‫تعريفه ‪:‬‬

‫جدول اإلرسال وسمى أيضا حافظة اإلرسال أو ورقة اإلرسال‪ ،‬وهو وثيقة إدارية تلخيصية تستعمل من طرف اإلدارة العمومية قصد نق‪$$‬ل‬
‫وثائق إدارية رس‪$‬مية أو خاص‪$‬ة بأش‪$‬خاص معن‪$‬يين من مص‪$‬لحة إداري‪$‬ة إلى مص‪$‬لحة إداري‪$‬ة أخ‪$‬رى س‪$‬واء ك‪$‬انت علي‪$‬ا أو وس‪$‬طى أو قاعدي‪$‬ة‬
‫(دنيا)‪ ،‬وهو أداة مالئمة للمحافظة على أثر اإلرسال‪.‬‬

‫اإلشعار باالستالم ‪:‬‬

‫ويمكن طلب اإلشعار باالستالم فور وصول الوثائق المرفقة به بواسطة إعادة النسخة الثانية موقع عليها من ط‪$‬رف الع‪$$‬ون اإلداري ال‪$‬ذي‬
‫تسلم الوثائق مع وضع ختم اإلدارة وتاريخ االستالم ورقم التسجيل ‪ ،‬قصد التأك‪$‬د من ثب‪$‬وت اس‪$‬تالمها من قب‪$‬ل المرس‪$‬ل إلي‪$‬ه‪ .‬وليس مع‪$‬نى‬
‫هذا أن كل جداول اإلرسال تخضع إلى شرط اإلشعار باالستالم إال في حالة إرسال وث‪$$‬ائق هام‪$$‬ة تتطلب التأكي‪$$‬د من ثب‪$$‬وت اس‪$$‬تالمها من‬
‫طرف المرسل إليه‪ .‬و في هذه الحالة يحرر جدول اإلرسال في ثالث نسخ ‪:‬‬
‫النسخة األولى تبقى في حافظة البريد الصادر ‪.‬‬
‫أما النسختين الثانية والثالثة‪ ،‬فترسل مع الوثائق أو الملف‪$‬ات المرس‪$‬لة ش‪$‬ريطة إع‪$‬ادة إح‪$‬دى النس‪$‬ختين إلى المرس‪$‬ل م‪$‬ع مالحظ‪$‬ة اإلش‪$‬عار‬
‫باالستالم المذكورة أعاله‪.‬‬

‫تقديمه المادي (شكله) ‪:‬‬

‫أما من حيث الشكل فان جدول اإلرسال يتضمن العناصر التالية ‪:‬‬
‫أوال ‪ -‬الدمغة‪ ،‬وهي شعار الدولة والطابع وعنوان اإلدارة أو المؤسسة ‪.‬‬
‫ثانيا ‪ -‬رقم تسجيل اإلرسال في البريد الصادر‪.‬‬
‫ثالثا ‪ -‬بيان المرسل ‪ ،‬يذكر فيه صفة المرسل ‪.‬‬
‫رابعا ‪ -‬بيان المرسل إليه ‪ - :‬تذكر صفة المرسل إليه إذا كان شخصا معنويا‪ ،‬أو اسمه ولقبه وعنوانه اإلداري إذا كان شخصا طبيعي‬
‫خامسا ‪ -‬عنوان الوثيقة ‪ " :‬جدول اإلرسال" يدون في وسط الورقة بالبنط العريض ‪.‬‬
‫سادسا‪ -‬مضمون جدول اإلرسال ويتكون من ثالثة أعمدة على النحو التالي ‪:‬‬
‫العم‪##‬ود األول ‪ :‬ويخص‪$$‬ص لتع‪$$‬يين ن‪$$‬وع الوث‪$$‬ائق المدرج‪$$‬ة في الج‪$$‬دول‪ ،‬م‪$$‬ع تمهي‪$$‬د له‪$$‬ا ب‪$$‬ذكر إح‪$$‬دى العب‪$$‬ارات اآلتي‪$$‬ة ‪ :‬تج‪$$‬دون طي ه‪$$‬ذا‬
‫اإلرسال تجدون طيه ‪ .‬تحدون رفقة هذا الجدول تجدون رفقته ‪.‬‬
‫العمود الثاني ‪ :‬ويخصص لبيان عدد هذه الوثائق المرسلة‪ ،‬حيث يذكر أمام كل وثيقة عددها‪.‬‬
‫العمود الثالث ‪ :‬مخصص للمالحظات حيث أن جدول اإلرسال ال بد أن يحتوي لزوما على إش‪$$‬ارة تمكن المرس‪$$‬ل إلي‪$$‬ه من معرف‪$$‬ة الس‪$$‬بب‬
‫الذي أدى إلى إرسال الوثائق المشار إليها في العمود األول المخصص لبيان نوع الوثائق‪.‬‬

‫وله‪$$‬ذا‪ ،‬فان‪$$‬ه ينبغي على المح‪$$‬رر اإلداري أن يوض‪$$‬ح في العم‪$$‬ود الث‪$$‬الث المخص‪$$‬ص للمالحظ‪$$‬ات ه‪$$‬دف اإلرس‪$$‬ال وذل‪$$‬ك باس‪$$‬تعمال عب‪$$‬ارات‬
‫مختلفة حسب طبيعة الوثائق ونذكر منها ما يلي ‪:‬‬
‫لإلطالع‬
‫‪ .‬لإلعالم ‪.‬‬
‫‪ .‬لكل غاية مفيدة ‪.‬‬
‫‪ .‬لإلمضاء ‪.‬‬
‫‪ .‬لالختصاص ‪.‬‬
‫‪ .‬للتنفيذ ‪.‬‬
‫‪ .‬للدراسة و إبداء الرأي …‪ .‬الخ ‪.‬‬

‫االستدعاء‬
 ‫‪.‬تعريفه ‪:‬‬
‫ه‪$$‬و م ارس‪$$‬لة إداري‪$$‬ة بس‪$$‬يطة تس‪$$‬تعمل لغ‪$$‬رض ‪،‬واح‪$$‬د وه‪$$‬و طلب حض‪$$‬ور األش‪$$‬خاص إلى مق ‪$‬رات العم‪$$‬ل أو االجتم‪$$‬اع في مك‪$$‬ان معين‪ ،‬أو‬
‫طلب حض ‪$$‬ورهم مص ‪$$‬حوبين بوث ‪$$‬ائق الس ‪$$‬تكمال ملف ‪$$‬ات أو المش ‪$$‬اركة في عملي ‪$$‬ات معين ‪$$‬ة مث ‪$$‬ل إج ‪$‬راء مس ‪$$‬ابقات أو امتحان ‪$$‬ات أو عملي ‪$$‬ات‬
‫تكوينية ‪ ( :‬ملتقيات أيام دراسية وندوات تربوية ‪ ...‬الخ )‪.‬‬

‫تقديمه المادي (شكله) ‪:‬‬

‫لقد جرت العادة عند توجيه إستدعاءات لألشخاص أن يكون شكلها في قالب يتوافق وشكل الرسالة اإلدارية بجميع عناص‪$‬رها م‪$$‬ع إض‪$‬افة‬
‫النقاط التالية في نص ا االستدعاء ‪:‬‬

‫‪ .‬تاريخ وساعة ومكان انعقاد االجتماع وموضوعه ‪ ،‬أو جدول اعماله‪.‬‬

‫ويرسل االستدعاء إلى المعني داخل غالف مغلق أو في شكل مطوية‪.‬‬

 ‫الدعوة‬
‫تعريفها ‪:‬‬
‫هي من طلب حض‪$$‬ور ش‪$$‬خص معن‪$$‬وي أو ط‪$$‬بيعي الجتم‪$$‬اع معين أو جلس‪$$‬ة عم‪$$‬ل أو نش‪$$‬اط األنش‪$$‬طة العلمي‪$$‬ة‬
‫أو األدبية أو الثقافية أو الرياضية أو الفني‪$‬ة الخ‪ ،‬قص‪$‬د المش‪$‬اركة أو التش‪$‬ريف‪ .‬ولق‪$‬د نص‪$‬ت إح‪$‬دى م‪$‬واد ق‪$‬انون البلدي‪$‬ة‬
‫على أن المجلس الش ‪$$‬عبي البل ‪$$‬دي يجتم ‪$$‬ع عن ‪$$‬د الض ‪$$‬رورة لد ارس ‪$$‬ة قض ‪$$‬ايا مس ‪$$‬تعجلة في دورات اس ‪$$‬تثنائية بـ ‪ " :‬دع ‪$$‬وة "‬
‫يوجهها رئيس المجلس لكل عضو فيه‪.‬‬

‫وعلى ه‪$$‬ذا األس‪$$‬اس ف‪$$‬إن المش‪$$‬رع ق‪$$‬د إخت‪$$‬ار ص‪$$‬يغة "ال‪$$‬دعوة" ب‪$$‬دل "االس‪$$‬تدعاء" عن‪$$‬د طلب حض‪$$‬ور العض‪$$‬و البل‪$$‬دي لالجتم‪$$‬اع على اعتب‪$$‬ار‬
‫صيغة الدعوة مهذبة أكثر من صيغة االستدعاء ‪.‬‬

‫الفرق بين االستدعاء والدعوة ‪:‬‬

‫يستعمل االستدعاء عند استدعاء األشخاص للحضور شخصيا الستالم أشياء‪ ،‬كالطرود البريدية أو الوثائق‪ ،‬كج‪$‬واز الس‪$$‬فر ‪ ...‬الخ‪ .‬أو‬
‫سماع أقوالهم‪ ،‬كاستدعائهم لدى محافظ الشرطة أو فرقة الدرك الوطني الخ ‪.‬‬

‫أما بخصوص صيغة المجاملة التي تختتم بها الدعوة فإن صياغتها تكون إما ‪:‬‬
‫تقبلوا مني السيد الفاضل فائق االحترام والتقدير‪.‬‬
‫إو ما‬

‫تقبلوا مني زميلي المحترم فائق التقدير والشكر‪.‬‬

‫وذلك حسب طبيعة العالقة التي تربط صاحب الدعوة بالمدعو‪.‬‬

‫تقديمها المادي ( شكلها ) ‪ :‬ويتضمن العناصر التالية ‪:‬‬

‫‪ -‬الدمغة ‪.‬‬
‫التسجيل (‪ - .)1‬رقم المرسل‪.‬‬
‫المرسل إليه‪.‬‬
‫الموضوع "دعوة"‪.‬‬
‫نص الدعوة‪.‬‬
‫المكان والتاريخ‪.‬‬
‫اإلمضاء‪.‬‬
 ‫البرقية الرسمية‬

‫تعريفها ‪:‬‬
‫هي وثيق‪$‬ة إداري‪$‬ة لإلخب‪$‬ار أو لع‪$‬رض م‪$‬وجز لقض‪$‬ية هام‪$‬ة ومس‪$‬تعجلة‪ ،‬وهي وس‪$‬يلة من وس‪$‬ائل االتص‪$‬االت الحديث‪$‬ة ال‪$‬تي ك‪$‬ثر ت‪$‬داولها في‬
‫عصرنا‪ ،‬نتيجة سرعة البت في القضايا المستعجلة بين اإلدارة واألشخاص الع‪$‬اديين أو المعن‪$‬ويين والخ‪$‬واص لإلف‪$‬ادة بمعلوم‪$‬ات مس‪$‬تعجلة‬
‫وذلك بأسلوب وجيز‪ ،‬و دقيق و واضح ‪.‬‬

‫الهدف تحريرها ‪ :‬من تستعمل البرقية الرسمية في حالة االستعجال فقط ‪ ،‬إلعطاء تعليم‪$$‬ات أو الحص‪$‬ول على معلوم‪$$‬ات أو األم‪$$‬ر بتنفي‪$$‬ذ‬
‫مأمورية محددة‪ .‬وقد توجه إلى رئيس إداري أو مرؤوس أو لزميل ‪ ....‬الخ‪.‬‬

‫‪ -‬تقديمها المادي (شكلها)‪ :‬أما تقديمها المادي فيتضمن العناصر التالية ‪ - :‬الدمغة ‪ ..‬رقم التسجيل‪ .‬المكان والتاريخ‪ .‬العنوان ( برقية‬
‫رسمية )‪ .‬بيان المرسل والمرسل إليه ‪ ،‬ويكونان في الجهة اليمنى‪ .‬الموضوع‪ .‬المرجع ( عند االقتضاء )‪– .‬‬

‫نص البرقي‪$$‬ة ‪ :‬ويك‪$$‬ون بأس‪$$‬لوب ب‪$$‬رقي كم‪$$‬ا ينبغي أن ينحص‪$$‬ر في الكلم‪$$‬ات الض‪$$‬رورية لفهم المض‪$$‬مون م‪$$‬ع ح‪$$‬ذف عب‪$$‬ارة الن‪$$‬داء والمجامل‪$$‬ة‬
‫إو ضافة كلمة قف عند نهاية كل جملة مفيدة و تختم بعبارة قف وانتهى ‪.‬‬
‫اإلمضاء مع ذكر صفة المرسل واسمه ولقبه وختم اإلدارة‪.‬‬
‫أما البرقية التي تصدرها مصالح البريد فتكون مشفوعة‬
‫ب ‪ :‬رقم اإلرسال‪.‬‬
‫ساعة و تاريخ اإلرسال‪.‬‬
‫عدد الكلمات‪.‬‬
‫المصدر‪.‬‬
‫مالحظات المصلحة‬