A meghívó

Hivatalos szervek, magánszemélyek összejövetelekről, értekezletekről, kiállításokról, valamilyen egyéb

rendezvényről, ünnepi alkalomról írásban vagy szóban értesíthetik mindazokat a szervezeteket, hivatalokat,
akiknek a megjelenésére feltétlenül számítanak.

Ha a protokoll szabályokat követjük, akkor: a meghívás előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy
hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek. A meghívó pedig a hivatalos, protokolláris meghívás
szélesebb körben használt, általánosan elfogadott eszköze.

A magánéletben gyakori a szóbeli meghívás. A hivatali életben azonban inkább az írásos meghívók rendszere a
gyakori.

Összejövetelekről, ünnepélyes vagy egyéb alkalmakról szóló értesítés azok részére, akiknek a megjelenését
óhajtja a rendezvény szervezője.
A meghívók fajtái

Meghívót abból a célból készítünk, hogy valakit szóban vagy személyesen, vagy írásban meghívjunk valamilyen
ünnepélyes alkalomra, értekezletre, rendezvényre, fogadásra, kiállításra stb.
A meghívást intézhetjük szóban és írásban. Gyakori a szóbeli meghívás is, de ez inkább baráti körben, szűk
körben rendezett alkalmakra vonatkozó meghívás. Ilyenek pl.:
 születésnapi buli,
 vadászat,
 ballagás,
 szalagavató,
 esküvő,
 koktélparti,
 garden-party,
 buffet-dinner,
 barbecua-party,
 happening-party,
 lakásszentelő stb.,
 leány- és legénybúcsú.
A hivatalos társadalmi alkalmakra szóló meghívást írásban készítjük. Ezeknek a meghívóknak szigorú szabályai
vannak mind tartalmi, mind formai tekintetben. Ezek az események a protokoll élet területeit érintik, vagy a
hivatali élettel kapcsolatos egyéb rendezvényeket. Az alábbi célból készíthetünk meghívót a hivatali élettel
kapcsolatban:
 értekezlet,
 közgyűlés,
 kitüntetés átadása,
 jubileumi rendezvény,
 ünnepi alkalom,
 külföldi delegációval találkozó,
 kiállítás megtekintése,
 karácsonyi „fehér asztalos” vacsora,
 díszebéd, díszvacsora,
 állófogadás,
 munkaértekezlet,
 munkaebéd, munkavacsora stb.
A meghívó tartalma

A meghívó tartalmát a jellege, a meghívás célja határozza meg. Tekintettel arra, hogy nagyon sok különböző
eseményre írhatunk meghívót, így a tartalmuk és a kivitelezésük is eltérő lehet.
Éppen ezeket a sajátosságokat követve, most csak az általános tartalmi elemeit soroljuk fel, amelyeket általában
– a jellegtől és a meghívás tárgyától függetlenül – tartalmaznia kell:
 a meghívó fél vagy szervezet nevét,
 a meghívás tárgyát, az esemény jellegét,
 a meghívás tényét,
 a meghívás alkalmát, indítékát,
 a meghívás időpontját, helyszínt,
 a megjelenés feltételeit (protokoll szabályok betartása),
 a részvétel visszajelzését vagy lemondási lehetőséget.
A meghívók formai megjelenése

A meghívók megjelenését, azaz kivitelezését, szerkesztését mindig a meghívás jellege, a körülmény határozza
meg. Készülhetnek nyomdai eljárással, számítógéppel, hagyományos iratformában, magánszemély által
(grafikussal rajzoltatva).
Vannak ún. előre nyomtatott meghívó sablonok, amelyeken a meghívás időpontját, az esemény jellegét,
helyszínt és időpontot értelemszerűen kell kitölteni.
Gyakori, hogy a meghívóhoz papírcsíkot fűznek, amelyen géppel írt szöveg tájékoztat a meghívás alkalmáról.
A meghívó formája
Nemzetközileg egységes, általában téglalap alakú, mérete kb. a levelezőlappal egyezik meg, vagy hosszított
formátum. Megkülönböztetünk egy vagy kétlapos meghívót.
Az egylapos meghívónál az első oldalon áll a szöveg. A lap felső, középső részén, a szöveg fölött helyezhető el a
hivatali szerv logója, szimbóluma. Diplomáciai testület esetén az ország címere. Mindezen adatokat készíthetjük
dombornyomással vagy színes nyomással.
A kétlapos meghívónál az első oldalra kerül a nyomtatandó címer, embléma.

A meghívó anyaga
Egyszerű, sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír. Csak nagyon ünnepélyes alkalmakra nyomtatnak
külön meghívót, amelyre csak a meghívott nevét írják kézzel.

Meghívót készíthetünk egyszerű iratformaként is. Ekkor az alaki megjelenése megegyezik a hivatalos levél
szabályaival. A levél szinté három részből áll. A levél főrészében kerül kifejtésre a meghívás tárgya, a meghívott
fél, vagy szervezet megnevezése, a meghívás helye, időpontja és egyéb közlendők ismertetése.

Ha széles körben, pl. egy nagy létszámú intézményben közérdekű információ bejelentése céljából hívjuk meg
kollégáinkat, akkor intézhetjük a meghívást körlevél formájában is. Ez csak és kizárólag „házon belül”
lehetséges, mert egyébként súrolja és sérti a protokoll és a hivatali élet szabályait.
A meghívó adatai

A meghívó a hivatalos meghívás szélesebb körben alkalmazott, általános elfogadott eszköze.

Tartalmaznia kell a meghívással kapcsolatos minden szükséges információt:

 a meghívó nevét és hivatalos rangját,
 a meghívás alkalmát,
 a meghívott nevét (protokoll körökben a rangját),
 a rendezvény jellegét,
 a meghívás helyét, pontos idejét, (óra, perc),
 a részvételi szándékkel kapcsolatos visszajelzést vagy a lemondást lehetővé tevő utalásokat,
 a megjelenésre vonatkozó kéréseket,
 egyéb hasznos információkat..