Definition of Job Analysis

Job Analysis is a detailed examination and evaluation of the job to determine the
necessary information regarding the nature of the job. It includes thorough study,
observation, and reporting of what the job involves, qualifications of the job
holder, working conditions, abilities, skills, competencies, duties, responsibilities,
etc.

Job Description and Job Specification are the two products of Job Analysis. It is
performed by an expert known as Job Analyst.

Information for job analysis may be collected through interviews with incumbents
and supervisors, questionnaires, surveys, position analysis, checklists, etc.

Job Analysis is carried out to pick the appropriate candidate from some applicants
who is best suited for the concerned job. The analysis may include research of
necessary skills, knowledge, and qualifications required for doing a job because
every job is different in itself. The importance of Job Analysis in an organization is
as under:

 Performance Appraisal
 Compensation Management
 Job Re-engineering
 Health and Safety
 Job Evaluation

Definition of Job Description

Job Description is a written document which narrates the job contents in a

systematic manner describing, What are the tasks performed by a worker? And
How they are to be performed? It is prepared on the basis of Job Analysis and
therefore, the effectiveness of Job Description depends on how well the procedure
of Job Analysis is accomplished.

Job Description is an explanatory prospectus which records the job facts which are
appropriate as well as authorised. It usually contains the following content:

 Introduction of job
 Designation
 Job Summary
 Duties and Responsibilities
  Training details
 Authorities
 Salary Range
 Reporting authority
 Performance Standards

Job Description is used as an essential tool for eliminating the unfit applicants for
the concerned job. Apart from that, it helped the organisation to set standards for
choosing the appropriate candidate for the job by asking relevant questions at the
time of interview.

Công việc:
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là một quá trình có hệ thống nhằm xác định và xác định chi tiết
các trách nhiệm, yêu cầu và tính chất của công việc. Nó liên quan đến việc chia
công việc thành các đơn vị nhỏ hơn, thu thập dữ liệu trên từng đơn vị, sau đó phân
tích dữ liệu để xác định nhằm thiết lập các kỹ năng và năng lực mà vai trò đó yêu
cầu.

Trong phân tích công việc, nhà phân tích thu thập thông tin như kiến thức và kỹ
năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể cho nhiều mục đích khác nhau,
chẳng hạn như lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược.
Bản mô tả công việc bao gồm tất cả các chi tiết, chẳng hạn như nhiệm vụ, nghĩa
vụ, trách nhiệm, quyền hạn, quyền hạn, v.v. Bản mô tả công việc là kết quả của quá
trình phân tích công việc.

Comperion
CƠ SỞ ĐỂ
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC MÔ TẢ CÔNG VIỆC
SO SÁNH
Nghĩa Một nghiên cứu sâu về một công Một bản tóm tắt công việc toàn
việc cụ thể để xác định từng chi tiết diện mô tả nội dung công việc một
nhỏ về nó, được gọi là Phân tích cách ngắn gọn nhưng đầy đủ.
công việc.
 CƠ SỞ ĐỂ
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC MÔ TẢ CÔNG VIỆC
SO SÁNH
Nó là gì? Quá trình Tuyên bố
Ý tưởng Một quá trình xác định tất cả các Một tuyên bố ngắn gọn về những
yêu cầu và khía cạnh cần thiết của gì một công việc yêu cầu.
công việc.
Kết hợp Nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, Nhiệm vụ và trách nhiệm, quyền
khả năng, điều kiện làm việc và khả hạn, mục đích và phạm vi của một
năng thích ứng của một công việc công việc cụ thể.
nhất định.
Cách thức Nói hoặc viết Bằng văn bản
Lợi thế Hữu ích trong việc tuyển dụng và Hữu ích trong việc xác định xem
lựa chọn nhân lực người nộp đơn có đủ điều kiện
theo các tiêu chuẩn đã đặt ra hay
không.

BASIS FOR
JOB ANALYSIS JOB DESCRIPTION
COMPARISON

Meaning A deep research on a A comprehensive job

particular job to ascertain summary depicting the job
every small detail about it, is contents in short but in an
known as Job Analysis. exhaustive manner.

What is it? Process Statement

Concept A process of determining all A concise statement of what
the necessary requirements a job demands.
and aspects of a job.

Incorporates Tasks, responsibilities, skill, Duties and Responsibilities,

abilities, working conditions authority, purpose and scope
and adaptabilities of a of a specific job.
certain job.

Mode Oral or Written Written

Advantage Helpful in Recruitment and Helpful in ascertaining

Selection of manpower whether an applicant is
eligible as per the set
standards.

Mục đích của phân tích công việc

Phân tích công việc đóng một vai trò quan trọng trong tuyển dụng và lựa chọn,
đánh giá công việc, thiết kế công việc, quyết định các gói lương thưởng và phúc
lợi, đánh giá hiệu suất, phân tích nhu cầu đào tạo và phát triển, đánh giá giá trị của
công việc và tăng cường nhân sự cũng như năng suất của tổ chức.

 Tuyển dụng và lựa chọn: Phân tích công việc giúp xác định loại người nào
được yêu cầu để thực hiện một công việc cụ thể. Nó chỉ ra trình độ học vấn,
mức độ kinh nghiệm và các kỹ năng kỹ thuật, thể chất, cảm xúc và cá nhân
 cần thiết để thực hiện công việc theo cách mong muốn. Mục tiêu là tìm đúng
người vào đúng nơi.
 Phân tích hiệu suất: Phân tích công việc được thực hiện để kiểm tra xem
các mục tiêu và mục tiêu của một công việc cụ thể có được đáp ứng hay
không. Nó giúp quyết định các tiêu chuẩn thực hiện, tiêu chí đánh giá và kết
quả đầu ra của cá nhân. Trên cơ sở này, hiệu suất tổng thể của một nhân viên
được đo lường và người đó được đánh giá tương ứng.
 Đào tạo và phát triển: Phân tích công việc có thể được sử dụng để đánh giá
nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên. Sự khác biệt giữa sản lượng dự
kiến và thực tế quyết định mức độ đào tạo cần truyền đạt cho nhân viên. Nó
cũng giúp quyết định nội dung đào tạo, công cụ và thiết bị được sử dụng để
tiến hành đào tạo và phương pháp đào tạo.
 Quản lý lương thưởng: Tất nhiên, phân tích công việc đóng một vai trò
quan trọng trong việc quyết định các gói trả lương, các đặc quyền và phúc
lợi bổ sung cũng như các động cơ khuyến khích cố định và thay đổi của
nhân viên. Xét cho cùng, mức lương phụ thuộc vào vị trí, chức danh công
việc, nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến công việc. Quá trình này hướng
dẫn các nhà quản lý nhân sự quyết định giá trị của một nhân viên cho một
công việc cụ thể.
 Thiết kế và thiết kế lại công việc: Mục đích chính của phân tích công việc
là hợp lý hóa những nỗ lực của con người và đạt được kết quả tốt nhất có
thể. Nó giúp thiết kế, thiết kế lại, làm phong phú, đánh giá và cũng cắt giảm
và bổ sung thêm các trách nhiệm bổ sung trong một công việc cụ thể. Điều
này được thực hiện để nâng cao sự hài lòng của nhân viên đồng thời tăng
năng suất của con người.

Vì vậy, phân tích công việc là một trong những chức năng quan trọng nhất của
người quản lý hoặc bộ phận nhân sự. Điều này giúp tìm đúng loại tài năng vào
đúng nơi và đúng thời điểm.

Purpose of Job Analysis

Job Analysis plays an important role in recruitment and selection, job evaluation, job designing,
deciding compensation and benefits packages, performance appraisal, analyzing training and
development needs, assessing the worth of a job and increasing personnel as well as
organizational productivity.
 Recruitment and Selection: Job Analysis helps in determining what kind of person is
required to perform a particular job. It points out the educational qualifications, level
of experience and technical, physical, emotional and personal skills required to carry
out a job in desired fashion. The objective is to fit a right person at a right place.
 Performance Analysis: Job analysis is done to check if goals and objectives of a
particular job are met or not. It helps in deciding the performance standards,
evaluation criteria and individual’s output. On this basis, the overall performance of
an employee is measured and he or she is appraised accordingly.
 Training and Development: Job Analysis can be used to assess the training and
development needs of employees. The difference between the expected and actual
output determines the level of training that need to be imparted to employees. It also
helps in deciding the training content, tools and equipments to be used to conduct
training and methods of training.
 Compensation Management: Of course, job analysis plays a vital role in deciding the
pay packages and extra perks and benefits and fixed and variable incentives of
employees. After all, the pay package depends on the position, job title and duties
and responsibilities involved in a job. The process guides HR managers in deciding the
worth of an employee for a particular job opening.
 Job Designing and Redesigning: The main purpose of job analysis is to streamline
the human efforts and get the best possible output. It helps in designing, redesigning,
enriching, evaluating and also cutting back and adding the extra responsibilities in a
particular job. This is done to enhance the employee satisfaction while increasing the
human output.