SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

KERTAS TUGASAN
(ASSIGNMENT SHEET)

KOD DAN NAMA PROGRAM /

PROGRAMME CODE AND FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
NAME
TAHAP / LEVEL L3

KOD PROGRAM, KOD DAN

TAJUK UNIT KOMPETENSI /
PROGRAMME C03 FILING ADMINISTRATION
CODE,COMPETENCY UNIT
CODE AND TITLE

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION

NOMBOR AKTIVITI KERJA
DAN PENYATAAN / WORK
ACTIVITIES NUMBER AND
STATEMENT
REQUIREMENTS
2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION

NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(7/17) Muka Surat / Page:1Drp/Of 4

TAJUK / TITLE:

PENGISIHAN DOKUMEN MENGIKUT KLASIFIKASI FAIL

TUJUAN / PURPOSE:
Kertas tugasan bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih
tentang maksud pengisihan dokumen dan menerangkan kaedah menyusun serta
mengelaskan dokumen mengikut klasifikasi fail.
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(7/17) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of 4

ARAHAN / INSTRUCTIONS :

Kertas Tugasan ini mengandungi dua (2) bahagian iaitu BAHAGIAN A dan B. Jawab semua
soalan dengan merujuk kepada Kertas Penerangan FB-025-3:2012-C03 /KP(7/17)

BAHAGIAN A SOALAN ANEKA PILIHAN

1. Berikut yang manakah BUKAN merupakan keperluan pembangunan klasifikasi fail?

A .Mewujudkan ketidakseragaman klasifikasi fail di pejabat awam.

B. Pra-syarat pelaksanaan Sistem Pengurusan Rekod Elektronik.
C. Membolehkan pewujudan dan penawanan rekod secara sistematik bagi memenuhi
keperluan pengauditan, penyiasatan dan keakuran kepada perundangan.
D.Memudah dan mempercepatkan pengesanan rekod untuk meningkatkan
penyampaian perkhidmatan

2. Apakah maksud fungsi dalam susunan hierarki pergerakan fail?

A. Kegiatan yang dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam mencapai fungsi
khusus penubuhannya
B. Tanggungjawab utama/khusus yang dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam
dalam mencapai objektif penubuhannya.

C. Kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan di bawah aktiviti.

D. Merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di bawah sesuatu sub-aktiviti. Ia merupakan

peringkat keempat dalam Klasifikasi Fail dan mengandungi dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan tajuk fail tersebut.
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(7/17) Muka Surat / Page : 3 Drp / Of 4

3. Apakah maksud transaksi dalam susunan hierarki pergerakan fail?

A. Merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di bawah sesuatu sub-aktiviti. Ia merupakan

peringkat keempat dalam Klasifikasi Fail dan mengandungi dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan tajuk fail tersebut
B. Kegiatan yang dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam mencapai fungsi
khusus penubuhannya
C. Tanggungjawab utama/khusus yang dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam
dalam mencapai objektif penubuhannya.
D. Kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan di bawah aktiviti.

4. Antara berikut, yang manakah susunan hierarki klasifikasi fail yang betul?

A. Fungsi, Aktiviti, Sub aktiviti, Transaksi

B. Aktiviti, Fungsi, Sub-aktiviti, Transaksi
C. Aktiviti, Sub-aktiviti, Transaksi, Fungsi
D. Transaksi, Sub-aktiviti, Fungsi, Aktiviti

5. Pejabat awam perlu menggunakan singkatan nama yang telah dipersetujui bersama
dengan Arkib Negara Malaysia. Manakah antara berikut adalah padanan singkatan dan
maksud yang betul?

A. UPM- Universiti Perancangan Malaysia

B. UPM- Universiti Putra Malaysia
C. MAMPU- Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
D. MAMPU-Unit Pembangunan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

(5 markah)
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KT(7/17) Muka Surat / Page : 4 Drp / Of 4

BAHAGIAN B – SOALAN JAWAPAN PENDEK

1. Berikan tiga keperluan pembangunan klasifikasi fail?

I. ________________________________________________________________
_______________________________________________________________
II. ________________________________________________________________
________________________________________________________________
III. ________________________________________________________________
_______________________________________________________________

(3 markah)