‫بسمه تعالی‬

‫چک لیست اولویت بندی سریع فرایندها‬

‫مقدمه (مهم)‬

‫مدیریت فرایند از یک چرخه تشکیل شده است که مراحل اصلی آن معموالً به ترتیب عبارتند از‪:‬‬

‫‪ ‬معماری فرایندها‬
‫‪ ‬مدلسازی فرایندها‬
‫‪ ‬تحلیل‬
‫‪ ‬پیاده سازی و اجرا‬
‫‪ ‬پایش و کنترل‬
‫‪ ‬بهبود‬

‫لطفا به این موضوع عمیقاً توجه نمایید که در مدیریت فرایند ‪ 2‬رویکرد میتوان اتخاذ نمود‪.‬‬

‫‪ -1‬پس از مدلسازی فرایندها‪ ،‬ابتدا فرایندهای دارای مشکل را بهبود دهیم سپس وارد فاز پیاده سازی‬
‫شویم‪.‬‬
‫‪ -2‬پس از مدلسازی فرایندها‪ ،‬ابتدا تعدادی از فرایندهای بدون مشکل (تقریباً بدون مشکل) را پیاده‬
‫سازی کنیم و در ‪ iteration‬یا دورهای بعد اقدام به رفع مشکل فرایندهای دارای مشکل نماییم‪ .‬قاعدتاً‬
‫بهترین روش پیاده سازی فرایندها بکارگیری نرم افزارهای ‪ BPMS‬است و مکانیزه کردن فرایندها ود‬
‫باعث بهبود آنها نیز خواهد شد‪.‬‬

‫گفتنی است منبع تشخیص مشکالت فرایندها‪ ،‬تحلیل ها و ارزیابی هایی است که در فاز تحلیل انجام میشود‪.‬‬
‫بطوریکه بر اساس اطالعات کسب شده در فاز مدلسازی و در شناسنامه فرایند بر اساس بررسی تعدادی شاخص‬
‫و انجام تحلیل می توان مشخص نمود که کدام فرایندها دارای مشکل هستند و کدام یک نیستند‪ .‬بدیهی است‬
‫فرایندهای دارای مشکل را ابتدا باید بهبود داده سپس وارد فاز پیاده سازی نمود‪ .‬پس تحلیل فرایندها از نظر‬
‫مشکالت خود مقوله جداگانه ای نسبت به اولویت بندی فرایندها است‪.‬‬

‫لطفا توجه نمایید که مدلسازی فرایند صرفاً ترسیم یک سری نمودار فرایندی مثل ‪ BPMN‬نبوده و باید یک‬
‫شناسنامه فرایندی کامل را در اختیار داشت و در فاز مدلسازی اقدام به تکمیل آن به ازای هر فرایند نمود‪.‬‬
‫توصیه ما بکارگیری رویکرد دوم است‪ .‬زیرا پس از پیاده سازی است که سازمان طمع شیرین مدیریت فرایند‬
‫را خواهد چشید‪ .‬خصوصاً اگر این پیاده سازی در بستر مکانیزه و از طریق ‪ BPMS‬باشد‪ .‬پس بهتر است در‬
‫ابتدای عمر مدیریت فرایند در سازمان به سراغ فرایندهایی رویم که مشکالت کمتری داشته و نیاز به بهبود یا‬
‫مهندسی مجدد ندارند‪.‬‬

‫موضوع اولویت بندی فرایندها معموالً به پس از فاز دوم یعنی مدلسازی فرایندها باز می گردد‪ .‬یکی از پیشران‬
‫های اولویت بندی فرایندها باال بودن تعداد فرایندهای سازمان و محدود بودن منابع تیم مدیریت فرایند است‬
‫که امکان بهبود یا پیاده سازی همه فرایندها یا تعداد زیادی از آنها بطور همزمان را سلب نموده است‪.‬‬

‫به منظور اولویت بندی فرایندها از تعدادی شاخص استفاده میشود که در ادامه هر یک معرفی و نحوه محاسبه‬
‫آنها تشریح خواهد شد‪.‬‬

‫‪ ‬همراستا بودن فرایندها با اهداف سازمان‬

‫‪ ‬میزان مصرف منابع توسط فرایند‬
‫‪ ‬زمان انجام فرایند‬
‫‪ ‬دامنه (گستره) سازمانی انجام فرایند‬
‫‪ ‬سهولت مکانیزاسیون‬
‫‪ ‬سهولت بهبود‬
‫‪ ‬خلق ارزش برای مشتریان‬

‫با توجه به اینکه میتوان تعداد زیادی شاخص برای اولویت بندی فرایندها لحاظ نمود‪ ،‬منتها تجربه نشان داده‬
‫ا ست که با برر سی چند شاخص میتوان به نتایج قابل قبولی در مو ضوع اولویت بندی د ست یافت‪ .‬به عنوان‬
‫مثال اگر فرایندی به تعداد دفعات بیشتری در سازمان انجام شود و دارای تواتر بیشتری باشد‪ ،‬بالتبع زمان و‬
‫هزینه بیشتتری از ستازمان صترف انجام این فرایند شتده و این فرایند منابع بیشتتری نیز به خود اختصتا‬
‫خواهد داد‪ .‬البته ا ستثناء هایی نیز وجود دارد‪ ،‬منتها اگر بخواهیم این ا ستثناء ها را لحاظ کنیم‪ ،‬بحث اولویت‬
‫بندی فرایندها به موضتتوعی پیدیده تبدیل خواهد شتتد‪ .‬در نتیجه در این چک لیستتت با یک شتتاخص تحت‬
‫عنوان تواتر اجرای فرایندها‪ ،‬موضوع زمان و منابع مورد نیاز جهت اجرای فرایند را لحاظ خواهیم نمود‪.‬‬
 ‫شاخص اول‪ :‬ميزان حمايت فرايندها از استراتژيها‬

‫فرایندها یکی از مهم ترین ابزارهای تحقق استراتژی های هر سازمانی هستند‪ .‬در واقع پس از اینکه استراتژی‬
‫های یک مجموعه مدون گردید بایستتتی نستتبت به همتراز کردن فعالیتهایی که در کف ستتازمان در قالب‬
‫فرایندها اتفاق می افتد با استتتراتژی ها اقدام نمود‪ .‬یکی از مهمترین ابعاد تحلیل فرایندها‪ ،‬بررستتی وضتتعیت‬
‫حمایت فرایندها از استتتتراتژیهای ستتتازمان استتتت‪ .‬زیرا پس از این تحلیل مشتتتص می شتتتود کدام یک از‬
‫فرایندهای سازمان در راستای استراتژی های نبوده باید در مورد آنها تفکر بیشتر کنیم و چه بسا نیاز با حذف‬
‫آنها باشتتد‪ .‬همدنین مشتتخص می شتتود که به ازای کدام یک از استتتراتژی های ستتازمان‪ ،‬فرایندهای قابل‬
‫مالحظه ای وجود ندارد‪.‬‬

‫بنابراین در یک سازمان سرآمد‪ ،‬رابطه ب سیار نزدیکی میان اهداف و خروجیهای فرایندهای کاری سازمان با‬
‫استتتراتژیهای آن وجود دارد‪ .‬فرایندها در هر ستتازمان‪ ،‬بستتتر اصتتلی را برای دستتتیابی ستتازمان به اهداف و‬
‫برنامههای خود فراهم میسازند‪.‬‬

‫یکی از شاخصهای منا سب برای برر سی همرا ستایی فرایندهای سازمان با اهداف کالن ک سبوکار‪ ،‬میزان‬
‫رابطه فرایندها و استراتژیهای کسبوکار (به عنوان ابزارهای دستیابی به اهداف کالن سازمان) است‪ .‬در واقع‬
‫اجرای مناسب برنامه راهبردی سازمان مستلزم تسری استراتژیهای سازمان به سطوح پایینتر اجرایی است‬
‫که این امر در فرایندهای سازمان نمود بیشتری مییابد‪.‬‬

‫بنابراین هر میزان میان فرایندها و ا ستراتژیهای سازمان همب ستگی باالتر با شد‪ ،‬به معنی اجرای منا سبتر‬
‫استراتژیهای سازمان است و اگر این همبستگی به صورت نه چندان قوی برقرار باشد به این معنی است که‬
‫سازمان به اهدافی که تعیین کرده ا ست نخواهد ر سید یا میزان ر سیدن به آن ب سیار پایین تر از حد انتظار‬
‫است‪.‬‬

‫گفتنی است نتایج این شاخص در کنار شاخصهای تواتر فرایند و گستره اجرای فرایند در تعیین الویتبندی‬
‫نهایی فرایندها از منظر اهمیت آنها است‪.‬‬

‫روش محاسبه امتياز ميزان حمايت هر فرايند از استراتژيها‬

‫بهتر ا ست ارزیابی میزان حمایت هر فرایند از ا ستراتژیها در قالب ماتریس "فرایند‪ -‬ا ستراتژی" انجام شود‪.‬‬
‫در این ماتریس فرایندهای سازمان برا ساس ساختار شک ست سل سله مراتب فرایندی (‪ )PHD‬در سطر و‬
‫استراتژیها در ستون آن قرار میگیرند‪.‬‬

‫به منظور کمی سازی این شاخص‪ ،‬از طیف ‪ 5‬تایی زیر برای امتیازدهی استفاده خواهد شد‪:‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :1‬فرایند با استراتژی ارتباط بسیار ضعیف و غیر مستقیم دارد‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :2‬میزان حمایت فرایند از استراتژی کم است‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :3‬میزان حمایت فرایند از استراتژی در حد متوسط است‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :4‬میزان حمایت فرایند از استراتژی تقریباً زیاد است‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز‪ : 5‬میزان حمایت فرایند از استراتژی قوی و زیاد است‪.‬‬

‫همدنین توجه نمایید در صورتیکه فرایند هیچ ارتباط منطقی با ا ستراتژی ندا شته با شد (حتی به صورت غیر‬
‫مستقیم)‪ ،‬به فرایند امتیازی تعلق نگرفته و در ماتریس با هاشور مشخص خواهد شد‪.‬‬

‫یکی دیگر از نکات کلیدی در مورد این شتتاخص این استتت که چه کستتانی باید نستتبت به تکمیل آن اقدام‬
‫نمایند؟‬

‫بدیهی ا ست افرادی واجد شرایط تکمیل این ماتریس ه ستند که خود در مورد برخی از فرایندهای سازمان‬
‫ذینفع نباشند‪ .‬چون در اینصورت خواسته یا ناخواسته نسبت به باال بردن امتیازات فرایندهای مربوط به خود‬
‫اقدام خواهند نمود‪ .‬حال چه کسانی بهتر است به این ماتریس امتیاز دهند؟‬

‫‪ ‬مشاور فرایند‬

‫‪ ‬مدیر پروژه‬

‫‪ ‬مدیر واحد سیستمها‬

‫‪ ‬تیم اجرایی مصاحبه کننده‬

 ‫‪ ‬مدیران ارشد شرکت و اعضاء هیات مدیره‬

‫امتیاز نهایی حمایت هر فرایند از هر استراتژی از طریق محاسبه میانگین حسابی امتیازهای داده شده توسط‬
‫گروههای مذکور بهدست میآید‪.‬‬

‫گفتنی ا ست برخی مواقع ا ستراتژیهای سازمان ن سبت به یکدیگر دارای وزن و اولویت می با شند‪ .‬یعنی به‬
‫استتتراتژیهای با اولویت باالتر ضتتریب وزنی باالتری تعلق میگیرد‪ .‬در نتیجه مجموع وزنی حمایت فرایند از‬
‫استراتژیها برابر است با مجموع حاصل ضرب امتیاز هر فرایند در ضریب وزنی هر استراتژی‪.‬‬

‫همدنین بهدلیل اینکه برخی از فرایندها هیدگونه ارتباطی با بع ضی ا ستراتژیها ندارند (موارد ها شور خورده‬
‫در ماتریس)‪ ،‬در محا سبه مجموع وزنی حمایت فرایند از ا ستراتژی ( صورت ک سر) امتیاز صفر برای آن لحاظ‬
‫شده‪ ،‬اما مخرج کسر (مجموع وزنی کل استراتژیها) همواره ثابت است‪.‬‬

‫بر این استتاس امتیاز نهایی میزان حمایت هر فرایند از مجموع استتتراتژیها‪ ،‬از طریق تقستتیم مجموع وزنی‬
‫حمایت فرایند از استراتژیها بر مجموع وزنی کل استراتژیها بهدست میآید‪.‬‬
‫مجموع وزنی حما‬

‫مجموع وز‬

‫گفتنی استت میزان حمایت هر گروه فرایندی (ستطح دوم نمودار ‪ )PHD‬و هر حوزه کستب و کار(ستطح اول‬
‫نمودار ‪ )PHD‬از استراتژیهای سازمان از طریق میانگین حسابی امتیاز حمایت فرایندهای هر گروه و حوزه از‬
‫استراتژیها محاسبه خواهد شد‪.‬‬
‫ميزان حمايت حوزههاي كسب و كار از استراتژيها‬

‫ميزان حمايت گروههاي فرايندي از استراتژيها‬

‫ميزان حمايت فرايند از استراتژيها‬ ‫استراتژي‬

‫استراتژی ‪7‬‬

‫استراتژی ‪6‬‬

‫استراتژی ‪5‬‬

‫استراتژی ‪3‬‬

‫استراتژی ‪2‬‬

‫استراتژی ‪1‬‬
‫استراتژی‪4‬‬
‫جمع وزني‬

‫وزن‬ ‫فرآيند‬
‫استراتژي‬
‫فرآيند‬ ‫گروه فرآيندي‬ ‫حوزه كسب وكار‬
‫(سطح ‪)PHD 3‬‬ ‫(سطح ‪)PHD 2‬‬ ‫(سطح ‪)PHD 1‬‬

‫فرایند ‪1‬‬
‫فرایند ‪2‬‬ ‫گروه فرایندی ‪1‬‬
‫فرایند ‪3‬‬
‫حوزه ‪1‬‬
‫فرایند ‪4‬‬
‫فرایند ‪5‬‬ ‫گروه فرایندی ‪2‬‬
‫فرایند ‪6‬‬
‫فرایند ‪7‬‬
‫فرایند ‪8‬‬ ‫گروه فرایندی ‪3‬‬ ‫حوزه ‪2‬‬
‫فرایند ‪9‬‬
 ‫شاخص دوم‪ :‬تواتر فرايندها‬

‫است‪ .‬مثال تواتر بری فرایندها روزانه‬ ‫منظور از تواتر فرایند تعداد دفعات اجرای یک فرایند در بازه زمانی خا‬
‫ا ست و تواتر برخی هفتگی و برخی ماهانه‪ .‬حتی برخی فرایندها ف صلی انجام می شوند و تعدادی نیز ساالنه‬
‫یعنی سالی یکبار‪.‬‬

‫هایی استتت که از طریق آن می توان پی به اهمیت فرایندها برد‪.‬‬ ‫بدیهی استتت تواتر یکی از مهم ترین شتتا‬
‫فرایندی که دارای تواتر روزانه است یعنی روزی یک یا چند بار انجام می شود از فرایندی که تواتر آن ساالنه‬
‫ا ست ب سیار مهم تر خواهد بود‪ .‬البته این یک فرمول کلی و ‪ 100‬در صدی نی ست یکی ا ستثنا نیز وجود دارد‬
‫ولی بصتتورت کلی بدیهی استتت فرایندهای با تواتر بیشتتتر نستتبت به فرایندهای با تواتر پایین تر از اهمیت‬
‫بیشتری بروردار بوده و سازمان را بیشتر درگیر خود خواهند کرد‪.‬‬

‫منبع اصلی جمعآوری اطالعات این شاخص‪ ،‬شناسنامه فرایندی‪ ،‬بخش تواتر اجرای فرایندها است که در فاز‬
‫مدل سازی فرایندها بر ا ساس اطالعات دریافتی از واحدهای م صاحبه شونده دریافت شده ا ست‪ .‬نتایج ارزیابی‬
‫این شاخص‪ ،‬در ماتریس تواتر فرایند ارائه شده که در آن فرایندهای سازمان براساس ساختار شکست سلسله‬
‫مراتب فرایندی (‪ )PHD‬در سطر و تواتر در ستون آن جای میگیرند‪.‬‬

‫گفتنیاستتت از این شتتاخص به همراه شتتاخصهای میزان حمایت فرایندها از استتتراتژیها و گستتتره اجرای‬
‫فرایند برای تعیین اولویت و اهمیت فرایندها در سازمان استفاده خواهد شد‪.‬‬

‫روش محاسبه امتياز تواتر فرايند‬

‫جهت تعیین امتیاز تواتر فرایند‪ ،‬از یک طیف ‪ 5‬تایی استتتفاده شتتده که دستتته بندی بازههای زمانی و امتیاز‬
‫مربوط به هر دسته بهصورت زیر است‪:‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :5‬درصورتیکه تواتر انجام فرایند روزانه باشد‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :4‬درصورتیکه تواتر انجام فرایند هفتگی باشد‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :3‬درصورتیکه تواتر انجام فرایند ماهانه باشد‪.‬‬

 ‫‪ ‬امتیاز ‪ :2‬درصورتیکه تواتر انجام فرایند فصلی (هر سه ماه یکبار) باشد‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :1‬درصورتیکه فرایند ساالنه بوده یا فرایند غیرروتین باشد‪.‬‬

‫در تحلیل این شتتاخص ابتدا تواتر کلیه فرایندهای ستتازمان در قالب جدول تواتر فرایندها بیان گردیده و در‬
‫نهایت بهمنظور اولویتبندی گروه های فرایندی و حوزههای کسبوکار ‪ ،‬در هر گروه و حوزه میانگین حسابی‬
‫امتیاز تواتر فرایندهای آن گروه و حوزه محا سبه شده و در قالب جدول مربوطه ارائه میگردد‪ .‬در جدول زیر‬
‫می توانید فرایندها را به تفکیک گروه فرایندی و حوزه کسب و کار لیست کرده و نسبت به تعیین امتیاز تواتر‬
‫هر فرایند از طریق تیک زدن اقدام نمایید‪.‬‬

‫تیک ها و اعداد درج شده در جدول زیر بصورت فرضی است‪.‬‬

‫امتياز تواتر هر حوزه کسب و کار‬

‫امتياز تواتر هر گروه فرايندی‬

‫ساالنه و غير روتين‬

‫تواتر‬

‫روزانه‬
‫هفتگی‬
‫ماهانه‬
‫فصلی‬
‫امتياز‬ ‫فرآيند‬

‫فرآيند‬ ‫گروه فرآيندي‬ ‫حوزه كسب وكار‬

‫(سطح ‪)PHD 3‬‬ ‫(سطح ‪)PHD 2‬‬ ‫(سطح ‪)PHD 1‬‬

‫‪5.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪1‬‬

‫‪4.00‬‬ ‫‪4.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪2‬‬ ‫گروه فرایندی ‪1‬‬
‫‪3.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪3‬‬
‫‪3.00‬‬ ‫حوزه ‪1‬‬
‫‪2.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪4‬‬
‫‪2.00‬‬ ‫‪1.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪5‬‬ ‫گروه فرایندی ‪2‬‬
‫‪3.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪6‬‬
‫‪4.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪7‬‬
‫‪4.00‬‬ ‫‪4.00‬‬ ‫‪5.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪8‬‬ ‫گروه فرایندی ‪3‬‬ ‫حوزه ‪2‬‬
‫‪3.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪9‬‬
 ‫گستره اجراي فرايند‬

‫بدیهی است هرچه تعداد واحدهای سازمانی درگیر در انجام یک فرایند (مسئوالن انجام فرایند) بیشتر باشد‪،‬‬
‫مدیریت و کنترل فرایند دشوارتر بوده و فرایندهایی که از محدوده اجرایی گستردهتری برخوردارند‪ ،‬با اهمیت‬
‫تر خواهند بود‪ .‬در این شاخص‪ ،‬سطح درگیری واحدهای سازمانهای محدوده پروژه در روند اجرای هر یک از‬
‫فرایندها بررسی و یک طیف ‪ 5‬تایی برای تعیین گستره اجرای فرایند در نظر گرفته خواهد شد‪.‬‬

‫در نتیجه مالك تعیین امتیاز در این شاخص م شارکت واحدهای مختلف در انجام فعالیتهای فرایند ا ست‪.‬‬
‫گفتنیا ست منبع اطالعاتی تعیین امتیاز گ ستره اجرای فرایند‪ ،‬شنا سنامه فرایند ق سمت‪ ،‬م سئوالن‪ ،‬گامها و‬
‫شرح فرایند است‪.‬‬

‫روش محاسبه امتياز گستره اجراي فرايند‬

‫امتیاز هر فرایند به شیوه زیر تعیین میشود‪:‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :5‬فرایند در کل سازمان جریان داشته و در بخش مسئوالن فرایند از عنوان "کلیه واحدهای‬
‫سازمانی"‪" ،‬واحد سازمانی" یا عناوین مشابه استفاده شده باشد‪ .‬به عبارت دیگر برخی فرایندها هستند‬
‫که کلیه پرسنل سازمان یا واحدهای سازمانی در اجرای آن نقش دارند که اینگونه فرایندها از اهمیت‬
‫باالتری نسبت به سایرین برخوار هستند‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :4‬فرایند توستتتط مدیر عامل و بین چند معاونت و زیرمجموعه های آنها که جزء مستتتئوالن‬
‫فرایند هستند‪ ،‬انجام میگیرد‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :3‬در صتتورتیکه فرایند زیر مجموعه یک معاونت (مشتتترك بین چند مدیریت میانی) استتت‬
‫انجام گیرد‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :2‬اگر فرایند در یک مدیریت میانی یک معاونت انجام شتتتود‪ ،‬امتیاز ‪ 2‬به آن تعلق خواهد‬
‫گرفت‪.‬‬

‫‪ ‬امتیاز ‪ :1‬درصتتتورتیکه فرایند تنها در یک واحد ستتتازمانی (یک واحد ستتتازمانی زیر مجموعه یک‬
‫مدیریت میانی) جریان داشته باشد‪.‬‬
‫نتایج ارزیابی این شاخص‪ ،‬در ماتریس گستره اجرای فرایند جمعآوری می شود‪ .‬در این ماتریس‪ ،‬لیست کلیه‬
‫فرایندها در سطر ماتریس و گستره اجرا در ستون آن قرار دارند‪.‬‬

‫گفتنیا ست از این شاخص به همراه شاخصهای میزان حمایت فرایندها از ا ستراتژیها و تواتر فرایند برای‬
‫تعیین اولویت و اهمیت فرایندها در سازمان استفاده خواهد شد‪.‬‬
 ‫مدیر عامل و یك یا چند معاونت‬
‫امتياز هر حوزه کسب و کار‬

‫امتياز هر گروه فرايندی‬

‫یک واحد سازماني‬

‫یک مدیریت میاني‬

‫گستره فرايند‬

‫یک معاونت‬

‫کل سازمان‬
‫امتیاز‬
‫فرآيند‬
‫فرآيند‬ ‫گروه فرآيندي‬ ‫حوزه كسب وكار‬
‫(سطح ‪)PHD 3‬‬ ‫(سطح ‪)PHD 2‬‬ ‫(سطح ‪)PHD 1‬‬

‫‪5.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪1‬‬

‫‪4.00‬‬ ‫‪4.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪2‬‬ ‫گروه فرایندی ‪1‬‬
‫‪3.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪3‬‬
‫‪3.00‬‬ ‫حوزه ‪1‬‬
‫‪2.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪4‬‬
‫‪2.00‬‬ ‫‪1.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪5‬‬ ‫گروه فرایندی ‪2‬‬
‫‪3.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪6‬‬
‫‪4.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪7‬‬
‫‪4.00‬‬ ‫‪4.00‬‬ ‫‪5.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪8‬‬ ‫گروه فرایندی ‪3‬‬ ‫حوزه ‪2‬‬
‫‪3.00‬‬ ‫‪‬‬ ‫فرایند ‪9‬‬
‫در نهایت بهمنظور اولویتبندی نهایی فرایندها و گروه های فرایندی و پس از محاستتتبه امتیاز هر یک از ‪3‬‬
‫شتتاخص یعنی میزان حمایت فرایندها از استتتراتژی ها‪ ،‬تواتر اجرای فرایند و گستتتره اجرای فرایند‪ ،‬در یک‬
‫جدول امتیازات را با یکدیگر جمع بندی و از طریق محاسبه میانگین حسابی امتیاز نهایی هر فرایند محاسبه‬
‫می شود‪.‬‬

‫همدنین پیشنهاد میشود به شاخص میزان حمایت فرایند از استراتژی ها ضریب ‪ ،3‬تواتر ضریب ‪ 2‬و گستره‬
‫داده شده و سپس میانگین ح سابی را محا سبه نمایید‪ .‬علت این امر نیز م شخص‬ ‫اجرای فرایند ‪ 1‬اخت صا‬
‫است زیرا شاخص میزان حمایت فرایند از استراتژی ها از اهمیت باالتری برخوردار است‪.‬‬

‫پس از محا سبه امتیاز نهایی فرایندها که حا صل از محا سبه میانگین ح سابی با اعمال ضرایب سه شاخص‬
‫مذکور است‪ ،‬به ترتیب اقدام به ‪ Sort‬کردن فرایندها بر اساس بیشترین امتیاز خواهیم کرد‪.‬‬

‫لیست به دست آمده می تواند در الویت بندی فرایندها مورد استفاده قرار گیرد‪ .‬البته بهتر است این لیست را‬
‫با مدیران سازمان خود مطرح و بر اساس دغدغه آنها و شرایط سازمان تغییراتی در لیست اعمال کنید‪.‬‬

‫پی شنهاد می شود از شاخص های سهولت مکانیزا سیون و سهولت بهبود نیز در صورت نیاز ا ستفاده نمود‪.‬‬
‫نحوه محاسبه امتیاز مربوط به هر یک از این شاخص ها نیز مانند سه شاخص اشاره شده بوده و باید خبرگان‬
‫برگزیده به هر فرایند امتیاز ‪ 5-1‬بدهند‪.‬‬

‫لطفاً توجه نمایید‪ ،‬اگر هدف شما از مدیریت فرایند در فازهای اول بهبود فرایندها ا ست و به مکانیزا سیون و‬
‫پیاده سازی فرایندها فعالً فکر نمی کنید‪ ،‬بهتر ا ست چند شاخص زیر را نیز در اولویت بندی فرایندها به کار‬
‫بگیرید‪:‬‬

‫‪ ‬میزان رضایت مشتریان فرآیند از عملکرد فرآیند چگونه است؟‬

‫‪ ‬راندمان عملکرد فرآیند را چگونه ارزیابی می نمایید؟‬
‫‪ ‬بهبود فرآیند مورد مطالعه را تا چه حد امکانپذیر می دانید؟‬
‫‪ ‬آیا فرآیندهای زیادی با این فرآیند در تعامل هستند که در راستای بهبود آن مانعی ایجاد کنند؟‬

‫خالصه باید اشاره شود که بحث اولویت بندی یکی از مهم ترین اقداماتی است که باید در پروژه های مدیریت‬
‫فرایند انجام داد منتها پیدیده کردن این اقدام منجر به صتترف منابع زیاد خواهد شتتد‪ .‬کما اینکه چنانده از‬
‫تعدادی شاخص مهم که در این مستند به آنها پرداخته شده است‪ ،‬برای اولویت بندی فرایندها استفاده کنید‪،‬‬
‫به نتایج قابل قبولی دست خواهید یافت و نیاز به بررسی فرایندها با تعداد زیادی شاخص نخواهد بود‪.‬‬

‫نکته مهم ديگر‪:‬‬

‫مشتتکلی که در این روش اولویت بندی ممکن استتت ایجاد شتتود‪ ،‬آن استتت که از آنجایی که افرادی که به‬
‫امتیازدهی و رتبهبندی فرآیندها میپردازند‪ ،‬در مورد فعالتیهای خود قضتتاوت مینمایند‪ ،‬ممکن استتت تمامی‬
‫فرآیندهای مورد بررستتی را پراهمیت و با عملکرد مناستتب ارزیابی نمایند‪ .‬اما در روش انتخاب اجباری‪ ،1‬تنها‬
‫تعداد معدودی از فرآیندها میتوانند امتیاز مشخصی را در هر یک شاخص ها کسب نمایند‪.‬‬

‫امکان پیاده سازی و استفاده از روش امتیازدهی انتخاب اجباری به این صورت خواهد بود که حاضران باید به‬
‫این ترتیب امتیازهای ‪ 1‬تا ‪ 5‬را به طور مستتاوی در حوزههای مختلف در میان فرآیندها تقستتیم کنند‪ .‬یعنی‬
‫مثالً اگر ‪ 100‬فرایند داریم باید به ‪ 20‬تای آنها عدد ‪ 20 ،1‬تای دیگر عدد ‪ 20 ،2‬تای عدد ‪ 20 ،3‬تا عدد ‪ 4‬و‬
‫دهند‪.‬‬ ‫‪ 20‬تای آخر عدد ‪ 5‬را اختصا‬

‫‪1‬‬ ‫‪Forced Choice‬‬