7.

Inkoop
7.1 Inleiding
De Inkoopafdeling van het AZP is belast met activiteiten die moeten worden vervuld om goederen en
diensten die noodzakelijk zijn voor het continueren van de bedrijfsuitvoering, van leveranciers (extern)
te betrekken tegen de voor het ziekenhuis meest voordeligste voorwaarden z.a. prijs, kwaliteit,
leverbetrouwbaarheid en continuïteit.

De Inkoopafdeling is belast met de navolgende procedures /inkopen:

1. Inkopen voor het Centraal Magazijn, waar er respectievelijk huishoudelijke en kantoor

benodigdheden worden aangeschaft. Deze artikelen worden de “Geregistreerde artikelen in
de magazijnen” genoemd.
2. Inkopen voor het Levensmiddelen Magazijn, waar er levensmiddelen worden aangeschaft.
Deze artikelen worden “Geregistreerde artikelen in de magazijnen”genoemd.
3. Inkopen voor het Magazijn Medische Verbruiksartikelen, waar er medische verbruiksartikelen
worden aangeschaft. Deze artikelen worden de „Geregistreerde artikelen in de magazijnen‟
genoemd.
4. Inkopen voor de niet fysieke magazijnen waar er medische verbruiksartikelen, reagentia,
orthopedisch materiaal, chemicaliën en lenzen worden aangeschaft. Deze artikelen worden de
“Niet- Geregistreerde artikelen in de magazijnen”genoemd.
5. Inkopen van artikelen die niet op voorraad worden na gehouden in magazijnen. Deze artikelen
worden “Niet-geregistreerde artikelen” genoemd.
6. Het behandelen, verwerken en inkopen van medisch apparatuur en instrumentarium ten
behoeve van de afdeling Zorg Technologie.
7. Het behandelen, verwerken en inkopen van de “Geregistreerde artikelen in de magazijnen”.
8. Het behandelen, verwerken en inkopen van de “Niet-geregistreerde artikelen”.
9. Factuurafwikkeling bij contante inkopen en inkopen per cheque.
10. Het Inklaringsproces.
11. Inkopen voor de afdeling Facilitaire Diensten, waar er respectievelijk facilitaire artikelen worden
aangeschaft. Deze artikelen worden de “Geregistreerde artikelen in de magazijnen”
genoemd4.
12. Inkopen voor de afdeling ICT, waar er respectievelijk informatie communicatie & technologische
artikelen worden aangeschaft. Deze artkelen worden de “Niet-geregistreerde artikelen in de
magazijnen” genoemd.
In de hieronder gesommeerde paragrafen worden de procedures van de Inkoop afdeling breedvoerig
behandeld. Het inkoopproces dat in dit kwaliteitshandboek beschreven is wordt in overeenstemming
met het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 AZP uitgevoerd.

4
Zie handboek Aanvraag‐ en Inkoopprocedure facilitaire artikelen 2019
Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 54 of 137
7.2 Geregistreerde artikelen in de magazijnen

Onder geregistreerde artikelen wordt bedoeld, artikelen die veelvuldig door diverse afdelingen van het
ziekenhuis gebruikt worden. Van deze artikelen is het noodzakelijk een voorraad op na te houden.
Afdelingen die behoefte hebben aan zo een geregistreerd artikel kunnen hun aanvraag deponeren bij
het magazijn, die conform de magazijnprocedures de verstrekkingen doet.

Bij het inkopen van geregistreerde artikelen word gebruik gemaakt van de operationele inkoopfunctie.
Hierbij worden producten ingekocht bij vaste leveranciers waarbij er schriftelijke en/of mondelinge
afspraken zijn gemaakt. Er wordt regulier contact onderhouden met de leverancier zodat deze zich
houden aan de vastgestelde kwalitatieve en kwantitatieve eisen.

Op dit moment zijn er drie fysieke magazijnen waarvoor de Inkoop afdeling geregistreerde goederen
koopt n.l het Centraal Magazijn, het Levensmiddelen Magazijn, het magazijn Medische
verbruiksartikelen en het magazijn Facilitaire Dienst. Daarnaast zijn er 8 Niet fysieke magazijnen
waarvoor de Inkoopafdeling niet-geregistreerde artikelen inkoopt. De volgende afdelingen beschikken
over een niet fysiek magazijn: Nationaal Nier Dialyse (NNC), Revalidatie centrum, Surinam Eye
Centre, Bacteriologisch Laboratorium, Chemisch laboratorium, Röntgen, PA laboratorium en het
magazijn apparatuur en instrumentarium.

7.3 Niet-geregistreerde artikelen

Onder niet-geregistreerde artikelen wordt verstaan artikelen die eenmalig of sporadisch worden
aangeschaft voor een afdeling en artikelen die niet op voorraad worden aangehouden in de diverse
magazijnen.

7.3.1 Voorwaarden voor het aanvragen van niet geregistreerde artikelen

Een aanvraag voor een niet geregistreerde kantoorartikel dient aan de volgende criteria te voldoen:

 De aanvraag betreft een vervanging van een artikel dat niet meer bruikbaar is. In geval van
vervanging moet het artikel zijn afgekeurd door de Technische dienst of door de eind
gebruiker. Het bewijs van afkeuring moet worden bijgesloten bij de aanvraag voor aanschaf
van het nieuw artikel en het afgekeurd artikel moet worden ingediend bij de Technische dienst,
smederij om te worden afgevoerd en afgeschreven of door tussen komst van de eind gebruiker
worden aangemeld bij de afdeling Interne Controle om afgeschreven te worden;
 De aanvraag betreft uitbreiding van inventaris. In geval van uitbereiding zal de eind gebruiker
moeten aantonen dat er een nieuwe locatie in gebruik is genomen waarvoor het nieuw artikel
nodig is, of indien het betreft een artikel ten behoeve van een nieuwe
medewerker moet deze informatie in de aanvraag zijn vermeld (naam en positie van de nieuwe
medewerkers);
 De aanvraag betreft, aanschaf van een artikel dat de eindgebruiker in staat zal stellen de
werkzaamheden efficiënt uit te voeren waardoor manuren bespaard kunnen worden en de
medewerkers anders kunnen worden ingezet. In geval het een innovatief artikel betreft zal de
eindgebruiker vooraf goedkeuring moeten aanvragen bij de directie, en de goedkeuring voor de
aanschaf moeten bijsluiten bij de aanvraag;

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 55 of 137
  De aanvraag betreft artikelen die nodig zijn om diverse projecten uit te voeren. In geval het
projectaankopen betreft dient de eindgebruiker het budget van het project ter goedkeuring aan
te bieden aan de directie. Bij de aanvraag voor aanschaf van het artikel ten behoeve van een
project dient het door de directie goedgekeurd budget te zijn bijgesloten.

7.4 Het behandelen, verwerken en inkopen van geregistreerde artikelen in de

magazijnen

Zoals eerder in paragraaf 7.1 is aangehaald worden geregistreerde artikelen voor 3 magazijn
ingekocht. Het levensmiddelen, centraal magazijn en het magazijn Medische verbruiksartikelen.

Keuken AZP

De navolgende levensmiddelen worden ingekocht bij vaste leveranciers:

1. Voedingswaren w.o. conserven, suiker, koffie specerijen e.a.
2. Vleeswaren w.o. verse kip en kipdelen
3. Groentesoorten w.o. diverse gewassen en ontsmette groenten
4. Viswaren w.o. verse vis soorten
5. Vermicelli w.o. bamie en vermicelli
6. Graansoorten w.o. rijst
7. Meelsoorten w.o. rijstmeel, brood e.a.
8. Melkproducten w.o. melk, yoghurt en vla
9. Babyvoeding w.o. nutrison, fantomalt e.a.
10. Fruit w.o. diverse gesneden fruit soorten
11. Olie en vetten w.o. pindakaas, margarine en e.a.

Centraal Magazijn AZP

De navolgende items worden ingekocht:

1. Kantoor artikelen w.o. pennen, schriften, vegers, nietmachines, potloden e.a.
2. Huishoudelijke artikelen w.o. reinigingsmiddelen, afvalzakken, lampen, bezems e.a
3. Drukwerken w.o. het bedrukken van diverse kaarten

Magazijn Medische Verbruiksartikelen

De navolgende items worden ingekocht:

1. Beschermende kleding, waaronder schoen beschermers, verschillende jassen, broeken,

handschoenen, mutsen e.a
2. Verband materiaal & Zwachtels;
3. Hecht materiaal;
4. Verschillende soorten Catheters;
5. Naalden, spuiten e.a.
Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 56 of 137
6. Beademingssystemen en filters;
7. Specialistische medische verbruiksartikelen.

Het behandelen en verwerken van een geregistreerde artikel

Zoals eerder in paragraaf 7.1 aangehaald gaat het hierbij om artikelen die op voorraad in de
magazijnen op na wordt gehouden.

De navolgende stappen worden ondernomen bij het behandelen en verwerken van een geregistreerd
artikel:
1. Het Magazijn voert een bestelling in Exact Globe.
Het magazijn voert een bestelling a.d.h.v. haar bestel niveau door.
2. De Inkoper behandeld de bestelling.

Indien het om vaste prijzen gaat, verwerkt de Inkoop de prijzen meteen. Indien het om een artikel gaat
waarbij er afspraken zijn gemaakt met de leverancier, maakt de Inkoop contact met de leverancier.
De Inkoop maakt telefonisch en/of via e-mail contact met de leverancier. De prijzen worden
opgevraagd. De leverancier geeft dit telefonisch door of mailt een offerte naar de Inkoop. De prijzen
worden op basis van de offerte verwerkt.

3. In gevallen waarbij er nog geen afspraken zijn gemaakt met de leverancier dienen er minimaal 3
offerten te worden opgevraagd bij legitieme en gelijkwaardige leveranciers.

- De offerten worden bij voorkeur schriftelijk aangevraagd door de inkoper.

- De ingekomen offerten worden beoordeeld door de inkoper die de aanvraag heeft
uitgestuurd, waarna er een advies wordt uitgebracht aan het hoofd van
desbetreffende inkoopafdeling.
- Het afdelingshoofd keurt het advies af of goed en maakt het verslag van de
prijsvergelijking op, selecteert de leverancier die de beste offerte heeft ingedient en legt de
selectie voor aan de financieel directeur ter goedkeuring, waarbij de ingekomen offertes
ook ter inzage worden aangeboden.
- Na goedkeuring van de geselecteerde leverancier door de financieel directeur wordt de
leverancier in kennis gesteld van het besluit en wordt de bestelling in Exact Globe
aangemaakt. Na bevestiging van de order door de leverancier of opdrachtnemer worden de
overige personen die een offerte hebben ingediend in kennis gesteld dat zij niet in
aanmerking zijn gekomen voor de opdracht of levering.
4. De Inkoper of het afdelingshoofd bevestigt de bestelling bij de leverancier telefonisch en/of
via mail. Indien het om een levering op rekening gaat, geeft de Inkoop de dag aan waarop
de bestelling geleverd moet worden. Gaat het om een levering op contanten vindt de
levering plaatst wanneer de Inkoop dat door geeft. In dit geval wordt er gewacht totdat de
gelden beschikbaar zijn.
5. Nadat de Inkoper de prijzen heeft verwerkt, wordt zo een bestelling gefiatteerd. Indien de
fiatteerder niet akkoord gaat met een bestelling, zal deze bestelling niet fiatteren, maar
Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 57 of 137
 verwerpen. Bij een verworpen bestelling krijgt de Inkoop via e-mail bericht van zo een
handeling.
6. Gefiatteerd. Bij een gefiatteerde bestelling wordt er een bestelbon uitgeprint a.d.h.v. een
onderliggend stuk (factuur of offerte).

Verworpen. Indien een bestelling is verworpen, gaat de Inkoop afdeling de bestelling opnieuw
behandelen a.d.h.v. het verworpen bericht van de financiële directeur.

Het inkopen van geregistreerde artikelen.

Inkopen van artikelen geschiedt op rekening of op contanten (kasgeld en cheque).

Inkopen op rekening

In dit geval levert de leverancier bij het plaatsen van de bestelling op de aangegeven dag en tijdstip.

Inkoopproces op rekening:

1. De Inkoper plaatst de bestelling bij de leverancier en geeft aan waar, wanneer en hoe laat de
bestelling geleverd moet worden.
2. De centrale ontvangst balie ontvangt de bestelling en controleert fysiek als de bestelling klopt met
de leveringsbon en/of factuur.
3. Factuur en/of leveringsbonnen worden opgestuurd naar de afdeling Crediteuren. Eventuele
aantekeningen worden gemaakt op de factuur en/of leveringsbon door het magazijn bij
geconstateerde afwijkingen.
4. Indien er afwijkingen zijn geconstateerd, maakt de Crediteuren afdeling contact met de inkoper of
met de leverancier. Indien er items geretourneerd worden, stuurt de leverancier een creditnota naar
de Crediteuren afdeling.

Inkoopproces op contanten/cheque:

1. Inkoper plaatst de bestelling bij de leverancier en geeft aan waar, wanneer en hoe laat de bestelling
geleverd moet worden.
2. De centrale ontvangst balie ontvangt de bestelling en controleert fysiek als de bestelling klopt met
de leveringsbon en/of factuur.
3. Factuur en/of leveringsbonnen worden opgestuurd naar de afdeling Crediteuren. Eventuele
aantekeningen worden gemaakt op de factuur en/of leveringsbon door het magazijn bij
geconstateerde afwijkingen.
4. Indien er afwijkingen zijn geconstateerd, maakt de Crediteuren afdeling contact met de inkoper of
met de leverancier. Indien er items geretourneerd worden, stuurt de leverancier een creditnota naar
de Crediteuren afdeling.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 58 of 137
7.5 Het behandelen, verwerken en inkopen van niet-geregistreerde artikelen

Zoals eerder in paragraaf 7.2 is aangehaald worden niet-geregistreerde artikelen voor diverse
afdelingen van het AZP ingekocht.

Aanvraag

De volgende stappen vinden plaats bij het inkopen van een niet-geregistreerde artikel:
1. Een aanvraag wordt zo duidelijk mogelijk ingevuld en getekend door het afdelingshoofd.
Afdelingshoofden kunnen ook een aanvraag mailen naar de Inkoper.
2. Zo een aanvraag wordt in behandeling genomen door de Inkoper. Indien er offertes opgevraagd
moeten worden, voert de inkoper dit proces uit. Afhankelijk van het te besteden bedrag en de aard
van de opdracht kiest het AZP voor een openbare of voor een onderhandse aanbesteding of
simpele prijsvergelijking5. In geval er een aanbesteding gehouden moet worden voert de
strategische inkoper dit process uit.

Aanbestedingsproces6:
- Voorbereidendefase:
In deze fase identificeert de inkoper wat er precies moet worden wat er moet worden aanbesteed,
en wordt nagegaan welke aanbestedingsvorm moet worden toegepast. In deze fase stelt de
Interne klant in samenwerking met de inkoop afdeling de selectie en gunningvoorwaarden vast
en wordt het aanbestedingsdocument opgemaakt door de inkoop afdeling. De Product
omschrijving, Taak omschrijving, Werk omschrijving, Blanco begroting, en alle andere
relevante bescheiden worden door de Interne klant aangeleverd. Nadat het standaard document is
ingevuld wordt de uitnodiging of advertentie opgemaakt. Aanbestedingsdocument en de
uitnodiging of advertentie moeten worden goedgekeurd door de Algemeen Directeur.

- Aankondigingsfase:
In deze fase wordt de advertentie gepubliceerd of worden de uitnodigingen voor onderhandse
aanbestedingen verzonden. Lokale openbare aanbestedingen worden in het
overheidsadvertentieblad geadverteerd en minimaal 2 keer in een lokale krant gepubliceerd.
Geïnteresseerde potentiële inschrijvers worden in de gelegenheid gesteld de
aanbestedingsdocumenten te bemachtigen al dan niet tegen betaling. Bij het aanbesteden van
werken is het houden en het bijwonen van een plaatselijke aanwijzing verplicht. Voor diensten
wordt er een inlichtingen dag gehouden waarbij de uitgenodigde opdrachtgevers de gelegenheid
krijgen om vragen te stellen aan de opdrachtgever. Bij de plaatselijke aanwijzing en inlichtingen
dag zullen steeds een vertegenwoordiger van de inkoop afdeling en de Interne klant het AZP
vertegenwoordigen. Van deze bijeenkomsten dient er een verslag te worden opgemaakt dat naar
alle gegadigden wordt opgestuurd door het AZP.

5
Zie handboek Inkoopbeleid 2020 AZP; hoofdstuk 2.2.1.
6
Zie handboek “Aanbestedingsrichtlijnen AZP”
Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 59 of 137
 - Inschrijvingsfase:
De inschrijving vindt plaats op en vooraf bekend gemaakte dag en tijdstip. Voor de meervoudig
onderhandse aanbestedingen en openbare aanbestedingen zal een gesloten aanbestedingbus
minimaal één dag voor de aanbesteding bij de Agenda worden geplaatst
waarin de inschrijvingen moeten worden gedeponeerd. Bij de opening van de inschrijvingen
worden de namen van de inschrijvers en bedragen, indien dit van toepassing is, bekend gemaakt,
waarna het geconstateerde schriftelijk wordt vastgelegd door het hoofd van
desbetreffende inkoopafdeling. De ontvangen offerten worden door een evaluatiecommissie
beoordeeld die uit minimaal drie (3) personen dient te bestaan. Bij de evaluatie wordt eerst
geschiktheid van de inschrijver nagegaan waarna er een
gunningadvies wordt uitgebracht. Van de evaluatie wordt er een evaluatie verslag
opgemaakt ( Zie Form xxxxx). Dit verslag wordt voorgelegd aan de Financieel Directeur/
Algemeen Directeur.

- Gunningsfase:
Na goedkeuring van het gunningsadvies door de Directie treedt de inkoop afdeling in contract
overleg met de inschrijver die voor gunning in aanmerking is gebracht. In deze fase worden
garanties indien van toepassing ingediend en worden de contract voorwaarden besproken. Als
het AZP en de inschrijver die voor gunning in aanmerking was gebracht niet tot een
overeenstemming kunnen komen worden de als tweede gerangschikte inschrijver voor gunning
in aanmerking gebracht, waarna de contract onderhandelingen opnieuw opstarten. Nadat er
overeenstemming over de concept contract is bereikt wordt de juridische afdeling geïnformeerd.
De Juridische afdeling screent het definitief contract en geeft haar goedkeuring waarna het
contract in 3-voud getekend wordt;
Na goedkeuring van het contract maakt de inkoper de bestelling aan in Exact Globe.
De bestelbon en het contract in PDF format wordt naar de leverancier ge-emailed en
bevestigd door de leverancier;
Het hoofd van de Inkoop De inkoper vraagt een factuur op bij de leverancier bij vooruitbetaling;
Factuur wordt door de leverancier opgestuurt naar de Crediteuren afdeling.

Inkoopproces op rekening:

1. Inkoper plaatst de bestelling bij de leverancier en geeft aan waar, wanneer en hoe laat de bestelling
geleverd moet worden;
2. De desbetreffende afdeling en/of Inkoper ontvangt de bestelling en controleert fysiek als de
bestelling klopt met de leveringsbon en/of factuur;
3. Factuur en/of leveringsbonnen worden opgestuurd naar de Crediteurenafdeling. Eventuele
aantekeningen worden gemaakt op de factuur en/of leveringsbon door de afdeling bij
geconstateerde afwijkingen;
4. Indien er afwijkingen zijn geconstateerd, maakt de afdeling Crediteuren contact met de inkoper of
met de leverancier. Indien er items geretourneerd worden, stuurt de leverancier een creditnota naar
de afdeling Crediteuren.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 60 of 137
Inkoopproces op contanten/cheque:

1. Inkoper plaatst de bestelling bij de leverancier en geeft aan waar, wanneer en hoe laat de bestelling
geleverd moet worden;
2. De desbetreffende afdeling en/of de centrale ontvangst balie ontvangt de bestelling en controleert
fysiek als de bestelling klopt met de leveringsbon en/of factuur.
3. Factuur en/of leveringsbonnen worden opgestuurd naar de Crediteuren afdeling;
4. Indien er afwijkingen zijn geconstateerd, maakt de Crediteuren afdeling contact met de
leverancier. Indien er items geretourneerd worden, stuurt de leverancier een creditnota naar de
Crediteuren afdeling.

7.6 Factuur afwikkeling bij contante inkopen of inkopen per cheque:

1. Op rekening: Factuur en aanvraagformulier (indien van toepassing) worden afgegeven bij Krediet
Bewaking door de financieel administratieve medewerker of de inkoper.
Contanten/Cheque: Aanvraagformulier (indien van toepassing) en factuur (prijsopgave) worden
afgegeven bij Krediet Bewaking door de financieel administratieve medewerker.
2. Zodra een cheque of contanten klaar is, gaat de Inkoper een cheque of contanten ophalen bij
Krediet Bewaking of Hoofdkassa;
3. De Inkoper geeft de leverancier door om te leveren of gaat bij de leverancier om inkopen te doen;
4. Cheque/contanten worden door de leverancier opgehaald bij desbetreffende afdeling, w.o. Krediet
Bewaking en Hoofd Kassa.

Cheque ophalen bij Inkopen:

1. Krediet Bewaking print een bewijs in 2-voud uit. Op het bewijs wordt er getekend met volledige
naam, paraaf en datum. Geel bewijs met eventuele onderliggende stukken worden in ontvangst
genomen door de Inkoper;
2. De spullen worden door de Inkoper ingekocht en de leverancier wordt uitbetaald of de leverancier
wordt uitbetaald voor reeds geleverde spullen;
3. Indien er een terugstorting moet plaatsvinden, gaat de Inkoper met het geld bij de Hoofd Kassa en
stort het bedrag daar. Het stuk wordt vervolgens compleet (gele bewijs en factuur)
ingeboekt in een administratief bijgehouden cahier en afgegeven bij de Hoofdkassa. Dit wordt
‘verrekening’ genoemd.

Contanten ophalen bij Inkopen:

1. Krediet Bewaking geeft de Inkoper aan dat de contanten opgehaald kunnen worden. Inkoper gaat
naar Krediet Bewaking en neem het stuk (Aanvraag formulier of bestelbon (indien van toepassing)
en eventueel factuur of prijsopgave);
2. Het geld wordt bij de Hoofdkassa opgenomen. De Hoofdkassa print een bewijs in 2-voud uit. Bij
ontvangst van het geld tekent de Inkoper met volledige naam, paraaf en datum. Witte bewijs krijgt
de Inkoper;

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 61 of 137
3. De spullen worden ingekocht door de Inkoper en de leverancier wordt uitbetaald of de leverancier
wordt uitbetaald voor reeds geleverde spullen;
4. Indien er een terugstorting moet plaatsvinden, gaat de Inkoper met het geld bij de Hoofdkas en
stort het bedrag daar. Het stuk wordt vervolgens compleet (gele bewijs en factuur) ingeboekt in
een administratief bijgehouden cahier en afgegeven bij de Hoofdkassa. Dit wordt ‘verrekening’
genoemd.

7.7 Leverancier selectie

Bij het selecteren van een leverancier worden de volgende uitgangspunten in acht genomen:
Het streven is erop gericht de lokale markt te stimuleren. Lokaal gevestigde leveranciers genieten de
voorkeur boven buitenlandse leveranciers als na vergelijking blijkt dat er minimaal prijsvoordeel te
behalen is door het selecteren van de buitenlandse leveranciers. Bij Internationale aanbestedingen
wordt er een hogere score toegekend aan lokale bedrijven dan aan de buitenlandse bedrijven, indien de
lokale bedrijven dezelfde levertijd, kwaliteit en service aanbieden als de buitenlandse mededingers.

Het AZP doet alleen met zaken met legitieme bedrijven die een goede reputatie hebben. Elke
leverancier of bedrijf die een werk, dienst of levering ten behoeve van het AZP en haar dependance
wil uitvoeren dient te voldoen aan de wettelijke vereisten die van toepassing zijn voor de uitvoering.

Alvorens een bedrijf, leverancier of dienst verlener in het bestand van het AZP op te nemen
dient te worden aangetoond dat de leverancier aan de wettelijk vereisten voldoet en een goede
reputatie heeft. Er moet bewijs worden overlegd dat
i. de gegadigde de beste prijs biedt,
ii. de aangeboden producten, diensten of werken aan de kwaliteitseisen voldoen,
iii. de gegadigde ingeschreven is bij de kamer van koophandel en fabrieken;
iv. de gegadigde een geldige vergunning en verzekeringen heeft (wanneer dat van toepassing is);
v. de leverancier een uitstekende referentie heeft.

Nieuwe leveranciers worden aangemaakt door de Crediteuren afdeling. Voor het aanmaken van een
nieuwe leverancier, dienstverlener of aannemer moet minimaal de volgende informatie aan de
Crediteuren afdeling worden doorgegeven:

1. De volledige wettelijke naam van de gegadigde, adres, telefoon en faxnummer en e-mail

adres;
2. De naam van de vertegenwoordiger van het bedrijf die tekenbevoegdheid heeft;
3. Het registratie nummer van de kamer van koophandel of belasting nummer.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 62 of 137
7.8 Het inklaringsproces

De twee (2) inklaringsbureau ’s waarmee de afdeling Inklaringen zaken doet zijn o.a.:
1. All Freight United Brokers;
2. Flamingo Broker.

Impuls:
 De aanmelding van nieuwe inklaringsdocumenten gebeurd door de verschepingsmaatschappij/
luchtvaartmaatschappij of leveranciers per mail waarbij de originele factuur, airwaybill of bill
of lading wordt opgestuurd;

 De melding kan ook binnen komen via stukken die naar de afdeling Inklaringen worden
opgestuurd door de afdeling Agenda en de Brokers.

Aanvraag:
 De binnengekomen stukken (w.o. originele factuur, airwaybill of bill of lading) worden door de
coördinator inklaringen tweemaal (2X) uitgeprint. Na het uitprinten worden documenten
gescand en opgeslagen in desbetreffende folder “Inklaringsdocumenten”.

De uitgeprinte documenten zijn voor desbetreffende instantie of activiteiten bestemd:

1. Een (1) voor de broker.
2. Een (1) bij het opmaken van de invoerrechten;
3. Een (1) wanneer de lading in het AZP binnenkomt.

 De documenten (airwaybill, factuur en bill of lading) worden gemaild naar desbetreffende

aanvrager en belanghebbenden voor wie de lading bestemd is.
 Voor een afhandeling m.b.t. de ontvangen goederen, wordt er een machtiging in Word t.a.v. de
broker opgemaakt door de coördinator inklaringen.
 De informatie omtrent dit stuk wordt in een Excel bestand ingevoerd, namelijk “Inklaringen”
waar de administratie omtrent de lading bestemd voor dat jaar worden bijgehouden.

Vrijstelling aanvraag:
Voor elke inklaring wordt vrijstelling van invoerheffingen aangevraagd.
De medewerker van de afdeling Agenda stuurt de vrijstelling aanvraag samen met de factuur en de
airwaybill naar het Ministerie van Financiën voor een beschikking. Er wordt een kopie aan de
aanvraag gemaakt. Bij spoed ladingen wordt de kopie van de aanvraag opgestuurd naar de broker die
daarmee dan fiat aanvraagt bij de douane voor het naar binnen halen van de lading,

Wanneer de melding er is voor de originele afgestempelde bill of lading of airway bill en facturen
wordt deze door de coördinator inklaringen en afgegeven aan de desbetreffende broker.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 63 of 137
Assessment is het bewijsstuk van de Douane dat er invoerrechten betaald moet worden bij het inklaren
van een lading. De assessment voor elke lading wordt gemaild door de broker naar de coördinator
inklaringen.
Bij ontvangst van dit stuk wordt deze twee (2X) maal uitgeprint door de coördinator inklaringen. Een
wordt afgegeven aan de medewerker van de afdeling Krediet Bewaking en het ander deel voor de
broker voor een vlottere afhandeling bij de verrekening.

Betaling:

 De betaling van de assessment wordt in Exact Globe opgemaakt door de administratieve kracht.
 Na digitaal fiat te hebben verkregen in Exact Globe wordt dit verder verwerkt door
desbetreffende.
 Na dit verwerkt te hebben worden de gegevens van desbetreffend bestelbon samen met
onderliggende stukken (airway bill of bill of lading, assessment en factuur) in het cahier
door de adminstratieve kracht ingeboekt en aan een vertegenwoordiger van de afdeling
Krediet Bewaking afgegeven. Na het ontvangst nemen en goedkeuring van de stukken wordt
het voorzien van een paraaf.
 Alle andere kosten die betrekking hebben op de lading moeten worden opgemaakt en verwerkt
in Exact Globe.
 Betalingen die per cheque geschieden worden door het hoofd-coördinator bij de afdeling
krediet Bewaking in ontvangst genomen en bij contante betalingen via de afdeling Krediet
Bewaking naar de afdeling Hoofdkassa met een vooruitbetalings kwitantie.

Cheque
Bij betalingen per cheque wordt er door de coördinator inklaringen een kopie van gemaakt, waarna het
inklaringsbureau na goedkeuring, deze van een stempel en parafering voorzien.

Contant
Bij contante betalingen wordt de uitgeprinte “kasuitgave” kwitantie door de
hoofdkassier via het hoofd-coördinator in desbetreffende ordner opgelegd. Na
goedkeuring wordt deze van een stempel en parafering voorzien.

De ontvangen documenten incl. onderliggende stukken (kwitanties) worden in desbetreffende ordner

opgelegd.

Ontvangst:

 Wanneer de lading bij het AZP wordt geleverd wordt er een ontvangstbon door de coördinator
inklaringen uitgeschreven en geparafeerd door eind verantwoordelijke die de lading in
ontvangst neemt.

 De ontvangstbon bestaat uit 3 delen:

- Witte bon, bestemd voor desbetreffende afdeling;

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 64 of 137
 - Gele bon, bestemd voor de Interne Controle;
- Groene bon als kopie voor de administratie.
- De gele kopie bon wordt gemaild en gescand naar desbetreffende persoon en daarna
digitaal in een PDF- formaat in de shared- folder “Inklaringen formulieren inkoop”
opgeslagen.
 De gele kopie bon wordt gescand en gemaild naar desbetreffende persoon en daarna digitaal in
een PDF- formaat in de shared- folder “Inklaringen formulieren inkoop” opgeslagen.

 De gele kopie ontvangstbon wordt samengehecht met de kopie facturen, airwaybill of bill of
lading en daarna opgestuurd naar de afdeling Interne Controle of het Magazijn Medisch
Verbruiksartikelen voor controle.

Na goedkeuring wordt het document van een stempel, paraaf en nodige kanttekeningen
voorzien en wordt het stuk na ontvangst van de lading teruggestuurd.

Afhandeling v/d factuur (Broker)

De facturen worden zelf door de coördinator inklaringen zelf opgehaald bij de brokers. De originele
inklaringsstukken (Enig Document, IT formulier, payment, factuur leverancier) wordt samen met de
rekening van het inklaringsbureau opgehaald.
Na ontvangst worden de onderliggende stukken (afkomstig van de afdeling Interne Controle en/
Magazijn Medisch Verbruiksartikelen en Krediet Bewaking) kwitanties en onderliggende uit
desbetreffende ordners gelicht en gesplitst.

De uitgeprinte kwitanties van de hoofdkassa en of Krediet Bewaking worden met de binnengekomen

facturen ontvangen en in Exact Globe verwerkt en verrekend bij desbetreffende afdeling.

De factuur van de broker wordt in Exact Globe opgemaakt na fiattering van de financieel-directeur en
wordt deze verder door de coördinator inklaringen verwerkt waarbij de ontvangsten digitaal worden
ingeboekt. De factuur wordt door desbetreffende aan een vertegenwoordiger van de afdeling
Crediteurenadministratie afgestaan voor verdere afhandeling.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 65 of 137