, trong
nhóm chủ đề bất động sản sẽ có những nhóm như nhóm
đất, nhóm nhà…
Phương pháp sắp xếp theo chủ đề tạo sự dễ dàng và tiện
lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ

LOGO
3.1.5.3. Sắp xếp hồ sơ theo địa danh

Đối với phương pháp này, các hồ sơ sẽ được sắp
xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành phố, quận
huyện…. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ
hơn theo mẫu tự.
Phương pháp này dễ hiểu; và giúp người dùng truy
cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

LOGO
3.1.5.4. Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số

Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số sử dụng dãy số tự
nhiên để gán cho các hồ sơ và sử dụng hệ thống lưu trữ
bằng mã số - kết hợp chữ và số, trong đó thông thường
các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó
Ví dụ: hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2020 được đặt
mã số là NS-2020
Phương pháp sắp xếp theo số, mã sỗ giúp phân loại hồ
sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ, tài liệu đã
được đánh số

Câu hỏi: LOGO
Theo hệ thống lưu trữ hồ sơ theo số tự nhiên (như là mã

số) thì dãy số “10-15-22” có ý nghĩa gì?
A. Ngăn tủ 10, hồ sơ 15, tài liệu 22
B. Tủ số 10, folder số 15, bìa kẹp số 22 trong folder đó
C. Hồ sơ số 10, ngăn 15, tủ 22
D. Phòng số 10, ngăn tủ 15, hồ sơ 22

LOGO
3.1.5.5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

1. Hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày, tuần,
tháng, quý, năm…
2. Phương pháp sắp xếp theo trình tự thời gian này
rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá
trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.

LOGO
3.1.6. Lập danh mục hồ sơ

Bảng 3.1. DANH MỤC HỒ SƠ
Bộ phận:……………………..
Người Cách thức Ngày
TÊN Người Vị trí Ngày cất
STT được xem Dạng hồ sơ phân loại phát
HS quản lý để HS HS
hồ sơ HS sinh HS
Văn Trong ổ CD,
bản vi tính USB

LOGO
3.1.7. Phương tiện và thiết bị lưu trữ

Để lưu trữ những hồ sơ, tài liệu, văn bản có thể dùng
các tủ kệ theo tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở
(không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay,
tủ kệ đặc biệt có phím ấn, …

LOGO
3.1.8. Hủy hồ sơ
Định kỳ hàng tháng, hoặc quý, mỗi bộ phận có
trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ, những hồ
sơ đã hết hạn lưu trữ sẽ tiến hành hủy theo quy
định

3.2. Tổ chức công tác quản lý hồ sơ LOGO
3.2.1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ được tiến hành một cách thống nhất
và khoa học.
Quy định rõ thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ
(kể từ khi lưu) tuỳ theo quy định của pháp luật hoặc
yêu cầu của công việc.
Trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân và bộ
phận trong việc sử dụng, bảo quản, tiêu hủy hồ sơ
cũng cần được quy định rõ.

3.2.2. Quy định phương pháp quản lý hồ sơ

Việc sử dụng phương pháp sắp xếp hồ sơ nào, hay kết
hợp các phương pháp cần được quy định rõ để tạo sự
thống nhất trong hệ thống lưu trữ hồ sơ của đơn vị.
Bên cạnh đó, việc lập các danh mục hồ sơ cũng cần
được quy định rõ về cách thức tiến hành, các biểu
mẫu cần sử dụng.
Ngoài ra, việc xây dựng quy trình sử dụng hoặc hủy
hồ sơ cũng là vấn đề quan trọng cần quy định rõ ràng.

3.2.3. Tổ chức huấn luyện NVQLHS
❖Mỗi nhân viên cần nắm rõ các chính sách cũng

như các quy định về phương pháp quản lý hồ sơ
trong đơn vị
❖Thường xuyên kiểm soát công tác quản lý hồ sơ
của nhân viên, thực hiện tái đào tạo nghiệp vụ
quản lý hồ sơ cho nhân viên nhằm đáp ứng kịp
thời xu hướng đổi mới.

3.2.4. Tổ chức sắp xếp

Bước 1: Lập kế hoạch sắp xếp
Bước 2: Tổ chức sắp xếp
Bước 3: Đánh giá hiệu quả

3.2.5. Tổ chức sử dụng hồ sơ lưu trữ

Việc tổ chức hồ sơ lưu trữ có thể tiến hành theo những
hình thức sau:
1. Tổ chức phòng đọc;
2. Thông báo hồ sơ lưu trữ: thông báo tên hồ sơ, cách
thức tra cứu…

LOGO
Những loại văn bản, giấy tờ gì được gửi

đến tổ chức?

3.3. Quản lý văn bản đến và đi LOGO
3.3.1. Quản lý văn bản đến

3.3.1.1. Khái niệm văn bản đến
- Tất cả các văn bản từ bên ngoài gửi đến bằng con
đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá
nhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện…
được gọi chung là văn bản đến.
- Văn bản đến: thư mời, hợp đồng, đơn hàng, hồ sơ
nhân sự…gửi đến các phòng ban hay cá nhân trong
doanh nghiệp, hoặc các văn bản pháp quy gửi đến
doanh nghiệp - Thư gửi đến văn phòng giám đốc như tài
liệu văn bản; thư mật, thư khẩn

NGUYÊN TẮC QUẢN LÍ LOGO
Các văn bản đến phải qua văn thư đăng kí.
- Trước khi VB được giao giải quyết phải qua Thủ
trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét.
- Người nhận VB phải kí vào sổ.
- VB đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời.

Trách nhiệm thực Tài liệu tham
Trình tự thực hiện
hiện chiếu, biểu mẫu
LOGO
Văn thư P.Hành Tiếp nhận Đóng dấu đến và
chính văn bản đến vào sổ văn bản Đến
Văn thư P.Hành Phân chuyển sơ bộ văn bản Gửi trả

chính đến
Trưởng P.HC Phân chuyển Phiếu yêu cầu xử lý

Văn thư P.HC văn bản đến văn bản
Chỉ đạo giải

Lãnh đạo cơ quan quyết
Văn thư P.HC Lưu ý kiến lãnh đạo
Lãnh đạo cơ quan Phân công xử lý văn bản
Bộ phận/nhân viên Phiếu trình giải

được phân công Xử lý văn bản quyết công việc
Bộ phận/nhân viên Theo yêu cầu quản

được
09/10/2023
phân công Lập hồ sơ công việc Hoàng
lý Văncông
hồ sơ Trungviệc
QUY TRÌNH QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN

Bước 1: Kiểm tra và phân loại
- Kiểm tra VB, nếu không thuộc cơ quan mình thì phải
gửi trả lại nơi gửi.
- Nếu phong bì bị bóc, bị rách hoặc bị mất bì thì phải
lập biên bản với sự chứng kiến của người đưa công
văn.

QUY TRÌNH QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN LOGO
- Phân loại sơ bộ văn bản:

+ Loại phải vào sổ đăng kí: Là những công văn gửi cơ
quan, thủ trưởng hoặc những người giữ chức vụ lãnh
đạo.
+ Loại không phải vào sổ đăng kí: Thư riêng, sách, báo
+ Loại bóc bì: Là các VB ngoài bì đề tên cơ quan, chức
danh thủ trưởng cơ quan, không có dấu mật
+ Loại không bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không bóc bì,
chuyển cả bì gồm những công văn gửi Đảng ủy, các
đoàn thể và CV ngoài bì có ghi rõ tên người nhận.

Bước 2: Mở phong bì văn bản (những VB

được phép)
- Công đoạn này được tiến hành tùy thuộc vào quy định
cụ thể của mỗi cơ quan, song vẫn phải bảo đảm các nội
dung
- VB có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” cần được
bóc bì trước.

Đối với VB đến từ các cơ quan Đảng, Đoàn cần lưu ý:

Phòng HC không mở những tài liệu có ghi rõ tên người
nhận và có dấu “Riêng người có tên mở bì”, mà chỉ vào
sổ theo bì và chuyển ngay VB đến người có tên. Những
bì tài liệu có dấu “Tuyệt mật” do Chánh VP hoặc người
được ủy quyền trực tiếp mở bì.

- Khi bóc bì không được làm rách VB, không làm mất
địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện, Cần soát lại bì xem thử
đã lấy hết VB ra chưa để tránh bị sót.
- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng VB ghi ngoài bì với
các thành phần tương ứng của VB trong bì, nếu có điểm
nào sai cần ghi lại để hỏi cơ quan gửi.

- Nếu có phiếu gửi kèm theo CV, sau khi nhận đủ tài
liệu, phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại
phiếu đó cho cơ quan gửi VB.
- Đối với thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc VB
cần kiểm tra, xác minh… thì cần giữ lại cả phong bì,
đính kèm VB để lưu hồ sơ giải quyết sau này.

Đối với công văn có dấu “MẬT” LOGO
- Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có trách

nhiệm giải quyết.
- Mọi tài liệu mật bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều phải
qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” riêng để theo dõi.
- Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “Chỉ
người có tên mới được bóc bì”, chỉ vào sổ ghi ngoài bì
và chuyển ngay đến người nhận.

- Tài liệu mật gửi đến không đúng theo thủ tục quy
định, chuyển ngay đến người nhận, đồng thời nhanh
chóng tìm cách hỏi lại nơi gửi.
- Thu hồi tài liệu mật trả lại nơi gửi những tài liệu có
đóng dấu “thu hồi” (kiểm tra, đối chiếu và xóa sổ).

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

- Dấu đến có mục đích xác nhận VB đã qua văn thư, ghi
nhận ngày, tháng, số VB đến.
- Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng
trống dưới số và kí hiệu, trích yếu (của CV) hoặc
khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu. Nếu là CV mật,
đóng dấu đến lên bì thư.

Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự

trong sổ ghi VB đến. Ngày đến là ngày văn thư
nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu
ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi
năm. Có thể ghi số đến theo từng loại VB.

MẪU ĐÓNG DẤU NGÀY, GIỜ VÀ SỐ CÔNG

VĂN ĐẾN (Kích thước 30 – 50 mm)

Bước 4: Trình xem LOGO
- Sau khi thực hiện các bước trên, trình VB cho chánh
văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xem xét,
cho ý kiến phân phối.
- Sau đó văn thư nhận lại VB để vào sổ CV đến, nắm
nội dung CV và ý kiến lãnh đạo để chuyển cho các đơn
vị, người có trách nhiệm giải quyết.
- Khi trình công văn cho người phụ trách, nên phân loại
trước mức độ quan trọng, khẩn của CV, bỏ vào trong
một bìa hồ sơ có ghi nhãn: CÔNG VĂN ĐẾN – TRÌNH XIN
Ý KIẾN.

Bước 5: Vào sổ công văn đến LOGO
- VB cần được vào sổ ngay trong ngày đến.

- Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quy mô hoạt động của
cơ quan, có thể lập nhiều sổ theo các loại VB khác
nhau.
+ Nếu số lượng CV đến hàng ngày, hàng năm nhiều thì
lập các sổ đăng kí: CV cấp trên, CV cấp dưới và các
đơn vị trực thuộc, CV “mật”, các đơn, thư…
+ Nếu số lượng CV ít chỉ cần lập các sổ đăng kí: CV
chung, CV “mật”, các đơn, thư…

Việc vào sổ phải đảm bảo: ghi rõ ràng, chính xác,

đầy đủ, không viết bút chì, dập xóa hoặc viết tắt
những chữ chưa thông dụng. Tránh trùng hoặc bỏ
sót số.

BÌA SỔ ĐĂNG KÍ CÔNG VĂN ĐẾN LOGO

MẪU NỘI DUNG ĐĂNG KÍ “CÔNG VĂN ĐẾN”

(ĐỐI VỚI CÔNG VĂN THƯỜNG)

Bước 6: Chuyển giao văn bản LOGO
- VB đến phải được giao trong ngày, đến đúng và trực

tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối
tượng đó phải kí xác nhận vào phần “kí nhận” trong sổ
“Đăng kí CV đến” hoặc vào “Sổ chuyển giao VB” của
văn thư.
- Nếu CV có dấu “khẩn” phải được ưu tiên chuyển
ngay, tốt nhất là trong vòng 30 phút trong giờ hành
chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính.
- Không để người không có trách nhiệm xem CV, tài
liệu của người khác.

MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

CHO CÁC ĐƠN VỊ TRONG CƠ QUAN/DNGHIỆP

Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn LOGO
- Cán bộ văn thư cần theo dõi và báo cáo thường xuyên
việc giải quyết công văn của các bộ phận cho người phụ
trách văn phòng để trình lãnh đạo cơ quan biết và đôn
đốc giải quyết.
- Những công việc có thời hạn hoàn thành cần ghi rõ ở
cột ghi chú.
(Xem sổ theo dõi việc giải quyết công văn đến)
Sau khi VB được giải quyết xong cần được chuyển lại
văn thư để lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ

SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN

CÂU HỎI LOGO
Anh/Chị hãy cho biết trình tự công việc thực

hiện tổ chức giải quyết văn bản đến.

Tóm tắt trl LOGO
Bước 1: Kiểm tra và phân loại

Bước 2: Mở phong bì văn bản
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
Bước 4: Trình xem
Bước 5: Vào sổ công văn đến
Bước 6: Chuyển giao văn bản
Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn

3.3.2. Quản lý văn bản đi LOGO
Tất cả các văn thư nếu

lấy danh nghĩa của cơ
quan, tổ chức, doanh
nghiệp, đơn vị gửi ra bên
ngoài thì nhất thiết gửi
qua bộ phận văn thư, vào
sổ.

Tài liệuLOGO
tham
Trách nhiệm thực hiện Trình tự thực hiện chiếu, biểu mẫu
Lập hồ sơ công
Đơn vị có văn bản Tiếp nhận VB việc
Chuyên viên được

phân công Nghiên cứu và soạn thảo
VB
Lãnh đạo đơn vị Duyệt
Phòng Hành Kiểm tra trước khi

chính/Thư ký trình ký LĐ
Lãnh đạo cơ quan Ký VB
Thư ký của LĐ/P.HC Kiểm tra trước khi

ban hành
P.HC/Đơn vị có văn
Ban hành VB
bản
Nhân viên được phân Lưu hồ sơ công
công giải quyết công
09/10/2023 việc Hoàng Văn Trung
LOGO
NGUYÊN TẮC QUẢN LÍ VB ĐI

- Tất cả VB đi đều phải vào sổ quản lí VB đi ở văn
thư.
- Tất cả VB đi đều phải được kiểm tra về nội dung
và thể thức trước khi gửi đi.

3.3.2. Quản lý văn bản đi LOGO
QUY TRÌNH QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI

Bước 1: Kiểm tra lại VB
- Kiểm tra các phần và thể thức của VB
- Nếu phát hiện có sai sót thì báo với người có trách
nhiệm sửa chữa, bổ sung…

Bước 2: Vào sổ đăng kí VB đi LOGO
- Cần ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ vào từng cột, mục
các thông số quan trọng như: số, kí hiệu, ngày tháng,
trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…
- Không viết bằng bút chì, dập xóa hoặc viết tắt những
chữ chưa thông dụng.
- Không nên làm nhiều sổ mà chỉ làm một sổ VB đi.
Nếu số lượng VB nhiều thì lập sổ riêng cho từng loại
VB.

LOGO
MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐI
Trích yếu Đơn vị

Số và kí Ngày Nơi nhận
nội dung hoặc người Ghi chú
hiệu CV tháng CV CV
CV nhận
1 2 3 4 5 6

LOGO
LƯU Ý:
❖ Tùy theo yêu cầu của từng cơ quan có thể thêm cột:
người kí VB, đơn vị kí VB, đơn vị soạn thảo, số lượng
soạn thảo…
❖ Để tránh nhầm lẫn trong việc gửi VB, văn thư căn cứ
vào những nơi mà cơ quan thường xuyên có quan hệ gửi
VB đi, lấy bìa đóng thành 1 hoặc 2 cặp có nhiều ngăn
dùng để chia VB. Khi phân chia hết VB vào từng ô ở
cặp bìa, mỗi ô kèm 1 phong bì, văn thư cho VB vào bì
và viết bì

Bước 3: Chuẩn bị bì thư LOGO
- Bì thư đựng VB có thể dùng nhiều loại khác nhau song

không vượt quá kích thước do bưu điện quy định. Giấy
làm bìa là loại bền, dai, nhìn ngoài không rõ chữ bên
trong VB, nếu bị ướt không mủn.
- Ngoài bao thư nên ghi rõ ràng, không viết tắt. Phải
kiểm tra kĩ các chi tiết sau:
+ Bì: Ghi đầy đủ tên cơ quan (in sẵn), ghi cụ thể số, kí
hiệu của từng CV ở góc trái.
+ Chữ “Kính gửi” và tên nơi nhận phải rõ ràng, chính
xác.
+ Tem dán ở góc trên, bên phải.
Bước 4: Chuyển văn bản đi LOGO
- VB phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm

nhất là sáng ngày vào sổ và đăng kí phát hành.
- VB có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến nơi
nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển VB và người nhận
VB phải kí nhận vào sổ.
Lưu ý: Khi chuyển VB đi phải giữ lại bản chính để vào
sổ lưu trữ.

LOGO
MẪU SỔ CHUYỂN VB QUA BƯU ĐIỆN HOẶC

ĐẾN CÁC CƠ QUAN

Bước 5: Sắp xếp bản lưu VB LOGO
Mỗi VB đi đều phải lưu ít nhất 2 bản. Một bản để

lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành,
một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần
thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo
từng loại, VB của ngăn nào để riêng ngăn ấy. Bản
lưu phải là bản chính.

LOGO
- Trường hợp gửi VB qua đường bưu điện: có 4 bước

+ Kiểm tra kĩ những điểm: ngày tháng, địa chỉ bên trong
và bên ngoài có phù hợp không, văn thư kí tên, phần
đính kèm…
+ Gấp và bỏ vào bao thư
+ Cân và dán tem
+ Vào sổ công văn đi.

LOGO
Anh/Chị hãy cho biết trình tự công việc thực

hiện tổ chức giải quyết văn bản đi.

3.4. Quản lý con dấu LOGO
3.4. 1. Khái niệm
❖ Con dấu là thành phần thể

thức văn bản
❖ Thể hiện vị trí pháp lý của tổ
chức, chức danh nhà nước.
❖ Khẳng định giá trị pháp lý
của văn bản.

LOGO
CÁC LOẠI CON DẤU

- Dấu tên cơ quan doanh nghiệp
- Dấu văn phòng
- Dấu công văn đến
- Các dấu chỉ độ mật, độ khẩn
- Các con dấu chức danh, dấu họ, tên người có
thẩm quyền kí VB

3.4.2. Hình thức con dấu
Hình tròn
Có hai loại:
- Có hình quốc huy
- Không có hình
quốc huy

3.4.3. Làm con dấu
1. Mỗi cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước: 1

con dấu
2. Cơ quan, tổ chức cấp văn bằng, chứng chỉ,
thẻ, CMND, thị thực, visa có dán ảnh: thêm dấu
nổi, dấu thu nhỏ
3. Mẫu dấu phải đăng ký tại Công an và được
cấp “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu”.

LOGO

CÂU HỎI LOGO
❖Con dấu có thời gian sử dụng trong bao lâu?

❖Con dấu có nhất thiết là hình tròn?
❖Mực dấu khác màu đỏ được không?
❖Mỗi doanh nghiệp có mấy con dấu?


LOẠI DẤU CÔNG AN KHÔNG QUẢN LÝ

3.4.4. Giữ con dấu

- Cơ quan, tổ chức: nhân viên văn thư
- Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ: chủ doanh nghiệp.
Nhân viên văn thư giữ con dấu:
+ Tự tay đóng dấu vào văn bản
+ Chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký của người có thẩm
quyền
+ Không đóng dấu khống chỉ (chưa ký)

3.4.5. Đóng dấu
- Ngay ngắn, đúng chiều, mực dấu đỏ

- Dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái
- Đóng dấu phụ lục văn bản chính: đóng lên trang
đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức / tên
phụ lục
- Đóng dấu giáp lai: Tối đa 5 trang VB

NGUYÊN TẮC ĐÓNG DẤU LOGO
❖ Đối với cơ quan NN không đóng dấu ngoài giờ hành

chính
❖ Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào VB do cơ quan
ban hành
❖ Chỉ người giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng
dấu
❖ Đóng rõ ràng ngay ngắn lên từ 1/3 đến ¼ chữ kí về
phía bên trái
❖ Chỉ đóng lên VB giấy tờ khi đã có chữ kí của cấp có
thẩm quyền

CÂU HỎI LOGO
Có bao nhiêu nguyên tắc đóng dấu?

A. 5 B. 6
C. 4 D. 3

3.4.5. Đóng dấu giáp lai

3.4.6. Mực dấu

3.4.7. Thu hồi con dấu
1. Tổ chức giải thể, chia tách, hợp nhất, sáp nhập

2. Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh
3. Người đứng đầu tổ chức phải nộp con dấu và
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho Công an.

3.5. Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử LOGO
3.5.1. Khái niệm (SV xem trong giáo trình)

Tài liệu điện tử là những đối tượng thông tin. Chúng
cho phép thực hiện quá trình trao đổi thông tin –
truyền thông không cần sử dụng giấy mà dưới dạng
điện tử

3.5.2. Đặc điểm của tài liệu điện tử

1. Tài liệu điện tử được ban hành, xử lý, lưu giữ và
sử dụng ở giai đoạn hiện hành trong môi trường
thông tin của hệ thống chu chuyển văn bản điện tử
(CED)
2. Mỗi tài liệu điện tử - khi được đưa vào hệ thống
chu chuyển văn bản điện tử, đều đi kèm với thẻ
đăng ký (thẻ điện tử) có chứa đựng thông tin về tài
liệu


3. Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo ra đến khi kết
thúc vòng đời của nó không tách rời cơ sở dữ liệu
4. Con người không thể nhận biết một cách trực tiếp tài
liệu điện tử
5. Để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cần
sử dụng chữ ký điện tử
6. Khái niệm “bản gốc”, “bản sao” (copy) không được
áp dụng đối với tài liệu điện tử, bởi lẽ, tài liệu điện tử

7. Tài liệu điện tử có thể được tạo ra dưới dạng

điện tử, cũng có thể được tạo ra dưới dạng số hóa
(scan) tài liệu giấy.

3.5.3. Những nguyên tắc cơ bản quản lý TLĐT

1. Tài liệu điện tử, cũng như tài liệu giấy, cần phải
được xác định giá trị. Thời hạn bảo quản tài liệu
được xác định theo những tiêu chuẩn giống như tài
liệu giấy.
2. Xác định giá trị tài liệu điện tử được thực hiện
theo đúng quy trình như thực hiện đối với tài liệu
giấy.
3. Tài liệu điện tử, giống như tài liệu giấy, được đưa
vào danh mục hồ sơ của cơ quan.
4. Khi hết thời hạn bảo quản tài liệu điện tử được
tiêu hủy theo đúng quy trình như với tài liệu giấy.
3.5.3. Những nguyên tắc cơ bản quản lý TLĐT
5. Tài liệu điện tử, sau khi đã được thừa nhận là

văn bản chính thức, được đưa vào thành phần hồ
sơ điện tử - thư mục máy tính (danh bạ). Tên gọi
và số của hồ sơ điện tử được thực hiện theo
những qui định như với tài liệu giấy.
6. Tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ điện tử sau
khi đã được đăng ký tại hệ thống chu chuyển văn
bản điện tử.

3.6. Lưu đồ quản lý hồ sơ, tài liệu LOGO
Lưu đồ
- Được trình bày theo dạng hàng và cột, cho biết
phải làm cái gì trong công việc và ai chịu trách
nhiệm công việc đó.,
- Chia nhỏ tiến trình công việc để mọi người có thể
thấy tiến hành công việc ra sao và ai làm, những
biểu mẫu nào được sử dụng

Vai trò của lưu đồ
- Tài liệu hóa một cách rõ ràng

các hành động cần tiến hành;
- Giúp thông đạt dễ dàng.

Bước 1. Xây dựng lưu đồ
- Xác định các hoạt động, hoạt động bắt đầu, hoạt
động kết thúc;
- Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện
1 hoạt động
- Xác định các nhân vật chính tham gia;
- Xác định các văn bản liên quan đến từng hoạt
động

Bước 2. Liệt kê thứ tự công việc
Bước Việc gì? Ai làm? Hồ sơ

1
2
3
4
... ... ...
5
6
7
...

Bước 3. Quyết
định sử dụng
các ký hiệu

Bước 4. Hoàn thành lưu đồ
TT Trách Quy Biểu Thời gian

nhiệm thực trình mẫu áp thực hiện
hiện dụng

LOGO

LOGO

LOGO
Hết chương 3
Trao đổi và thảo luận

BÀI TẬP 1 LOGO
Phân loại những hồ sơ sau, cho biết tiêu chí phân loại.
1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
2. Hợp đồng mua bán đang chờ ký
3. Hóa đơn GTGT
4. Bảng kê hàng hóa
5. Thông báo nghỉ lễ đã ban hành
6. Thông báo tuyển dụng vừa soạn thảo xong
7. Hợp đồng đã ký với đối tác QT
8. Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh
9. Bảng báo giá
10. Nội quy lao động
11. Tờ khai thuế (đã khai, chờ nộp cq thuế)
12. Công văn khẩn chờ ký
13. Bằng sáng chế sp
14. Phiếu xuất kho
15. Báo cáo tồn kho
BÀI TẬP 2 LOGO
- Bạn là trưởng nhóm thu mua các ngành hàng

thuộc phòng kinh doanh siêu thị X.
- Nhân viên mỗi ngành hàng quản lý khoảng
200 nhà cung cấp và có khả năng tăng thêm do
mỗi tháng Siêu thị thường ký thêm hợp đồng
với NCC
- Hợp đồng thường ký theo phương thức thanh
toán: chậm trả n ngày, mua đứt, ký gửi
Bạn hãy thiết kế files hồ sơ cụ thể để hướng
dẫn NV lưu hồ sơ 1 cách hợp lý.

BÀI TẬP 3 LOGO
Bạn phải quản lý hồ sơ điểm khoa quản trị

kinh doanh, Trường ĐH Tài chính - Marketing,
các khóa 06, 07, 08, 09; các hệ trung cấp, cao
đẳng, đại học, tại chức hệ ĐH, liên thông ĐH,
liên thông CĐ.
Bạn hãy thiết kế hệ thống quản lý HS
(trình bày mô hình, vẽ chỉ mục)

BÀI TẬP 4 LOGO
Bạn là thư ký phòng kinh doanh của khách sạn A. Bạn phải
quản lý những hồ sơ:
- Lịch công tác tuần, tháng, năm 2019, 2020
- Các văn bản: thông báo, công văn đi, CV đến… từ năm 2018
đến nay
- Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2017 đến
nay
- Hợp đồng mua bán các mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm
tươi, thức uống từ năm 2017 đến nay
- Bảng báo giá các mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô,
thức uống từ năm 2019 đến nay
=> Thiết kế mô hình, file lưu trữ hồ sơ
BÀI TẬP 5 LOGO
Bạn là nhân viên văn thư, trong ngày

bạn nhận được văn thư sau:
- Thư gửi Giám đốc
- Hợp đồng do nhà cung cấp gửi đến
phòng kinh doanh
- Công văn khẩn của bộ tài chính gửi
- Thông báo nghỉ lễ do nhân viên hành
chính vừa soạn thảo xong
-> Hãy cho biết cách thức bạn xử lý
những văn thư trên.

Chương 3. Quản Lý Hồ Sơ, Lưu Trữ Tài Liệu

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Chương 3. Quản Lý Hồ Sơ, Lưu Trữ Tài Liệu

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Chương 3. Quản Lý Hồ Sơ, Lưu Trữ Tài Liệu

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

BÀI GIẢNG MÔN

Giảng viên: Hoàng Văn Trung

Chương 1: Tổng quan về QTHCVP

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

HỒ SƠ, TÀI LIỆU

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

Cách nào để phân loại hồ sơ/tài liệu?

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.1. Những khái niệm chung

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

Là các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

Là các quy trình do nội bộ tổ chức biên soạn để áp

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.4. Phân loại hồ sơ tài liệu

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.4.2. Phân loại theo trách nhiệm quản lý

1. Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.5. Các phương pháp sắp xếp hồ sơ

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.5.2. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.5.3. Sắp xếp hồ sơ theo địa danh

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.5.4. Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

Theo hệ thống lưu trữ hồ sơ theo số tự nhiên (như là mã

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.5.5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.6. Lập danh mục hồ sơ

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.1.7. Phương tiện và thiết bị lưu trữ

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.2.1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.2.2. Quy định phương pháp quản lý hồ sơ

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.2.3. Tổ chức huấn luyện NVQLHS

❖Mỗi nhân viên cần nắm rõ các chính sách cũng

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.2.4. Tổ chức sắp xếp

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.2.5. Tổ chức sử dụng hồ sơ lưu trữ

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

Những loại văn bản, giấy tờ gì được gửi

09/10/2023 Hoàng Văn Trung

3.3.1. Quản lý văn bản đến

09/10/2023 Hoàng Văn Trung