SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

PELAN MENGAJAR – AMALI

KOD DAN NAMA

FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM

TAHAP L3

KOD PROGRAM, KOD

DAN TAJUK UNIT FB-025-3:2012-C03 FILING ADMINISTRATION
KOMPETENSI

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION REQUIREMENTS

NOMBOR AKTIVITI 2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
KERJA DAN
PENYATAAN 3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION

FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM Muka Surat :

NO. KOD
1 / 7
TEMPAT : BENGKEL NO. KOD : Muka Surat :
TEMPOH : 4 JAM
BKP FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM 2 /7

TAJUK :
MELAKUKAN PENGISIHAN DOKUMEN MENGIKUT KLASIFIKASI FAIL

TUJUAN PENGAJARAN :

Pelatih-pelatih mesti boleh :-

1. Isih dokumen mengikut klasifikasi

2. Failkan dokumen mengikut klasifikasi fail

ALAT BANTUAN MENGAJAR PERKARA NO. KOD

BAHAN PEMBELAJARAN Kertas Kerja

FB-025-3:2012-C03 /KK(7/17) C03/KK (7/17)

ALAT PANDANG DENGAR WHITEBOARD WB

POSTER P

KUANTITI
PERALATAN, KELENGKAPAN DAN Bahan/ peralatan memfail:
BAHAN 1
Fail kertas putih 1
Kertas minit fail 1
Tali hijau pengikat fail 1
Penebuk lubang 1
Reinforcement Ring 1
Cap penerimaan dokumen 1
Cap minit untuk dokumen keluar 1
Cap minit untuk dokumen masuk 1
Stamp pad warna hitam 1
Stamp pad warna merah 2
Marker pen biru / hitam dan merah 2
Pen merah dan biru/hitam
 Muka Surat :
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM
3 /7
ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR

PERSEDIAAN :

1. Selesakan pelatih WB 10
• Beri salam dan salam sejahtera P minit

• Tulis kursus, tahap dan tarikh

• Tanya khabar kesihatan pelajar

2. Semak kehadiran pelatih.

3. Tekan aspek mengenai disiplin, tatatertib dan kerjasama.

4. Dapatkan perhatian dan timbulkan minat kepada pelatih.

• Mengisihkan dokumen mengikut klasifikasi fail
• Memfailkan dokumen mengikut prosedur pemfailan

5. Nyatakan tajuk dan tuliskan di whiteboard

MELAKUKAN PENGISIHAN DOKUMEN MENGIKUT

KLASIFIKASI FAIL

6. Berikan tujuan dan tuliskan di whiteboard.

• Pelatih-pelatih mesti boleh :
1. Isih dokumen mengikut klasifikasi
2. Failkan dokumen mengikut prosedur pemfailan yang betul

7. Nyatakan tujuan / kepentingan / faedah dari pelajaran ini.

Pelatih-pelatih akan dapat mengisihkan dokumen mengikut
kaedah klasifikasi fail

8. Siasat pengetahuan pelatih berkenaan tajuk yang akan dipelajari

melalui sesi soal jawab

• Pernahkah anda melakukan kerja mengklasifkasi fail?

• Bagaimanakah anda menyisih dokumen dan failkan?
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM Muka Surat :
4 / 7
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR
SIKAP, KESELAMATAN DAN
PENYAMPAIAN : PERSEKITARAN :

a. Pastikan tempat kerja dalam keadaan

selamat dan lapang.
b. Pastikan peralatan yang digunakan
dalam keadaan baik dan selamat
digunakan.

1. Mengisih
1.1 Semak dokumen yang telah disediakan.
dokumen
1.2 Baca kandungan setiap dokumen.
mengikut
1.3 Label dokumen mengikut kategori yang
klasifikasi
betul.

PERHATIAN :
a. Pastikan dokumen yang betul untuk diisih
b. Pastikan melabel dokumen dengan betul

KESELAMATAN :
a. Menggunakan peralatan mengikut SOP
NO. KOD.: FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM Muka Surat :
5 /7
ALAT
TOPIK
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
PENGAJARAN
MENGAJAR
SIKAP, KESELAMATAN DAN
PENYAMPAIAN : PERSEKITARAN :

a. Pastikan tempat kerja dalam keadaan

selamat dan lapang.
b. Pastikan peralatan yang digunakan
dalam keadaan baik dan selamat
digunakan.

2. Memfailkan
2.1 Semak dokumen dan pastikan label
dokumen
klasifikasi dokumen adalah betul dengan
mengikut
kandungan dokumen.
klasifikasi fail
2.2 Memfailkan dokumen mengikut klasifikasi
fail yang betul.

PERHATIAN :
a. Pastikan dokumen yang difailkan
mengikut klasifikasi yang betul

KESELAMATAN :

a. Teliti semasa mengklasifikasikan

dokumen ke dalam fail
NO. KOD : FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM Muka Surat :
6 /7
ALAT
AKTIVITI PENGAJARAN BANTUAN MASA
MENGAJAR

PENGGUNAAN :

1. Edarkan Kertas Kerja . C03/KK(7/17) 60 minit

2. Beri masa untuk pelatih membaca dan memahami Kertas

Kerja yang diberi.

3. Baca dan fahamkan Kertas Kerja yang telah diberi sebelum

kerja amali dijalankan.

4. Arahkan pelatih melakukan kerja dari mula hingga akhir.

5. Beri penekanan kepada kriteria semakan yang terkandung di

dalam Senarai Semak (checklist)

6. Bantu pelatih supaya mereka berjaya membuatnya dengan

baik.

7. Uji kefahaman pelatih dengan beberapa soalan berkaitan

dengan kerja yang dibuat.

S1 : Kenapa perlu klasifikasi dokumen mengikut klasifikasi

fail?
J1 : Untuk memudahkan dokumen dicapai apabila diminta.
S2 : Berikan dua contoh kod mengklasifikasikan fail
J2 : Kod 100 – Pentadbiran dan kod 200-Aset

8. Segera bantu / perbetulkan kesilapan pelatih dan akui

jawapan yang diberi serta beri pujian / motivasi.
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO.: FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)PM 7 Drp / Of : 7

ALAT BANTUAN
AKTIVITI PENGAJARAN MASA
MENGAJAR /
( INSTRUCTIONAL ACTIVITIES ) / TIME
INST. AIDS

PENGESAHAN / CONFIRMATION :

60
1. Beri arahan dengan jelas tugas pelatih untuk melaksanakan
C03/KK/(7/17) minit
tugasan tersebut dengan merujuk kepada Kertas Kerja.

2. Beri peluang kepada pelatih untuk mendapat penjelasan atau

bertanya.

3. Maklumkan bila MULA.

4. Maklumkan masa hampir TAMAT dan masa tamat.

5. Arahkan pelatih mengemas tempat kerja.

6. Komen dan bincang pencapaian/masalah yang dihadapi oleh

pelatih dengan menyemak sepintas lalu hasil kerja mereka.

7. Bincang perkara penting mengenai apa yang telah diajar,

faedahnya dan minta bersedia untuk tajuk yang akan datang.

8. Maklumkan tajuk akan datang.

• TAJUK : MELAKSANAKAN KAEDAH MENGINDEKS

9. Ucapan penangguhan bengkel amali.