(Name of the Organisation)

STATIONERY & SUPPLIES

 Process:
 The Stationery & Supplies format will be mailed on the 26th of every month to all the
employees.
 The filled up format should be returned by the 29th.
 The requirements of the employees will be consolidated and sent for approval to the
Financial Controller.
 The approved items will ordered on the 30th.
 The items will be distributed on the 1st of every month.
 Employees are requested to plan out their monthly requirements. For any requirements
during the month, the same format needs to be used.
 An inventory will be maintained for the all the items.
 Aid: Stationery & Supplies Format
 Sr No – Item – Quantity – Purpose - Total

 Assets
 A log of all office property will be maintained in an asset book as per the attached format.
 Also, for all assets which are covered by contracts etc., the corresponding contracts and
agreements will be filed alongside.
 The renewal dates for the contracts should be maintained as an index in the file.
 Also a log will be maintained for all office property being carried outside the office premises
as per the format attached.
 Aids: Asset list
 Sr No – Asset Name – Serial No
 (Name of the Organisation)

 Approvals
All payments have to be authorized person. Consent has to be taken over mail or on the invoice.

 Filing
 All files have to be numbered and filed as per the serial number.
 Different Heads (not limited to the heads)
1. Quotations & Proposals
2. Courier
3. Contracts & Agreements
4. Stationery – Fortune
5. Tri-legal
6. Miscellaneous
7. Bank Payment Vouchers
8. Pending Bills
9. Expenses

 Telephone Directory
 A telephone directory will be maintained for all contacts. The directory will be updated on a
daily basis.
 The same will be maintained on the desktop as well as on the address book.

 Employee Files
All employee details will be maintained in a file. The following details will be maintained:
1. Joining documents
2. Reference Checks
3. Offer letter
4. Employee contract
5. Confirmation appraisal
 (Name of the Organisation)
6. Performance appraisal
7. Salary revision
8. Resignation letter
9. Exit Interview
10. Any other letters

Ex employee details will be maintained in a separate file.

 Keys
 All employees will be given a set of front door keys.

 A duplicate set off desk keys will be maintained in a key box with the office manager. The
keys will be named.

 Leave System
 Leave cards have to be filled up specifying the type of leave in advance. If this is not
possible, on rejoining the same has to be filled up.
 Leave should be authorized by the department head.
 The leave system should be updated with the same.

 On the last day of the month, a statement of leaves to be deducted should be sent to Accounts
for calculation of salary.

 Overheads
 Telephone:
1. A telephone book will be maintained with every telephone where all the STD and ISD calls
are to be recorded.
2. A check will be run on receipt of bills for the numbers dialed as against the ones in the
register.

 Electricity:
 (Name of the Organisation)
Fans, Air Conditioners, Lights should be off where not in use.

 Printouts
A book will be maintained along with the printout where the no of printouts should be noted.

 Incoming / Outgoing Couriers

All incoming and all outgoing couriers will be recorded in a Courier Register. This register will
be maintained at the front door with the office boy / security. In the absence of the office boy/
security, the register will be maintained with the office manager.

Courier
Sr No Date Particulars of Incoming Couriers Co. Sign
For Date Recd By
 (Name of the Organisation)

Sr No Date Particulars of Outgoing Couriers Courier Co. Sign

Sender For POD #

 Complaint Book
 All complaints will be recorded in the complaint book. The details as per the format will be
recorded.
 The person registering the complaint should be given a feedback on the timeframe for
solving the same and should be regularly informed of further developments.
 For a complaint to be closed, the person recording the complaint should verify the same.
 All complaints recorded on a day should be attempted to be closed on the same day.
 Pending complaints should be carried forward to the next day and continue to do so till they
are closed.
 All complaints should be solved in 2 working days.
 (Name of the Organisation)

The format of the complaint register is as below:

1. Sr No
2. Date
3. Particulars
4. Name of person
5. Action taken
6. Follow up
7. Feedback
8. Closed or Pending
 ‫)‪(Name of the Organisation‬‬

‫القرطاسية والمستلزمات‬
‫‪ ‬العملية‪:‬‬

‫سيتم إرسال نموذج القرطاسية والمستلزمات بالبريد في يوم ‪ 26‬من كل شهر لجميع الموظفين‪.‬‬

‫يجب إرجاع نموذج التعبئة بحلول اليوم التاسع والعشرين‪.‬‬

‫سيتم توحيد متطلبات الموظفين وإرسالها للموافقة عليها من قبل المراقب المالي‪.‬‬

‫سيتم طلب العناصر المعتمدة في يوم ‪.30‬‬

‫سيتم توزيع العناصر في اليوم األول من كل شهر‪.‬‬

‫ُيطلب من الموظفين التخطيط لمتطلباتهم الشهرية‪ .‬ألية متطلبات خالل الشهر ‪ ،‬يجب استخدام نفس النموذج‪.‬‬

‫سيتم االحتفاظ بجرد لجميع العناصر‪.‬‬

‫‪ ‬المساعدة‪ :‬نموذج القرطاسية والمستلزمات‬

‫الرقم المسلسل ‪ -‬البند ‪ -‬الكمية ‪ -‬الغرض ‪ -‬اإلجمالي‬

‫‪ ‬األصول‬

‫سيتم االحتفاظ بسجل لجميع ممتلكات المكتب في دفتر األصول وفًقا للصيغة المرفقة‪.‬‬

‫أيًض ا ‪ ،‬بالنسبة لجميع األصول التي تغطيها العقود وما إلى ذلك ‪ ،‬سيتم تقديم العقود واالتفاقيات المقابلة جنًبا إلى جنب‪.‬‬

‫يجب االحتفاظ بتواريخ تجديد العقود كفهرس في الملف‪.‬‬

‫سيتم أيًض ا االحتفاظ بسجل لجميع ممتلكات المكتب التي يتم نقلها خارج مباني المكتب وفًقا للصيغة المرفقة‪.‬‬

‫‪ ‬المساعدات‪ :‬قائمة األصول‬

‫الرقم السري ‪ -‬اسم األصل ‪ -‬الرقم التسلسلي‬

‫)‪(Name of the Organisation‬‬
‫‪ ‬الموافقات‬

‫يجب أن يتم إجازة جميع المدفوعات‪ .‬الموافقة يجب أن تؤخذ على البريد أو على الفاتورة‪.‬‬

‫‪ ‬االيداع‬

‫يجب ترقيم جميع الملفات وحفظها حسب الرقم التسلسلي‪.‬‬

‫رؤوس مختلفة (ال تقتصر على الرؤوس)‬

‫‪ .1‬االقتباسات واالقتراحات‬
‫‪ .2‬ساعي البريد‬
‫‪ .3‬العقود واالتفاقيات‬
‫‪ .4‬القرطاسية ‪ -‬فورتشن‬
‫‪ .5‬ثالثي قانوني‬
‫‪ .6‬متفرقات‬
‫‪ .7‬سندات الدفع المصرفية‬
‫‪ .8‬الفواتير المعلقة‬
‫‪ .9‬المصروفات‬

‫‪ ‬دليل الهاتف‬

‫سيتم االحتفاظ بدليل الهاتف لجميع جهات االتصال‪ .‬سيتم تحديث الدليل على أساس يومي‪.‬‬

‫سيتم االحتفاظ بنفس الشيء على سطح المكتب وكذلك على دفتر العناوين‪.‬‬

‫‪ ‬ملفات الموظفين‬

‫سيتم االحتفاظ بجميع تفاصيل الموظف في ملف‪ .‬سيتم االحتفاظ بالتفاصيل التالية‪:‬‬

‫مستندات اإلنضمام‬
‫الشيكات المرجعية‬
‫رسالة عرض الوظيفة‬
‫عقد الموظف‬
‫تقييم التأكيد‬
‫تقييم األداء‬
‫مراجعة الراتب‬
‫خطاب األستقالة‬
‫مقابلة الخروج‬
‫أي رسائل أخرى‬

‫سيتم االحتفاظ بتفاصيل الموظف السابق في ملف منفصل‪.‬‬

 ‫)‪(Name of the Organisation‬‬
‫‪ ‬المفاتيح‬

‫سيحصل جميع الموظفين على مجموعة من مفاتيح الباب األمامي‪.‬‬

‫سيتم االحتفاظ بمفاتيح مكتب مكررة في صندوق مفاتيح مع مدير المكتب‪ .‬سيتم تسمية المفاتيح‪.‬‬

‫‪ ‬نظام اإلجازات‬

‫يجب تعبئة بطاقات اإلجازة مع تحديد نوع اإلجازة مقدًم ا‪ .‬إذا لم يكن ذلك ممكنا ‪ ،‬عند االنضمام إلى نفس الشيء يجب أن يتم‬
‫ملؤه‪.‬‬

‫يجب أن تكون اإلجازة بتصريح من رئيس القسم‪.‬‬

‫يجب تحديث نظام اإلجازة بنفس الشيء‪.‬‬

‫في اليوم األخير من الشهر ‪ ،‬يجب إرسال كشف اإلجازات المراد خصمها إلى الحسابات لحساب الراتب‪.‬‬

‫‪ ‬النفقات العامة‬

‫الهاتف‪ :‬سيتم االحتفاظ بدفتر هاتف مع كل هاتف حيث سيتم تسجيل جميع مكالمات ‪ STD‬و ‪.ISD‬‬

‫سيتم تحرير شيك عند استالم الفواتير لألرقام التي تم االتصال بها مقابل األرقام الموجودة في السجل‪.‬‬

‫كهرباء‪:‬‬

‫يجب إطفاء المراوح ومكيفات الهواء واألضواء في حالة عدم استخدامها‪.‬‬

‫المطبوعات‪:‬‬

‫سيتم االحتفاظ بكتاب مع النسخة المطبوعة حيث يجب تدوين عدد المطبوعات‪.‬‬

‫‪ ‬شركات النقل الواردة والصادرة‬

‫سيتم تسجيل جميع شركات النقل الواردة والصادرة في سجل البريد السريع‪ .‬سيتم االحتفاظ بهذا السجل عند الباب األمامي مع‬
‫موظف المكتب ‪ /‬األمن‪ .‬في حالة عدم وجود موظف المكتب ‪ /‬األمن ‪ ،‬سيتم االحتفاظ بالسجل لدى مدير المكتب‪.‬‬
 ‫)‪(Name of the Organisation‬‬
‫الصفحة األولي‬

‫شركة‬ ‫الرقم‬
‫التوقيع‬ ‫البريد‬ ‫تفاصيل السعاة الوافدين‬ ‫التأريخ‬ ‫المسلسل‬
‫المسجل‬ ‫التأريخ‬ ‫المستلم‬

‫الصفحة الثانية‬

‫شركة‬ ‫الرقم‬
‫التوقيع‬ ‫البريد‬ ‫تفاصيل الناقلين الخارجيين‬ ‫التأريخ‬ ‫المسلسل‬
‫دليل اإلرسال‬ ‫المرسل له‬ ‫المرسل‬
 ‫)‪(Name of the Organisation‬‬
‫‪ ‬كتاب الشكاوي‬

‫سيتم تسجيل جميع الشكاوى في دفتر الشكاوى‪ .‬سيتم تسجيل التفاصيل حسب النماذج‪.‬‬

‫يجب إعطاء الشخص الذي يقوم بتسجيل الشكوى مالحظات حول اإلطار الزمني لحل المشكلة ويجب إبالغه بانتظام بالتطورات‬
‫األخرى‪.‬‬

‫إلغالق الشكوى ‪ ،‬يجب على الشخص الذي قام بتسجيل الشكوى التحقق من ذلك‪.‬‬

‫يجب محاولة إغالق جميع الشكاوى المسجلة في يوم واحد في نفس اليوم‪.‬‬

‫يجب ترحيل الشكاوى المعلقة إلى اليوم التالي واالستمرار في القيام بذلك حتى يتم إغالقها‪.‬‬

‫يجب حل جميع الشكاوى خالل يومي عمل‪.‬‬

‫شكل سجل الشكوى كما يلي‪:‬‬

‫الرقم المسلسل‬
‫تاريخ‬
‫تفاصيل‬
‫اسم الشخص‬
‫تم اتخاذ إجراء‬
‫متابعة‬
‫ردود الفعل‬
‫مغلق أو معلق‬