NOTA

SERAH
TUGAS
 KANDUNGAN

PERKARA MUKASURAT

1. Surat Penyerahan Dan Akuan Terima Nota Serah Tugas

2. Senarai Tugas Jawatan

3. Kedudukan Terakhir Tugas-Tugas Yang Belum Selesai

4. Senarai Hartabenda / Peralatan Pejabat

5. Kedudukan Kewangan / Akaun Dan Lain-Lain

6. Fail Meja

7. Manual Prosedur Kerja

8. Lain-lain Hal
 SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA
NOTA SERAH TUGAS

a) Adalah saya NUR AZIYAH BT AZIB. Yang memegang jawatan GURU BIASA, PEGAWAI
PERKHIDMATAN PENDIDIKAN DG 41. Di Kementerian/Jabatan Sekolah* SEKOLAH
KEBANGSAAN BINTANG, SETIU, TERENGGANU dari tarikh 6 FEBRUARI 2020 hingga 15 JULAI
2021 bersama-sama ini menyertakan Nota Serah Tugas sepertimana diarahkan oleh Jabatan Perkhidmatan
Awam melalui surat Bil. JPA(193/6/3-4(20) bertarikh 19 Julai 1985. Disertakan juga Bersama-sama ini
Fail Meja / Manual Prosedur Kerja*.

Diserahkan oleh: Disemak Oleh

………………..…………… ……………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama: NUR AZIYAH BT AZIB Nama: ZANARIAH BT JAAFAR
(Pegawai yang bertukar) (Ketua Bahagian/Unit/Wad)*

2. Adalah saya …………………………………..………………………………..…………...

Yang mengambil alih tugas jawatan ……………..…………………………………………,
Gred …...... Di Kementerian/Jabatan/Wad* ……………………………………………….
Mulai tarikh ………………….. mengaku telah menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas dan
Fail Meja / Manual Prosedur Kerja*.

Diterima oleh:

……………………………………. ……………………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama: ………………..…………… Nama ……………………………
(Pegawai yang bertukar) (Ketua Bahagian/Unit/Wad)*

____________________________________________________________________

Catatan : * Potong mana yang tidak berkaitan.

 SENARAI TUGAS JAWATAN

Nama Pegawai :NUR AZIYAH BT AZIB

Nama Jawatan : GURU BIASA, PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN DG 41

Gelaran Jawatan : GURU BIASA, PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN DG 41

Bertanggungjawab Kepada :

RUJUK LAMPIRAN BERKEMBAR

 KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

Bil Jawatan Tugas-Tugas Kedudukan Sekarang Tindakan Susulan Rujukan Fail, Catatan
Yang Belum Yang Diperlukan Pegawai,
Selesai Jabatan Yang
Berkaitan

- Kemaskini - Telah mencetak - Memastikan Salinan

1. Guru Kelas 3 Bestari Pelaporan laporan PBD akhir laporan PBD akhir
PBD akhir tahun dan diserahkan tahun yang telah
tahun kepada pejabat ditandatangi
sekolah. dimasukkan kedalam
fail murid.

2. Guru matapelajaran: - Bahan PDPR - Telah memuatnaik - Memuatnaik bahan

 Bahasa Inggeris 3 - - ERPH bahan PDPR sehingga pdpr ke group
Bestari Tarikh 9.12.2021. whatsapp mengikut
 Bahasa Inggeris 6 - Telah menghantar jadual.
Cerdik ERPH sehingga - Menulis dan
 Sains 1 Pintar tarikh1 9.12.2021. menghantar erph
 Pend. Seni 2 Bestari setiap minggu.
 Pend. Seni 4 Cerdik
 Pend. Kesihatan 5 Pintar
 - Proram - Telah menghantar - Menyediakan dan
3. Ketua Panitia Bahasa Inggeris Panitia Laporan Program menyampaikan
BEStars kepada Penolong Hadiah dan SIjil
Master Chef Kanan Pentadbiran. kepada pemenang.
Junior 2021 - Telah menjalankan - Menjalankan PLC
- PLC PLC sehingga bulan untuk bulan
April. seterusnya dan
- Telah mengemaskini mengemaskini
senarai PLC yang telah senarai dalam
dijalankan dalam SPLKPM.
SPLKPM.
- Program - Telah menjalankan - Menjalankan proram
4. Pengerusi Kelab Bahasa Kelab Bahasa proram Ko-Kurikulum Ko-Kurikulum setiap
Inggeris Inggeris setiap Selasa dalam selasa dalam group
- Catat dan group whatapp kelab. whatapp kelab.
kemaskini - Telah kemaskini - Kemaskini kehadiran
kehadiran kehadiran murid setiap setiap minggu.
murid minggu. - Mengisi Pelaporan
- Pelaporan - Telah mengisi Program yang
aktiviti Pelaporan Program dijalankan.
mingguan yang dijalankan.
- Program - Telah menjalankan - Menjalankan proram
5. Setiausaha Pandu Puteri Tunas Pandu Puteri proram Ko-Kurikulum Ko-Kurikulum setiap
Tunas setiap Selasa dalam selasa dalam group
- Catat dan group whatapp kelab. whatapp kelab.
kemaskini - Telah kemaskini - Kemaskini kehadiran
kehadiran kehadiran murid setiap setiap minggu.
murid minggu. - Mengisi Pelaporan
- Pelaporan - Telah mengisi Program yang
aktiviti Pelaporan Program dijalankan.
mingguan yang dijalankan.
 - Program Bola- Telah menyertai proram - Menjalankan proram
6. Guru Penasihat Bola Jaring Jaring Ko-Kurikulum setiap Ko-Kurikulum setiap
Selasa dalam group selasa dalam group
whatapp. whatapp.
- Program Rumah - Telah menyertai proram - Menjalankan proram
7. Guru Penasihat Rumah Merah Merah Ko-Kurikulum setiap Ko-Kurikulum setiap
Selasa dalam group selasa dalam group
whatapp. whatapp.
- Program - Telah menjalankan - Memantau solat
8. Warden Asrama Perempuan SK Solat program solat berjemaah pelajar
Bintang Berjemaah berjemaah dan melatih perempuan dan
- Kebajikan, imam dari murid melatih imam imam
Sahsiah dan perempuan tahap 2. dari murid
Disiplin - Memastikan perempuan tahap 2.
Pelajar Kebajikan, Sahsiah - Memantau
Asrama dan Disiplin Pelajar Kebajikan, Sahsiah
Perempuan Asrama Perempuan dan Disiplin Pelajar
diberi keutamaan. Asrama Perempuan
agar diberi
keutamaan.
 SENARAI HARTA MODAL / PERALATAN PEJABAT

Bil Nama Kuantiti No. Rujukan Catatan

(Aset label)

1. First Aid Asrama 1 Diletakkan dalam rumah warden

Perempuan perempuan untuk kegunaan

warden seterusnya.

2. Kunci Rumah 1 Diserahkan di Pondok Jaga

Warden

Perempuan

3. Buku Teks Diserahkan di Pondok Jaga

 KEDUDUKAN KEWANGAN/AKAUN DAN LAIN-LAIN
(Hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang berkaitan sahaja)

Bil Tarikh Jumlah Jumlah Jumlah Baki

Peruntukan Tangungan Belanja
 FAIL MEJA

-TIADA-

MANUAL PROSEDUR KERJA

-TIADA-

LAIN-LAIN HAL

-TIADA-
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN NOTA SERAH TUGAS

A. Penerangan Am

1. Pegawai dan kakitangan perlu mengemukakan Nota Serah Tugas. Termasuk pegawai/kakitangan Guna
Sama yang bertugas di setiap peringkat JAKESS apabila berlaku pertukaran atau bersara sepertimana
diarahkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat Bil. JPA. 193/6/3-4 (20) bertarikh 19 Julai
1985.dan Pekeliling Perkhidmatan Bi. 3 Tahun 2004

2. Tiada had bilangan muka surat yang ditetapkan.

3. Sebanyak 5 Salinan Nota Serah Tugas yang perlu disediakan, dan salinan-salinan tersebut perlulah
diserahkan dan disimpan oleh pihak-pihak berikut:
i. Ketua Jabatan
ii Ketua Bahagian/Ketua Pejabat Pegawai yang akan mengambilalih tugas, (2 salinan, untuk
rekod bahagian dan untuk diserahkankepada pegawai yang menerima tugas
iii. Fail peribadi pegawai yang akan bertukar
iv. Simpanan peribadi pegawai yang akan bertukar.

4. Nota Serah Tugas ini perlulah di’binding’ atau dibukukan.

B. Garis Panduan/Format Penyediaan Nota Serah Tugas
Perkara 1 – Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas (Muka Surat - iii)

1. Pegawai yang bertukar perlu menyediakan surat dengan menulis:

i. Nama Penuh
ii. Jawatan Yang Disandang
iii. Tempoh Menyandang Jawatan
iv. Menandatangani Surat

2. Nota Serah Tugas yang lengkap hendaklah diserahkan kepada Ketua Pejabat/Ketua Bahagian/Ketua Unit
untuk disemak.

3. Ketua Pejabat/Ketua Bahagian/Ketua Unit /kemudian perlu memanjangkan Nota Serah Tugas berkenaan
kepada Bahagian Pentadbiran JAKESS.

4. Nota Serah Tugas ini seterusnya diserahkan kepada Pegawai yang mengambilalih jawatan tersebut dan
Pegawai berkenaan hendaklah menandatangani Surat Akuan Terima Nota Serah Tugas.

Perkara 2 – Senarai Tugas Jawatan (Muka Surat – iv)

Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan tugas-tugas sepertimana yang tercatat di dalam senarai tugas
rasmi jawatan. Sekiranya pegawai yang dilantik mengisi mana-mana jawatan melalui jawatan yang dipegangnya
maka jawatan yang berkenaan perlu juga dicatatkan.

Perkara 3 – Kedudukan Terakhir Tugas-tugas Belum Selesai (Muka Surat – v)

Terdapat 5 ruangan mengenai tugas-tugas yang belum selesai perlu disediakan:
1.Tugas-tugas Yang Belum Selesai
Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan semua tugas-tugas yang belum selesai semasa pegawai
meninggalkan jawatan.

2. Kedudukan Sekarang
Pegawai perlu melaporkan kedudukan terkini bagi tugas-tugas yang belum selesai seperti yang
nyatakan.

3. Tindakan Susulan
Pegawai yang akan bertukar perlu memaklumkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas
mengenai tindakan lanjut atau tindakan susulan yang diperlukan bagi tugas-tugas yang belum
diselesaikan.

4. Rujukan Fail, Pegawai, Jabatan Yang Berkaitan

Pegawai yang akan bertukar perlu mencatatkan maklumat-maklumat berkenaan no rujukan fail,
nama pegawai dan Kementerian/Jabatan yang berkaitan dengan tugas yang perlu dirujuk oleh
pegawai yang mengambilalih tugas sekiranya timbul masalah berhubung dengan tugas-tugas yang
belum diselesaikan.

5. Catatan
Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan maklumat-maklumat tambahan yang difikirkan
perlu diketahui oleh pegawai yang akan mengambilalih tugas supaya perjalanan kerja yang
ditinggalkan tidak terjejas.

Perkara 4 – Senarai Harta Benda/Peralatan Pejabat (Muka Surat –vi)

Pegawai yang akan bertukar perlu menyenaraikan semua harta benda/peralatan pejabat/asset hak milik
kerajaan yang diberikan kepada pegawai semasa menjawat jawatan terakhir.

Perkara 5 – Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-lain (Muka Surat – vii)

Ruangan ini/Perkara ini hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang menguruskan perkara-perkara
yang berkaitan dengan urusan kewangan dan akaun. Maklumat-maklumat yang perlu dimasukkan merupakan
laporan kedudukan kewangan semasa pegawai yang akan meninggalkan tugas.

Perkara 6 – Fail Meja (Muka Surat – vii)

Fail Meja perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’1
Salinan Fail Meja hanya perlu diserahkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas dan Bahagian
Pentadbiran/Perkhidmatan Jabatan/berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.

Perkara 7 – Manual Prosedur Kerja (Muka Surat – ix)

Manual Prosedur Kerja perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai
Lampiran ‘A’2 Salinan Manual Prosedur Kerja hanya perlu diserahkan kepada Pegawai yang akan
mengambilalih tugas dan Bahagian Pentadbiran/Perkhidmatan Jabatan berkenaan sekiranya salinan tersebut
tidak pernah diserahkan sebelum ini.

Perkara 8 – Lain-lain Hal (Muka Surat – x)

Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan sebarang maklumat tambahan atau maklumat am berhubung
dengan kerja dan jawatan yang disandang. Catatan-catatan ini hendaklah berupa maklumat yang boleh
membantu dan dapat dijadikan garis panduan kepada pegawai yang akan mengambilalih tugas.

NOTA
Garis panduan ini akan menetapkan format dan aliran norma-norma kerja yang perlu disediakan oleh
seseorang pegawai yang akan bertukar sesuai dengan konteks Jabatan. Nota Serah Tugas yang disediakan nanti
diharap membantu kelinciran peralihan tugas supaya mutu kerja pegawai-pegawai di JAKESS sentiasa
berkualiti.