AJK PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-45

SJK T LADANG COALFIELDS

08 OKTOBER 2021

Penasihat : PN K.AMBUJAM (GURU BESAR)

Pengerusi : EN.C.JEYAKUMAR (YDP)
Naib Pengerusi :

1
Setiausaha PIBG : PN.T.SUSILA
Bendahari : EN.J.ACHUTHAN

1
 Bil Perkara Senarai Tugas
1 Protokol dan Sambutan VIP & Ibubapa
i. En Ahmad Azhar Bin Awang Maharum  menyambut kedatangan VIP lebih awal
ii. Pn Norilah Bt Adam  mendapatkan buku program untuk VIP
iii. Pn Hjh Hanisah Bt Abdullah  mengiringi dan meraikan VIP
 menyediakan buku pelawat untuk ditandatangani
VIP
 memastikan penyediaan air mineral untuk VIP
 meraikan kedatangan ibu bapa
 bantuan pengawas sebagai petunjuk arah

1
2 Jemputan VIP & AJK PIBG
i. En Mizam bin Abd. Rasid (PIBG)  menghubungi VIP & ”follow-up” untuk
ii. Pn. Wan Azlina Wati binti Wan Muhamad merasmikan majlis
 menyediakan surat jemputan VIP yang perlu
ditandatangani YDP melalui pengetua (letter head
PIBG)
 menyerahkan satu salinan untuk difailkan

 Menyediakan senarai penerima hadiah

iii. Cik Lizawati binti Ismail (Anugerah Cemerlang)  Menyerahkan senarai kepada AJK buku program
dan pengacara majlis

3 Jemputan Ibu bapa & Merumus Usul/Cadangan Ibu bapa

1
i. Setiausaha PIBG  menyediakan surat jemputan ibu bapa
 memastikan surat diedar melalui pelajar
 mengutip semula borang usul dan maklum balas
kehadiran
 mengira jumlah kehadiran berdasarkan
maklumbalas ibu bapa & memaklumkan kepada
AJK Jamuan dan AJK buku program untuk
anggaran penyediaan makanan dan buku
program.
 memastikan usul ditaip kemas dan tersusun untuk
diriso
 menyerahkan usul kepada setiausaha dan AJK
buku program

1
4 Buku Program  menyediakan buku program lengkap
i. En. Mohd. Nawawi bin Zakaria  Kata-kata aluan Pengetua & YDP
ii. Cik Nur Izzati binti Ramli  menyerahkan kepada AJK Pendaftaran

5 Bendahari  menyediakan laporan kewangan lengkap dan

i. Pn Mesliah bt Sarion menyerahkan kepada AJK buku program
 menyediakan bahan untuk laporan aktiviti oleh
S/U
7 Bacaan Doa
i. En Mohd. Nawawi bin Zakaria  Menyediakan teks doa
1
  memimpin bacaan doa

8 Juruacara
i. Mesyuarat Agung PIBG  mengacarakan majlis perasmian Mesyuarat
En Anuar b Mohd Yurid (YDP PIBG) Agung
ii. Sebelum Mesyuarat & Semasa Cabutan Bertuah  mendapatkan maklumat program daripada S/U
- Pn Nur Hadijah binti Hashim  mohon pelajar menyediakan kerusi meja dan
- En Mohd Fairus bin Ismail perhiasan yang bersesuaian jika perlu.

9 Persiapan dewan, sofa & meja VIP  memastikan dewan bersih

i. En Mohd. Azman bin Ali  menyusun kerusi dengan kedudukan jarak yang
ii. En. Muhamed Azlan bin Man sesuai untuk pergerakan tetamu
iii. Pn. Siti Wahyu binti Abd. Wahab  menyusun mengikut jenis dan warna yang
1
iv. Pn. Norlatifah binti Tailan seragam
 jumlah kerusi mengikut anggaran kehadiran
dengan mengambil kira kehadiran sepasang ibu
dan bapa(kebiasaan 200 kerusi)
 menukar susunan selepas majlis perasmian dan
sebelum mesyuarat bermula
 menyediakan meja yang lengkap dengan
”skirting”
 menyediakan kerusi yang sesuai
 memastikan sofa untuk VIP di sediakan ditempat
yang sesuai lengkap dengan perhiasan yang
sesuai
 memastikan dikemas kembali selepas majlis

1

Sumbangan
i. En. Syed Chik bin Syed Othman
ii. Pn. Hjh. Khazimah bt. Adam
iii. Pn. Hamidah bt. Hussien
perasmian sebelum AGM bermula.
 memastikan kerusi disimpan semula
 memastikan dewan dikunci semula
 menyediakan pelajar untuk membantu (kadet
polis)
 Menghantar surat sumbangan kepada pihak yang
tertentu
 Menguruskan barang-barang sumbangan
 Berhubung dengan AJK Hadiah berkaitan
susunan barang sumbangan yang diterima
1
13 Trafik dan Keselamatan
i. En Abd. Wahid bin Mohd. Dawi  memastikan keadaan trafik baik
 memastikan laluan kenderaan VIP tidak dihalang
oleh kanderaan lain

14 Perhiasan Pentas dan “Back-drop”  menyediakan ”back-drop” dan hiasan pentas yang
i. Cik Zurina Haslin binti Zainal Abidin sesuai.
ii. En. Mohd. Riduan bin Ali  memastikan dikemas kembali
iii. Pn. Suzilah binti Ibrahim
iv. En. Mohd. Husin bin Mohd. Sirat

1
 Persembahan (Anugerah)
i. Cik Norfarhana binti Ahmad  menjayakan persembahan semasa Majlis
ii. Pn. Asiah binti Yamin Anugerah Cemerlang
 kompang

15 Fotografi & Dokumentasi

i. Pn. Intan Suhana binti Lazin @ Jidin  memastikan mengambill gambar yang
bersesuaian untuk laporan

16 Pencatat Minit
i. Pn Halimah binti Majid  mencatat minit mengikut bahagian seperti contoh
ii. Pn. Anisah binti Jumikan bahan yang diberi oleh S/U PIBG
 menyerahkan minit bertulis tangan yang mudah
1

17 Pendaftaran Ibu bapa dan Guru
i. Pn Nor Arina bt Idris (FLH 1)
ii. Pn. Roslina binti Ahmad Said (FLH 2)
iii. Pn Ungku Khadijah binti Ungku Zainal Abidin (FLH 3,
Kilang & Ladang)
iv. Pn. Wan Salmizan binti Wan Jusoh (FLH 4)
v. Pn Noraidah bt Idzhar (Tmn Saujana & Tmn
Gambang Damai) – AJK PIBG
vi. Penerima Anugerah Cemerlang – Pelajar 1
vii. Guru – Pelajar 2
dibaca dan sempurna kepada S/U PIBG dalam
tempoh 3 hari selepas mesyuarat.
 mendapatkan borang pendaftaran daripada S/U
 menyediakan meja pendaftaran dengan hiasan
dan label mengikut tingkatan
 menyediakan kerusi dan alat tulis untuk
pendaftaran ibu bapa
 memantau pendaftaran ibu bapa agar maklumat
yang ditulis lengkap untuk rekod
 mendapatkan buku program dan mengedarkan
kepada hadirin
1
  menyediakan nombor cabutan bertuah
 menyediakan 5 orang pelajar bertugas membantu

18 Kebersihan kawasan sekolah sebelum dan selepas majlis

i. Semua guru  memastikan kebersihan persekitaran sebelum dan
selepas majlis
 mendapatkan kerjasama pekerja swasta

20 Siaraya
i. En Ahmad Musbi Bin Abu Bakar  memastikan siaraya berfungsi dengan baik
ii. En Tarmizi bin Zainal  menyediakan pelajar bertugas
 memastikan alatan disimpan semula selepas
majlis
1
21 Cenderamata & Cabutan Bertuah(PIBG)
i. Pn Wan Rohaniza binti Wan Hasnan  menyediakan hamper cabutan bertuah
ii. Pn Zalizah binti Abdul Jalal  menyediakan alatan untuk penyampaian sijil &
cenderamata & hamper cabutan bertuah
 menyiapkan nombor cabutan
 menyusun sumbangan yang akan diterima

Hadiah Penerima Anugerah Cemerlang

i. Pn Junaidah binti Busah  menyediakan hadiah mengikut senarai penerima
ii. Pn Mariana binti Jusoh @ Che Kob hadiah

1
 iii. Pn Nor Aini binti Abd Jalil  menyusun hadiah yang akan disampaikan
iv. Pn. Tn. Sarifah Lelawati binti Syed Idrus

22 Sijil & Cenderamata AJK PIBG

i. Pn Sariza @ Siti Zakiah binti Bakar  menyediakan sijil dan cenderamata AJK sesi
2015/2016
 menyerahkan kepada AJK cenderamata

AJK Penerima Hadiah

i. En. Rosdi bin Busthaman  Mendapatkan senarai nama penerima hadiah
ii. Pn. Arina binti Ariffin  Memberikan senarai kepada AJK Jemputan
(Anugerah Cemerlang)
 Menyusunatur penerima hadiah di dewan
1

23 Jurukira undi/ Pencatat papan putih
i. Cik Nor Hafizah binti Said
ii. Pn. Norfaeza binti Mohmad Nasir
24 Seranta & Publisiti
i. En Ashrafuddin bin Mohd Kobri
ii. Pn Salfarina binti Sani
iii. Semua AJK PIBG (Ibu Bapa)
 Meletak tanda nama pada kerusi
 menyediakan papan putih dan marker pen untuk
mencatat semasa pelantikan AJK sesi 2016/2017
 mencatat dan mengira undian
 memastikan papan putih diletakkan semula di
tempat asal
 menempah kain rentang
 memastikan kain rentang diletakkan di tempat
sesuai
1
  memastikan kain rentang disimpan kembali
 memastikan kertas makluman bersaiz A3
diletakkan di surau, masjid dan tempat2 yang
sesuai untuk makluman ibu bapa
 bekerjasama dengan AJK masjid dan surau
berhampiran untuk mengumumkan di masjid dan
surau

25 Jamuan VIP & Ibubapa

i. Pn Suziana binti Musa  menempah makanan
ii. Pn Nurfatihah binti Zainuddin  memastikan kebersihan sebelum dan selepas
iii. Pn Noormah binti Buyong majlis

1
Catatan:
1. Diharapkan semua AJK bertindak cepat bagi semua bahagian masing-masing.
2. Ketua AJK (nama teratas sekali dalam setiap AJK) diminta berhubung dengan SU PIBG @ SU Anugerah Cemerlang jika
ada sebarang kemusykilan.
3. Sila serahkan resit perbelanjaan yang dibuat kepada bendahari untuk tuntutan (jika ada).
4. Guru terlibat diminta menyerahkan nama@bilangan pelajar yang membantu kepada AJK Jamuan untuk penyediaan
makanan