Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.

TCHC

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ TỔNG HỢP BẢNG CHẤM CÔNG (QT.13.TCHC)

1. Mục đích
- Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,
nghỉ hưởng BHXH ... để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương
cho từng người lao động; quản lý lao động tại các Trung tâm, Khoa, Phòng thuộc
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội.
2. Phạm vi áp dụng
- Quy trình áp dụng cho tất cả viên chức và người lao động hiện đang công
tác tại các Trung tâm, Khoa, Phòng thuộc Bệnh viện Đại học Y Hà Nội.
3. Tài liệu viện dẫn
- Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính.
4. Nội dung
Số Các bước Người/Đơn vị
Nội dung công việc
TT thực hiện thực hiện
1 Tiếp nhận - Làm bảng chấm công theo mẫu Nhân viên
Bảng chấm M.08a.TCKT.03 phụ trách
công - Sai, thiếu: Trả lại đơn vị và yêu cầu chỉnh sửa, chấm công
bổ sung
- Phải có đơn xin nghỉ với các mẫu đơn sau:
+ BM 01.TCHC.13
+ BM 02.TCHC.13
+ BM 03.TCHC.13
+ BM 04.TCHC.13
+ BM 05.TCHC.13
+ BM 06.TCHC.13
+ BM 07.TCHC.13
+ BM 08.TCHC.13
- Đối với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ hưởng
BHXH phải có giấy chứng nhận nghỉ kèm theo
- Thời gian nhận bảng chấm công không quá
ngày mồng 5 hàng tháng
2 Nhập dữ - Sau khi đã nhận đủ đúng bảng chấm công của Nhân viên
liệu trên các đơn vị, nhập các dữ liệu trên bảng chấm công phụ trách
máy tính vào file trên máy tính theo BM 09.TCHC.13 chấm công

3 Trình ký - Trình ký Lãnh đạo Phòng Tổ chức Hành chính Nhân viên
1
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC

Số Các bước Người/Đơn vị

Nội dung công việc
TT thực hiện thực hiện
vào ngày mùng 8 của tháng phụ trách
chấm công
4 Ký duyệt - Ký duyệt Lãnh đạo
- Giao lại bảng chấm công cho nhân viên phụ Phòng TCHC
trách chấm công
5 Bàn giao - Gửi file mềm qua mail cho bộ phận làm lương Nhân viên
của phòng TCKT phụ trách
- Gửi trực tiếp cho kế toán viên và ký giao nhận chấm công
5. Phụ lục
- BM 01.TCHC.13: Đơn xin nghỉ phép
- BM 02.TCHC.13: Đơn xin nghỉ vợ sinh con
- BM 03.TCHC.13: Đơn xin nghỉ kết hôn
- BM 04.TCHC.13: Đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản
- BM 05.TCHC.13: Đơn xin đi làm trước thời gian nghỉ chế độ thai sản
- BM 06.TCHC.13: Đơn xin nghỉ việc không hưởng lương
- BM 07.TCHC.13: Đơn xin đi công tác ngoại tỉnh
- BM 08.TCHC.13: Đơn xin đi tác nước ngoài
- M.08a.TCKT.03: Bảng chấm công
- BM 09.TCHC.13: Bảng tổng hợp ngày công

Ghi chú: Các mẫu biểu trên được đăng trên Website của Bệnh viện

2
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC
BM 01.TCHC.13

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP

Kính gửi:
- Ban Giám đốc;
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Khoa/Phòng ……………………………..
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội.

Tên tôi là:…………………………………………………………………..

Sinh ngày ……. tháng …….. năm ……………………………………….
Chức vụ (chức danh):………………………………………………………
Đơn vị công tác:……………………………………………………………
Đề nghị được nghỉ phép năm 20….. Số ngày : ……… ngày
(……...….….. /……..../…….. …………………/………../……….)
Nơi nghỉ phép:……………………………………………………………..
Lý do nghỉ phép:…………………………………………………………...
Điện thoại và địa chỉ liên hệ khi cần:………………………………………
Kính đề nghị Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức - Hành chính và Lãnh đạo đơn
vị giải quyết cho tôi theo nguyện vọng trên.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày….… tháng ….… năm........

BAN GIÁM ĐỐC TR.PHÒNG TCHC TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI LÀM ĐƠN

3
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC
BM 02.TCHC.13

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VỢ SINH CON

Kính gửi:
- Ban Giám đốc;
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Khoa/Phòng ……………………………..
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội.

Tên tôi là:…………………………………………………………………..

Sinh ngày ……. tháng …….. năm ……………………………………….
Chức vụ (chức danh):………………………………………………………
Đơn vị công tác:……………………………………………………………
Vào ngày ….. tháng ….. năm ……vợ tôi sinh con, đề nghị cho tôi được nghỉ từ ngày
….. tháng …..năm..… đến ngày…tháng ….. năm …… để chăm sóc vợ, con.
Số ngày nghỉ :……….ngày
Nơi nghỉ :……………………………………………………………..
Điện thoại và địa chỉ liên hệ khi cần:………………………………………
Kính đề nghị Ban Giám đốc Bệnh viện, Phòng Tổ chức – Hành chính và Lãnh đạo
đơn vị xem xét giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn.

Hà Nội, ngày… tháng … năm.....

BAN GIÁM ĐỐC TR.PHÒNG TCHC TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI LÀM ĐƠN

4
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC

BM 03.TCHC.13

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ KẾT HÔN

Kính gửi:
- Ban Giám đốc;
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Khoa/Phòng …………………………………
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội.

Tên tôi là:…………………………………………………………………..

Sinh ngày ……. tháng …….. năm ……………………………………….
Chức vụ (chức danh):………………………………………………………
Đơn vị công tác:……………………………………………………………
Đề nghị được nghỉ từ ngày … tháng …năm … đến ngày …tháng…..năm
….để kết hôn.
Điện thoại và địa chỉ liên hệ khi cần:………………………………………
Kính đề nghị Ban Giám đốc Bệnh viện, Phòng Tổ chức - Hành chính và
Lãnh đạo đơn vị xem xét giải quyết.

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Hà Nội, ngày….… tháng ….…

năm........

BAN GIÁM ĐỐC TR.PHÒNG TCHC TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI LÀM ĐƠN

5
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC

BM 04.TCHC.13

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC HƯỞNG CHẾ ĐỘ THAI SẢN

Kính gửi:
- Ban Giám đốc;
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Khoa/Phòng ……………………………..
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội.

Tên tôi là:…………………………………………………………..………

Sinh ngày ……………. tháng ……..….. năm …………………………….
Chức vụ (chức danh):………………………………………………………
Đơn vị công tác:……………………………………………………………
Số CMND : ……………………….…… Ngày cấp ……..………….. ……
Nơi cấp …………………………………………………………………….
Địa chỉ thường trú : ………………………………………..……………….
Hiện nay bản thân tôi đang mang thai gần đến thời gian sinh con. Để đảm
bảo sức khỏe, tôi xin phép Ban Lãnh đạo Bệnh viện cho tôi nghỉ việc hưởng chế
độ thai sản theo quy định của Nhà nước.
Thời gian xin nghỉ từ ngày …..../ .…../ 20….. đến ngày …..../ .….../ 20…..
Khi nghỉ việc hưởng chế độ thai sản, tôi sẽ bàn giao công việc lại
cho……….………………………………………………………………..………..
vào ngày ……. tháng……… năm ……………
Hết thời gian nghỉ thai sản, tôi hứa sẽ trở lại làm việc và chấp hành đúng
mọi quy định của Bệnh viện.
Kính đề nghị Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức - Hành chính và Lãnh đạo
đơn vị xem xét và giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày……… tháng ……. năm ……

BAN GIÁM ĐỐC TR.PHÒNG TCHC TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI LÀM ĐƠN

6
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC
BM 05.TCHC.13

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN ĐI LÀM TRƯỚC THỜI GIAN NGHỈ THAI SẢN

Kính gửi:
- Ban Giám đốc;
- Phòng Tổ chức Hành chính;
- Khoa/Phòng ……………………………..
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội.

Tên tôi là:…………………………………………………………………..

Sinh ngày ……. Tháng …….. năm ……………………………………….
Chức vụ (chức danh):………………………………………………………
Đơn vị công tác:……………………………………………………………
Điện thoại và địa chỉ liên hệ khi cần:………………………………………
Tôi viết đơn này xin trình bày một việc như sau:
Vào ngày ….. tháng ….. năm ……, tôi có làm đơn xin nghỉ thai sản, thời
gian được nghỉ từ ngày …… tháng …… năm …… đến ngày …… tháng …… năm
……
Tôi đã đi khám sức khỏe và đủ điều kiện để trở lại làm việc tại Đơn vị.
Thời gian xin đi làm trước nghỉ chế độ thai sản bắt đầu từ ngày … tháng…
năm …
Trong thời gian đi làm sớm nếu có vấn đề gì xảy ra cho mẹ và con tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm, tôi xin được hưởng tiền đi làm sớm theo Quy chế nội
bộ của Bệnh viện.
Kính đề nghị Ban Giám đốc Bệnh viện và các đơn vị xem xét giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày….… tháng ….… năm........

BAN GIÁM ĐỐC TR.PHÒNG TCHC TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI LÀM ĐƠN

Ý KIẾN CỦA CÔNG ĐOÀN BỆNH VIỆN ĐHYHN

7
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC

BM 06.TCHC.13
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC KHÔNG HƯỞNG LƯƠNG

Kính gửi:
- Ban Giám đốc;
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Khoa/Phòng ……………………………..
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội.

Tên tôi là:…………………………………………………………………..

Chức vụ (chức danh):………………………………………………………
Đơn vị công tác:……………………………………………………………
Hộ khẩu thường trú : ………………………………………………………
Tôi xin được nghỉ việc không hưởng lương kể từ ngày ……tháng ……
năm ... đến ngày …….. tháng ……. năm ……
Lý do xin nghỉ việc
………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
….
Công việc đã được bàn giao cho Ông/bà …..……………..trong suốt thời
gian tạm nghỉ việc.
Kính đề nghị Ban Giám đốc và Lãnh đạo các đơn vị xem xét giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày….… tháng ….…
năm........
BAN GIÁM ĐỐC TR.PHÒNG TCHC TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI LÀM ĐƠN

8
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC
BM 07.TCHC.13

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN ĐI CÔNG TÁC NGOẠI TỈNH

Kính gửi:
- Ban Giám đốc;
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Khoa/Phòng ……………………………..
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội.

Tên tôi là:

……………………………………………………………………….
Sinh ngày ……. tháng …….. năm
…………………………………………….
Chức vụ (chức danh):
…………………………………………………………….
Đơn vị công tác :
…………………………………………………………………
Nay tôi làm đơn này xin được đi công tác tại
……………………………………
Từ ngày...../......./20..........đến ngày.
...../......./20....................................................
Mục đích công
tác ..................................................................................................
Nguồn kinh phí:
………………………...................................................................
Vậy tôi làm đơn này đề nghị Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức Hành chính,
Lãnh đạo Đơn vị đồng ý cho phép và tạo điều kiện để tôi tham gia đợt công tác nói
trên. Tôi xin chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, quy định của Nhà nước.
Tôi xin chân thành cám ơn.

Hà Nội, ngày….… tháng ….…

năm........
BAN GIÁM ĐỐC TR.PHÒNG TCHC TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI LÀM ĐƠN
9
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC

BM 08.TCHC.13

BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN ĐI NƯỚC NGOÀI

Kính gửi:
- Ban Giám hiệu;
- Phòng Tổ chức cán bộ;
- Đơn vị công tác …….
Họ và tên:
…………………………………………………………………………
Sinh ngày ……. tháng …….. năm
……………………………………………….
Là CBVC (biên chế/hợp đồng)
…………………………………………………...
Đơn vị công tác:
…………………………………………………………………..
Xin đi nước:
……………………………………………………………………….
Tên cơ quan, tổ chức cá nhân mời:
……………………………………………….
Mục đích:
……………………………………………………………………….....
Thời gian: từ ……………………………… đến
………………………………...
Kinh phí:
…………………………………………………………………………..
Số lần đi nước ngoài trong năm ……………tính đến nay là ……. lần và đã
thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ.
Tôi xin chấp hành nghiêm chỉnh mọi chế độ, quy định đối với CBVC đi
học tập và công tác ở nước ngoài.

10
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC

Hà Nội, ngày tháng năm

NGƯỜI LÀM ĐƠN

Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ Ý KIẾN CỦA PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

Ý KIẾN CỦA BAN GIÁM HIỆU

11
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC

BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI M.08a.TCKT.03

ĐƠN VỊ………………….. (Mẫu số C01a-HD ban hành theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC
ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính)

BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng năm 20

Ngày trong tháng Quy ra công

Số
công Số
Số Số
Họ và tên hưởn công
TT 1 2 công
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 28 29 30 31 g nghỉ
hưởng
5 7 lương không
BHXH
thời lương
gian

A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

1 Nguyễn Văn A + + + P + + + + N + + + + + + + + N Ts + + + Cô + H + Ô 23 1 3

b o

2 Phạm Thị B + + + P + + + + N + + + + + + + + N Ts + + + Cô + H + Ô 23 1 3

b o

… 0 0 0

Tổng cộng

Trưởng phòng TC-HC Trưởng đơn vị Người chấm công

Ký hiệu chấm công:

- Lương thời gian + - Ngừng việc N - Hội nghị, học tập H
- Ốm Ô - Thai sản Ts - Nghỉ bù Nb - Nghỉ phép P
- Con ốm Cô - Nghỉ không lương No - Lao động nghĩa vụ Lđ - Nghỉ việc riêng: Vr

12
 Quy trình quản lý tổng hợp bảng chấm công - QT.13.TCHC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI BM 09.TCHC.13

BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

BẢNG TỔNG HỢP NGÀY CÔNG

Số công
THÁNG …
hưởng Tổng
Số MÃ ĐƠN Ghi
HỌ VÀ TÊN Số ngày Nghỉ Nghỉ Nghỉ lương số ngày
TT CÁN BỘ VỊ Nghỉ Đi học, Công Thai chú
công trong việc không hưởng thời nghỉ
phép hội nghị tác sản
tháng riêng lương BHXH gian
1 Nguyễn Văn A
2 Phạm Thị B
3 …
… …

13