Nhóm 7: Kỹ năng làm việc nhóm trong kinh doanh

I. Tổng quan về làm việc nhóm

VD: Câu chuyện về teamwork:
“Một ngày nọ các Bộ Phận trên Cơ Thể cho rằng họ phải làm việc nhọc nhằn trong khi ấy
Bụng thì chỉ việc ngồi không mà hưởng tất cả thức ăn. Thế là chúng tập trung lại thảo
luận một cuộc và quyết định sẽ đình công đến khi nào Bụng chia sẻ công việc với
chúng. Thế là từ hôm sau, Tay không lấy thức ăn, Miệng không chịu nhai và Răng cũng
không làm việc.

Vài ngày sau, các Bộ Phận bắt đầu nhận thấy Tay không cử động rất khó, Miệng khô và
nứt nẻ, còn Chân không trụ được. Chúng dần nhận ra rằng Bụng cũng đóng góp vai trò
quan trọng cho Cơ Thể giúp tay, chân, miệng hoạt động tốt hơn.

1.1 Khái niệm nhóm (Trang)

Nhóm là tập hợp từ 2 người trở lên, ảnh hưởng và tác động lên nhau, cùng chia sẻ những
đặc điểm tương đồng, cùng những mục tiêu và quy chuẩn.

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm nhằm
phát triển tiềm năng, năng lực của tất cả các thành viên và thúc đẩy hiệu quả công việc.

1.2 Phân loại nhóm (Thanh)

- Nhóm chính thức:

+ Hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức
+ Do người lãnh đạo của một tổ chức quyết định, được xác định bởi cơ cấu tổ
chức
- Nhóm không chính thức:
+ Hình thành tự nhiên từ nhu cầu xã hội hóa của mỗi thành viên
 + Là những liên minh không được xác định bởi các cấu trucs phân cấp chính
thức

1.3 Các giai đoạn phát triển nhóm (Thanh)

- Hình thành: Trong giai đoạn này, hầu hết các thành viên trong nhóm đều tích cực
và lịch sự. Một số lo lắng, vì họ chưa hiểu rõ công việc của nhóm sẽ làm gì.
Những người khác chỉ đơn giản là vui mừng về nhiệm vụ phía trước. Giai đoạn
này có thể kéo dài một thời gian, khi mọi người bắt đầu làm việc cùng nhau và khi
họ cố gắng tìm hiểu đồng nghiệp mới.
- Biến động: Tiếp theo, nhóm của bạn sẽ tiến vào giai đoạn thử thách, nơi mọi
người bắt đầu đẩy mạnh các ranh giới được thiết lập trong giai đoạn hình thành.
Đây là giai đoạn mà nhiều nhóm không thành công.

Biến động thường bắt đầu khi có xung đột giữa phong cách làm việc tự nhiên của
các thành viên trong nhóm. Mọi người có thể làm việc theo những cách khác nhau
cho mọi loại lý do, nhưng nếu những phong cách làm việc khác nhau gây ra những
vấn đề không lường trước, họ có thể trở nên nản lòng.

- Chuẩn hóa: Đây là lúc mọi người bắt đầu giải quyết sự khác biệt của họ, đánh giá
cao thế mạnh của đồng nghiệp, và tôn trọng thẩm quyền của bạn với tư cách là
một nhà quản lý.

Bây giờ các thành viên trong nhóm của bạn hiểu nhau hơn, họ có thể giao tiếp với
nhau, và họ có thể nhờ người khác giúp đỡ và cung cấp phản hồi mang tính xây
dựng. Mọi người phát triển cam kết mạnh mẽ hơn cho mục tiêu nhóm, và bạn bắt
đầu thấy được những tiến bộ tốt đẹp.

Thường có sự chồng chéo kéo dài giữa hai giai đoạn thử thách và định hình, bởi vì
khi nhiệm vụ mới được đưa ra, nhóm của bạn có thể trở lại với hành vi từ giai
đoạn bão.
 - Ổn định: Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự
khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành
viên khác và tôn trọng lẫn nhau.

Các thành viên bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau
và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết. Có thể bắt đầu có các ý kiến mang tính xây
dựng. Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn
trong công việc. Có thể có các quy tắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm
thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợi để các thành viên làm việc và cộng tác.

- Kết thúc: Điều này xảy ra trong các tình huống khác nhau, ví dụ như khi dự án đã
kết thúc, khi phần lớn thành viên rời bỏ nhóm để nắm các vị trí khác, khi tổ chức
được tái cấu trúc,… Đối với các thành viên tâm huyết của nhóm, đây là một giai
đoạn “đau thương”, “lưu luyến”, “tiếc nuối”,… nhất là đối với các thành viên mà
chưa nhìn thấy một tương lai tốt đẹp hơn.

1.4 Các nguyên tắc cơ bản khi làm việc nhóm (Trang)

❖ Nguyên tắc định hướng

- Lên trên: Đúng đắn, phù hợp với giá trị, khuôn mẫu xã hội
- Bên trong : Khơi dậy đam mê, hứng thú của các thành viên nhóm
- Phía sau: Gắn kết giá trị, kinh nghiệm trong quá khứ của nhóm
- Phía trước: Thể hiện tương lai phát triển của nhóm
- Xung quanh: Thể hiện vị thế của nhóm trong môi trường, tận dụng hợp lý
nguồn lực bên ngoài.
❖ Nguyên tắc liên kết

Xây dựng mối liên kết bền vững bằng cách xử lý những mắt xích yếu nhất,
với những đặc điểm:

- Không bắt kịp tốc độ của những thành viên khác.

 - Không phát triển trong lịch vực họ đảm nhận
- Không có tầm nhìn xa
- Không thể khắc phục được những điểm yếu cá nhân
- Không thể làm gì khác ngoài phần việc của họ
- Không tự xây dựng và thực hiện được những triển vọng trong lĩnh
vực của họ
❖ Nguyên tắc phù hợp

Phát huy hết khả năng của các thành viên thông qua việc bố trí, sắp xếp
đúng người - đúng việc, bằng cách:

Đối với người lãnh đạo cần hiểu rõ:

- Nhóm: Mục tiêu, văn hóa, lịch sử hình thành và phát triển
- Tình hình nhóm: môi trường, thực trạng, giải pháp…
- Thành viên trong nhóm: Kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ…

Đối với các các nhân: Tự tin, hiểu rõ chính mình, có niềm tin vào lãnh đạo,
có tầm nhìn, khả năng tự học hỏi.

❖ Nguyên tắc ảnh hưởng.

Xác định thành viên có sức ảnh hưởng giúp tạo bầu không khí tích cực trong
nhóm, với những đặc trưng sau:

- Trực giác nhạy bén

- Say mê
- Tài năng
- Sáng tạo
- Khởi xướng, khích động
- Tinh thần trách nhiệm
 - Khoan dung
- Có sức thuyết phục

1.5 Tầm quan trọng của làm việc nhóm (Linh)

● Đối với tổ chức:

- Tăng năng suất, tăng hiệu quả công việc, giảm chi phí
- Tập hợp, phát huy thế mạnh của mỗi cá nhân
- Gia tăng sự cam kết, tinh thần trách nhiệm và sự hài lòng trong công việc
của mỗi cá nhân
● Đối với cá nhân:
- Trưởng thành hơn nhờ quá trình tương tác với nhóm
- Vượt qua khó khăn và hạn chế khi làm việc độc lập

1.6 Nhóm làm việc hiệu quả (trang)

- Có mục tiêu chung (Đảm bảo tiêu chí SMART) và mục tiêu được truyền thông
đầy đủ tới tất cả các thành viên
- Các thành viên phải có sự tương tác hiệu quả
- Nhóm phải có hoạt động dựa trên quy tắc
- Vai trò trách nhiệm rõ ràng của các thành viên

II. Kỹ năng làm việc nhóm trong kinh doanh

2.1 Phân công nhiệm vụ (Linh)
Phân công nhiệm vụ trong nhóm có thể dựa vào các yếu tố sau:
● Thái độ: là những biểu đạt có tính đánh giá (tích cực hay tiêu cực) liên quan đến
các vật thể, con người và các sự kiện
● Kiến thức: là hiểu biết về một vấn đề nào đó về phương diện lý thuyết hoặc thực
hành
 ● Kinh nghiệm: là tổng quan khái niệm bao gồm tri thức, kỹ năng về vấn đề nào đó
có được thông qua quá trình tương tác trực tiếp hoặc qua quan sát
● Kỹ năng: là năng lực hay khảo năng của chủ thể thực hiện thuần thục 1 hoặc 1
chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức, kinh nghiệm) nhằm tạo ra kết quả
mong đợi
2.2 Truyền thông trong nhóm (Linh)
Khái niệm: Truyền thông trong nhóm là quá trình trao đổi thông tin nhằm mục đích phối
hợp hoạt động của các thành viên trong nhóm
Mục đích:
● Thực hiện công việc
● Thỏa mãn nhu cầu xã hội hóa của các thành viên
● Chính thức vs. Không chính thức?
● Trực tiếp vs. Gián tiếp?
● Cá nhân vs. Nhóm?

Quyết định về kênh giao tiếp trong nhóm:

● Chính thức hoặc Không chính thức?
● Trực tiếp hoặc Gián tiếp?
● Cá nhân hoặc Nhóm?

Biểu hiện của nhóm giao tiếp hiệu quả:

● Các thành viên nắm rõ được những thông tin cơ bản của nhau ( tên, số điện thoại,
email, vị trí, vai trò)
● Thường xuyên tương tác bằng nhiều hình thức ( trực tiếp, gián tiếp, chính thức,
không chính thức,…)
● Các thành viên có sự ảnh hưởng nhất định đến nhau
● Các cá nhân tự xác định và được xác định bởi người khác là thành viên của nhóm
● Có người lãnh đạo, người lãnh đạo thể hiện được vai trò của mình trong nhóm
2.3 Điều hành nhóm (Linh)

❖ CÓ 6 PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH NHÓM:

Phong Ý nghĩa Yêu cầu đối với Mong muốn Tình huống
cách nhóm của người áp dụng
điều hành

Trấn áp Hãy làm như Các thành viên Thành công, Nhóm gặp
tôi nói thực hiện mệnh sự tự chủ khủng hoảng
lệnh ngay lập tức

Quyết Hãy đi cùng Các thành viên sẵn Hiểu được các Nhóm cần đổi
đoán tôi sàng đi theo một thành viên mới, có mục
định hướng chiến trong nhóm tiêu rõ ràng
lược

Hợp tác Lo cho nhân Xây dựng mối Tạo nên không Hàn gắn nhân
viên trước quan hệ hài hòa khí cởi mở viên sau những
đã trong nhóm xung đột, văn
hóa công sở
nói chung

Dân chủ Mọi người Đồng lòng, nhất trí Hợp tác, tinh Nhóm cần các
nghĩ thế nào tuyệt đối thần đồng đội thành viên hợp
tác tích cực
 Kích thích Hãy làm như Ấn định các tiêu Tạo ra động Nhóm cần đạt
tôi làm chí hành động cao lực sáng tạo và thành quả
nhiệt tâm nhanh với tinh
thần cao của
các thành viên

Huấn Hãy thử làm Tính sáng tạo của Phát triển năng Chuẩn bị cho
luyện đi các thành viên lực cấp dưới đội ngũ điều
trong nhóm hành kế thừa
trong tương lai

❖ 3 CÔNG CỤ ĐIỀU HÀNH NHÓM:

a. Kỹ thuật động não

Đặc điểm:

● Càng nhiều ý tưởng càng tốt

● Tạo ra môi trường nhận ý tưởng
● Kỹ thuật này coi trọng số lượng các ý tưởng hơn chất lượng nên không phê phán,
bình luận, chấp nhận nhận mọi ý tưởng có thể lạ lùng, trái chiều

Cách thực hiện:

● Thành viên viết ý tưởng vào một tờ giấy

● Nhóm trưởng thu thập ý tưởng
● Nhóm phân loại ý tưởng, lựa chọn ưu tiên ý tưởng

b. Bản đồ tư duy
Đặc điểm:

● Tận dụng khả năng ghi nhận hình ảnh của bộ não
● Đây là cách để ghi nhớ chi tiết, để tổng hợp, hay để phân tích một vấn đề ra thành
một dạng của lược đồ

Cách thực hiện:

● Tập hợp từ khóa ( nhóm ý tưởng)

● Vẽ chủ đề trung tâm – chủ đề phụ và các nhánh chủ đề phụ
● Bổ sung thêm các hình ảnh minh hóa

c. Kỹ thuật tư duy 6 chiếc mũ

Mục đích: Đánh giá sự việc từ nhiều góc nhìn khác nhau, định hướng các thành viên
trong nhóm, cùng hướng tới một góc nhìn chung

6 chiếc mũ đại diện cho:

● Mũ trắng: khách quan, dữ kiện

● Mũ đỏ: trực giác và cảm xúc
● Mũ đen: tiêu cực, cẩn trọng, e dè
● Mũ vàng: tích cực, lợi ích, cơ hội
● Mũ xanh lá cây: sáng tạo, cởi mở
● Mũ xanh dương: chủ tọa, kiểm soát, điều chỉnh

2 cách thực hiện:

● Các thành viên cùng nhau đội các chiếc mũ để khai thác thông tin từ nhiều góc
nhìn, sau đó nhóm cùng nhau tổng hợp thông tin
● Các thành viên trong nhóm cùng lần lượt đội từng chiếc mũ để có thể khai thác
thông tin cùng một hướng
2.4 Thảo luận và ra quyết định (Thư)
2.4.1. Ra quyết định từ trên xuống
- Người lãnh đạo tự ra quyết định hoàn toàn, sau đó thông báo với các thành viên trong
nhóm
- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, thuận lợi đối với những quyết định tiêu chuẩn
- Nhược điểm: Các thành viên ít quyết tâm, dễ bất mãn
● Tùy từng trường hợp mà nhà quản lý áp dụng hình thức ra quyết định này. Chẳng
hạn, các quyết định từ trên xuống được áp dụng khi tính cấp thiết cao, quyết định
đó không quan trọng và không đòi hỏi sự quyết định cao trong việc thực hiện và
đảm bảo sự thành công.

2.4.2. Ra quyết định theo kiểu thiểu số

- Người lãnh đạo cùng với 1 hoặc một số thành viên khác ra quyết định mà không cần
tham khảo ý kiến của các thành viên khác.
- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, thảo luận cởi mở, phát triển nhiều ý tưởng giữa các thành
viên trong nhóm thiểu số
- Nhược điểm: Các thành viên ít quan tâm, xung đột vẫn duy trì, thiếu sự tương tác

2.4.3. Ra quyết định theo nguyên tắc đa số

- Có sự tham gia của mọi thành viên trong nhóm trong quá trình ra quyết định bằng cách
cho phép mỗi thành viên một lá phiếu bình đẳng.
- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, cho phép kết thúc cuộc thảo luận.
- Nhược điểm: Thiểu số bị cô lập, quyết tâm trong nhóm không cao.
● Ví dụ: Bầu hoặc đưa ra các ý kiến trong các cuộc họp của doanh nghiệp

2.4.4. Ra quyết định theo nguyên tắc đồng thuận

- Việc ra quyết định có sự tham gia của các thành viên, không thể đạt được cho đến khi
tất cả các thành viên đồng ý
- Ưu điểm: Kích thích sự sáng tạo, sự quyết tâm của các thành viên, việc phát huy mọi
khả năng của các thành viên.
- Nhược điểm: Tốn thời gian, thành viên phải có kỹ năng làm việc nhóm cao.

2.5 Giải quyết xung đột ( Thư)

- Khái niệm: Xung đột là do bất đồng xảy ra giữa các cá nhân đối với cá nhân trong
nhóm, giữa các cá nhân Với cá nhân trong nhóm, giữa các nhóm trong một tổ chức do
khác biệt về nhu cầu, giá trị, mục đích hai cạnh tranh về quyền lợi, tài nguyên, quyền lực
hay bất đồng về vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm.
- Phân loại xung đột:

Xung đột tích cực Xung đột tiêu cực

● Chức năng
● Do khác biệt về công việc, tạo ra
môi trường trong nhóm hướng tới
việc tìm gia các giải pháp nhằm giải
quyết vấn đề hiệu quả hơn -> ảnh
hưởng tích cực đến công việc.
● Trong phạm vi kiểm soát; người
lãnh đạo có thể điều tiết, chi phối,
cường độ và mức độ xung đột
● Phi chức năng
● Do khác biệt giữa những thành
viên, mang tính chất cá nhân và
không chính thức -> ảnh hưởng tiêu
cực đến công việc
● Khó kiểm soát, phát triển nhanh,
tần suất lớn

● Khác biệt trong công việc ● Xung khắc cá nhân

● Trong phạm vi kiểm soát ● Không kiểm soát nổi
● Ảnh hưởng tích cực đến kết quả ● Ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả
công việc công việc
- Các cách giải quyết xung đột

Cá mập Con rùa Gấu bông Con chồn Chim cú

( Cứng rắn, áp ( Né tránh) ( Nhường ( Thỏa hiệp) (Hợp tác
đặt) nhịn, xoa dịu)

- Đặc điểm: Áp - Đặc điểm: Né - Đặc điểm: - Đặc điểm: Hy - Đặc điểm:
đảo, đặt quyền tránh sự va Quan tâm đến sinh một số Coi trọng mục
lợi của mình chạm, sợ đối việc giữ các quyền lợi để đích và các mối
lên trên; Đặt đầu với mâu mối quan hệ đạt những quan hệ. Các
mối quan hệ thuẫn, không chứ không quan quyền lợi khác, bên hợp tác tìm
khác vào tình quan tâm đến tâm đến kết cùng tìm giải gia giải pháp
trạng nguy nhu cầu của các quả, quyền lợi pháp trung hòa tốt nhất, chú
hiểm, tạo thù bên để đôi bên có trọng đến sự
địch. Có thể tạo một phần lợi đồng thuận
ra thay đổi dẫn ích
đến tiến bộ

- Kết quả: - Kết quả: - Kết quả: - Kết quả: - Kết quả:
Thắng - thua Thua - thua Thắng - thắng Thắng - thắng Thắng - thắng
hoặc hoặc
Thua - thua Thua - thua

Mở rộng:
1. Cá mập
- Mục tiêu của cá mập là an toàn cho bản thân trước. Đây là cách giải quyết khá trực tiếp có thể dùng các
kĩ năng, kĩ thuật trong đàm phán. Nghệ thuật này thường thấy ở các cuộc đàm phán lớn
2. Con rùa
- Kết quả cuối cùng là không giải quyết được xung đột. Tuy nhiên trong một số ít trường hợp các giải
quyết này được dùng trong những vấn đề nhỏ nhặt, không nghiêm trọng mấy.
3. Gấu bông
- Giải quyết xung đột bằng cách nhường nhịn, luôn muốn có một mối quan hệ thân thiện.
4. Con chồn
- Giải quyết mâu thuẫn bằng sự thỏa hiệp. Cách này khả thi đối với tình huống đòi hỏi phải giải quyết
nhanh sao cho đôi bên cùng có lợi hoặc hai bên cùng chấp nhận thiệt hại
5. Chim cú
- Giải quyết mâu thuẫn bằng cách hợp tác. Nghĩa là hai bên cùng ngồi lại bàn bạc để đi đến thống nhất mà
cả hai đều thấy thỏa mãn. Mục tiêu là "đôi bên cùng có lợi".

2.6 Cải thiện bản thân trong làm việc nhóm(Trang)

Đối với bản thân Đối với người khác

- Nói lên điều mình nghĩ - Hãy khoan dung

- Có thái độ cởi mở - Đừng đòi hỏi sự hoàn hảo
- Có tư dung tích cực - Hãy cố gắng hiểu họ
- Luôn sẵn sàng giúp đỡ người khác - Hãy cố tìm cái tốt nơi họ
- Hãy là chính mình - Hãy phê phán hành vi, không phê
- Biết dừng đúng lúc phán con người
- Giữ bí mật những điều riêng tư - Hãy tập yêu thương người khó gần
- Hãy luôn dựa trên sự kiện khách
quan
- Biết cảm thông
- Làm chủ thái độ của bạn
- Hãy là người hiểu biết

III. So sánh kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm (vân)

Làm việc nhóm Làm việc độc lập

Ưu điểm
- Phát kiến nhiều cảm hứng mới lạ: bổ - Dễ dàng tập trung hơn, ít bị gián
khuyết những điểm yếu cho nhau, mỗi đoạn và không cần thay đổi để
người đóng góp 1 cảm hứng, tổng hợp phù hợp với số đông.
lại được cảm hứng mới, độc, lạ, có thể
- Gắn liền trách nhiệm và lợi ích
đánh bại đối thủ
với bản thân è thường sẵn sàng
- Kỹ năng giao tiếp tốt hơn thông qua dốc hết sức mình vào công việc
những buổi tranh luận trong họp nhóm hơn. Khi nhận kết quả xứng đáng
với thành quả mình tạo ra .
- Đưa ra những quyết định đúng đắn:
khi cả nhóm cùng thảo luận sẽ đánh giá - Rèn luyện được việc tự lên kế
được những phương án khả thi nhất. hoạch và kiểm soát, đánh giá tiến
độ công việc
- Đưa bản thân vào kỷ luật và tuân thủ
các quy định chung của nhóm è tạo - Thường phù hợp với những
động lực thôi thúc bạn làm việc. người hướng nội hay những người
có cá tính độc đáo vì họ không
-Tạo môi trường thoải mái hòa đồng,
phù hợp với môi trường làm việc
thích hợp với những người hướng
hệ thống, nguyên tắc è đạt năng
ngoại.
suất cao hơn khi làm việc một
mình.

Nhược
- Có thể bạn và nhóm bạn sẽ dành quá - Khối lượng công việc lớn
điểm
nhiều thời gian để tán gẫu è năng suất
- Một mình đương đầu khó khăn
làm việc kém hiệu quả.
dễ dẫn đến chán nản, thiếu động
- Trong nhóm có thể có người làm ít, lực.
người làm nhiều mà vẫn nhận kết quả
- Có sự giới hạn về kiến thức, kỹ
như nhau è sự không công bằng trong
năng dẫn đến khó khăn trong xây
đánh giá đóng góp của các thành viên.
- Những mâu thuẫn, bất đồng quan
dựng và thực hiện phương án.
điểm là không thể tránh khỏi, nếu
không được giải quyết thỏa đáng, nhóm - Có nguy cơ cao bị trễ hạn khi
dễ gặp thất bại, rạn nứt quan hệ đồng đột xuất phát sinh vấn đề
nghiệp.