Đề cương Công tác văn thư

Câu 1: Phân tích khái niệm Tài liệu lưu trữ

Có rất nhiều quan điểm, khái niệm về Tài liệu lưu trữ được đưa ra ở các
thời kì và các trường phái khác nhau:
Ở trường phái thứ nhất đã căn cứ vào giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi
chúng hết hạn sử dụng để nêu lên khái niệm: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết
giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn bởi
những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế
nhằm mục đích sử dụng riêng của họ hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng với
giá trị lưu trữ của nó” – Hội đồng Lưu trữ Quốc tế.
Ở trường phái thứ 2 thì căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài liệu để nêu
lên khái niệm: “Tài liệu lưu trưc là toàn bộ tài liệu được sản sinh ra hay nhận được
bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình dù hình thức
và vật mang tin của chúng như thế nào” – Luật Lưu trữ Pháp 1979.
Ngoài 2 trường phái nêu trên còn có trường phái trung hòa giữa 2 trường
phái. Ở nước ta là một nước có quan điểm dung hòa giữa 2 trường phái trên, đến
nay đã có những điểm đổi mới và được quy định tại Điều 2, Luật Lưu trữ sôs
01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011 có quy định như sau: “Tài liệu lưu
trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong
trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp”.
Với tài liệu phục vụ cho hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
Phải do các cơ quan tổ chức sản sinh ra trong quá trình giải quyết và quản lý công
việc theo quy định của pháp luật. thì được gọi là tài liệu có giá trị phục vụ thực
tiễn. Ví dụ như: Thông báo về việc đóng học phí của trường ĐHNV. Đây là công
việc được diễn ra mỗi kì của trường
 Với văn bản banh hành được sử dụng cho thời gian sau này là tài liệu có
giá trị lịch sử. Nếu văn bản chỉ phục vụ cho giá trị thực tiễn thì không phải tài liệu
lưu trữ, tài liệu lưu trữ phải có đầy đủ các yếu tố như đã nói.
Câu 2: Nêu đặc điểm của Tài liệu lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng nội dung quá khứ: đó là thông tin về các sự
kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử. Những hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong quá
khứ
Ví dụ: Hồ sơ sinh viên của lớp Quản trị Văn phòng K19, sau một năm
mới được gọi là tài liệu lưu trữ trong đó con người, sự vật được nói trong tài
liệu đều là ở trong quá khứ
- Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao: Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản
chính hoặc bản sao hợp pháp của văn bản, tài liệu. vầ phải dảm bảo về yêu cầu thể
thức và hình trức trình bày theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ: là những văn bản được hình thành
từ chính hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực thi chức năng
nhiệm vụ được pháp luật quy định. Vì thế tài liệu này có thể chứa bí mật nhà
nước, nếu bị hư hỏng thì không thể làm lại được. vhinhs vì thế chúng cần được bảo
quản, nghiên cứu và sử dụng theo quy định không phải ai cũng có thể tiếp cận
được.
- Tài liệu lưu trữ được quản lý tập trung thống nhất: Tùy vào mức độ giá trụ
của tài liệu mà sẽ được bảo quahnr trong các TTLTQG, lưu truqx cấp tỉnh hoặc cấp
huyện, xã thuộc thoongs kê của nhà nước. chúng được bảo quản trong một hệ
thống lưu trũ thống nhất
Câu 3: Phân tích sự giống và khác nhau giữa tài liệu lưu trữ và các tài
liệu khác
Giống nhau:
Là phương tiện để truyền đạt thông tin
 Các loại tài liệu trên điều cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, giúp
ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình sống, làm việc và đấu tranh
bảo vệ quyền lợi của mình
Là nhân tố quan trọng để thúc đẩy xã hội tiến lên thông qua sự kế thừa
những tri thức hay kinh nghiệm từ đời này sang đời khác, từ thế hệ này sang thế hệ
khác
Khác nhau:
Nội dung Tài liệu lưu trữ Sách, báo và tài
so sánh liệu khác
Nội dung thông - Ghi lại sự kiện hiện Thông tin của
tin, nội dung tượng, biến cố lịch sử loại tài liệu này có thể
phản ánh. - Những hoạt động của đáp ứng được nhiều tiêu
cơ quan, tổ chức: Ví dụ: Quyết chí như giải trí, nghiên
định bổ nhiệm cứu và học tập đời sống
- Cống hiến của anh hùng
dân tộc nhà khoa học, văn hóa
nổi tiếng
- Thông tin quá khứ,
phản ánh hoạt động và sáng tạo
của con người thông qua các thời
kì lịch sử khác nhau
Giá trị - Trong lĩnh vực chính trị - Sách chứa
thông tin - Trong lĩnh vực kinh tế đựng kiến thức đa chiều
- Trong lĩnh vực xây - Tạp chí đi sâu
dựng nghiên cứu, một lĩnh
- Trong lĩnh vực khoa vực nào đó thuộc phạm
học vi ngành mình, địa
 - Di sản văn hóa đặc biệt phương mình
của dân tộc - Báo chí chứ
đựng thông tin phản
ánh, chủ yếu là thông
tin thời sự đảm bảo đạt
ba yêu cầu:kịp thời,
chính xác và đầy đủ
Nơi bảo - Tài liệu lưu trữ do Nhà - Tài liệu Sách,
quản nước thống nhất quản lý . được Báo, … không được cơ
đăng ký, bảo quản và nghiên cứu quan Nhà nước quy
theo quy định của pháp luật định về cách bảo quản ,
- Ở mỗi cơ quan, tài liệu
- tùy vào mục
lưu trữ được bảo quản tại một
đích của người sử dụng
phòng riêng, có cán bộ lưu trữ
mà các tài liệu này được
quản lý
người sử dụng quản lý

Mức độ - có tính chính xác cao Mức độ chính

chính xác xác khác nhau vì có
Vì nó được hình thành
nhiều yếu tố chưa được
qua các cơ quan tổ chức các
kiểm chứng
nhân và được cơ quan có thẩm
quyền xác nhận, đó là bản chính, Ví dụ: Báo từ
bản gốc nên mức độ chính xác các trang mạng, mỗi báo
cao có một số liệu khác
nhau, từ ngữ không
Ví dụ: Tài liệu của vụ
chuẩn mực
giết người 10 năm trước
 Mức độ Mức độ phổ biến thấp, Vì mang tính
phổ biến chỉ có một bản duy nhất chất tuyên truyên nên
mức dộ phổ biến rất cao

Hình thức - Sử dụng tại phòng đọc - Đọc tại chỗ

sử dụng - Xuất bản ấn phẩm lưu - Tra cứu thông
trữ tin
- Gới thiệu trên trang - Đăng trên
thông tin đại chúng trang thông tin của nxb
- Cấp bản sao, bản chứng - Sao chép, copy
thực để sử dụng - Tổ chức triển
- Triển lãm trưng bày lãm

Câu 4: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện chính
trị . Lấy ví dụ minh họa.
Về khái niệm tài liệu lưu trữ:
Tại Điều 2, Luật Lưu trữ sôs 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011
có quy định như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực
tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được
thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Về vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện chính trị
- Tài liệu lưu trữ dùng để bảo vệ chủ quyền: ví dụ: “Hoàng Sa – Trường Sa
là của Việt Nam”
- Bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự ATXH
 - Xây dựng chủ trương, đường lối chính sách
- Tố cáo âm mưu, thủ đoạn của kẻ thù “Bản án chế độ TD Pháp”
Câu 5: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kinh
tế. Lấy ví dụ minh họa.
Về khái niệm tài liệu lưu trữ:
Tại Điều 2, Luật Lưu trữ sôs 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011
có quy định như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực
tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được
thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Về vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kinh tế
- Phục vụ việc xây dựng và quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm, quy
hoạch giao thông, đền bù giải phóng mặt bằng
- Phục vụ tìm kiếm, khai thác nguyên banr
Ví dụ: Việc tìm kiếm ra các mỏ khoáng sản, đôi khi không thể tự kiếm
được mà phải có tài liệu lưu trữ ghi lại sơ đồ quá trình tìm kiếm
- Phục vụ việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa, thiết kế các công trình xây dựng
cơ bản bị hư hỏng do đó giảm được nhiều công sức của các cán bộ, công nhân
viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và chi phí khác của nhà nước
- Là kho thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất kinh doanh
Câu 6: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện khoa
học. Lấy ví dụ minh họa.
Về khái niệm tài liệu lưu trữ:
Tại Điều 2, Luật Lưu trữ sôs 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011
có quy định như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực
tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được
thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Về vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện khoa học
- Để tham khảo trong quá trình nghiên cứu khoa học, là cơ sở cho nhiều
phát sinh, sáng chế: khi thực hiện bài NCKH nào đó thì cần phải tham khảo các đề
tài ngta đã nghiên cứu trước đó để làm tài liệu tham khảo
- Để tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát
triển.
- Để lý giải các vấn đề của tự nhiên và xã hội hay để tái hiện lại lịch sử
Khi có sự kiện kịch sử, có nhiều thông tin khác nhau chưa biết đueọc
nguồn thông tin ở đâu và nó có chính xác hay không chính vì thế cần có TLLT để
xác minh
Ví dụ: Ngày thành lập ĐCSVN có người nói không phải là ngày 2/3 mà là
ngày 4/4, chính vì thế chúng ta cần có tài liệu lưu trữ đề xác minh lại
Câu 7: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện Văn
hóa xã hội. Lấy ví dụ minh họa.Về khái niệm tài liệu lưu trữ:
Tại Điều 2, Luật Lưu trữ sôs 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011
có quy định như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực
tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được
thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện văn hóa - xã hội
- làm sáng tỏ giá trị văn hóa, có thể là giá trị văn hóa ở Vquoocs gia hay ở dân
tộc.
Ví dụ: Lịch sử ra đời chữ viết của một quốc gia như thế nào cũng có thể
đánh giá nền văn hóa lâu đời của quốc gia ấy
- Thúc đẩy giao lưu hội nhập
 - Tuyên truyền giáo dục: Biết được phong tục tập quán của các dân tộc
khác
Ví dụ: khi chúng ta ở Sài Gòn nhưng muốn hiểu biết được Dân ca quan họ
Bắc Ninh thì cần dựa vào tài liệu lưu trữ thì có thể biết chính xác nhất thông tin về
Dân ca QHBN
- Giải quyết nhu cầu chính đáng của cơ quan, cá nhân
Ví dụ: Xác nhận tình trạng hôn nhân hay bị mất CCCD, chúng ta có thể
đến cơ quan CA làm lại. vì nhờ vào hồ sơ tài liệu cơ quan đã lưu trữ có thể biết
được thông tin của công dân đó, và có thể là lại một cách dễ dàng
Câu 8: Trình bày khái niệm, thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam.
Khái niệm: Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ
của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản,
chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin,
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
- Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức
tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử tiêu biểu của
Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị xã hội.
- Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội
- Nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh
tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài
liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
 Câu 9: Trình bày điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan. Lấy ví dụ
minh họa.
Khái niệm phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức được lựa chọn , bảo
quản trong một kho lưu trữ. Ví dụ: Phông lưu trữ Bộ Nội vụ
* Điều kiện thành lập: Phông LTCQ dduowcjj thành lập thường có 4
điều kiện sau:
- Được hình thành trong hoạt động của một pháp nhân
+ Cơ quan được thành lập bằng văn bản của cơ quan cấp trên có thẩm
quyền trong đó quy định rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
cơ quan (dây là điều kiện quan trọng nhất)
+ Cơ quan có tổ chức, chỉ tiêu biên chế theo cấp trên phân bổ;
+ Cơ quan có tài khoản riêng: Ví dụ Phông LT Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội được lập nên cũng đồng thời với trường ĐH Nvu HN có tài khoản ngân hàng
rieenng biệt lấy tên của trường
+ Cơ quan có văn thư và con dấu cơ quan riêng.
- Tài liệu phải có giá trị
- Tài liệu phải phản ánh tương đối đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan
Câu 10: Trình bày mục đích, ý nghĩa của PLTCQ
Khái niệm phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức được lựa chọn , bảo
quản trong một kho lưu trữ. Ví dụ: Phông lưu trữ Bộ Nội vụ
Mục đích ý nghãi của PLTCQ
- Tạo điều kiện để thực hiện chức năng quản lý, công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức
- Tạo điều kiện để sản xuất khoa học tài liệu
 - Tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu
Câu 11. Trình bày tính cơ mật của công tác lưu trữ.
- Khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái
niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngqayf 16 tháng 4 năm 2013
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “ CTLT
bao gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu LT
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”
- Tính chất cơ mật của CTLT
+ Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, có ý nghĩa nhiều mặt, một
số tài liệu chứa đựng bí mật quốc gia => kẻ thù luôn tìm cách để khám phá bí mật
đó .
+ Các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính
chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu
+ Cán bộ lưu trữ phải luôn ý thức cảnh giác, chấp hành nghiêm chỉnh quy
chế bảo mật tài liệu lưu trữ, đặt lợi ích của Đảng, của dân tộc lên trên hết
Câu 12. Trình bày tính khoa học của công tác lưu trữ.
- Khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái
niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngqayf 16 tháng 4 năm 2013
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “ CTLT
bao gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu LT
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”
- Tính chất:
+ Công tác lưu trữ có nhiệm vụ phức tạp
+ Mỗi loại tài liệu lưu trữ có đặc thù riêng
+ Từ 2 tính chất đặc thù này đặt ra yêu cầu đối với phương tiện quản lý,
bảo quản tài liệu lưu trữ cũng phải phù hợp với đặc thù của tài liệu và nội dung
nghiệp vụ.
 Câu 13: Phân tích vai trò của tài liệu lưu trữ đối với một cơ quan, tổ chức
cụ thể

Khái niệm tài liệu lưu trữ: tại Điều 2, Luật Lưu trữ sôs 01/2011/QH13
của Quốc hội ngày 11/11/2011 có quy định như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn
bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
- Giới thiệu cơ quan:
Văn phòng Thành phố Bà Rịa - Là cơ quan giúp việc cho Thành ủy, giúp
Thành ủy chỉ đạo, lãnh đạo mảng tuyên truyền, theo dõi sự hoạt động của các khối
chính quyền, cụ thể là về các hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng… các
hoạt động của Đảng bộ, chi bộ trực thuộc, đồng thời gúp Thành ủy về các thủ tục
hành chính, tổ chức phục vụ các kỳ Đại hội, quản lý cơ sở vật chất và phương tiện
hoạt động của Thành ủy.
Văn phòng Thành phố không có các phòng ban lớn mà chỉ bao gồm các bộ
phận nhỏ, được đặt dưới sự chỉ đạo của đồng chí Chánh văn phòng và các đồng chí
Phó văn phòng. Văn phòng Thành ủy gồm tổ tổng hợp, tổ văn thư - lưu trữ, tổ tài
vụ, tổ tài xế, tổ tạp vụ và tổ bảo vệ.
- Vai trò: Soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động quan trọng không thể
thiếu trong cơ quan nhà nước nói chung và Văn phòng thành phố Bà Rịa nói riêng,
nhưng để thực hiện nó một cách hiệu quả thì sự đóng góp của TLLT là vô cùng cần
thiế, nhất là đối với các hoạt động sau:
+ Đối với hoạt động quản lý: tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể
thiếu. Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở cơ quan, phải
thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để xây
dựng các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp.
Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúpThành ủy, tổ chức trong
việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức trong quá trình thực thi công vụ.
+ Đối với hoạt động chuyên môn: Tài liệu lưu trữ của Thành ủy, các Sở,
Ban, ngành có giá trị lưu trữ vĩnh viễn là kho tư liệu để các cơ quan chức năng các
cấp nghiên cứu về đường lối, chính sách của tỉnh, phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ
đạo của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức. Từ thông tin có trong tài liệu lưu trữ, Thành
ủy có cái nhìn tổng quát, đánh giá những kết quả thành tựu đạt được cũng như
những tồn tại hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và đường lối chính
sách phù hợp cho từng giai đoạn phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh.
+ Tuyên truyền, giáo dục truyền thống
+ Biên soạn lịch sử cơ quan: TLLT có tiềm năng chứa đựng thông tin quá
khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Thông tin trong tài liệu lưu trữ được
khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa, lịch sử
Câu 14. Phân tích nội dung hoạt động quản lý của công tác lưu trữ.
- Khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái
niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngqayf 16 tháng 4 năm 2013
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “ CTLT
bao gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu LT
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”
- Nội dung hoạt đọng quản lý của CTLT
+ xây dựng và chỉ đạo thuwcjj hiện quy hoạch, kế hocahj phát triển lưu trữ
+ Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ/
Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ.
Một trong những yeeuus tố làm căn cứ pháp lý cho vieeccj thực hiện
nguyên tắc quản lý về công tác lưu trữ đó là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
của ngành lưu trữ:, hiện nay nhà nước đã xây dựng và ban hành một hệ thống
vbqppl tương đối đầy đủ về CTLT như: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh, nghị định, thông
tư
Ví dụ: Quy trình xây dựng và ban hành Quyết định số 05/2014/QĐ-TTg
cuuar TTCP về việc công khai chế độ, chính sách liên quan đến phương tiện, điều
kiện làm việc , chế độ đãi ngộ của Đảng, nhà nuowccs đối với cán bộ, cc,vc như
sau:
1. BNV có trách nhiệm soạn thảo dự thảo quyết định của TTCP
2. BNV có trách nhiệm đăng tải dự tahor QĐ của TTCP trên trang tt điện tử
của CP ít nhất 60 ngày kể từ ngày cơ quan, tổ chức cá nhân đưa ra ý kiến
3. Bộ Tư pháp thẩm định dự thảo
4. BNV ngcuu ý kiến của cơ quan thẩm dịnh dể chỉnh lý duej thảo và báo
cáo TTCP
5. TTCP xem xét và ký ban hành
+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ/Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng
trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Cán bộ đóng vai trò quan trọng trong công tác LT ở CQTC, chính vì thế
trình độ của cabs bộ sẽ liên uan đến phương pháp, cách thức tổ chức khoahocj tài
liệu trong các lưu trữ, cán bộ có trình độ cao sẽ sx tài liệu trong phông LT một
cách hợp lý, dễ tra tìm, và ngược lại trình ddoooj chuyên môn thấp ảnh hưởng đên
viecj phân loại sx tlieu, ảnh hưởng đến hiệu quả ctac tổ chức, khai thác và use
tlieu.
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
+ Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Câu 15. Trình bày nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ.
- Về khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về
khái niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngqayf 16 tháng 4 năm
2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “
CTLT bao gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài
liệu LT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”
- Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ:
+ Tài liệu lưu trữ được quản lý thống nhất trong mạng lưới kho lưu trữ:
Toàn bộ TLLT thuộc phông LT quốc gia VN được bảo quản ở LT lịch sử hay LT
cơ quan đều chịu sự quản lý thống nhất của Đảng và nhà nướcTài kiệu LT (Phông
LTQGVN bao gồm: Phông LT ĐCSVN và Phông LT nhà nước VN
+ Quản lý thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của PL: .Để quản
lý thống nhất về hoạt động LT Đảng và nhà nước đã ban hành các văn bản QPPL
và văn bản hướng dẫn chỉ đạo hoạt động của cơ quan, tổ chức như việc TT tài liệu,
chỉnh lý, xđ gtri, bảo quản, thống kê, use TLLT,….
+ Tài kiệu PLT của VN được nhà nước thống kê: TTPLT quốc gia VN phải
được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý
Câu 16: Trình bày nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
- Khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái
niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngqayf 16 tháng 4 năm 2013
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “ CTLT
bao gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu LT
hình thành trong quá trình hoạt động của cqtc”
- Nội dung:
+ Quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ
Để phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển KTXH, ngành LT phải xd
quy hoạch, kế hoạc theo quan điểm và mục đích sau:
Quan điểm:
-Quy hoạch ngành LT phù hợp với chiên sluowcj ptktxh
-Phải có tầm nhìn dài hạn và lộ trình phù hợp theo từng giai đoạn
 - Phù hợp với yêu cầu htac quốc tế chuyên môn về ctac LT
Mục tiêu:
- Bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ góp phần xây dựng và bảo vệ tổ
quốc
- Định hướng pt của CTLT nhằm góp phần cung cấp thông tin cho các cơ quan
qlnn
-Tạo cơ sở pháp lý đầy dủ để qlnn và làm căn cứ cho các cơ quan xdung kế
hoạch hàng năm,…
+ Xây dựng, ban hành, tổ chức thực hiện văn bản về lưu trữ. Một trong
những yeeuus tố làm căn cứ pháp lý cho vieeccj thực hiện nguyên tắc quản lý về
công tác lưu trữ đó là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ:,
hiện nay nhà nước đã xây dựng và ban hành một hệ thống vbqppl tương đối đầy
đủ về CTLT như: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh, nghị định, thông tư
Ví dụ: Quy t rình xây dựng và ban hành Quyết định số 05/2014/QĐ-TTg
cuuar TTCP về việc công khai chế độ, chính sách liên quan đến phương tiện, điều
kiện làm việc , chế độ đãi ngộ của Đảng, nhà nuowccs đối với cán bộ, cc,vc như
sau:
1. BNV có trách nhiệm soạn thảo dự thảo quyết định của TTCP
2. BNV có trách nhiệm đăng tải dự tahor QĐ của TTCP trên trang tt điện tử
của CP ít nhất 60 ngày kể từ ngày cơ quan, tổ chức cá nhân đưa ra ý kiến
3. Bộ Tư pháp thẩm định dự thảo
4. BNV ngcuu ý kiến của cơ quan thẩm dịnh dể chỉnh lý duej thảo và báo
cáo TTCP
5. TTCP xem xét và ký ban hành
+ Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia/Quản lý thống nhất chuyên
môn, nghiệp vụ lưu trữ.
 + Nghiên cứu khoa học/Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư lưu trữ, quản lý
công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Cán bộ đóng vai trò quan trọng trong công tác LT ở CQTC, chính vì thế
trình độ của cabs bộ sẽ liên uan đến phương pháp, cách thức tổ chức khoahocj tài
liệu trong các lưu trữ, cán bộ có trình độ cao sẽ sx tài liệu trong phông LT một
cách hợp lý, dễ tra tìm, và ngược lại trình ddoooj chuyên môn thấp ảnh hưởng đên
viecj phân loại sx tlieu, ảnh hưởng đến hiệu quả ctac tổ chức, khai thác và use tlieu
+ Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về lưu trữ
Thanh tra, ktra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý
nhà nước, là cơ sở cho việc điều chỉnh các văn bản phps luật về lĩnh vuecj LT
nhằm phát hiện những sai lệch từ đó tìm biện pháp khắc phục hiệu quả với tình
hình thực tế của cơ quan. và phat huy những điểm tích cực để đưa ra cơ chế khen
thưởng và kỷ luật công bằng. công tác kiểm tra được tiến hành theo định kỳ và
trong trường hợp khẩn cấp thì ktra đột xuất.
+ Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Hợp tác quốc tế về lưu trữ được quy định tài Điều 40 – Luật LT năm 2011:
“Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng độc lập chủ quyền,
bình đẳng, các bên đều có lợi”, nd Hợp tác quốc tế về lưu trữ bao gồm:
 Ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện điều ước QT; Sưu tầm TLLT,
gia nhập tổ chức QT về LT
 Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học; triển lãm quốc tế
Ví dụ: Hội thảo khoa học về Thu thập, bổ sung tài liệu LT tại TTLT Quốc
gia III, ngày 05/12/2014
Câu 17: Trình bày nội dung quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ
chức.
 - Về khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về
khái niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngqayf 16 tháng 4 năm
2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “
CTLT bao gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài
liệu LT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”
- Nội dung quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
+ Xây dựng, ban hành quy chế về CTVT trong cơ quan tổ chức
+ Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ

+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ

+ Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
+ Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Trong số những nhiệm vụ trên, nhiệm vụ Xây dựng, ban hành quy chế về
CTVT trong cơ quan tổ chức là việc làm cần thiết, là một trong những bp cụ thể để
CTLT của cơ quan đi nào nề nếp góp phần cụ thể hóa các quy định của nhà nước
về CTLT; giúp đơn vị trực thuộc cơ quan thực hiện thống nhất hđ CTLT
Câu 18: Trình bày trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan đối với việc
thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.

Về khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái
niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “ CTLT
bao gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu LT
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
 Về trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan đối với việc thực hiện công tác lưu
trữ trong cơ quan, tổ chức đươc quy định tại Điều 6 Luật Lưu trữ năm 2011:
“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình
có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả
trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy
chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”.

+ Quản lý về lưu trữ

+ Áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản
lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.
Câu 19. Trình bày trách nhiệm của người làm lưu trữ đối với việc thực
hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
Về khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái
niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “ CTLT
bao gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu LT
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
- Trách nhiệm: Chỉ dẫn điều 10 Luật Lưu trữ năm 2011
+ Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu.
+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài
liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Câu 20: Vẽ và phân tích sơ đồ hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.

Cục Văn thư Lưu trữ Quốc gia

Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia 1,2,3,

Trung tâm Lưu trữ của tỉnh ( Thành phố trực

thuộc)

Phòng Lưu trữ huyện (Quận, huyện, thị xã)

Phòng Lưu trữ xã, phường, thị trấn3

 Câu 21. Vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của một cơ quan, tổ chức và xác định
vị trí của lưu trữ cơ quan trong sơ đồ đó.

Ban Giám đốc

Phòng Đoàn thể Khoa

Trung tâm
- Tổ chức – hành - Đảng bộ bộ phận - KHCB và CTH
- Dịch vụ công
chính - Đoàn TN -Qtri nhân lực
- TH - NN
- QLĐĐ & CTSV - Công đoàn bộ - QTVP & LT
- QLKH & TT Thư phận1 -Hành chính - PL
viện
- Kế hoạch – Tài
chính

=>> Vị trí lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là phòng Tổ chức –
hành chính, đây là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ tham mưu cho Ban Giám đốc về
công tác tổ chức cán bộ, hành chính văn thư lưu trữ và quản lý tài sản cho cơ quan

Câu 22: Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ.
- Khái niệm thu thập tài liệu vào lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xá định nguồn tài
liệu, lựa chọn, giao nhận tl có giá trị để chuyển vào LT cơ quan và LT lsu”
- Mục đích của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ
 + Triển khai quyết định của nhà nước về công tác thu thập
+ Nhằm bổ sung vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị , thực tiễn và để
phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả
+ Tạo điều kiện cho việc phát huy giá trị của TLLT (Khi Tài liệu LT không
được thu thập thì chỉ có người sở hữu TLLT mới được sử dụng, còn khi TLLT
được thu thập thì có thể phát huy hết được giá trị của TLLT
- Ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ
+ Nếu TL ko đc thực hiện tốt công tác thu thập và lưu trữ, tl có thể dẫn đến
tình trạng tài liệu bị phân hủy, xé bỏ vì tài liệu giấy khi bảo quản cũng phải đảm
bảo nhiwwtj độ 18-22 độ C và duy trì nhiệt độ như v 24/24 vì thế nên nhiều tài liệu
có thể bị mất hoặc xuống cấp do không bảo quản theo quy định của nhà nước
Ví dụ: ở cơ quan, nhiều tài liệu để không được ngăn nắp, sẽ dễ bị mất nếu
ko đc bỏ vào kho lưu trữ, ở đó ko ai cx có thể vào đó được vì vậy tlieu sẽ đc bảo
quản, ko thất lạc
+ Quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ khác thực hiện có hiệu quả
+ Nâng cao chất lượng Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam
Câu 23: Hãy xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ
sung vào lưu trữ cơ quan. Liên hệ với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Khái niệm bổ sung tài liệu vào lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp
có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc LTCQ và phông
LT quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ.
- Khái niệm thu thập tài liệu vào lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xá định nguồn tài
liệu, lựa chọn, giao nhận tl có giá trị để chuyển vào LT cơ quan và LT lsu”
- Nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá
trình hoạt đọng theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. Đây là nguồn
TL quan trọng nhất và thường xuyên nhất của kho LT. Ngoài ra, tlieu cũ còn để lại
ở cơ quan nhưng trong thực tế nhiều cơ quan chưa quan tâm đến việc thu thập và
bổ sung tài liệu vì vậy nhiều tlieu có giá trị còn bị tồn đọng. để giải quyết thì Lưu
trữ cơ quan phải tiến hành thu thập bổ sung tlieu cũ
- Thành phần thu thập, bổ sung:
+là toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên hình thành
trong qtrinh hdong của cơ quan, đơn vị nhưng đã giải quyết xong cv và đc lập
thành hồ sơ
+ Là tlieu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp; tài liệu phim, ảnh,
ghi hình,…
- Liên hệ
Câu 24: Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu.
- Khái niệm xác định giá trị tài liệu: Theo Luật Lưu trữ 2011 quy định:”
xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”
- Mục đích, ý nghĩa
+ Giúp cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ được chặt chẽ
+ Loại ra được tài liệu hết giá trị/Tối ưu hoá các phông lưu trữ
+ Tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu vì khi loại bớt được sẽ
giảm tải tài liệu từ đó việc khai thác và sử dụng tài liệu được dễ dàng và hợp lý
hơn
+ Rút ngắn thời gian khai thác, sử dụng tài liệu
Câu 25. Trình bày tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu trong xác
định giá trị tài liệu của một cơ quan, tổ chức cụ thể.
- Khái niệm xác định giá trị tài liệu: Theo Luật Lưu trữ 2011 quy định:”
xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”

- Vai trò của tiêu chuẩn

Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và được áp dụng phổ biến trong công tác
xác định giá trị tài liêu, Vậy nội dung tài liệu là những thông tin chứa đựng trong
tài liệu, có thể nói nội dung là linh hồn của văn kiện, giá trị các mặt của tài liệu
chủ yếu do nội dung quyết định.
Ví dụ: Quyết định khen thưởng sinh viên, nếu như không có phần nội dung
sẽ không thể biết quyết định này nói về điều gì, khen thưởng gì và ai là người được
khen thương. Tất cả điều đó đều nằm trong phần nội dung chính vì thế noiij dung
được xem như là linh hồn của tài liệu.
- Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức
Ví dụ: Quyết định bổ nhiệm Giám đốc phân hiệu Quảng Nam, nội dung
quan trọng, nhưng chúng ta không xác định ý nghĩa của sự kiện và cơ quan tổ chức
đang xét không thời hạn bảo quản, khi phân hiệu nhận được thì văn bản này không
có giá trị đối với phân hiệu mà chỉ dùng để nhận thông tin
- Xác định đúng nội dung tài liệu không thể xét một cách riêng lẻ Mà phải
đặt chúng vào nhóm tài liệu chung. Trong khi xác định giá trị tài liệu phải kết hợp
các tiêu chuẩn với nhau
Ví dụ:
- Xem xét tài liệu trong mối quan hệ với cơ quan, tổ chức
Ví dụ: Báo cáo của phân hiệu Trường đại học Nội vụ HN tại TP HCM, đói
với trường thì nó quan trọng và được xác định thời hạn bảo quản là vĩnh viên,
nhưng khi được gửi ra Đại học NVHN nó lại giảm tầm quan trọng, được xác định
thời hạn bảo quản là 2 năm
- Xem xét tài liệu trong mối quan hệ với các tài liệu khác
 Ví dụ: như Kỉ luật sinh viên: gồm có quyết định kỉ luật, bản tường trình.
Khi ta để riêng lẻ thì thấy quyết định kỉ luật có giá trị cao hơn nhưng khi xét chung
một nhóm thì chúng có giá trị như nhau và thời hạn bảo quản như nhau. Vì vậy
phải lập hồ sơ để xá định giá trị tài liệu chứ không phải để riêng lẻ, rời rạc
Câu 26: Trình bày tiêu chuẩn tác giả của tài liệu trong xác định giá trị
tài liệu của một cơ quan, tổ chức cụ thể.
- Khái niệm xác định giá trị tài liệu: Theo Luật Lưu trữ 2011 quy định:”
xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”
- Vai trò của tiêu chuẩn
Khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan, cá
nhân lập ra tài liệu. Trong một phông lưu trữ thường có tác giả là cơ quan cấp trên,
cơ qan hình thành phông, cơ quan hữu quan và đơn vị trực thuộc
Ví dụ: Phân hiệu và UBND phường 17 có những văn bản trao đổii qua lại
- Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức: Tài liệu có giá
trị cao là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan vì nó có
thể phản ảnh được hết tất cả các mặt hoạt động của cơ quan
- Xác định đúng các tác giả của tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan, tổ
chức
+ Tác giả là cơ quan, tổ chức cấp trên gửi cấp dưới :TRừ khi là trường
hopwh trực tiếp hoạt động của cơ quan thì có ý nghĩa quan trọng, nhưng có nhiều
loại vb cấp trên gửi cuống chỉ để biết, giữ lại trong tgian ngắn và sau đó tiêu hủy
theo quy định
Ví dụ: Trường NVHN bhanh 2 QĐ, 1 QĐ bổ nhiệm GĐ PHHCM (có gtri
thì đc giữ lại vĩnh viễn), 2 là QĐ bổ nhiệm GĐ PHQN, thì đây là tlieu để biết, sẽ
dc tiêu hủy theo qdinh
 + Tác giả là cơ quan, tổ chức hữu quan
+ Tác giả là cơ quan, tổ chức hình thành phông: đối với nhân vật xhien
trong líu, toàn bộ tài liệu htjanh trong cuộc đời, sự nghiệp nhân vật đó sẽ giữ lại
Ví dụ: Phông Lưu trữ Hồ Chủ tịch, Tổng Bí thư Lê Duẩn
Câu 27. Hãy xây dựng Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị của một cơ
quan Bộ.
- Khái niệm tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị của một cơ quan Bộ.:
+ Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tl hết gtri
+ Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan Bộ thực hiện việc xét huỷ
tài liệu hết giá trị
+ Trình Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu/ Thẩm
tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ
+ VĂn babnr thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền
Ví dụ: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đồng ý với danh mục hết hạn của
Bộ Nội vụ thì Cục Văn thư và Lưu trữ phải có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý
gửi cho BNV chứ không được im lặng
+ Hoàn thiện hồ sơ trình lãnh đạo Bộ ra quyết định tiêu huỷ
Ví dụ: Khi tiêu hủy tài liệu thì phải ban hành quyết định tài liệu hết gtri và
phải có lý do tiêu hủy
+ Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
+ Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Khi tiến hành tiêu hủy tlieu phải đảm bảo ndung trong tlieu phải đc tiêu
hủy hết nhằm bảo vệ bí mật của tài liệu và nghiêm cấm với mọi hình thức sử dụng
tài liệu đc tiêu hủy vào mục đích khác
 Câu 28. Trình bày khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phông lưu trữ
cơ quan

- Khái niệm phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là dựa vào những đặc
trưng chung của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành nhóm lớn, vừa, nhỏ

- Mục đích:

+ Tạo điều kiện để thực hiện chức năng quản lý tài liệu lưu trữ và công tác
lưu trữ của cơ quan, tổ chức

+ Tạo điều kiện để tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng tài liệu
Câu 29. Hãy chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông
lưu trữ Ủy ban Nhân dân xã (phường, thị trấn) cụ thể (trong trường hợp tài
liệu chưa được lập hồ sơ).
- Lựa chọn phương án phân loại tài liệu:
Phương án tgian – cơ cấu, tổ chức: tlieu trong phông đc chia thành accs
nhóm cơ bản theo time, sau đó đc chia theo cctchuc của cquan sau đó đc chia theo
1 số đặc trưng phụ khác, phương án này thường dderr ploai tlieu các phông LT có
cctchuc của dvi thành phông 0 ổn định, có nhiều thay đổi
- Phân chia tài liệu theo phương án đã chọn:
+ Bước 1: Phân chia tài liệu trong phông thành các nhóm lớn
Ví dụ: UBND Thành phố SS được phân chia theo phương án time – hoạt
động, thì ở bước này, tlieu đc phân chia theo nhiệm kỳ: NK 2010 – 2015; NK 2015
-2020
+ Bước 2: Phân chia tài liệu trong mỗi nhóm lớn thành các nhóm vừa
Ví dụ: Chia tài liệu mỗi nhiệm kỳ trong PLT UBND theo mặt hoạt động
 1. Tổng hợp – 2. VP thống kê – 3. Nội chính (Tư pháp) - 4.Kte – 5. Văn
hóa
+ Bước 3: Phân chia tài liệu trong mỗi nhóm vừa thành các nhóm nhỏ
Ví dụ: Chia tl mỗi mặt hoạt động theo các nhóm đã xác định phương án
5. Văn xã
5.1 VH Ttin (QLKD dvu VH) – 5.2. Giáo dục – 5.3. Yte (VSATTP) – 5.4.
Lao động (TBXH) 5.5. Dso (KHHGdinh) – 5.6. Thể dục thể thao
+ Bước 4: Phân chia tài liệu trong mỗi nhóm nhỏ thành các nhóm nhất
Ví dụ: Chia tlieu mỗi nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ nhất
5.4. Lđong (TBXH)
Vấn đề chung – Xóa đói giảm nghèo - CSXH - Đền ơn đáp nghĩa - Phòng
chống TNXH -Lđộng, việc làm
Câu 30. Trình bày khái niệm, mục đích, của việc thống kê trong công tác
lưu trữ.
Về khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái
niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “ CTLT bao
gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu LT hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Khái niệm thống kê trong công tác lưu trữ là xác định thành phần, số lượng
tlieu theo các đvi thống kê đã quy định và đc thể hiện trên các loại sổ sách thống kê
- Mục đích:
+ Phục vụ hoạt động quản lý: giúp cơ quan qly nắm bắt được số lượng
tlieu hiện có, tphan và chất lượng tlieu để có cơ sở xây dựng kế hoạch thu thập, tu
bổ phục chế hay tiêu hủy nhằm đảm bảo chất lượng phông ltru
Ví dụ: Tlieu có tgian bquan 5 năm, vậy sau 5 năm phải tiến hành tiêu hủy
để dễ dàng cho vc qly
 + Phục vụ hoạt động nghiệp vụ: Nhằm cố định việc tổ chức sx tlieu trong
kho theo các phương án ploaij, pán hệ thống hóa tlieu và đảm bảo khả năng tra tìm
nhanh chóng, thuận lợi
Ví dụ: tlieu nếu ko đc sx ngăn nắp, ko đảm bảo tính khoa học, lộn xộn thì
không thể tìm kiếm tài liệu được một cách nhanh chóng
Câu 31. Trình bày yêu cầu, nguyên tắc của việc thống kê trong công
tác lưu trữ.
Về khái niệm công tác lưu trữ: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái
niệm CTLT, Theo điều 01 TT số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành về “Quy chế mẫu về công tác VT,LT”: “ CTLT bao
gồm các công việc thu thập, chính lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu LT hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Khái niệm thống kê trong công tác lưu trữ là xác định thành phần, số lượng
tlieu theo các đvi thống kê đã quy định và đc thể hiện trên các loại sổ sách thống kê
- Yêu cầu:
+ Cụ thể/Chính xác: ndung của thống kê là số liệu nên cần pải đúng, cụ
thể, chi tiết. không đc thêm bớt, sai lệch số liệu vì số liệu thống kê phục vụ cho
công tác quaNR lý và lập kế hoạch
+ Kịp thời /Toàn diện: số liệu thống kê phải đc cc kịp thời theo yêu cầu của
cơ quan sử dụng số liệu thống kê, ko đc cung cấp muốn vì cc muộn thì số liệu theo
yêu cầu sẽ ko kịp đưa vào báo cáo hoặc KH
+ Khoa học : Các cc Thống kê phải dơn giản và đảm bảo tính khoa học,
logic,..
- Nguyên tắc:
+ Đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu thống kê và thực tiễn bảo quản.
+ Đảm bảo sự thống nhất trong toàn Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
+ Đảm bảo về bảo mật số liệu thống kê và công cụ thống kê
 Câu 32: Phân tích khái niệm, yêu cầu của việc xây dựng công cụ tra
cứu tài liệu lưu trữ.

- Có rất nhiều quan điểm về khái niệm công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ như:
Trong thuật ngữ Lưu trữ Quốc tế (1988): công cụ tra timg là tài liệu in hay
viết, liệt kê hoặc mô tả một tập hợp tài liệu lưu trữ để giúp những người nghiên
cứu khoa học và quản lý biết. Các công cụ tra tìm cơ bản gồm có các sách chỉ dẫn,
mục lục thống kê,…
Hay ở tài liệu Lưu trữ Việt Nam (Cục LT Nhà nước 1992) cũng có quy
định: Công cụ tra cứu khoa học LT là các văn bản mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, sách
chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về TLLT đc xdung trên cơ sở KH để thống kê và điều tra
TLLT
Trên các cơ sở phân tích từ các khái niệm trên, có thể hiểu công cụ tra cứu
TLLT như sau: “Là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp độ khác
nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa, Trên cơ sở phương
pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ
lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học nhằm mực đích phục vụ
việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả”
+ Là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng
phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa,
+ Trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất/ Có sự
liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa
học/Chỉ dẫn thông tin cơ bản, địa chỉ tra cứu
- Yêu cầu:
+ Giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ hiện bảo quản trong kho lưu
trữ để thông tin cho người sử dụng.
 + Mỗi loại hình công cụ tra cứu phải được xây dựng thống nhất về hình
thức và nội dung. Nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.
+ Tra tìm và lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo các yêu cầu của độc
giả.
+ Kết cấu của các loại công cụ tra cứu tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu và dễ
sử dụng. Vì công cụ tra cứu TLLT là loại công cụ thông tin đc nhiều loại độc giả
sử dụng cho nên không được cấu tạo rườm rà, khó hiểu
25. Trình bày cụ thể quy trình cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng
thực lưu trữ.
- Khái niệm bản sao tài liệu lưu trữ
- Khái niệm bản chứng thực lưu trữ.
- Quy trình cấp bản sao tài liệu lưu trữ Theo Quyết định số 744/QĐ-BNV
ngày 11 tháng 8 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) về công bố thủ tục hành
chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ quy định như sau:
Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu
yêu cầu sao tài liệu. Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu
yêu cầu cần sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung
tâm Lưu trữ quốc gia, người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương phê duyệt.
Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu
và tiến hành thực hiện sao tài liệu. - Quy trình cấp bản chứng thực lưu trữ Theo
Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11 tháng 8 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ quy
định như sau:
Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu
cầu chứng thực. Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu
chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu
trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục
hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin
về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.
Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng
thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Giám đốc Trung
tâm Lưu trữ quốc gia, người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

17. Trình bày nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ do điều kiện bảo
quản và sử dụng.
- Khái niệm tài liệu lưu trữ: tại Điều 2, Luật Lưu trữ sôs 01/2011/QH13
của Quốc hội ngày 11/11/2011 có quy định như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn
bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.

- Nguyên nhân:
+ Nguyên nhân do điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ
Độ ẩm: là yếu tổ phá hoại mạnh nhất đối với TLLT, khi TL bị ẩm sẽ bị
mục dần. Độ ẩm cao tạo đk cho các chất khí tromh mtruong và các chất hóa học
của tài liệu dễ bi hòa tan lm chữ viết nhòe màu, tlieu bị bết dính
Nhiệt độ Không khí: Do nước ta nằm trong vùng có khí hậu nhiệt đới ẩm
gió mùa nên nhiêt độ tb hàng năm cao trên 20 độ, ndo cao làm ảnh hưởng đến tuổi
thọ của TL vì nhiệt độ cao giấy sẽ giòn dễ gatx, vỡ chữ. Với Tlieu ảnh, phim thì
nhiệt độ cao tác động làm thay đổi kích thước, mờ ảnh. Nhiệt độ kk thay đổi đột
ngột về nhiệt độ và độ ẩm và theo mùa làm tllt nở ra hoặc co lại
Ánh Sáng: ánh sáng tự nhiên hay mtroi có chứa tia cực tím rấy cao chính vì
thế có thể lm biến đổi cấu hình của giấy làm cho giấy bị bạc màu. Do đó, bảo quản
tllt ko nên để ấng chiếu trực tiếp vào tlieu
Bụi: là nhân tố phá hoại đáng chú ý, có bị tự nhiwwn, bụi cơ khí, bụi vi
sinh nật. Bụi TN và bụi CK bám vào tlieu, cọ xát tạo thành các vết xước gây hư hại
cho tài liệu. Bụi còn mang thêm nhiều vi sinh vật phá hoại tlieu hính vì thế khi
xdung kho LT tránh xd ở nơi gần khu CN, ven biển cần vsinh kho tl thường xuyên
Sinh vật và vi sinh vật: côn trùng và các loại bọ gặm nhấm đang pt mạnh ở
nc ta như chuột, gián, ngoài ra nấm mốc cx là 1 trong số nguyên nhân gây hại đáng
kể với tllt chúng lm cho tl giấy bị nhòe chữ, tlieu ảnh, ghi âm ảnh hưởng đến chất
lượng
+ Nguyên nhân do điều kiện sử dụng tài liệu lưu trữ : là nguyên nhân do
con ng trong qt use và bquan tlieu, nguyên nhân là do thieeys ý thức hoặc do khách
quan tạo ra vdu như kẻ địch phá hoại, trộm cắp, và k có kho chuyên dụng để bảo
quản. Ngoài ra, ctac thu thập, ktra còn sai nên gây ra toont thất, hư hại tlieu