Quản lý dự án

Chủ đề 3
Tổ chức dự án
và các vấn đề trong quản lý dự án

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 1

Quản lý dự án

Cấu trúc quản lý dự án

 Thách thức khi quản lý dự án

 Tính duy nhất và ngắn hạn của dự án cần liên hệ với các hoạt
động dài hạn của tổ chức
 Đặc trưng liên chức năng và đa ngành của dự án tạo nên
những tình huống khó xử liên quan đến quyền hạn và trách
nhiệm

 Lựa chọn một cấu trúc quản lý dự án phù hợp

 Hệ thống tốt nhất có thể cân bằng nhu cầu của dự án với nhu
cầu của tổ chức

Các cấu trúc quản lý dự án

 Tổ chức dự án: cấu trúc tổ chức dạng chức năng

 Các phần khác nhau của dự án được phân công đến các đơn vị chức năng
tương ứng
 Việc điều phối/ phối hợp được thực hiện thông quan kênh quản lý sẵn có
 Được sử dụng khi lợi ích của một bộ phận chức năng bao trùm dự án,
hoặc một bộ phận chức năng có lợi ích vượt trội khi dự án thành công

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 2

Quản lý dự án

Cấu trúc dạng chức năng

Cấu trúc dạng chức năng

 Ưu điểm
 Không thay đổi cấu trúc sẵn có
 Nhược điểm
 Linh hoạt
 Thiếu sự tập trung
 Kiến thức chuyên sâu
 Tích hợp kém
 Dễ dàng chuyển đổi sau dự án
 Chậm
 Thiếu quyền sở hữu dự án

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 3

Quản lý dự án

Các cấu trúc quản lý dự án

 Tổ chức dự án: Cấu trúc đội dự án chuyên biệt

 Các đội dự án hoạt động như một đơn vị riêng biệt dưới sự lãnh
đạo của một nhà quản lý dự án
 Các Phòng ban chức năng đóng vai trò hỗ trợ cho đội dự án

Cấu trúc đội dự án chuyên biệt

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 4

Quản lý dự án

Cấu trúc đội dự án chuyên biệt

 Ưu điểm
 Đơn giản
 Nhược điểm
 Nhanh chóng
 Đắt đỏ
 Gắn kết
 Xung đột nội bộ
 Tích hợp liên chức năng
 Kiến thức chuyên sâu bị
giới hạn
 Khó khăn chuyển đổi sau
dự án

Cấu trúc đội

dự án
chuyên biệt

10

10

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 5

Quản lý dự án

 Tổ chức dự án: Cấu trúc ma trận

 Cấu trúc hỗn hợp bao phủ lên cấu trúc chức năng
thông thường
 Hai đầu quản lý (dự án và chức năng)
Các cấu trúc
 Thành viên dự án báo cáo đồng thời cho nhà quản lý
dự án và nhà quản lý chức năng quản lý dự án
 Cấu trúc ma trận tối ưu việc sử dụng nguồn lực
 Cho phép tham gia song song nhiều dự án trong khi
vẫn thực hiện các nhiệm vụ chức năng
 Đạt được sự tích hợp tốt hơn giữa kiến thức chuyên
sâu và yêu cầu dự án

11

11

Cấu trúc ma trận

12

12

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 6

Quản lý dự án

Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án và nhà quản lý chức năng trong cấu
trúc ma trận

Nhà quản lý dự án Vấn đề thảo luận Nhà quản lý chức năng

What has to be done? Who will do the task? How will it be done?

When should the task be done? Where will the task be done?

How much money is available to Why will the task be done? How will the project involvement
do the task? impact normal functional
activities?

How well has the total project Is the task satisfactorily How well has the functional
been done? completed? input been integrated?

13

13

Các dạng cấu trúc ma trận

• Cấu trúc ma trận yếu

• Cấu trúc ma trận cân bằng

• Cấu trúc ma trận mạnh

14

14

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 7

Quản lý dự án

Cấu trúc ma trận

 Ưu điểm
 Hiệu quả
 Nhược điểm
 Tập trung vào dự án
 Xung đột chức năng
 Chuyển đổi sau dự án dễ
dàng hơn  Đấu đá nội bộ

 Linh hoạt  Mệt mỏi/stressful

 Chậm

16

16

Các cấu trúc quản lý

dự án

 Tổ chức dự án: Cấu trúc mạng

 Liên minh một vài tổ chức với mục
đích tạo ra sản phẩm/ dịch vụ

 Một công ty có năng lực cốt lõi sẽ

mua/ thuê ngoài các tổ chức vệ
tinh các công tác chính

17

17

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 8

Quản lý dự án

Mountain Bicycle Network Project

18

18

Cấu trúc mạng (Network form)

 Ưu điểm
 Giảm chi phí
 Kiến thức chuyên sâu
 Linh hoạt  Nhược điểm
 Điều phối khi có sự cố
 Mất kiểm soát
 Mâu thuẫn

19

19

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 9

Quản lý dự án

Lựa chọn cấu trúc dự án phù hợp

 Các cân nhắc ở tầm mức tổ chức

 Dự án đóng góp vào thành công của công ty như thế nào?
 Phần trăm công việc cốt lõi thuộc dự án?
 Mức độ có sẵn của nguồn lực (nhân lực, vật lực)?

21

21

Lựa chọn cấu trúc dự án phù hợp

 Các cân nhắc ở tầm mức dự án

 Quy mô dự án
 Tầm quan trọng chiến lược
 Tính mới và nhu cầu đổi mới
 Nhu cầu tích hợp (số lượng phòng ban tham gia)
 Độ phức tạp môi trường (số lượng các tương tác bên ngoài)
 Ràng buộc về thời gian và ngân sách
 Tính ổn định của các yêu cầu tài nguyên

22

22

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 10

Quản lý dự án

 Một hệ thống các chuẩn mực, niềm tin,

giá trị và giả định được chia sẻ để gắn
kết mọi người với nhau, từ đó tạo ra ý
nghĩa chung

Văn hóa tổ chức  Được xem như “tính cách” của tổ chức,
giúp khác biệt hóa tổ chức với các tổ
chức khác
 Tạo cảm giác nhận dạng cho các thành viên
 Giúp hợp pháp hóa hệ thống quản lý của tổ
chức
 Làm rõ và củng cố các tiêu chuẩn hành vi

23

23

Các yếu tố
xác định văn hóa
tổ chức

24

24

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 11

Quản lý dự án

Tìm hiểu các đặc điểm vật lý của tổ chức

Xác định các Đọc về tổ chức

đặc trưng văn hóa
Quan sát các thành viên tổ chức đó
tương tác với nhau

Diễn giải các câu chuyện về tổ chức

25

25

Bảng chẩn đoán

văn hóa tổ chức

26

26

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 12

Quản lý dự án

Ý nghĩa của văn hóa tổ

chức đối với việc quản lý
dự án

 Những thách thức đối với người

quản lý dự án trong việc điều
hướng văn hóa tổ chức
 Tương tác với văn hóa/ văn hóa
phụ của tổ chức mẹ
 Tương tác với khách hàng/ tổ
chức khách hàng của dự án
 Tương tác với tổ chức khác có
liên kết với dự án

27

27

Các yếu tố văn

hóa của một tổ
chức hỗ trợ
việc quản lý
dự án

28

28

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 13