Zaman yönetimi için 15 etkili yöntem

İster çalışan kişiler, ister ev hanımları olsun, fark etmiyor, herkes zamanın su
gibi akıp gitmesinden şikayetçi. Aslında bu sorunu çözmek çok da zor değil. İşte
çareler:
GİRİŞ07.12.2011 09:23GÜNCELLEME07.12.2011 09:23
Zaman yönetimi için etkili yöntemler

Sizlerden gelen elektronik postalar, işyerime gelen danışanlar, arada sırada fırsat
bulabildiğim arkadaş sohbetlerinin ana gündem maddesi olmaya başladı, zamanın su
gibi akıp gitmesi... ve işleri yetiştirememe kaygısı. İster çalışan kişiler olsun
ister ev hanımları fark etmez. Herkeste bir iş bitirememe, zamanı işe yetirememe
sorunu aldı başını yürüdü.

Bugün sizler için zaman yönetimi noktasında işe yarayabilecek öneriler yapayım
istedim.

1. Öncelikle elinize bir kagıt kalem alın ve düşünmeye başlayın. Önce hafta
boyunca, daha sonra gün boyunca zamanınızı en fazla nerde harcıyorsunuz, anlamaya
çalışın. Koca bir hafta ne yaptım? Günleri tek tek düşünerek, hangi gün ne yaptım?
Bunları yaparken, asıl yapmak istediklerim bunlar mıydı? Geçtiğimiz hafta boyunca
yapmak istediğim önemli hangi işlerimi bir türlü yapamadım?... gibi sorularla liste
hazırlayın. Kağıdın bir yüzü yapmak istediklerim ama yapamadıklarım, ikinci yüzü
yaptıklarım ve yaparken gereksiz yere zaman harcadıklarım şeklinde olsun. Gözünüzle
zamanın nelere gittiğini fark edince, zamanı yönetmeye olan hevesiniz artacaktır.

2. Çalışan da olsanız ev hanımı da farketmez. Her gün için yapılacaklar listesi

hazırlayın. Ama listeniz makul bir liste olsun. Yapabileceğinizden fazlasını yazıp
listenin gerisinde kalmaktansa, aşırı ideal olmayan ama makul bir listeyle başlayın
yeni güne. Ve her akşam listenizin ne kadarını yerine getirdiğinizi kontrol edin.
Yapamadıklarınız hakkında düşünün. Neden yapamadım? Benimle ilgili nedenler mi?
Devreye giren hesap edemediğim ayrıntılar mı? Eğer devreye giren ve hesap
edemediğiniz ayrıntılar her akşam dikkatinizi çekiyorsa, demek ki planınız olmayan
işlere de çok zaman ayırıyorsunuz demektir. Ani gelen teklifler, başka insanların
ricaları vs gibi. Bu durumda birilerini "hayır" demeye başlamanız gerekir. Diyelim
ki ev temizliği için harekete geçtiniz, arkadaş aradı kahveye gel dedi. "Bugün
olmaz, işe başladım, yarın gelirim." dersiniz ve yarınki listenize arkadaşla kahve
içmeyi de ekleyerek gününüzü planlarsınız.

3. Her günün sonunda ertesi gün için yeni bir planlama yapın. Bu gün yapamadığınız
işinizi de ekleyerek, yeni bir liste oluşturun.

4. En tipik hata, önemli sandığınız işlerinizin aslında yeterince acil olmadığı

gerçeği! Bu ikisini birbirinden iyi ayırmanızda fayda var. Diyelim ki buzdolabını
temizlemeniz gerekli, çok pis. Onunla zaman kaybediyorsunuz, ama aynı zamanda
markete gitmeniz gerekli çünkü evde ağza atılacak birşey yok! Buzdolabının başına
bir geçer hanım milleti... en az 3 saat sürer temizlik! Derken çocuğun uyku
saatiyle çakışır, derken akşam olur, alışveriş yapılamaz! Oysa daha önemli olan
değil, acil olan devreye sokulmalı. Zaman yönetiminin en önemli tüyosu bu kısmı
bence. Slogan neydi? Önemli olan değil, acil olan önce yapılacak!

5. O gün için listeniz uzunsa, motivasyon şeklinize göre ve aciliyet sırasına göre
başlayabilirsiniz. Bazen az vakit olan önemsiz görünen işler vardır. Onları da
araya sıkıştırıp devre dışı bırakmak iyi bir yöntemdir.

6. Kişisel açıkları ispiyonlar gibi olmayayım ama; sevgili hanımlar! Tv karşısında

çok zaman harcıyorsunuz. Fatmagül'dü, Ferihay'dı, kim kiminle evlendi derken akşam
oluyor. Bu konuda kararlı olmalısınız. Hergün için en çok sevdiğiniz bir program
seçip onu düzenli izleyebilirsiniz belki ama hepsini düzenli izlemeye kalkışırsanız
yandınız! Kararlı olmalısınız. En azından tv izlerken ütünüzü yapabilir,
yemeğinizin alt yapısını oluşturabilirsiniz. Hem istediğiniz programı izlemiş
olursunuz hem de evdeki işlerin bitmesini sağlarsınız.

7. Çalışan kesimin tv si yok ama facebook'u, gelen mailleri var. Sizler de önemli
işlerinizi yapmadan önce maillerinizle fazla zaman geçirmemeye özen gösterin.
İşinizin bir parçası olarak maillerinize bakmak zorundaysanız bile, zaman
öldürmenize neden olacak türden gereksiz postaları biliyorsunuz nasılsa. Hiç
olmazsa onları baktığınız zamanı ortadan kaldırmaya gayret edin.

8. Özellikle ev hanımları, lütfen erken yatın ve erken kalkın. Geceleri uzun

saatler tv izleyerek, internet başında oturarak sabahlıyorsunuz. Ardından öğlenci
olan çocuğunuzu neredeyse okula zar zor yetiştiriyorsunuz. Sabah namazı kılıp
yatan, öğlenin onbir/onikisinde uyanan bir kadının ev işi tabii ki bitmez!
Annelerinizi örnek alın. Erken uyanır, daha kahvaltı hazırlarken bir yandan
yemeklerini pişirir, çocukları okula gönderince evlerinin işini yapar, gezmeye
gider, misafir ağırlar ve zaman yetmiyor diye sızlanmazlardı. Üstelik şimdiki gibi
herşey elektronik de değildi. Geceyi gece, gündüzü gündüz olarak
değerlendiriyorlardı o kadar.

9. Gün içinde yapacağınız birbiriyle ilişkili işleri birlikte yapmaya çalışın.

Böylece zamandan kazanmış olursunuz.

10. Zamanınıza değer verin ki başkaları da sizin zamanınıza değer versin.

Çalışanlar için de, ev hanımları içinde geçerlidir bu prensip. Evinize veya iş
yerinize belirli kişiler sürekli gidip geliyorlarsa ve siz bir şey söyleyemiyor ama
kendi işinizi aksatmalardan dolayı rahatsızlık yaşıyorsanız, durumu tatlı bir dille
karşıya iletmelisiniz. Örneğin ben randevu sistemiyle çalıştığım için ziyaret
etmeye gelenler bile telefonla randevu alarak gelirler. Çünkü öyle yapmalarını
söylüyorum. "Ben randevu sistemiyle çalıştığım için sürekli iş yerimdeyim ancak
danışanlarımla seansta oluyorum. Gelmek istediğinizde ararsanız boş vaktimi
söylerim, aksi halde gelirseniz ve sizi göremezsem üzülürüm." diyorum. Böylece
arkadaşlık veya ilişkide bile mesleki ve zamansal olarak sınırları belirliyorum.

Ev hanımları da aynı şeyi yapabilir. Veya çalışan bayanlar... evde olduğunuzda

komşular sürekli geldiğinde "canımm hoşgeldin... acil işlerim var yetiştirmeye
çalışıyorum, koşturuyorum, müsait değilim de, işlerimi halledince kahve yapayım
çağırayım seni olur mu?" demeye çalışın.

11. Bazı günler insanın tüm keyfi ve enerjisi yerindedir. O gibi anlarda en
sevmediğiniz ve zorunuza giden işlerinizi bitirmeye çalışın.

12. Herhangi bir işe başlarken, gereğinden fazla zamanınızı almaması için belirli
bir zaman belirleyin. Örneğin şu işi bitireceğim, iki saat içinde, gibi. Ve o iki
saatte bitirin. Bunu ben çok yapıyorum. Özellikle evde akşamları yazı yazmam
gerektiğinde. Tv listesine şöyyle bir göz atıyorum. İzlemek isteyeceğim bir program
işaretliyorum. Bakıyorum ki bir saat sonra başlayacak. "Hemen bitir yazını Mehtap,
bir saatin var." diyorum. Ve o istediğim programı, biten yazının mükafatı olarak
izliyorum.

Bu yazıyı yazarken bile aynı şeyi yaptım. Birazdan yeğenim gelecek, Ecrin (4
yaşında) onunla oynayacağım. Hemen bitirmeliyim ki geldiğinde rahat rahat eğlenelim
birlikte.

13. Rutin işleriniz için ne kadar zaman ayırdığınıza bakın. Daha aktif ve seri
yapmak için kısaltılmış zaman limitleri koyun kendinize. Böylece daha seri
çalışırsınız.

14. Her gün akşam mümkün olduğunca gününüzü gözden geçirin. "Ne yapmak istiyordum,
ne kadarını yaptım?" diye sorun kendinize. Programınızın gerisinde kaldığınız
yerleri ve geri kalma nedenlerinizi tespit edin. Ertesi gün için yapacağınız yeni
listenizde bu günkü hataları yapmamaya çalışın.

15. Telefon görüşmelerinin fazla zaman aldığını biliyorum. Mümkün olduğunca konuşma
sürelerinizi kısaltın. Böyle giderse yakında beyninizde tümör çıkacak zaten!
Konuşmaları kısaltamıyorsanız, iş yaparken telefonunuzu sessize alıp kendinizden
uzaklaştırın. Bir işi bitirdikten sonra diğer işinize geçmeden önce kim aramış diye
bakın. Acil olanlarına geri dönün. Uzun konuşup sizi oyalayacak olan görüşmeleri iş
bitimine erteleyin.

...

Aslında yazılacak öyle çok şey var ki... İlk aklıma gelenleri yazdım.
Okuyucularımız kendi yöntemlerini yorum bölümünde paylaşarak diğer okurlara örnek
olabilirler. Güzel bir etkileşim olur. Bu kadar bilgiye rağmen yine de zaman
planlaması yapamayanlara bireysel anlamda yardım yapıyoruz merak etmeyin. Çünkü
sonuçta zaman planlaması, yazılan genel bilgilerin dışında, kişiye özel nitelikler
taşıyor. Karşılıklı konuşup birlikte hareket etmek daha etkili olacaktır.

Unutulmaması gereken en önemli konu; bir işte kendinizi disipline etmek

istiyorsanız, o konuda kendinizi zorlayarak canınızı yakmanız gerekli. Yani
kendimizi zorlamadan, keyfimizi bozmadan zaman yönetimi olmaz.

Kendimden biliyorum! İşimden dolayı benim mecburen zaman yönetimiyle hareket etmem
gerekiyor. Hayatımın hiç bir döneminde yetiştiremediğim işlerden dolayı
hayıflanmadım. Çünkü her işimi yetiştirdim.

Hep söylüyorum bir kez daha söylemek istiyorum; erken kalkmak inanılmaz etkili.
Günün büyük kısmını yatakta geçirdikten sonra, geri kalan kısacık zamana her işi
sığdırmak mümkün değil. Gündüz çok geç saatlere kadar uyuyanları hiç anlamıyorum
ben... Ömür zaten kısa... Allah'ın bize verdiği güneşli güzel günleri, yatakta
tüketmenin anlamı ne?

Sevgiler...