ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP CUỐI KỲ - HỌC KỲ 3 (HỌC HÈ) 2022-2023

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÌNH THỨC THI: TỰ LUẬN 90’ (không sử dụng tài liệu)
Phần I. Câu hỏi lý thuyết
Nội dung trong các bài học 1,4,5,6..
Một số gợi ý khi ôn tập (Không có nghĩa là các nội dung khác không có trong
Đề cương này sẽ không có trong đề thi)
Câu 1. Các khái niệm, thuật ngữ sử dụng trong công tác quản trị văn phòng.
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của các cơ quan chức năng, phục
vụ cho việc điều hành của lãnh đạo cơ quan; là nơi thu thập xử lý thông tin, hỗ trợ cho
các hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt
động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Chức năng của văn phòng:
- chức năng thông tin thực hiện các nhiệm vụ tiếp nhận, thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin theo dõi việc giải quyết văn bản và thực hiện nhiệm vụ quản lý lưu trữ văn
bản và các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động của thủ trưởng cơ quan
- chức năng tham mưu tổng hợp là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần đưa ra các quyết
định tối ưu trong quá trình hoạt động quản trị để đạt được hiệu quả cao nhất
- chức năng giúp việc điều hành là nơi trực tiếp giúp việc cho hoạt động quản trị của
lãnh đạo cơ quan tổ chức như việc xây dựng chương trình kế hoạch dài hạn ngắn hạn
tổ chức triển khai các kế hoạch đó,...
- chức năng hậu cần là nơi chuẩn bị, cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, các
trang thiết bị để đảm bảo cho các điều kiện hậu cần phục vụ cho hoạt động của lãnh
đạo và cho cơ quan, tổ chức
Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được
mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi
Quản trị văn phòng là là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm
soát các hoạt động xử lý thông tin
Thư ký là một loại công việc một loại nghề nghiệp phổ biến và quan trọng trong lĩnh
vực hoạt động quản lý
Thư ký văn phòng là người giúp việc cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các công việc
một cách có kế hoạch, giải phóng lãnh đạo khỏi những công việc mang tính chất sự vụ
để tập trung vào hoạt động cơ bản của quản trị
Câu 2. Các chức năng và vai trò của văn bản (Trình bày ngắn gọn từng chức năng và
vai trò của văn bản).
  Chức năng của văn bản
1. Chức năng thông tin: thông tin là chức năng của tất cả các loại văn bản nói chung và
văn bản quản lý hành chính nhà nước nói riêng. Các thông tin chứa đựng trong các văn
bản là nguồn của quý giá nhất, là sản phẩm hàng hóa đặc biệt có vai trò quan trọng
trong việc tạo ra của cải vật chất và các sản phẩm tinh thần cho xã hội.
2. chức năng quản lý: đây là chức năng đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước, văn
bản là công cụ không thể thiếu được của nhà quản lý, văn bản chứa đựng thông tin,
giúp cho các nhà quản lý thực hiện các chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm
tra các hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp.
3. Chức năng pháp lý: của văn bản được thể hiện tùy thuộc vào từng loại văn bản cụ
thể, nội dung và tính chất pháp lý cụ thể, tuy vậy chức năng pháp lý của văn bản chủ
yếu được thể hiện trên 2 phương diện sau:
- Văn bản chứa đựng các quy phạm pháp luật: vì vậy văn bản có tác dụng rất quan
trọng trong việc xác lập hoặc làm xuất hiện các mối quan hệ giữa các cơ quan, chức
năng với nhau, tạo nên mối quan hệ ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể ban hành
và đối tượng tiếp nhận văn bản
- Văn bản là sản phẩm áp dụng pháp luật, như vậy xét trên phương diện pháp lý, căn
bản là chứng cứ, là chuẩn mực, làm cơ sở pháp lý cho các hoạt động quản lý hoặc thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân một cách hiệu quả (giấy
giới thiệu, giấy đi đường, chứng từ, hóa đơn,...)
4. Chức năng văn hóa - xã hội
- Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người trong quá trình nhận thức thế giới vật
chất và là sản phẩm của quá trình lao động, nó là phương tiện, công cụ cơ bản của hoạt
động quản lý, góp phần quan trọng trong việc tuyên truyền, thuyết phục mỗi người tự
giác chấp hành tốt các quy tắc xử sự chung, các quy định của xã hội, trong hoạt động
xã hội cũng như các hoạt động quản lý hành chính nhà nước
- Mặt khác xét trên lĩnh vực xã hội thì, bất kỳ một văn bản nào cũng đều được sản sinh
ra là do nhu cầu và đòi hỏi của xã hội, nó nhằm giải quyết những nhiệm vụ, những đòi
hỏi cho nhu cầu của xã hội đặt ra và phản ánh các mối quan hệ xã hội.
5. Chức năng thống kê: là đặc trưng của các loại văn bản quản lý nhà nước được sử
dụng vào mục đích thống kê các quá trình diễn biến cổ công việc trong các cơ quan,
giảng viên động của tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, biến động
về tiền lương.
 Vai trò của văn bản
1. Văn bản đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: thông tin về chủ trương, đường
lối, chính sách của đảng, pháp luật của nhà nước liên quan đến mục tiêu, định hướng
hoạt động, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị; về phương thức hoạt động, mối quan
hệ công tác; về tình hình đối tượng quản lý.
2. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý: các quyết định hành
chính được truyền đạt khi được thể chế hóa thành các văn bản, các quyết định này cần
phải được truyền đạt nhanh chóng, đúng đối tượng tiếp nhận văn bản, đây là mục đích
quan trọng của việc sử dụng văn bản. Việc truyền đạt các quyết định quản lý không
kịp thời, không đúng đối tượng sẽ dẫn đến hiện tượng văn bản không được thực hiện
hoặc thực hiện không có kết quả.
3. Văn bản là phương tiện để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát: hoạt động kiểm
tra, kiểm soát có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản trị nói chung và
hoạt động quản lý nhà nước nói riêng, điều đó đã được các nhà quản lý khẳng định nếu
không kiểm tra coi như không quản lý, thông qua kiểm tra nhà quản lý phát hiện
những lệch chuẩn, những bất cập, trên cơ sở đó nhà quản trị có những biện pháp ngăn
ngừa và chấn chỉnh kịp thời những sai sót, góp phần giúp các cơ quan, tổ chức hoàn
thành tốt mục tiêu của tổ chức đề ra
4. Văn bản là công cụ để xây dựng và hình thành hệ thống văn bản pháp luật: hệ thống
văn bản quản lý nhà nước hình thành hệ thống pháp luật hành chính. Như vậy, văn bản
quản lý nhà nước có vai trò quan trọng bật nhất trong việc xây dựng và hình thành các
định chế pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình
thực hiện các nhiệm vụ của quản lý của các cơ quan.
Câu 3. Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơ quan đơn vị.
 Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơ quan đơn vị.
Theo Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho văn thư cơ quan quản
lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm
- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức
tại trụ sở cơ quan, tố chức.
- Giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tổ chức cho người khác khi
được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu thiết bị
lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản
- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản
sao văn bản.
- Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của
người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện
- Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí
mật
  Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
sử dụng con dấu
- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu mảu đỏ
theo quy định
- Khi đóng dấu lên chữ ký, đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái
- Dấu treo: các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính thức hoặc phụ lục: dấu
được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng
đầu cơ quan, tổ chức quy định
sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật: thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức
được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản
sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Câu 4. Nghiệp vụ văn phòng: tổ chức cuộc họp, hội nghị, (có nghi thức, không nghi
thức) và sắp xếp chuyến đi công tác cho Lãnh đạo.  Trình bày ngắn gọn, theo từng
bước quy trình.
 Tổ chức cuộc họp, hội nghị
- Không có nghi thức
1/ Đăng ký phòng họp: thông thường các cuộc được tổ chức tại văn phòng của cấp
quản trị hoặc tại văn phòng họp chung của cơ quan, doanh nghiệp. Thư ký phải
đăng ký trước và chuẩn bị phòng cho sạch sẽ.
2/ Thông báo cho các đối tượng tham dự:
+ Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực
tiếp, fax hoặc email.
+ Thông báo cho các thành viên biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo
bản tường trình, hướng dẫn cuộc thảo luận, cung cấp thông tin...cho họ chuẩn bị.
3/ Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị trước các tài liệu phát tại chổ và các dụng cụ nghe
nhìn như: phim Slide, máy chiếu (overhead projector), video, bảng viết, sơ đồ,...
4/ Chuẩn bị nước giải khát:
+ Phục vụ nước trà, nươc suối nếu cuộc họp ngắn ngọn
+ Đối với các cuộc họp kéo dài, thư ký phải tùy nghi theo sự chỉ đạo của cấp trên,
hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẳn cho người tham
dự.
5/ Ghi biên bản: Thường trong các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần
ghi ý chính và tóm tắt
6/ Theo dõi: sau cuộc họp, thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo văn
bản tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký
lưu ý giữ lại biên bản chính để lưu.
- Có nghi thức
1/ Giai đoạn chuẩn bị
a. Trách nhiệm lãnh đạo
Xác định: mục tiêu của cuộc họp ( trả lời câu hỏi Why?), những nội dung cần phải
giải quyết (What?), thành phần tham dự (Who?), ngày tháng và thời gian tiến hành
cuộc họp (When?) và địa điểm cuộc họp (Where?)
b. Trách nhiệm của thư ký và ban tổ chức
- Lựa chọn ngày tháng: các cuộc họp trang trọng theo nghi thức được ấn định trước
vài tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tổ chức tại các trung tâm
thương mại, giao dịch hoặc các phòng họp của khách sạn theo đúng lịch
- Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp: thư ký phải chuẩn bị một bìa đựng hồ sơ để đựng thư từ
giao dịch, các bản tường trình, các hợp đồng, danh sách và các tài liệu khác liên
quan đến cuộc họp đó
- Soạn thảo một lịch trình kế hoạch: Lịch trình kế hoạch là một công cụ giúp hoạch
định và phối hợp cuộc họp. Nó được coi như là một bảng danh sách kiểm tra những
điều cần phải làm
- Soạn thảo lịch trình nghị sự: đây là một danh sách các đề mục nghị sự theo thứ tự.
Thư kí phải thảo luận với cấp quản trị chấp thuận bản thảo cuối cùng trước khi in.
- Đặt phòng: tùy thuộc vào tính chất của cuộc họp và số người họp để quyết định
nên chọn phòng ở đâu
- sắp xếp dịch vụ ăn uống: nếu cuộc họp được tổ chức tại nhà hàng khách sạn hoặc
trung tâm thương mại thì phải sắp xếp và chuẩn bị trước những thứ sau đây: chổ
ăn, loại dịch vụ, thời gian phục vụ, thực đơn, sắp xếp bàn ghế, màu sắc và trang trí
- thông báo cho các thành viên tham dự: phải thông báo trước cho các thành viên
để họ có rộng thời gian để chuẩn bị
- sắp xếp và phân phối tài liệu: sắp xếp các tài liệu cần thiết bằng cách đóng hay
ghim các tờ rời theo thứ tự của chương trình
- chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn: các dụng cụ cần được chuẩn bị trước như: máy chiếu
overhead projector, máy video, bảng viết, các sơ đồ
- sắp xếp chỗ ngồi: hãy cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi và nếu cần thiết, vẽ
sơ đồ chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra.
2/ Giai đoạn tiến hành:
- Đón tiếp đại biểu
- Phân phát văn kiện, tài liệu
- Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn
- Khai mạc cuộc họp: tiến hành các nghi thức nhà nước (nếu cần), giới thiệu chủ đề
cuộc họp, giới thiệu thành phần tham dự và các đại biểu, và diễn văn ngắn của chủ
tọa.
- Tiến hành hội nghị
+ Chủ tọa
+ Mở đầu
+ Khi tiến hành hội nghị
+ Khi kết thúc hội nghị
3/ Giai đoạn kết thúc hội nghị
- Kết luận: thông qua các nghị quyết, diễn văn tổng kết của chủ tọa và bế mạc
- Sau cuộc họp: hoàn thiện các văn bản, tặng quà chiêu đãi và tiễn khách, thanh
toán các chi phí, tổ chức thực hiện các nghị quyết và rút ra bài học cho các kỳ hội
nghị sau.
 Sắp xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạo
1/ chuẩn bị cho chuyến đi
Bao gồm các hoạt động sau đây: xây dựng chương trình cho chuyến đi, giải quyết
các thủ tục giấy tờ, chuẩn bị phương tiện đi lại, điều kiện ăn nghỉ và làm việc,
chuẩn bị tài liệu chuyên môn, phương tiện nghe nhìn và kinh phí, lập kế hoạch đảm
nhận trách nhiệm ở nhà và kiểm tra chuyến đi phút chót
2/ xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Xác định mục đích, nội dung chuyến đi, số lượng người tham gia, các địa điểm
đến, ngày tháng bắt đầu và kết thúc, phương tiện đi lại, các cuộc gặp gở, trao đổi,
tọa đàm,...
- Chuẩn bị lịch trình công tác có 2 loại: lịch trình sắp xếp di chuyển và lịch trình
sắp xếp các cuộc hẹn
 3/ giải quyết các thủ tục giấy tờ
các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi bao gồm: giấy giới thiệu đi công tác, giấy đi
đường, giấy phép xuất nhập cảnh, hộ chiếu, căn cước công dân, các loại giấy tờ
khác về chức danh khoa học, chính trị...
4/ chuẩn bị phương tiện di chuyển cho đoàn công tác: sau khi đã có thỏa thuận về
chuyến đi công tác, trước thời gian đi cần phải thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp
nhận về thời điểm đến, danh sách người đến và đăng kí chổ ở bằng fax hoặc
email ,có xin xác nhận
5/ chuẩn bị tài liệu, thiết bị nghe nhìn
các tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn. Các tài liệu
hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan nên được sao chép trong đĩa
CD-ROM hoặc mang theo máy vi tính xách tay.
6/ Kinh phí cho chuyến đi công tác dựa vào kế hoạch công tác của đoàn thư ký lập
bản dự trù kinh phí. Trong bản dự trù kinh phí cần có các khoản chi phí cơ bản sau
đây: tiền vé, tiền ăn nghỉ, lệ phí giải quyết các thủ tục và một số chi phí khác...
7/ lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm tại nhà: Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn
và trách nhiệm cho người ở nhà để giải quyết các việc khác cần phải thực hiện.
8/ kiểm tra lần cuối trước khi khởi hành: vé máy bay, xác nhận về đăng ký khách
sạn và các biên nhận đặt chỗ, các tài liệu để đọc, lộ trình chuyến đi,...
Phần II. Thực hành
1. Soạn thảo một số văn bản thông thường như:
Nội dung trong bài học 4
- Văn bản không có tên loại: Công văn đề nghị
- Văn bản có tên loại: Thông báo thông tin liên quan đến các hoạt động, các quy định
của cơ quan, tổ chức.
- Văn bản cá biệt: Quyết định (quy định trực tiếp) về nhân sự, về tổ chức bộ máy;
Quyết định (quyết định gián tiếp) về ban hành quy chế, quy định của cơ quan tổ chức.
2. Đăng ký văn bản vào sổ
Nội dung trong bài học 5
- Đăng ký văn bản đến vào sổ
- Đăng ký văn bản đi vào sổ
………………………………………….Hết…………………………………………...