Bctn - 1925106050118-Nguyễn Thị Cẩm Thy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT
KHOA KINH TẾ
***********
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU MUA HOA TẠI
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HOA THEO MÙA
Sinh viên thực hiện NGUYỄN THỊ CẨM THY

Lớp : D19LO02
Khoá : 2019 – 2023
Ngành : Logistic & Quản lý Chuỗi cung ứng
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Bùi Thành Tâm
Bình Dương, tháng 4/2023

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC THU HOA MUA TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HOA
THEO MÙA” là đề tài nghiên cứu của tôi dưới sự hướng dẫn của ThS. Bùi
Thành Tâm. Các số liệu, tài liệu và bảng biểu được sử dụng trong bài để
nghiên cứu, phân tích, nhận xét và đánh giá trong bài tiểu luận đều được lấy
từ các nguồn chính thống.
Ngoài ra, tài liệu có sử dụng các khái niệm, định nghĩa cũng như phân
tích đánh giá của các tác giả, các cơ quan, tổ chức khác đều được ghi rõ tại
phần tài liệu tham khảo . Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước đoàn khoa
và nhà trường.
i
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình trao dồi kiến thức ở trường Đại học Thủ Dầu Một, tôi
luôn nhận được sự chỉ dạy tận tình của các Thầy Cô không chỉ về kiến thức
nền tảng mà còn về kinh nghiệm nghề nghiệp. Được học tập tại trường chính
là niềm vinh hạnh và hạnh phúc của tôi.
Tôi xin gửi đến quý Thầy Cô trường Đại học Thủ Dầu Một một lời cảm
ơn sâu sắc và chân thành nhất. Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Th.S Bùi
Thành Tâm là người đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình học tập và
hoàn thành báo cáo một cách hoàn thiện nhất. Tôi xin chân thành cảm ơn thầy.
Tôi xin chân thành cảm ơn đến Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoa
Theo Mùa đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập tại đây, đặc biệt cảm ơn đến
các anh chị tại phòng chứng từ đã hỗ trợ trong việc cung cấp tài liệu cần thiết
cho bài báo cào này.
Tôi xin chân thành gửi những lời chúc tốt đẹp nhất đến thầy và các thầy
cô giảng viên trong trường Đại học Thủ Dầu Một và Công ty Trách nhiệm
hữu hạn HOA THEO MÙA luôn luôn thành công trong công việc và chân
thành cảm ơn
Tôi xin chân thành cảm ơn
ii
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ······································································· 1

1 LỜI NÓI ĐẦU ······································································· 1
2 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ····························································· 1
3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ························································2
4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ················································ 2
5 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU. ··················· 2
6 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI ···································································2
7 BỐ CỤC ĐỀ TÀI ···································································· 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA THU MUA TRONG
DOANH NGHIỆP ····································································· 4
1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG ····················································· 4
1.1.1 Khái niệm về hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp ·········· 4
1.1.2 Đặc điểm của hoạt động thu mua hàng hóa ··································4
1.2 VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA
···························································································· 5
1.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh
nghiệp. ··················································································· 5
1.2.2 Các phương thức mua hàng ···················································· 6
a. Căn cứ vào quy mô mua hàng ····················································· 6
b. Căn cứ vào vào thời hạn tín dụng ················································· 6
c. Căn cứ theo nguồn hàng ····························································7
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOA
THEO MÙA ············································································ 8
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA ·················· 8
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ···············································8
2.1.2 Hệ thống sơ đồ tổ chức ························································· 9
2.1.3 Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban ································ 9
2.2 Tổng quan về tình hình nhân sự tại công ty ·································· 19
2.3 Tổng quan về các sản phẩm của công ty ······································ 20
2.4 Phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ··························30
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA HOA
TẠI CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA ······································ 34
3.1 QUY TRÌNH THU MUA HOA ················································34
3.2.1 Quy trình thu mua hoa tại công ty ··········································· 38
iii
3.1.2 Mô tả chi tiết công việc thu mua hoa ········································42
3.1.3 Những hạn chế còn tồn đọng trong quy trình thu mua hoa ·············· 48
3.2 Quy trình thẩm định nhà cung cấp mới ······································· 49
3.3 Quy trình làm việc với kế toán và bộ phận thu mua ·························51
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRONG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG
TY TNHH HOA THEO MÙA VÀ KẾT LUẬN ·································52
4.1 GIẢI PHÁP VỀ MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG HẠN CHẾ TRONG QUY
TRÌNH THU MUA HOA TẠI CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA ·······52
4.2 GIẢI PHÁP VỀ NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QUY TRÌNH LÀM VIỆC
GIỮA BỘ PHẬN THU MUA VÀ BỘ PHẬN R&D ···························· 57
4.3 GIẢI PHÁP VỀ NHỮNG HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH LÀM VIỆC
GIỮA BỘ PHẬN THU MUA VÀ BỘ PHẬN KẾ TOÁN ····················· 59
KẾT LUẬN ············································································64
TÀI LIỆU THAM KHẢO ···························································65
iv
DANH MỤC VIẾT TẮT
STT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG
1 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
2 NCC Nhà cung cấp
Research and Development): nghiên cứu và phát triển sản
3 R&D
phẩm
4 PCCC Phòng cháy chữa cháy
5 B2B Business to Business ( Doanh nghiệp với doanh nghiệp )
6 B2C Business to Customer ( Doanh nghiệp với người tiêu dùng)
7 USD Đồng Đô la Mỹ
8 BTGĐ Ban Tổng Giám Đốc
9 QC Quality Control - Kiểm soát chất lượng
10 YCHH Yêu cầu hàng hóa
v
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Số thứ tự và tên hình ảnh Số trang
Hình 2.1: Logo công ty TNHH Hoa Theo Mùa 8
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Hoa Theo
9
Mùa
Hình 2.3: Thống kê nhân sự tại công ty TNHH Hoa
19
Theo Mùa
Hình 2.4: Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana A 20
Hình 2.5: Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana B 20
Hình 2.6 Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana G 21
Hình 2.7: Sản phẩm chủ lực Snow hill A 21
Hình 2.8 Sản phẩm chủ lực Snow hill G 22
Hình 2.9: Sản phẩm chủ lực Breeze 22
Hình 2.10: Sản phẩm chủ lực Dreamy 23
Hình 2.11: Sản phẩm độc quyền MIND FULLNESS 23
Hình 2.12 Sản phẩm độc quyền ROSY 24
Hình 2.13: Sản phẩm độc quyền BLOOMING ROSE
24
SIZE S
Hình 2.14: Sản phẩm độc quyền BLOOMING ROSE
25
SIZE L
Hình 2.15: Sản phẩm độc quyền HƯƠNG CỎ 25
Hình 2.16: Doanh thu trong quý IV năm 2022 30
Hình 2.17: Doanh thu tháng 1 năm 2023 32
Hình 3.1: Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của một số
44
loại hoa ( trang 1)
Hình 3.2: Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của một số
45
loại hoa ( trang 2)
Hình 3.3: Quy trình làm việc giữa bộ phận thu mua và
51
bộ phận kế toán
vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Thứ tự tên bảng và biểu đồ Số trang
Bảng 2.1 : Bảng phân loại hình ảnh các sản phẩm thiết kế 26
Bảng 2.2: Một số loại hoa Daily 27
Bảng 2.3: Một loại hoa set mix 29
Bảng 3.1: Quy trình thu mua nguyên vật liệu đầu vào 34
Bảng 4.1 Quy trình hoàn thiện thu mua hoa 55
Bảng 4.2: Bảng quy định về thời gian gửi yêu cầu hàng hóa 58
Bảng 4.3: Bảng quy định về số lượng đặt hàng từ các bộ
59
phận
Bảng 4.4: Quy trình hoàn thiện giữa bộ phận thu mua và bộ
61
phận kế toán
Biểu đồ 1: Doanh thu điều chỉnh dự đoán trong quý I/ 2023 31
vii
PHẦN MỞ ĐẦU
1 LỜI NÓI ĐẦU
Theo tác giả Thi Hà ( 2022) đã viết trong bài báo “ Xuất khẩu hoa năm
ngoái thu về 61 triệu USD” thì thống kê của Tổng cục Hải quan cho thấy xuất
khẩu hoa của Việt Nam trong năm 2021 đạt 61,8 triệu USD, tăng 27% so với
năm 2020. Các chủng loại về hoa cúc, lan ly tăng từ 16 - 25% trong đó hoa
hồng tăng đến 100%. Ngoài thị trường Trung Quốc, Nhật Bản và Đài Loan là
những thị trường chính nhập khẩu hoa của nước ta thì những thị trường mới
như Singapore, Hồng Kông cũng đang đẩy mạnh nhập khẩu hoa của Việt
Nam. Với giá thành hoa của nước ta có phần cạnh tranh hơn so với hoa nhập
khẩu từ Hà Lan, bên cạnh đó độ bền của hoa khá cao cũng là ưu điểm nổi bật
khiến cho các nước đẩy mạnh nhập khẩu hoa từ Việt Nam.
Hiện nay, Đà Lạt được xem là trung tâm sản xuất và phân phối hoa của
cả nước. Rất nhiều công ty hoa tại khu vực phía Nam đa phần sẽ tìm nguồn
cung cấp từ thành phố Đà Lạt, ngoài các nhà cung cấp, nhà vườn đến từ Đà
Lạt thì những tiểu thương tại các chợ đầu mối tại Thành phố Hồ Chí Minh và
Hà Nội vẫn luôn nhà những nhà cung cấp lớn của các công ty hoa.
Đối với công ty kinh doanh về sản phẩm là hoa, bộ phận thu mua có vai
trò đặc biệt quan trọng, việc tính toán về thời gian nhập hoa, và khoảng thời
gian xuất kho kể từ khi nhà vườn thu hoạch hoa. Việc nhà vườn thu hoạch hoa
quá sớm khiến việc mất nước làm hư hỏng hoa thêm vào đó quá trình vận
chuyển hoa trên quãng đường dài sẽ làm cho tình trạng hoa càng tệ hơn khi
đến tay công ty. Do vậy, quản lý chặt chẽ quy trình thu mua cũng như các quy
trình liên quan khác đến công việc thu mua nhằm đảm bảo chặt chẽ được độ
bền và chất lượng sản phẩm được tốt hơn.
2 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Những cải tiến về giống, chất lượng, mẫu mã và màu sắc trong những
năm gần đây. Bên cạnh đó nhu cầu về thị trường hoa đang tiếp tục tăng trong
những thời kỳ sau đại dịch đã khiến cho thị trường hoa ngày càng trở nên sôi
động.
Dịp lễ 8/3 vừa qua có thể thấy được rằng lượng tiêu thụ hoa tươi tại thị
trường Việt Nam đang có xu hướng gia tăng, giá thành sản phẩm về thiết kế
tăng khá cao so với cùng kỳ các năm trước, ngược lại một số chủng loại
nghiêng về lan hồ điệp giá thành lại có xu hướng rẻ hơn. Bên cạnh hoa tươi,
các chủng loại về hoa khác cũng được rất được người tiêu dùng quan tâm rất
nhiều.
1
Đối với mặt hàng hoa tươi, mỗi chủng loại hoa có đặc tính riêng biệt,
cách bảo quản, phương thức vận chuyển ảnh hưởng lớn đến thời gian sống, độ
tươi của hoa. Do vậy, Phòng thu mua có vai trò đặc biệt quan trọng đối với
các công ty kinh doanh hoa tươi.
Phòng thu mua phải tính toán thời gian đặt hàng, thời gian vận chuyển
sao cho phù hợp với các kế hoạch sản xuất của công ty. Ngoài ra, cần phải
liên kết chặt chẽ giữa các Phòng khác đặc biệt là Phòng kho, để tránh việc
lượng nhập hàng về quá nhiều dẫn đến dư thừa, tồn kho quá nhiều hoặc không
đủ diện tích chứa hàng nhưng. Do vậy, Phòng và kho cần được liên kết chặt
chẽ và thống nhất được số lượng, thời gian đặt hàng từ nhà cung cấp. Vì vậy,
tôi quyết định lấy tên đề tài nghiên cứu này là “ NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC THU MUA HOA TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU
HẠN HOA THEO MÙA”
3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là nghiên cứu về quy trình thu mua
hoa của công ty, trong quá trình được làm việc và quy cách vận hành của quy
trình trong từng Phòng, cách tiếp nhận và phân phối hoa. Từ đó, nhìn nhận
những điểm chưa hoàn thiện trong các khâu quy trình và đưa ra những giải
pháp khắc phục nhằm hoàn thiện hơn quy trình thu mua.
4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Bài tiểu luận đã sử dụng phương pháp nghiên cứu đã sử dụng để hoàn
thành bài viết của đề tài lần này là phương pháp hệ thống, phương pháp phân
tích và tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh và làm sáng tỏ
vấn đề.
5 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này nghiên cứu công việc thu mua và
những yếu tố ảnh hưởng đến công tác thu mua hoa tại Công ty TNHH Hoa
Theo Mùa.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài này là các quy trình có liên quan đến bộ
phận thu mua tại Công ty TNHH Hoa Theo Mùa.
6 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI
Đề tài nghiên cứu về các công tác trong công việc thu mua hoa và các
quy trình có sự ảnh hưởng đến việc thu mua hoa tại công ty, công việc thu
mua bị tác động từ nhiều bộ phận và rất nhiều yếu tố. Các bộ phận tại công ty
đều có tính liên kết chặt chẽ với nhau trong việc thu mua và sản xuất.
2
Việc phân tích quy trình thu mua hoa tại công ty và những hiệu quả
trong công việc thu mua với những bộ phận khác tại công ty, từ những bước
phân tích thực trạng của những quy trình này, có thể đưa ra được những điểm
còn hạn chế giữa các bước trong công việc đối với từng bộ phận có tính liên
quan. Sau đó đưa ra những giải pháp khắc phục và nâng cao quy trình thu
mua và hoàn thiện quy trình hơn trong công tác thu mua hoa tại công ty.
7 BỐ CỤC ĐỀ TÀI
PHẦN MỞ ĐẦU
DOANH NGHIỆP
THEO MÙA
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA HOA
TẠI CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRONG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG
TY TNHH HOA THEO MÙA
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
3
DOANH NGHIỆP
1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG
1.1.1 Khái niệm về hoạt động thu mua hàng hóa
Thu mua hàng hóa là hoạt động thương mại thiết yếu của một tổ chức,
doanh nghiệp, là sự lưu thông của hàng hóa trong hoạt động mua bán. Trong
đó hoạt động mua hàng hóa, mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp là bước đầu
tiên cung cấp các dịch vụ, sản phẩm đến khách hàng.
Hoạt động thu mua hàng hóa của doanh nghiệp nhằm đáp ứng kịp thời
về số lượng và số lượng hàng hóa trong việc duy trì sản xuất của nhà máy
tránh tình trạng đứt gãy chuỗi hoạt động và chuỗi cung ứng trong doanh
nghiệp.
Khoản 8 Điều 3 Luật Thương mại 2005: Mua bán hàng hoá là việc bên
bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và
được nhận thanh toán; bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận
hàng và có quyền sở hữu hàng hoá theo thỏa thuận.
1.1.2 Đặc điểm của hoạt động thu mua hàng hóa
Hoạt động thu mua hàng hóa là hoạt động tạo ra sản phẩm từ việc
nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp bên ngoài. Mục đích chính của việc thu
mua hàng hóa là duy trì sản xuất cho doanh nghiệp nhưng vẫn tiết kiệm được
chi phí tối ưu nhất.
Hoạt động thu mua là từ các doanh nghiệp mua vào để phục vụ cho
hoạt động sản xuất kinh doanh cho chủ thể.
 Ưu điểm của hoạt động mua hàng hóa
1. Duy trì chuỗi cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu cho doanh nghiệp,
hạn chế các rủi ro về thất thoát hàng hóa
2. Nâng cao về chất lượng sản xuất, cải tiến năng suất cho doanh
nghiệp
3. Có quy trình mua hàng hóa cụ thể giúp đưa ra rõ những chức năng
và nhiệm vụ rõ của từng phòng ban trong doanh nghiệp
4. Liên kết chặt chẽ giữa từng bộ phận
 Nhược điểm của hoạt động mua hàng hóa trong doanh nghiệp
1. Nếu một trong các bước tại quy trình không được thực hiện thì kéo
theo cả quy trình phía sau không được thực hiện.
2. Việc thực hiện đi trước đón đầu xu hướng sẽ gặp khó khăn.
4
1.2 VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA
 Vai trò của hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp
Vai trò đầu tiên: Duy trì dây chuyền sản xuất cho doanh nghiệp, tránh
tình trạng đứt gãy chuỗi sản xuất ảnh hưởng đến thời gian. Yếu tố đầu vào của
nguyên vật liệu ảnh hưởng rất lớn đến tất cả các quy trình phía sau, như ảnh
hưởng đến chất lượng đầu ra của sản phẩm, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất
khi việc thiếu hụt nguyên vật liệu đầu vào.
Vai trò thứ hai : Hoạt động thu mua hàng hóa có thể giúp doanh nghiệp
tiết kiệm được chi phí, với giá thành mua nguyên vật liệu thấp thì giá thành
sản phẩm bán ra sẽ có giá cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
 Nội dung của hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp
 Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các
chi tiết kĩ thuật
 Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động
phân tích có giá trị
 Thực hiện những nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu
 Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng
 Quản trị chất lượng của các nhà cung cấp
 Quản lý quá trình vận chuyển
 Quản trị các hoạt động mang tính chất đầu tư
1.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua hàng hóa trong
doanh nghiệp.
Theo Di Somma các quyết định mua hàng trong môi trường kinh doanh
B2B vừa mang tính lý trí vừa mang tính tình cảm, nhưng cảm xúc chi phối
quyết định mua hàng B2B không giống với cảm xúc mà người tiêu dùng bị
tác động khi mua hàng trong môi trường B2C.
Theo một nghiên cứu của McKinsey về những yếu tố khác nhau ảnh
hưởng đến các quyết định mua hàng trong môi trường B2B và B2C đã đưa ra
những thông tin sau đây. Trong cả hai môi trường kinh doanh này, các nhãn
hiệu đều phải nỗ lực để cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng, giảm thiểu
rủi ro và giúp họ tăng giá trị.
Nhưng trong môi trường B2B, khả năng giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng
đến 45% quyết định mua hàng, theo sau đó là cung cấp đầy đủ thông tin (41%)
và tạo thêm giá trị (14%). Trong khi đó, các quyết định mua hàng trong môi
trường B2C bị chi phối mạnh nhất bởi các giá trị tăng thêm (40%), theo sau
5
đó là khả năng cung cấp đầy đủ thông tin (37%), còn giảm thiểu rủi ro có ảnh
hưởng ít nhất (chỉ 23%).
McKinsey cũng đưa ra hai kết luận khác đáng để các nhãn hiệu quan
tâm. Thứ nhất, nhận thức về giá trị tăng thêm là yếu tố quan trọng hàng đầu
ảnh hưởng đến các quyết định mua các sản phẩm hay dịch vụ được số đông
khách hàng biết đến. Thứ hai, đối với những sản phẩm hay dịch vụ mà người
sử dụng cuối cùng dễ nhận biết và quan tâm hơn, thì một nhãn hiệu mạnh và
có uy tín sẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.
1.2.2 Các phương thức mua hàng
a. Căn cứ vào quy mô mua hàng
 Mua hàng theo nhu cầu:
Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong
đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành
mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra
của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Để có được quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh
nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và
xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp.
Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lượng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự
kiến
 Mua hàng theo lô hàng lớn:
Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu
bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự
đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó.
Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối
ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ
nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.
b. Căn cứ vào vào thời hạn tín dụng
 Mua hàng theo công nợ
Sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận
được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô
hàng đó. Tùy theo từng nhà cung cấp sẽ cho những khoảng thời công nợ
( công nợ theo tháng, quý, năm).
 Thanh toán ngay:
6
Theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì
doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
 Mua hàng theo đặt cọc
Sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh
nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá
trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho
bên mua.
c. Căn cứ theo nguồn hàng
 Mua trong nước
Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp
được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất
trong nước.
 Nhập khẩu
Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về để phục
vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trong đó có hai hình thức nhập
khẩu:
Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng
vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và
thiết bị máy móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng
ntrong nước. Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng
vốn của mình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác.
Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực
hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để
mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình.
7
THEO MÙA
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Hình 2.1: Logo công ty TNHH Hoa Theo Mùa

Nguồn: Phòng Nhân sự
Hoa Theo Mùa có tên đầy đủ là Công Ty TNHH Hoa Theo Mùa với
loại hình doanh nghiệp là Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn và vốn điều lệ
690.000.000 đồng. Hiện nay có 1 trụ sở chính kèm văn phòng và 4 chi nhánh
khu vực Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty được thành lập vào năm 2019 đến
nay đã hoạt động được 4 năm với khoảng 30 nhân lực đang làm việc tại đây,
trước khi thành lập công ty hoạt động dưới dạng hộ kinh doanh.
Trụ sở văn phòng: 108/3 Đào Duy Anh, phường 9, quận Phú Nhuận
Tel: 0931734353
Website: hoatheomua.com
Mã số thuế: 0316581199
Người đứng đầu: Lê Thị Hoa Đào
Quá trình phát triển
Quận Phú Nhuận được xem là văn phòng chính của toàn bộ các cửa
hàng khác, nơi đây tập trung các loại hoa tươi hàng ngày từ các nhà vườn gửi
đến cho công ty.
Chi nhánh Quận 7: Được thành lập ngay sau khi trụ sở tại quận Phú
Nhuận thành lập 1 năm, nơi đây được khai trương vào tháng 8 năm 2020.
Chi nhánh quận 2: Được thành lập ngày 14/6/2021
Chi nhánh quận Tân Phú: Được thành lập vào cuối tháng 11/ 2021
Chi nhánh quận 9: được thành lập ngày 22/12/2022
8
Tổng diện tích văn phòng : 150m2 tại 108/3 Đào Duy Anh, phường 9,
quận Phú Nhuận.
Tổng diện tích kho: Hiện nay tại văn phòng chính có tổng cộng 3 kho
trong đó có 1 kho lạnh và 2 kho thường. Tổng diện tích 2 kho thường 50m2,
và diện tích kho lạnh là 15m2. Trong đó 1 kho chứa nguyên phụ liệu
2.1.2 Hệ thống sơ đồ tổ chức
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Hoa Theo Mùa
2.1.3 Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban

a Bộ phận FO
 Bộ phận R&D
Nhiệm vụ của R&D
 Phân tích tổng hợp:
Đây là công việc thường xuyên nhất của R&D. Nhân viên của phòng
phải luôn cập nhật thông tin liên quan đến các dự án mới và thị trường cần
tiếp cận, sau đó xác định nguồn thông tin có đáng tin cậy hay không rồi tiến
hành phân tích, chắt lọc thông tin theo hướng dễ hiểu nhất, tiết kiệm tối đa
thời gian cho các bên liên quan.
 Phân tích dữ liệu:
Những dữ án có khối lượng dữ liệu lớn, mang tính trọng điểm và có sự
tương tác của hàng triệu khách hàng cùng lúc thì bộ phận R&D có nhiệm vụ
ghi chép và tổng hợp dữ liệu đầy đủ để phân tích chuyên sâu và đưa ra góc
nhìn khách quan, giúp các bộ phận khác hoàn thành công việc tốt hơn.
 Nghiên cứu khách hàng:
Bô phận R&D đảm nhiệm công việc nghiên cứu độ tuổi, hành vi, tính
cách, sở thích, mức thu nhập, khu vực sinh sống… của khách hàng. Nếu công
việc này được làm tốt, quy trình chăm sóc khách hàng sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
 Chia sẻ thông tin:
9
Dựa vào các thông tin thu thập được từ nhiều nguồn trong và ngoài
nước, bộ phận R&D sẽ làm các báo cáo chuyên sâu về sản phẩm, dịch vụ, từ
đó giúp người tiêu dùng có cái nhìn rõ hơn về tổng quan ngành.
Nghiên cứu và cải tiến sản phẩm trong một số lĩnh vực bộ phận R&D
có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có thể nói đến ngành dược
phẩm và công nghệ thông tin
Trở ngại của R&D đối với bộ phận thu mua:
Bộ phận R&D khi có nhu cầu đặt hàng làm mẫu nhưng không có cố
định thời gian đặt hàng với bộ phận, số lượng đặt hàng không có bảng thống
kê chính xác, làm cho việc đặt hàng với nhà cung cấp không cố định phải thay
đổi số lượng và mẫu mã liên tục gây khó khăn trong việc đóng gói hàng hóa
khi phải gỡ bỏ và đóng gọi lại từ phía nhà cung cấp.
 Bộ phận tư vấn bán hàng
Chức năng
 Chức năng hướng dẫn, chỉ đạo
Phòng bán hàng có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên
cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến
các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt
động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh
nghiệp.
 Chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng
Để công ty phát triển thì phòng bán hàng cần có phương án phát triển
nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát
triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.
 Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo
Định kỳ phòng bán hàng cần lập báo cáo theo đúng quy định của doanh
nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động bán hàng của công ty cũng
như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng bán hàng.
 Chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm
Phòng bán hàng hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề
liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của
công ty như là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài
chính, liên doanh, liên kết…
 Đánh giá hiệu quả bộ phận bán hàng
Có nhiều phương pháp đánh giá hiệu quả kinh doanh khác nhau, nhưng
phương pháp hay được áp dụng nhất là Phương pháp KPI. KPI của bộ phận
10
bán hàng không chỉ là những chỉ số đánh giá hiệu quả của các cá nhân thuộc
phòng kinh doanh mà còn thể hiện kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cho
biết công ty đang phát triển hay thụt lùi.
Những trở ngại của bộ phận tư vấn bán hàng và bộ phận thu mua
Mỗi tuần bộ phận tư vấn bán hàng sẽ gửi bảng yêu cầu hàng hóa cho
tuần kế tiếp để bộ phận thu mua dựa vào những yếu tố hàng hóa các bộ phận
yêu cầu để lập kế hoạch mua hàng.
Việc lập kế hoạch mua hàng sẽ bị chậm trễ nếu như bộ phận tư vấn bán
hàng gửi danh sách yêu cầu hàng hóa không đúng theo thời gian quy định
trước đó, sẽ kéo việc gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và hàng hóa sẽ được
nhập về đúng theo thời gian cần.
 Bộ phận chăm sóc khách hàng
Chức năng và nhiệm vụ
 Thực hiện tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng, giải đáp
những băn khoăn, thắc mắc mà khách hàng gặp phải, chưa hiểu rõ cần
được giải thích.
 Chủ động quan tâm, thăm hỏi khách hàng trong quá trình họ sử dụng
sản phẩm/dịch vụ thông qua các phương thức như: gọi điện, nhắn tin,
chat trực tiếp qua website, facebook...
 Xây dựng các kênh hỗ trợ, tư vấn giúp khách hàng có được những
thông tin mà cần một cách chính xác và nhanh chóng nhất về giá cả,
cách sử dụng, chế độ bảo hành, hậu mãi...
 Ghi nhận các khiếu nại, các vấn đề cần được giải quyết khách hàng và
cung cấp cho các bộ phận có liên quan đến lý các vấn đề đó.
 Phối hợp với bộ phận marketing để quảng bá các chương trình khuyến
mại, các gói sản phẩm, dịch vụ ưu đãi của doanh nghiệp tới đông đảo
khách hàng.
 Theo dõi và cập nhật liên tục các chính sách về sản phẩm, dịch vụ của
doanh nghiệp theo từng thời điểm để thông tin đến khách hàng một
cách nhanh chóng và kịp thời nhất.
 Chủ động liên hệ với khách hàng về vấn đề quà tặng hoặc công ty áp
những những chính sách ưu đãi gì trong những ngày lễ tết, các dịp đặc
biệt khác...
 Thực hiện khảo sát ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ
và ghi nhận những đóng góp của họ để cải thiện chất lượng sản
phẩm/dịch vụ tốt hơn.
11
 Lập báo cáo trình duyệt lên cấp trên về vấn đề khảo sát khách hàng,
mức độ hài lòng với sản phẩm/dịch vụ do công ty cung cấp.
 Dự trù ngân sách và đề xuất các chiến lược phù hợp cho việc chăm sóc
khách hàng trong tương lai.
 Bộ phận marketing
 Content marketing
 Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu
Xây dựng và phát triển thương hiệu công ty là nhiệm vụ quan trọng
trong Marketing doanh nghiệp. Khi Marketing trong thời gian dài, cần lưu
ý thống nhất về hình tượng doanh nghiệp muốn quảng bá. Hình ảnh
thương hiệu phải thật sự nhất quán thì thông điệp mới truyền tải sâu đậm
đến ý thức khách hàng, nhờ đó, nâng cao nhận thức thương hiệu và tăng
sự tín nhiệm trong lòng khách hàng.
Nhiệm vụ bộ phận Marketing trong xây dựng và phát triển thương
hiệu là:
• Thiết lập và quản lý hệ thống dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp.
• Xây dựng kế hoạch hậu mãi và bảo hành sản phẩm cho doanh nghiệp.
• Thường xuyên tài trợ cho hoạt động xã hội nhằm nâng cao hình ảnh
thương hiệu.
• Đăng ký chương trình liên quan đến kiểm định, đánh giá chất lượng sản
phẩm.
 Nghiên cứu, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường
Để dự báo được tiềm năng thị trường cho chiến dịch tiếp thị mới,
phòng Marketing cần phải thu nhập thông tin về nhu cầu thị trường lúc
bấy giờ, sức tiêu thụ sản phẩm, hướng mua hàng trong tương lai,...từ đó
mới xác định được phạm vi thị trường và tận dụng tốt cơ hội tiềm năng.
Chức năng Nhiệm vụ phòng Marketing trong nghiên cứu và dự báo
thị trường là:
• Thiết lập hệ thống tổng hợp thông tin về giá cả, nhu cầu thị trường, sản
phẩm và đối thủ cạnh tranh.
• Nghiên cứu và phân tích thông tin thu được ở trên, dựa vào kết luận thu
được để lên có ý tưởng xây dựng và phát triến sản phẩm mới hiệu quả.
• Đề xuất nội dung sản phẩm mới, hướng thiết kế nhãn hiệu, bao bì sản
phẩm.
• Nghiên cứu để xây dựng chiến lược tiếp cận thị trường mới phù hợp với
mục tiêu doanh nghiệp.
12
Chức năng phòng Marketing trong công ty về nghiên cứu và dự báo
thị trường là vô cùng quan trọng, hiểu rõ về xu hướng và nhu cầu khách
hàng là chìa khóa để xây dựng được chiến lược Marketing hiệu quả.
 Xây dựng và thực hiện các chiến lược marketing
Theo Philip Kotler và Gary Armstrong, quá trình phát triển sản phẩm mới
đều nên trải qua 8 giai đoạn sau:
• Nêu ra những ý tưởng cho sản phẩm mới.
• Sàng lọc để chọn ra ý tưởng hợp lý nhất.
• Phát triển và thử nghiệm mô hình sản phẩm.
• Dự tính lợi nhuận có thể đạt được.
• Phát triển chiến lược Marketing cho sản phẩm mới.
• Phát triển sản phẩm.
• Đưa sản phẩm ra thử nghiệm thị trường.
• Bán sản phẩm.
Sau khi xác định mô hinh sản phẩm, công ty sẽ tiếp tục phát triển
chiến lược Marketing như sau:
• Xác định thị trường mục tiêu: Khách hàng là ai? Đặc điểm về vị trí, tuổi
tác, giới tính, nghề nghiệp, thu nhập,...
• Thiêt lập kế hoạch Marketing Mix theo mô hình 4P: Sản phẩm, giá cả,
phân phối, xúc tiến.
• Thiết lập kế hoạch bán hàng đặt mục tiêu doanh số và lợi nhuận dài hạn
cho doanh nghiệp.
Bằng cách phân tích mức độ hài lòng thị trường đối với sản phẩm
lúc bấy giờ, bộ phận Marketing sẽ đề xuất kế hoạch nghiên cứu và phát
triển sản phẩm mới. Đồng thời cải tiến, hoàn thiện sản phẩm hiện có để
phù hợp nhất với thị hiếu người tiêu dùng.
 Tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược marketing, sản phẩm và
khách hàng
Thị trường rất rộng lớn và mỗi khách hàng lại có những sở thích
khác nhau, phân khúc thị trường chia khách hàng ra thành nhiều nhóm,
với thành viên trong mỗi nhóm đều có sự tương đồng nhất định.
Phân tích sản phẩm theo phân khúc thị trường giúp khai thác sâu
hơn về nhu cầu tiềm ẩn nhóm khách hàng, tận dụng điều đó ta có thể bán
được sản phẩm trong phạm vị rộng hơn và tăng nhận diện thương hiệu
cho doanh nghiệp
13
Hơn thế nữa, tiếp thị đúng sản phẩm đến đúng nhu cầu từng phân
khúc, chính là chiến lược thông minh nâng cao định vị thương hiệu trong
lòng khách hàng.
 Thiết lập mối quan hệ với truyền thông
Để đảm bảo hình ảnh của công ty được thể hiện một cách tốt nhất
trước công chúng, phòng marketing cần quan tâm xây dựng mối quan hệ
tốt đẹp với giới truyền thông và báo chí. Giới truyền thông là đối tác đắc
lực giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu cũng như hỗ trợ doanh
nghiệp xử lý các khủng hoảng bất ngờ.
Một khi đã hoạt động trong lĩnh vực marketing nghĩa là các mối
quan hệ truyền thông sẽ theo bạn suốt sự nghiệp. Do đó, tuyệt đối không
để xảy ra hiểu lầm với truyền thông. Nếu xảy ra mâu thuẫn cần bình tĩnh,
xử lý một cách chân thành nhất.
 Điều hành công việc của nhân viên thuộc quyền quản lý của bộ phận
Ngoài việc thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động marketing
cho toàn công ty, phòng marketing còn có nhiệm vụ điều hành công việc
của nhân viên trong bộ phận của mình.
Lập kế hoạch hoạt động, phân công, giao việc cho nhân viên bộ phận.
Có kế hoạch kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên.
Xem xét, đánh giá ra quyết định khen thưởng, kỷ luật, xét tăng lương, thăng
chức theo đúng quy định của công ty.
Thực hiện việc điều động, thuyên chuyển nhân sự trong phạm vi bộ phận.
Xây dựng chiến lược marketinng
 Digital marketing
Nhiệm vụ và chức năng
Mặc dù tiếp thị truyền thống có thể tồn tại trong quảng cáo trên báo
in, thông tin liên lạc qua điện thoại hoặc tiếp thị qua mạng xã hội, nhưng
tiếp thị kỹ thuật số có thể diễn ra trực tuyến và điện tử. Điều này có nghĩa
là có một số khả năng vô tận cho các thương hiệu bao gồm email, video,
mạng xã hội hoặc các cơ hội tiếp thị dựa trên trang web.
Ở giai đoạn này, (Digital Marketing) tiếp thị kỹ thuật số rất quan
trọng đối với doanh nghiệp và nhận thức về thương hiệu của bạn. Có vẻ
như mọi thương hiệu khác đều có một trang web. Và nếu không, ít nhất họ
cũng có sự hiện diện trên mạng xã hội hoặc chiến lược quảng cáo kỹ thuật
số. Nội dung kỹ thuật số và tiếp thị phổ biến đến mức người tiêu dùng
14
ngày nay mong đợi và dựa vào nó như một cách để tìm hiểu về thương
hiệu.
 Photo
b Bộ Phận O.O
 Florist
 Kho
Nhiệm vụ và chức năng của kho
 Thực hiện các hoạt động xuất hàng và nhập hàng
Công việc này được thực hiện thường xuyên và kỹ lưỡng bởi những sai
sót trong quá trình này có thể dẫn đến những tổn thất vô cùng lớn cho
doanh nghiệp. Công việc xuất nhập hàng hóa vào kho bao gồm những
công việc nhỏ như sau:
 Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập xuất
 Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
 Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn.
 Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho
 Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm quản lý.
 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu.
Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn
kho tối thiểu.
Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay
đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
 Sắp xếp hàng hóa trong kho
Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho.
Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.
 Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước
FIFO (First In First Out).
Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho.
Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.
Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ…
 Giao hàng và thu tiền từ khách hàng.
15
Giao đúng và đủ hàng hóa cho khách hàng theo tiêu chí: nhanh, an toàn
và tiết kiệm.
Thu tiền hàng theo đúng hóa đơn tiếp nhận, các trường hợp không thu
được tiền cần báo cáo lại cấp trên để có phương án xử lý, không tự ý bỏ hàng
lại đi về.
 Thu mua
Nhiệm vụ và chức năng
 Xem xét nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp
Trước khi xây dựng chiến lược mua hàng, phòng thu mua có nhiệm vụ
đánh giá hiệu quả hoạt động hiện tại của Doanh nghiệp, việc sử dụng ngân
sách của các bộ phận để từ đó đưa ra kế hoạch mua hàng hiệu quả. Đồng thời,
phòng thu mua sẽ phân tích thị trường nhà cung cấp, xem xét năng lực, giá cả
để có thể lập ra một danh sách nhà cung cấp phù hợp nhất cho Doanh nghiệp.
 Tạo dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp
Doanh nghiệp lớn thường lập danh sách các nhà cung cấp mà họ đang
hợp tác, phòng thu mua có nhiệm vụ quản lý và duy trì mối quan hệ này. Tạo
dựng quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp là cơ hội để phòng thu mua
có thể cùng họ chia sẻ kiến thức, sản phẩm, công nghệ mới trên thị trường…
từ đó giúp Doanh nghiệp giữ được vị thế trước đối thủ cạnh tranh.
 Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng, việc hết nguyên vật liệu
hoặc dự trữ quá nhiều đều gây ra ảnh hưởng lớn cho Doanh nghiệp. Do đó,
phòng thu mua có nhiệm vụ đảm bảo số lượng nguyên vật liệu cũng như các
nguồn lực cần thiết cho hoạt động kinh doanh, sản xuất của Doanh nghiệp.
 Kiểm soát chất lượng
Phòng thu mua có trách nhiệm đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng tốt các
yêu cầu, phù hợp với chiến lược mua hàng của Doanh nghiệp. Vì thế họ cần
liên tục kiểm tra chất lượng, hiệu suất và độ tin cậy của nhà cung cấp, tránh
trường hợp xảy ra sai sót gây ảnh hưởng đến Doanh nghiệp.
 Tuân thủ chính sách mua hàng của Doanh nghiệp
Trước khi tiến hành mua hàng, phòng thu mua cần tính toán ngân sách
và đảm bảo nguồn hàng được mua phù hợp với chính sách chung của Doanh
nghiệp.
 Xử lý thủ tục liên quan
Phòng thu mua là bộ phận xử lý tất cả các thủ tục liên quan đến việc
giao nhận hàng hóa, sản phẩm. Trong quá trình mua hàng, phòng thu mua cần
16
tạo và theo dõi đơn đặt hàng, cũng như phải phối hợp chặt chẽ với bộ phận
nhận hàng và phòng kế toán để đảm bảo các đơn hàng được giao đầy đủ và
thanh toán đúng hạn.
c Bộ phận B.O
 Bộ phận kế toán
Nhiệm vụ:
 Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử
dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh và sử dụng vốn của công ty.
 Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài
chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản,
vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng
phí, vi phạm chế độ, qui định của công ty.
 Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ
phận liên quan khi cần thiết.
 Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc kinh doanh, kiểm tra và phân tích
hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch.
 Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo
tài chính, kế toán hiện hành. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho
BTGĐ Công ty.
Chức năng:
 Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán
theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế
toán ….
 Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi
hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan. Cùng với các
bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu.
 Team nhân sự
Nhiệm vụ:
 Lập kế hoạch và thực hiện việc tuyển dụng nhân sự cho công ty
Nhiệm vụ quan trọng nhất của phòng nhân sự là lập kế hoạch và xây
dựng chiến lược nhằm thu hút nhân tài. Các nhân viên nhân sự sẽ phối hợp
các bộ phận khác trong công ty để xác định nhu cầu tuyển dụng, thiết kế bảng
mô tả công việc cho từng vị trí nhân viên, từ đó đưa ra kế hoạch tuyển dụng
phù hợp nhất.
17
Phòng nhân sự sẽ kết hợp với các bộ phận khác tổ chức quá trình tuyển
dụng, chịu trách nhiệm tham vấn và giám sát toàn bộ quá trình tuyển dụng.
 Duy trì và quản lý hoạt động của nguôn nhân lực
Phòng nhân sự sẽ phối hợp với các bộ phận khác trong việc tiến hành
việc triển khai, sắp xếp điều động nhân sự sao cho hợp lý để hoàn thành các
mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Đồng thời còn hướng dẫn, phổ biến các chính sách nhân sự cho các bộ
phận và nhân viên trong công ty, chịu trách trách nhiệm kiểm soát, đôn đốc
mọi người thực hiện. Chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống thang lương, bảng
lương, thiết lập và xây dựng các chính sách khen thưởng, kỷ luật, phúc lợi,
đánh giá năng lực nhân viên phù hợp và hiệu quả để khích lệ tinh thần làm
việc của nhân viên.
 Quản lý thông tin, hô sơ nhân sự trong công ty
Khi có thêm nhân sự mới gia nhập vào công ty, phòng nhân sự có
nhiệm vụ chủ động cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự đó vào hệ
thống của công ty. Điều này nhằm phục vụ cho công tác quản lý, phân công,
sắp xếp công việc được thuận lợi.
Đồng thời, toàn bộ hồ sơ của nhân viên cũng cần được lưu trữ, cập nhật
theo các mẫu biểu theo đúng quy trình quản lý của công ty.
Chức năng:
 Chức năng tuyển dụng:
Trách nhiệm của phòng nhân sự là đảm bảo đủ số lượng nhân sự cần
thiết cho doanh nghiệp hoạt động. Hơn nữa còn phải đảm bảo chất lượng của
đội ngũ nhân sự, vì điều này sẽ đảm bảo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
trên thị trường.
 Chức năng đào tạo
Ngoài việc hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên hòa nhập với môi trường làm
việc của doanh nghiệp, phòng nhân sự còn tổ chức các chương trình đào tạo
ngắn hạn cho nhân viên nhằm nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết phục vụ
cho công việc.
 Chức năng quản lý
Phòng nhân sự sẽ xây dựng một hệ thống các quy định và tiêu chuẩn để
quản lý công việc của toàn bộ nhân sự trong công ty. Định kỳ tiến hành đánh
giá hiệu quả làm việc của nhân viên công ty, đưa ra các quyết định khen
thưởng để thúc đẩy tinh thần làm việc của họ.
 Chức năng truyền thông
18
Phòng nhân sự cần nắm bắt các thông tin về luật lao động, các văn bản
pháp luật, quy định về lao động của nhà nước hay các quy định, thông báo
trong nội bộ công ty.
 Team hành chính
2.2 Tổng quan về tình hình nhân sự tại công ty
Hình 2.3: Thống kê nhân sự tại công ty TNHH Hoa Theo Mùa
Nguồn: Phòng nhân sự
Tình hình nhân sự tại công ty tương đối trẻ, do vậy môi trường làm việc
năng động, đặc biệt đối với các sản phẩm về hoa, việc độc đáo trong những
sản phẩm thiết kế và sản phẩm độc quyền sẽ mang lại tính cạnh tranh cao trên
thị trường hoa hiện nay.
Nhân lực tại công ty chiếm tỉ trọng cao về mật độ nhân lực trẻ chiếm
75% về tỉ trọng dưới 30 tuổi tương đương 4/5 nhân lực của công ty. Việc
nguồn nhân lực trẻ hóa tại công ty mang lại rất nhiều ưu điểm cho doanh
nghiệp.
Khi một doanh nghiệp có rất nhiều nhân lực trẻ mang lại những ưu
điểm rất lớn, hiện nay cách mạng số hóa đang dẫn đầu thị trường và các
doanh nghiệp đang dần phải chuyển đổi số theo thị trường, trong đó doanh
nghiệp đang có một lượng lớn nhân lực trẻ, việc chuyển đổi, thích nghi và
hội nhập với các cơ cấu mới trong thị trường dễ dàng hơn.
Nguồn nhân lực trẻ có thể dễ dàng thích nghi, thử thách và hội nhập với
các mô hình cấu trúc tổ chức toàn cầu. Việc tái cơ cấu và tổ chức lại doanh
nghiệp rất cần lượng nhân lực trẻ, vì họ có thể dễ dàng thay đổi để thích ứng
với môi trường mới, cấu trúc và cơ cấu mới. Ngoài ra, họ sẽ có sức sáng tạo
mạnh mẽ, tính thử thách cao.
19
Đặc biệt, đối với Hoa Theo Mùa đang trong thời gian tái cơ cấu lại tổ
chức của doanh nghiệp rất cần nguồn nhân lực trẻ, trong thời gian thay đổi và
tái cơ cấu sẽ dễ dàng hơn và thích nghi được nhanh chóng hơn.
2.3 Tổng quan về các sản phẩm của công ty
TÂM HỒN NGƯỜI SÀI GÒN HỒN HẬU VÀ RẠNG RỠ NHƯ
NHỮNG BÔNG HOA VẬY!
Tôi tin rằng những mùa hoa là một trong những điều làm nên vẻ đẹp
của thành phố Thủ Đô. Là những ký ức đẹp đẽ làm người ta vấn vương khi
nhớ về Hà Nội. Như cách người ta nhớ về sự nhộn nhịp, năng động khi nghĩ
về Sài Gòn. Sài Gòn không có mùa nhưng tâm hồn người Sài Gòn hồn hậu và
rạng rỡ như những bông hoa vậy!
A. Sản phẩm chủ lực
1.Embrace of Tana A
Hình 2.4: Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana A

Nguồn: Phòng marketing
2. Embrace of Tana B
Hình 2.5: Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana B

20
3.Embrace of Tana G
Hình 2.6 Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana G

Ý nghĩa của sản phẩm chủ lực Embrace of Tana: VÒNG ÔM CHÂN THÀNH
4.Snow hill A
Hình 2.7: Sản phẩm chủ lực Snow hill A

21
5.Snow hill G
Hình 2.8 Sản phẩm chủ lực Snow hill G

Ý nghĩa của sản phẩm chủ lực Snow hill: GỐI ÔM TUYẾT TƯỚI MÁT
TÂM HỒN
6. Breeze
Hình 2.9: Sản phẩm chủ lực Breeze

Ý nghĩa của sản phẩm chủ lực Breeze: CƠN GIÓ MÁT LÀNH
22
7 Dreamy
Hình 2.10: Sản phẩm chủ lực Dreamy

Ý nghĩa của sản phẩm chủ lực Dreamy: GIẤC MƠ HY VỌNG
B. Sản phẩm độc quyền
1 MIND FULLNESS
Hình 2.11: Sản phẩm độc quyền MIND FULLNESS

23
2 ROSY
Hình 2.12 Sản phẩm độc quyền ROSY

3 BLOOMING ROSE SIZE S
Hình 2.13: Sản phẩm độc quyền BLOOMING ROSE SIZE S

24
4 BLOOMING ROSE SIZE L
Hình 2.14: Sản phẩm độc quyền BLOOMING ROSE SIZE L

5 HƯƠNG CỎ
Hình 2.15: Sản phẩm độc quyền HƯƠNG CỎ

25
C. Sản phẩm thiết kế
Bảng 2.1 : Bảng phân loại hình ảnh các sản phẩm thiết kế
Hình ảnh
B
Ó
M
Ộ
C
BÓ KIỂU MẶT
XINH
26
BÓ KIỂU KHỔNG
LỒ
HOA CẮM GIỎ /

LẴNG / CÚP
27
KỆ HOA ( HOA
CHÚC MỪNG ,
HOA TANG )
28
D. Hoa cắt cành
1 Hoa có quanh năm
 Tana
 Baby trắng tròn
 Tú cầu
 Hướng dương
 Thủy tiên
 Đồng tiền mini kép
 Hoa hồng Juliet , Ecuador, Mondial ,Cam cà rốt
2 Hoa theo mùa
Đào , Mận , Địa lan , Thược dược , Hoa chuông , Loa kèn , Họa mi , Cúc chi ,
cúc hoàng gia , thanh liễu, tuyết mai , ....
3 Hoa Daily
Bảng 2.2: Một số loại hoa Daily
Tê
n
sả
DAILY 34 DAILY 33 DAILY 31 DAILY 24 DAILY 28
n
ph
ẩm
Hì
nh
ản
h
Nguồn: Sinh viên thực hiện
29
4 Hoa mix theo set
Bảng 2.3: Một loại hoa set mix
Tên sản
Set mix Set mix
phẩm
Hình ảnh
2.4 Phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Hình 2.16: Doanh thu trong quý IV năm 2022

Nguồn: Nhanh.vn
Có thể thấy được vào những dịp lễ đặc biệt như 20/10, 8/3 số lượng sản
phẩm hoa tại công ty bán ra trong 1 ngày cao hơn gấp 4 đến 5 lần so với các
ngày bình thường trong ngày, đa phần trước các dịp lễ 1 đến 2 ngày doanh thu
đã có mức tăng trưởng. Doanh thu của ngày 20/10 là 184.000.000 triệu đồng
gấp 1,5 lần so với ngày 19/10 và gấp 5,2 lần so với ngày 18/10.
Do ngày 20/11 của 2022 rơi vào ngày chủ nhật nên doanh thu của dịp lễ
20/11 sẽ được đẩy qua ngày 18/11 và 19/11 là chủ yếu.
30
Doanh thu của những ngày lễ chiếm tỉ trọng cao trong lợi nhuận của cả
công ty, do đó lợi nhuận và doanh thu của công ty sẽ biến động theo từng quý
rất lớn, những tháng có nhiều dịp lễ thì quý đó sẽ tăng lợi nhuận cao.
Ngược từ khoảng tháng 4 cho đến tháng 9 doanh thu và lợi nhuận trong
các quý sẽ từ thấp đến trung bình. Bắt đầu từ tháng 10 cho đến tháng 3 năm
sau doanh thu trong các quý chứa các tháng đó sẽ rất cao, đặc biệt là trong
những ngày cận Tết.
Dựa vào số liệu doanh thu của năm 2022, những con số của cơ sở trên
dự đoán doanh thu của quý I năm 2023. Tại quý I của năm 2023 sẽ có những
sự kiện lớn có chiếm doanh thu nhiều nhất. Trong tháng 1 sẽ có Tết âm lịch
của nước ta rơi vào ngày 22/1 là ngày mùng 1 Tết, trong tháng 2 có ngày 14/2
ngày lễ tình nhân và trong tháng 3 thì có ngày 8/3, do vậy, với những ngày lễ
bộ phận có thể dự đoán được số lượng sản phẩm và doanh thu sẽ đạt được.
Biểu đồ 1: Doanh thu điều chỉnh dự đoán trong quý I/ 2023
Biểu đồ 1 thể hiện doanh thu dự đoán của các bộ phận và những con số
thực tế khi đạt được sau những đợt sự kiện và dự án của công ty. Các bộ phận
sẽ vào những doanh thu và những yếu tố về số lượng sản phẩm để dự đoán về
thị trường, sự ưa chuộng về những chủng loại hoa của khách hàng. Về những
ngày lễ lớn trong tháng như tháng 2 và tháng 3 các bộ phận dự đoán những
31
chủng loại hoa ưa chuộng, từ đó tính toán về số lượng nhập hoa và số lượng
nguyên phụ liệu tương ứng.
Xu hướng tiêu dùng của khách hàng sẽ thay đổi theo những ngày lễ, sẽ
khác với ngày Tết và nhu cầu mua sắm hoa cho ngày Tết trong tháng 1 làm
cho doanh thu của tháng tương đối đặc biệt là các ngày giáp Tết là 27 28 và
29 Tết, chiếm doanh thu cao nhất trong sự kiện Tết.
Hình 2.17: Doanh thu tháng 1 năm 2023

Nguồn: Nhanh.vn
Hình 2.17 cho thấy doanh thu trong tháng 1 có doanh thu cao nhất
trong 2 ngày 19 và 20/1 giáp Tết thì xu hướng tiêu dùng của mọi người tăng
cao do trang trí nhà cửa và mua sắm Tết. Có thể thấy rằng doanh thu của
tháng 1 cao nhất dựa vào những chiến dịch sự kiện lớn.

Nguồn: nhanh.vn

Nguồn: nhanh vn
Hình 2.18 và 2.19 là bảng doanh thu của tháng 2 và tháng 3 năm 2023.
có thể thấy được rằng doanh thu cả 2 tháng đều đến từ hai ngày lễ lớn của
tháng là ngày lễ tình nhân ( 14/2) và Quốc tế Phụ Nữ ( 8/3),
Dự đoán cho ngày lễ 30/4 - 1/5, do tính chất đặc điểm của ngày lễ này
nên chủ yếu nguồn khách hàng sẽ đến từ doanh nghiệp B2B là chủ yếu.
32
Những sự kiện từ khách doanh nghiệp thường có giá trị trung bình đơn cao
nhưng số lượng đơn có thể không có quá nhiều như những ngày lễ liên quan
đến khách hàng cá nhân. Đối với khách hàng doanh nghiệp khả năng mua lại
sẽ rất cao, do những sự kiện trang trí như khách sạn, du thuyền, … sẽ thường
xuyển diễn ra và được ký hợp đồng dài hạn.
Dựa vào dòng doanh thu của những ngày lễ trước đó, các bộ phận sẽ dự
đoán được số lượng sản phẩm bán ra và doanh thu của công ty sẽ đạt được
trong tháng 4 và sau đó điều chỉnh lại những chỉ tiêu doanh thu sao cho hợp lý
với từng ngày.
Do tháng 5 đến tháng 9 là các tháng không có những ngày lễ đặc biệt
nên doanh thu của các tháng thường vào rơi những doanh thu trung bình của
một ngày, hoặc những ngày lễ có tính chất đặc biệt thì khách hàng chủ yếu sẽ
đến từ doanh nghiệp, ngoài việc dựa vào doanh thu các ngày bình thường và
các ngày lễ để dự đoán doanh thu và số lượng sản phẩm sẽ bán ra để tránh
việc thiếu hụt nguồn sản phẩm hoặc dư thừa sản phẩm.
Hoa là loại sản phẩm tiêu dùng không thể bảo quản quá lâu, là loại sản
phẩm được xem là kén khách có thể phân tách phân khúc khách hàng một
cách rõ rệt.
33
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA
HOA TẠI CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA
3.1 QUY TRÌNH THU MUA HOA
3.1.1Quy trình thu mua hàng hóa nguyên vật liệu
Hình 3.1: Quy trình thu mua nguyên vật liệu đầu vào
Thứ tự Nhân sự thực Văn bản
Quy trình
bước hiện đính kèm
Bước 1 Các bộ phận
Bước 2
Bước 3
Bước 4
Thu mua
Bước 5
Bước 6
Bước 7
Trưởng bộ
Bước 8
phận
Bước 9
Thu mua
Bước 10
Bước 11 Thu mua, kho
Bước 12 Thu mua
34
Bước 13 Kho
Bước 14 Kho
Bước 15
Kế toán
Bước 16
Bước 1: Xác định nhu cầu hàng hóa cần mua:

Khi bắt đầu quy trình mua hàng, doanh nghiệp cần xác định các loại
mặt hàng cần mua. Điểm quan trọng tại bước này là phòng mua hàng kết hợp
với phòng kinh doanh xác định nhu cầu tại thị trường hiện tại cần bao nhiêu
nguồn cung, từ đó mới đưa ra định mức cho từng loại hàng hóa. Ngoài việc
xác định nhu cầu thị trường thì việc xác định hàng hóa cho việc sản xuất và
dự trữ nguồn hàng hóa một số lượng hợp lí.
Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp:
Phòng mua hàng sẽ là người tìm những nhà cung cấp phù hợp cho từng
nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi mặt hàng sẽ có những nhà cung cấp riêng biệt
phù hợp với chúng. Dựa vào dữ liệu có sẵn tìm những nhà cung cấp phù hợp
với những yêu cầu của mặt hàng mình cần mua, hoặc nếu doanh nghiệp đang
thay đổi quy trình sản xuất và thay đổi một số mặt hàng mới thì cần phải tìm
các nhà cung cấp mới.
Bước 3: Cung cấp báo giá:
Dựa vào những thông tin có được từ các nhà cung cấp. Sau đó phòng
mua hàng sẽ đưa ra những đề nghị cung cấp báo giá cho loại mặt hàng mà
doanh nghiệp cần mua. Phiếu yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp sẽ do trưởng
phòng hoặc người có trách nhiệm duyệt.
Bước 4: Xác định điều kiện đáp ứng hàng hóa:
Ở mỗi doanh nghiệp sẽ có những điểm ưu tiên trong quy trình thu mua
hàng hóa của mình. Đối với những doanh nghiệp đang ở giai đoạn phát triển
sẽ ưu tiên tiêu chí giá thành. Khi muốn có ưu thế về việc cạnh tranh trong thị
trường, các doanh nghiệp cần cắt giảm các chi phí trong quá trình thu mua
nguyên vật liệu và trong quy trình sản xuất hàng hóa thì tiêu chí về giá thành
sẽ được ưu tiên hơn.
35
Ngược lại những doanh nghiệp đang trong quá trình hoàn thiện sẽ ưu
tiên cho việc chất lượng sản phẩm và chất lượng hàng hóa. Do vậy ở bước
này, tùy theo những yêu cầu và tiêu chí sản phẩm mà những doanh nghiệp sẽ
lựa chọn phù hợp cho mình.
Bước 5: Test sản phẩm mẫu:
Ở bước này, phía nhà cung cấp sẽ cung cấp sản phẩm mẫu đến phòng
mua hàng theo yêu cầu mà phía doanh nghiệp đã đưa ra. Sau đó phòng mua
hàng cùng với phòng sản xuất sẽ xem xét và đưa ra những đánh ra xem có
phù hợp với quy trình đang hoạt động hoặc có ảnh hưởng đến quy trình sản
xuất và sau đó đưa ra quyết định đặt mua hàng.
Bước 6: Báo giá nhà cung cấp:
Được phòng mua hàng và nhiều bộ phận khác cùng nhau đưa ra quyết
định, phía nhà cung cấp sau khi đưa ra bảng báo giá cho từng sản phẩm và
giá của từng định mức của sản phẩm, phòng mua hàng, phòng sản xuất và kế
toán sẽ cùng nhau tính toán về chi phí và những yếu tốtrong quy trình sản
xuất. Và từ đó deal giá với các nhà cung cấp về một mức giá hợp lí nhất có
thể, vừa có thể tiết kiệm chi phí mua hàng đầu vào mà chất lượng về sản
phẩm vẫn không giảm.
Bước 7: So sánh nhà cung cấp:
Sau khi tính toán được cả về chi phí và độ phù hợp với quy trình sản
xuất, phòng mua hàng sẽ so sánh các nhà cung cấp để chọn lựa những nhà
cung cấp phù hợp cả về chi phí có mức độ hợp lí, chất lượng sản phẩm và
mức độ chấp nhận số lượng của sản phẩm lỗi cũng như thời gian giao nhận
hàng của nhà cung cấp đối với doanh nghiệp.
Bước 8: Phê duyệt:
Sau khi so sánh và các phòng ban cùng nhau thống nhất được số lượng
đặt mua hàng hóa, giá cả và chất lượng đưa ra và bên nhà cung cấp đồng ý với
những điều kiện của doanh nghiệp đưa ra, sẽ đến bước phê duyệt. Ở bước này,
người có thẩm quyền hoặc trưởng phòng sẽ là người kí duyệt đơn đặt hàng
cũng như đồng ý các điều khoản mua đặt hàng trong hợp đồng với nhà cung
cấp.
Ngược lại, nếu những điều khoản và điều kiện ở bên phía nhà cung cấp
đưa ra doanh nghiệp không đồng ý, thì phòng mua hàng sẽ quay trở lại bước
tìm kiếm nhà cung cấp và tiếp tục những bước tiếp theo như trong quy trình
đưa ra.
Bước 9: Ký hợp đồng:
36
Đây là bước quyết định đặt mua hàng của nhà cung cấp sau khi xem xét
hết những yếu tố trên của quy trình, bước này sẽ được thực hiện bởi người có
thẩm quyền trong việc đặt đơn hàng của doanh nghiệp là trưởng phòng hoặc
người có quyền hạn trong việc mua hàng.
Ở bước này, doanh nghiệp cần nói thêm về những điều khoản và những
điều kiện về việc giao nhận hàng hóa và deal giá. Như việc nếu việc chấp
nhận về mức độ hàng lỗi là 0.0001% nhưng khi sản phẩm lỗi hơn mức sai
lệch, doanh nghiệp có thể đàm phán về việc chấp nhận nhận thêm phần trăm
hàng lỗi để việc khi hàng hóa nguyên vật liệu mua về nhưng không sản xuất
hết vẫn có thể trao đổi về giá lại với NCC để trả 1 phần hàng hóa lại tránh
việc phát sinh các chi phí về việc tồn kho.
Bước 10: Phê duyệt:
Sau khi phòng mua hàng lập các chứng từ cũng như hợp đồng để thực
hiện quy trình đặt mua hàng hóa, trưởng phòng mua hàng và các cấp lãnh đạo
sẽ xem xét hợp đồng và những điều khoản đặt mua hàng có đủ hợp lí về cả
chi phí cũng như phù hợp với quy trình đang hoạt động của doanh nghiệp
hiện tại hay không. Và cuối cùng sau khi nhận thấy không có vấn đề, các cấp
lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận mua hàng sẽ ký duyệt hợp đồng.
Bước 11: Nhận hàng:
Sau khi kí kết hợp đồng, bên nhà cung cấp sẽ bắt đầu sản xuất những
sản phẩm theo yêu cầu do doanh nghiệp đưa ra, sau khi hoàn tất số lượng mà
doanh nghiệp đang cần. Nhà cung cấp sẽ giao hàng đến kho của doanh nghiệp.
Lúc này, bộ phận kho sẽ là người quản lý quy trình xuất nhập hàng hóa
vào kho, ký kết vào những biên bản nhập hàng hóa vào kho, sắp xếp theo
những quy tắc hoặc quy ước của doanh nghiệp đối với từng mặt hàng hóa.
Phân chia những mặt hàng theo những quy tắc nhập xuất kho một cách phù
hợp và ký nhận số lượng nhập kho.
Bước 12: Kiểm tra hàng hóa:
Bước này sẽ có 2 cách để doanh nghiệp có thể thực hiện.
 Doanh nghiệp có thể thuê QC ở ngoài để kiểm tra chất lượng hàng
hóa, để đảm bảo trước khi đưa hàng hóa vào quy trình hoạt động
thì chất lượng hàng không thay đổi.
 Phía NCC sẽ là người thuê QC ngoài kiểm tra chất lượng trước
khi giao hàng cho doanh nghiệp, khi NCC giao hàng đến chỉ cần
đưa cho nhân viên quản lý tại kho chứng từ chất lượng hàng hóa,
doanh nghiệp có thể không cần phải thuê QC kiếm tra chất lượng,
37
mà còn có thể tiết kiệm được chi phí và thời gian kiểm tra chất
lượng hàng.
Bước 13: Đề nghị nhập hàng vào kho:
Sau bước kiểm tra hàng hóa, và nhận thấy số lượng sai lệch về hàng lỗi
trong phần trăm ký kết hợp cho phép, nhân viên quản lý sẽ thực hiện việc
giao nhận hàng hóa và cho phép hàng hóa được nhập vào kho theo những quy
tắc và những nơi được bố trí sắp xếp trước đó.
Bước 14: Nhập kho:
Tiến hành cho nhập hàng vào kho, các nhân viên bốc xếp sẽ tiến hàng
xuống hàng khỏi các container và sắp xếp vào những vị trí thích hợp cho từng
loại hàng hóa, từng khu vực và theo những quy tắc nhất định được doanh
nghiệp đang áp dụng.
Bước 15: Thanh toán:
Sau khi hoàn tất việc nhập hàng hóa, doanh nghiệp sẽ tiến hàng kết toán
và thanh toán theo những chi phí theo những thỏa thuận trước đó của doanh
nghiệp và NCC đã đưa ra.
Bước 16: Đánh giá NCC sau mua:
Sau khi hoàn thành quá trình mua hàng, phòng mua hàng sẽ thực hiện
các đánh giá lại quá trình NCC cung ứng hàng hóa, từ khâu chuẩn bị cho đến
khi doanh nghiệp đưa các sản phẩm vào quy trình sản xuất và không xuất hiện
những vấn đề ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất của doanh
nghiệp.
3.2.1 Quy trình thu mua hoa tại công ty
Bước 1: Nhận yêu cầu hàng hóa:
Bộ phận FO sẽ gửi yêu cầu hàng hóa cho mỗi tuần bao gồm số lượng
sản phẩm bán ra và những nguyên phụ liệu cần thiết cho từng sản phẩm trong
một tuần
Ngoài việc tiếp nhận yêu cầu hàng hóa từ bộ phận bán hàng thì bộ phận
thu mua cũng sẽ tiếp nhận yêu cầu hàng hóa từ bộ phận R&D và Marketing
khi cần số lượng hoa để làm các sản phẩm cho những dự án của công ty.
Nhận xét: Các bộ phận khác phải gửi yêu cầu hàng hóa trước ngày đặt
hàng một ngày trong tuần ví dụ như ngày hàng về trong tuần là thứ 2 thì bộ
phận thu mua phải đặt hàng vào ngày chủ nhật, các bộ phận phải gửi yêu cầu
hàng hóa cho tuần sau vào thứ 7 của tuần trước từ đó.
Nếu như gửi yêu cầu hàng hóa trễ thì bộ phận có thể tự quyết định một
số loại mặt hàng chủ lực và một số loại hoa theo mùa để bán theo ngày.
38
Bước 2: Lập kế hoạch mua hàng:
Sau khi tiếp nhận yêu cầu hàng hóa từ các bộ phận liên quan, bộ phận
thu mua sẽ lập kế hoạch mua hàng theo từng mặt hàng khác nhau, phân bổ
lịch về hoa theo từng ngày trong tuần sao cho phù hợp, với yêu cầu luôn có
hoa tươi và chất lượng hoa phải tốt nên việc hoa về trong một tuần.
Đồng thời không chỉ tiếp nhận yêu cầu hàng hóa từ bộ phận bán hàng,
mà còn yêu cầu hàng hóa đến từ bộ phận marketing và R&D. Trong những
đợt cần chạy quảng cáo sản phẩm và cần ra mắt những sản phẩm mới cho
những đợt dự án của công ty, bộ phận thu mua cần phải đáp ứng kịp thời các
nhu cầu về hàng hóa cho các sản phẩm mới.
Do vậy, việc lập kế hoạch mua hàng theo tuần sẽ giúp cho các bộ phận
liên quan nắm bắt được tình hình hàng hóa về theo ngày và biết thay đổi tình
huống sao cho hợp lý khi bộ phận marketing đã chạy bài về sản phẩm bán
mỗi ngày trên web và fanpage của công ty.
Nhận xét: Việc lập kế hoạch mua hàng từ bộ phận thu mua nhằm tất cả
phòng ban và bộ phận khác đều nắm bắt được lịch về hoa, giá bán sản phẩm,
định lượng sản phẩm. Qua đó việc lập kế hoạch mua hàng rõ ràng tránh được
tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
Bước 3: Trình trưởng bộ phận và chờ duyệt
Sau khi bộ phận thu mua lập kế hoạch thu mua hoa trong tuần và đưa ra
số lượng và chủng loại hoa về theo ngày trong tuần và gửi cho bảng kế hoạch
về hoa cho trưởng bộ phận xem xét trước thời gian đặt hàng với nhà cung cấp.
Nhận xét: Việc trình lên trưởng bộ phận xem xét và duyệt, đối với
những ngày lễ rất quan trọng. Do số lượng hoa về để tiêu thụ cho dịp lễ số
lượng lớn và đa chủng loại, trưởng bộ phận thu mua sẽ xem xét về việc về
một số lượng như thế có hợp lý hay cần có sự thay đổi hay không.
Và xem xét chủng loại hoa trên thị trường có đủ cung ứng cho công ty
hay không, cập nhật các xu hướng về hoa kịp thời và thay đổi khi cần thiết.
Bước 4: Duyệt
Sau khi xem xét về số lượng, ngày về có hợp lý hay không phù hợp với
những dự án trong tuần và trong tháng thì trưởng bộ phận sẽ ký duyệt .
Bước 5: Gửi lịch về hoa và danh sách hoa về theo ngày
Sau khi được duyệt kế hoạch và danh sách hoa, nhân viên thu mua sẽ
gửi lịch về hoa theo từng ngày trước 15h của ngày hôm trước. Ví dụ như sáng
thứ 2 theo lịch sẽ về hoa thì chậm nhất là trưa chủ nhật trước 15 giờ nhân viên
39
thu mua phải báo số lượng , chủng loại, giá bán, quy cách bán cho bộ phận
bán hàng cho bộ phận bán hàng.
Việc thông báo như vậy để bộ phận marketing chạy bài quảng cáo trên
các nền tảng mạng xã hội và bộ phận bán hàng có thể cập nhật được được số
lượng, chủng loại, giá bán nhằm nắm được thông tin và có thể thông báo đến
khách hàng một cách nhanh chóng khi có sự thay đổi trong cơ cấu sản phẩm.
Nhận xét: Sau khi được duyệt kế hoạch mua hàng trong tuần, bộ phận
thu mua sẽ gửi lịch về hoa cho các bộ phận cập nhật, nếu như các bộ phận
khác cập nhật yêu cầu hàng hóa đúng giờ thì bộ phận thu mua sẽ có thể gửi
lịch về hoa đúng giờ. Ngược lại, sự chậm trễ của bộ phận bán hàng hoặc bộ
phận R&D sẽ kéo theo việc gửi đơn đặt hàng chậm trễ và cập nhật lịch về sẽ
trễ.
Do vậy, cần phải có sự phối hợp giữa các bộ phận, sự chậm trễ của 1
trong các bộ phận khác sẽ ảnh hưởng đến việc đúng quy trình và đúng giờ của
bộ phận thu mua.
Bước 6: Kiểm tra số lượng và chất lượng hoa tồn
Việc kiểm tra số lượng tồn và chất lượng hoa tồn mỗi ngày giúp các bộ
phận nắm được số lượng đang tồn trong kho, đặc biệt là bộ phận thu mua cần
nên nắm được số lượng hoa tồn hàng ngày để tránh trường hợp đặt hàng ở
phía nhà cung cấp quá nhiều hoặc quá ít làm hao hụt và lãng phí.
Nhận xét: Thợ cắm hoa sau một ngày hoàn thành công việc sẽ thực hiện
công việc kiểm tồn hoa còn lại sau 1 ngày sử dụng và cập nhật lên phần mềm
nhanh.vn. Ngoài việc kiểm tồn thợ cắm hoa sẽ phải thông báo đến tất cả các
bộ phận số lượng hủy hoa khi và số lượng tồn thực tế là bao nhiêu. Việc kiểm
tồn và báo số lượng hủy hoa hằng ngày phải được cập nhật để bộ phận thu
mua nắm được thông tin và số lượng tồn kho.
Bước 7: Cập nhật số lượng hoa về
Sau khi tính toán về số lượng hoa còn tồn trong kho, số lượng hoa còn
sử dụng được và số lượng hoa phải tiêu hủy và dựa vào yêu cầu hàng hóa của
các bộ phận gửi đến, bộ phận thu mua sẽ tính được số lượng hoa về theo ngày
và lịch hoa về theo những ngày trong tuần.
Sau đó, sẽ cập nhật số lượng dự kiến mà hoa về cho các bộ phận liên
quan để các bộ phận dự trù được số lượng dự kiến và tính toán những số
lượng sản phẩm thành phẩm sẽ bán và bắt đầu cho chạy các bài marketing
trên các trang web và các nền tảng mạng xã hội.
40
Nhận xét: Cập nhật số lượng dự tính hoa sẽ về dựa vào yêu cầu hàng
hóa từ các bộ phận, do đó cần sự phối hợp chặt chẽ và có tính liên kết từ các
bộ phận để các bước trong quy trình hoạt động có tính lành mạch.
Bước 8: Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
Sau khi tính toán xong các con số cho từng sản phẩm, bộ phận thu mua
tiến hành việc gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. Kiểm tra thông tin của
từng nhà cung cấp xem phù hợp với từng loại nguyên vật liệu hay nguyên phụ
liệu nào.
Kiểm tra số lượng, các thông tin về sản phẩm, thông tin nhà cung cấp,
sau khi xác nhận đúng các thông tin và số liệu, bộ phận thu mua sẽ gửi đơn
đặt hàng cho nhà cung cấp.
Nhận xét: Ở bước gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, bộ phận thu mua
cần chú ý các thông tin về sản phẩm, định lượng, số lượng để gửi đơn đặt
hàng chính xác, tránh việc sai sót số lượng, màu sắc.
Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình, những
bước ở trên đều có thể kiểm tra và sửa chữa trong nội bộ công ty, nhưng khi
đã gửi đơn đặt hàng cho phía nhà cung cấp, công ty rất khó để thay đổi về số
lượng, màu sắc,...
Bước 9: Nhận hàng
Sau khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng, sẽ tiến hành việc đóng
gói hàng hóa và xác nhận với công ty đã đóng gói hàng hóa, đã vận chuyển ra
khỏi kho. Phía công ty sẽ xác nhận với nhà cung cấp về thời gian nhận hàng,
chụp hình xác minh về tình trạng hàng hóa ( nguyên vẹn, gãy hoa, hao hụt,…)
Nhận xét: Khi nhận hàng công ty sẽ chụp ảnh xác minh về tình trạng
hàng hóa đang nhận được, để tránh tình trạng việc hàng hóa hư hại do phía
nhà cung cấp hoặc do bên vận chuyển để nhanh chóng tìm hướng giải quyết
cho các tình trạng đang gặp phải và tìm cách khắc phục.
Bước 10: Kiểm tra chất lượng và số lượng
Khi nhận hàng, bộ phận thu mua và kho phải có hình ảnh xác minh về
tình trạng hàng của từng nhà cung cấp, để thông tin báo cho họ về tình trạng
hàng hóa khi công ty được, tránh việc sai sót về số lượng cũng như là chất
lượng.
Nếu như có sai sót về số lượng, nhà cung cấp đóng dư hoặc ít hơn số
lượng công ty đã đặt thì phải thông báo ngay cho họ đồng thời tìm các giải
pháp cho việc thiếu hụt ( tìm nhà cung cấp trong khu vực có thể cung ứng đủ
số lượng hàng và nhanh chóng,… ) hoặc dư quá nhiều hàng ( thông báo cho
41
các bộ phận khác về số lượng hoa quá nhiều, bán lại cho nhà bán lẻ, phản hồi
với nhà cung cấp có thể lấy hàng về ,…).
Nhận xét: Ở sau bước nhận hàng từ nhà cung cấp, bộ phận thu mua và
kho sẽ phải kiểm tra lại chất lượng và số lượng hàng, tại bước này rất dễ sai
sót trong việc kiểm đếm, nếu như cả 2 bộ phận đều không kiểm tra lại sau khi
nhận hàng rất dễ xảy ra việc hao hụt hoặc dư thừa quá nhiều.
Bước 11: Cập nhật số lượng hoa thực tế nhận được
Sau khi nhận hàng và kiểm tra lại số lượng, bộ phận thu mua sẽ cập
nhật số lượng thực tế nhận được sau khi hàng hóa về đến kho nhằm các bộ
phận sẽ có các phương án giải quyết cho vấn đề phát sinh về chất lượng cũng
như số lượng hàng hóa nhận được từ nhà cung cấp.
Nhận xét: Việc cập nhật số lượng thực tế so với số lượng bộ phận thu
mua đã đặt để các bộ phận khác nắm được số lượng chất lượng thực tế, đặc
biệt là bộ phận bán hàng, sẽ có số lượng thực tế về sản phẩm, từ đó bộ phận
bán hàng sẽ tính toán được lượng sản phẩm sẽ bán ra là có thể ngừng nhận
các đơn đặt hàng về các sản phẩm có số lượng nhập kho ít.
Bước 12: Phản hồi chất lượng hoa với nhà cung cấp
Sau khi kiểm tra các bước trên, bộ phận thu mua sẽ có nhiệm vụ phản
hồi về chất lượng và số lượng hoa đã nhận được với nhà cung cấp.
Nếu như các vấn đề về chất lượng hoa hư hại do các bên vận chuyển
làm hư hỏng, 2 bên sẽ cùng bàn bạc về phương án làm thế nào để tránh việc
hư hỏng hoa cho đợt vận chuyển tiếp theo. Và các vấn đề số lượng hoa, nhà
cung cấp đóng gói quá nhiều hoặc quá ít so với số lượng đã đặt trước đó.
Nhận xét: Ở bước phản hồi về chất lượng và số lượng hoa nhằm để phía
nhà cung cấp cải thiện hơn về chất lượng mà họ đang cung cấp cho phía công
ty. Ngược lại, nếu đã phải hồi rất nhiều lần nhưng phía nhà cung cấp vẫn
không cải thiện về chất lượng sản phẩm thì phía công ty có thể xem xét lại để
kết thúc hợp đồng.
Bước 13: Xác nhận công nợ với nhà cung cấp
Đối với nhà cung cấp chấp nhận cho công nợ thì sau khi nhận hàng bộ
phận thu mua sẽ xác nhận số lượng thực tế đã nhận, chất lượng hoa và xác
nhận công nợ của ngày nhận hàng hôm đó với phía bên cung cấp.
Nhận xét: Việc xác nhận công nợ với nhà cung cấp để bộ phận kế toán
dễ theo dõi công nợ theo từng ngày, từng tháng, từng quý.
3.1.2 Mô tả chi tiết công việc thu mua hoa
Mô tả công việc của bộ phận thu mua:
42
Thu mua hàng hóa, đảm bảo các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ
cho việc duy trì và phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
Với nhiệm vụ thứ nhất là mua hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào :
 Thu mua hoa tươi:
Bước 1: Bộ phận thu mua sẽ tham khảo giá hoa thực tế tại các nhà
cung cấp trong thời điểm thu mua
Bộ phận thu mua cần so sánh giá các nhà cung cấp để có giá tốt nhất
nhằm giảm chi phí đầu vào đặc biệt là giảm giá vốn hàng bán, việc tham khảo
giá hoa thực tế từ các nhà cung cấp để có thể kịp thời nắm bắt giá thị trường
tại từng thời điểm khác nhau.
Ở những ngày thường giá hoa sẽ có những giao động chênh lệch không
quá cao, nhưng những ngày cận dịp lễ nhưng số lượng hoa trên thị trường
khan hiếm sẽ làm cho giá tăng mạnh. Do vậy cần nắm bắt kịp thời giá để có
thể kịp thời điều chỉnh nhà cung cấp cho phù hợp.
Bước 2: Thảo luận với các bộ phận có liên quan về các chủng loại và
số lượng
Đối với các mặt hàng là hoa cho dịp lễ lớn tại nước ta rất quan trọng
chủng loại, một số ngày lễ sẽ có ý nghĩa riêng biệt và có những loại hoa phù
hợp. Mà bộ phận R&D và bộ phận bán hàng sẽ tìm hiểu và nghiên cứu thị
trường về các chủng loại hoa mới, những ý nghĩa phù hợp với ngày lễ đó để
dự đoán trước về sự ưa chuộng mới của khách hàng, từ đó đưa ra những
chủng loại sẽ bán và dự đoán về số lượng.
Việc các bộ phận thảo luận và dự đoán trước thị trường giúp bộ phận
thu mua nắm bắt được chủng loại và số lượng để có thể tìm kiếm nhà cung
cấp phù hợp và dự trù sản phẩm tránh việc hao hụt về sản phẩm nhưng không
đủ nguồn cung về số lượng.
Bước 3: Lập kế hoạch thu mua cho tuần kế tiếp
Bộ phận thu mua sẽ lập kế hoạch mua hàng theo từng tuần, hàng tuần
bộ phận bán hàng sẽ gửi bảng yêu cầu hàng hóa, trong đó sẽ dự đoán số lượng
sản phẩm thành phẩm sẽ bán ra, ngoài ra còn có số lượng về bình gốm, chậu,
rổ mây và một số nguyên phụ liệu.
Việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu đầu vào cho tuần tiếp theo để
các bộ phận đều có thể nắm được con số cụ thể và tình hình nhập hoa về trong
tuần sau, từ đó xem xét mục tiêu của từng tuần và đánh giá sơ bộ về giá nhập,
giá bán ra và thị trường ngay từng thời điểm.
43
Bước 5: Theo dõi đơn đặt hàng
Theo dõi đơn đặt hàng là một trong những điểm quan trọng nhất, việc
theo dõi sát đơn đặt hàng của mình, bộ phận thu mua có thể cập nhật được
tình hình hàng hóa một cách nhanh chóng nhất.
Bước 6: Thông báo lịch dự kiến hoa về cho các bộ phận liên quan
Việc thông báo lịch dự kiến hoa cho các bộ phận liên quan để tất cả các
phòng ban đều có thể nắm được ngày hoa sẽ về và lên kế hoạch hợp lí, đặc
biệt bộ phận kho rất quan trọng, thông báo lịch về dự kiến để bộ phận kho có
thời gian sắp xếp và bố trí hàng hóa tồn kho và sắp xếp vị trí thích hợp cho
từng loại hoa sẽ về. Bên cạnh đó, thông báo cho bộ phận bán hàng để bộ phận
bán hàng có thể nắm được số lượng hàng về lập kế hoạch bán hàng một cách
phù hợp.
Bước 7: Nhận hoa và kiểm đến số lượng nhận thực tế
Sau khi phía nhà cung cấp đóng gói và tiến hành gửi hàng cho công ty,
sau 1 ngày đóng gói, công ty sẽ nhận được các kiện hàng, sau đó bộ phận thu
mua và kho phải kiểm tra số lượng có giống như hóa đơn công nợ mà nhà
cung cấp gửi cho bộ phận thu mua hay không.
Hình 3.1Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của một số loại hoa ( trang 1)
Nguồn: Phòng thu mua
44
Hình 3.2 : Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của một số loại hoa ( trang 2)
Bộ phận thu mua sau khi nhận hoa sẽ dựa trên những tiêu chí đánh giá
về chất lượng của hoa đối với từng nhà cung cấp. Sau đó đánh giá tổng thể về
chất lượng, nếu như tình trạng hư hỏng dập nát không tốt sẽ phải báo ngay với
nhà cung cấp để tìm hướng giải quyết tối ưu nhất.
Bước 8: Phân loại, phân chia hoa và đóng gói cho các chi nhánh
Hiện nay, nhà cung cấp vẫn chưa có thể đóng gói và chuyển hàng hóa
cho từng chi nhánh của công ty, do vậy tất cả hàng hóa thu mua đặt hàng nhà
cung cấp đều sẽ chỉ gửi về kho của trụ sở chính, từ đó mới phân chia hoa
đóng gói và cuối cùng là gửi cho các đơn vị vận chuyển như Grab,
AhaMove,… để vận chuyển hàng hóa đến các chi nhánh.
Bước 9: Gửi hoa cho các đơn vị vận chuyển
Sau khi đóng gói hoa, thì bộ phận điều phối sẽ tiến hành liên hệ với các
đơn vị vận chuyển để tiến hành việc phân phối hoa đến chi nhánh.
 Thu mua nguyên phụ liệu
Bước 1: Tham khảo giá nguyên phụ liệu thực tế tại các nhà cung cấp trong
thời điểm thu mua
Bộ phận thu mua cần so sánh giá các nhà cung cấp để có giá tốt nhất nhằm
giảm chi phí đầu vào đặc biệt là giảm giá vốn hàng bán, việc tham khảo giá
45
hoa thực tế từ các nhà cung cấp để có thể kịp thời nắm bắt giá thị trường tại
từng thời điểm khác nhau.
Bước 2 :Thảo luận với các bộ phận liên quan về chủng loại và số lượng
Bước 3: Lập kế hoạch đặt hàng cho 1 tháng của tất cả nguyên phụ liệu
Bước 6: Thông báo lịch về nguyên vật liệu cho bộ phận kho
 Thu mua bình gốm, chậu, rổ mây,…
Bước 1: Tham khảo các mẫu mã thực tế trong thời điểm cần thu mua từ các
nhà cung cấp tại thời điểm thu mua
Bộ phận thu mua cần so sánh giá các nhà cung cấp để có giá tốt nhất nhằm
giảm chi phí đầu vào đặc biệt là giảm giá vốn hàng bán, việc tham khảo giá
hoa thực tế từ các nhà cung cấp để có thể kịp thời nắm bắt giá thị trường tại
từng thời điểm khác nhau.
Bước 2: Thảo luận với các bộ phận liên quan về chủng loại, mẫu mã và số
lượng
Bước 3: Lập kế hoạch cho từng sản phẩm phải thu mua : chậu, rổ mây ( phải
đặt hàng trước ít nhất 1 tháng)
Với những mặt hàng độc quyền về sản phẩm có thể nhắc đến là rổ mây,
nhà cung cấp chỉ cung cấp độc quyền về sản phẩm đó cho công ty, ngoài ra lại
là sản phẩm thủ công, do vậy bộ phận thu mua cần phải tính toán số lượng
cẩn thận cho việc lên đơn đặt hàng nhà cung cấp rổ mây. Do tính chất đặc biệt
của sản phẩm nên phải đặt hàng trước rất nhiều thời gian. Những dịp về sự
kiện của công ty, bộ phận thu mua cần phải tính toán về số lượng bán ra của
sản phẩm về rổ mây và đặt số lượng trước ít nhất là 3 - 4 tháng.
Ngoài rổ mây thì còn các sản phẩm khác như chậu xi măng, gốm sứ
Bình Dương, gốm Phù Lãng
46
Bước 6: Thông báo lịch dự kiến hành về cho các bộ phận liên quan, đặc biệt
phải thông báo cho bộ phận kho trước
Nhiệm vụ thứ hai của bộ phận thu mua là Theo dõi và cập nhật công nợ
cho từng nhà cung cấp:
 Cập nhật công nợ theo từng ngày cho nhà cung cấp theo từng đợt đặt
hàng và nhận hàng
 Theo dõi và thông báo cho bộ phận kế toán khi đến kì hạn thanh toán
công nợ cho nhà cung cấp
Bước 1: Cập nhật và đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp theo từng thời
hạn
Bước 2: Gửi đề xuất thanh toán công nợ cho bộ phận kế toán
Bước 3: Cập nhật danh sách công nợ cho từng nhà cung cấp
Nhiệm vụ thứ ba của bộ phận thu mua là Báo cáo:
 Báo cáo theo từng tuần và tháng:
 Báo cáo chi phí nhập hàng
 Chi phí về giá vốn hàng bán
 Chi phí mua nguyên vật liệu đầu vào
 Chi phí về cước vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho công ty
 Hàng tồn kho hiện có
 Hao hụt về số lượng tiêu hủy về chất lượng so với số lượng nhập đầu vào
 Chất lượng hoa theo tuần và theo tháng của từng nhà cung cấp
 Họp giao ban:
Bước 1: Thảo luận với các bộ phận liên quan về chủng loại hoa và số lượng
hoa theo yêu cầu hàng hóa mà bộ phận bán hàng đưa ra
Bước 2: Tiếp nhận và đánh giá về chất lượng sản phẩm nhận được trong tuần
và tháng
Bước 3: Giải trình các vấn đề cần được xử lý trong tuần
Với nhiệm vụ thứ ba của bộ phận thu mua là đánh giá nhà cung cấp:
 Nhà cung cấp hoa, bình, chậu, nguyên phụ liệu
 Báo cáo chủng loại, số lượng thực tế đã nhận, đánh giá chất lượng của
từng mặt hàng của từng nhà cung cấp
 Đánh giá nhà cung cấp theo từng khả năng đáp ứng về chất lượng, số
lượng và thời gian
Nhiệm vụ cuối cùng của bộ phận thu mua là tìm kiếm các nhà cung cấp
mới về các mặt hàng khác nhau:
47
 Tìm kiếm nhà cung cấp mới về hoa, bình, chậu, rổ mây và các
nguyên phụ liệu
Bước 1: Tham khảo về mẫu mã, giá cả và khả năng đáp ứng của nhà cung
cấp mới
Ngoài việc tìm các nhà cung cấp hoa để đa dạng về mẫu mã, chủng loại
và màu sắc để thu hút khách hàng. Trong đó, nhà cung cấp bình, chậu, rổ mây
và các nguyên phụ liệu cũng rất quan trọng, luôn tìm kiếm những nhà cung
cấp mới để để tham khảo các mẫu mã mới đa dạng hơn
Bước 2: Gửi sản phẩm mẫu cho các trưởng bộ phận xem xét
Bước 3: Kiểm tra chất lượng hàng hóa mẫu

Sau khi nhập hàng mẫu về để thử nghiệm hoa với môi trường sống, tỷ
lệ thích nghi của hoa. Có một số loại hoa chỉ có thể sống ở khí hậu ôn đới
hoặc nhiệt đới, do đó trước khi muốn chính thức bán sản phẩm ra thị trường.
Việc kiểm tra hoa như vậy có thể đánh giá được độ thích hợp của hoa nhất.
Bước 4: Đánh giá nhà cung cấp mới
3.1.3 Những hạn chế còn tồn đọng trong quy trình thu mua hoa
 Những sai sót đến từ bộ phận thu mua:
Số lượng nhập hàng ( quá nhiều, quá ít):
Bộ phận thu mua đặt hàng sai quy cách với nhà cung cấp. Quy cách
đóng gói của nhà cung cấp và của công ty khác nhau, do một số nhà cung cấp
của công ty không phải nhà vườn mà là các vựa sỉ nhập hoa từ nhiều nhà
vườn khác nhau và sau đó cung cấp hàng hóa cho công ty. Do đó khi không
thể nắm được quy cách đóng gói từ phía nhà cung cấp, bộ phận thu mua rất dễ
tính toán số lượng bị sai.
Mỗi loại hoa sẽ có những quy cách đóng gói riêng ví dụ như: hoa oải
hương nhà cung cấp sẽ đóng gói theo quy cách 100 bông/bó, nhưng quy cách
đóng gói tại công ty chỉ có 50 bông/ bó. Do đó, khi tính toán sai theo quy cách
đóng gói của công ty bộ phận thu mua rất dễ đặt nhầm số lượng lớn hoa.
Sai về màu sắc
Một chủng loại nhưng có nhiều màu sắc khác nhau, và một màu hồng
nhưng có nhiều sắc thái đậm nhạt khác nhau, cách đặt tên hoa của công ty và
nhà cung cấp khác nhau khi nói chung chung một màu sắc nhà cung cấp sẽ
không biết công ty đang cần sắc thái nào của màu đó. Bộ phận thu mua khi
đặt hàng không đính kèm hình ảnh về màu sắc gây nhầm lẫn về màu sắc gây
ảnh hưởng đến hàng hóa.
48
 Những sai sót đến từ nhà cung cấp
Số lượng nhập hàng:
Nhà cung cấp tự ý đóng sai số lượng, bộ phận thu mua chỉ đặy 50 bó
theo quy cách 100 bông/ bó nhưng nhà cung cấp đóng quá nhiều hoặc quá ít
theo đơn đặt hàng nhưng không thông báo đến công ty về đóng lệch số lượng
so với đơn đã gửi trước đó.
Sai về màu sắc:
Khi gửi đơn đặt hàng bộ phận thu mua đã đính kèm về hình ảnh màu
sắc nhưng nhà cung cấp đã tự ý đóng sai màu. Ví dụ như về chủng loại hoa
hồng đỏ nhưng có nhiều sắc thái đậm nhạt khác nhau, phía công ty đặt hàng
hoa hồng màu đỏ pháp nhưng hiện phía nhà cung cấp đã hết màu và tự ý đóng
màu đỏ Ohara thay thế và không báo tình trạng màu sắc cho công ty.
Đóng hàng không đạt chất lượng:
Phía nhà cung cấp đã đóng hàng không đạt chất lượng như các thỏa
thuận ban đầu. Tình trạng hoa nhận được không thể sử dụng được trong quá
trình sản xuất gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm đầu ra
và ảnh hưởng các chi phí thu mua. Phía nhà cung cấp không đủ nguồn cung
cấp hàng mới nên đóng hàng tồn hoặc hàng cũ và chất lượng kém cho công ty.
Quên đóng hàng cho công ty:
Đối với mặt hàng là hoa, nhà cung cấp chủ yếu của công ty là nhà vườn
và nông dân là chính nên những công việc quản lý đơn đặt hàng và làm hóa
đơn đều được làm thủ công và không thể tránh khỏi việc nhà vườn quên đóng
hàng theo yêu cầu. Đến ngày nhận hàng như theo thỏa thuận thì phía nhà cung
cấp mới thông báo việc quên đóng hàng. Một phần là do bộ phận thu mua khi
gửi đơn đặt hàng đã không theo đõi đơn đặt và không nắm thông tin.
 Sai sót trong lúc vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp về kho công ty
ảnh hưởng đến chất lượng đầu vào của sản phẩm.
Khi nhà cung cấp đóng hàng và gửi hàng từ vườn đến kho của công ty
thông qua đơn vị vận chuyển, trong quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến
công ty là quãng đường dài với tình trạng không được bảo quản tốt hoa rất dễ
hư hại và dập nát.
3.2 Quy trình thẩm định nhà cung cấp mới
Bước 1: Khảo sát nhà cung cấp
Khảo sát về giá, chủng loại sản phẩm, mẫu mã đa dạng, năng lực cung
cấp sản lượng, số lượng tối thiểu trong 1 đơn đặt hàng, các hình thức vận
chuyển của nhà cung cấp, cách tính cước vận chuyển
49
Bước 2: Chọn lọc
Trưởng bộ phận sẽ duyệt nhà cung cấp thông qua các bước đánh giá
nhà cung cấp mới trong quy trình thẩm định để chọn lọc nhà cung cấp phù
hợp nhất.
Bước 3: Gửi đơn đặt hàng về mẫu mã mới cho nhà cung cấp
Gửi đơn đặt hàng mẫu cho nhà cung cấp, đính kèm hình ảnh về màu
sắc, số lượng đặt hàng mẫu. Do số lượng hàng mẫu về rất ít nếu gửi riêng lẻ
sẽ ảnh hưởng đến chi phí nên công ty thường sẽ đặt hàng mẫu cùng với đơn
hàng thường ngày để tiết kiệm được chi phí vận chuyển.
Bước 4: Thử hàng mẫu
Nhận hàng mẫu từ nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng khi nhận hàng,
thử độ tương thích phù hợp với yêu cầu.
Bước 5: Đánh giá nhà cung cấp mới
Thông qua các kết quả kiểm tra về sản phẩm, năng lực và khả năng cung ứng
sản phẩm của nhà cung cấp
Bước 6: Cập nhật danh sách nhà cung cấp đủ yêu cầu
Ký hợp đồng và đưa ra những yêu cầu về đánh giá chất lượng sản phẩm.
50
3.3 Quy trình làm việc với kế toán và bộ phận thu mua
Hình 3.3: Quy trình làm việc giữa bộ phận thu mua và bộ phận kế toán
Nguồn: Phòng thu mua
Theo như thông thường bộ phận kế toán và bộ phận thu mua làm việc
bằng phương pháp thủ công và không có bước lưu trữ hóa sau khi thanh toán
công nợ. Bộ phận kế toán chỉ tham gia vào quá trình thu mua sau khi các nhân
viên bộ phận thu mua chuyển tiếp hóa đơn sau khi nhận từ nhà cung cấp,
những bước trước đó bộ phận kế toán đều không nắm bắt được.
Nếu như trong quá trình đối soát công nợ có sai sót bộ phận kế toán sẽ
rất khó nắm bắt được sai từ đâu sẽ làm mất rất nhiều thời gian để kiểm tra lại
toàn bộ quá trình.
Quy trình thực tế của bộ phận kế toán chỉ bao gồm hai bước như sau:
Bước 1: Nhận hóa đơn công nợ từ bộ phận thu mua
Bộ phận thu mua sau khi đặt hàng nhà cung cấp, phía nhà cung cấp sẽ
xác nhận đơn đặt hàng của công ty, sau đó sẽ gửi hóa đơn công nợ của đơn
hàng đã đặt cho bộ phận thu mua cập nhật và đối chiếu với số lượng đã đặt.
Sau khi nhận hàng bộ phận thu mua sẽ kiểm đếm số lượng thực tế và so
sánh với số lượng đã đặt, nếu như có chênh lệch số lượng sẽ phải thông báo
và cập nhật lại số lượng và công nợ. Tiếp theo bộ phận thu mua sẽ gửi hóa
đơn cho bộ phận kế toán để tiến hành ghi nhận công nợ
Bước 2: Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp
Sau khi đối soát công nợ và đối chiếu khớp công nợ với nhà cung cấp,
bộ phận kế toán sẽ dựa vào thời gian gia hạn để hoàn thành thanh toán công
nợ cho từng nhà cung cấp theo như thỏa thuận.
51
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRONG CÔNG VIỆC TẠI
CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA VÀ KẾT LUẬN
4.1 GIẢI PHÁP VỀ MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG HẠN CHẾ TRONG QUY
TRÌNH THU MUA HOA TẠI CÔNG TY TNHH HOA THEO MÙA
Giải pháp thứ nhất cho vấn đề sai sót trong số lượng
 Trường hợp 1: Lỗi đến từ phía nhân viên thu mua.
Trong quá trình đặt hàng nhân viên thu mua đặt sai số lượng ( nhiều/ ít)
hơn số lượng mà công ty cần. Giải pháp cho trường hợp này là nhân viên thu
mua báo cho bộ phận bán hàng về số lượng.
- Số lượng về quá nhiều hơn dự kiến, tìm những chợ đầu mối hoặc các
nhà cung cấp sỉ lẻ ở trong khu vực gần nhất để đẩy nhanh việc tiêu thụ nguồn
hàng đã về dư. Các nguồn sỉ ở chợ đầu mối có thể nhắc đến đầu tiên là chợ
Hồ Thị Kỷ tại Quận 10, nơi có sỉ nguồn hoa lớn tại nội thành Thành phố Hồ
Chí Minh có sẵn số lượng trong ngày
- Số lượng hoa về ít hơn dự kiến, phải tìm ngay nhà cung cấp khác có
đủ số lượng và chất lượng, liên hệ với những nhà cung cấp cũ hoặc tìm nhà
cung cấp mới có đủ số lượng thiếu hụt mà mình cần và có khả năng giao hàng
nhanh chóng hoặc có thể tìm một số nguồn cung từ một số vùng từ đồng bằng
Sông Cửu Long như các tỉnh: Sa Đéc ( Đồng Tháp), Mỹ Phong ( Tiền Giang),
Cái Mơn ( Bến Tre), An Thạnh ( An Giang),….
- Nhân viên thu mua phải chịu trách nhiệm về những đơn đặt hàng của
mình, trường hợp lần đầu phía công ty sẽ hỗ trợ 100% các chi phí phát sinh,
từ lần 3 trở đi nhân viên thu mua sẽ chịu trách nhiệm với đơn đặt hàng của
mình.
 Trường hợp 2: Lỗi đến từ phía nhà cung cấp
- Sẽ có giới hạn số lần mắc lỗi của nhà cung cấp, nếu như quá nhiều lần
với số lượng ảnh hưởng đến lợi nhuận và quy trình sản xuất của doanh nghiệp.
Nếu như phía nhà cung cấp đóng sai số lượng một đến hai lần thì bên
doanh nghiệp sẽ hỗ trợ phần số lượng dư cho nhà cung cấp. Nhưng khi số
lượng sai từ lần thứ ba trở lên thì phía nhà cung cấp sẽ chịu hoàn toàn trách
nhiệm về những phần hoa mà đóng dư cho doanh nghiệp
- Thương lượng với nhà cung cấp về số lượng về dư có thể đóng hàng
và gửi lại phía nhà cung cấp hoặc tìm giải pháp để tiêu thụ hết số hoa dư phát
sinh.
52
Luôn kiểm tra và xác nhận lại với nhà cung cấp về số lượng mà công ty
đã đặt trước ngày giao hàng, để phòng trường hợp nhà cung cấp hoặc nhân
viên thu mua đặt sai số lượng thì có thể kịp thời thay đổi.
Khi ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, cả hai bên cần phải ghi rõ
những điều khoản về việc sai lệch và phía nhà cung cấp tự ý đóng hàng sai,
những mức phần trăm sai lệch mà công ty có thể chấp nhận được và các điều
khoản trong hợp đồng phải ghi rõ công ty có thể chấp nhận sai lệch số lượng
trong bao nhiêu lần.
Ngoài ra, dự trù trường hợp thiếu hụt hoa quá nhiều nhưng số lượng từ
các nhà cung cấp tại Hà Nội và Đà Lạt không đủ nguồn cung ngay lập tức, bộ
phận thu mua cần phải tìm các nguồn cung ứng khác như các vùng đồng bằng
Sông Cửu Long có các làng hoa rất lớn, chi phí vận chuyển lại thấp hoặc một
số vườn lan hiện đang có tại các vùng miền Đông tiêu biểu có thể nhắc đến
vườn lan Dầu Tiếng, vườn lan Thảo Ngân,...
Giải pháp thứ hai cho vấn đề hàng hóa về sai màu sắc
 Trường hợp 1: Nhân viên thu mua không gửi hình ảnh về màu sắc của
hoa cho nhà cung cấp xác nhận
- Liên hệ với bộ Marketing và bộ phận tư vấn bán hàng để thông báo
kịp thời đến khách hàng về số lượng hoa về bị sai màu,
- Liên hệ và thương lượng với nhà cung cấp để hoàn trả một số loại sản
phẩm không đúng hoặc thương lượng để có thể giao chuyển số hoa sai lệch từ
công ty sang cho một đối tác khác của nhà cung cấp.
 Trường hợp 2: Nhà cung cấp đóng sai màu
Đối với việc sai lệch màu sắc của hoa đến từ phía nhà cung cấp công ty
có thể xem xét việc sai lệch màu có thể chấp nhận được hay không, nếu việc
sai màu không đáng kể thì bên công ty sẽ giải quyết vấn đề màu sắc với bộ
phận tư vấn bán hàng và bộ phận marketing để thông báo đến khách hàng.
Ví dụ như nhân viên thu mua đặt nhà cung cấp 200 cành hoa hồng đỏ
ecuador nhưng phía nhà cung cấp lại đóng hàng thành 200 cành hoa hồng đỏ
pháp, thì việc sai lệch 2 màu đỏ này công ty vẫn có khả năng chấp nhận được
nhưng đồng thời sau đó phải thông báo với bên nhà cung cấp và đảm bảo rằng
tình trạng hoa sai màu phải được khắc phục.
Đối với trường hợp khi nhân viên thu mua đặt hoa với màu đỏ Ecuador
nhưng phía nhà cung cấp không còn hoa đối với màu sắc đó phải thông báo
53
ngay với nhân viên thu mua về việc hết hàng. Sau khi tiếp nhận thông tin về
việc hoa hết hàng nhân viên phải thông báo với bộ phận tư vấn bán hàng và
marketing nhằm đưa ra những phương án tối ưu nhất trong từng thời điểm,
đặc biệt khi công ty cần hoa trong những dịp sự kiện chạy sự kiện, chiến dịch.
Đối với việc sai lệch màu sắc trong loại hàng hóa là hoa là một trong
những nhược điểm gây ảnh hưởng đến sản phẩm rất nhiều, nếu như sai lệch
trong cùng tông màu rất dễ dàng giải quyết, nhưng việc sai lệch từ màu đỏ
sang màu hồng thì số lượng sai lệch màu sắc ấy cần phải trao đổi với các bộ
phận khác đặc biệt là bộ phận marketing và tư vấn bán hàng.
Giải pháp thứ ba về việc hàng không đạt chất lượng
 Trường hợp 1: Do trong quá trình vận chuyển hàng hóa
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ Hà Nội hoặc các tỉnh khác về
TPHCM những loại hoa có sức chống chịu yếu và không được bảo quản kỹ
lưỡng rất dễ xảy ra tình trạng hoa dập nát hoặc hư hỏng.
- Lỗi do phía bên vận chuyển, liên hệ với nhà cung cấp về tình trạng hư
hỏng và chụp lại hình ảnh về mức độ hư hỏng và dập nát của hoa. Thương
lượng về thiệt hại và tổn thất của sản phẩm với nhà cung cấp, trường hợp cần
thiết có thể thay đổi nhà vận chuyển để đảm bảo được mức độ tổn thất.
- Do phía trong quá trình vận chuyển từ sân bay Nội Bài vào đến sân
bay Tân Sơn Nhất phải thông qua rất nhiều đoạn trung chuyển rất nhiều để có
thể về đến kho công ty,
 Trường hợp 2: Do nhà cung cấp đóng hàng bị hỏng
Lỗi do phía nhà cung cấp đóng hoa hư hỏng, liên hệ với nhà cung cấp
đồng thời thông báo cho nhà cung cấp về số lượng và tình trạng hư hỏng đối
với từng loại hoa, tỉ lệ phần trăm có thể sử dụng được và không thể sử dụng
được, chụp những hình ảnh minh chứng cho việc hàng hóa hư hỏng là tình
trạng sau khi nhận hàng. Nhà cung cấp phải chịu 100% tiền sản phẩm cho
công ty hoàn trả hoặc bù vào số hoa sẽ nhập cho đợt tiếp theo.
Thông qua đó, phía nhà cung cấp phải đảm bảo được rằng việc không
tái diễn tình trạng đóng hoa hư hỏng và dập nát quá nhiều lần gây ảnh hưởng
đến chất lượng hoa của công ty và phía công ty sẽ có những điều khoản quy
định rõ trong việc trao đổi về vấn đề đóng hàng hóa không đạt chuẩn.
Giải pháp thứ tư cho vấn đề nhà cung cấp quên đóng hàng
54
Đây là lỗi thường đến từ phía nhân viên thu mua, sau mỗi đợt đặt đơn
hàng nhân viên thu mua phải thường xuyên theo dõi sát các đơn đặt hàng của
mình đối với từng nhà cung cấp.
Bên cạnh đó, cần phải xác định được phía nhà cung cấp đã đóng đủ
hàng cho công ty hay không từ đó kịp thời thông báo cho các bộ phận về việc
thiếu hụt hoặc dư hoa để và có những phương án tối ưu.
Trước ngày công ty nhận hàng một ngày nhân viên thu mua cần phải
xác nhận lại số lượng đặt hàng, chất lượng hàng hóa với phía nhà cung cấp để
tránh trường hợp nhà cung cấp quên đóng hàng.
Ngoài ra, khi phát hiện ra nhà cung cấp quên đóng hàng, cần phải liên
hệ và tìm các nhà cung cấp khác có khả năng cung ứng đủ số lượng đang
thiếu hụt hiện tại nhưng vẫn đảm bảo được thời gian và chất lượng của hoa
tránh việc ảnh hưởng đến chất lượng chất lượng sản phẩm đầu ra của công ty.
Bảng 4.1 Quy trình hoàn thiện thu mua hoa

Nhân sự Văn bản
Thứ tự
Quy trình thực đính
bước
hiện kèm
Bước 1
Thu mua
Bước 2
Trưởng
Bước 3
bộ phận
Bước 4
Bước 5 Thu mua
Bước 6
55
Trưởng
Bước 7
bộ phận
Bước 8
Bước 9
Bước 10
Bước 11
Bước 12
Thu mua
Bước 13
Bước 14
Bước 15
Bước 16
Bước 17
56
4.2 GIẢI PHÁP VỀ NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QUY TRÌNH LÀM
VIỆC GIỮA BỘ PHẬN THU MUA VÀ BỘ PHẬN R&D
Việc sáng tạo và thiết kế mẫu mã cho các sản phẩm mới trong những sự
kiện và dự án của công ty sẽ gây ra việc bộ phận R&D đưa hàng mẫu và yêu
cầu bộ phận thu mua phải đặt hàng phía nhà cung cấp bất chợt. Việc yêu cầu
hàng mẫu không được thiết lập theo một quy trình nhất định sẽ làm cho bộ
phận thu mua rất khó khăn trong việc theo dõi đơn đặt hàng và theo dõi công
nợ của từng nhà cung cấp.
Do vậy, cần phải thiết lập lại quy trình và xác nhận lại các yếu tố trong
quy trình sao cho phù hợp với cả 2 bộ phận. Trước đây bộ phận R&D gửi các
danh sách mẫu mã và số lượng hàng mẫu để tiến hành phát triển sản phẩm
vào những khung giờ không cố định.
Vào các ngày đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ gửi bảng yêu cầu hàng hóa
trước 15h vào trước ngày đặt hàng 1 ngày, do vậy bộ phận R&D cần phải lập
danh sách về số lượng, hình ảnh về màu sắc, mẫu mã trước 15h cùng lúc với
bộ phận bán hàng. Để bộ phận thu mua có thể thống kế số lượng, mẫu mã,
màu sắc, chủng loại và phân loại để đặt hàng từ các nhà cung cấp.
Để bộ phận thu mua có thể nắm được thông tin về các sản phẩm, bảng
dưới đây là một số thông tin cần thu thập từ các bộ phận có nhu cầu đặt hàng
và bộ phận thu mua đặt ra một số quy định:
Các bộ phận phải điền toàn bộ phận thông tin về mặt hàng yêu cầu
trước 15h và phải gửi cho bộ phận thu mua trước ngày đặt hàng.
Bộ phận thu mua sẽ có 3 ngày gửi đơn đặt hàng, do vậy sẽ phải giới
hạn số lượng đặt hàng của các bộ phận trong 1 tuần.
Bộ phận thu mua sẽ nhận bảng yêu cầu hàng hóa hàng tuần từ bộ phận
bán hàng, do đó bảng khi có yêu cầu thêm về hàng hóa thì bộ phận mới phải
điền thông tin vào bảng dưới đây, ngược lại thì không cần phải bổ sung thông
tin đặt hàng.
Khi có 1 chủng loại nhưng có rất nhiều màu sắc khác nhau, các bộ phận
khi đặt hàng cần phải đính kèm hình ảnh về màu sắc để bộ phận thu mua nắm
rõ được yêu cầu và đặt hàng phía nhà cung cấp theo đúng yêu cầu.
57
Bảng 4.2: Bảng thông tin đặt hàng của các bộ phận
Ghi chú
Tên bộ phận Chủng loại Số lượng Màu sắc
( nếu có)
Các bộ phận
điền thông tin
Các bộ phận Các bộ phận
R&D ( đính kèm
điền thông tin điền thông tin
hình ảnh nếu
có)
Các bộ phận
điền thông tin
Bán hàng ( đính kèm
hình ảnh nếu
có)
Các bộ phận
điền thông tin
Marketing ( đính kèm
hình ảnh nếu
có)
58
Bảng 4.3: Bảng quy định về số lượng đặt hàng từ các bộ phận
Tên bộ Ghi chú

Chủng loại Số lượng Màu sắc
phận ( nếu có)
Tối đa: 10 loại Tối đa: 10 bó/ loại Hình ảnh

R&D
Tối thiểu: 0 loại Tối thiểu: 1 bó/ loại về sắc

Bán hàng

Marketing
4.3 GIẢI PHÁP VỀ NHỮNG HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH LÀM
VIỆC GIỮA BỘ PHẬN THU MUA VÀ BỘ PHẬN KẾ TOÁN
Hiện nay, giữa bộ phận thu mua và bộ phận kế toán không có quá nhiều
sự gắn kết, gây ra tình trạng chậm trễ thanh toán công nợ cho các nhà cung
cấp. Ngoài ra, không có quy trình làm việc cụ thể giữa hai bộ phận làm cho
việc thanh toán và theo dõi công nợ không được chặt chẽ.
Ngoài việc cần có quy trình làm việc cụ thể thì công ty cần ứng dụng
công nghệ thông tin trong việc kiểm tra và đối soát công nợ với từng nhà cung
cấp, có thể sử dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp nhằm quản lý chặt
chẽ tránh sai sót trong việc thanh toán với NCC thay vì vẫn đang sử dụng thủ
công như hiện nay.
Hoặc có thể sử dụng các thanh công cụ để thông báo cho bộ phận kế
toán về thời gian thanh toán công nợ, tránh việc trì hoãn công nợ với nhà cung
cấp quá lâu và gây ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp.
Bảng 4.4: Quy trình hoàn thiện giữa bộ phận thu mua và bộ phận kế toán
Thứ tự Nhân sự Văn bản

Quy trình
bước thực hiện đính kèm
59
Bước 1
Bước 2
Bước 3
Thu mua
Bước 4
Bước 5
Bước 6
Kế toán
Bước 7
60
Bước 8
Kế toán
Bước 9
Bước 10
Thu mua
Bước 11
Bước 12 Kế toán
Bước 1: Gửi đơn đặt hàng

Sau khi tính toán xong các con số cho từng sản phẩm, bộ phận thu mua
tiến hành việc gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. Kiểm tra thông tin của
từng nhà cung cấp xem phù hợp với từng loại nguyên vật liệu hay nguyên phụ
liệu nào.
Kiểm tra số lượng, các thông tin về sản phẩm, thông tin nhà cung cấp,
sau khi xác nhận đúng các thông tin và số liệu, bộ phận thu mua sẽ gửi đơn
đặt hàng cho nhà cung cấp.
Bước 2: Nhận hóa đơn từ NCC
Sau khi gửi đơn đặt hàng cho NCC, sau khi nhận được thông tin đặt
hàng và xác nhận thời gian thanh toán công nợ, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn
61
xác nhận công nợ để cả hai bên cùng đối chiếu xác nhận về số lượng và số
tiền công nợ.
Bước 3: Xác nhận công nợ với NCC
Đối với nhà cung cấp chấp nhận cho công nợ thì sau khi nhận hàng bộ
phận thu mua sẽ xác nhận số lượng thực tế đã nhận, chất lượng hoa và xác
nhận công nợ của ngày nhận hàng hôm đó với phía bên cung cấp.
Ở bước này nếu như công nợ với nhà cung cấp không khớp, bộ phận
thu mua sẽ quay lại bước 2 để xem lại hóa đơn phía NCC đã gửi và so sánh số
lượng đặt hàng và số lượng nhận được, sau đó là chỉnh sửa giá tiền nếu như
có sai lệch trong số lượng thực tế và số lượng đặt.
Bước 4: Theo dõi và cập nhật công nợ với NCC
Sau khi nhận hóa đơn và xác nhận đã khớp công nợ với nhà cung cấp,
bộ phận thu mua sẽ cập nhật công nợ đã nhận vào bản công nợ để theo dõi
công nợ, tùy vào thời gian công nợ với từng nhà cung cấp mà bộ phận thu
mua sẽ phải thông báo hạn thanh toán cho bộ phận kế toán.
Bước 5: Gửi hóa đơn công nợ cho kế toán
Sau khi nhận hóa đơn, kiểm tra thông tin và xác nhận công nợ
với nhà cung cấp bộ phận thu mua xác nhận khớp thông tin và số liệu. Hóa
đơn công nợ sẽ được chuyển sang cho bộ phận kế toán để cập nhật công nợ để
theo dõi công nợ của từng nhà cung cấp.
Bước 6: Ghi nhận công nợ
Bộ phận kế toán sẽ ghi nhận công nợ sau khi nhận được hóa đơn công
nợ từ bộ phận thu mua chuyển đến.
Bước 7: Đối soát công nợ
Khi đến hạn thanh toán công nợ bộ phận kế toán sẽ dựa vào bảng công
nợ của từng nhà cung cấp và đối soát lại từng công nợ. Sẽ có những nhà cung
cấp gia hạn công nợ 1 tháng, với số lượng nhập hàng liên tục trong 1 tuần,
việc đối soát lại công nợ giúp bộ phận kế toán thống kê lại một cách hợp lý.
Bước 8: Đối chiếu công nợ với NCC
Sau khi đối soát và thống kê lại toàn bộ công nợ, bộ phận kế toán sẽ đối
chiếu lại với nhà cung cấp xem có khớp số công nợ hay không. Xem xét giữa
công nợ mà bộ phận kế toán đã cập nhật và công nợ nhà cung cấp đã cập nhật.
62
Tại bước này nếu như công nợ bộ phận kế toán đưa ra không khớp với
nhà cung cấp, cả hai sẽ quay lại bước gửi đơn đặt hàng của bộ phận thu mua
kiểm tra số lượng đã đặt và số lượng thực nhận và đồng thời kiểm tra hóa đơn
đã nhận từ nhà cung cấp và đối soát lại tất cả những công nợ, đối chiếu lại với
nhà cung cấp từng công nợ để tìm ra những sai sót trong bước cập nhật .
Bước 9: Thanh toán công nợ
Sau khi cả hai bên đều đối chiếu công nợ và khớp công nợ bộ phận kế
toán sẽ tiến hành đi lệnh thanh toán trong thời gian đã được gia hạn
Bước 10: Gửi hóa đơn thanh toán công nợ
Phía bộ phận kế toán sẽ đi lệnh thanh toán cho các nhà cung cấp trong
thời gian đã được gia hạn, và gửi hóa đơn đã thanh toán công nợ
Bước 11: Xác nhận đã thanh toán
Bộ phận thu mua sẽ gửi hóa đơn kế toán đã thanh toán công nợ cho nhà
cung cấp để cả hai bên đều xác nhận là thanh toán công nợ thành công.
Bước 12: Lưu trữ hóa đơn
Sau khi hoàn tất tất cả các bước trên bộ phận kế toán có nhiệm vụ phải
lưu trữ lại tất cả hóa đơn đã thanh toán để khi có những đợt kiểm toán kiểm
tra thì bộ phận kế toán có thể trích lục lại hóa đơn để đối chiếu.
63
KẾT LUẬN
Sau đại dịch, các doanh nghiệp đang dần có những bước chuyển đổi và
phục hồi, một số doanh vừa và nhỏ đang dần chuyển đổi cơ cấu cho phù hợp
hơn với thị trường. Đối với một số doanh nghiệp sản xuất việc duy trì dây
chuyền sản xuất rất khó khăn nếu như chuỗi cung ứng tại nội bộ không có sự
liên kết và không được quản lý chặt chẽ.
Chuỗi cung ứng là một trong những chuỗi tuần hoàn có vòng lặp, chuỗi
cung ứng sản xuất là vòng tuần hoàn luôn phải được duy trì liên tục từ những
khâu đầu tiên của chuỗi, công việc thu mua nguyên vật liệu đầu vào phải
được thực hiện liên tục để tránh việc đứt gãy dây chuyền sản xuất tại doanh
nghiệp.
Bước đầu để bắt đầu chuỗi cung ứng là công việc thu mua nguyên vật
liệu đầu vào, tầm quan trọng của công việc là tránh đứt gãy chuỗi và duy trì
được công việc sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Ngoài ra, công việc thu
mua nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng phần lớn đến giá thành bán ra của sản
phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Do vậy, việc hoàn thiện quy trình thu mua nguyên vật liệu đầu vào rất
quan trọng, doanh nghiệp có thể nắm bắt được quá trình từng bước khi thực
hiện quy trình. Ngoài ra, còn có thể kiểm soát được các chi phí từng những
bước đầu tiên trong quá trình và tìm các giải pháp thay thế.
Việc hoàn thiện quy trình thu mua nguyên vật liệu đầu vào đối với
doanh nghiệp là một trong những yêu cầu cần thiết và quan trọng chỉ khi hoàn
thiện được quy trình thu mua và kiểm soát được những chi phí đầu vào doanh
nghiệp mới có thể kiểm soát được doanh thu và tăng lợi nhuận.
Ngoài ra, bộ phận thu mua có liên hệ mật thiết với các bộ phận khác, để
có thể nâng cao công tác thu mua thì cần phải giải quyết một số vấn đề còn
đang tồn đọng trong quy trình thu mua với những quy trình làm việc với các
bộ phận còn lại. Bao gồm hoàn thiện các quy trình làm việc giữa thu mua và
kế toán, quy trình làm việc giữa thu mua và R&D.
Việc hoàn thiện các quy trình giữa các bộ phận và đưa ra các giải pháp
cho những hạn chế giúp cho công tác thu mua hoa tại công ty sẽ được tốt hơn
và quy trình làm việc được hoàn thiện hơn.
64
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 An An ( 20210), “ Ngành công nghiệp hoa toàn cầu tơi tả vì COVID-19”,
https://cafebiz.vn/nganh-cong-nghiep-hoa-toan-cau-toi-ta-vi-covid-19-
20210127134952341.chn (20.2.2023)
2 Bích Hồng ( 2022), “ Hoa cắt cành Việt Nam được xuất khẩu trở lại sang
Australia”, https://baotintuc.vn/thi-truong-tien-te/hoa-cat-canhviet-nam-duoc-
xuat-khau-tro-lai-sang-australia-20220124160328650.htm (20.2.2023)
3 BSI “Những yếu tố cảm xúc chi phối quyết định mua hàng B2B và B2C”
https://camnangceo.com/nhung-yeu-to-cam-xuc-chi-phoi-quyet-dinh-mua-
hang-b2b-va-b2c
4 Đào Thanh Tùng - Đức Thịnh ( 2022), “ Hoa tươi thị trường Việt Nam bắt
đầu có chỗ đứng ở thị trường Nhật Bản”,
https://www.vietnamplus.vn/hoa-tuoi-viet-nam-bat-dau-co-cho-dung-o-thi-
truong-nhat-ban/789236.vnp (20.2.2023)
5 Hồng Vân ( 2019), “ Châu Phi thách thức vị trí số 1 của Hà Lan trong
ngành hoa tươi”, https://tuoitre.vn/chau-phi-thach-thuc-vi-tri-so-1-cua-ha-lan-
trong-nganh-hoa-tuoi-20191024102718282.htm (20.2.2023)
6 Lam Giang ( 2023), “ Thị trường hoa tươi, quà tặng 8-3 tăng nhiệt”,
https://hanoimoi.com.vn/tin-tuc/Kinh-te/1057465/thi-truong-hoa-tuoi-qua-
tang-8-3-tang-nhiet (20.2.2023)
7 Lê Hồng Tây ( 2016), Đại học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh, “ Giải
pháp hoàn thiện hoạt động thu mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
Chăn Nuôi C.P Việt Nam” (20.2.2023)
8 Lê Thị Thanh Trúc (2021) , Đại học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh,
“ Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua nhựa phế liệu tại công ty
nhựa Phú Vinh ” (20.2.2023)
9 Mai Phan ( 2021), “ Hoa Tết 2022, nông dân giảm diện tích, tăng chất
lượng”,https://dangcongsan.vn/kinh-te/hoa-tet-2022-nong-dan-giam-dien-
tich-tang-chat-luong-598304.html (20.2.2023)
10 Thi Hà (2022), “ Xuất khẩu hoa năm ngoái thu về 61 triệu USD” ,
https://vnexpress.net/xuat-khau-hoa-nam-ngoai-thu-ve-61-trieu-usd-
4432982.html (20.2.2023)
11 Phạm Xuân Tùng, VCCIDATA, “ Tổng Quan Thị Trường Hoa Tươi Việt
Nam Vươn Ra Thế Giới? Làm Sao Để Hoa Tươi Việt Nam Vươn Ra Thế
65
Giới” , https://vccidata.com.vn/tong-quan-thi-truong-hoa-tuoi-viet-nam/
(20.2.2023)
12 UBND tỉnh Lâm Đồng ( 2020), “ Những giải pháp khôi phục ngành hoa
Đà Lạt, hậu COVID-19 và tham gia chuỗi giá trị toàn cầu”,
http://baolamdong.vn/kinhte/202007/nhung-giai-phap-khoi-phuc-nganh-hoa-
da-lat-hau-covid-19-va-tham-gia-chuoi-gia-tri-toan-cau-3010900/ (20.2.2023)
13 Vân Anh ( 2023), “Thị trường hoa tươi dịp 8/3 năm nay: Tăng giá tới
200%” , https://phunuvietnam.vn/thi-truong-hoa-tuoi-dip-8-3-nam-nay-tang-
gia-toi-200-20230302180711756.htm (20.2.2023)
66

Bctn - 1925106050118-Nguyễn Thị Cẩm Thy

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bctn - 1925106050118-Nguyễn Thị Cẩm Thy

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP

Sinh viên thực hiện NGUYỄN THỊ CẨM THY

Bình Dương, tháng 4/2023

PHẦN MỞ ĐẦU ······································································· 1

Hình 2.1: Logo công ty TNHH Hoa Theo Mùa

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Hoa Theo Mùa

2.1.3 Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban

Hình 2.4: Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana A

Hình 2.5: Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana B

Hình 2.6 Sản phẩm chủ lực Embrace of Tana G

Hình 2.7: Sản phẩm chủ lực Snow hill A

Hình 2.8 Sản phẩm chủ lực Snow hill G

Hình 2.9: Sản phẩm chủ lực Breeze

Hình 2.10: Sản phẩm chủ lực Dreamy

Hình 2.11: Sản phẩm độc quyền MIND FULLNESS

Hình 2.12 Sản phẩm độc quyền ROSY

Hình 2.13: Sản phẩm độc quyền BLOOMING ROSE SIZE S

Hình 2.14: Sản phẩm độc quyền BLOOMING ROSE SIZE L

Hình 2.15: Sản phẩm độc quyền HƯƠNG CỎ

HOA CẮM GIỎ /

Nguồn: Sinh viên thực hiện

Hình 2.16: Doanh thu trong quý IV năm 2022

Biểu đồ 1: Doanh thu điều chỉnh dự đoán trong quý I/ 2023

Hình 2.17: Doanh thu tháng 1 năm 2023

Hình 2.18: Doanh thu tháng 2 năm 2023

Hình 2.19: Doanh thu tháng 3 năm 2023

Bước 11 Thu mua, kho

Bước 12 Thu mua

Bước 1: Xác định nhu cầu hàng hóa cần mua:

Bước 3: Kiểm tra chất lượng hàng hóa mẫu

Bảng 4.1 Quy trình hoàn thiện thu mua hoa

Bước 5 Thu mua

Tên bộ Ghi chú

Tối đa: 10 loại Tối đa: 10 bó/ loại Hình ảnh

Tối đa: 10 loại Tối đa: 10 bó/ loại Hình ảnh

Tối đa: 10 loại Tối đa: 10 bó/ loại Hình ảnh

Thứ tự Nhân sự Văn bản

Bước 1: Gửi đơn đặt hàng

You might also like