tài liệu tham khảo

KỸ NĂNG hội họp HIỆU QUẢ

—-------o0o—-------

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

Các bạn vui lòng dành thời gian hoàn thành khóa học KỸ NĂNG HỘI HỌP HIỆU QỦA thông qua

các nhiệm vụ sau:

1. Tự học: 5 - 7 ngày
- Đọc hết tài liệu tham khảo (dự kiến 50 phút)
- Hoàn thành viết reflection cuối tài liệu (dự kiến 40 phút)

2. Học tập trên lớp:

Với mong muốn hạn chế việc tham gia lớp học với thời lượng học tập trung trên lớp, chia
nhỏ lượng kiến thức cho các buổi vì vậy đối với module 3 này chúng ta sẽ học thành 2
buổi học như sau;
- Buổi 1: Học trên lớp 90 phút,
- Buổi 2: Học trên lớp 90 phút
Nếu bạn đã sẵn sàng, chúng ta cùng bắt đầu nhé!

1. Chào mừng đến với khóa học (2 phút)

Giới thiệu chung:

Hội họp hiệu quả không chỉ là nghệ thuật mà còn là khoa học. Tại HFL nói riêng và các tổ chức
nói chung, cuộc họp không chỉ là nơi trao đổi thông tin mà còn là “sân khấu” để đưa ra quyết định
quan trọng và phát triển những ý tưởng đột phá. Như một thành ngữ cổ phương Đông nói:
"Một sợi chỉ không thể nên vải"
Sự thành công của một tổ chức không chỉ dựa vào năng lực cá nhân mà còn cần sự hợp tác và
tương tác hiệu quả giữa các thành viên. Tài liệu tự đọc này sẽ hướng dẫn bạn cách tổ chức và
tham gia vào các cuộc họp một cách linh hoạt và mục đích, từ việc thiết lập mục tiêu cho đến
điều hành và tham gia thảo luận một cách hiệu quả.

Mục tiêu khóa học :

👍 Kết thúc chương trình đào tạo/khóa học, học viên có thể đạt được các mục tiêu sau đây:
★ Hiểu được tầm quan trọng của việc hội họp hiệu quả
★ Đánh giá hiệu quả của các buổi họp mà bản thân học viên đang tham gia (trong vai trò
người tham gia / người điều phối)
★ Ứng dụng được các công cụ/phương pháp đặt câu hỏi và ghi nhận

Kết thúc phần Tự học bạn sẽ:

Tổng thời lượng bạn cần đầu tư cho Tài liệu tự đọc này khoảng 60 phút (bao gồm cả thời gian
đọc học liệu và nhiệm vụ reflection)
● Biết được khái niệm một buổi họp hiệu quả
● Biết được lợi ích của buổi họp hiệu quả
● Hiểu được nguyên nhân dẫn đến buổi họp không hiệu quả
● Hiểu được các yếu tố tạo nên một cuộc họp hiệu quả

2. Một cuộc họp hiệu quả là gì? (10 phút)

Mục tiêu nội dung:

★ Học xong phần này bạn sẽ hiểu về những vấn đề điển hình trong hầu hết các cuộc họp?
★ Biết được thế nào là một cuộc họp hiệu quả?
 Theo khảo sát tại HFL Media, trung bình mỗi nhân sự có tối thiểu 8 cuộc họp vào mỗi tháng,
các nhân sự đang là quản lý trung bình có tới hơn 30 cuộc họp vào mỗi tháng. Trong khi đó có
thời lượng cho mỗi cuộc họp trung bình 1,5 giờ, như vậy có những bạn mỗi ngày dành gần ⅓ thời
gian cho các cuộc họp mà chưa bao gồm thời gian cần cho các nhiệm vụ trước và sau cuộc họp.
Như vậy có thể thấy rằng việc tổ chức và tham gia cuộc họp đang diễn ra như một xu hướng giao
tiếp chính tại công ty, vậy liệu các cuộc họp có đang diễn ra một cách hiệu quả? Câu trả lời cho
câu hỏi này được ghi nhận từ cuộc khảo sát gần nhất thì có tới 30% người được khảo sát cho
rằng các cuộc họp đang diễn ra kém hiệu quả. Đây không phải là một con số lớn, bởi những tổ
chức lớn như Đại học Harvard có cuộc điều tra và cho rằng có tới 71% nhà quản lý tại các doanh
nghiệp cho rằng những cuộc họp đang làm lãng phí thời gian.
Như vậy, con số trên đã phần nào nói lên được thực trạng của những cuộc họp đang làm lãng phí
thời gian cũng như chưa đạt được hiệu quả tối đa vẫn đang tồn tại và diễn ra hằng ngày, hàng giờ
xung quanh môi trường làm việc của chúng ta. Đây cũng chính là lý do mà chúng ta cần phải
nhận diện được vấn đề đang gặp phải để cải thiện những cuộc họp nhàm chán trở nên sinh động
và hiệu quả hơn. Để làm được điều này, trước hết, chúng ta hãy gọi tên, điểm mặt các điểm đang
cản trở cuộc họp nhé.

THỰC TẾ CÓ 10 VẤN ĐỀ CHÍNH GẶP PHẢI TRONG CÁC CUỘC HỌP

Một cuộc họp hiệu quả sẽ cần có:
➔ Một, Cần có mục tiêu được xác định trước đó, để người tham gia hiểu được họ cần làm gì?
và cuộc họp đó giúp gì được cho họ?

➔ Hai, Mỗi người tham gia cuộc họp đều thực sự “tham gia” và họ rời đi với sự đóng góp
mang lại giá trị.

3. Các bước đơn giản để tác động đến cuộc họp kém hiệu quả (40 phút)

Bạn có thể làm gì?

Bạn có thể đang là người đóng vai trò là tổ chức, hoặc/và là người tham gia ở hầu hết các cuộc
họp gần đây đi chăng nữa thì việc bạn hiểu một cách tổng quan về các bước tổ chức/tham gia
cuộc họp đều rất cần thiết và có ý nghĩa.
Chính vì vậy ở phần 3 này, chúng ta sẽ tiếp cận những tác động nhằm cải thiện cuộc họp ở mỗi
bước triển khai, vì vậy bạn cũng tránh nhầm lẫn là phần 3 này chỉ dành cho người tổ chức cuộc
họp nhé.

Bước 1: Xác định nhu cầu tổ chức/tham gia cuộc họp

Mục tiêu nội dung:

★ Xác định xem bạn có cần một cuộc họp hay không?
★ Một số mẹo để xây dựng cây quyết định trong cuộc họp

Rất nhiều nhân viên dành cả ngày làm việc của mình để đi hết cuộc họp này đến cuộc họp khác,
việc tham gia vào các cuộc họp nhiều khi không phục vụ cho mục tiêu công việc, hoặc việc tham
gia/tổ chức cuộc họp có thể không cần thiết mà có thể thay bằng các hình thức trao đổi khác
mang lại hiệu quả và không lãng phí thời gian. Cụ thể điều này sẽ được giải quyết khi bạn tìm hiểu
bước 1 - xác định nhu cầu cuộc họp như bên dưới:

“Bạn có thực sự cần phải tổ chức/tham gia một cuộc họp không?”
Để xác định xem bạn có thực sự có đang cần tổ chức/ tham gia vào một cuộc họp hay không,
hoặc có cách nào khác tốt hơn mà không mất quá nhiều thời gian thì chúng ta có thể áp dụng
Meeting decision tree - Cây quyết định cuộc họp để hỗ trợ bạn trong việc xem xét liệu cuộc
họp là cần thiết:

CÂY QUYẾT ĐỊNH CUỘC HỌP (THAM KHẢO)

Thực hành 1:
Ngay bây giờ, chúng ta hãy cùng thử xem với cuộc họp mà sắp tới bạn sẽ tổ chức/tham gia theo
lời mời của ai đó. Hãy đánh giá theo khung của Cây quyết định xem liệu bạn có cách làm khác
không nhé:
Thời gian 3 phút, để bạn điền vào các phần trống bên dưới:

Vấn đề của bạn là:........ ⇒ Không Dành thời gian cho các mục tiêu
khác

⇒ Có

Thông tin bạn cần là:............ ⇒ Không Loại bỏ ra khỏi kế hoạch và tập
trung cho công việc của bạn

⇒ Có

Ai có thể tham gia cùng bạn:.......... ⇒ Không Hãy trao đổi qua email thay vì tổ
chức/tham gia cuộc họp

⇒ Có

Liệu có hình thức nào khác ngoài ⇒ Không Hãy nhắn tin, gọi điện thay vì tổ
họp:................. chức/tham gia cuộc họp

⇒ Có

Lập kế hoạch cuộc họp

Chia sẻ thêm cho bạn 1 mô hình Meeting decision tree tham khảo, tuy nhiên bằng Tiếng Anh vì
vậy bạn có thể bỏ qua phần tham khảo này nếu scan bất tiện nhé: (bạn giúp mình kéo rộng hình
để có thể xem rõ hơn)
Bước 2: Kế hoạch triển khai cuộc họp

“Bạn đã giải quyết được 5 chữ W chưa?”

Nếu bạn xác định cuộc họp là cần thiết sau khi
hoàn thành Cây quyết định cuộc họp, vậy thì
bạn dành chút thời gian để lên kế hoạch cho
cuộc họp trước khi gửi lời mời họp.
Sử dụng Meeting agenda để hỗ trợ giải quyết 5
chữ W.

WHY? - Mục tiêu cuộc họp - TẠI SAO

Xác định mục tiêu cuộc họp là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên không thể bỏ qua. Một mục tiêu
cuộc họp rõ ràng, có thể đo lường được sẽ hỗ trợ cho buổi thảo luận.
Tránh họp với mục tiêu chung chung, chẳng hạn như “Đánh giá kết quả hàng quý”. Thay vào đó
hãy xem xét một mục tiêu cụ thể hơn, có thể đo lường được, chẳng hạn như “Đánh giá kết quả
quý 3 để xác định chiến lược sản xuất vào quý 4.”

WHATS? - nội dung thảo luận - CÁI GÌ

Sau khi hiểu rõ mục tiêu cuộc họp, bạn hãy xác định những nội dung cần thiết để đáp ứng được
mục tiêu đã đề ra. Đối chiếu tất cả các nội dung đó với mục tiêu cuộc họp, nếu nội dung không
trực tiếp giải quyết được cho mục tiêu, chúng ta hãy xem xét chọn một hình thức giao tiếp khác
mà không phải cuộc họp.
Ví dụ: Bạn đã xác định được mục tiêu của cuộc họp là: Tìm các phương án phù hợp nhằm giảm
thời gian sản xuất cho 1 tập phim.
Để giải quyết được mục tiêu trên thì trong đầu bạn có thể sẽ nghĩ ngay lập tức tới một số nội
dung cần đưa vào cuộc họp như:
- Điểm hạn chế trong từng khâu sản xuất làm ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành tập phim;
- Điểm hạn chế về thiết bị, máy móc và phương án cải thiện;
- Thảo luận về việc sắp xếp và bố trí nhân sự;
- …..

WHO - Chuyên gia của lĩnh vực

Sau khi xác định được chủ đề cuộc họp, chúng ta tiếp tục xác định xem ai sẽ đóng vai trò chủ trì
cho các phần nội dung, từ bây giờ chúng ta sẽ gọi họ là Chuyên gia chuyên môn(SME) cho
từng chủ đề/nội dung thảo luận nhé.
Ví dụ: Chúng ta cần thảo luận về ý tưởng kịch bản mới cho chủ đề Noel 2023, vậy hãy xem ai sẽ là
SME cho các phần như “ý tưởng”, “kịch bản” “trend”,...và cân nhắc mời họ tham gia vào cuộc họp
lần này.
Tránh mời nhiều SME tham gia vào một chủ đề. Nếu như bạn không chắc chắn ai sẽ là SME, hãy
chủ động xin các ý kiến tham khảo từ người khác, và liên hệ trước cuộc họp để xác định SME của
bạn sẽ là ai.
Và với một cuộc họp sẽ có nhiều nội nội dung cần thảo luận, đồng nghĩa với việc chúng ta sẽ có
chừng đó các SME, bạn hãy ghi nhớ SME không nhất thiết là Quản lý, họ chỉ đơn thuần là một
người giỏi chuyên môn, có kinh nghiệm lâu năm về chủ đề/nội dung mà chúng ta sẽ thảo luận
trong cuộc họp.

WHO - Người tham gia bổ sung

Khi xác định ai sẽ tham gia cuộc họp, hãy xem xét tính khách
quan của cuộc họp, nên có nhiều sự đóng góp đa dạng từ nhiều
góc nhìn của những người tham gia. Tránh mời những người
tham gia không phải là SME hoặc những người sẽ không có tác
động trực tiếp góp phần đạt được mục tiêu chung của cuộc
họp.

WHEN - Thời gian

Thời gian của cuộc họp cũng đóng vai trò quan trọng đáng kể. Tại HFL chúng ta áp dụng Base
Meeting đây là công cụ rất hữu ích cho việc theo dõi kế hoạch họp và nhắc lịch họp.
Nếu cuộc họp của bạn là thảo luận về các vấn đề trong tuần thì nên được diễn ra vào thứ Hai.
Còn nếu đó là một cuộc thảo luận ngắn trong nhóm thì có thể tổ chức vào cuối ngày làm việc, và
giải quyết vấn đề ngay trong lúc đó. Nếu cuộc họp giải quyết nhiều vấn đề của nhiều bộ phận,
phòng – ban khác nhau, bạn có thể sắp xếp thời gian đi họp khác nhau cho từng người (hoặc
nhóm), như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người

Nếu cuộc họp quá dài, bạn nên tạo cho những người tham dự có thời gian để giải lao cần thiết –
tất nhiên, tất cả những việc này phải được đưa vào kế hoạch từ đầu rồi đúng không?

Xác định phân bổ thời gian cho từng chủ đề trong cuộc họp cũng rất quan trọng, đảm bảo nội
dung được diễn ra theo đúng tiến độ trong kế hoạch. Khi xây dựng agenda chúng ta cũng sẽ
phải thật cẩn thận trong việc ước tính thời gian. Nếu bạn không chắc chắn về việc phân bổ thời
gian, hãy liên hệ với SME trước cuộc họp để xác định xem họ sẽ cần bao nhiêu thời gian để đáp
ứng mục đích của họ.

Bên dưới là mẫu tham khảo về phần agenda mời họp, chúng ta có thể tham khảo:
MEETING AGENDA
WHERE - Địa điểm, hình thức
Không nên thay đổi địa điểm thường xuyên, những cuộc họp nhóm hay trong nội bộ phòng bạn
có thể tổ chức trong một phòng họp nhỏ còn phòng họp lớn chỉ thích hợp cho các sự kiện lớn.
Việc lựa chọn địa điểm đóng vai trò khá quan trọng, nhất là trong những cuộc gặp gỡ khách hàng
quan trọng, họp với những nhà cung cấp lớn. Địa điểm họp nên tạo được sự thoải mái cho những
người tham dự cũng như được trang bị đầy đủ các thiết bị âm thanh, hình ảnh, v.v… đồng thời
cũng đảm bảo cho mọi người không bị quấy rầy khi đang họp.

Việc chọn thời gian và địa điểm họp rất quan trọng vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng cuộc họp.

Hướng dẫn cuộc họp:

• Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ.
• Ngắt kết nối, không sử dụng điện thoại, máy tính hoặc các thiết bị kết nối khác với mục
đích cá nhân.
• Cư xử tôn trọng với mọi người.
• Chủ đề thảo luận, hỏi đáp phải tuân thủ đúng thời gian trong agenda.
• Hãy tập trung vào các chủ đề trong agenda. Chúng ta sẽ tuân thủ các chủ đề đã thỏa
thuận từ trước trừ khi cả nhóm đưa ra quyết định thay đổi agenda.

Bên dưới là một biểu mẫu tham khảo về cập nhật chủ đề thảo luận (một phần trong agenda):
Bước 3: Thư mời cuộc họp

“Những người tham gia cuộc họp có hiểu tại sao họ lại được
mời không?”
Bao gồm chương trình agenda với lời mời họp. Theo dõi SME
để đảm bảo họ có sự hiểu biết về mục tiêu cuộc họp và mục
đích của họ khi tham gia.

Bước 4: Tiến hành cuộc họp

“Bạn có đang quản lý cuộc họp của mình không?”
Cuộc họp sẽ đạt được kết quả như thế nào, người chủ trì cuộc họp sẽ quyết định tới kết quả. Để
cuộc họp đi đúng hướng và chủ động giải quyết những khó khăn có thể phát sinh trong cuộc
họp. Chúng ta sẽ đến với 1 timeline mẫu sau:
• Bắt đầu thời gian - Chào mừng người tham gia
Phần chào đón nên bao gồm sự chia sẻ mục tiêu cuộc họp. Điều này sẽ nhắc nhở người tham gia
tập trung vào nhiệm vụ chính.
• Review tổng quan chương trình họp
Cung cấp cái nhìn tổng quan về cuộc họp bao gồm:
(1) Chủ đề cuộc họp;
(2) Phân công vai trò của các thành viên trong cuộc họp, giới thiệu SME;
(3) Mục đích của các phần nội dung và nêu rõ tầm quan trọng của các phần thảo luận sẽ tác
động đến mục tiêu cuộc họp như thế nào. Bạn hãy dành thời gian để chia sẻ điều này với tất cả
những người tham gia để đảm bảo rằng các mục tiêu của cuộc họp được mọi người nắm rõ.
• Nhắc lại về quy tắc trong cuộc họp
Đây là phần hướng dẫn cuộc họp bao gồm những kỳ vọng về cuộc họp sẽ diễn ra như thế nào
được quản lý và mọi người phải đối xử với nhau như thế nào trong quá trình cuộc họp diễn ra.
Đặt ra các nguyên tắc tập trung vào việc tôn trọng tất cả những người tham gia là một việc tuy
đơn giản nhưng có ý nghĩa quan trọng, sẽ cải thiện được tinh thần tổng thể của cuộc họp. Trong
tài liệu như Agenda cuộc họp cũng sẽ cần cung cấp một số thông tin chung về quy tắc.
• Kiểm soát thời gian
Những cuộc họp hiệu quả đảm bảo rằng mọi người đều quan tâm đến thời gian. Giới thiệu người
kiểm soát thời gian được phân công cho nhóm và nhắc nhở chủ đề theo dõi tiến độ và tốc độ của
các chủ đề khi thảo luận.
• Kế hoạch hành động
Theo dõi mọi mục hành động xuất hiện trong cuộc họp. Là nhất định phải chỉ định chủ sở hữu và
ngày đến hạn để củng cố công việc đang được thực hiện hoàn thành.

Bước 5: Kết thúc cuộc họp

“Những người tham gia có biết các bước tiếp theo không?”
Vào cuối cuộc họp, hãy dành thời gian để kiểm tra với những người tham gia và:
• Kết thúc đúng giờ.
• Chia sẻ các bước áp dụng tiếp theo.
• Xem lại các mục hành động và kiểm tra bằng chủ sở hữu xác nhận rằng họ hiểu mong đợi và tin
tưởng vào ngày đáo hạn.
• Đánh giá hiệu quả cuộc họp (cái gì đã hoạt động tốt, phải làm gì khác đi).
• Đặt thời gian họp tiếp theo, nếu có.
• Cảm ơn nhóm vì đã dành thời gian và chú ý.

Luôn ghi nhớ câu hỏi “Những người tham gia có biết các bước tiếp theo không?”

Bước 6: Follow-up sau cuộc họp

“Bạn có đang giữ đà phát triển không?”
Điều quan trọng là phải theo dõi sau cuộc họp để đảm bảo rằng các thành viên đều sẽ hoàn
thành các nhiệm vụ hành động được giao.
• Gửi biên bản cuộc họp, hoặc những vấn đề được thông qua trong cuộc họp cho người tham
gia và kèm những nhiệm vụ, mô tả nhiệm vụ và deadline cho các thành viên.
Ví dụ: nếu bạn tham gia cuộc họp có một nhiệm vụ được giao cho bạn, thì trong Biên bản cuộc
họp sẽ phải bao gồm các thông tin chi tiết của nhiệm vụ và kế hoạch phản hồi của bạn.
• Theo dõi các bên có liên quan. Nếu bạn có đã yêu cầu một mục hành động từ người lãnh đạo
khác nhóm, theo dõi trực tiếp với người lãnh đạo đó để chia sẻ kết quả cuộc họp và đảm bảo
nhiệm vụ được giao hành động sẽ được hỗ trợ.
• Kiểm tra với thành viên về nhiệm vụ hành động để đảm bảo họ đang đi đúng hướng để đáp
ứng ngày đáo hạn của họ.
Phần kết luận
Dành thời gian để suy nghĩ kỹ và lên kế hoạch trước cho từng
cuộc họp sẽ giúp ích cho chúng ta đảm bảo các nhóm làm việc
hiệu quả nhất có thể.
Dành thời gian lặp lại điều tương tự họp đi họp lại làm giảm tinh
thần của nhân viên và giết chết động lực của nhóm bạn. Làm
theo các bước đơn giản ở trên sẽ giúp bạn và những người còn lại
trong đội ngũ quản lý của bạn tiến hành các cuộc họp hiệu quả
và hiệu quả nhất có thể.
 REFLECTION
Thời gian: 40p

Câu 1: Căn cứ nội dung tự đọc bên trên, bạn hãy nêu lý do vì sao các cuộc họp đang diễn ra
kém hiệu quả (mình đừng copy nhé, hãy nhớ lại và viết ra theo ý hiểu của bạn)

[Câu trả lời]

Câu 2: Bạn hãy tóm tắt lại các bước đơn giản để có một cuộc họp hiệu quả, nếu bạn đóng vai
trò là người tổ chức/ điều phối (mình đừng copy nhé, hãy nhớ lại và viết ra theo ý hiểu của
bạn)
[Câu trả lời]

Câu 3: Với những nội dung tham khảo bên trên, bạn hãy tạo 1 bản Agenda và điền các thông
tin cho 1 cuộc họp sắp tới bạn sẽ tổ chức, hoặc bạn tham gia nhưng hãy nghĩ xem nếu bạn là
người tổ chức thì bạn sẽ làm những gì thông qua viết bản agenda này nhé. Lưu ý agenda tối
thiểu có các phần Mục tiêu - kế hoạch - Timeline nội dung - kế hoạch sau họp.

[Câu trả lời]

Câu 4: Bạn hãy dành 1 chút thời gian để phản hồi phần tài liệu tham khảo này nhé, để chúng
mình có cơ hội cải tiến mang lại những nội dung giá trị nhất đến với các học viên nhà H.

[Câu trả lời]