Роль граматики та граматичні помилки в технічному письмі: як їх уникнути

Структура речення

Під час будівництва будь-чого важливо бути ознайомленим з інструментами, які ви

використовуєте. Граматичні елементи є основними "інструментами", які ви використовуєте при
побудові речень та більших письмових робіт. Тому важливо мати розуміння граматичної
термінології, щоб конструювати ефективні речення.

Дві основні складові речення - це підмет і присудок. Підмет вказує на тему, про яку йдеться, тоді
як дієслово передає дію або стан, виражені в реченні. Усі речення повинні містити як підмет, так і
присудок; фрази, з іншого боку, можуть бути позбавленими одного або обох. Головні частини
речення можуть існувати самостійно і виражати ідею. Підрядні частини речення залежать від
головної частини речення для розуміння і не можуть існувати самостійно.

Використання різноманітних типів речень, а також стратегічне використання цих типів для
передачі ваших ідей, підсилить ваш стиль. Майте на увазі наступне:

 Прості речення чудово підходять для наголосу. Вони стають чудовими тематичними
реченнями.
 Складносурядні речення збалансовують ідеї; вони добре підходять для передачі рівної
важливості пов'язаних ідей.
 Складнопідрядні речення показують певні відносини між ідеями, підпорядковуючи одну
ідею іншій.

Пунктуація

Основна функція розділового знака - розділяти фрази і речення на змістовні одиниці інформації.
Тому необхідно розуміти основну структуру речень для правильного використання розділового
знака. Якщо розділовий знак відсутній або використовується неправильно, читач може отримати
зовсім іншу інформацію, ніж ту, що була задумано. Це не лише може заплутати читачів і витрачати
час, але також може мати руйнівні наслідки у випадках, коли письмова робота має юридичні,
економічні або безпекові наслідки.

ПОРАДА З ГРАМАТИКИ: Однією з найпоширеніших помилок, які зустрічаються в технічних звітах, є

неправильне введення списків і використання розділового знаку для їх форматування. Ось
додаткові приклади того, як слід та як не слід вводити списки.

Не використовуйте двокрапку перед списком, якщо введення до списку не є повним реченням,

тобто незалежною частиною речення. Пам'ятайте це правило: якщо ви не можете поставити
крапку там, то не можна ставити і двокрапку.

У деяких випадках список може бути не дуже корисним і, навпаки, може ускладнити ваш
документ. У таких випадках ви можете перераховувати свої ідеї у вигляді речень всередині абзацу.
Як це показано у наступному прикладі з ведмедем. Сторінка з надто багатьма списками схожа на
структуру, а не на логічно виражену послідовність ідей.
Приклад того, як помилка у використанні розділових знаків може мати реальні витрати та
наслідки, подається у статті " Comma Quirk Irks Rogers ": одна помилка з комою у 10-сторінковому
контракті обійшлася Роджерсу у 2 мільйони доларів.

Обережно з "Правилом Паузи" — багато помилок з комами стаються, коли речення має довгу
фразу підмета, за якою йде дієслово "є". Люди мають тенденцію ставити кому тут, навіть якщо це
неправильно, просто тому, що зазвичай вони роблять паузу, коли говорять:

“The main thing that you must be sure to remember about the magnificent Chinese pandas of the
southwest, x is that they can be dangerous.”

Також пам'ятайте, що ви не можете просто використовувати кому замість крапки з комою для
з'єднання двох речень; це призведе до помилки у використанні коми для з'єднання речень.

Також для уникнення граматичних помилок, компанія, наприклад, може розглядати програмне
забезпечення для перевірки граматики, що допоможе уникнути великої кількості помилок.

When building anything, it is important to be familiar with the tools you are using. Grammatical
elements are the main “tools” you use when building sentences longer written works. Thus, it is critical
to have some understanding of grammatical terminology in order to construct effective sentences.

The two essential parts of a sentence are the subject and the predicate (verb portion). The subject refers
to the topic being discussed while the verb conveys the action or state of being expressed in the
sentence. All clauses must contain both a subject and a verb; phrases, on the other hand, lack one or
both a subject and a verb, so they need to relate to or modify other parts of the sentence. Main clauses,
also called independent clauses, can stand on their own and convey an idea. Dependent clauses, also
called subordinate clauses, rely on another part of the sentence for meaning and can’t stand on their
own.

Using a variety of sentence types as well as using these types strategically to convey your ideas will
strengthen your style. Keep the following in mind:
  Simple sentences are great for emphasis. The make great topic sentences.
 Compound sentences balance ideas; they are great for conveying the equal importance of
related ideas.
 Complex sentences, when you use them effectively, show complicated relationships between
ideas by subordinating one idea to another.

The main function of punctuation is to separate phrases and clauses into meaningful units of
information. Therefore, it is necessary to understand the basic structure of sentences—phrases and
clauses—to understand the proper uses of punctuation. When punctuation is missing or incorrectly
used, the reader may get a completely different message than the one intended. This can not only
confuse readers and waste time, but can have disastrous results in cases where the writing has legal,
economic, or safety implications.

GRAMMAR TIP: One of the most common errors found in technical reports has to do with the
introduction of lists and how these are punctuated. Here are some additional examples of how — and
how NOT — to introduce lists.

Don’t use a colon before a list unless the introduction to the list is a complete thought, that is, an
independent clause. Remember this rule: if you can’t put a period there, then you can’t put a colon
there.

In some cases, a list might not be helpful and instead might just over-complicate your document. In such
cases, list your ideas in sentence form, within the paragraph, as in the final panda example below. A
page with too many lists looks like an outline instead of a coherently expressed series of ideas.

An example of how a punctuation error can have real world costs and consequences is reported in
“Comma Quirk Irks Rogers”: one comma error in a 10-page contract cost Rogers $2 million.3 If you need
further evidence, read about the case of the trucker’s comma that went all the way to the supreme
court, resulting in a $10 million dollar payout!
Beware the “Pause Rule”—many comma rule 2 errors occur when a sentence has a long subject phrase
followed by the verb “is.” People have the tendency to want to place a comma here, even though it is
incorrect, simply because they would normally pause here when speaking:

“The main thing that you must be sure to remember about the magnificent Chinese pandas of the
southwest, x is that they can be dangerous.”

Also remember that you cannot simply use a comma instead of a semicolon to link the two clauses; that
would result in a comma splice error.

A recommendation reports starts from a stated need; it offers a selection of solution options, presents a
detailed comparative analysis of the options, and then recommends one, some, or none. For example, a
company might be looking at grammar-checking software and want a recommendation on which
product is the best fit for them.