16-12-2022

Plan van aanpak Jaarplan

Plan ter verbetering van de wacht rijen bij 5S Servicest

0
 Inhoudsopgaven

Achtergrond project.........................................................................................................................2
Achtergrond 5S Service Station...................................................................................................2
SWOT Analyse “Service Station 5S”, een Handelsbedrijf..........................................................3
Confrontatie Matrix “Service Station 5S”, een Handelsbedrijf...................................................3
KPI’s............................................................................................................................................4
Projectopdracht................................................................................................................................5
Kritische factoren.........................................................................................................................5
Projectactiviteiten............................................................................................................................6
Voorbereidende activiteiten.........................................................................................................6
Uitvoerende activiteiten...............................................................................................................6
Projectgrenzen.................................................................................................................................7
Randvoorwaarden............................................................................................................................7
Producten.........................................................................................................................................8
Kwaliteit..........................................................................................................................................9
Projectorganisatie..........................................................................................................................10
Planning PVA................................................................................................................................11
Kosten en baten..............................................................................................................................12
Kosten........................................................................................................................................12
Baten..........................................................................................................................................12
Risico’s..........................................................................................................................................13
Interne risico’s............................................................................................................................13
Externe risico’s..........................................................................................................................13
Risicobeheersing........................................................................................................................13

1
2
 Achtergrond project
In opdracht van de Stichting UNASAT moeten de studenten van de School of Management and
Economics, voor het vak Operationeel Managment, door ons vakdocent meneer Ramsoek een
plan van aanpak (PvA) opstellen in aanloop naar het project; het Jaarplan. Stichting University of
Applied Sciences and Technology Suriname (UNASAT Suriname) is in september 2010
opgericht om Hoger Beroeps Onderwijs (HBO) te ontwikkelen voor het opleiden en vormen van
kader op hoger beroepsniveau, ter ondersteuning van de ontwikkeling van Suriname. UNASAT
geeft deze opdracht om de ondernemerskwaliteiten van de studenten te ontwikkelen, zodat ze na

Afronding van de opleiding deze kwaliteiten ook kunnen toepassen.

Achtergrond 5S Service Station

Service station 5S Debi Tewari is geopend in maart 2015 door Dhr. Santhkoemaar Debi Tewari.
Deze Service Station staat geregistreert bij KKF als een EZ (Eenmans zaak) met als directeur
Dhr. Santhkoemaar Debi Tewari. We zijn een retailer service station van Roy Boedhoe
Enterprices. Deze Service Station staat gevestigt aan de Catharina Sophia straat nummer 264 te
Tijgerkreek Saramacca. De wegen van tussen Paramaribo en Nickerie zijn steeds aan het
verbeteren, dit heeft dus zowel positive als negative gevolgen voor ons. Een hele positive gevolg
is dat de wegen dus veel drukker zijn en wij als Service Station steeds meer klanten blijven
krijgen. Daarnaast kampen wij ook met een negatief gevolg dat is dat wij als Service Station
hebben de laaste tijden te kampen met lange wacht rijden omdat wij die marktleider zijn te
Tijgerkreek.

3
 SWOT Analyse “Service Station 5S”, een Handelsbedrijf.
Sterkte (Intern)
1. Best gesorteerde shop te Tijgerkreek.
2. Gelegen aan de Oost- west
verbinding.
Kans (Extern)
1. Technologie ontwikkelen (Wireless
PostPaids aanvragen).
2. Samenwerken met andere stations om
ons vooraden te balanceren.
Confrontatie Matrix “Service Station 5S”, een Handelsbedrijf.
Sterkte 1 + Bedreiging 2
Omdat we de best gesorteerde
servicestation zijn gaan andere
servicestations met ons willen samen
werken in een bond. Zo kunnen we dus
samen opkomen voor het laten stijgen van
ons winstmarge.
Sterkte 2 + Bedreiging 2
We zijn gelegen aan de oost- west
verbinding. De oost-west verbinding
verbindt Commewijne aan Nickerie. We
liggen dus aan de langste weg te Suriname
en als Suriname gaat overstappen van
Benzine naar Electrische auto’s gaan wij
heel makkelijk in aanmerking komen voor
wat elektrische pompen door ons ideale
locatie.
Zwakte (Intern)
1. Het moeilijk vinden van arbeiders.
2. Zijn gelimiteerd op tanks van
20.000 Liter.
Bedreiging (Extern)
1. Het overstappen van auto’s van
benzine naar elektrisch (Lang
termijn)
2. Het niet stijgen van ons
winstmarge.
Zwakte 1 + Kans 2
Door te werken in een bond met de andere
servicestations kunnen we een arbeiders
overeenkomst sluiten.
Dit gaat inhouden dat als een
servicestation een tekort aan arbeiders
heeft de reservearbeiders van de
resterende servicestations hier mogen
invallen.
Zwakte 2 + Kans 1
We zijn gelimiteerd aan tanks van
20.000L en kunnen die tanks moeilijk
bijvullen want we moeten ons contante
srd’s gaan storten en overmaken van Vsb
Saramacca naar DSB. Dit duurt 3
werkdagen. Als we met pinpas betalen
volledig openstellen op ons DSB
‘postpaid’ krijgen we die srd’s direct op
DSB en kunnen we sneller olie bestellen
om ons 20.000L bij te vullen.
4
 KPI’s

Wat zijn de KPS’s?

 Omzet verhogen met 5% voor het einde van 2023.
 Efficiënter gaan werken, met als doel 10% meer klanten meer te helpen per dag.

Waar staan wij nu?

 We hebben nu een omzet van x die inschaal wordt gebracht met 100%.
 We helpen nu x aantal klanten per dag die we vastleggen als 100%

Hoe ga ik mijn doelen kunnen realiseren?

 Ons doel is de omzet verhogen met 5%, de omzet wordt berekend bij brandstof door de
verkoop maal de prijs. Ons winstmarge zit al in de prijs en daaraan kunnen we niet
komen, want dat is een vast bedrag die we niet kunnen veranderen. We gaan dus als
conclusie ervoor moeten zorgen dat we meer verkopen per dag. Dat kunnen we doen door
promoties te doen op Facebook waar de dus dagen organiseren waar we ‘giveaways’
doen bijvoorbeeld verdelen van petjes, sleutelhangers en of T-shirts bij brandstofaankoop
vanaf 500,-.
 Dit kunnen we bereiken om de wacht rijen te vermijden. Niemand houdt van lang
wachten bij het pompstation. Dit kunnen we bereiken door per pomp 2 werknemers te
zetten in plaats van 1. Daarnaast moeten de auto’s die in kleine galonnen komen vullen
hun auto’s aan de zijkant parkeren en daarna olie komen vullen. Tenslotte moeten de
mensen die met pinpas willen betalen eerst binnen betalen en daarna met hun auto in de
rij staan.

5
 Projectopdracht

Dit opdracht houdt in dat wij als studenten van Unasat een jaarplan moeten maken ter afronden
van ons semester 3. Om te beginnen aan ons jaarplan en verbeterplan moeten we eerst een plan
van aanpak maken. We leveren deze plan van aanpak in week zes (6) van ons studie jaar, daarna
leveren we ons jaarplan in in week zestien (16) en tenslotte presenteren we ons jaarplan in week
zeventien (17) als alles goed afloopd hebben we in week 17 ons eind resultaat en weten wij als
we dit vak hebben behaald. Deze project zal als een lang termijn verbeterplan moeten dienen om
de lang wacht rijden in Service Station 5S af te korten. Deze project wordt uitgevoerd door Debi
Tewari Sharvam Shrutsen die student is van UNSAT en de houder is van het studenten nummer
BK/1121/036.

Kritische factoren

Het beschrijven van kritische succesfactoren helpt mee bij de uitvoering en het behalen van de
doelstellingen van het project. Aan de hand van deze factoren kan achteraf ook bepaald worden
waarom het project succesvol is afgerond of juist mislukt.
Enkele kritische succesfactoren die een rol zullen spelen bij het schrijven van het
jaarplan/verbeterplan zijn:
 Mijn motivatie;
 Vroegtijdig de nodige informatie vergaren en die analyseren;
 Goede planning;
 Feedback vragen van de docent/ leidinggevende.

6
 Projectactiviteiten

Wat is een projectactiviteit?

Een projectactiviteit is werk dat voor een project uitgevoerd moet worden.
Een projectactiviteit valt altijd onder een voorcalculatieregel. Projectactiviteiten zijn een
detaillering van een voorgecalculeerde werksoort, artikel of samenstelling. Zo voor het opstellen
van ons plan van aanpak moeten wij ook eerst informatie verzamelen en deze informatie daarna
uitwerken.

Voorbereidende activiteiten

 Zelf proberen om de problemen/ klelpunten in deze Serice Station te analysen.

 Een gesprek met de directeur houden en kijken wat en hoe hij denkt over de
geanalyseerde peroblemen en hoe hij denkt ze op te lossen. Als hij met andere problemen
zit die te maken hebben met lange wachtrijen zal ik die ook noteren en dan ga ik deze ook
meenemen als voor informatie.

Uitvoerende activiteiten

 Het vastleggen van de doelstellingen binnen de organisatie.

 Het vastleggen van de misie van de organisatie.
 Het vastleggen van de visie van de organisatie.
 Het vastleggen van de SWOT (Strengt, Weakness, Opportunity and Treaths)
 Het vastleggen van de KTI’s van de organisatie
 Het vastleggen van de knelpunten van de organisatie.
 Het vastleggen van de proccesbeschriving binnen de organisatie.

7
 Projectgrenzen

Wat zijn projectgrenzen?

Door de projectgrenzen wordt duidelijk wat wel en wat niet tot het project behoort en welke
doelstellingen en resultaten wel en welke niet in het kader van het project zullen worden
gerealiseerd. Om het verbeterplan succesvol te beschrijven is het zo ook nodig op duidelijke
project grenzen vast te stellen. De projectgrens in deze jaarplan zal gehouden worden op de lang
wachtrijen voor klanten die hun brandstof komen kopen bij Survice Station 5S Debi tewari.

Randvoorwaarden

Wat zijn randvoorwaarden?

Randvoorwaarden zijn de eisen waaraan moet worden voldaan om een specifiek proces plaats te
kunnen laten vinden. Ze geven de grenzen aan die men tijdens het uitvoeren van het proces niet
mag overschrijden en vormen zo een kader waarbinnen het proces plaats kan vinden.

In dit verbeterplan zal vast gesteld worden:

Misie en visie

Beleidsdoelstellingen

SWOT Analyse

Confrontatie Matrix

Verbeter processen

Planning

Introductie PDCA cyclus

8
 Producten

De pruducten die opgeleverd zullen worden uit dit verslag zijn:

1. Een plan van aanpak.
2. Een verbeterplan
Wat voor lang termijn impact kan dit jaarplan/ verbererplan hebben op Service Station 5S Debi
Tewari?
Zoals in de KPI’s aan gegeven is dat we naar 2 dingen vooruitstreven.
1 Omzet verhoging.
2 Effiecienter te werk gaan.
Bijde zijn gelinked aan elkaar. Ons lang termijn doel is de omzet verhogen in Service Station 5S
Debi Tewari en dat kunnen we realiceren door Effiecienter te werk te gaan.

9
 Kwaliteit

Kwaliteitseisen voor het plan plan van aanpak:

1. Het plan van aanpak zal gemaakt zijn op waarheid.

2. Het plan van aanpak zal transparant zijn.
3. Het plan van aanpak zal begrijpelijk zijn.
4. Het plan van aanpak zal gestructureerd zijn.
5. Het plan van aanpak zal correcte taalgebruik hebben.
6. Het plan van aanpak zal de juiste vorm hebben.
7. Het plan van aanpak zal gemaakt zijn op waarheid.

Kwaliteit waarborgen:

1. Het plan wordt gescreend door mij.

2. Het plan wordt opgestuurd naar de docent voor feedback.

Kwaliteitseisen voor de opmaak van het eindproduct (ondernemingsplan):

1. Titelpagina
2. Inhoudsopgave
3. Voorwoord
4. Inleiding
5. Hoofdstukken
6. Slot

10
 Projectorganisatie

Functie: projectleider

Bevoegdheden:
1. Informatie zoeken ten opbouw van het verbeterplan.
2. Onderlinge communicatie met de opdrachtgever om op het juiste spoor te
blijven.
3. Onderzoek plegen binnen de afdeling om zodoende de wisselvalligheden uit te
rafelen.
4. Planning en uitvoering van het project.
5. Het voeren van functioneringsgesprekken.
6. Toezichthouden op voortgang en kwaliteit van het project.
7. Opzoek gaan naar oplossingsmogelijkheden voor het proces.
8. Mikken of alles volgens plan gaat.
9. Feedback vragen aan mijn collega’s en de opdrachtgever.
10. Rapporteren aan de opdrachtgever.

11
 Planning PVA

No Activiteit. Week: 1 2 3 4 5 6
.
1. Les 1, hier hoorden we van ons meneer dat een een pva moesten maken. V V
2. Een titel zoeken die moest worden goedgekeurd door ons vakdocent. V
3. Officieel beginnen met Pva. V
4. Voorpagina maken en zoveel mogelijk informatie zoeken om van start te gaan. V
5. Beginnen aan de project achtergrond van Unsat en 5S Debi Tewari. V
6. De project activiteiten en kijken welke informatie ik al heb en wat ik nodig ga V V
hebben.
7. De Project grenzen uitwerken, De SWOT, confrontatie matrix en KTI’s uitwekren V V V
8. De producten en kwaliteit uit te werken. V V
9. Feedback van ons vakdocent krijgen en alles aanpassen. V
10. Project organisatie in elkaar zetten . V V V
11. De planning tabel maken van ons pva en ons jaarplan. V V
12. De kosten en baten uitwerken en dat ook in tabel format zetten. V
13. De risicos uitwerken en daarna gaan kijken hoe ik deze kan verbeteren. V V
14. Pagina nummers, een page border en inhoudsopgaven zetten. V
15. Ons concept plan van aanpak inleveren. V V V
16. Feedback van ons docent krijgen en alles verbeteren dat fout was. V V
17. Ons plan van aanpak inleveren met de verantwoordings verslgen. V

12
 Kosten en baten

De kosten & baten geven aan de kosten die er gemaakt zullen worden om het project uit te
voeren en baten zijn de kennis en vaardigheden die de groep opdoet tijdens het uitvoeren van dit
project.
Kosten

No. Activiteit Kost

1 24 Mens uren (aSRD120p/u) SRD 2880
2 Internet verbruik SRD 100
3 Slijtage Laptop SRD 200
4 Stijtage Auto SRD 150
5 Benzine gebruik SRD 100
Tot. SRD 3430

Baten

De baten wordt bij dit project gezien als de toegevoegde waarde. Door middel van dit project
zullen wij onze competenties en vaardigheden verder ontwikkelen. Ik heb een plan van aanpak
leren schrijven voor een jaarplan. Verder zijn mijn competenties, Nederlands, communicatie,
ondernemend, georganiseerd en doorzetter veel kunnen verbeteren.

13
 Risico’s

Het doel van deze risicoanalyse is het in kaart brengen van de risico’s die het project negatief
zouden kunnen beïnvloeden. De keuze voor een van de varianten wordt hierdoor duidelijker. De
risico’s zijn verdeeld onder de interne en externe aspecten:

Interne risico’s

 Geen duidelijke project grenzen vastgelegd.

 Het niet optijd afronden van dit project.
 Niet voldoende motivatie door mij.

Externe risico’s
 Het uitvallen van internet.
 Het niet opslaan van dit document.
 Het uitvallen van stroom.
 Onjuiste informatie.
 De inervieuw met de directeur werd verschoven omdat hij het druk had.

Risicobeheersing
 Project grenzen zetten als prioriteit.
 Een tijdschema maken dat dit project een week voor de deadline al klaar is.
 Een week extra berekenen in de planning voor risico’s management.
 Het proces steeds blijven evalueren, zodat je steeds een beeld hebt hoe ver je bent
aangekomen.

14