Seminar Nasional Riset Terapan Administrasi Bisnis & MICE, Vol. 1, No.

1
Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Jakarta

PROSES REGISTRASI PADA EVENT 6th ASIA RESPIRATORY

LEADERSHIP FORUM 2019

Nabila Berliana Farani 1, Etty Khongrat2

1 Jurusan Administrasi Niaga – Politeknik Negeri Jakarta, nabilafarn@gmail.com

2 Jurusan Administrasi Niaga – Politeknik Negeri Jakarta, etty_kongrat@yahoo.com

ABSTRACT
Registration in event is important because it is the first step for participant to be able following the whole
activity. Holding an event with the number of participants would require an appropriate registration system, in
determining the system is certainly through several processes until it can be used in the event. The problem in
research is how the process of registration in pre and during event. The objectives of research to identify the
process of registration pre and during event. The method of research used is qualitative while method collecting
of data used observation which directly to the staff registration. Data analysis describes the process of
registration pre and during event. The locus of research is 6th Asia Respiratory Leadership Forum 2019 in Hotel
Grand Sheraton Jakarta. The results showed that the registration process done by the participants in the forum
event was divided into two phases. 1) Pre-registration of the event, participants register by sending an
attendance email containing the name, personal contact, and booking of arrival to the organizer. 2) During the
event registration, participants who have pre-registered then proceed to re-registration booth by showing their
name and email confirmation while participants who have not yet registered will register manually onsite.

Keyword: Forum Event, Pre-Registration, Registration Process, Re-Registration

ABSTRAK
Registrasi pada event penting dilakukan karena menjadi tahapan awal bagi peserta untuk dapat mengikuti
rangkaian kegiatan acara. Penyelenggaraan event dengan jumlah peserta yang banyak membutuhkan sistem
registrasi yang tepat, dalam menentukan sistem tersebut tentu melalui beberapa proses persiapan. Perumusan
masalah pada penelitian adalah bagaimana proses registrasi pada pre dan during event. Tujuan dari penelitian
adalah untuk mengidentifikasi proses registrasi pada pre dan during event. Metode penelitian menggunakan
kualitatif sedangkan metode pengumpulan data menggunakan observasi langsung kepada staf registrasi. Analisis
data yang digunakan menjelaskan pada proses registrasi pre dan during event. Lokus penelitian yaitu pada event
6th Asia Respiratory Leadership Forum 2019 di Hotel Grand Sheraton Jakarta. Hasil penelitian menunjukkan
bahwa proses registrasi yang dilakukan oleh peserta pada event forum terbagi menjadi dua tahap. 1) Pre-
registrasi event, peserta melakukan registrasi dengan mengirimkan email kehadiran yang berisi nama, kontak
pribadi, dan bukti booking kedatangan kepada organizer. 2) During registrasi event, peserta yang sudah
melakukan pre-registrasi selanjutnya menuju booth re-registrasi dengan menunjukkan nama dan konfirmasi
email sedangkan peserta yang belum terdaftar melakukan onsite registrasi secara manual.

Kata Kunci: Event Forum, Pre-Registrasi, Proses Registrasi, Re-Registrasi

PENDAHULUAN terkondisikan oleh suatu permasalahan,

Kegiatan event MICE (Meeting,
Incentive, Convention dan Exhibtion) di
Indonesia semakin bertambah setiap
tahunnya seiring dengan permintaan yang
datang. MICE sendiri menurut Yoeti
(2000:13), merupakan suatu rangkaian
kegiatan para pengusaha atau profesional
berkumpul pada suatu tempat yang
pembahasan dan kepentingan yang sama.
Dalam menyelenggarakan event MICE
dibutuhkan persiapan yang baik dari
berbagai aspek pendukung sehinga event
dapat berjalan dengan lancar. Salah satu
aspek tersebut adalah registrasi. Menurut
Anderson (2010:273) registrasi merupakan
tempat pertama para tamu melakukan
kontak, staf registrasi yang ditugaskan

Nabila Berliana Farani, Etty Khongrat. (2020).

untuk memberikan salam kepada tamu.
Registrasi menjadi tahapan awal yang
harus dilakukan oleh peserta untuk dapat
mengikuti rangkaian event. Event dengan
melibatkan jumlah peserta yang banyak
dibutuhkan penanganan yang tepat dalam
mengelolanya yaitu dengan sistem
registrasi yang sistematis.
Sistem registrasi yang masih banyak
digunakan pada event saat ini yaitu
registrasi secara manual atau mengisi
formulir. Registrasi secara manual menurut
Lynn van der Wagen et al., (2018)
menjelaskan komponen pada laporan atau
formulir data peserta sebaiknya berisikan
data demografis (pengelompokan
berdasarkan data kependudukan seperti
usia, jenis kelamin, pekerjaan dan lain-
lain) yang berguna untuk melakukan
kegiatan marketing dan penjualan.
Adapun beberapa tahapan dalam
registrasi yang dijabarkan oleh Gunawijaya
dkk (2006: 35) terbagi dalam dua tahap
yaitu:
a. Tahap pendataan
Tahap pendataan adalah tahap dimana
peserta memberikan informasi lengkap
mengenai data pribadi serta program
acara yang ingin diikuti pada saat event
berlangsung.
b. Tahap pelaksaksanaan
Pada tahap pelaksanaan ini, seluruh
peserta harus melakukan registrasi, bagi
yang sudah terdaftar maupun yang
belum terdaftar. Pada tahap pelaksanaan
terdapat dua macam registrasi baik bagi
yang sudah terdaftar maupun yang
belum terdaftar, yaitu:
1) Pendaftaran ulang (Re-registration)
2) Pendaftaran ditempat (On site
registration/go show)
Melalui penjabaran diatas, penelitian
yang dilakukan yaitu membahas proses
registrasi pada event forum dengan
bertujuan untuk mengetahui proses atau
tahapan registrasi pada pre dan during
event yang dilakukan secara manual.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan
adalah kualitatif, yaitu dengan disajikan
berupa teks atau narasi berdasarkan data
dan informasi. Metode pengumpulan data
yang digunakan adalah metode observasi
yaitu dengan mengamati secara langsung
pada proses registrasi yang dilakukan
sebelum (pre) dan saat (during) event, dan
metode dokumentasi dengan menyimpan
data terkait dalam bentuk foto, catatan,
dokumen dan lain-lain.
Tempat dalam melakukan penelitian ini
adalah pada pelaksanaan event 6th Asia
Respiratory Leadership Form 2019 di
Hotel Grand Sheraton Jakarta pada tanggal
12-13 Oktober 2019. Lama penelitian
dilakukan selama tiga bulan dimulai pada
bulan September hingga Desember 2019,
yaitu dengan rincian satu bulan persiapan
sebelum event berlangsung hingga satu
bulan setelah event.
Objek yang diteliti adalah proses
kegiatan registrasi pada sebelum dan saat
penyelenggaraan event forum berlangsung
dengan sampel penelitin pada 10 orang staf
registrasi yang bertugas.
Kriteria inklusi pada penelitian yaitu
wanita dan pria, usia antara 20-30 tahun
serta menguasai penaganan registrasi.
TEMUAN DAN PEMBAHASAN
Temuan
Berikut temuan yang didapatkan dan
dijabarkan dalam bentuk flowchart pada
proses pelaksanaan registrasi event forum:
Tahapan Pre Registrasi Event
Nabila Berliana Farani, Etty Khongrat. (2020).

Gambar 1. Flowchart Pre Registrasi
sumber : hasil data olahan
Tahapan During Registrasi Event
Gambar 2. Flowchart During Registrasi
sumber : hasil data olahan
Pembahasan
Berikut pembahasan berdasarkan kedua
flowchart diatas untuk tahapan pada
registrasi:
Tahapan Pre Registrasi Event
Uraian dari tahapan persiapan yang
dilakukan pada pre registrasi peserta:
a. Pihak klien akan mengirimkan
undangan event melalui email kepada
calon peserta. Undangan bersifat
internal atau berasal dari perusahaan
yang sama dengan klien.
b. Peserta yang bersedia hadir
mengirimkan balasan email kepada
klien dengan format nama, kontak yang
dapat dihubungi, beserta bukti booking
flight bagi peserta dengan penerbangan
internasional maupun lokal. Bukti
booking flight bertujuan untuk
menentukan data keperluan akomodasi
dan transportasi peserta..
c. Peserta yang tidak bersedia hadir dapat
mengabaikan undangan yang masuk.
d. Pihak klien selanjutnya mengirimkan
data peserta yang telah melakukan
konfirmasi kepada organizer untuk
selanjutnya diolah.
Tahapan During Registrasi Event
Uraian dari tahapan persiapan yang
dilakukan pada pre registrasi peserta:
a. Peserta melakukan registrasi sesuai
dengan kategori dipilih pada booth
registrasi yang terdapat tepat didepan
gate ballroom.
b. Peserta yang datang akan diarahkan
langsung untuk menuju booth registrasi
sesuai dengan nama negaranya masing-
masing
c. Peserta belum terdaftar melakukan
registrasi ditempat (on site
registration), peserta diharuskan
Nabila Berliana Farani, Etty Khongrat. (2020).
 mengisi absen kosong untuk
menuliskan nama, negara beserta
jabatan atau gelar.
d. Peserta sudah terdaftar melakukan re
registration, peserta dapat langsung
menandatangani sesuai nama pada
kotak yang tersedia.
e. Staf registrasi memberikan badges,
peserta yang telah melakukan re
registrasi maupun on site registrasi
akan diberikan badges.
f. Peserta memasuki ballroom dan
mengikuti rangkaian event.
Kesesuaian dari kedua tahap yang
dilakukan pada event forum tersebut sesuai
dengan teori yang telah dijabarkan oleh
Gunawijaya dkk (2006: 35) yaitu terdapat
tahap pendataan dan tahap pelaksanaan.
Teori ini dianggap cocok dengan keadaan
dilapangan karena dapat memudahkan
organizer dalam pengumpulan data peserta
dan melakukan perkiraan ketersediaan
akomodasi dan transportasi.
Adapun ketidaksesuaian registrasi
secara manual yang telah dijabarkan oleh
Lynn van der Wagen et al., (2018) dengan
keadaan dilapangan adalah formulir pada
event forum tersebut hanya berisikan
kolom nama dan kolom tandatangan.
Kelebihan formulir dengan hanya tersedia
2 kolom adalah dapat mempersingkat
waktu pengisian namun kekurangannya
adalah data yang diperoleh tidak terperinci.
Hasil pengamatan yang dilakukan pada
tahap pre-registrasi terdapat kekurangan
dimana proses registrasi berjalan secara
lambat karena terdapat tiga pihak yang
terlibat antara peserta, klien dan organizer.
Sedangkan pada re-registrasi dan onsite
registrasi yang dilakukan secara manual
pada during event memiliki kekurangan
dibandingkan dengan registrasi yang
dilakukan dengan teknologi. Registrasi
secara manual sesuai diterapkan apabila
jumlah pesertanya kurang dari 100 orang,
namun pada event forum ini terdapat 300
orang sehingga menyebabkan
penghambatan antrian untuk registrasi dan
keterbatasan staf registrasi untuk
melakukan pencarian nama peserta.
KESIMPULAN
Kesimpulan pada penelitian ini adalah
terdapat dua tahap registrasi yang
digunakan pada event forum. Tahap pre-
registrasi event dimulai dengan pihak klien
menyebarkan undangan event secara
tertutup kepada calon peserta, peserta yang
bersedia hadir melakukan konfirmasi
kehadiran dengan membalas email dan
menyertakan nama, kontak serta bukti
booking tiket penerbangan, kemudian
pihak klien mengirimkan data peserta yang
telah melakukan registrasi pada organizer.
Tahap during registrasi event yang terbagi
menjadi dua, re registration apabila
peserta sudah melakukan pendaftaran dan
on site registration apabila peserta belum
terdaftar. Registrasi dilakukan secara
perbaikimanual yaitu peserta
menandatangani absen yang tersedia dan
mengisi daftar absen kosong bagi onsite
registrasi, kemudian peserta akan diberikan
badges sebagai tanda sudah melakukan
registrasi dan dapat mengikuti event.
SARAN
Saran yang diberikan dalam proses pre
registrasi event adalah sebaiknya
membuatkan website resmi event yang
memudahkan peserta untuk melakukan
registrasi dan mempercepat kinerja
organizer dalam input data. Sedangkan
untuk re-registrasi dan onsite registrasi
sebaiknya menggunakan perangkat
komputer sehingga tidak terjadi antrian
Nabila Berliana Farani, Etty Khongrat. (2020).
peserta untuk melakukan registrasi dan
memasuki venue.

DAFTAR PUSTAKA

A, Yoeti, Oka, Drs. MBA, 2000, Manajemen Wisata

Konvensi, Jakarta: PT Pertja.
Anderson, Judy, 2010, Event Management Simplified,
AuthorHouse: Bloomington.
Gunawijaya, Jajang, 2006, Pengelolaan Usaha Jasa
MICE (Meetings, Incentives, Conventin And
Exhibition), Jakarta: Program D III Pariwisata FISIP
UI.
Van der Wagen, Lynn and White Lauren, 2018, Event
Management: For Tourism, Cultural, Business And
Sporting Events 5th Edition, Sydney: Cengage.
Price, Catherine, 2014, AMA Guide for Meeting and
Event Planners, New York City: AM.

Nabila Berliana Farani, Etty Khongrat. (2020).