Le processus des achats comprend les phases suivantes : • Expression du besoin ; •

Commande ; • Réception • Comptabilisation ; • Règlement. L’analyse du système de

contrôle interne du cycle achats-fournisseurs permet à l’auditeur, grâce à un grand
nombre d’interrogations précises de dégager d’une part, les sécurités qui garantissent la
bonne comptabilisation des opérations et d’autre part de détecter les défaillances qui
font naître un risque d’erreur ou de fraude. Des contrôles internes spécifiques sont donc
mis en place par l’entreprise pour assurer un traitement fiable des données comptables
du circuit achat. contrôle interne du cycle « Achats-Fournisseurs » : La séparation de
fonctions Les opérations concernant la demande d’achat, la passation de commande, la
réception des biens, le règlement, le traitement informatique et l’enregistrement en
comptabilité générale doivent être séparées de façon appropriée pour que tous les
objectifs de contrôle soient atteints. Il importe d’apprécier la séparation de fonctions en
ce qui concerne : • L’émission des demandes d’achats ; • L’établissement des
commandes ; • L’autorisation des commandes ; • La réception des biens ou de services ;
• La comparaison quantitative et qualitative des biens ou services reçus avec la
commande ; • La comparaison facture/bon de commende ; • L’imputation comptable ; •
La vérification de l’imputation comptable ; • Le contrôle des factures ; • Le Suivi des
avoirs à recevoir ; • La tenue du journal achat ; • La tenue de l’inventaire permanent ; •
La tenue des comptes individuels fournisseurs ; • Le rapprochement des relevés
fournisseurs avec les comptes ; Pour plus de cours visiter notre site : Apprendre
l’économie et la gestion Pour plus de cours visiter notre site : Apprendre l’économie et la
gestion • Le rapprochement du compte collectif fournisseur avec la balance fournisseur ;
• La centralisation du journal d’achats ; • La signature des chèques ; • L’envoi des
chèques ; • L’acceptation des traites ; • La tenue du journal des effets à payer ; • La
tenue du journal de trésorerie. Une séparation de tâche adéquate diminue la possibilité
d’erreurs ou d'irrégularité non détectées, en prévoyant des traitements séparés réalisés
par des personnes différentes lors des diverses étapes d’une opération, ainsi qu’une
supervision des travaux effectués. Questions/ Réponses • Qui décide du montant des
approvisionnements ?> Responsable des Achats • Qui signe les bons de commandes ?>
Directeur du département de PR • Qui reçoit les marchandises ?> Magasin • Qui vise les
autorisations de règlement ?> Responsable des Achats • Qui établit les chèques ou les
effets en règlement du fournisseur ?> Comptable • Qui signe les effets ou chèques ?>
Directeur Général • Qui enregistre les factures fournisseurs en comptabilité ?>
Comptable • Qui enregistre les règlements en comptabilité ?> Comptable Les personnes
chargées des règlements, c’est à dire, celles qui autorisent, émettent et signent les
chèques, ne devraient pas être impliquées dans les fonctions d’achats, de réception de
marchandises ou de comptabilisation.