Архивни справочници.

Прегледи на архивни фондове и

документи

За разлика от описите и каталозите, в които описанието на архивните

единици и документите е стандартизирано максимално в архивните
прегледи съставът и съдържанието на документите се разкрива в
наративна форма.
Прегледите са справочници, които в повествователна форма
разкриват състава и съдържанието на архивните документи. Те се
съставят само на документи от обработени фондове и биват фондови и
тематични.
Чрез фондовите прегледи се разкрива съдържанието и видът на
документите, както в отделен фонд, така и група еднородни фондове. При
избора на фонда за представянето му чрез преглед се преценява от
съответния специалист значението на фондообразувателя (лице или
институция), актуалността и значението на документите във фонда, а също
и неговата пълнота.
Обект на тематичните прегледи са архивните документи по
определена тема независимо от местонахождението им (по архиви и по
фондове). При този вид прегледи, стремежът е да се подбират теми, които
биха заинтересували изследователите, или за които съответните архивни
документи все още не са известни.
Сведенията относно вида и съдържанието на документите в
архивния преглед се подреждат по разделите на специално разработена за
целта класификационна схема. При наличие на каталог за темата на даден
преглед или във връзка с фонда, който се представя в прегледа, най-често
се използва готовата класификационна схема на съответния каталог. При
фондовите прегледи е прието да се използва класификационната схема на
описа на съответния фонд. За тематичните прегледи разработването на
класификационна схема предполага детайлно проучване на темата, като и
на архивните документи, свързани с нея.
Отделните съставни части на архивния преглед са характеристиката
на документите и справочния апарат. Характеристиката т.е. описателната
им част, включва следните елементи: видовете архивни документи, автор/и
и адресат/и, съдържание на документите (анотациите), хронологически
рамки, оригиналност и начин на създаване на документите, език (ако е
чужд) и палеографски особености.
Анотациите се излагат в логическа последователност в максимално
кратка форма, но същевременно са точни и ясни и се съпровождат от
извороведски анализ. Посочва се значението на групата от документи или
на конкретния документ за изучаването на темата, дават се сведения за
тяхната пълнота и степен на запазеност, отбелязва се характерът на
съдържащите се в документите фактически данни, тяхната достоверност.
Цитирането на текст от документ е допустимо в случаите, когато цитатът
изразява нещо особено характерно за епохата на създаване на документите
или помага да се подчертае същественото в съдържанието им.
Анотациите биват единични (на отделен документ) и групови.
За най-ценните документи се изготвят единични анотации.
Например:
„Писмо на Александър Екзарх до Високата порта и Великите сили от 23
януари 1843 г. с искане за подобряване положението на българския народ,
за откриване на български училища и изпращане на български младежи да
се учат в Цариград и някои европейски градове, за отпечатване на
български книги и др.“
Групови анотации се изготвят с цел обединяване сведенията за
еднородни документи. Групирането се извършва според особеностите на
документите по номинален признак, автор или по съдържание.
Например:
 „За литературния изследовател интерес представляват и няколко
писма на Кирил Христов, изпратени от Прага през 1936-1937 г. Един от
основните въпроси, на които се спира поетът в тях, е въпросът за
отпечатването в списание и библиотека „Завети”на подготвени от него
материали: стихотворения от „Вълнолом”, една статия за мястото на
българския език между европейските езици с оглед на неговата ритмика и
не на последно място – преводът на една от най-трудните сцени от
трагедията „Фауст” ”
Сведенията за вида и съдържанието на документите в архивния
преглед, се допълват с исковите им данни, които се отбелязват под линия,
респективно посочва се наименованието на архива или архивите, номера
на фонда (фондовете), на описите, на архивните единици и листовете.
Напоследък се наблюдава тенденция за по-рядкото съставяне на
архивни прегледи, което поставя въпроса за перспективността на този вид
архивен справочник в бъдеще.