QUY TRÌNH VẬN HÀNH CHUẨN

Standard Operating Procedure

Mã văn bản (Code) Bộ phận (Dept.) Ký hiệu Số trang
(Code) (Page)
SOP SE
018 03
TÊN QUY TRÌNH (SOP Title) Hiệu lực từ (Effective) :

KHI CÓ TIỆC – HỘI NGHỊ

DURING BANQUET – CONVENTION
Trưởng bộ phận Giám đốc duyệt Ngày hiệu chỉnh:

(Head of Department’s signature) (General Manager’s signature) (Adjustment Date)

Số lần hiệu chỉnh (No. of

Adjustment times): 00

I. MỤC ĐÍCH
 Bảo vệ an toàn về tính mạng, tài sản cho khách và nhân viên.
 Bảo vệ an ninh trật tự, tài sản cho đơn vị.
 Hỗ trợ kinh doanh (chào đón, hướng dẫn khách,...).

II. TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN

1. Nhận thông tin báo tiệc:
- Trực bảo vệ nhận thông báo tiệc/ hội nghị từ bộ phận khai thác thương vụ/ nhà hàng,
ký nhận vào sổ công văn (xem mẫu thông báo tiệc).
- Trưởng/ phó BP/ trưởng ca bảo vệ ghi vào sổ giao ca và lịch theo dõi tiệc/ hội nghị
(xem mẫu lịch theo dõi tiệc/ hội nghị).

2. Xử lý thông tin:
Trưởng bộ phận bảo vệ cần thực hiện:
- Lập dự báo tình huống có thể xảy ra và phương án xử lý.
- Lập sơ đồ vị trí trực dựa trên các thông tin của thông báo tiệc và sắp xếp nhân sự đủ
để đảm bảo công tác an ninh trật tự cho tiệc/ hội nghị.
- Thiết lập vai trò trách nhiệm cụ thể cho từng vị trí trực.
- Lập phương án bảo đảm an toàn cho phương tiện của khách đến dự tiệc.

SOP – SE – 018.00 Page 1of 3

 - Phổ biến thông tin đến giám sát, trưởng ca và nhân viên bảo vệ.

3. Triển khai thực hiện:

- Trưởng bộ phận và Supervisor thực hiện giám sát công tác triển khai.
- Trưởng ca bố trí nhân sự và điều hành công việc trong khu vực trách nhiệm.
- Đón và hướng dẫn khách đến vị trí gởi phương tiện di chuyển.
- Hướng dẫn khách vào bên trong để tránh sự tập trung đông bên ngoài.
- Hỏi khách và chỉ dẫn thông tin cho khách đến đúng khu vực tổ chức tiệc/ hội nghị.
- Bảo vệ vòng ngoài quan sát và lưu ý các biểu hiện không bình thường có thể nguy
hại đến tính mạng, tài sản của khách để có biện pháp ngăn chặn kịp thời (phần đông
khách đi dự tiệc hay đeo nhiều đồ trang sức có giá trị như vàng, hột xoàn, dây
chuyền ... dễ gây ấn tượng cho bọn cướp giật).
- Bảo vệ vòng trong quan sát và lưu ý các biểu hiện không bình thường của khách có
thể nguy hại đến an ninh trật tự chung để có biện pháp ngăn chặn kịp thời.
- Bảo vệ ở vị trí thang máy, thang bộ, hành lang lưu ý hỏi khách và hướng dẫn cho
khách đến đúng vị trí tiệc/ hội nghị.
- Phối hợp với bộ phận nhà hàng và người đặt tiệc/ hội nghị để xử lý các tình huống
khách làm mất an ninh trật tự (say xỉn, gây gỗ, lấy cắp, làm hư hại tài sản cơ sở, đánh
ghen,..).
- Khi khách tan tiệc/ hội nghị, bảo vệ chào tiễn khách. Lưu ý nhắc nhở khách cẩn
trọng với tư trang khi ra đường.
- Gọi taxi cho khách khi có yêu cầu. Giúp đỡ khách say lên xe, báo tài xế địa chỉ
khách đến, ghi lại số xe và địa chỉ khách báo để liên hệ lại khi cần.
- Đối với các tình huống ngoài khả năng giải quyết trưởng bộ phận có trách nhiệm báo
trực ban/ giám đốc để có ý kiến chỉ đạo.
- Trưởng ca/ giám sát ghi vào logbook các sự cố xảy ra. Trưởng bộ phận bảo vệ lập
báo cáo cho Ban Giám đốc và Ban chuyên trách an ninh trật tự công ty về các tình
huống nghiêm trọng.

III. PHỤ LỤC

1. Bảng kiểm tra (Check list):

STT Danh mục kiểm tra Văn bản tham khảo Đánh giá Ghi chú
Lịch theo dõi tiệc/ hội
Xem mẫu biểu Lịch
1 nghị phải khớp với thông
theo dõi tiệc/ hội nghị.
báo tiệc/ hội nghị.

SOP – SE – 018.00 Page 2of 3

 STT Danh mục kiểm tra Văn bản tham khảo Đánh giá Ghi chú
Xem mẫu biểu Kế
Có thiết lập Kế hoạch
2 hoạch bảo vệ tiệc/ hội
bảo vệ tiệc/ hội nghị.
nghị.
Vị trí và số nhân sự
Xem tiến trình thực
3 khớp với Kế hoạch bảo
hiện trong quy trình.
vệ tiệc/ hội nghị.

2. Mẫu biểu Kế hoạch bảo vệ tiệc/ hội nghị

Thông tin về tiệc:

Ngày/ giờ tổ chức Loại hình tiệc/ hội Vị trí tổ chức Số lượng khách Ghi chú
nghị

Phương án giải quyết

Dự báo tình
Ghi chú
huống
Vị trí trực Nhân sự Vai trò trách nhiệm

1) Thang máy 1 bảo vệ

2)

SOP – SE – 018.00 Page 3of 3