การเขียนจดหมาย

อ.สิ ริอร จุลทรัพย์

 การเขียนจดหมายเป็ นการสื่ อสารโดยตรงระหว่ างบุคคลหรื อระหว่ าง
หน่ วยงานต่ าง ๆ ช่ วย ทาให้ ระยะทางไกลเป็ นใกล้ เพราะไม่ ว่าบุคคลหรื อ
หน่ วยงานจะห่ างไกลกันแค่ ไหนก็สามารถใช้ จดหมายส่ งข่ าวคราวและแจ้ งความ
ประสงค์ ได้ ตามความต้ องการ การส่ งสารหรื อ ข้ อความในจดหมายต้ องเขียนให้
แจ่ มแจ้ งชัดเจน เพื่อจะได้ เข้ าใจตรงกันทั้งสองฝ่ าย
 ประเภทของจดหมาย

๑. จดหมายส่ วนตัว : จดหมายถึงเพื่อน ญาติพนี่ ้ อง

๒. จดหมายกิจธุระ : จดหมายลาป่ วย ลากิจ
๓. จดหมายธุรกิจ : จดหมายติดต่ อเพื่อประโยชน์ ทางธุรกิจ
๔. หนังสื อราชการ : เอกสารทีใ่ ช้ ในการติดต่ อกับราชการ
๑. จดหมายส่ วนตัว

จดหมายส่ วนตัว คือ จดหมายทีบ่ ุคคลซึ่งรู้ จักคุ้นเคยกันติดต่ อกันด้ วย

วัตถุประสงค์ ทเี่ ป็ นการส่ วนตัว เช่ น เพื่อส่ งข่ าวคราว ถามทุกข์ สุข เล่าเรื่ องราว
ฯลฯ เป็ นการติดต่ ออย่ างไม่ เป็ นทางการ เช่ น จดหมายเล่ าเรื่ องราวทุกข์ สุข
จดหมายแสดงความรู้ สึกยินดี เสี ยใจขอบคุณหรื อขอโทษในกรณีต่าง ๆ เป็ นต้ น
การเขียนจดหมายส่ วนตัวแม้ จะยินยอมให้ ใช้ ถ้อยคาที่แสดงความสนิทสนม
เป็ น กันเองได้ แต่ กค็ วรระมัดระวังอย่ าให้ ผ้ ูอ่านเข้ าใจผิด และควรแสดงความ
สารวมมากกว่ าการพูดกันโดยปกติ
จดหมายส่ วนตัวทีม่ เี นื้อหาเป็ นการขอบคุณ หรื อแสดงความยินดีอาจเขียน
ลงในบัตรทีอ่ อกแบบไว้ อย่ างสวยงาม แทนการเขียนในกระดาษก็ได้
การเขียนจดหมายส่ วนตัว นิยมให้ เขียนด้ วยลายมือที่อ่านง่ าย แสดงความ
ตั้งใจเขียน ไม่ นิยมใช้ การพิมพ์
๒. จดหมายกิจธุระ
จดหมายกิจธุระ คือ จดหมายติดต่ อระหว่ างบุคคลกับบุคคลหรื อบุคคล
กับหน่ วยงานด้ วยเรื่ องที่มิใ ช่ เรื่ องส่ วนตัว แต่ เป็ นเรื่ องที่เกีย่ วกับงาน เช่ น การ
สมัครงาน การติดต่ อสอบถามการขอความร่ วมมือ ฯลฯ ภาษาทีใ่ ช้ จึงต้ องสุ ภาพ
และกล่ าวถึงเฉพาะธุระเท่ านั้น ไม่ มขี ้ อความทีแ่ สดงความสั มพันธ์ เป็ นการ
ส่ วนตัวต่ อกัน
ตัวอย่ าง จดหมายกิจธุระ
Œ
โรงเรียนลาปางกัลยาณี ถนนพหลโยธิน
อ.เมือง จ.ลาปาง ๕๒๐๐๐
Œ
๒๔ กันยายน ๒๕๓๘
Œ
เรียน ผู้จัดการวัสดุการศึกษา (๑๙๗๙) จากัด
Œ ด้ วยทางโรงเรียนลาปางกัลยาณี มีความประสงค์ จะซื้อสไลด์ ประกอบการสอนวิชา
ภาษาไทย ระดับมัธยมศึกษาตอนต้ น ตามรายการต่ อไปนี้
๑. ชุดความสนุกในวัดเบญจมบพิตร จานวน ๑ ชุด
๒. รามเกียรติ์ตอนศึกไมยราพ จานวน ๑ ชุด
๓. แม่ ศรีเรื อน จานวน ๑ ชุด
๔. ข้ อคิดจากการบวช จานวน ๑ ชุด
๕. หนังตะลุง จานวน ๑ ชุด
ตามรายการทีส่ ั่ งซื้อมาข้ างต้ น ดิฉันอยากทราบว่ า รวมเป็ นเงินเท่ าไร จะลดได้
กีเ่ ปอร์ เซ็นต์ และถ้ าตกลงซื้อจะจัดส่ งทางไปรษณีย์ได้ หรื อไม่
Œ หวังว่ าท่ านคงจะแจ้ งเกีย่ วกับรายละเอียดให้ ทราบโดยด่ วน จึงขอขอบคุณมา
ในโอกาสนี้

ขอแสดงความนับถือ
สมใจ หยิง่ ศักดิ์
| (น.ส. สมใจ หยิง่ ศักดิ์)
ผู้ช่วยพัสดุหมวดวิชาภาษาไทย
๓. จดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจ คือ จดหมายติดต่ อในเรื่ องทีเ่ กีย่ วกับธุรกิจ เช่ น การ
เสนอขายสิ นค้ า การขอทราบรายละเอียดเพิม่ เติมเกีย่ วกับสิ นค้ าหรื อบริการ
การสั่ งซื้อสิ นค้ า การติดตาม ทวงหนี้ ฯลฯ จดหมายกิจธุระและจดหมาย
ธุรกิจ มีลกั ษณะการติดต่ อทีเ่ ป็ นทางการมากกว่ า จดหมายส่ วนตัวจึงต้ องใช้
คาทีส่ ุ ภาพ ง่ าย และมีเนื้อหาความกะทัดรัด เข้ าใจได้ ตรงกัน
ทั้งผู้เขียนและผู้อ่าน
ตัวอย่ างจดหมายธุรกิจ
รŒ้ านบรรณพิภพ
๔๒–๔๔ ถนนบุญวาทย์
อ.เมือง จ.ลาปาง ๕๒๐๐๐
โทร. ๒๑๘๘๘๘
Œ
๓ สิงหาคม ๒๕๒๘
Œ
เรื่ อง ส่ งกระดาษไขและนา้ ยาลบไข
เรียน หัวหน้ าฝ่ ายพัสดุสานักงานนา้ ค้างและเพื่อน
Œ
ตามที่สั่งกระดาษไขยีห่ ้ อไดโต้ จานวน ๕๐ กล่อง และนา้ ยาลบไขเกสเตตเนอร์
จานวน ๒ โหลนั้น ทางร้ านได้ จดั ส่ งมาเรียบร้ อยแล้ว พร้ อมทั้งได้ แนบใบส่ งของมาด้ วย
Œ
หากทางสานักงานของท่ านได้ รับสิ่งของดังกล่าวครบถ้ วนแล้ว กรุณาตอบให้
ทางร้ านทราบด้ วย จะเป็ นพระคุณอย่ างสู ง
| ขอแสดงความนับถือ

ธาดา บรรณพิภพ
(นายธาดา บรรณพิภพ)
ผู้จดั การ
องค์ประกอบและรู ปแบบของจดหมาย

๑. ทีอ่ ยู่ของผู้เขียน เริ่มกึง่ กลางหน้ าระหว่ างเส้ นคัน่ หน้ ากับริมของ

ขอบกระดาษ
๒. วัน เดือน ปี ทีเ่ ขียนจดหมาย ให้ เยือ้ งมาทางซ้ ายของตาแหน่ งที่เขียนที่อยู่
เล็กน้ อย
๓. คาขึน้ ต้ น ห่ างจากขอบกระดาษด้ านซ้ าย ๑ นิว้
๔. เนื้อหา ขึน้ อยู่กบั ย่ อหน้ าตามปกติ อาจจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษ
ด้ านซ้ าย ๒ นิว้
๕. คาลงท้ าย อยู่แนวเดียวกับทีอ่ ยู่ของผู้เขียน
๖. ชื่ อผู้เขียน อยู่ใต้ คาลงท้ าย ลา้ เข้ าไปเล็กน้ อย
ตัวอย่ าง รูปแบบการเขียนจดหมายทัว่ ไป
สถานทีเ่ ขียนจดหมาย
Œ
วนั .... เดือน...... ปี ........
Œ
Œ คาขึน้ ต้ น
เนื้อหา

....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Œ
คาลงท้ าย
ชื่ อผู้เขียน
 หลักการทัว่ ไปในการเขียนจดหมาย

การเขียนจดหมายควรคานึงถึงสิ่ งต่ อไปนี้

๑. การใช้ ถ้อยคา การเขียนจดหมายต้ องใช้ ถ้อยคาในการเขียนให้ ถูกต้ อง
เหมาะสม กับประเภทของจดหมายและผู้รับจดหมายด้ วย หลักการใช้ ถ้อยคาสาหรับ
การเขียนจดหมาย มีดงั นี้
๑.๑ ใช้ คาขึน้ ต้ นและคาลงท้ ายจดหมายส่ วนตัวให้ เหมาะสมและถูกต้ องตาม
แบบแผน
การใช้ คาขึน้ ต้ นและคาลงท้ ายจดหมายส่ วนตัว การเขียนจดหมาย ส่ วนตัว
ไม่ มีข้อกาหนดเกีย่ วกับการใช้ คาขึน้ ต้ นและคาลงท้ ายที่ตายตัว เพียงแต่ เลือกใช้ ให้
เหมาะสมเท่ านั้น คาขึน้ ต้ นและลงท้ ายสาหรับบุคคลทัว่ ไป มีแนวทางสาหรับเป็ น
ตัวอย่าง ให้ เลือกใช้ ดงั นี้
 บุคคลที่ตดิ ต่ อ คาขึน้ ต้ น คาลงท้ าย

ญาติผ้ใู หญ่ เช่ น พ่อ แม่ ปู่ ย่ า ตา ยาย กราบเท้ า…ที่เคารพอย่ างสู ง กราบเท้ าด้ วยความเคารพอย่ างสู ง
หรื อ กราบมาด้ วยความเคารพรักอย่ างยิง่

ญาติลาดับรองลงมา เช่ น ลุง ป้า น้ า อา กราบ......ที่เคารพ หรื อ กราบมาด้ วยความเคารพ

กราบ.....ที่เคารพอย่ างสู ง ด้ วยความเคารพ

ด้ วยความเคารพอย่ างสู ง

พีห่ รื อญาติช้ ันพี่ พี.่ .....ที่รัก ด้ วยความรัก

ถึง......ที่รัก หรื อ รักหรื อคิดถึง
.......เพื่อนรัก หรื อ หรื อรักและคิดถึง
..........น้ องรัก

ครู อาจารย์ หรื อผู้บังคับบัญชาระดับสู ง กราบเรียน…ที่เคารพอย่ างสู ง ด้ วยความเคารพอย่ างสู ง

ผู้บังคับบัญชาระดับใกล้ตวั ผู้เขียน เรียน……..ที่เคารพ ด้ วยความเคารพ

หลักการทัว่ ไปในการเขียนจดหมาย (ต่ อ)

๑.๒ ใช้ ภาษาเขียนให้ ถูกกับระดับของจดหมาย โดยทัว่ ไปแล้ วถ้ าเขียน

จดหมายส่ วนตัวถึงบุคคลทีส่ นิทสนมกัน ก็จะใช้ คาระดับทีไ่ ม่ เป็ นทางการ แต่ ถ้า
เขียนจดหมาย ธุรกิจต่ าง ๆ ก็ใช้ คาระดับทีเ่ ป็ นทางการ
๑.๓ เขียนโดยใช้ ถ้อยคาตรงไปตรงมา เพื่อให้ ผ้ รู ับจดหมายได้ ทราบ
เรื่ อง อย่ างรวดเร็วและเข้ าใจได้ ทนั ทีตรงตามที่ผ้ เู ขียนต้ องการ หากจะต้ อง
ปฏิบัตกิ ารตาม ความในจดหมายนั้นก็ปฏิบัตไิ ด้ โดยถูกต้ องครบถ้ วน
๑.๔ เขียนเชิงสร้ างสรรค์ คือ เขียนโดยเรียบเรียงถ้ อยคาให้ ผ้ ูอ่านเกิด
ความรู้ สึกแช่ มชื่ น ชวนอ่ าน แสดงนา้ ใจทีด่ ตี ่ อผู้ได้ รับจดหมาย
 ตัวอย่าง
เปรี ยบเทียบคาระดับที่เป็ นทางการกับคาระดับที่ไม่เป็ นทางการ
ที่เป็ นทางการ
(สาหรับเขียนจดหมายธุรกิจและหนังสื อราชการ)
๑. เขาขับขี่รถจักรยานยนต์ไปชมภาพยนตร์
๒. บิดามารดาต้องการให้ขา้ พเจ้ามีอาชีพ
เป็ นแพทย์ แต่ขา้ พเจ้าต้องการเป็ นครู ชนบท
๓. หนังสื อเล่มนี้คงขายได้หมดในเวลา อันรวดเร็ว
เพราะรวบรวมวาทะสาคัญๆ ของผูท้ ี่มีชื่อเสี ยงไว้
หลายคน
ที่ไม่เป็ นทางการ
(สาหรับเขียนจดหมายส่ วนตัวถึงผูท้ ี่คุน้ เคย)
๑. เขาขี่รถเครื่ องไปดูหนัง
๒. พ่อแม่อยากให้ฉนั เป็ นหมอ แต่ฉนั อยากเป็ นครู บา้ น
นอก
๓. หนังสื อเล่มนี้มีหวังขายได้เกลี้ยงเพราะรวมคาดัง
ของคนดังไว้หลายคน
 หลักการทัว่ ไปในการเขียนจดหมาย (ต่ อ)

๒ มารยาทในการเขียนจดหมาย
๑) เลือกกระดาษ ทีส่ ะอาดเรียบร้ อย หากเป็ นไปได้ ควรใช้ กระดาษทีท่ าขึน้ เพื่อการ
เขียนจดหมายโดยตรง แต่ ถ้าหาไม่ ได้ กค็ วรใช้ กระดาษทีม่ สี ี สุภาพ กระดาษทีใ่ ช้ เขียนควร
เป็ นกระดาษเต็มแผ่ น ไม่ ฉีกขาด ไม่ ย่ ยู ยี่ บั เยิน ไม่ สกปรก
 หลักการทัว่ ไปในการเขียนจดหมาย (ต่ อ)

๒) ซองจดหมาย
**ซองจดหมายทีด่ ที สี่ ุ ดคือซองทีก่ ารสื่ อสารแห่ งประเทศไทยจัดทาขึน้
เพราะมีขนาดและ คุณภาพได้ มาตรฐาน ซองประเภทนีม้ จี าหน่ ายตามทีท่ าการ
ไปรษณีย์โทรเลขทุกแห่ ง ถ้ าหาซองจดหมายของการสื่ อแห่ งประเทศไม่ ได้ ก็อาจเลือก
ซื้อจากซองที่มเี อกชนทาขึน้ จาหน่ าย ซึ่งถ้ าเป็ นในกรณีหลังนี้ ควรเลือกซองทีม่ ีสี
สุ ภาพ ไม่ ควรมีลวดลาย
**ไม่ ควรใช้ ซองทีม่ ตี ราครุ ฑส่ งจดหมายทีม่ ใิ ช่ หนังสื อราชการ
**ไม่ ควรใช้ ซองทีม่ ีขอบซองเป็ นลายขาวแดงนา้ เงินสลับกัน
ซึ่งเป็ นซองสาหรับส่ งจดหมายไปรษณีย์อากาศไปยังต่ างประเทศ
ในการส่ งจดหมายในประเทศ
หลักการทัว่ ไปในการเขียนจดหมาย (ต่ อ)

๓) เขียนหนังสื อให้ ชัดเจน อ่านง่ าย การเขียนตัวอักษรค่ อนข้ างโตและ

เว้ นช่ องไฟค่ อนข้ างห่ าง จะช่ วยให้ จดหมายนั้นอ่านง่ าย
ไม่ ควรเขียนด้ วยดินสอดาหรื อหมึกสี แดง เพราะถือกันว่ าไม่ สุภาพ แม้ หมึกหรื อ
ดินสอสี ต่าง ๆ ก็ไม่ ควรเขียนจดหมาย สี ทเี่ หมาะสมคือสี นา้ เงินและสีดา
ไม่ ควรเขียนให้ มตี วั ผิด ตัวตก ต้ องแก้ ต้องเติม มีรอยขูดลบขีดฆ่ า หรื อมีเส้ นโยง
ข้ อความรุ งรัง ทาให้ ดูสกปรกไม่ งามตา
๔) จะต้ องศึกษาให้ ถูกต้ องถ่ องแท้ ก่อนว่ า ผู้ทเี่ ราจะเขียนจดหมายไปถึง
นั้น เป็ นใคร มีตาแหน่ งหน้ าทีอ่ ะไร การเขียนข้ อความในจดหมายก็ดี การจ่ าหน้ า
ซองก็ดี จะต้ องระบุตาแหน่ งหน้ าที่ ชั้นยศของผู้น้ันให้ ถูกต้ องและต้ องสะกดชื่ อ
นามสกุล ยศ ตาแหน่ ง ของผู้น้ันให้ ถูกต้ องด้ วย
หลักการทัว่ ไปในการเขียนจดหมาย (ต่ อ)

๕) เมื่อเขียนจดหมายเสร็จแล้ว ต้ องพับให้ เรียบร้ อยแล้ วบรรจุซอง

จ่ าหน้ าซองให้ ถูกต้ องครบถ้ วน ปิ ดดวงตราไปรษณียากรให้ ครบถ้ วนตามราคาและ
ถูกตาแหน่ ง ก่ อนทีจ่ ะนาไปส่ ง
 หลักการทัว่ ไปในการเขียนจดหมาย (ต่ อ)

๖) เขียนจ่ าหน้ าซองจดหมาย

๖.๑) เขียนชื่ อ นามสกุลของผู้รับให้ ถูกต้ อง ชัดเจน อ่ านง่ าย ถ้ าผู้รับเป็ นแพทย์
เป็ นอาจารย์ หรื อมียศตารวจ ทหาร หรื อมีคานาหน้ านามแสดงเกียรติยศหรื อฐานันดรศักดิ์
ก็ใช้ ถ้อยคาพิเศษเหล่านั้นนาหน้ าชื่ อ คานาหน้ าชื่ อควรเขียนเต็ม ไม่ ควรใช้ คาย่อ ถ้ าทราบ
ตาแหน่ งก็ระบุตาแหน่ งลงไปด้ วย
**ในกรณีทไี่ ม่ ทราบรายละเอียดดังกล่ าว ควรใช้ คาว่ า คุณ นาหน้ าชื่ อผู้รับในการจ่ า
หน้ าซองจดหมายนั้น
หลักการทัว่ ไปในการเขียนจดหมาย (ต่ อ)

๖.๒) ระบุสถานทีข่ องผู้รับให้ ถูกต้ อง ชัดเจนและมีรายละเอียดพอทีบ่ ุรุษ

ไปรษณีย์จะนาจดหมายไปส่ งได้ ไม่ ผดิ พลาด ระบุเลขทีบ่ ้ าน ห้ างร้ านหรื อสานักงาน
ซอย ตรอก ถนน หมู่บ้าน ตาบล อาเภอ (ในกรณีต่างจังหวัด) หรื อแขวง เขต (ใน
กรณีกรุ งเทพมหานคร) ทีส่ าคัญคือจะต้ องระบุรหัสไปรษณีย์ถูกต้ องทุกครั้ง
จดหมายจะถึงผู้รับเร็วขึน้

๖.๓) การจ่ าหน้ าซอง การสื่ อสารแห่ งประเทศไทย แนะนาให้ เขียนนามและที่

อยู่ พร้ อมด้ วยรหัสไปรษณีย์ของผู้ส่งไว้ ทมี่ ุมบนด้ านซ้ ายมือของซองและเขียนชื่ อ
ผู้รับพร้ อมทีอ่ ยู่และรหัสไปรษณีย์ไว้ ตรงกลาง ดังตัวอย่ าง
ตัวอย่างการเขียนจ่ าหน้ าซองจดหมาย

ชื่ อทีอ่ ยู่ผ้ ฝู าก ทีผ่ นึกตรา

นายวิศิษฎ์ ดรุ ณวัต ไปรษณียากร
๗๐๘/๑๒๖ ถนนจรัลสนิทวงศ์
แขวงรองเมือง เขตปทุมวัน กรุ งเทพฯ
๑๐๓๓๐
ชื่ อและทีอ่ ยู่ของผู้รับ
นายสั ญญา ทองสะพัก
๓๖๔/ก/๑ หมู่ที่ ๑ ถนนริมคลองรัดหลวง
ตาบลตลาด อาเภอพระประแดง
จังหวัดสมุทรปราการ
รหัสไปรษณีย์ ๑๐๑๓๐
ชิ้นงาน

ให้นกั ศึกษาเขียนจดหมายถึงเพื่อน ๑ คน