Câu 1: Hãy thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ (trình bày mô hình, vẽ chỉ mục)

Mô hình quản lý hồ sơ:

Tạo một hệ thống phân loại hồ sơ dựa trên các tiêu chí như khóa, hệ đào tạo, loại
hình đào tạo (trung cấp, cao đẳng, đại học, tại chức, liên thông), và các thông tin khác
liên quan.

Xác định các trường thông tin cần thiết trong hồ sơ, ví dụ: tên, ngày sinh, khóa
học, hệ đào tạo, điểm số, v.v.

Sử dụng mã hóa để đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Chỉ mục hồ sơ:

Tạo một danh sách các chỉ mục chính để sắp xếp và tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu
chí quan trọng. Ví dụ:

 Hồ sơ học viên: Chứa thông tin cá nhân của học viên như tên, mã sinh
viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, v.v.
 Hồ sơ khóa học: Chứa thông tin về khóa học bao gồm tên khóa học, mã
khóa học, mô tả, số tín chỉ, v.v.
 Hồ sơ môn học: Chứa thông tin về môn học bao gồm tên môn học, mã
môn học, mô tả, số tín chỉ, v.v.

Tạo các chỉ mục phụ để tìm kiếm chi tiết hơn. Ví dụ:

 Hồ sơ điểm số: Chứa thông tin về điểm số của học viên trong từng môn
học, bao gồm mã sinh viên, mã môn học, điểm số, v.v.
 Hồ sơ điểm tổng kết: Chứa thông tin về điểm tổng kết của học viên, bao
gồm mã sinh viên, mã khóa học, điểm tổng kết, v.v.

Hệ thống lưu trữ:

Xác định một phương pháp lưu trữ hồ sơ hiệu quả, có thể là hệ thống tập tin điện
tử hoặc hệ thống giấy tờ.

Đảm bảo có quy trình sao lưu và bảo vệ hồ sơ để tránh mất mát thông tin quan
trọng.

Phần mềm quản lý hồ sơ:

 Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ để giúp tổ chức và quản lý thông tin một cách
dễ dàng và hiệu quả. Có nhiều phần mềm quản lý hồ sơ có sẵn trên thị trường, bạn có
thể tìm hiểu và chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của khoa.

Câu 2: Hãy thiết kế files hồ sơ cụ thể để hướng dẫn nhân viên lưu hồ sơ 1
cách hợp lý.

Bước 1: Tạo một file Excel để lưu trữ thông tin chung về các nhà cung cấp của
mỗi ngành hàng. File này có thể bao gồm các trường thông tin như: mã số nhà cung
cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, email, loại hợp đồng, phương thức thanh
toán, số tiền nợ, số tiền thanh toán, ngày thanh toán, ghi chú… File này sẽ giúp bạn
theo dõi được tình hình tài chính và quan hệ với các nhà cung cấp một cách nhanh
chóng và dễ dàng.

Bước 2: Tạo một file Word để lưu trữ các văn bản liên quan đến từng nhà cung
cấp của mỗi ngành hàng. File này có thể bao gồm các loại văn bản như: hợp đồng, biên
bản thương thảo, quyết định phê duyệt, điều kiện cụ thể của hợp đồng, biên bản giao
nhận hàng hóa, biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa, biên bản khiếu nại, biên bản
giải quyết khiếu nại… File này sẽ giúp bạn lưu trữ được các văn bản chính thức và có
giá trị pháp lý với các nhà cung cấp.

Bước 3: Đặt tên cho các file theo quy tắc sau: [Mã số ngành hàng][Mã số nhà
cung cấp][Loại file]_[Ngày tạo]. Ví dụ: 01_001_Excel_01/01/2023 là file Excel lưu
trữ thông tin chung về nhà cung cấp có mã số 001 của ngành hàng có mã số 01 và
được tạo vào ngày 01/01/2023. 01_001_Word_01/01/2023 là file Word lưu trữ các văn
bản liên quan đến nhà cung cấp có mã số 001 của ngành hàng có mã số 01 và được tạo
vào ngày 01/01/2023.

Bước 4: Lưu trữ các file vào một thư mục riêng biệt trên máy tính hoặc trên đám
mây. Bạn nên phân chia các thư mục theo ngành hàng và theo nhà cung cấp để dễ dàng
tìm kiếm và quản lý. Bạn nên sao lưu các file định kỳ để đảm bảo an toàn dữ liệu.