SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

KERTAS KERJA

KOD DAN NAMA PROGRAM FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP

TAHAP L3

KOD PROGRAM, KOD DAN

FB-025-3:2012 C03 FILING ADMINISTRATION
TAJUK UNIT KOMPETENSI

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION

REQUIREMENTS
NOMBOR AKTIVITI KERJA
DAN PENYATAAN 2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION
Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17)
1 / 12

TAJUK :

LAKSANAKAN PROSEDUR PEMFAILAN SECARA ELEKTRONIK

TUJUAN PEMBELAJARAN :

Pelatih-pelatih mesti boleh :

1. Wujudkan fail dan folder

2. Pindahkan fail antara folder
3. Susun kedudukan ikon
4. Padam fail dan folder
5. Cari fail menggunakan filter Search
 NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 2 / 12

ARAHAN :

Melaksanakan aktiviti pemfailan sistem rekod elektronik bagi fail dan folder yang
diwujudkan mengikut langkah-langkah dan arahan yang betul. Prinscreen semua
langkah yang dilakukan dan tugasan perlu dicetak.

Dengan menggunakan perisian Microsoft Office (Excel),

Anda dikehendaki :

1. Mewujudkan :

a) Fail :
i) 100 - Pengurusan Pentadbiran,
ii) 200 – Pengurusan Bangunan dan Harta (Aset Tetap)
iii) 300 - Pengurusan Kelengkapan & Bekalan ( Aset Alih)
iv) 400 – Pengurusan Kewangan

b) Folder :
i) Rekod Sekolah
ii) Fail Sekolah
iii) Tahun 2010
iv) Tahun 2011
v) Tahun 2012
vi) Tahun 2013

Sila rujuk Gambarajah 1.0 pada lampiran 1

2. Memindahkan fail antara folder

3. Menyusun kedudukan ikon
4. Menghapus fail dan folder
5. Mencari fail menggunakan filter Search
 NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 3 / 12

PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN

KUANTITI
BIL BAHAN
(Bahan:Calon)
1. Komputer 1:1
2. Pendrive 1:1
3. Kertas A4 Ikut keperluan
4. Printer 1:5
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 4 / 12

Lampiran 1

Gambarajah 1.0
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 5 / 12

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN :
a. Pastikan tempat kerja dalam keadaan selamat dan
lapang.
b. Pastikan peralatan yang digunakan dalam keadaan baik
dan selamat digunakan.

1.1 Klik Start.

1. Wujudkan fail 1.2 Klik computer.
dan folder 1.3 Klik dua kali pemacu yang dikehendaki iaitu
documents
1.4 Klik tab new folder
1.5 Taip nama folder yang dikehendaki iaitu Rekod
Sekolah
1.6 Tekan kekunci Enter.
1.7 Ulangi langkah 1.6 – 1.8 bagi setiap folder yang
diwujudkan
1.8 Klik Start
1.9 Klik All programs /Microsoft Office
1.10 Pilih dan klik Microsoft Excel
1.11 Klik menu file dan pilih butang save as
1.12 Satu petak dialog save as dipaparkan.
1.13 Pilih pemacu yang dikehendaki iaitu documents dan
pilih opsyen folder yang telah diwujudkan iaitu
Tahun 2013 untuk menyimpan fail.
1.14 Taipkan nama fail iaitu 100 - Pengurusan
Pentadbiran dalam petak File name.
1.15 Klik Save ATAU tekan Enter.
1.16 Copy fail 100 untuk wujudkan fail lain rename fail
yang dikehendaki
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 6 / 12

PERHATIAN:
a. Setiap hasil kerja perlu diprintscreen untuk menunjukkan
langkah kerja bagi setiap tugasan yang diberi.

KESELAMATAN:
a. Patuhi penggunaan peralatan mengikut SOP.
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 7 / 12

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN :

a. Pastikan tempat kerja dalam keadaan selamat dan

lapang.
b. Pastikan penggunaan peralatan komputer mengikut SOP

2. Pindahkan fail
antara folder

2.1 Tekan shift dan highlight pada nama file 200 – 400, klik kanan
tetikus dan pilih arahan cut
2.2 klik pada folder 2013, klik kanan tetikus dan piih arahan paste
dalam folder tersebut
2.3 Pelajar boleh melihat paparan fail yang dipindah ke folder tahun
2013 apabila klik pada folder tersebut.

PERHATIAN:
a. Setiap hasil kerja perlu diprintscreen untuk menunjukkan
langkah kerja bagi setiap tugasan yang diberi.

KESELAMATAN:
a. Patuhi penggunaan peralatan mengikut SOP.
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 8 / 12

SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN :

a. Pastikan tempat kerja dalam keadaan selamat dan

lapang.
b. Pastikan penggunaan peralatan komputer mengikut SOP

3. Susun
kedudukan ikon

3.1 Klik kanan tetikus, pilih arrange icon by, pilih salah satu
iaitu name dan enter.

PERHATIAN:
a. Setiap hasil kerja perlu diprintscreen untuk menunjukkan
langkah kerja bagi setiap tugasan yang diberi.

KESELAMATAN:
a. Patuhi penggunaan peralatan mengikut SOP.
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 9 / 12

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN :

• Pastikan tempat kerja dalam keadaan selamat dan lapang.

4. Padam fail dan
folder • Pastikan penggunaan peralatan komputer mengikut SOP

4.1 Klik pada fail yang dikehendaki dan klik kanan tetikus dan
tekan /klik Yes
4.2 Keluar folder dengan klik close.

PERHATIAN:
a. Setiap hasil kerja perlu diprintscreen untuk menunjukkan
langkah kerja bagi setiap tugasan yang diberi.

KESELAMATAN:
a. Patuhi penggunaan peralatan mengikut SOP.
 NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 10 / 12

SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN :

• Pastikan tempat kerja dalam keadaan selamat dan lapang.

• Pastikan penggunaan peralatan komputer mengikut SOP

5. Cari fail
menggunakan filter
Search

5.1 Klik search pada ribbon menu dan taip nama fail yang ingin dicari
pada address> search results dan klik Go.
PERHATIAN:
a. Setiap hasil kerja perlu diprintscreen untuk menunjukkan
langkah kerja bagi setiap tugasan yang diberi.

KESELAMATAN:
a. Patuhi penggunaan peralatan mengikut SOP.

SOALAN:

1. Nyatakan langkah-langkah mewujudkan folder

2. Terangkan langkah memindahkan fail ke dalam folder lain.
 NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 11 / 12

SENARAI SEMAK KERJA

Tidak
Bil. Tahap Pencapaian Terima Catatan
Terima

A. PROSES KERJA
• Pelajar dapat menggunakan MS Office

• Prinscreen langkah sistem pemfailan

B. HASIL KERJA

Semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi:

• Buka aplikasi Microsoft Office

• Wujudkan fail dan folder

• Piindahkan fail antara folder

• Susun kedudukan ikon

• Hapuskan fail dan folder

• Cari fail menggunakan filter Search

C. SIKAP
• Persekitaran tempat kerja dibersih dan

dikemas setelah selesai.

• Peralatan disusun kemas dan teratur.

• Menepati masa.

D. KESELAMATAN & PERSEKITARAN

• Kaedah kerja yang betul serta
menitikberatkan keselamatan kerja
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(6/17) Muka Surat : 12 / 12

................................................... ....................................................
( Tandatangan dan Nama Pelatih ) ( Tandatangan dan Nama Pengajar )

Tarikh/Date: ____________________ Tarikh/Date: ____________________