CHƯƠNG 2

PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

TS. Hoàng Thị Phương Lan

htplan@uneti.edu.vn
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

Mục tiêu sau khi học xong bài học là sinh viên nắm được các nội dung:

- Khái niệm phương pháp chứng từ kế

toán
- Hình thức biểu hiện của phương pháp
chứng từ kế toán
- Ý nghĩa và tính pháp lý của chứng từ
kế toán
- Phân loại chứng từ kế toán
- Các yếu tố của chứng từ kế toán
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

HƯỚNG DẪN SINH VIÊN HỌC TẬP

• Để hoàn thành tốt bài học này, sinh viên cần thực hiện các
nhiệm vụ sau:
- Đọc trước Bài giảng chương 2: Phương pháp chứng từ kế toán
- Đọc trước Tài liệu học tập chương 2
- Trả lời các câu hỏi tình huống
- Hoàn thành các bài tập cuối chương
- Nếu có nội dung chưa hiểu, sinh viên liên hệ với giảng viên qua
địa chỉ email: htplan@uneti.edu.vn để được hỗ trợ.
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

HƯỚNG DẪN SINH VIÊN HỌC TẬP

• Để học tốt bài này sinh viên nên
tìm hiểu quy trình của các nghiệp
vụ chủ yếu diễn ra trong doanh
nghiệp, các chứng từ đi kèm của
các hoạt động kinh tế diễn ra trong
doanh nghiệp.
• Nên tìm hiểu cách lập, nhận, trình
tự luân chuyển các chứng từ kế
toán trong doanh nghiệp và các sổ
sách kế toán cần phải có trong các
doanh nghiệp.
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

1. Khái niệm
Phương pháp chứng từ kế toán là PP
kế toán được sử dụng để phản ánh,
kiểm tra các nghiệp vụ KTTC phát
sinh và thực sự hoàn thành theo thời
gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó
phục vụ công tác kế toán và công tác
quản lý
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

2. Hình thức biểu hiện

- Các bản chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán là những giấy
tờ, vât mang tin phản ánh nghiệp
vụ kinh tế tài chính đã phát sinh
và hoàn thành, làm căn cứ ghi
sổ kế toán.
- Trình tự luân chuyển chứng từ
kế toán
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

3. Ý nghĩa và tính pháp lý

Ý nghĩa của PP chứng từ kế toán
- Thu nhận, cung cấp kịp thời, đầy đủ,
chính xác thông tin về nghiệp vụ
KTTC phát sinh ở thời gian và địa
điểm khác nhau trong quá trình hoạt
động của đơn vị.
- Thực hiện việc kiểm tra thường
xuyên tính hợp lệ, hợp pháp của các
nghiệp vụ KTTC của đơn vị.
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

Tính pháp lý của chứng từ kế toán:

- Cơ sở pháp lý cho mọi số liệu kế
toán
- Là cơ sở ghi sổ kế toán
- Là cơ sở kiểm tra tình hình chấp
hành chính sách chế độ TCKT
- Là cơ sở pháp lý cho việc giải quyết
tranh chấp khiếu tố
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

4. Phân loại chứng từ kế toán

• Phân loại CT theo công dụng:
Chứng từ mệnh lệnh, chấp hành, thủ tục, liên hợp
• Phân loại CT theo địa điểm lập:
(Chứng từ bên trong, bên ngoài)
• Phân loại CT theo Mức độ khái quát của chứng từ
(Chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp)
• Phân loại CT theo số lần lập:
(Chứng từ 1 lần, nhiều lần)
• Phân loại CT theo nội dung kinh tế:
(Chứng từ vật tư, t.lương, tài sản cố định...)
• Phân loại CT theo tính cấp bách của CT:
(Chứng từ báo động, bình thường)
TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

• Phiếu thu
• Phiếu chi
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Phiếu nhập kho
• Phiếu xuất kho
• Chứng từ ghi sổ
( Có mẫu chứng từ tham khảo)
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn
§¬n vÞ: ................... MÉu sè 01 - TT
§Þa chØ: .................. (Ban hµnh theo Thông tư sè: 200/2014/TT-BTC)
ngµy 22/12/2014 cña Bé Tài chính)

QuyÓn sè: ......

PhiÕu thu Sè: ..............
Ngµy .... th¸ng ..... n¨m .... Nî: .............
Cã: .............
Hä vµ tªn ng-êi nép tiÒn: ..........................................................................................................
§Þa chØ: ......................................................................................................................................
Lý do nép: .................................................................................................................................
Sè tiÒn: .................................. (viÕt b»ng ch÷): ..........................................................................
...................................................................................................................................................
KÌm theo ........................................................... chøng tõ gèc:

Ngµy ...... th¸ng ..... n¨m .........

Gi¸m ®èc KÕ to¸n tr-ëng Ng-êi nép tiÒn Ng-êi lËp phiÕu Thñ quü
(Ký tªn, ®ãng dÊu) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn)

§· nhËn ®ñ sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:

+ Tû gi¸ ngo¹i tÖ (vµng b¹c, ®¸ quý):
+ Sè tiÒn quy ®æi
(Liªn göi ra ngoµi ph¶i ®ãng dÊu)
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

§¬n vÞ: ................... MÉu sè 02 -TT

§Þa chØ: .................. (Ban hµnh theo Thông tư sè: 200/2014/TT-BTC)
ngµy 22/12/2014 cña Bé Tài chính)

QuyÓn sè: ......

PhiÕu chi Sè: ..............
Ngµy .... th¸ng ..... n¨m .... Nî: .............
Cã: .............
Hä vµ tªn ng-êi nhËn tiÒn: ..........................................................................................................
§Þa chØ: ......................................................................................................................................
Lý do chi: .................................................................................................................................
Sè tiÒn: .................................. (viÕt b»ng ch÷): ..........................................................................
...................................................................................................................................................
KÌm theo ........................................................... chøng tõ gèc:

Ngµy ...... th¸ng ..... n¨m .........

Gi¸m ®èc KÕ to¸n tr-ëng Thñ quü Ng-êi lËp phiÕu Ng-êi nhËn tiÒn
(Ký tªn, ®ãng dÊu) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn)

§· nhËn ®ñ sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:

+ Tû gi¸ ngo¹i tÖ (vµng b¹c, ®¸ quý):
+ Sè tiÒn quy ®æi
(Liªn göi ra ngoµi ph¶i ®ãng dÊu)
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

Mẫu số: 01GTKT3/001

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AA/13P
Liên 1: Lưu Số: 0000001
Ngày........tháng.......năm 20....
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH A
Mã số thuế:
Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội
Điện thoại:.................................................Số tài khoản..................................................................................
Họ tên người mua hàng................................................................ ...... ....... ...................................................
Tên đơn vị........................................................................................................................................................
Mã số thuế:…………………………………………………………………………………………………
Địa chỉ................................................................. ... ....................................................................
Hình thức thanh toán:.......................................Số tài khoản………………………………………………..
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5

Cộng tiền hàng: …………....

Thuế suất GTGT: ....…… % , Tiền thuế GTGT: …………
Tổng cộng tiền thanh toán ................
Số tiền viết bằng chữ:......................................................................................................................

Người mua hàng Người bán hàng

(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

(In tại Công ty .............................................................................., Mã số thuế ………….......)

Ghi chú:
- Liên 1: Lưu
- Liên 2: Giao người mua
- Liên 3:.....
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

§¬n vÞ: ................... MÉu sè 01 - VT

Bé phËn: .................. ((Ban hµnh theo Thông tư sè: 200/2014/TT-BTC)
ngµy 22/12/2014 cña Bé Tài chính)
phiÕu nhËp kho Nî: .............
Ngµy....th¸ng .... n¨m ...... Cã: .............
- Hä tªn ng-êi giao hµng: .............................................................................
- Theo .................. sè .......... ngµy .... th¸ng .... n¨m ..... cña .........................
- NhËp t¹i kho: ..................................... ®Þa ®iÓm .........................................
ST Tªn, nh·n hiÖu, qui M· sè §¬n Sè l-îng §¬n gi¸
T c¸ch, phÈm chÊt vËt vÞ Theo Thùc (VN§) Thµnh
t- (SP, hµng ho¸) tÝnh chøng tõ nhËp tiÒn
A B C D 1 2 3 4

Céng X X X X X
Tæng sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): .................................................................................
Sè chøng tõ gèc kÌm theo: ..........................................................................................
Ngµy .... th¸ng .... n¨m.....
Ng-êi lËp phiÕu Ng-êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr-ëng
(Ký tªn) (Ký tªn) (Ký tªn) (HoÆc bé phËn cã nhu cÇu nhËn)
(Ký, hä tªn)
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

§¬n vÞ: ................... MÉu sè 02 - VT

Bé phËn: .................. (Ban hµnh theo Thông tư sè: 200/2014/TT-BTC)
ngµy 22/12/2014 cña Bé Tài chính)
phiÕu xuÊt kho Nî: .............
Ngµy....th¸ng .... n¨m ...... Cã: .............
- Hä vµ tªn ng-êi nhËn hµng: ........................................................................
- Lý do xuÊt kho: ............................................................................................
- XuÊt t¹i kho (ng¨n l«): ............................... ®Þa ®iÓm ................................
ST Tªn, nh·n hiÖu, qui §¬n Sè l-îng
T c¸ch, phÈm chÊt vËt M· sè vÞ Yªu cÇu Thùc §¬n gi¸ Thµnh
t- , DC, SP, hµng ho¸ tÝnh xuÊt tiÒn
A B C D 1 2 3 4

Céng X X X X X
Tæng sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): .................................................................................
Sè chøng tõ gèc kÌm theo: ..........................................................................................
Ngµy .... th¸ng .... n¨m.....
Ng-êi lËp phiÕu Ng-êi nhËn hµng Thñ kho KÕ to¸n tr-ëng Gi¸m ®èc
(Ký tªn) (Ký tªn) (Ký tªn) (HoÆc bé phËn cã nhu cÇu nhËn) (Ký, hä tªn)
Đơn vị:....... Mẫu số S02a-DN
Địa chỉ: ........ (Ban hànhtheoThôngtư số: 200/2014/TT-BTC
ngày22/12/2014 củaBộTàichính)

ChỨng tỪ ghi sỔ
Sè: .....
Ngµy .... Th¸ng... N¨m...
Sè hiÖu tµi kho¶n
TrÝch yÕu Sè tiÒn Ghi chó
Nî Cã
A B C 1 D

Céng x x x

KÌm theo ..... Chøng tõ gèc Ngµy ... Th¸ng .... N¨m....
Ngêi lËp
TS. Hoàng Thị Phương Lan
KÕ to¸n trëng
(Ký, hä tªn) htplan@uneti.edu.vn (Ký, hä tªn)
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

5. Các yếu tố của chứng từ

Yếu tố cơ bản
- Tên gọi của chứng từ
- Số hiệu chứng từ
- Ngày tháng năm lập chứng từ, số thứ tự của chứng từ
- Tên, địa chỉ của các đơn vị bộ phận, cá nhân có liên quan
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế
- Quy mô nghiệp vụ về số lượng, giá trị…
- Chữ ký của những người chịu trách nhiệm
Yếu tố bổ sung:
Hình thức, thời gian thanh toán, phương thức thanh toán,
định khoản...
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

Thảo luận
các yếu tố
của chứng từ
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

6. Trình tự luân chuyển chứng từ

Quy trình luân chuyển chứng từ
Lập/thu nhận chứng từ

Kiểm tra và hoàn chỉnh

chứng từ

Tổ chức luân chuyển và ghi

sổ kế toán

Bảo quản, lưu trữ, huỷ

 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

Lập chứng từ kế toán

Là việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế TC phát sinh vào
các bản CT kế toán theo quy định của chế độ CT kế
toán.
Quy định lập CT: Nghiệp vụ liên quan đến đơn vị
đều phải lập CT, lập1 lần 1 nghiệp vụ, phải lập CT
kịp thời, hợp pháp.
Nội dung ghi: Ghi đúng nội dung,ghi chính xác rõ
ràng, ko viết tắt, không tẩy xóa sửa chữa, không ngắt
quãng.
Chữ ký trong CT: Đủ chữ kí...
Số liên CT : Đúng số liên quy định
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

Kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ

Kiểm tra chứng từ
- Kiểm tra tính hợp lệ của CT
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực...
- Kiểm tra các yếu tố cơ bản của CT
Nếu phát hiện sai sót không hợp lệ...
Hoàn chỉnh chứng từ
Bổ sung các yếu tố còn thiếu, tổng hợp phân loại CT phục vụ
ghi sổ kế toán.
Tổ chức luân chuyển CT và ghi sổ kế toán
- Phân loại
- Lập định khoản/lập chứng từ ghi sổ
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

Bảo quản, lưu trữ, huỷ (Theo Điều 41 Luật kế toán số 88/2015/QH13
ngày 20/11/2015)
• Thứ nhất CTKT phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong
quá trinh sử dụng
• Thứ hai, CTKT lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị
tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế
toán đó…
• Thứ ba, CTKT phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng
• Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm
tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
• Thứ năm, thời hạn lưu trữ TLKT: Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán
dùng cho quản lý, Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực
tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, Lưu trữ vĩnh viễn đối với
tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh,
quốc phòng.
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

TỔNG KẾT BÀI

Bài học này giúp bạn hiểu về phương pháp chứng từ kế toán:
+ Cách lập chứng từ kế toán
+ Tiếp nhận kiểm tra chứng từ kế toán
+ Luân chuyển chứng từ kế toán
+ Lưu giữ chứng từ kế toán
 TS. Hoàng Thị Phương Lan htplan@uneti.edu.vn

CHUẨN BỊ BÀI SAU

• Hoàn thành câu hỏi. bài tập cuối bài 2: Phương pháp chứng từ
kế toán
• Sinh viên đọc trước tài liệu bài 3: Phương pháp tài khoản kế
toán
• Nếu có thắc mắc liên hệ qua email: htplan@uneti.edu.vn
• Tham gia buổi học online tiếp theo đầy đủ, đúng giờ.

CHÚC CÁC BẠN HỌC TỐT!