LIFE CYCLE MANAGEMENT DIRECTORATE

Principal Logistics Officer

Grade: 20:A4
Post No.: L-3

Original: English | Clearance: NATO SECRET

Date validated: 29 November 2023 | Duty Location: Capellen, LUX
Validated by: G. Machin | Job Code: A3

SUMMARY
The incumbent is responsible to the Director of Life Cycle Management for performing Agency-wide business
process management (analysis, modelling, optimisation, implementation, oversight) in the field of logistic
support. More precisely, the incumbent is responsible for performing the following functions:

RESPONSIBILITIES
General Responsibilities
 Monitoring the overall logistic support activities of assigned Programme Offices and Divisions (PODs) and
supporting analytical and statistical evaluation to determine their performance.
 Coordinating and/or advising in the Agency's resolution of logistic policy and business matters for services
provided to and/or by the NATO Support and Procurement Organisation (NSPO) nations.
 Developing, reviewing, updating and administering NSPA/NSPO prescriptive documents (instructions,
procedures and regulations), governance documents, and other arrangements between NSPA and its
customers within the assigned field of responsibility, in particular logistic activities (supply, maintenance,
warehousing, transportation and engineering).
 Undertaking studies to analyse the performance of logistic operations and developing proposals for
corrective action or improvement, including a cost/benefit analysis as required.
 Undertaking studies to determine the impact of new projects or new support to be provided to NSPA
customers.
 Analysing optimum NSPA logistic support conditions for new or modified weapon systems.
 Providing, within the assigned area of responsibility, management assistance in the fields of auditing,
Internal Control, Quality Management (QM) and training.
 Attending and representing the Agency in NATO/national conferences, committees and Working Groups
(WGs) where appropriate.
 Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned
in times of crisis or war.
 In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of their national authorities, remain
in the service of the Agency.
Specific Responsibilities
 Monitoring the adequacy of the Agency's Enterprise Resource Planning (ERP) software features with the
business requirements of logistic support activities (applications and reporting) and as needed: analysing,
proposing, recommending, coordinating, specifying and monitoring implementation of required ERP
business modifications and improvements, including coordinating/leading user acceptance and testing.
 Coordinating and conferring with logistics staff and monitoring their performance in ERP to ensure data
integrity, customer satisfaction, and integrated functioning of systems or procedures.
 Providing support to the Support to Operations Directorate (O) for subject matters involving customer
business processes as well as the ERP.

L-3 NATO UNCLASSIFIED FILE 2023

 Administering the production of the NSPA stock valuation, Property, Plant and Equipment (PPE) and the
operational accrued expenses as part of the yearly Financial Statements, including acting as the focal point
with the Finance Division (FF) and IBAN for those subject matters.
 Developing guidelines and Operating Procedures (OPs) for logistics data management and processes and
ensuring consistency of ERP logistics documentation and training material.
 Leading or contributing to the business streams of logistics improvement initiatives (such as the eCIS
customer portal).
 Leading Agency’s initiatives in the area of asset & consignment tracking (NSPA Routing Hub Support
Partnership), UID and Additive Manufacturing (AM).

QUALIFICATIONS
General Qualifications
 Bachelor’s degree in the field of logistics, business, information technology or engineering, or equivalent
relevant experience. Master’s degree considered an asset.
 Thorough knowledge of Integrated Logistics Support (ILS) operations preferably in an international
organisation, a national public administration (civil or military), or the private sector, at senior staff or
management level.
 Ability to facilitate/present with strong persuasion to secure buy-in and highly effective negotiating skills to
achieve desired outcomes including business growth.
 Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products
under short-notice deadlines.
 Ability to develop resourceful and effective solutions to complex acquisition, in-service support and logistics
problems, to set performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure
performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance.
 Sound digital literacy with experience in using office automation systems and software applications, e.g.
Microsoft Office Suite (Word, Excel, and PowerPoint).
Specific Qualifications
 Successful experience in deploying Business Analysis tools and techniques to achieve business outcomes.
 Good knowledge of ERP modules, their functionalities and their inter-relationships.
 Experience in contributing to business-driven changes in ERPs.
 Experience in leading teams in performing operational analysis of ERP systems, and in an integrated large-
scale/multi-module ERP installation.
 Ability to speak and write clearly and convincingly and to conduct interviews and briefings.
 Good understanding of the military logistics environment at national level.
 Proven high analytical ability and structured approach to complex tasks, ideas and solutions.
 Sound practical judgment supported by technical knowledge to cope with a large variety of subjects.

LANGUAGE QUALIFICATIONS
 NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.

DESIRABLE QUALIFICATIONS
 Knowledge of the NATO Command Structure.
 Thorough knowledge of SAP 6.0 or S/4HANA ERP.

L-3 NATO UNCLASSIFIED FILE 2023

PERSONAL CHARACTERISTICS
 Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead
diverse high-performing teams working together toward strategic objectives in a complex organisation.
Ability to establish a leadership vision and develop strategic plans to achieve Agency goals and objectives.
 Possessing passion and motivation together with highly effective communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers
and stakeholders.
 Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to
embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.
 All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORMATION
 N/A

L-3 NATO UNCLASSIFIED FILE 2023

 DIRECTION "GESTION SUR LE CYCLE DE VIE"

Premier(-ère) responsable logistique

Grade : 20:A4
Poste n° : L-3

Original : Anglais | Habilitation : NATO SECRET

Date de validation : 29 novembre 2023 | Lieu d'affectation : Capellen, LUX
Validé par : G. Machin | Code poste : A3

RÉSUMÉ
Responsable envers le/la directeur(-trice) de la gestion sur le cycle de vie, le/la titulaire est chargé(e) d'assurer
la gestion des processus opérationnels à l'échelle de l'Agence (analyse, modélisation, optimisation, mise en
œuvre, supervision) dans le domaine du soutien logistique. Il/Elle exerce plus précisément les fonctions
suivantes :

RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales
 contrôler les activités globales de soutien logistique menées par les bureaux de programme et divisions
(BPD) dont il/elle a la charge et soutenir l'évaluation de leurs performances au moyen de techniques
analytiques et statistiques ;
 assurer une coordination et/ou émettre des conseils afin de résoudre les questions ayant trait à la politique
et aux activités logistiques dans le cadre des services fournis aux pays de l'Organisation OTAN de soutien
et d'acquisition (NSPO) ou par ceux-ci ;
 élaborer, examiner, mettre à jour et administrer les documents réglementaires de la NSPO et de la NSPA
(instructions, procédures et règlements), les documents de gouvernance et d'autres arrangements entre la
NSPA et ses clients dans le domaine de responsabilité qui lui est confié, en particulier en matière
d'activités logistiques (approvisionnement, maintenance, entreposage, transport et ingénierie) ;
 mener des études visant à analyser les résultats des opérations logistiques et élaborer des propositions de
mesures correctives ou d'améliorations comportant une analyse coûts-avantages selon les besoins ;
 entreprendre des études visant à déterminer les incidences de nouveaux projets ou d'un nouveau soutien
à réaliser pour les clients de la NSPA ;
 analyser les conditions permettant à la NSPA d'assurer, pour les systèmes nouveaux ou modifiés, un
soutien logistique optimal ;
 fournir, pour ce qui relève de ses attributions, une assistance à la gestion dans les domaines de l'audit, du
contrôle interne, de la gestion de la qualité et de la formation ;
 participer à des conférences OTAN ou nationales et à des réunions de comités et de groupes de travail et
y représenter l'Agence, en fonction des besoins ;
 exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
 En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières
 s'assurer que les fonctions du progiciel de gestion intégrée (PGI) de l'Agence sont en adéquation avec les
besoins opérationnels des activités de soutien logistique (applications et comptes rendus) et, selon les
besoins, analyser, proposer, recommander, coordonner, préciser et suivre la mise en œuvre des
modifications et améliorations opérationnelles du PGI nécessaires, notamment en coordonnant et en
pilotant l'acceptation et les essais par les utilisateurs ;
 assurer la coordination et la communication avec le personnel logistique, et assurer le suivi de la
performance dudit personnel dans le PGI afin de garantir l'intégrité des données, la satisfaction des clients
et le fonctionnement intégré des systèmes ou des procédures ;
 assurer le soutien de la Direction "soutien des opérations" (O) dans des domaines concernant les
processus opérationnels des clients ainsi que le PGI de l'Agence ;

L-3 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2023

1214_23#1xx.docx
 administrer la production de la valorisation des stocks de la NSPA, des immobilisations corporelles et des
charges opérationnelles à payer dans le cadre des états financiers annuels, notamment en servant de
point de contact avec la Division des finances (FF) et le Collège international des auditeurs externes de
l'OTAN (IBAN) pour ces questions ;
 élaborer des lignes directrices et des procédures d'exploitation pour la gestion des données et des
processus logistiques, et veiller à la cohérence de la documentation logistique et des matériels de
formation relatifs au PGI ;
 piloter ou contribuer aux axes d'activité des initiatives d'amélioration logistique (comme le portail clients
eCIS) ;
 piloter les initiatives de l'Agence dans le domaine du suivi des biens et des expéditions (Association de
soutien "centre de routage NSPA"), de l'identification unique et de la fabrication additive.

QUALIFICATIONS
Qualifications générales
 Diplôme de licence dans le domaine de la logistique, des affaires, des technologies de l'information ou de
l'ingénierie, ou expérience équivalente pertinente. Un diplôme de master est considéré comme un atout.
 Connaissance approfondie des opérations de soutien logistique intégré (SLI), acquise de préférence dans
une organisation internationale, une administration publique nationale (civile ou militaire) ou dans le
secteur privé, à l'échelon supérieur de l'état-major ou de la direction.
 Aptitude à animer/exposer avec une grande force de persuasion afin d'emporter l'adhésion de ses
interlocuteurs et talents de négociateur(-trice) hors pair permettant d'obtenir les résultats souhaités,
notamment une croissance de l'activité.
 Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout
en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.
 Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces répondant à des problèmes complexes
concernant l'acquisition, le soutien en phase d'exploitation et la logistique, ainsi qu'à déterminer les
résultats visés et attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations, et
à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail.
 Solide maîtrise des outils numériques assortie d'une expérience de l'utilisation des systèmes et logiciels de
bureautique [p. ex. la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint)].
Qualifications particulières
 Expérience réussie du déploiement d'outils et de techniques d'analyse des activités en vue d'atteindre des
résultats opérationnels.
 Bonne connaissance des modules du PGI, de leurs fonctionnalités et de leurs interrelations.
 Expérience de la contribution aux changements liés aux activités dans les PGI.
 Expérience de la direction d'équipes dans la réalisation d'analyses opérationnelles de systèmes PGI, ainsi
que de l'installation intégrée de PGI à grande échelle ou multi-modules.
 Aptitude à s'exprimer oralement et par écrit de manière claire et convaincante, et à mener des entretiens et
des exposés.
 Bonne compréhension de l'environnement logistique militaire au niveau national.
 Grande capacité d'analyse avérée et aptitude à aborder des tâches, des idées et des solutions complexes
d'une manière structurée.
 Solide sens pratique étayé par des connaissances techniques permettant de traiter des sujets très divers.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
 Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
 Connaissance de la structure de commandement de l'OTAN.
 Connaissance approfondie du PGI SAP 6.0 ou S/4HANA.
L-3 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2023
QUALITÉS PERSONNELLES
 Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des
équipes hétérogènes très performantes travaillant en coopération à la réalisation d'objectifs stratégiques au
sein d'une organisation complexe. Aptitude à formuler une vision de leadership et à élaborer des plans
stratégiques permettant d'atteindre les buts et objectifs de l'Agence.
 Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer très efficacement, afin de créer un esprit de
coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients
internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.
 Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des
situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable
de s'adapter à de nouveaux besoins.
 Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
 S.O.

L-3 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2023