(FRONTEND-GUIDE) Tender Participation - Quotation Submission (Single Envelope, Double Envelope) V

M2 – TENDER PARTICIPATION &
QUOTATION SUBMISSION GUIDE
Petunjuk Penggunaan
untuk Partner
Versi 3.0
eProcurement - Tripatra Application

untuk Tender Participation & Quotation Submission
Modul 2 Enquiry Management | PT Tripatra
Petunjuk Penggunaan
Daftar Isi
Daftar Isi ................................................................................................................................. 1

Daftar Gambar ......................................................................................................................... 2
1. Tentang Participation & Quotation Submission ........................................................... 3
2. Aksi Umum .................................................................................................................... 3
2.1. Pencarian Data ................................................................................................................. 3
2.2. Filter Data yang Ditampilkan ........................................................................................... 3
2.3. Sorting Data ..................................................................................................................... 4
2.4. Pagination Data ............................................................................................................... 4
2.5. Update Data ..................................................................................................................... 5
2.6. Detail Data ....................................................................................................................... 5
2.7. Delete Data ...................................................................................................................... 5
2.8. Download File .................................................................................................................. 5
3. Akses Tender Participation & Quotation Submission ................................................... 6
4. Partner Enquiry Management- List of Invitation & Participation ....................................... 7
4.1 Mandatory Checks ............................................................................................................ 7
4.2 Download Doc. & Participation Confirmation ................................................................ 10
4.3 Participation Comfirmation ............................................................................................ 11
4.4 Offer Submission (Single Envelope) .............................................................................. 12
4.4.1 Technical Offer Submission ............................................................................................... 13
4.4.2 Commercial Offer Submission ............................................................................................ 14
4.5 Offer Submission (Double Envelope) ............................................................................. 20
4.5.1 Technical Offer Submission ............................................................................................... 20
4.5.2 Commercial Offer Submission ............................................................................................ 22
4.6 Offer Submission Summary ........................................................................................... 29
1
Petunjuk Penggunaan
Daftar Gambar
Gambar 1 Login ...................................................................................................................................................... 6

Gambar 2 Halaman Utama .................................................................................................................................... 6
Gambar 3 List Of Invitation & Participation : Tender Invitation ............................................................................ 7
Gambar 4 List Of Invitation & Participation : Tender Invitation : Mandatory Checks, Part 1................................ 8
Gambar 7 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Download Doc. & Participation Confirmation
.............................................................................................................................................................................. 11
Gambar 8 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Technical Offer Submission, Part 1............ 13
Gambar 9 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Technical Offer Submission, Part 2............ 14
Gambar 10 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Offer Submission : Commercial Offer
Submission ............................................................................................................................................................ 15
Submission : General ............................................................................................................................................ 16
Submission : SOP, Part 1 ....................................................................................................................................... 17
Submission : Quotation Uploader, Part 1 ............................................................................................................. 19
Gambar 16 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Offer Submission : Technical Offer
Submission, Part 1 ................................................................................................................................................ 21
Submission, Part 2 ................................................................................................................................................ 22
Submission ............................................................................................................................................................ 23
Submission : General ............................................................................................................................................ 24
Gambar 24 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Offer Submission Summary ..................... 29
2
Petunjuk Penggunaan
1. Tentang Participation & Quotation Submission

Participation dan Quotation Submissi ini digunakan untuk menampilkan daftar RFQ Package
dimana vendor diikutsertakan pada RFQ tersebut. Pada halaman ini digunakan vendor untuk
menyerahkan partisipasi dan penawarannya pada RFQ tersebut, proses yang dapat dilakukan
dari halaman tersebut antara lain Approval, Input Penawaran, Upload dan download dimana
akan dijelaskan pada langkah-langkah dibawah.
Role yang dapat mengakses Participation & Quotation Submissi online :
No Role Nama Menu Aksi

1 Vendor Semua Menu Mandatory Check (Approval, download dan upload), Download doc.
& Participation Confirmation (Download dan konfirmasi partisipati),
Technical Offer Submission (upload dokumen penawaran teknis dan
komersial), Techno-comm. Clarification Form (upload dokumen TBE
dan persetujuan dokumen), Commercial Offer Submission
(mengajukan penawaran komersial, mengajukan penawaran harga
dan upload penawaran komersial yang telah ditandatangani dan
dicap), Negotiation (mengisi dan menentukan presentasi diskon),
Bid Result (detail informasi pemenang), Purchase Order/Service
Agreement dan Not Allocated.
2. Aksi Umum
Berikut ini akan dibahas mengenai aksi-aksi yang dapat dilakukan oleh pengguna ketika
mengakses aplikasi eProcurement Tripatra.
2.1. Pencarian Data

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh penyedia untuk melakukan
proses pencarian data.
1. Klik form pencarian data
2. Masukkan kata kunci pencarian

3. Aplikasi akan menampilkan hasil pencarian data yang sesuai dengan kata kunci
pencarian yang diinput
2.2. Filter Data yang Ditampilkan

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh pengguna aplikasi untuk
filter jumlah data yang ditampilkan.
1. Klik tools datatable filter data
3
Petunjuk Penggunaan
2. Aplikasi menampilkan pilihan jumlah data yang dapat ditampilkan oleh datatable.
3. Pilih salah satu jumlah data yang dikehendaki
2.3. Sorting Data

sorting data yang ditampilkan.
1. Gambar diatas adalah contoh daftar “Nama” dengan jenis sorting “ascending” yaitu
berurutan sesuai urutan pertama-akhir alfabet
2. Ubah daftar “Nama” menjadi sorting “descending” agar berurutan menjadi akhir-
pertama alfabet
3. Klik pada header rows pada kolom tabel yang akan dirubah sorting nya, pada
gambar diatas tombol yang ditandai warna merah
4. Maka hasil sorting nya menjadi seperti gambar dibawah ini
5. Untuk kembali ke sorting default, klik kembali tombol sorting atau header rows
pada kolom data yang dikehendaki
2.4. Pagination Data

beralih ke daftar data yang ditampilkan jika sisa data belum ditampilkan pada halaman
pertama.
1. Pilih tombol pagination yang ada di pojok kanan bawah datatable
4
Petunjuk Penggunaan
2. Klik tombol Next untuk beralih ke daftar selanjutnya, atau

3. Klik tombol Previous untuk beralih ke daftar sebelumnya, atau
4. Klik pada angka pagination untuk secra langsung beralih ke daftar yang dikehendaki
5. Informasi terkait daftar data yang ditampilkan dapat dilihat dipojok kiri bawah daftar
data yang ditampilkan
2.5. Update Data

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh penyedia untuk
memperbaharui data.
1. Pilih salah satu data
2. Klik tombol aksi Update Data dengan gambar ikon

3. Aplikasi akan menampilkan data yang dipilih pada form ubah data
4. Perbaharui data sesuai dengan yang dikehendaki
5. Klik tombol aksi Save untuk menyimpan data, klik tombol aksi Reset untuk mereset
data, atau klik tombol aksi Back untuk membatalkan
2.6. Detail Data

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh penyedia untuk melihat
detail data.
1. Pilih salah satu data.
2. Klik tombol aksi Detail Data dengan gambar ikon

3. Aplikasi akan menampilkan kotak dialog detail data yang dipilih
4. Klik tombol aksi Back untuk kembali ke halaman sebelumnya
2.7. Delete Data

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh penyedia untuk menghapus
data.
2. Klik tombol aksi Delete Data dengan gambar ikon

3. Aplikasi akan menampilkan konfirmasi dialog untuk menyakinkan proses
penghapusan data
4. Klik tombol aksi Yes untuk melanjutkan proses hapus data, atau klik tombol aksi No
untuk batal dan kembali ke halaman sebelumnya
2.8. Download File

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh penyedia untuk menghapus
data.
2. Klik tombol aksi Download File dengan gambar ikon

3. Klik tombol aksi Saave untuk menyimpan/mendownload file
4. Klik tombol aksi Cancel untuk membatalkan ptoses download file
5
Petunjuk Penggunaan
3. Akses Tender Participation & Quotation Submission

Pengguna dapat mengakses url berikut : https://eproc-tap.tripatra.com ketika pertama kali
menggunakan aplikasi. Pengguna akan dihadapkan pada tampilan form login dari aplikasi
fronted e-Procurement Tripatra.
Gambar 1 Login
1. Login pada aplikasi menggunakan username dan password yang telah terdaftar.
Beberapa fitur yang dapt dilakukan pada halaman beranda antara lain :
- Form Login, menampilkan form login yang terdiri dari field input email address
dan field input password (1).
- Hyperlink Forgot Password, redirect ke halaman forgot password (2).
- Hyperlink Registrasi, redirect ke halaman registrasi untuk partner (3).
2. Otomatis aplikasi menampilkan halaman utama berupa menu- menu sesuai dengan
kebutuhan.
Gambar 2 Halaman Utama
3. Pada halaman utama klik menu Partner Enquiry Management.

4. Klik sub menu List of Invitation & Participation (1).
6
Petunjuk Penggunaan
Gambar 3 List Of Invitation & Participation : Tender Invitation
4. Partner Enquiry Management- List of Invitation & Participation

4.1 Mandatory Checks
Menu Mandatory Check ini yaitu menu pertama yang harus dilakukan oleh vendor dimana
pada halaman ini digunakan untuk mengetahui persetujuan vendor berpartisipasi dalam penawaran
ini, dimana vendor perlu membaca dan menerima perjanjian bila setuju. Jika vendor melakukan
penolakan maka vendor dinyatakan diskualifikasi otomatis dari RFQ yang dipilih.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh partner untuk proses
mandatory checks.
1. Pilih salah satu data pada datatable Pending Tender Invitation.
2. Klik hyperlink pada kolom Inquiry Number (1).
3. Otomatis aplikasi menampilkan form mandatory checks.
7
Petunjuk Penggunaan
Gambar 4 List Of Invitation & Participation : Tender Invitation : Mandatory Checks, Part 1
4. Klik tombol aksi Next untuk Melanjutkan pengisian Mandatory Checks.
8
Petunjuk Penggunaan
5. Klik tombol aksi View (2) untuk melihat Tripatra’s Supplier Ethics Policy dan
Tripatra’s Code of Business Conduct.
6. Pilih salah satu opsi lalu klik tombol Confirm.
7. Klik Tombol Next untuk Melanjutkan pengisian Mandatory Checks
8. Klik tombol aksi Download Non Disclosure Aggreement (3) untuk mengunduh file
NDA .
9. Pilih salah satu data persetujuan NDA (4).
9
Petunjuk Penggunaan
- Upload file pada field Upload the Signed NDA with no deviation jika
memilih “Accept with no Deviations”.
- Upload file pada field Upload File jika memilih “Accept with Deviations”.
- Klik tombol aksi Upload & Send Deviation untuk mengupload dan
mengirim deviation.
10. Pilih salah satu opsi lalu klik tombol Confirm.

11. Pilih salah satu opsi lalu klik tombol Next untuk Melanjutkan pengisian ke tahap
selanjutnya.
4.2 Download Doc. & Participation Confirmation

Menu Download Doc. & Particioation Confirmation digunakan untuk memberikan
konfirmasi pada penawaran tersebut. Dimana terdapat 3 pilihan yang tersedia dimana pilihan
pertama jika vendor setuju dengan waktu yang telah ditentukan, yang kedua vendor setuju untuk
berpartisipasi dengan menawarkan jatuh tempo penawaran tersebut dan pilihan terakhir yaitu jika
vendor mengkonfirmasi tidak dapat berpartisipasi.
download doc. & participation confirmation.
1. Pilih salah satu data pada datatable Your Active Tenders.
3. Otomatis aplikasi menampilkan halaman mandatory checks.

4. Klik tab menu Download Doc. & Participation Confirmation (2).
5. Aplikasi menampilkan form download doc. & participation confirmation.
10
Petunjuk Penggunaan
Gambar 7 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Download Doc. & Participation
Confirmation
6. Fokus pada Download Commercial Documents (3).

- Pilih dan ceklis salah satu data untuk menjalankan proses download file
berdasarkan data yang dipilih.
- Klik tombol aksi Download All untuk menjalankan proses download semua
file commercial documents.
7. Fokus pada Download Technical Documents (4).
- Pilih dan ceklis salah satu data untuk menjalankan proses download file
berdasarkan data yang dipilih.
- Klik tombol aksi Download All untuk menjalankan proses download semua
file technical documents.
8. Ceklis I have read all existing documents (5).
9. Klik tombol aksi Next untuk Melanjutkan pengisian ke tahap selanjutnya.
4.3 Participation Comfirmation

Participation Confirmation digunakan vendor untuk mengkonfirmasi bahwa vendor ikut
berpartisipasi.
Participation Confirmation :
11
Petunjuk Penggunaan

4. Klik tab menu Participation Confirmation (2).
5. Pilih salah satu data persetujuan (3).

6. Pilih salah satu opsi lalu klik tombol Submit.
4.4 Offer Submission (Single Envelope)

Offer Submission digunakan vendor untuk mengajukan penawaran. Pada menu ini
terdapat 2 Jenis Offer Submission yaitu Technical Offer Submission dan Commercial Offer
Submission.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh partner untuk proses offer
submission.
12
Petunjuk Penggunaan

4. Klik tab menu Offer Submission (2).
5. Aplikasi menampilkan form offer submission yang terdiri dari tab : Technical Offer
Submission dan Commercial Offer Submission. Di dalam Tab Commercial Offer
Submission terdapat General, SOP, dan Quotation Uploader.
4.4.1 Technical Offer Submission

1. Otomatis aplikasi menampilkan form technical.
Gambar 8 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Technical Offer Submission, Part 1
13
Petunjuk Penggunaan
2. Klik tombol Uplaod Document untuk mengunggah dokumen Technical.
Gambar 9 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Technical Offer Submission, Part 2
3. Input data pada field Document Name.

4. Input data pada field Reference Number.
5. Upload file pada field Upload Document.
6. Klik tombol aksi Upload untuk menjalankan proses upload file.
7. Periksa kembali semua data yang telah diinput.
8. Klik tombol aksi Next untuk mengarah ke tab menu selanjutnya.
4.4.2 Commercial Offer Submission

1. Setelah mengisi form Technical maka secara otomatis aplikasi menampilkan form
Commercial.
2. Klik tombol Next untuk melanjutkan pengisian dokumen Commercial.
14
Petunjuk Penggunaan
Submission
Pada Halaman Commercial Offer Submission erdapat 3 bagian form yaitu, General, SOP dan
Quotation Uploader.
4.5.2.1. General Data

1. Setalah Klik Next aplikasi otomatis akan menampilkan form general.
2. Input dan lengkapi data sesuai dengan form yang tersedia.
M = Mandatory | S = Selection
Data Input
Currency M + S Term of Payment M
Offer Validity M + S (Penambahan Unit Measurement M + S
field jika memilih “Custom”)
Incoterm 2020 M + S Placeholder Unit Measurement M
Placeholder Incoterm 2020 M Warranty Period M + S (Penambahan
field jika memilih “We offer alternative
warranty period as below”
Delivery Weeks M
* Urutan Field = Left to Right
15
Petunjuk Penggunaan
Submission : General

4. Klik tombol aksi Next untuk menyimpan data yang telah ditambahkan dan
melanjutkan pengisian ke form selanjutnya.
4.5.2.2. SOP
1. Setalah Klik Next aplikasi otomatis akan menampilkan form sop.
2. Klik tombol Select The Input Use untuk memilih jenis input yang akan digunakan.
16
Petunjuk Penggunaan
Submission : SOP, Part 1

M = Mandatory | DP = Date Picker
Data Input
Quotation No. M Date M + DP
Rev No. M
17
Petunjuk Penggunaan
4. Input Qty setiap item pada kolom Qty (6).

5. Input data setiap item pada field Brand dan Remarks di kolom Brand dan Remarks
(7).
6. Input Unit Price setiap item pada kolom Unit Price (8).
8. Klik tombol aksi Submit untuk menyimpan data yang telah ditambahkan dan data
akan dikirim ke panitia.
4.5.2.3. Quotation Uploader

1. Setalah Klik Next aplikasi otomatis akan menampilkan form Quotation Uploader.
18
Petunjuk Penggunaan
Submission : Quotation Uploader, Part 1
2. Checklist field We confirm that the documents uploaded here represent summary of
data submitted in previous pages (Comm.Offer - SOP).
3. Klik tombol Uplaod Document untuk mengunggah dokumen Quotation.

5. Input data pada field Rev. No.
19
Petunjuk Penggunaan

melanjutkan pengisian form selanjutnya.
4.5 Offer Submission (Double Envelope)

Offer Submission digunakan vendor untuk mengajukan penawaran. Pada menu ini
terdapat 2 Jenis Offer Submission yaitu Technical Offer Submission dan Commercial Offer
Submission.
submission.

4. Klik tab menu Offer Submission (2).
5. Aplikasi menampilkan form offer submission yang terdiri dari tab : Technical Offer
Submission dan Commercial Offer Submission. Di dalam Tab Commercial Offer
Submission terdapat General, SOP, dan Quotation Uploader.
4.5.1 Technical Offer Submission

1. Otomatis aplikasi menampilkan form technical.
20
Petunjuk Penggunaan
Submission, Part 1
2. Klik tombol Uplaod Document untuk mengunggah dokumen Technical.
21
Petunjuk Penggunaan
Submission, Part 2

4. Input data pada field Reference Number.
8. Klik tombol aksi Next untuk mengarah ke tab menu selanjutnya.
4.5.2 Commercial Offer Submission

1. Setelah mengisi form Technical maka secara otomatis aplikasi menampilkan form
Commercial.
2. Klik tombol Next untuk melanjutkan pengisian dokumen Commercial.
22
Petunjuk Penggunaan
Submission
Pada Halaman Commercial Offer Submission erdapat 3 bagian form yaitu, General, SOP dan
Quotation Uploader.
4.5.2.4. General Data

1. Setalah Klik Next aplikasi otomatis akan menampilkan form general.
M = Mandatory | S = Selection
Data Input
Currency M + S Term of Payment M
Offer Validity M + S (Penambahan Unit Measurement M + S
field jika memilih “Custom”)
Incoterm 2020 M + S Placeholder Unit Measurement M
Placeholder Incoterm 2020 M Warranty Period M + S (Penambahan
field jika memilih “We offer alternative
warranty period as below”
Delivery Weeks M
* Urutan Field = Left to Right
23
Petunjuk Penggunaan
Submission : General

melanjutkan pengisian ke form selanjutnya.
4.5.2.5. SOP
1. Setalah Klik Next aplikasi otomatis akan menampilkan form sop.
2. Klik tombol Select The Input Use untuk memilih jenis input yang akan digunakan.
24
Petunjuk Penggunaan

M = Mandatory | DP = Date Picker
Data Input
Quotation No. M Date M + DP
Rev No. M
25
Petunjuk Penggunaan
4. Input Qty setiap item pada kolom Qty (6).

5. Input data setiap item pada field Brand dan Remarks di kolom Brand dan Remarks
(7).
6. Input Unit Price setiap item pada kolom Unit Price (8).
8. Klik tombol aksi Submit untuk menyimpan data yang telah ditambahkan dan data
akan dikirim ke panitia.
4.5.2.6. Quotation Uploader

1. Setalah Klik Next aplikasi otomatis akan menampilkan form Quotation Uploader.
26
Petunjuk Penggunaan
2. Checklist field We confirm that the documents uploaded here represent summary of
data submitted in previous pages (Comm.Offer - SOP).
3. Klik tombol Uplaod Document untuk mengunggah dokumen Quotation.

5. Input data pada field Rev. No.
27
Petunjuk Penggunaan

melanjutkan pengisian form selanjutnya.
28
Petunjuk Penggunaan
4.6 Offer Submission Summary

Offer Submission Summary digunakan vendor untuk melihat ringkasan penawaran yang
sebelumnya telah dilakukan yaitu Technical dan Commercial.
submission Summary.

4. Klik tab menu Offer Submission Summary (2).
Gambar 24 List Of Invitation & Participation : Your Active Tenders : Offer Submission Summary
29
Petunjuk Penggunaan
5. Klik tombol View (3) Untuk melihat summary Technical.

6. Klik tombol View (4) Untuk melihat summary Commercial.
30

(FRONTEND-GUIDE) Tender Participation - Quotation Submission (Single Envelope, Double Envelope) V

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

(FRONTEND-GUIDE) Tender Participation - Quotation Submission (Single Envelope, Double Envelope) V

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

(FRONTEND-GUIDE) Tender Participation - Quotation Submission (Single Envelope, Double Envelope) V

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

M2 – TENDER PARTICIPATION &

QUOTATION SUBMISSION GUIDE

eProcurement - Tripatra Application

Daftar Isi ................................................................................................................................. 1

Gambar 1 Login ...................................................................................................................................................... 6

1. Tentang Participation & Quotation Submission

No Role Nama Menu Aksi

2.1. Pencarian Data

2. Masukkan kata kunci pencarian

2.2. Filter Data yang Ditampilkan

2.3. Sorting Data

2.4. Pagination Data

2. Klik tombol Next untuk beralih ke daftar selanjutnya, atau

2.5. Update Data

2. Klik tombol aksi Update Data dengan gambar ikon

2.6. Detail Data

2. Klik tombol aksi Detail Data dengan gambar ikon

2.7. Delete Data

2. Klik tombol aksi Delete Data dengan gambar ikon

2.8. Download File

2. Klik tombol aksi Download File dengan gambar ikon

3. Akses Tender Participation & Quotation Submission

Gambar 2 Halaman Utama

3. Pada halaman utama klik menu Partner Enquiry Management.

Gambar 3 List Of Invitation & Participation : Tender Invitation

4. Partner Enquiry Management- List of Invitation & Participation

3. Otomatis aplikasi menampilkan form mandatory checks.

4. Klik tombol aksi Next untuk Melanjutkan pengisian Mandatory Checks.

10. Pilih salah satu opsi lalu klik tombol Confirm.

4.2 Download Doc. & Participation Confirmation

3. Otomatis aplikasi menampilkan halaman mandatory checks.

6. Fokus pada Download Commercial Documents (3).

4.3 Participation Comfirmation

3. Otomatis aplikasi menampilkan halaman mandatory checks.

5. Pilih salah satu data persetujuan (3).

4.4 Offer Submission (Single Envelope)

3. Otomatis aplikasi menampilkan halaman mandatory checks.

4.4.1 Technical Offer Submission

2. Klik tombol Uplaod Document untuk mengunggah dokumen Technical.

3. Input data pada field Document Name.

4.4.2 Commercial Offer Submission

4.5.2.1. General Data

* Urutan Field = Left to Right

3. Periksa kembali semua data yang telah diinput.

3. Input dan lengkapi data sesuai dengan form yang tersedia.

4. Input Qty setiap item pada kolom Qty (6).

4.5.2.3. Quotation Uploader

4. Input data pada field Document Name.

6. Upload file pada field Upload Document.

4.5 Offer Submission (Double Envelope)

3. Otomatis aplikasi menampilkan halaman mandatory checks.

4.5.1 Technical Offer Submission

2. Klik tombol Uplaod Document untuk mengunggah dokumen Technical.

3. Input data pada field Document Name.

4.5.2 Commercial Offer Submission

4.5.2.4. General Data

* Urutan Field = Left to Right