11.

Interne Controle
11.1 Ladingen controleren (junior) alleen Apotheek
De volgende stukken (buitenlandse documenten) worden van de afdeling Inkoop
ontvangen waaronder een factuur, Bill of Loading of Air Way Bill en een kopie
ontvangstbon.

De junior medewerker controleert als de ontvangen artikelen overeenkomen met de documenten.

Bij onregelmatigheden wordt er door de Inkoop of Magazijn medisch verbruik contact gemaakt
met de leverancier.

De documenten worden door de Interne Controle Jr. medewerker afgestempeld en geparafeerd

met “voor gezien”en paraaf. De stukken worden weer afgegeven aan de afdeling Inkoop voor
verdere afhandeling.

11.2 Controle aandelen

De overzichten van verrichtingen worden digitaal door de medische registratie opgestuurd. De

nota’s en declaratie polihuur(2x) worden door de Kredietbewaking afgegeven.
De opnamenummers, verrichtingen, naam specialist, bedrag verrichting worden gecontroleerd in
Exact Synergy.

Bij onregelmatigheden gemaild naar de Medische Registratie ter correctie. Als de aandelen correct
zijn, wordt de nota voorzien van een stempel en paraaf van het Hoofd Interne Controle en een
stempel Directeur.

Als de geaccordeerde stukken terug zijn van de Directeur worden deze aan de achterkant voorzien
van een stempel ‘Interne Controle’. Deze stukken worden afgegeven aan de afdeling Krediet
Bewaking voor verdere afhandeling.

Nadat de betalingen zijn verricht door de afdeling Krediet Bewaking wordt een exemplaar
afgegeven aan de afdeling ter archivering.

11.3 Controle voor betaling Salaris

De inhoudingslijsten (lijsten met inhoudingen op salaris zoals SZF, leningen, pensioen
etc.)worden door de afdeling Boekhouding opgestuurd. De bankbestanden worden gescreend op
dubbele bankrekening- en personeelsnummers.

Hoge bedragen worden nader onderzocht. De mutaties worden ook gescreend, deze zijn
afkomstig van de afdeling Personeelsadministratie, die de Interne Controle verwerkt in een
Acces database. Personeelsmutaties van de afgelopen periode:
- overzicht van ontslagen
- overzicht van gepensioneerden
- overzicht van verlof buiten bezwaar
- beslagleggingen
Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 115 of 137
 - indiensttredingen

Verder worden ook de bankbestanden gecontroleerd op eventuele onregelmatigheden.

Bij onregelmatigheden stelt het wnd Hoofd IC de Loonadministratie per mail in kennis van de nodige
correcties. De mail wordt eveneens in de shared folder geplaatst, evenals de Excel Bevingen file van
de IC.
Na de correctie brengt LA de IC per mail op de hoogte van de correcties en plaatst de gecorrigeerde
file weer in de shared folder. De gecorrigeerde file wordt door IC in zijn geheel weer gecontroleerd.
Als er geen correcties meer zijn wordt er fiat gegeven aan de LA door het hoofd van IC. Deze plaatst
de bestanden in een ander folder van de shared folder waar Finance ook toegang heeft.

De inhoudingen worden gecontroleerd aan de hand van de mutaties die zijn opgegeven door de
afdeling Loonadministratie. De inhoudingen worden afgegeven door de afdeling Boekhouding.

11.4 Overwerkvergoeding (junior/ senior)

De volgende stukken worden van de afdeling Loonadministratie ontvangen waaronder de

verzamellijst van overwerk en eventueel presentielijsten. Het overwerkvergoedingbestand wordt
digitaal opgestuurd door de Loonadministratie.

Als controle wordt er door de senior en Junior medewerker vergeleken als de gegevens op de
verzamellijst conform het bestand is. Er wordt gekeken in Exact en in het bestand ‘getekende
stukken’ in de K-drive van de afdeling als de mensen op de lijst niet al eerder zijn uitbetaald voor
het desbetreffende overwerk.

De opdracht wordt gegeven aan de afdeling Loonadministratie om de bankbrieven of kwitantie en

betaallijst uit te printen. Na ontvangst van de betaallijst (2x) wordt deze gecontroleerd als de
bankrekeningnummers indien de betaling per bank geschiedt van de personen juist zijn, komen de
bedragen overeen, is de omschrijving correct.

Bij correctie wordt het teruggestuurd naar de afdeling Loonadministratie voor het doorvoeren van
de nodige correcties.
Als er geen fouten zijn geconstateerd worden de kopie betaallijst geparafeerd door de junior
of senior medewerker. Hierna wordt de betaallijst ook door het hoofd voorzien van een Interne
Controle en Algemeen Directeur stempel en een paraaf. De stukken worden naar het Directie
secretariaat gebracht voor accordering.

Na ontvangst van de stukken worden ze ingeboekt in een Excelsheet en de onderliggende stukken

worden toegevoegd. Deze stukken worden dan afgegeven aan de Boekhouding.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 116 of 137
11.5 Voorschot kledinggeld/ 13emaand
De volgende stukken worden van de afdeling Loonadministratie ontvangen waaronder de
goedgekeurde aanvraag voorschot, de betaallijst (2x), een uitwerking van het totaal te ontvangen
bedrag en tevens een digitaal mutatie formulier dat de aard van het voorschot aangeeft.
Als controle wordt er door de Interne Controle Sr. Medewerker gekeken als het bedrag
conform is en als de persoon niet al eerder een voorschot heeft ontvangen en die al heeft
verrekend. Dit alles geschiedt aan de hand van de verzamelstaat en in Exact Globe.

Als er geen fouten zijn geconstateerd worden de kopie betaallijst geparafeerd door de Interne
Controle Jr. medewerker. Hierna wordt de betaallijst ook door het hoofd voorzien van een
Interne Controle, Algemeen Directeur stempel en een paraaf. De stukken worden naar het
secretariaat Directeur gebracht voor paraaf van de directeur.

Na ontvangst van de stukken worden ze ingeboekt in een Excel afgiftelijst (1x) en uitgeprint. De
afgiftelijst en onderliggende stukken worden dan afgestaan aan de afdeling afdeling
Boekhouding waarna er na ontvangst op de afgiftelijst wordt geparafeerd.
Na parafering wordt de afgiftelijst op de afdeling Interne Controle opgelegd in betaallijst
ordner.

11.6 TWK vergoeding

Een digitale TWK overzicht per individu in een Excel bestand wordt door
deLoonadministratie verzonden. Na ontvangst van desbetreffende mail wordt er als controle in het
systeem Exact Globe of op de afdeling Boekhouding nagegaan als de belanghebbende de
vergoeding niet al heeft ontvangen.

Indien de belanghebbende het desbetreffende bedrag nog niet ontvangen heeft, zal de
uiteenzetting van de loonadministratie gecontroleerd worden op de juistheid en
volledigheid.Een memo van de HRM manager met een uiteenzetting waarom de persoon in
aanmerking komt voor de vergoeding met terug werkende kracht wordt als leidraad gebruikt
bij de behandeling.
Na goedkeuring wordt de opdracht gegeven aan de afdeling Loonadministratie om de
betaallijst (2x) en de TWK overzicht op te maken en uit te printen.

Bij correctie wordt het teruggestuurd naar de afdeling Loonadministratie voor het doorvoeren van
de nodige correcties.

Als er geen fouten zijn geconstateerd wordt de kopie betaallijst geparafeerd door de senior
medewerker. Na parafering wordt dit in desbetreffende ordner opgelegd. Hierna wordt de
betaallijst ook door het hoofd voorzien van een hoofd Interne Controle stempel en paraaf en een
Algemeen Directeur stempel.

De stukken (TWK overzicht en de betaallijst)worden naar het secretariaat

Directeur gebracht voor accordering door de directeur.
Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 117 of 137
Na ontvangst van de stukken worden ze ingeboekt in een Excel afgiftelijst (1x) en uitgeprint. De
afgifte lijst en onderliggende stukken worden dan afgestaan aan de afdeling Krediet Bewaking
waarna er na ontvangst op de afgiftelijst wordt geparafeerd.
Na parafering wordt de afgiftelijst op de afdeling Interne Controle opgelegd in de betaallijst
ordner.

11.7 Dertiende (13e)maand

Rond de dertiende maand wordt er digitaal bestand van deafdeling Loonadministratiegemaild. Na

ontvangst wordt er gecontroleerd door middel van een matching met het bestand van vorig jaar.

Met betrekking tot de controle van de bezoldiging en de zieke dagen zal de Interne Controle Sr.
medewerker zich persoonlijk op de afdeling Personeelsadministratie oriënteren. Nagegaan wordt als
de formules en kortingen goed zijn toegepast.
Bij ontdekte fouten worden die doorgegeven aan de afdeling Loonadministratie.

11.8 Verrekening opgenomen gelden

Hier gaat het voornamelijk om gelden die zijn ontvangen nadat een ingediende begroting is
goedgekeurd.Deze worden bij onduidelijkheden door de Krediet Bewaking aan de afdeling
afgegeven. De volgende stukken die worden afgestaan aan de afdeling Interne Controle bij
contante betaling zijnonder andere de bonnen, kas ontvangstenbon, de ingediende begroting en
de uitgavenlijst wordt afgegeven door de afdeling Hoofdkassa en bij betaling per cheque Krediet
Bewaking.

Na ontvangst worden de bonnen gecontroleerd op zijn volledigheid en juistheid m.a.w. als de

bonnen correct zijn en als de omschrijvingen en bedragen duidelijk zijn
weergegeven.AZPkwitanties worden niet geaccepteerd.

Na goedkeuring worden de bonnen door de Interne Controle Jr. medewerker achteraf voorzien van
een stempel“Achteraf gecontroleerd door Interne Controle AZ”voorzien en een paraaf. De bonnen
en het totaal bestede bedrag wordt weer afgegeven aan de afdeling of Hoofdkassa
of Krediet Bewaking.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 118 of 137
11.9 Inventaris
Tussentijds en aan het begin van het nieuwe jaar vindt de inventarisatie plaats bij diverse
magazijnen. Voordat de inventarisatie plaatsvindt, wordt er een brief naar de diverse
magazijnmeesters gemaild waarin de richtlijnen en de regels zijn vastgelegd waaraan de
medewerkers zich dienen te houden.

Deze richtlijnen en de regels houden onder andere in:

1. Alle voorraadmutaties dienen per 31 december in het voorraadsysteem Exact
Globe of administratie te zijn verwerkt.
2. De voorraad gegevens per 31 december dienen beschikbaar te worden gesteld aan de
afdeling Interne Controle, (aanbevolen: het digitaal opsturen)

Op de dag van de telling zal wederom een voorraadlijst uit het financieel systeem Exact Globe
worden geproduceerd door een medewerker(Sr. of Jr.)van de afdeling Interne Controle.
Op de dag van de telling moet het magazijn gesloten zijn. Ingeval het niet mogelijk is, moet
er een verstrekkingen lijst worden opgemaakt na de telling.
Er zal voldoende mankracht moeten zijn, dit ingeval erbij de telling personen uitvallen en ook
voor het vlot verloop van de telling. De voorraadlijsten dienen om 8.00u beschikbaar te zijn.

Als de voorraadlijsten niet zijn ontvangen van de magazijnen, wordt er een verslag uit Exact
Globe geprint.

De fysieke voorraad wordt geteld en vergeleken met de aangegeven voorraad op de lijst. Na

de inventaris worden de lijsten afgegeven aan de afdeling Boekhouding.

De Interne Controle (Sr. en/ of Jr.) medewerker maakt een rapport in Word op van de
bevindingen met betrekking tot de inventaris. Na het uitprinten van de rapportage wordt dit
door de Interne Controle Sr. en Jr. geparafeerd waarna dit tweemaal wordt gekopieerd. Een
exemplaar wordt in de rapporten ordner opgeslagen. De twee anderen rapporten worden naar
de directie opgestuurd voor verdere afhandeling.

11.10 Kasopname

Door de afdeling Interne Controle wordt er door de Interne Controle Sr. medewerker
tussentijdse kassaldo overzichten vanuit het financieel programma Exact Globe oproepen
voor de controle van het kassaldo. Voor verificatie m.b.t. het kassaldo wordt er met het hoofd
of een medewerker van de afdeling Boekhoudingafgestemd als het conform is.

Na afstemming wordt er een kasopname formulier per valutasoort opgemaakt en uitgeprint

door de Interne Controle Sr. medewerker. De formulieren worden in samenwerking met de
hoofdkassier van de afdeling Hoofdkassa ingevuld (kasopbrengsten) per valutasoort.Samen
met de Hoofdkassier wordt het saldo van kasopbrengsten in Exact Globe opgenomen.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 119 of 137
Het kasoverschot of tekort wordt in het formulier aangegeven en het tekort wordt in de
opmerking toegelicht.

Na goedbevinding worden de kasopmaak formulier per valutasoort in Excel opgemaakt en in

tweevoud uitgeprint. Nadat de formulieren door beide partijen zijn geparafeerd, worden er drie
(3) kopies gemaakt.

Een kopie wordt afgegeven aan de Financieel - Directeur en Algemeen directeur waar de
verdere afhandeling zal plaats vinden.
Een exemplaar kasopname formulier per valutasoort wordt opgeslagen in desbetreffende
ordner op de afdeling Interne Controle en de andere op de afdeling Hoofdkassa.

11.11 Afschrijvingen / geschenkzendingen

Het volgend stuk wordt van de diverse afdelingen ontvangen waaronder een memo of een
rapportage. Na ontvangst wordt het gecontroleerd op zijn volledigheid en juistheid en na
goedkeuring wordt er een proces-verbaal door de Interne Controle Jr. medewerker opgemaakt en
uitgeprint met aangehecht een lijst van de af te schrijven of ontvangen geschenkzending.

Na het uitprinten van het opgemaakte proces-verbaal wordt het door het hoofd/
verantwoordelijke van de afdeling en de Interne Controle Jr. medewerker geparafeerd en
driemaal gekopieerd afhankelijk van de aanwezige partijen.
Het originele proces-verbaal en de memo/ rapportage worden in desbetreffende ordner
opgelegd en de kopieën worden naar de afdeling Boekhouding opgestuurd voor verdere
afhandeling.

Bij geschenkzending wordt er ook een dankbrief (3x) opgemaakt en uitgeprint door de Interne
Controle Jr. na het opmaken van het proces-verbaal. Het proces-verbaal, lijst en dankbrief
wordt via de afdeling Agenda verstuurd naar de Directeur.

11.12 Kwitantie boeken

Aan de hand van de aanwezige voorraad aan kwitantieboeken wordt er gecontroleerd op
juistheid en volledigheid als de aangegeven voorraad in het kwitantieboek cahier conform is.
Als blijkt dat er minder boeken in voorraad zijn worden de boeken aangevraagd via het
magazijn.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 120 of 137
11.13 Afhandeling en verstrekking aanvraag kwitantieboeken

Nadat de kwitantieboeken zijn ontvangen van het Magazijn, worden ze gecontroleerd op

hun volledigheid. Na goedkeuring worden de boeken afgestempeld en genummerd door
de Interne Controle Jr. medewerker.
In een cahier worden alle verstrekkingen en ontvangsten m.b.t. kwitantieboeken
bijgehouden. Voor het verstrekken van nieuwe kwitantie boeken moet eerst de oude
ingediend worden. Na ontvangst van de volgeschreven kwitantieboeken wordt dit
bijgehouden in het cahier voor retour ontvangst.
Na ontvangst van een nieuw kwitantieboek wordt er door de subkassier van de polikliniek
ingetekend.

11.14 Onregelmatigheden
Bij onregelmatigheden wordt de afdeling Interne Controle gebeld en op de hoogte gesteld
middels een rapportage of memo. Er zal op basis hiervan door de Interne Controle Sr. Of Jr.
een onderzoek plaatsvinden en zal vervolgens in een rapport worden vastgelegd.

Nadat dit vastgelegd is in een rapport wordt dit uitgeprint en zal het hoofd en de Interne
Controle medewerker dit paraferen. Na parafering wordt het rapport twee maal (2x)
gekopieerd waarna dit aan de Financieel– en de Algemeen directeur wordt opgestuurd voor
verdere afhandeling. Op de afdeling Interne Controle wordt er een exemplaar in de rapporten
ordner opgelegd

11.15 Steekproeven verrekeningen die contant of per bank geschieden

Periodiek worden er steekproevengedaan door de medewerker Interne Controle Sr. waarbij de

verschillende overzichten vanuit het financieel programma Exact Globe worden opgeroepen,
waaronder de verrekeningen die contant of per bank hebben plaatsgevonden.
Met de uitgedraaide overzichten wordt erbij de afdeling Boekhouding de opgelegde
verrekeningen terplekke gecontroleerd door de medewerker Interne Controle Sr.
Gekeken wordt als de opgelegde stukken compleet zijn, met name de bestelbonnen en
de facturen moeten aanwezig zijn evenals de kas kwitanties of de bankbrieven.

Bij onregelmatigheid wordt onderzocht wat de oorzaak is en wordt er een verslag opgemaakt
met de bevindingen die via de afdeling Agenda naar de Financieel-directeur wordt opgestuurd.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 121 of 137
11.16 Controle stokstake magazijnen

De afdeling Interne Controle ontvangt de stocktake lijsten elke vrijdag van de logistiek manager.
De lijsten die de logistiek manager opstuurt zijn lijsten van
1. artikelen die geen verschillen hebben en
2. artikelen die wel verschillen hadden, maar waarvan de verschillen reeds gecorrigeerd zijn in
Exact door de Logistiek Manager middels “tellingen” (verschillen die hij niet kan verklaren).

De Logistiek Manager is bevoegd verschillen in Exact zelf te corrigeren middels “tellingen”.

Het gaat hierbij om de volgende verschillen:
1. verschillen die de magazijn meester niet kan verklaren
2. overboeking van een magazijnlocatie naar een andere magazijnlocatie
3. overname van voorraden van een niet’fysieke’ magazijn

Inventarisatieverschillen en verkeerde ontvangsten mogen alleen door de Boekhouding/ Cred.

adm. gecorrigeerd worden. Dit na goedkeuring van de Interne Controle.

De aangegeven verschillen op de stocktake lijsten worden door de IC geëxporteerd naar een

Excel file genaamd ‘tellingen’. Per magazijn wordt er een sheet gemaakt.

Aan de hand van de lijsten worden de artikelen opgeroepen in Exact. Er wordt nagegaan als de
correctie heeft plaats gevonden.
Indien blijkt dat een artikel binnen een week/maand meerdere keren is geteld en meerdere keren
verschillen vertoond dan gaat de IC na waarom er weer verschillen zijn in zo een kort tijdbestek.
In Exact wordt o.a. nagegaan als er mutaties hebben plaatsgevonden. Hebben er leveringen
plaats gevonden die nog niet zijn verwerkt in Exact. Zijn er nog pending afgiften. Dit kan
gebeuren als er geen voorraad in Exact is.

Steekproefsgewijs wordt er maandelijks door de Interne Controle ook een stocktake gedaan bij
de magazijnen. De Steekproef bestaat uit artikelen die voorkomen op de stocktakelijst en eigen
gekozen artikelen die niet op de stocktakelijst voorkomen.

Bij bevindingen wordt er gerapporteerd naar Logistiek Manager met een CC naar de Audit
Manager en de Adviseur.
De Logistiek Manager moet dan reageren op de bevindingen gedaan door de Interne controle.
De IC gaat na als haar bevindingen naar tevredenheid zijn afgewerkt. Indien wel worden de
bevindingen van de IC met feedback van de logistiek Manager gemaild naar de Boekhouding.
De Boekhouding voert de correcties door in Exact aan de hand van de ontvangen lijst van de IC.
Na de gepleegde correcties stuurt de Boekhouding een mail dat de correcties zijn doorgevoerd.

De Interne Controle controleert als de correcties werkelijk zijn doorgevoerd door de

Boekhouding.

Procedure Finance handboek ISO 9001-2015 –versie 1- Datum: 9/3/ 20 Page 122 of 137