Học excel

hungdq@ftu.edu.
vn
Chương 5 Microsoft Excel
1
Đoàn Quang Hưng, Bộ môn Tin học
Khoa Cơ bản, Trường Đại học Ngoại thương
Email: hungdq@ftu.edu.vn
Nội dung
5.1 Giới thiệu Microsoft Excel
5.2 Làm việc với tệp dữ liệu
5.3 Làm việc với bảng tính
hungdq@ftu.edu.vn
5.4 Các hàm trong Excel
5.5 Thao tác trên cơ sở dữ liệu
2
5.1 Giới thiệu Microsoft Excel
5.1.1 Giới thiệu chung về Microsoft Excel
5.1.2 Khởi động và thoát khỏi Microsoft Excel
5.1.3 Giới thiệu giao diện Microsoft Excel
hungdq@ftu.edu.vn
5.1.4 Địa chỉ trong Microsoft Excel
3
 Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một loại bảng
tính điện tử được dùng
 Để tổ chức
hungdq@ftu.edu.vn
 Tính toán bằng những công thức (Formulas), phân
tích và tổng hợp số liệu.
 Các nhiệm vụ mà chúng ta có thể thực hiện với Excel
từ việc viết một hóa đơn tới việc tạo biểu đồ 3-D hoặc
quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp.
4
 Cấu trúc của một Workbook
 Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có
phần mở rộng mặc định .XLS.
hungdq@ftu.edu.vn
 Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều
trang bảng tính - Sheet.
 Mỗi trang bảng tính gọi là một Sheet, có tối đa 255
Sheet, mặc định chỉ có 3 Sheet.
 Các Sheet được đặt theo tên mặc nhiên là: Sheet1,
Sheet2, ...
5
 Cấu trúc của một Sheet
 Mỗi một sheet được xem như là một bảng tính gồm
nhiều hàng, nhiều cột.
hungdq@ftu.edu.vn
 Hàng (row): có tối đa là 65.536 hàng, được đánh số từ
1 đến 65.536
 Cột (column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A,
B,...Z,AA,AB...AZ, ...IV
 Ô (cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa
trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách.
6
 Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính
 Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn.
 Sử dụng bàn phím:
hungdq@ftu.edu.vn
 ↑, ↓: Lên, xuống 1 hàng.
 →, ←: Qua trái, phải 1 ô.
 PageUp: Lên 1 trang màn hình.
 PageDown: Xuống 1 trang màn hình
 Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình
 Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình
 Ctrl + Home: Về ô A1
7
 Gridline: Trong bảng tính có các đường lưới
(Gridline) dùng để phân cách giữa các ô.
 Mặc định thì các đường lưới này sẽ không được in
hungdq@ftu.edu.vn
ra.
 Muốn bật/ tắt Gridline, vào lệnh Tools/ Options/
View, sau đó Click vào mục Gridline để bật/ tắt
đường lưới.
8
5.1.2 Khởi động và thoát khỏi Excel
 Khởi động Excel
 C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền
màn hình (Destop).
hungdq@ftu.edu.vn
 C2: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh
Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền
màn hình.
 C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel
 …
9
5.1.2 Khởi động và thoát khỏi Excel
 Thoát khỏi Excel
 C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên
hungdq@ftu.edu.vn
phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
 C3: Vào menu File/Exit
 Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message
Box, chọn:
 Yes: ghi tệp trước khi thoát,
 No: thoát không ghi tệp,
 Cancel: huỷ lệnh thoát.
10
5.1.3 Giới thiệu giao diện Microsoft Excel
Tên cột
hungdq@ftu.edu.vn
Thanh công thức
Chỉ số hàng (Formula bar)
Vùng nhập
Tên sheet dữ liệu
11
 Địa chỉ tương đối
 Qui ước viết: <tên cột><chỉ số hàng>, chẳng hạn A1,
B2, ...
hungdq@ftu.edu.vn
 Trong quá trình sao chép công thức thì các địa chỉ này
sẽ tự động thay đổi theo hàng, cột để bảo tồn mối
quan hệ tương đối.
 Địa chỉ tuyệt đối:
 Qui ước viết: $<tên cột>$<chỉ số hàng>, chẳng hạn
$A$1, $B$2, ...
 Khi sao chép công thức thì các địa chỉ loại này sẽ
không bao giờ thay đổi
12
 Địa chỉ hỗn hợp
 Qui ước viết: cột tuyệt đối: $<tên cột><chỉ số hàng>
hàng tuyệt đối: <tên cột>$<chỉ số hàng>
chẳng hạn $A1, B$2, ...
hungdq@ftu.edu.vn
 Khi sao chép công thức thì các địa chỉ loại này chỉ
thay đổi ở thành phần tương đối còn thành phần tuyệt
đối thì không thay đổi.
 Chú ý: Có thể sử dụng phím F4 để luân chuyển
giữa các loại địa chỉ trên.
13
 Miền là một nhóm ô liền kề nhau.
 Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải
hungdq@ftu.edu.vn
 Ví dụ: A3:A6 B2:D5
 $C$5:$D$8
14
5.2 Làm việc với tệp dữ liệu
5.2.1 Các thao tác với tệp dữ liệu
5.2.2 In dữ liệu
hungdq@ftu.edu.vn
15
 Mở một tệp trắng mới (New)
 C1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
 C2: Vào chọn New…/Workbook
hungdq@ftu.edu.vn
 Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
 C1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
 C2: Vào chọn Open…
 Chú ý: Các têp excel 2007 có phần mở rộng là
xlsx
16
 Lưu tệp (Save)
 C1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
 C3: Vào chọn Save.
hungdq@ftu.edu.vn
 Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp
hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước
(có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).
 Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp
thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung
Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name,
ấn nút Save.
17
 Lưu tệp tin với tên khác (Save As)
 Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp
mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
hungdq@ftu.edu.vn
 Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp

2. Gõ tên mới cho tệp
Bấm nút
Cancel để hủy
18
lệnh ghi tệp
 Bảo mật tệp dữ liệu
 Đặt mật khẩu trang bảng tính (sheet):
Từ chọn thẻ Review  Protection
 Protect Sheet…
hungdq@ftu.edu.vn
 Đặt mặt khẩu tệp (workbook):
Từ menu thẻ Review  Protection
 Protect Workbook…
19
 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối
 Insert  chọn Header and Footer (thẻ Design sẽ hiển
thị như hình dưới)
hungdq@ftu.edu.vn
Chèn trang
Tổng số trang
Chèn header bên Chèn header canh Chèn header bên 20

trái giữa phải
 Chuẩn bị trang in
 Đổi khổ giấy,
 Đánh số trang,
hungdq@ftu.edu.vn
 Đặt lề,
 Ngắt trang,
 Lặp tiêu đề cho các trang in.
21
 Chuẩn bị trang in: Vào Page Layout  Page
Setup
 Đổi khổ giấy
hungdq@ftu.edu.vn
Kiểu trang in:
Nằm ngang
hoặc dọc
Kích vào đây để
hiển thị hộp thoại
Chọn khổ giấy Page Setup
22
 Đánh số trang (Xem phần đánh tiêu đề đầu cuối ở
phần trước)
hungdq@ftu.edu.vn
23
 Chuẩn bị trang in: Vào File  Page Setup 
chọn thẻ Margins để đặt lề.
Đặt lề header
hungdq@ftu.edu.vn
Đặt lề trên
Đặt lề phải
Đặt lề trái
Đặt lề footer
Đặt lề dưới
Canh lề giữa
trang theo chèo
24
nganh hoặc dọc
 Ngắt trang:
hungdq@ftu.edu.vn
Bước 1: Chọn vị trí
(dòng) cần ngắt trang (di
chuyển con trỏ tới dòng Bước 2: Từ menu chọn
24 và khi con trỏ chuyển Insert  Page break
sang màu đen thì kích
chuột trái)
25
 Lặp tiêu đề cho các trang in: Hộp thoại Page Setup 
chọn thẻ Sheet
hungdq@ftu.edu.vn
Có thể chọn vùng số
liệu để in thay vì in
toàn bộ trang
Kích vào biểu tưởng

trên, sau đó chọn
dòng muốn lặp lại
tiêu đề
26
 Xem trước khi in: Sau khi chúng ta đã hoàn tất
công việc chuẩn bị trước khi in.
 Vào  chọn Print  Print Preview
hungdq@ftu.edu.vn
27
 Indữ liệu: Sau khi đã hoàn tất mọi thủ tục chuẩn
bị trước khi in
 Cách 1: Vào  chọn Print  Print
hungdq@ftu.edu.vn
 Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P
28
5.3 Làm việc với bảng tính
5.3.1 Nhập dữ liệu
5.3.2 Chỉnh sửa dữ liệu
5.3.3 Các thao tác trên cột và hàng
hungdq@ftu.edu.vn
5.3.4 Định dạng ô
5.3.5 Các thao tác với bảng tính
29
 Một số qui định chung:
 Khi mới cài đặt thì Excel sử dụng các thông số mặc
nhiên (theo ngầm định).
hungdq@ftu.edu.vn
 Để thay đổi các thông số này theo ý muốn, bạn chọn
Excel Options.
30
 Cách nhập dữ liệu vào một ô
 Đưa con trỏ ô đến ô cần nhập.
 Nhập dữ liệu vào.
hungdq@ftu.edu.vn
 Kết thúc quá trình nhập bằng phím ENTER (hoặc 
  ), hủy bỏ dữ liệu đang nhập bằng phím Esc.
 Ghi chú: Muốn hiệu chỉnh dữ liệu đã nhập ta
chuyển con trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh rồi nhấn
phím F2 hoặc D_Click vào ô cần hiệu chỉnh rồi
tiến hành hiệu chỉnh dữ liệu.
31
 Nhập dữ liệu tự động: Sử dụng tính năng AutoFill
 Khi Drag tại Fill handle xuống phía dưới hoặc sang phải,
AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị tăng lên dựa theo mẫu
trong dãy ô đã được chọn.
hungdq@ftu.edu.vn
 Khi bạn Drag tại Fill handle lên phía trên hoặc sang trái,
AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị giảm dần cũng dựa trên
mẫu đó.
32
 Nhập dữ liệu tự động: Sử dụng hộp thoại Series
của Fill
 Nếu bạn muốn xác định một chuỗi tùy biến, chọn vùng
hungdq@ftu.edu.vn
bạn muốn điền và chọn lệnh Edit/ Fill / Series:
33
 Dữ liệu kiểu số:
 Khi nhập vào số bao gồm: 0..9, +, -, *, /, (, ), E, %, $ thì
số mặc nhiên được canh lề phải trong ô.
hungdq@ftu.edu.vn
 Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu số khi bạn nhập dữ liệu kiểu số
đúng theo sự định dạng của Windows (ngày và giờ cũng
được lưu trữ như một trị số), ngược lại nó sẽ hiểu là dữ
liệu kiểu chuỗi.
 Đểđặt quy định về cách nhập và hiển thị số trong
Windows: chọn lệnh Start/Settings/Control Panel/
Regional and Language Options/ Chọn thẻ Number
34
1. Dấu phân cách thập phân.
2. Số chữ số thập phân.
3. Dấu phân cách hàng nghìn.
hungdq@ftu.edu.vn
4. Số số hạng nhóm hàng nghìn.
5. Dấu phủ định (số âm).
6. Định dạng số âm.
7. Định dạng số thực nhỏ hơn 1.
8. Dấu phân cách tham số hàm.
9. Hệ thống đo lường.
35
 Dữ liệu dạng ngày (Date)
 Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập
vào đúng theo sự qui định của Windows mặc nhiên là
tháng/ngày/năm (m/d/yy). Ngược lại Excel sẽ hiểu là
hungdq@ftu.edu.vn
kiểu chuỗi.
 Mặc nhiên dữ liệu kiểu Date được canh phải trong ô.
 Dữ liệu kiểu Date được xem như là dữ liệu kiểu số
với mốc thời gian là ngày 1/1/1900 (có giá trị là 1),
ngày 22/1/1900 có giá trị là 22, …
 Để kiểm tra và thay đổi qui định khi nhập dữ liệu
kiểu Date cho Windows: chọn lệnh Start/
Settings/ Control Panel/ Regional and
Language Options/ Chọn thẻ Date
36
1. Dạng hiển thị
ngày/tháng/ năm.
2. Nhập vào dấu phân cách
ngày,tháng, năm.
hungdq@ftu.edu.vn
3. Dạng ngày tháng đầy đủ.
37
 Dữ liệu kiểu chuỗi (Text):
 Khi nhập vào bao gồm các ký tự chữ và chữ số. Mặc
nhiên dữ liệu kiểu chuỗi sẽ được canh lề trái trong ô.
hungdq@ftu.edu.vn
 Chú ý: Nếu muốn nhập chuỗi số thì thực hiện
một trong 2 cách:
 Cách 1: Nhập dấu nháy đơn ( ‘ ) trước khi nhập dữ liệu
số.
 Cách 2: Xác định khối cần nhập dữ liệu kiểu chuỗi số,
chọn lệnh Format/Cells/Number/Text.
 Chuỗi xuất hiện trong công thức thì phải được
bao quanh bởi dấu nháy kép “ “.
38
 Dữ liệu dạng giờ (Time):
 Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi ta nhập
vào đúng theo sự qui định của Windows mặc nhiên là
giờ:phút:giây buổi (hh:mm:ss AM/PM). Ngược lại
hungdq@ftu.edu.vn
Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi. Mặc nhiên dữ liệu kiểu
Time được canh phải trong ô.
 Dữ liệu kiểu Time cũng được xem như là dữ liệu kiểu
số. 0:0:0 có giá trị là 0, 24:0:0 có giá trị là 1, 36:0:0 có
giá trị là 1.5, …
39
 Sửa dữ liệu đã nhập: Muốn hiệu chỉnh dữ liệu
đã nhập ta chuyển con trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh
rồi nhấn phím F2 hoặc D_Click vào ô cần hiệu
hungdq@ftu.edu.vn
chỉnh rồi tiến hành hiệu chỉnh dữ liệu.
 Xóa dữ liệu:
 Chọn vùng dữ liệu cần xoá.
 Chọn lệnh Edit/ Clear.
 Chọn cách xoá dữ liệu. (nếu muốn xóa nội dung thì
phím Delete trên bàn phím)
 Sao chép, di chuyển dữ liệu
40
 Sao chép, di chuyển dữ liệu
 Sử dụng chức năng Copy và Paste để sao chép dữ
liệu:
hungdq@ftu.edu.vn
 Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.
 Vào menu Edit/ Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click
vào nút Copy

 Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích.
 Vào menu Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click
vào nút Paste

 Di chuyển dữ liệu chức năng Cut/Paste (Tương tự
như trên)
41
 Thêm hàng (Row)
 Chọn các hàng mà tại đó muốn chèn thêm hàng mới vào.
 Vào menu Insert/ Rows; hoặc R_Click, chọn Insert.
hungdq@ftu.edu.vn
 Thêm cột (Column)
 Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào.
 Vào menu Insert/ Columns; hoặc R_Click, chọn Insert.
 Thêm Ô
 Chọn các ô hoặc đưa con trỏ đến ô mà
tại đó muốn chèn các ô trống vào.
 Vào menu Insert/ Cells; hoặc R_Click,
chọn Insert...,
42
 Xóa hàng (Row) / Xóa cột (Column)
 Chọn các hàng/ cột cần xóa.
 Vào menu Edit / Delete; hoặc R_Click chọn Delete.
hungdq@ftu.edu.vn
 Xóa ô (Cell)
 Chọn các ô cần xóa.
 Vào menu Edit / Delete...;
hoặc R_Click chọn Delete...
1. Xoá 1 ô hoặc nhiều ô, dữ liệu của ô
bên phải được đẩy qua ô hiện hành.
2. Xoá 1 ô hoặc nhiều ô, dữ liệu của ô
bên dưới được đẩy lên ô hiện hành.
3. Xoá hàng.
4. Xoá cột.
43
 Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng.
hungdq@ftu.edu.vn
 Lưu ý: Bạn có thể D_Click vào cạnh để tự động
điều chỉnh kích thước cột, hàng cho vừa với dữ liệu.
44
 Thayđổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng
bằng menu Format
 Chọn khối cần thay đổi.
hungdq@ftu.edu.vn
 Vào menu Format/Row (hoặc Column)
 Chọn Height để thay đổi chiều cao
của hàng (hoặc chọn Width để
thay đổi độ rộng của cột).
 Chọn AutoFit để tự động điều chỉnh kích thước cho vừa
với dữ liệu.
45
 Định dạng hiển thị dữ liệu số
 Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
 Chọn menu Format/ Cells/ Number.
hungdq@ftu.edu.vn
Hoặc kích vào
đây để hiển thị
hộp thoại
Format Cells
Chọn loại kiểu
số liệu phù hợp
46
 Tacó thể định dạng nhanh cách hiển thị số bằng
cách sử dụng các nút trên thanh công cụ Formatting
hungdq@ftu.edu.vn
1. Định dạng kiểu tiền tệ.
2. Định dạng kiểu phần trăm.
3. Định dạng kiểu ngăn cách phần
ngàn, triệu, ...
4. Tăng thêm một số lẻ thập phân.
5. Giảm bớt một số lẻ thập phân.
47
 Canhlề dữ liệu trong ô: Sự phân bố dữ liệu trong
một ô phụ thuộc vào 3 thành phần: phân bố
ngang (Horizontal), phân bố dọc (Vertical) và
hướng thể hiện dữ liệu (Orientation).
hungdq@ftu.edu.vn
48
 Canh lề dữ liệu trong ô: Cách thực hiện
 Bật hộp thoại Format Cells/ Chọn thẻ Alignment
hungdq@ftu.edu.vn
1. Canh trái
2. Canh giữa
3. Canh phải
4. Canh đều
5. Trộn ô và canh giữa
49
 Định dạng ký tự:
 Dữ liệu trong ô có thể định dạng ký tự theo các thành
phần: Font (kiểu chữ), Font Style (loại nghiêng, đậm,
gạch dưới ...), Size (kích cỡ chữ), và Effects (hiệu
hungdq@ftu.edu.vn
ứng).
 Chọn lệnh Format/ Cells/ Chọn lớp Font, bạn chọn
thay đổi các thành phần tương tự như với hộp thoại
Font của Word.
 Ghi chú:
 Có thể định dạng nhanh việc canh lề và định dạng ký
tự bằng cách sử dụng các nút công cụ trên thanh
Formatting hoặc phím gõ tắt tương ứng.
50
 Kẻ khung cho bảng tính: Một tính năng hữu ích
để làm nổi bật những thông tin cụ thể trong một
bảng tính thêm các đường viền (Border) cho các
hungdq@ftu.edu.vn
ô quan trọng.
 Cách 1: Bật hộp thoại
Format/ Cells/ Chọn
thẻ Border
 Cách 2: Tạo đường viền
nhanh bằng cách sử dụng
thanh công cụ.
51
 Tô màu nền cho bảng tính
 Để tạo hiệu quả bổ sung cho các đường viền đã được
vẽ, bạn có thể dùng nhãn Patterns trong hộp thoại
Format Cells để tô màu nền cho nhiều ô trong bảng
hungdq@ftu.edu.vn
tính.
52
 Định dạng hiển thị dữ liệu số
 Canh lề dữ liệu trong ô
 Định dạng ký tự
hungdq@ftu.edu.vn
 Kẻ khung cho bảng tính
 Tô màu nền cho bảng tính
 Sao chép định dạng bằng nút Format Painter
53
 Sao chép định dạng bằng nút Format Painter
 Đôi khi bạn cần sao chép định dạng từ một ô này sang
các ô khác mà không sao chép dữ liệu trong ô.
hungdq@ftu.edu.vn
 Ví dụ như cần sao chép Font chữ, Size chữ, kiểu chữ
(Bold, Italic), đường viền, màu nền, ...
 Để thực hiện được việc này, bạn có thể sử dụng nút
Format Painter.
 Thực hiện theo các bước sau:
 Chọn ô có định dạng cần sao chép.
 Click vào nút Format Painter
 Chọn các ô mà bạn muốn sao chép định dạng.
54
5.3.5 Các thao tác với bảng tính
 Chèn thêm bảng tính
 Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.
 Xóa bảng tính: Chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh
hungdq@ftu.edu.vn
Edit/ Delete Sheet.
 Đổi tên bảng tính: D_Click ngay tên Sheet cần đổi
tên, sau đó nhập vào tên mới.
55
5.4 Các hàm trong Excel
5.4.1 Định nghĩa hàm, cách nhập hàm
5.4.2 Nhóm hàm toán học
5.4.3 Nhóm hàm thống kê
hungdq@ftu.edu.vn
5.4.4 Nhóm hàm thời gian
5.4.5 Nhóm hàm ký tự
5.4.6 Nhóm hàm logic
5.4.7 Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu
5.4.8 Nhóm hàm cơ sở dữ liệu
5.4.9 Nhóm hàm tài chính
56
 Định nghĩa:
 Hàm dùng để tính toán và trả về một trị, trong ô chứa
hàm sẽ trả về một giá trị, một chuỗi ký tự hoặc một
thông báo lỗi, …
hungdq@ftu.edu.vn
 Excel có một tập hợp các hàm rất phong phú và
được phân loại theo từng nhóm phục vụ cho việc tính
toán trên nhiều kiểu dữ liệu và nhiều mục đích khác
nhau.
 Cú pháp chungs
 = TÊN HÀM ([Danh sách đối số])
57
 Cách nhập hàm:
 Cách 1: nhập trực tiếp từ bàn phím
 Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm.
hungdq@ftu.edu.vn
 Nhập dấu =
 Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp.
 Gõ Enter để kết thúc.
58
 Cách nhập hàm:
 Cách 2: thông qua hộp thoại Paste Function
 Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm.
hungdq@ftu.edu.vn
 Click chọn nút Paste Function trên thanh
Standard hoặc chọn menu Insert/ Function hoặc gõ
tổ hợp phím Shift + F3.
59
Cú pháp Ý nghĩa
ABS(number) Trả về giá trị tuyệt đối của một số thực.
=ABS(12 - 20)  8
INT(number) Trả về số nguyên lớn nhất không vượt quá
number.
hungdq@ftu.edu.vn
Ví dụ: =INT(5.6)  5
MOD(number, divisor) Trả về số dư của phép chia nguyên number cho
divisor (number, divisor là các số nguyên).
SUM(number1, number2,...) Tính tổng của các giá trị trong danh sách
tham số. =SUM(2, -6, 8, 4)  8
SUMIF(range, criteria [, Tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.
sum_range]) -range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh.
- criteria: chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ: "10",
">15", "<20", …sum_range: vùng được tính tổng.
-=SUMIF(C4:C12, “>=6”, F4:F12)
-=SUMIF(C4:C12, “>=6”)
-=SUMIF(B4:B12, “NV”, G4:G12) 60
 Vídụ: hàm SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho
tổng của các đối số; Các đối số là các hằng, địa
chỉ ô, miền.
hungdq@ftu.edu.vn
61
 Ví dụ: hàm SUMIF
 Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng
tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền
lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm
hungdq@ftu.edu.vn
SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63
(=14+21+28)
62
Cú pháp Ý nghĩa
MAX(number1, Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị số trong danh sách
number2, ...) tham số.
=MAX(1, 2, 3, 5)  5
MIN(number1, Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị số trong danh sách
hungdq@ftu.edu.vn
=MIN(1, 2, 3, 5)  1
AVERAGE(number1, Trả về giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách
=AVERAGE(1, 2, 3, 5)  2.75
COUNT(value1, Đếm số các giá trị số trong danh sách tham số.
value2, ...) =COUNT(2, “hai”, 4, -6)  3
COUNTIF(range, Đếm các ô thỏa mãn điều kiện criteria trong vùng range.
criteria) - range: là vùng mà điều kiện sẽ được so sánh.
- criteria: là chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ: "10",
">15", "<20".
=COUNTIF(B4:B12, “>=6”) 63
RANK(number, ref [, Trả về thứ hạng của number trong ref, với order
order]) là cách xếp hạng.
 Ví dụ về Hàm Rank
hungdq@ftu.edu.vn
Khi thứ thự xếp bằng 1 Khi thứ thự xếp bằng 0
64
Cú pháp Ý nghĩa
TODAY( ) Trả về ngày hiện hành của hệ thống.
=TODAY( )  Tuỳ vào ngày hiện hành của hệ thống.
NOW( ) Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống.
=NOW( )  Tuỳ vào ngày và giờ hiện hành của hệ
hungdq@ftu.edu.vn
thống.
DAY(date) Trả về giá trị ngày trong tháng của biểu thức ngày
date.
=DAY(A1)  28
MONTH(date) Trả về giá trị tháng trong năm của biểu thức ngày date.
=MONTH(A1)  9
YEAR(date) Trả về giá trị năm của biểu thức ngày date.
=YEAR(A1)  2010
WEEKDAY(date) Trả về số thứ tự ngày trong tuần của biểu thức date.
Giá trị 1: Sunday, 2:Monday, ..., 7: Saturday.
=WEEKDAY(A1)  3
65
Cú pháp Ý nghĩa
DATEVALUE(date_text) Đổi chuỗi ngày date_text (theo qui ước nhập ngày)
thành trị số ngày.
Ghi chú: ta có thể định dạng kết quả trên thành dạng
Date bằng cách sử dụng menu Format/Cells.
hungdq@ftu.edu.vn
= DATEVALUE("22/8/55") Æ 20323 Æ 22/8/55
DATE(year, month, day) Trả về giá trị dạng Date theo quy định của hệ thống.
=DATE(2010,09,28)  28/09/2010
=DATE(10,9,28)  28/09/2010
TIME(hour, minute, Trả về giá trị dạng Time.
second) =TIME(8,25,28)  8:25:28 AM
=TIME(17,2,46)  5:2:46 PM
66
Cú pháp Ý nghĩa
LOWER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ thường.
=LOWER(“Dai hoc ngoai Thuong”)  dai hoc
ngoai thuong
UPPER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ in hoa.
hungdq@ftu.edu.vn
=UPPER(“Dai hoc ngoai Thuong”)  DAI HOC
NGOAI THUON
PROPER(text) Đổi các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi text thành
chữ in hoa, còn lại đều là chữ thường.
=PROPER(“Dai HOC ngoai Thuong”)  Dai Hoc
Ngoai Thuong
TRIM(text) Cắt bỏ các ký tự trống vô ích trong chuỗi text.
=TRIM(“ Ngoai Thuong ”)  Ngoai Thuong
LEN(text) Trả về độ dài của chuỗi text (số ký tự trong chuỗi
text).
=LEN(“Dai hoc Ngoai Thuong”)  20
67
LEFT(text, num_chars) Trả về num_char ký tự bên trái chuỗi text.
=LEFT(“Dai hoc Ngoai Thuong”,3)  Dai
Cú pháp Ý nghĩa
RIGHT(text, num_chars) Trả về num_char ký tự bên phải chuỗi text.
=RIGHT(“Dai hoc Ngoai Thuong”,6)  Thuong
MID(text, start_num, Trả về chuỗi ký tự có độ dài num_chars bắt đầu từ vị
num_chars) trí start_num của chuỗi text.
hungdq@ftu.edu.vn
=MID(“Dai hoc Ngoai Thuong”, 5, 3)  hoc
VALUE(text) Chuyển chuỗi có dạng số thành trị số.
= VALUE("123") + 2 125
FIND(find_text, within_text Trả về vị trí xuất hiện (nếu có) của find_text trong
[, start_num]) within_text (bắt đầu tìm từ vị trí start_num).
- Hàm FIND phân biệt chữ in hoa và chữ thường.
=FIND(“Excel”, “Microsoft Excel”)  11
SEARCH(find_text, Tương tự như hàm FIND nhưng không phân biệt chữ
within_text [, start_num]) in hoa hay thường.
=SEARCH(“excel”, “Microsoft Excel”) 11
68
5.4.6 Nhóm hàm logic
Cú pháp Ý nghĩa
AND(logical1, logical2, …) Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện đều là
TRUE.
=AND(3>2, 5<8, 9>-12)  TRUE
OR(logical1, logical2, …) Trả về giá trị TRUE nếu có ít nhất một điều kiện là
hungdq@ftu.edu.vn
TRUE.
=OR(2>3, 12<8, 9>3)  TRUE
=OR(2>3, 12<8, -9>3)  FALSE
NOT(logical) Lấy phủ định của giá trị logical.
=NOT(2>3)  TRUE
IF(logical_test,value_if_true , Trả về giá trị thứ nhất value_if_true nếu điều kiện
value_if_false) logical_test là TRUE, ngược lại sẽ trả về giá trị thứ
hai value_if_false.
=IF(A1 >=5, “Đỗ”,”Trượt”)
Nếu giá trị tại A1 >= 5 thì kết quả của hàm là Đỗ.
Ngược lại nếu giá trị ở ô A1 < 5 thì kết quả là Trượt.
69
 VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,
range_lookup)
 Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất của bảng table_array theo
chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tương ứng trong cột thứ
hungdq@ftu.edu.vn
col_index_num (nếu tìm thấy).
 range_lookup = 1 (mặc định):
 Tìm tương đối, danh sách các giá trị dò tìm của bảng table_array phải
sắp xếp theo thứ tự tăng dần
 Nếu tìm không thấy sẽ trả về giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn
lookup_value.
 range_lookup = 0
 Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng
table_array không cần sắp xếp thứ tự.
70
 Ví dụ hàm VLOOKUP
hungdq@ftu.edu.vn
71
 HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,
range_lookup)
 Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm giá trị
lookup_value trong dòng trên cùng của bảng table_array
hungdq@ftu.edu.vn
theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tương ứng
trong dòng thứ row_index_num (nếu tìm thấy)
72
 Ví dụ hàm HLOOKUP
hungdq@ftu.edu.vn
73
 MATCH(lookup_value, lookup_array,
match_type): trả về vị trí (nếu tìm được) của
lookup_value trong mảng lookup_array theo
hungdq@ftu.edu.vn
cách tìm match_type.
 INDEX(array, row_num, column_num): trả về
giá trị của ô ở hàng thứ row_num, cột thứ
column_num trong mảng array.
74
 Vídụ: Sử dụng hàm Dget đưa ra thông tin về
hóa đơn một hóa đơn bất kỳ
hungdq@ftu.edu.vn
75
Tên hàm Ý nghĩa
DSUM(database, field, criteria) Tính tổng các giá trị trong cột field của các mẫu
tin thỏa điều kiện criteria.
=DSUM($A$3:$H$10, 7, C13:C14)
DAVERAGE(database, field, Tính trung bình cộng các giá trị trong cột field
hungdq@ftu.edu.vn
criteria) của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria.
=DAVERAGE($A$3:$H$10, 7, C13:C14)
DMAX(database, field, Tìm trị lớn nhất trong cột field của các mẫu tin
criteria) thỏa điều kiện criteria.
=DMAX($A$3:$H$10, 5, G13:H14)
DMIN(database, field, Tìm trị nhỏ nhất trong cột field của các mẫu tin
criteria) thỏa điều kiện criteria.
=DMIN($A$3:$H$10, 5, C13:C14)
DCOUNT(database, Đếm các ô kiểu số trong cột field của các mẫu
field, criteria) tin thỏa điều kiện criteria.
=DCOUNT($A$3:$H$10, 4, C13:C14)
76
 Hàm FV (Future Value): Tính giá trị tương lai của
một khoản đầu tư có lãi suất cố định trả theo định kỳ
hoặc gửi thêm vào.
 Cú pháp: =FV(rate, nper, pmt, [pv], [type])
hungdq@ftu.edu.vn
Trong đó:
 rate là lãi suất mỗi kỳ
 nper là tổng số kỳ tính lãi
 pmt là số tiền phải trả đều trong mỗi kỳ, nếu bỏ trống
thì coi là 0
 pv là giá trị hiện tại của khoản đầu tư, nếu bỏ trống thì
coi là 0
 type là hình thức thanh toán. Nếu type = 1 thì thanh
toán đầu kỳ (niên kim đầu kỳ), nếu type = 0 thì thanh
77
toán vào cuối mỗi kỳ (mặc định)
 Vídụ: Tính số tiền một người gửi 10 000$ vào
ngân hàng và mỗi năm gửi thêm 200$ với lãi
suất 5%/năm (bỏ qua lạm phát) sau 10 năm như
hungdq@ftu.edu.vn
trong hình sau:
78
 Hàm PV (Present Value): Trả về giá trị hiện tại
của một khoản đầu tư theo từng kỳ.
 Cú pháp: =PV(rate, nper, pmt, [fv], [type])
Trong đó: fv là giá trị tương lai của khoản đầu tư
hungdq@ftu.edu.vn
và các tham số tương tự như hàm FV
 Ví dụ: Một người muốn có số tiền tiết kiệm 300$
sau năm 15 năm. Hỏi bây giờ người đó phải gửi
vào ngân hàng bao nhiêu? biết lãi suất ngân hàng
là 6%/năm (bỏ qua lạm phát)
79
 Hàm PMT (Payment): Trả về khoản tương
đương từng kỳ cho một khoản đầu tư có lãi suất
cố định trả theo định kỳ.
hungdq@ftu.edu.vn
 Cú pháp: =PMT(rate, nper, pv, [fv], [type])
 Ví dụ: Một người muốn có khoản tiền tiết kiệm

50 triệu đồng sau 5 năm thì người đó phải gửi
vào ngân hàng mỗi tháng bao nhiêu tiền? Biết lãi
suất ngân hàng là 8%/năm (bỏ qua lạm phát).
80
 Hàm RATE: Tính lãi suất cho một khoản vay.
 Cú pháp: =RATE(nper, pmt, pv, [fv], [type])
 Ví dụ: Tính lãi suất cho một khoản vay 1000$
hungdq@ftu.edu.vn
trong 2 năm, mỗi năm phải trả 100$. Đáo hạn
phải trả cả gốc lẫn lãi là 1200$.
= RATE(2,100,-1000,1200,0)  19%
81
 Hàm NPV: Giá trị hiện tại thuần của một dự án
đầu tư là giá trị của các khoản đầu tư, chi phí và
thu nhập trong vòng đời của dự án được quy về
hungdq@ftu.edu.vn
hiện tại và được xác định theo công thức;
 Cú pháp: =NPV(rate,value1,value2,…,value(n))
Trong đó:
 rate là tỷ suất chiết khấu
 value1, value2,…,value(n) luồng tiền kỳ vọng trong
tương lai (PMT hoặc FV).
 Đánh giá:
 Nếu NPV >= 0 thì dự án được chấp nhận.
82
 Nếu NPV < 0 thì dự án không mang tính khả thi.
 Vídụ Hàm NPV: Tính NPV cho một dự án đầu
tư có đầu tư ban đầu là 1 tỉ đồng, doanh thu hàng
năm là 0.5 tỉ, chi phí hàng năm là 0.2 tỉ, thời
hungdq@ftu.edu.vn
gian thực hiện dự án là 4 năm, có lãi suất chiết
khấu là 8%/năm.
83
 Hàm IRR (Internal Rate of Return): Tỉ suất thu
hồi nội bộ IRR (hay tỉ suất hoàn vốn nội bộ) là
mức lãi suất nếu dùng nó làm suất chiết khấu để
hungdq@ftu.edu.vn
tính chuyển các khoản thu chi của dự án về cùng
mặt bằng thời gian hiện tại thì tổng thu sẽ cân
bằng với tổng chi, tức là NPV = 0
 Cú pháp: =IRR(value,guess)
Trong đó:
 value là giá trị vốn đầu tư ban đầu (biểu diễn dưới
dạng số âm)
 guess là giá trị suy đoán, nếu bỏ trống thì được gán là
10% 84
 Ví dụ Hàm IRR: Một dự án đầu tư tính đến thời
điểm dự án bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất là
100 triệu USD, doanh thu hàng năm của dự án là
hungdq@ftu.edu.vn
50 triệu USD. Chi phí hàng năm là 20 triệu
USD, vòng đời của dự án là 5 năm. Hãy xác định
tỷ suất hoàn vốn nội bộ biết lãi suất vay dài hạn
là 12%/năm.
 Đánh giá:
 Nếu IRR >= r thì dự án được chấp nhận
 Nếu IRR < r thì dự án không được chấp nhận
85
 Ví dụ Hàm IRR: Kết quả
hungdq@ftu.edu.vn
86
5.5 Thao tác trên cơ sở dữ liệu
5.5.1 Giới thiệu về cơ sở dữ liệu trong Excel
5.5.2 Sắp xếp dữ liệu
5.5.3 Lọc dữ liệu
hungdq@ftu.edu.vn
5.5.4 Tính năng SubTotals
5.5.5 Tính năng PivotTable
5.5.6 Vẽ biểu đồ
87
 Trong Excel, cơ sở dữ liệu có dạng như một
danh sách, ví dụ như danh sách nhân viên, danh
sách hàng hóa,...
hungdq@ftu.edu.vn
 Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột,
mỗi cột như vậy được gọi là một trường (field)
của cơ sở dữ liệu, tên của cột sẽ được gọi là tên
trường.
 Hàng đầu tiên trong danh sách (cơ sở dữ liệu)
chứa các tên trường được gọi là hàng tiêu đề
(Header row), các hàng tiếp theo mỗi hàng là
một mẫu tin (record) cho biết thông tin về đối
88
tượng mà ta quản lý.
 Vídụ: Xét cơ sở dữ liệu BẢNG TỔNG KẾT
GIAO HÀNG cho đại lý:
hungdq@ftu.edu.vn
89
5.5.2 Sắp xếp dữ liệu
 Sửdụng cơ sở số liệu “Bảng tổng kết giao hàng”
và sắp xếp theo chiều tăng dần của “Tên hàng”
 Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.
hungdq@ftu.edu.vn
 Vào Home  Sort and Filter (phần Editing)
Chọn tên cột

cần sắp xếp
đầu tiên
Sắp xếp cho

nhiều cột
90
5.5.3 Lọc dữ liệu (AutoFilter)
 Vào Home  Sort and Filter (phần Editing)
dùng để lọc các mẫu tin thỏa mãn những tiêu
chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu.
hungdq@ftu.edu.vn
 Chỉ những mẫu tin nào thỏa tiêu chuẩn thì mới
được hiển thị còn những mẫu tin khác sẽ tạm
thời bị che không nhìn thấy.
Lọc theo Hà Nội
91
5.5.3 Lọc dữ liệu (Advance Filter)
 Vào Data  Advanced Filter dùng để trích ra
các mẫu tin theo các điều kiện chỉ định trong
vùng tiêu chuẩn do bạn thiết lập trên Sheet.
hungdq@ftu.edu.vn
Bước 1: Tạo vùng điều Bước 2: Chọn vùng Bước 3: Data/Filter/
kiện số liệu cần lọc Advance Filter
92
 Tổng hợp số liệu Số lượng theo loại đại lý dựa
trên CSDL “Bảng tổng kết giao hàng” ở trên
 Dựa trên tính năng Subtotals: Data  Subtotals
Bước 1: Chọn 2 cột liên quan “Số lượng” và “Loại
hungdq@ftu.edu.vn

Đại lý”. Và copy xuống vùng dưới.
 Bước 2: Sắp xếp cột “Loại Đại lý” (chú ý: nếu số liệu
gốc còn lọc
thì bỏ filter).
 Bước 3: Như hình
93
 Dựa trên tính năng Subtotals: Data  Subtotals
Bước 4: Chọn vào
số 2
hungdq@ftu.edu.vn
94
 Tính năng PivotTable cho phép tổng hợp số liệu
tương tự như subtotals nhưng mạnh hơn.
 Để thực hiện tính năng này: Insert  Pivot Table
hungdq@ftu.edu.vn
 Bước 1:
95
 Để thực hiện tính năng này: Data  Pivot Table
Kích vào đây để
 Bước 2: Chọn vùng số liệu chọn vùng số liệu
hungdq@ftu.edu.vn
 Bước 3: Chọn vùng số liệu hiển thị kết quả
96
 Bước 4:
1. Nhấn và giữ chuột 2. Nhấn và giữ
hungdq@ftu.edu.vn
trái kéo sang chuột trái kéo sang
97
 Bước 5: Kết quả
hungdq@ftu.edu.vn
98
 Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu
đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu
Column, Line và Pie.
hungdq@ftu.edu.vn
 Insert/Chart…  Hộp thoại Chart Wizard hiện
ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:
 Định kiểu đồ thị
 Định dữ liệu
 Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải …
 Chọn nơi hiện đồ thị
99
 Bước 1: Chọn vùng số liệu cần vẽ biểu đồ. Sau
đó chọn kiểu biểu đồ thích hợp cần vẽ
hungdq@ftu.edu.vn
Các loại biểu đồ
(cột, đường,
tròn, biểu đồ
điểm)
100
 Bước 2: Biểu đồ sẽ hiển thị ra và chọn chuột
phải vào biểu đồ để thêm các tiêu đề, label, chọn
thêm số vùng dữ liệu.
hungdq@ftu.edu.vn
101
Khi đồ thị đã được tạo
 Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag
& Drop.
 Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào
hungdq@ftu.edu.vn
vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8
hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di
tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.
 Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải,
…) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của
đồ thị và chọn Chart Options… Thao tác tiếp theo
như bước 3 ở trên.
 Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị
(font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng cách
nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format
… 102
Cám ơn các bạn
hungdq@ftu.edu.vn
Chúc các bạn thi tốt!
103

Học excel

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Học excel

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Học excel

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

hungdq@ftu.edu.

 PageUp: Lên 1 trang màn hình.

 PageDown: Xuống 1 trang màn hình

 Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình

 Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình

 Cancel: huỷ lệnh thoát.

1. Chọn nơi ghi tệp

Chèn header bên Chèn header canh Chèn header bên 20

Kích vào biểu tưởng

vào nút Copy

 Vào menu Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click

vào nút Paste

 Tô màu nền cho bảng tính

 Sao chép định dạng bằng nút Format Painter

 Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp.

 Gõ Enter để kết thúc.

 Ví dụ: Một người muốn có khoản tiền tiết kiệm

 Ví dụ: Tính lãi suất cho một khoản vay 1000$

Chọn tên cột

Sắp xếp cho

You might also like