Project Planning Process Description:

1. Background:

The group topic: Startup of E-Commerce Company (Công Ty Dịch vụ Thương mại Điện Tử)

2. Introduction:

This short paper gives a brief look through the process of planning the project; each stage will be noted
with certain key points.

3. Process Description:
A. Pre-establishing phase:

First off, after identifying wanted business concept, we must conduct 2 things:

+ Company charter

+ Process planning

Main function of those two is helping us to answer such questions:

? What are the resources ?

- Tài nguyên ở đây ý chỉ chung, toàn bộ nhân lực, thiết bị, cơ sở vật chất thiết yếu nhất

? Who are the stakeholders ? (

- Các bên liên quan vào quá trình tạo dựng công ty, rót tiền vào công ty là ai ? Đội ngũ founders,
các cổ đông, các nhà đầu tư, khách hàng,….

? Local legal code ?

- Các chính sách, điều lệ trong luật pháp quốc gia quy định gì ?
- Về vấn đề đăng kí công ty, thuế hoặc các khoản phí liên quan tới giai đoạn đầu tiền thành lập tới
thành lập công ty
- Cơ cấu chung chi ra sao ? Mức sàn, mức trần ? Cổ phần – cổ tức ?
- Các quy định liên quan tới dịch vụ của công ty ?
- Quyền, lợi và trách nhiệm ?

? What are the risks and opportunities ?

- Xác định rõ, đâu là các yếu tố cơ hội ? Có khả thi để tận dụng hay không ? Cần làm gì để tận dụng
?...
- Xác định các yếu tố nguy cơ ? Đâu là những sai lầm có thể mắc phải ? Đã có những tấm gương
nào ?....

Then, after properly gathering all the above information, the group must compose and sort them, as a
solid base for planning and preparation.

(trọng tâm là trả lời các câu hỏi WH)

Last step before raising fund, composing the proposal, which is mainly used to persuade investors.
Finally, assume that we successful be funded, establishing the company.

B. Establishing Phase:

In this phase, our works are divided into 2 categories:

 Initialize Company:
- Financial Planning : giờ có tiền rồi, thì làm gì ? Chi cho các khoản, mục gì ? Chi bao nhiêu ?
- Resource allocation planning (Internal): Lên kế hoạch phân chia bố trí nguồn lực nội bộ, phòng
ốc ? Bàn ghế ? Máy móc thiết bị ? Nhân công ?....
- Outsourcing planning: Lên kế hoạch về những tác vụ, công việc cần/có thể liên hệ với bên thứ ba
cung cấp
- Enterprise internal standardize: Chuẩn hóa nội bộ doanh nghiệp. Áp dụng các bộ quy chuẩn
doanh nghiệp để thực hiện chuẩn hóa các hoạt động nội bộ bằng quy trình, lưu đồ….

By finising 4 mentioned tasks, we can later perform:

- Recruiting Planning
- Procurement Planning

Which leads us to:

- Recruiting
- Purchasing Facilities
 Allocation:

In this task, we divided the company into different functional departments, then assigning each with
suitable tasks, both in short as well as long term. All of these will have main and sub functions.

A typical enterprise departments structure would be like:

- Officialdom Dep: Hành Chính Công Vụ

Primary function is administration and compliance.

Sub-functions include human resources, legal, finance administration.

- Financial Dep: Tài Chính Kế Toán

Primary: financial management.

Sub: accounting, financial planning and analysis, treasury.

- Marketing Dep

Primary: marketing the business and driving sales.

Sub-functions: product marketing, content marketing, social media marketing, analytics.

- Engineering Office: Kĩ thuật (cơ, điện, phần mềm)

Primary: building and maintaining the technical infrastructure.

Sub-functions: web development, app development, design, quality assurance, and security.
 - Business Office: Kinh Doanh

Primary function: managing business operations and growth.

Sub-functions: customer service, procurement, project management, business analysis.

- Laboratory:

Primary function:

Product research and development

Sub-functions:

Product testing - Testing new products for quality, durability, safety standards, etc. before launch

Materials research - Researching new materials, components, or technologies that could be used in
future products

Prototype development - Creating early product prototypes to test design concepts

Usability testing - Testing prototypes with customers to gather feedback on design, features, and user
experience

Analytics - Conducting analysis of customer data to identify trends and inform new product ideas

Quality control - Ensuring consistent quality of products during and after production

Regulatory compliance - Ensuring products meet all required industry and legal standards

Supplier collaboration - Working with materials/component suppliers on co-development

And others

Note:

- Từng mục đều có các chuẩn quốc tế lẫn quốc gia, có thể soi chiếu để tùy chỉnh cho phù hợp
- Xây dựng cơ sở dự liệu nội bộ để phục vụ công tác quản lí, điều hành
- Các phòng ban có thể được huy động nhân lực lẻ để tạo nhóm cho từng project cụ thể của công
ty sau này, một cá nhân có thể đảm nhiệm hơn 1 chức vụ. Hoạt động trên mô hình phối hợp ,
kiểm tra, đối chứng chéo.
- Tuy từng thời điểm, dự án, mà tận dụng outsourcing.
- Một số tác vụ có thể kí với bên thứ ba nhằm sử dụng dịch vụ lâu dài.
- Để thích ứng với điều kiện trong và ngoài công ty, cơ cấu nhân sự , tài nguyên có thể thay đổi.