QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG SOẠN BÀI

Chương 1: Tổng quan về văn phòng

1. Trình bày khái niệm văn phòng mà bạn cho là dễ hiểu nhất. Tại sao?
Nghĩa rộng: Là bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Nghĩa hẹp: Là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và
đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Office gồm:
 Phần cứng: Trụ sở làm việc của cơ quan + Phòng làm việc của lãnh đạo
 Phần mềm: Bộ phận phụ trách công tác hành chính trong cơ quan + Bộ máy giúp
việc cho lãnh đạo
2. Trình bày chức năng, nhiệm vụ của văn phòng?
Tham mưu tổng hợp: trợ giúp để lãnh đạo đưua ra quyết định tối ưu
Trợ giúp điều hành: xd triển khai kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khachs, tổ chức hội họp,
tổ chức đi công tác, công tác văn thư…
Dịch vụ hậu cần: quản lý chi tiêu kinh phí, quản lý tài sản, đảm bảo điều kiện làm việc…

3. Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn, theo chức năng là gì? Hãy trình
bày ưu nhược điểm của mỗi hình thức trên?
Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công việc. Có 2 hình thức tổ chức văn phòng:
Tập trung theo địa bàn Phân tán theo chức năng
Mọi hoạt động của công việc hành chính Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa
được tập trung tại 1 địa điểm dưới quyền điểm của các bộ phận chuyên môn.
nhà quản trị hành chính. Ưu điểm: Thu hút nhiều chuyên viên
Ưu điểm: Nhược điểm: Lấn quyền các cấp quản trị
 Dễ huy động nhân sự chuyên môn
 Dễ kiểm tra
 Dễ đào tạo huấn luyện
 Dễ sử dụng trang thiết bị
 Dễ nghiên cứu cải tiến thủ tục
 Nhược điểm:
 Khó chuyên môn hóa
 Công việc thiếu chính xác
 Trì trệ khi chuyển giao công việc

Một số cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:

Cơ cấu tổ chức trực tuyến Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý
Cơ cấu tổ chức theo chức năng Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng Cơ cấu tổ chức theo khách hàng
Cơ cấu tổ chức theo ma trận

4. Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nơi anh/chị đang làm việc hoặc biết và
trình bày những ưu-nhược điểm về cơ cấu tổ chức đó?

5. Các trang thiết bị văn phòng bao gồm những loại nào?
Máy vi tính Máy ghi âm, ghi hình
Máy in Phương tiện chuyên chở
Máy scanner Vật dụng văn phòng (văn phòng phẩm)
Máy photocopy Tủ, giá các lọai
Máy fax Bàn ghế các lọai
Điện thoại Các thiết bị điều chỉnh nhiệt độ, thông gió
Máy hủy hồ sơ Hệ thống chiếu sáng
Hệ thống cây xanh.

6. Trình bày xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay?
Văn phòng điện tử
Văn phòng không giấy
Văn phòng tự động hóa
Văn phòng của thế kỷ 21: Văn phòng di động; Văn phòng ảo; ...

7. Việc bố trí, sắp xếp các phòng làm việc như thế nào để đạt hiệu quả công việc
cao?
Các bước để tổ chức văn phòng hiệu quả:
  Bước 1: Phác họa lược đồ của khỏang trống
 Bước 2: Đo các khỏang cách để xếp đặt các bàn ghế sao cho thuận tiện
 Bước 3: Chọn lựa các trang thiết bị phù hợp
 Bước 4: Lắp đặt các thiết bị phù hợp công năng của từng bộ phận
 Bước 5: Vận hành và tiếp thu các ý kiến để điều chỉnh
Các nguyên tắc tổ chức văn phòng hiệu quả:
 Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của công ty
 Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, ta dễ dàng thay đổi vị trí phòng ban
 Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau
 Bố trí các bộ phận thường tiếp xúc với khách hàng hay với các cơ quan bên ngòai
ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân
 Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thiểu
 Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người thường lui
tới

8. Bạn là Chánh văn phòng của một Tổng công ty, hãy thiết kế một văn phòng theo
xu hướng hiện đại.

9. Phân tích những nội dung cơ bản trong công tác hậu cần
 Trang thiết bị
 Phương tiện GT
 Cơ sở vật chất
 Quản lý chi tiêu kinh phí
 Quản lý tài sản
 Đảm bảo điều kiện làm việc
 Công tác khác

Chương 2: Quản trị văn phòng

1. Khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng? Phân biệt điểm giống và
khác nhau giữa hai khái niệm này.
*Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra.
Các chức năng của quản trị:
 Hoạch định (planning): xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt
động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích
hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.
 Tổ chức: (organizing): lựa chọn, bồi dưỡng và sắp xếp nhân sự theo một cơ cấu,
bộ phận phù hợp để đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu. Xác định
nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm các cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa các cá
nhân, bộ phận đó.
 Lãnh Đạo (leading): Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên thực hiện cụ
thể động viên, khuyến khích nhân viên.
 Kiểm soát (control ling): Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết quả của từng
công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình, kế hoạch, áp dụng các biện
pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt).
*Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các
hoạt động xử lý thông tin.
Các chức năng quản trị HC-VP
 Hoạch định công việc hành chính
 Tổ chức công việc hành chính
 Lãnh đạo công việc hành chính
 Kiểm soát công việc hành chính
 Thực hiện dịch vụ hành chính
Như vậy, Quản trị HC-VP trước hết phải thực hiện các chức năng quản trị(phòng, ban
nào cũng có), và bổ sung thêm chức năng dịch vụ hành chính (chỉ có ở phòng hành
chính). Hoạt động của DN ví như 1 chiếc xe ô tô, thì các chức năng dịch vụ HCVP là 4
bánh xe.

2. Hoạch định là gì? Nêu tầm quan trọng của hoạch định hành chính văn phòng?
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế
hoạch và chương trình hành động để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã để ra.
Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản trị ảnh hưởng đến các chức năng
khác.
Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản:
 Hoạch định gắn liền với dự báo do đó phải chấp nhận một độ sai lệch nhất định.
 Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại.
 Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có hoạch định dài hạn hay hoạch định
ngắn hạn.
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và
xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính doanh nghiệp
thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.

3. Tuần này Công ty bạn có một đoàn khách quan trọng đến tham quan và học hỏi
kinh nghiệm, Giả sử, bạn là thư ký Giám đốc của công ty hãy trình bày các việc cần
làm khi khách đến thăm Công ty.
Các việc cần làm:
 Chuẩn bị kế hoạch, kịch bản chương trình cho buổi tham quan
 Thông tin đến các phòng ban liên quan về buổi tham quan (vì đoàn khách sẽ tới
thăm từng phòng ban)
 Chào đón khách khi đến thăm công ty
 Chịu trách nhiệm buổi tham quan diễn ra suôn sẻ
 Tiễn đoàn tham quan khi ra về

1. Theo bạn, ngoài những tiêu chuẩn được nêu ở trên, người chánh văn phòng còn
cần những tiêu chuẩn nào nữa. Tại sao?

2. Nếu bạn là một giám đốc, bạn muốn bổ nhiệm lãnh đạo văn phòng, bạn sẽ chọn ai
sau đây và tại sao?
b)Nhân viên văn phòng giỏi;
c)Điều động và/hoặc bổ nhiệm một cán bộ giỏi của một phòng ban khác;
d)Tuyển dụng từ bên ngoài.

1. Theo bạn, ngoài những tiêu chuẩn được nêu ở trên, người thư ký VP còn cần
những tiêu chuẩn nào nữa. Tại sao?
2. Nếu bạn là một giám đốc, bạn muốn chọn một người thư ký riêng thì bạn sẽ chọn
ai sau đây và tại sao? Cho cả hai trường hợp giám đốc là nam hoặc nữ.
c)Nhân viên văn phòng giỏi hoặc nhân viên của một phòng ban khác được đánh giá
là giỏi;
d)Một lãnh đạo văn phòng hoặc một cán bộ giỏi của một phòng ban khác;
e)Tuyển dụng từ bên ngoài.

Chương 3: Quản trị thời gian, lập kế hoạch công việc

1.Khái niệm quản trị thời gian? Tại sao cần phải quản trị thời gian?
Quản trị thời gian: Là sử dụng hiệu quả thời gian có được (resource) cho một mục tiêu
nhằm đạt được lợi ích tối đa và nằm trong kế họach đã được dự định trước.
Cần quản trị thời gian vì thời gian là một tài nguyên vô giá. Chúng ta không thể tạo ra nó
những có thể quản lý nó thông quan quản lý công việc.

2.Hãy trình bày các nguyên nhân làm mất thời gian? Ngoài 15 nguyên nhân kể trên,
bạn còn có thể chỉ ra nguyên nhân nào nữa?
Làm việc không có kế hoạch Sửa sai
Các mục đích không rõ ràng Trì hoãn công việc
Đặt quá nhiều mục tiêu Mất thời gian chờ đợi
Giám sát quá chặt chẽ Dự các cuộc họp vô bổ
Lo lắng thái quá Nghỉ sớm
Có quá nhiều công việc giấy tờ Tức giận
Theo chủ nghĩa hoàn hảo Có quá nhiều giao tiếp xã hội
Vòng vo

3.Các biện pháp quản trị thời gian?

Đọc có chọn lọc
Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày
Ưu tiên hoá các công việc
Ngăn nắp
Làm nhiều việc không quan trọng cùng
Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ
Chia nhỏ các công việc lớn
Xác định 20% công việc quan trọng
Dành thời gian tốt cho công việc quan
trọng
 một lúc Dành một thời gian không bị quấy rầy

4.Cho ví dụ về một thói quen có thể giúp ích bạn trong việc quản lý thời gian?

5. Cho một ví dụ về việc bạn đã bị mất thời gian do không biết cách quản lý tốt thời
gian, nêu nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục?

6. Hãy trình bày phương pháp tiết kiệm thời gian khi tiếp khách?

7. Làm cách nào để tiết kiệm thời gian trong giao tiếp qua điện thọai và trong hội
họp?

8.Hãy bình luận câu danh ngôn về thời gian mà bạn thích nhất?

9.Bạn có để những công việc thường lệ chiếm hết thời gian trong ngày của bạn
không? Nếu có, hãy viết những mục tiêu dài hạn mà bạn có thể đã bỏ qua vì việc
này.

10.Vì sao phải thực hiện 5S văn phòng? Trình bày ngắn gọn các bước khi thực hiện
5S trong văn phòng
Cần thực hiện 5S văn phòng vì:
 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu đối với mọi người, thực hiện dễ
dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém.
  5S không những giúp cho các công ty nâng cao được chất lượng hoạt động mà còn
giúp mọi người nâng cao được khả năng để đem lại sự phát triển cho công ty và
làm giảm lãng phí cho doanh nghiệp.
Các bước thực hiện 5S trong văn phòng:
S1 – Sàng lọc
 Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết.
 Loại bỏ những thứ không cần thiết.
 Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết.
S2 – Sắp xếp
 Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để dễ tìm,
dễ thấy
 Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ
 Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc, công nhân… sao cho tiến trình làm việc trôi
chảy
S3 – Sạch sẽ
 Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ sạch sẽ
 Hạn chế nguồn gây dơ bẩn, bừa bãi.
 Lau chùi có “Ý THỨC”
S4 – Săn sóc
 Duy trì thành quả đạt được.
 Liên tục thực hiện 3S mọi lúc, mọi nơi.
S5 – Sẵn sàng
Tự giác, tự nguyện thực hiện và duy trì 3S: Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ.

Chương 4: Quản trị thông tin

1. Thế nào là quản trị hệ thống thông tin?

Thông tin: Là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể,
giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt mục đích
mong muốn.
Hệ thống thông tin: Là một tập hợp gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm,
dữ liệu … thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong
tập hợp ràng buộc là môi trường.
Hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin quản lý và một hệ thống chức năng thực
hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều
khiển, phân tích các vấn đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức.

2. Bạn hiểu thế nào về mạng LAN (Local Area Network)?

LAN hay Local Area Network là một hệ thống mạng máy tính cho phép các thiết bị kết
nối và giao tiếp với nhau để chia sẻ dữ liệu. Kết nối trong mạng LAN thường được thiết
lập thông qua cáp mạng hoặc kết nối không dây (Wi-Fi) trong một khu vực giới hạn nhất
định. Đó có thể là văn phòng, nhà riêng, hoặc trường học.

3. Những hình thức văn bản nào được xem là văn bản điện tử?
Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa
từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Văn bản
điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định
của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

Chương 5: Soạn thảo văn bản

1. Trình bày khái niệm và phân lọai văn bản?

“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật
theo quy định.
 “Văn bản quy phạm pháp luật” là văn do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo thủ tục, trình tư luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm
điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. (Bao gồm: luật,
pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị quyết liên tịch, nghị định, quyết định, chỉ thị,
thông tư, thông tư liên tịch)
 “Văn bản hành chính” dùng để chuyển đạt những thông tin trong hoạt động quản
lý nhà nước như công bố, thông báo 1 chủ trương, 1 quyết định hay nội dung và
kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, ghi chép lại các ý kiến kết luận của hội
 nghị, thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau, hoặc giữa
Nhà nước với tổ chức và công dân. (nghị quyết cá biệt, quyết định cá biệt, chỉ thị,
quy chế, quy định, thông báo, chương trình, kế hoạch, công văn, công điện,…)

2. Trình bày tính chất và những qui định về nội dung, hình thức của văn bản?
Về nội dung
 Phải có mục đích rõ ràng.
 Nội dung phải hợp hiến, hợp pháp.
 Đảm bảo tính khoa học.
 Phải có tính khả thi.
Về bố cục
 Phần mở đầu
 Phần nội dung
 Phần kết thúc
Về văn phong, ngôn ngữ
 Đảm bảo tính chính xác, rõ ràng.
 Đảm bảo tính phổ thông, đại
chúng.
 Đảm bảo tính khách quan.
 Đảm bảo tính trang trọng lịch sự.
 Đảm bảo tính khuôn mẫu.
Về hình thức, thể thức
 Hình thức văn bản phải phù hợp
với nội dung từng loại văn bản.
 Thể thức: trình bày theo quy định
của pháp luật hiện hành.
Trình bày thể thức văn bản
 Theo qui định tại Thông tư số:
01/2011/TT/BNV ngày 19/01/2011
và TT số 01/2019/TT/BNV ngày
24/01/2019 do Bộ Nội vụ ban hành.
 Theo NĐ số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 về công tác văn thư.

3. Khi sọan thảo và ban hành văn bản cần lưu ý những điều gì?

4. Khái niệm, các lọai, bố cục của một công văn?

5. Khái niệm, các lọai thông báo, báo cáo?

6. Khi sọan thảo báo cáo cần lưu ý những điều gì?

7. Trình bày cơ cấu của một bản báo cáo?

8. Trình bày khái niệm, kết cấu của tờ trình?

9. Trình bày khái niệm, các lọai biên bản?

10. Trình bày khái niệm và cơ cấu của một quyết định?

11. Khái niệm, đặc điểm và ngôn ngữ của hợp đồng kinh tế?

12. Khái niệm, các lọai và yêu cầu của đơn từ?

13. Là thư ký, anh/chị hãy sọan thảo cho Giám đốc một công văn mời họp, một công
văn chỉ đạo về công tác phòng chống lụt bão?

14. Hãy sọan một quyết định tiếp nhận công tác và một biên bản họp bình bầu thi
đua?

15. Hãy thảo một báo cáo công việc mà bạn đã được phân công thực hiện?

16. Hãy thảo một hợp đồng mua bán 10 bộ máy vi tính giữa cơ quan bạn và Cty
điện tử IBM Việt Nam?

17. Hãy thảo một đơn đề nghị nhà trường miễn giảm học phí năm học ... cho bản
thân?

18.Hãy soạn thảo các QĐ: Tuyển dụng, Bổ nhiệm, Khen thưởng, Kỷ luật.

19. Bạn là Thư ký Giám đốc Công ty ABC có trụ sở tại 20 Điện Biên Phủ, Q3,
Thành phố Hồ Chí Minh, Công ty bạn sắp chuyển sang trụ sở mới tại 40 Nguyễn
Hữu Thọ, Quận 7, Thành phố HCM từ ngày 20/10/202X. Hãy soạn thảo thông báo
về việc di dời trụ sở trên.
Chương 6: Công tác văn thư – quản lý hồ sơ tài liệu

1. Trình bày tiến trình xử lý văn bản đi?

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản giấy và văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban
hành.
 Cấp số, thời gian ban hành văn bản
 Đăng ký văn bản đi
 Đối với VB giấy: nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ mức độ mật, mức
độ khẩn
Đối với VB điện tử: ký số của cơ quan, tổ chức
 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
 Lưu văn bản đi

2. Trình bày tiến trình xử lý văn bản đến?

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản giấy và văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức nhận
được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
 Tiếp nhận và phân loại VB đến
 Đăng ký VB đến
 Trình, chuyển giao VB đến
 Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến

3. Vẽ lưu đồ quy trình văn bản đến, đi. Phân tích các bước trong quy trình.
4. Việc tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật được thực hiện như thế nào?

5. Khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ và công tác lập hồ sơ?

- Hồ sơ là một văn bản, một tập hợp các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một sự
việc, một vấn đề, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác
giả được hình thành trong qúa trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm
vụ cụ thể của một cơ quan, một cá nhân.
- Công tác lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu thành từng vấn đề, từng

vụ việc hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ cho công việc trước mắt và nghiên cứu
sau này.

6. Mục đích, vai trò của công tác lập hồ sơ?

Vai trò: Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác giải quyết quản lý văn bản (Công tác
văn thư) và là khâu then chốt của công tác lưu trữ. Đây là công việc cần thiết vì:
 Giúp cho mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản khoa học, thuận tiện cho việc
nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công việc.
 Quản lý chặt chẽ, giữ gìn công văn giấy tờ (tránh lập hồ sơ trùng lặp, tránh bỏ sót
văn bản hoặc lưu giữ văn bản giấy tờ không cần thiết).
  Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan.
 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu.

7. Công tác lập hồ sơ được thực hiện như thế nào?

 Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ (tổng hợp hoặc theo đơn vị tổ chức)
 Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ : theo vấn đề và theo đơn vị tổ chức
 Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ phải rõ ràng, ngắn gọn và phản ánh
khái quát nội dung hồ sơ làm cơ sở cho việc chọn lựa tài liệu đưa vào hò sơ.
 Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ :Các đề mục lớn nhỏ của từng hồ sơ trong danh
mục đều phải có số, ký hiệu để xác định vụ trí của chúng nhằm thuận tiện cho việc
tra cứu, sử dụng. Ký hiệu hồ sơ thường có hai phần: phần chữ và phần hồ sơ
 Bước 5: Phân công người lập hồ sơ
 Bước 6: Xác đinh thời hạn bảo quản hồ sơ : năm bảo quản, thời hạn bảo quản

8. Trình bày trách nhiệm tổ chức công tác lập hồ sơ?

9. Khái niệm công tác lưu trữ? Tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu ? Vẽ lưu đồ quy
trình khai thác hồ sơ, tài liệu (HS, TL đã lưu trữ) trong văn phòng

10. Trình bày vai trò, tính chất công tác lưu trữ?

11. Hãy nêu cách bảo quản tài liệu lưu trữ?

12. Hãy nêu cách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ?

13. Hãy cho biết những thay đổi trong Luật Doanh nghiệp năm 2020 về việc thiết kế,
sản xuất, quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức?

14. Trình bày nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu? Ý nghĩa và tác dụng của con
dấu?
Chương 7: Tổ chức các hoạt động giao tiếp, lễ tân

1. Hãy trình bày khái niệm lễ tân và vai trò của công tác lễ tân?
Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa
các đối tác, tổ chức, cá nhân với nhau. Các hoạt động này diễn ra trong nội bộ một tổ
chức; giữa các tổ chức trong một nước hoặc giữa các nước.
Vai trò của lễ tân:
 Lễ tân không phải là nội dung chủ yếu trong hoạt động đối ngoại nhưng là công cụ
rất quan trọng, cần thiết;
 Tổ chức tốt công tác lễ tân sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách;
 Đây là cơ sở rất quan trọng để tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công
tác, đặc biệt trong kinh doanh.
 Tổ chức tốt công tác lễ tân sẽ tiết kiệm thời gian làm việc của lãnh đạo...

2. Các nguyên tắc cơ bản của họat động lễ tân?

 Ngày, giờ tiếp khách của cơ quan, đơn vị phải được ghi rõ ràng, chính xác.
 Khách từ nơi xa đến ăn nghỉ tại cơ quan, được qui định theo các chế độ cụ thể.
 Việc bố trí ăn, ở, phục vụ khách khi họ ở lại cơ quan phải được thực hiện một cách
chu đáo.
 Việc tiếp khách của giám đốc, phó giám đốc, các đơn vị phải được phân công rõ
ràng.
 Tiếp nhiều khách không có gíam đốc thì thư ký đảm nhiệm việc tiếp khách. Có
giám đốc thì thư ký chỉ đón khách và phục vụ theo yêu cầu của giám đốc.
 Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách, nắm chắc các qui định nói trên để phổ
biến cho các đơn vị và duy trì việc tổ chức thực hiện đúng qui định đó.

3. Các phương thức giao tiếp trong họat động lễ tân?

a. Giao tiếp bằng ngôn ngữ: Giao tiếp bằng ngôn ngữ là dùng tiếng nói và chữ viết để
trao đổi thông tin. Người phát phải đưa ra một bản thông điệp chuẩn xác dưới dạng âm
thanh hoặc ký tự. Các nhân vật tham gia giao tiếp cần tuân thủ những qui luật chung về
luật phát âm và luật chữ viết.
 Chức năng của ngôn ngữ là :
 Thông báo: truyền đạt thông tin.
Tác động: khuyến khích, ngăn cản, giải thích, bày tỏ.
Diễn cảm: thể hiện tình cảm, thái độ, cảm xúc.
 Cấu trúc của ngôn ngữ:
Cấu trúc bề mặt (hình thức) lắp ghép các chữ cái.
Cấu trúc ngữ nghĩa (nội dung) mang thông tin của ngôn ngữ.
 Đặc trưng cơ bản của ngôn ngữ:
Ngôn ngữ mang đặc trưng văn hóa của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc.
Ngôn ngữ mang đặc trưng tâm lý của mỗi cá nhân, thể hiệtn tính khí và nhân cách
của người sử dụng, tác động trực tiếp đến tâm lý người nghe.
b. Giao tiếp cận ngôn ngữ: Dùng cử chỉ, động tác kèm theo lời nói. Ví dụ cô giáo vừa
giảng bài địa lý vừa dùng tay chỉ bản đồ; Hướng dẫn viên hàng không làm động tác thị
phạm về cách thóat hiểm khi máy bay gặp sự cố.
c. Giao tiếp phi ngôn ngữ
 Trang phục
 Nét mặt
 Tư thế
 Cử chỉ, hành vi
 Khoảng cách
 Khung cảnh tự nhiên và khung cảnh xã hội.

4. Vai trò, nhiệm vụ của thư ký trong việc đón tiếp khách?
Vai trò của thư ký là hết sức quan trọng trong việc tiếp khách của cơ quan, công ty. Vì
người thư ký là những đại diện đầu tiên của cơ quan đối với khách. Thư ký là người đón
khách và trực tiếp giải quyết yêu cầu của một số lượng lớn khách xin gặp giám đốc. Ấn
tượng đầu tiên của thư ký trong con mắt của khách ảnh hưởng tới công tác của cơ quan.
Nếu tạo ra ấn tượng ban đầu tốt thì giải quyết những công việc sau này sẽ thuận lợi và
ngược lại. Thư ký phải biết phân loại khách, chọn lọc giúp thủ trưởng để không tốn phí
thời gian. Thư ký trực tiếp giải quyết yêu cầu của số lượng lớn khách xin gặp giám đốc.

5. Họat động của thư ký khi đón tiếp khách tại cơ quan?
 Chuẩn bị tiếp khách
 Đón tiếp và chào hỏi
 Tạo điều kiện tốt nhất (có thể) cho khách
 Tìm hiểu mục đích viếng thăm của khách
  Tiến hành giải quyết công việc
 Tạm biệt khách

6. Thư ký xử lý như thế nào khi đang giải quyết một vấn đề trên điện thọai thì có
một người khách bên ngòai bước vào xin được gặp giám đốc?

7. Thư ký xử lý như thế nào khi có một người khách đến yêu cầu được gặp giám đốc
nhưng không chịu cho biết tên và cũng không cho biết mục đích gặp để làm gì mà
chỉ nói là người quen?

8. Xử lý tình huống như thế nào nếu khách đến xin gặp giám đốc nhưng không có
hẹn trước?

9. Khi đến giờ họp giao ban mà khách vẫn còn ngồi trong phòng của giám đốc, thư
ký có cách nào để giám đốc kết thúc cuộc tiếp khách hay không?

10. Thế nào là khách nội bộ?

Khách nội bộ bao gồm:
 Cán bộ nhân viên trong các đơn vị của cơ quan đến liên hệ công tác hoặc gặp lãnh
đạo vì việc riêng.
 Lãnh đạo cấp trên, các đơn vị trực thuộc...

11. Đặc điểm, yêu cầu khi tiếp khách qua điện thoại?
Đặc điểm:
 Điện thoại là 1 phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích giữa
hai cơ quan, đơn vị hoặc giữa hai cá nhân.
 Điện thoại đang được xem là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi...
 Phong cách giao tiếp qua điện thoại phản ánh nhân cách của người giao tiếp.
Yêu cầu:
 Nói giọng bình thường
 Nói với tốc độ vừa phải
  Chọn đúng chữ
 Nói thấp giọng xuống
 Nhấn mạnh một vài chữ
 Giọng nói cần có âm điệu.
 Lịch sự, mỉm cười trong lúc nói chuyện.

12. Trình bày nghệ thuật ứng xử khi nghe và gọi điện thoại?
Khi nghe điện thoại
 Trả lời ngay
 Tự xưng danh
 Ghi số điện thoại và tên khách hàng.
 Ghi lại lời nhắn (nếu có)
 Biết cách trả lời trong các trường hợp đặc biệt:
Trường hợp giám đốc bận.
Trường hợp cho người gọi biết tin tức.
Trường hợp để lại lời nhắn.
Chuyển đường dây
Kết thúc cuộc điện đàm
Khi gọi điện thoại
 Chuẩn bị trước nội dung.
 Tìm số điện thoại ghi nhanh ra giấy.
 Bấm số điện thoại cẩn thận.
 Tự xưng danh.
 Trình bày rõ mục đích cuộc gọi.
 Kết thúc cuộc gọi.

13. Thư ký tiếp khách qua điện thoại phải như thế nào?

14. Hãy nêu 5 tình huống nên trả lời và không nên trả lời khi nghe điện thoại gọi
đến?

15. Tìm 5 câu ca dao, tục ngữ nói lên cách nói năng, giao tiếp trong xã hội Việt nam
và bình luận về những câu đó?
16. Thư ký xử lý như thế nào khi có khách gọi điện thoại đến không giới thiệu về
mình mà chỉ khai thác những vấn đề của công ty và những người trong công ty?

17. Thư ký xử lý tình huống ra sao khi: (cả bên ngoài và trên điện thoại)
Giám đốc không muốn tiếp nhưng khách thì vẫn cứ khăng khăng đòi gặp?
Vấn đề khách đưa ra đã được thư ký giải quyết tốt, nhưng khách vẫn cứ khăng
khăng đòi gặp giám đốc?
Khách có thái độ hách dịch hoặc bất nhã?
Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của tiệc chiêu đãi?

18. Trình bày cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị?
* Vị trí khách ngồi
Theo thông lệ người ta xếp người quan trọng nhất ở bên phải chủ nhân rồi người quan
trọng th ứ hai ở bên trái và cứ như thế xen kẽ tiếp theo. Tuy nhiên nếu chủ và khách vì lý
do thể chất nào đó (ví dụ thuận tay trái hay nặng tai…) thì người ta có thể bố trí ngồi đối
diện nhau hoặc thay đổi vị trí và kín đáo thông báo cho các vị khách kkhác.
* Bố trí chỗ ngồi tại hội nghị
Sắp xếp một phòng hội nghị sẽ có ảnh hưởng đến tiến trình hội nghị. Phòng họp phải đủ
rộng để có cự ly thuận tiện cho các đại biểu và những người tháp tùng đi lại dễ dàng. Tên
và chức danh của các khách mời đại biểu được ghi ở cả hai mặt của tấm các đặt ở trên
bàn để mỗi đại biểu tìm được chỗ của mình và mọi người biết đại biểu đó là ai

19. Trình bày các hình thức đãi khách?

Các hình thức:
 Giải khát trong tiếp khách: Trong mọi cuộc họp tiếp khách của cơ quan và trong
các cuộc họp đều phải quan tâm đến giải khát. Đây là môi trường thích hợp cho
việc thảo luận bàn bạc công việc. (Có 3 hình thức: tiếp nước trà, tiếp nước giải
khát, tiếp rượu)
  Đặt tiệc tiếp khách: Tùy theo từng loại khách, phong tục tập quán của khách mà
đặt tiệc cho phù hợp. Tùy theo mỗi loại tiệc mà sắp xếp thứ tự các món ăn và uống
khác nhau (tiệc Âu, tiệc Á, tiệc đứng/ngồi).

20. Trình bày cách sắp xếp chỗ ngồi trong bữa tiệc chiêu đãi?

21. Tìm 5 câu ca dao, tục ngữ nói lên qui ước xã hội ở Việt nam đối với văn hóa ẩm
thực trong việc đãi khách?

Chương 8: Tổ chức, điều hành các cuộc hội họp

1. Hãy phân biệt và phương cách tổ chức các cuộc họp không nghi thức với tổ chức
các cuộc họp có theo nghi thức.
*Cuộc họp không nghi thức:
 Họp giao ban
 Họp tham mưu, tư vấn
 Họp triển khai công việc
 Họp chuyên môn
 Họp lãnh đạo - nhân viên
*Cuộc họp theo nghi thức:
 Họp cấp trên – cấp dưới
 Họp tổng kết
 Lễ kỷ niệm
 Hội nghị, hội thảo
 Đại hội
*Tổ chức cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức (do các cấp quản trị trong cơ
quan, doanh nghiệp triệu tập)
 Đăng kí phòng họp (thư kí)
 Thông báo lịch trình cho người tham dự (mời người tham dự qua lịch công tác,
điện thoại, trực tiếp, emial… + thông báo lịch trình cuộc họp + yêu cầu mang theo
tài liệu cần thiết)
 Chuẩn bị tài liệu, dụng cụ nghe nhìn (slides, máy chiếu, video, bảng viết,…)
  Chuẩn bị nước giải khát (phục vụ trà/nước suối nếu cuộc họp ngắn, teabreak/nước
để sẵn trên bàn nếu cuộc họp dài)
 Cử người ghi biên bản và theo dõi (biên bản ghi ý chính và tóm tắt > thư kí)
*Tổ chức cuộc họp trang trọng theo nghi thức (cuộc họp quy mô lớn, quan trọng, thành
viên có ý kiến khác nhau, các thành viên cần đưa ra quyết định có tính chất pháp lý)
 Giai đoạn chuẩn bị (xđ nội dung cần phải giải quyết, thành phần tham gia,
ngày/tháng/thời gian tiến hành cuộc họp)
 Giai đoạn tiến hành – phần nghi thức (đón tiếp đại biểu, phân phát văn kiện tài
liệu, quyết định của chủ tịch đoàn và thư kí đoàn, khai mạc cuộc họp)
 Giai đoạn tiến hành – phần chính thức (tiến hành các bước theo nội dung chính
của cuộc họp, thông qua nghị quyết, diễn văn tổng kết của chủ tọa, kết luận vấn
đề, kêu gọi mn cùng thực hiện nghị quyết, bế mạc)
 Giai đoạn sau khi kết thúc hội nghị (thực hiện hđ trao trả/bàn giao, thanh quyết các
khoản chi phí phục vụ cuộc họp, xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện nội
dung nghị quyết từ cuộc họp, thanh kiểm tra tiến độ thực hiện, đánh giá kết quả
thực hiện)

2. Trình bày cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị?
– Vị trí của chủ tọa luôn cách xa cửa ra vào nhất và có thể bao quát toàn bộ phòng họp:
Điều này để chủ tọa có thể kiểm soát cuộc họp dễ dàng, không phải ngoái lại nhìn khi có
người đi vào, tránh sự mất tập trung bởi những hoạt động có thể xảy ra như lễ tân vào
tiếp nước, rót trà…
– Các vị trí quan trọng sẽ ở gần chủ tọa, các vị trí càng xa càng kém quan trọng.
– Ghế của chủ tọa thường là một chiếc ghế riêng, không giống các ghế còn lại, có lưng
ghế cao hơn các ghế khác, điều này thể hiện uy quyền của chủ tọa.
– Những người tham gia cần có tầm quan sát bao quát trong phòng, đặc biệt vị trí bảng và
người chủ trì cuộc họp.
– Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức
hoặc không chính thức), …cần lựa chọn địa điểm và loại bàn họp phù hợp:
 Bàn tròn: Bàn họp được làm tròn khuyến khích cộng tác và không phân cấp, biểu
hiện cho mối quan hệ bình đẳng, thoải mái, thân tình. Hình dạng bàn tròn này lý
tưởng cho môi trường làm việc cộng tác, các cuộc họp xây dựng nhóm và các
nhóm lập kế hoạch chiến lược vì nó thúc đẩy một mục tiêu chung. Dáng bàn tròn
được dùng nhiều trong các cuộc họp nhóm nhỏ, chủ yếu thảo luận đưa ra ý tưởng.
  Bàn hình chữ nhật: Dáng bàn hình chữ nhật biểu hiện cho quyền lực của người
đứng đầu, bàn càng dài thì quyền lựa càng lớn. Dáng bàn này được sử dụng trong
các phòng ban điều hành hơn là các phiên hợp tác.
 Bàn chữ U: Bàn họp hình chữ U tập trung vào vị trí lãnh đạo, rất có lợi trong các
bài thuyết trình kinh doanh, hội thảo video hoặc trình diễn sản phẩm. Người trình
bày sẽ luôn có thể dễ dàng trao tài liệu cho cả hai bên của bàn, trong khi vẫn duy
trì các yêu cầu gặp mặt trực tiếp cho một nhóm người tham dự lớn. Những loại
bàn này có thể tiết kiệm rất nhiều không gian và hiệu quả này có thể mang lại cho
căn phòng một cảm giác thoải mái, dễ chịu.
 Bàn Oval: Dáng bàn họp oval sẽ giúp bạn tăng tính kết nối, duy trì tâm trạng tích
cực trong thời gian họp. Mọi người dễ dàng trao đổi, quan sát nhau, trao đổi,
tương tác với nhau tốt nhất, không có sự tách biệt quá lớn để ai cũng được tự do,
thoải mái hơn. Mặt khác, dáng bàn này làm giảm đi tính chất căng thẳng của cuộc
họp, kích thích tư duy, sáng tạo, tăng hiệu quả làm việc.Vì vậy, những cuộc họp
nhóm, hội thảo thì nên sử dụng mẫu bàn này.
Dáng bàn chữ nhật, chữ U và Oval được ưa chuộng trong các phòng họp lớn, đông người,
giúp hài hòa với không gian cũng như tăng hiệu quả làm việc của người tham dự.
– Một số cách sắp xếp:
a. Số lượng hai người
 Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hỗ trợ”: nếu muốn thể hiện sự hổ trợ, hãy ngồi vuông góc
với người kia. Điều này giúp phá vỡ rào cản và cho phép nhìn vào mặt nhau.
 Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hợp tác”: ngồi kề người đó để thể hiện sự hợp tác. Cách
ngồi này thể hiện ý kiến của hai người là giống nhau.
 Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “đối kháng”: ngồi đối diện để tạo khỏang cách giữa hai
người. Vị trí này giúp việc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn.
b. Nhóm làm việc
Khi sắp xếp cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với hai kiểu bàn:
 Nếu dự kiến có thương thảo hay đối kháng thì hãy chọn bàn hình chữ nhật để hai
bên có thể ngồi ở hai phía, người chủ trì trung lập ngồi ở vị trí giữa của một bên.
 Để thực hiện mức độ cấp bậc cao thấp trong một cuộc họp, hãy để người chủ trì
ngồi ở đầu bàn hình chữ nhật và xếp những người khác theo thứ tự giảm dần của
cấp bậc. Người kém quan trọng nhất ngồi xa người chủ trì nhất.
 Đối với cuộc họp không chính thức và không phân biệt cấp bậc, mọi người đều có
thể thảo luận tự do thoải mái, hãy chọn bàn tròn để mọi người có thể ngồi ở vị trí
như nhau.
c. Số lượng đông
Nếu cuộc họp có một số lượng người đáng kể tham gia được tổ chức trong thính phòng
hay trong phòng lớn, hãy thu xếp cho mọi người ngồi theo từng dãy đối diện với người
chủ trì.

3. Lịch trình/Chương trình kế họach là gì?

Trong quản trị văn phòng, lịch trình/chương trình kế hoạch là một tài liệu mô tả các hoạt
động, sự kiện hoặc nhiệm vụ cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Lịch
trình/chương trình kế hoạch có thể được lập cho một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ
chức.
Lịch trình/chương trình kế hoạch có vai trò quan trọng trong quản trị văn phòng, giúp:
 Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu suất trong công việc. Lịch trình/chương trình kế
hoạch giúp phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý, tránh lãng phí thời gian và công
sức.
 Tăng cường sự phối hợp và hợp tác giữa các cá nhân, bộ phận. Lịch trình/chương
trình kế hoạch giúp các bên liên quan nắm rõ các công việc cần thực hiện và thời
hạn hoàn thành, từ đó phối hợp và hợp tác hiệu quả hơn.
 Giúp theo dõi và đánh giá tiến độ công việc. Lịch trình/chương trình kế hoạch giúp
theo dõi sát sao tiến độ công việc, phát hiện và khắc phục kịp thời những vấn đề
phát sinh.
Lịch trình/chương trình kế hoạch có thể được lập theo các cách khác nhau, tùy thuộc vào
mục đích và yêu cầu cụ thể. Tuy nhiên, thông thường, lịch trình/chương trình kế hoạch
bao gồm các nội dung sau:
 Tiêu đề: Tiêu đề cần nêu rõ tên của lịch trình/chương trình kế hoạch, thời gian bắt
đầu và kết thúc.
 Mục tiêu: Mục tiêu cần nêu rõ những kết quả mong muốn đạt được sau khi thực
hiện lịch trình/chương trình kế hoạch.
 Các hoạt động, sự kiện hoặc nhiệm vụ cần thực hiện: Các hoạt động, sự kiện hoặc
nhiệm vụ cần thực hiện cần được liệt kê đầy đủ, chi tiết, bao gồm tên, thời gian bắt
đầu, thời gian kết thúc, người phụ trách và nguồn lực cần thiết.
 Thời hạn hoàn thành: Thời hạn hoàn thành cần được xác định rõ ràng cho từng
hoạt động, sự kiện hoặc nhiệm vụ.
 Mức độ ưu tiên: Mức độ ưu tiên cần được xác định cho từng hoạt động, sự kiện
hoặc nhiệm vụ để đảm bảo thực hiện các công việc quan trọng trước.
Khi lập lịch trình/chương trình kế hoạch, cần lưu ý một số vấn đề sau:
  Tính chính xác: Lịch trình/chương trình kế hoạch cần được lập dựa trên thông tin
chính xác, cập nhật.
 Tính khả thi: Lịch trình/chương trình kế hoạch cần đảm bảo tính khả thi, có thể
thực hiện được trong thực tế.
 Tính linh hoạt: Lịch trình/chương trình kế hoạch cần có tính linh hoạt, có thể điều
chỉnh khi cần thiết.
Việc lập và thực hiện lịch trình/chương trình kế hoạch là một kỹ năng quan trọng cần có
của người quản trị văn phòng. Kỹ năng này giúp người quản trị văn phòng đảm bảo hiệu
quả và hiệu suất trong công việc, tăng cường sự phối hợp và hợp tác giữa các cá nhân, bộ
phận, và theo dõi, đánh giá tiến độ công việc.

4. Lịch trình/Chương trình nghị sự là gì?

Lịch trình nghị sự rất quan trọng, đó là một bảng danh sách các đề mục nghị sự theo thứ
tự. Thông thường lịch trình nghị sự của các công ty kinh doanh làm theo thứ tự sau:
 Yêu cầu ổn định trật tự
 Thông báo và giới thiệu thành viên mới và quan khách
 Đọc và phê chuẩn biên bản cuộc họp trước
 Các bản báo cáo, tường trình của thanh tra tài chính, của các chuyên viên (cấp
quản trị) và các uỷ ban.
 Thảo luận về tình hình kinh doanh đã qua
 Thảo luận về tình hình kinh doanh sắp đến
 Kết thúc hoặc hoãn lại hôm sau.

5. Chi nhánh Ngân hàng Thương mại Cổ phần dự kiến tổ chức cuộc họp.
 Thời gian dự kiến ngày 5/6/201X (từ 8 giờ đến 11 giờ).
 Thành phần tham dự cuộc họp: Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc, Giám
đốc Chi nhánh và 50 thành viên thuộc Chi nhánh NH trên.
Nội dung chính của cuộc họp:
 Trưởng Chi nhánh, các Trưởng phòng, báo cáo kết quả hoạt động, kinh doanh của
các đơn vị mình trong 6 tháng đầu năm 202X.
 Các thành viên tham gia góp ý kiến về việc phát triển kinh doanh 6 tháng cuối
năm 202X.
Là người Quản trị văn phòng Anh/Chị hãy lập kế hoạch tổ chức cuộc họp:
  Xác định các công việc chuẩn bị để tổ chức cuộc họp?
 Dự kiến chương trình cho cuộc họp?

6. Giả sử bạn là thư ký Giám đốc công ty XYZ, 11 Nguyễn Lương Bằng, Quận 7,
TP.HCM. Hôm nay, Công ty tổ chức cuộc họp xét khen thưởng thi đua trong toàn
cơ quan tại phòng họp Giám đốc. Cuộc họp dưới quyền chủ toạ của Giám đốc (Vũ
Quốc Định). Hiện diện trong buổi họp đó có Trưởng phòng Nhân sự (Huỳnh Đức
Thiện), thư ký công đoàn (bà Lê Thu Anh). Cuộc họp bắt đầu từ 8 giờ sáng và kết
thúc lúc 11 giờ cùng ngày. Bạn hãy ghi biên bản cuộc họp nói trên.

Chương 9: Tổ chức các chuyến đi công tác

1. Trách nhiệm của thư ký trong việc sắp xếp chuẩn bị chuyến đi công tác của lãnh
đạo?

2. Trách nhiệm của thư ký trong thời gian lãnh đạo vắng mặt và khi lãnh đạo trở
về?

3. Ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ chuyến đi công tác?

4. Anh (Chị) được giao nhiệm vụ chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo của Anh
(Chị). Hãy trình bày những nội dung Anh (Chị) sẽ chuẩn bị cho chuyến đi công tác
đó ?

5. Bạn là Thư ký giám đốc của Công ty xuất nhập khẩu USB, bạn được cử đi công
tác cùng với Giám đốc sang các nước Bắc Á tìm thị trường trong thời gian sắp tới.
Hãy trinh bày những công việc chuẩn bị cũng như trách nhiệm của bạn trong
chuyến đi

6. Xây dựng lịch trình chuyến đi công tác đến Hà Nội bằng phương tiện hàng không,
thời gian 05 ngày.
7. Xây dựng lịch trình chuyến đi công tác đến Hàn Quốc bằng các phương tiện vận
chuyển khác nhau, trong đó phương tiện hàng không là chủ yếu, thời gian chuyến đi
là 07 ngày.

8. Lập kế họach tổ chức chuyến đi công tác tại Hà nội để dự hội nghị tổng kết
ngành. Nơi đến là trụ sở Tổng Liên đoàn Lao động Việt nam, từ ngày 25/10/2023
đến 30/10/2023, bao gồm Hiệu trưởng và các trưởng đơn vị của Trường, có chuẩn bị
một báo cáo về phương án thành lập thêm cơ sở đào tạo trên địa bàn Tây Nguyên.

9. Sọan một kế họach công tác cho lãnh đạo đi phổ biến nghị quyết đối với các đơn
vị cấp dưới.

10. Thảo một kế họach cho hiệu trưởng đi công tác ở Phú Yên và Lâm Đồng để hợp
đồng đào tạo.

11. Hãy thiết kế một chương trình hội thảo về đổi mới công tác đào tạo?

Chương 10: Kiểm tra công việc hành chính văn phòng

1. Trong văn phòng thường kiểm tra các lĩnh vực gì? Phân tích các hình thức kiểm
tra trong các lĩnh vực trên.

2. Trình bày các nguyên tắc kiểm tra trong văn phòng.

3. Hãy lấy một ví dụ về kiểm tra công việc hành chính trong văn phòng công ty.

4. Công ty Ngôi Sao Xanh là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối sản
phẩm máy lọc nước gia đình. Trong thời gian gần đây Công ty nhận được rất nhiều lời
phàn nàn về chế độ chăm sóc, bảo dưỡng, sửa chữa máy lọc của khách hàng. Đặc thù của
sản phẩm là sau khi bán cho khách hàng thì chế độ sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ luôn
phải song hành. Khách hàng phàn nàn về thời gian, về quy trình thông báo.
Hiện nay nếu khách hàng có nhu cầu bảo dưỡng hay sửa chữa sản phẩm thì phải liên lạc
trực tiếp bộ phận trực tổng đài của văn phòng (bộ phận này chỉ nhận thông tin và không
tư vấn được gì cho khách hàng), sau đó bộ phận này sẽ đưa yêu cầu đến bộ phận kỹ thuật,
bộ phận kỹ thuật cử người gọi điện đến cho khách hàng để tư vấn và cử nhân viên đến
sửa chữa, bảo dưỡng máy lọc. Cả quy trình này mất khoảng 2-3 ngày, thời gian chờ đợi
đã làm cho khách hàng cảm thấy phiền phức.
Ban giám đốc đã nhận thấy những bất cập này nên đã giao cho Trưởng phòng Hành chính
tiến hành kiểm tra về quy trình chăm sóc khách hàng của Công ty. Đặt trường hợp Anh
(Chị) là Trưởng phòng hành chính, hãy xây dựng quy trình kiểm tra, tìm hiểu nguyên
nhân và đưa ra giải pháp nhằm khắc phục tình trạng trên.