Bước 1: Phân tích nhu cầu mua

Nhu cầu mua là các vật dụng, dụng cụ liên quan tới văn phòng phẩm. Với yêu
cầu là giá rẻ nhất và các chi phí phát sinh ở mức thấp nhất, chi phí vận chuyển
thấp nhất khi giao tới bến xe Bến Tre.
*Giấy A4, Bút bi xanh, Notebook, Kim bấm: chung một nhóm hàng nên có thể
mua ở 1 cửa hàng phân phối và bán giá sỉ vì mua số liệu nhiều. Có thể deal với
chủ cửa hàng để có được mức giá ưu đãi hơn, rẻ hơi giá phân phối cho thị
trường bán lẻ.
*Mực in máy HP: loại mực đặc thù thương hiệu máy nên có thể mua trực tiếp
tại cửa hàng phân phối HP số lượng lớn để có giá ưu đãi hơn so với mua ngoài
hay qua các trung gian khác, chi phí sẽ tiết kiệm nhất.
Bước 2: Quyết đinh mua
* Lập yêu cầu: Bộ phận kho hoặc bán hàng lập giấy đề nghị mua hàng khi hàng
hóa trong kho thấp hoặc có nhu cầu mới.
* Đề nghị báo giá: Bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp sản
phẩm theo yêu cầu của khách hàng: Giấy A4, bút bi xanh, notebook, kim bấm
và yêu cầu báo giá cho các mặt hàng đã liệt kê.
* Theo dõi: Bộ phận mua hàng theo dõi tình hình giao nhận hàng hoá của nhà
cung cấp và cập nhật thông tin cho bộ phận liên quan.
* Phê duyệt báo giá: Bộ phận mua hàng so sánh và đánh giá các báo giá từ nhà
cung cấp và chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất.
* Lập hợp đồng: Bộ phận mua hàng lập hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà
cung cấp đã chọn và gửi cho nhà cung cấp xác nhận.
* Đề nghị nhập hàng: Bộ phận mua hàng lập giấy đề nghị nhập hàng và gửi cho
bộ phận kho để chuẩn bị nhận hàng.
* Kiểm hàng: Bộ phận kho tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá
khi nhận hàng từ nhà cung cấp và lập phiếu nhập kho.
* Nhập kho: Bộ phận kho nhập hàng hoá vào kho và cập nhật số liệu vào hệ
thống kế toán.
* Thanh toán: Bộ phận kế toán kiểm tra hóa đơn và chứng từ liên quan và tiến
hành thanh toán cho nhà cung cấp theo điều khoản hợp đồng.
Bước 3: Phương thức mua
*Quản lý danh mục các sản phẩm mua trực tuyến: bình mực in máy in HP; giấy
A4; bút bi xanh; note book; kim bấm. Để việc đơn giản, tiện lợi trong khởi tạo
và đồng bộ thông tin các mặt hàng trên giữa người mua và nhà cung cấp.
*Quản lý đơn hàng trực tuyến: để người mua hàng và nhà cung cấp cập nhật
thông tin trạng thái xử lý đơn hàng theo thời gian thực. Việc cung cấp trực
tuyến như này để nhanh chóng trong quá trình xử lý đơn nhằm đảm bảo đơn
hàng được giao/nhận đúng mặt hàng và đủ số lượng và kịp thời.
Bước 4: Chọn nhà cung cấp, tiếp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ
*Mực in HP: xem xét đánh giá từ người dùng, loại mực này có phù hợp với bạn
chưa(giá sản phẩm ~800k)
So sánh giá cả giữa các nhà cung cấp
Để tiết kiệm chi phí
*Giấy A4: chọn giấy có trọng lượng và độ trắng phù hợp với nhu cầu in ấn, có
thể yêu cầu mẫu giấy để kiểm tra trước chất lượng
*Bút bi xanh: xác định loại bút thông thường, giá rẻ, viết không lem lên bề mặt
giấy
*Notebook: xác định loại giấy bền, không quá dày cũng không quá mỏng, chất
liệu giấy và cách đóng gói của giấy của chất lượng hay không
*Kim bấm: sử dụng chất liệu thông thường, không rỉ sét, kiểm tra độ bền của
kim và sự an toàn của kim
Khi đã chọn được nhà cung cấp nên đặt đơn thử nghiệm nhỏ để đảm bảo tất cả
sản phẩm đều đáp ứng mong đợi trước khi đặt đơn hàng với số lượng lớn hơn.
Bước 5: Đánh giá sau mua
*Sự nhiệt tình của nhân viên khi tư vấn nhân viên thu mua, đưa ra những sản
phẩm chất lượng để nhân viên thu mua có thể lựa chọn cho sản phẩm tốt nhất
*Thời gian giao hàng đúng giờ, đúng địa chỉ và đúng với yêu cầu về sản phẩm
của nhân viên thu mua
Sau khi nhận hàng về công ty. Bên thu mua sẽ cho nhập hàng vào kho hoặc nơi
chưa những sản phẩm về văn phòng phẩm. Tiếp đó, sẽ chp nhân viên văn
phòng và cấp trên dùng thử sản phẩm và cho nhân viên đánh giá sản phẩm
*Nếu tất cả trong công ty không có ý kiến hay nhận xét thì bên thu mua sẽ hợp
tác lâu dài với bên cửa hàng đã mua
*Ngược lại, nếu trong công ty phàn nàn hay đánh giá rằng sản phẩm không tốt
thì bên thu mua sẽ phải tìm một nơi cung cấp khác với yêu cầu sản phẩm tốt
hơn cho công ty.

Thành viên nhóm:

Trần Minh Nhi-2200007944
Đặng Mỹ Quyên-2200009109
Nguyễn Thị Thanh Tâm-2200008699
Đặng Thị Ngọc Thư-2200007534
Đoàn Thị Thúy Vi-2200007921
Đinh Khánh Vy-2200007944