Topik  Pengurus dan

2 Konsep
Sistem
HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menerangkan pelbagai elemen sistem;
2. Menerangkan empat jenis model dan penggunaannya dalam
perniagaan;
3. Membicangkan sistem model umum (sistem fizikal dan
konseptual) dalam organisasi;
4. Menerangkan konsep penyelesaian masalah; dan
5. Menggunakan pendekatan sistem dalam penyelesaian masalah.

 PENGENALAN
Dalam topik ini, anda akan diperkenalkan pada konsep sistem, yang penting
untuk pemodelan dan penyelesaian masalah. Topik ini akan memperkenalkan
model yang boleh membantu pengurus dalam menyelesaikan masalah, iaitu,
model fizikal, naratif, grafik dan matematik. Anda akan melihat lebih banyak
butiran elemen model sistem umum yang termasuk sistem fizikal dan sistem
konseptual. Anda juga akan diperkenalkan pada satu lagi elemen sistem dikenali
sebagai standard. Secara umumnya, standard tahap prestasi dicapai oleh output
sistem. Pengurus memastikan standard sistem itu dipenuhi dengan
membandingkan output sistem dan standard. Tindakan boleh diambil jika
output adalah lebih atau kurang daripada standard.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

32  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

2.1 PENGURUS DAN SISTEM

Dalam usaha untuk menyelesaikan masalah dengan cekap, pengurus perlu
melihat firma sebagai satu sistem. Setiap sistem mempunyai konsep dan elemen
yang boleh dilihat sama ada dari aspek umum atau khusus. Ini akan menjadikan
ia lebih mudah bagi pengurus untuk melihat sistem keseluruhan atau sebahagian
dari sistem itu secara terperinci, dan hubungannya dengan bahagian-bahagian
lain dalam sistem. Sistem-sistem baru dibangunkan untuk menyelesaikan
masalah-masalah yang wujud dalam sistem semasa. Ayuh kita lihat konsep
sistem dalam konteks sistem maklumat pengurusan.

(a) Apakah itu Sistem?

Sistem ditakrifkan sebagai sekumpulan elemen yang bekerja bersama
untuk mencapai satu objektif. Sebuah organisasi seperti firma, institusi atau
jabatan adalah contoh sistem. Sebuah syarikat ditubuhkan dari beberapa
elemen seperti manusia, perkakasan, perisian dan alat-alat yang bekerja
bersama untuk mencapai matlamat firma.

(b) Apakah itu Elemen Sistem?

Setiap sistem mempunyai kombinasi elemen yang berbeza. Secara umum,
sistem mempunyai elemen asas seperti objektif, mekanisme kawalan, input,
transformasi dan output, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.1. Untuk
sistem, sumber input berubah kepada sumber-sumber output. Mekanisme
kawalan memantau proses transformasi bagi memastikan sistem mencapai
objektif proses.

Rajah 2.1: Elemen-elemen sesuatu sistem

Untuk memahami dengan lebih baik, mari kita lihat beberapa contoh. Tubuh
manusia mempunyai beberapa sistem yang mempunyai mekanisme kawalan.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  33

Perhatikan bagaimana sistem pernafasan kita menjadikan kita berpeluh dalam

cuaca panas supaya kulit kita menjadi lebih sejuk, manakala bulu roma kita naik
untuk memerangkap lebih banyak haba dalam cuaca sejuk. Adakah anda pernah
mengalami keracunan makanan sebelum ini? Jika ya, anda akan ingat berapa
kerap anda terpaksa pergi ke tandas, atau bagaimana anda muntah sepanjang
hari ketika sistem penghadaman anda memuntahkan keluar toksin di dalam
badan. Tindak balas berlaku kerana mekanisme kawalan di dalam sistem badan
kita mengubah proses transformasi biasa.

Dalam pembuatan kereta, contohnya, jika terdapat kekurangan dalam inventori

kereta, pihak pengurusan akan memaklumkan sistem input untuk mengambil
tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dikenal pasti. Sekarang lihat
kembali pada Rajah 2.1. Dalam sesuatu sistem, mekanisme kawalan
dihubungkan dengan gelung maklum balas (dalam aliran anak panah).
Mekanisme kawalan memantau prestasi sistem dengan membandingkan isyarat
maklum balas dengan objektif sistem. Jika output sistem mencapai objektif
tersebut, maka sistem akan berada dalam keadaan yang stabil. Sekiranya berlaku
hal yang tidak diingini apabila output sistem tidak memenuhi objektif sistem,
isyarat yang dihantar ke input sistem supaya tindakan yang perlu boleh diambil
untuk mengubah operasi sistem.

Selepas anda memahami apa itu sistem dan juga elemen-elemen yang
membentuk sistem ini, mari kita lihat kedua-dua jenis sistem.

(a) Sistem gelung terbuka dan gelung tertutup

Tidak semua sistem mempunyai mekanisme kawalan, gelung maklum
balas dan objektif untuk mengawal operasi mereka. Sistem tanpa
mekanisme kawalan dikenali sebagai sistem terbuka, seperti yang
ditunjukkan dalam Rajah 2.2. Satu contoh ialah sistem maklumat yang
secara automatik menjana laporan secara tetap tanpa pemantauan input,
prestasi atau aktiviti.

Rajah 2.2: Sistem gelung terbuka

Sistem gelung tertutup mempunyai tiga komponen kawalan iaitu

mekanisme kawalan, gelung maklum balas dan objektif, seperti yang
ditunjukkan dalam Rajah 2.1. Contoh sistem ini adalah sistem kawalan
bajet di sebuah organisasi di mana semasa pembentangan bajet, isu-isu
yang disampaikan melalui sistem maklum balas dan setiap perbelanjaan
dibandingkan dengan objektif melalui mekanisme kawalan.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

34  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

(b) Sistem Terbuka dan Tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang disambungkan pada

persekitarannya melalui aliran sumber-sumber.

Kebanyakan sistem yang wujud adalah sistem terbuka. Satu contoh ialah
sistem pengundian pilihan raya yang mengambil kira input daripada
pengundi di seluruh negara dan mengumumkan keputusan kembali
kepada mereka.

Sebaliknya, sistem tertutup tidak disambung pada persekitarannya. Anda

mungkin telah menjalankan satu eksperimen sains di dalam makmal
semasa zaman sekolah anda. Adakah eksperimen itu bersambung ke
elemen-elemen alam sekitar di luar makmal? Jika jawapannya tidak, maka
sistem yang dijalankan di makmal tertutup dan jauh adalah satu contoh
baik tentang sistem tertutup.

(c) Subsistem

Subsistem adalah sistem yang bersambung pada persekitaran

melalui aliran sumber.

Satu sistem mempunyai banyak peringkat. Sebagai contoh, badan manusia

memiliki pelbagai sistem seperti sistem pernafasan dan sistem
penghadaman, seterusnya mempunyai banyak subsistem yang boleh
dibahagikan kepada sel tunggal. Sebagai contoh, satu sistem di klinik
mempunyai banyak subsistem, yang boleh dibahagikan kepada bentuk
yang paling mudah. Sistem dalam klinik mungkin mempunyai subsistem
pendaftaran, temujanji dan rawatan perubatan. Rajah 2.3 menunjukkan
satu sistem yang mempunyai banyak subsistem.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  35

Rajah 2.3: Sistem dan subsistem

(d) Sistem Super

Sistem super adalah sistem yang lebih besar yang terdiri daripada banyak
subsistem. Sebagai contoh, sebuah subsistem jabatan adalah sebahagian
daripada sistem super universiti. Sistem fakulti juga membentuk
sebahagian daripada sistem super universiti.

(e) Sistem Fizikal dan Sistem Konsep

Sistem fizikal adalah satu sistem yang berasal dari elemen-elemen

fizikal yang ketara. Contoh sistem fizikal adalah firma perniagaan yang
terdiri dari manusia, bahan binaan, perkakasan dan peralatan pejabat.

Sistem konseptual adalah satu sistem yang menggunakan sumber

konsep yang tidak dapat dilihat secara fizikal untuk mewakili
sistem fizikal.

Sistem konseptual wujud sebagai satu idea dalam fikiran pengurus, graf,
kertas atau penyata data yang dirakam pada skrin.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

36  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

Mari kita ambil pembuatan sebagai contoh. Pembuatan adalah sistem

fizikal. Ia terdiri daripada manusia, bahan mentah dan mesin yang bekerja
bersama-sama untuk mencipta produk. Walau bagaimanapun, data dan
maklumat yang disimpan dalam sistem ini adalah sistem konseptual yang
mencerminkan sistem fizikal. Melalui sistem konseptual pembuatan,
pengurus boleh mengenal pasti kuantiti bahan mentah yang digunakan,
urutan proses transformasi, pekerja yang mengendalikan operasi
perkilangan, kuantiti dan destinasi produk siap setiap hari, mingguan atau
bulanan.

Lebih banyak penjelasan tentang sistem fizikal dan konseptual akan

dibincangkan dalam subtopik 2.3.

Kepentingan Pandangan Sistem

Pandangan sistem adalah cara bagaimana kita melihat isu, masalah atau
peristiwa dalam konteks sesuatu sistem. Pandangan itu melihat pada
operasi perniagaan sebagai satu sistem yang merupakan sebahagian
daripada persekitaran yang lebih besar. Pandangan sistem memberi
manfaat kepada pengurus dengan:
(a) Mengulas lanjut mengenai kerumitan struktur dan kefungsian
organisasi dengan konsep sistem super dan subsistem;
(b) Mengenal pasti objektif dan hala tuju organisasi;
(c) Menentukan bagaimana komponen sistem perlu bekerjasama antara
satu sama lain untuk mencapai objektif organisasi;
(d) Mengenal pasti hubungan antara organisasi dan persekitarannya; dan
(e) Mengutamakan nilai maklum balas maklumat yang boleh dicapai
dari sistem gelung tertutup.

SEMAK KENDIRI 2.1

Pada pendapat anda, apakah hubungan antara pengurusan dan
sistem maklumat pengurusan?

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  37

2.2 MODEL
Model ialah perwakilan perkara seperti objek, konsep atau aktiviti nyata yang
dikenali sebagai entiti. Model digunakan untuk mewakili masalah, yang perlu
diselesaikan dalam bentuk yang mudah difahami. Jenis-jenis model dan
kegunaannya adalah seperti berikut:

(a) Jenis Model

Model boleh dikelaskan kepada empat jenis ă fizikal, naratif, grafik
dan matematik.

(i) Model Fizikal

Model fizikal ialah perwakilan entiti tiga dimensi, yang dapat dilihat
dengan mata kasar. Biasanya, entiti dimodelkan semula pada skala
yang lebih kecil daripada yang sebenar. Contoh model fizikal
biasanya digunakan dalam persekitaran perniagaan seperti rumah
atau model kereta.

(ii) Model Naratif

Model naratif digunakan oleh pengurus untuk menerangkan entiti
melalui komunikasi lisan dan bertulis. Melalui penjelasan itu, penonton
dapat memahami butir-butir entiti. Model ini adalah model yang paling
popular kerana ia merangkumi setiap aspek komunikasi perniagaan.

(iii) Model Grafik

Pernahkah anda mendengar ungkapan bahasa Inggeris "a picture
paints a thousand words" (suatu gambar memberi gambaran ribuan
perkataan)? Model grafik digunakan untuk menggambarkan entiti
melalui graf, carta, bentuk, simbol dan garisan. Selain daripada
perniagaan, model grafik juga digunakan dalam reka bentuk sistem
maklumat. Anda pasti akan ingat model grafik yang digunakan
dalam analisis sistem dan reka bentuk. Antara contoh model grafik
adalah Gambar Rajah Aliran Data (DFD), Gambar Rajah Hubungan
Entiti (ERD), carta aliran dan struktur carta.

(iv) Model Matematik

Model matematik adalah formula atau persamaan matematik yang
terdiri dari beberapa pembolehubah dan pemalar. Bagaimanakah
anda mengira keuntungan jualan? Anda boleh mengira keuntungan
melalui formula yang mudah dengan menambah nilai-nilai dalam
persamaan berikut:
Untung = Jualan ă Kos

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

38  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

Pengurus perlu terus memantau situasi selepas penyelesaian tersebut

telah dilaksanakan bagi memastikan ia boleh menyelesaikan masalah
seperti yang diharapkan. Jika ralat berlaku, tindakan pembetulan
perlu diambil untuk membetulkan keadaan.

AKTIVITI 2.1

Layari laman web http://en.wikipedia.org/wiki/Entity-relationship_ model

dan http://en.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram. Berdasarkan laman
web tersebut, bincangkan perincian mengenai cara Gambarajah Aliran Data.

AKTIVITI 2.2

Berdasarkan empat jenis model, bangunkan gambar rajah yang

menghubungkan semua model. Bandingkan rajah dengan rakan
kursus anda.

(b) Kegunaan Model

Empat model yang kita bincangkan sebelum ini menjadikan pemahaman dan
komunikasi lebih mudah. Ini kerana entiti itu dikemukakan dalam bentuk
yang mudah. Model boleh digunakan secara berasingan atau digabungkan
bersama untuk disesuaikan dengan keadaan. Sebagai contoh, model
matematik mempunyai kelebihan kerana ia dapat meramalkan masa depan.

SEMAK KENDIRI 2. 2

Jika anda seorang pengurus, apakah kegunaan model untuk anda?

2.3 SISTEM MODEL UMUM

Sistem model umum telah diperkenalkan untuk membolehkan penggunaan yang
mudah dari konsep sistem maklumat oleh pelbagai organisasi. Elemen model
umum adalah asas untuk sistem maklumat di setiap organisasi. Jika anda boleh
memahami konsep asas sistem model umum, anda boleh memahami dengan
mudah keseluruhan konsep sistem model umum dan struktur organisasi. Anda
hanya perlu menambah atau mengubahsuai model sistem umum dengan jenis
Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)
 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  39

semasa sistem maklumat dan struktur organisasi apabila menganalisa dan

mereka bentuk sistem maklumat.

2.3.1 Sistem Fizikal

Sistem fizikal firma mengubah sumber input kepada sumber-sumber output,
seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.4. Sumber input diekstrak dari
persekitaran, diproses untuk membentuk sumber output dan kemudian kembali
ke persekitaran yang sama. Sejak interaksi wujud di antara firma dan
persekitarannya melalui sumber-sumber fizikal, sistem fizikal firma boleh
diklasifikasikan sebagai sistem terbuka. Jika kita melihat contoh proses
mengeluarkan minyak masak, kita boleh bayangkan bagaimana sumber-sumber
input seperti minyak sawit diproses untuk minyak masak. Minyak kelapa sawit
diekstrak dari persekitaran firma manakala minyak masak dipasarkan kepada
pelanggan yang tinggal dalam persekitaran.

Rajah 2.4: Sistem fizikal firma

Selain dari aliran bahan ini, terdapat jenis aliran lain seperti aliran kakitangan,
aliran mesin dan aliran kewangan.

(a) Aliran Bahan

Input bahan seperti bahan mentah dan komponen yang disediakan oleh
pembekal. Bahan-bahan yang disimpan di dalam gudang atau kedai-kedai
sebelum diproses. Selepas menjalani proses transformasi, bahan-bahan
yang akan ditukar menjadi produk dan disimpan di gudang sebelum
dihantar atau dipasarkan kepada pelanggan.

(b) Aliran Kakitangan

Aliran kakitangan merujuk kepada aliran tenaga kerja. Kakitangan diambil
melalui agensi perekrutan atau melalui pengumuman dalam media cetak dan
elektronik. Permohonan kerja adalah satu proses yang dijalankan oleh jabatan
sumber manusia. Kakitangan baru kemudiannya dihantar ke pelbagai jabatan
dalam firma di mana mereka dilatih dan didedahkan dengan skop kerja
supaya mereka boleh berfungsi dengan baik dalam kerja mereka.

Terdapat beberapa kakitangan yang bekerja sehingga persaraan sementara

yang lain boleh meletakkan jawatan lebih awal. Dalam kedua-dua kes,
kakitangan akan kembali ke persekitaran mereka.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

40  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

(c) Aliran Mesin

Aliran mesin menerangkan bagaimana jentera dibekalkan dan digunakan
dalam firma itu. Ia kemudian kembali ke persekitaran apabila ia tidak
boleh berfungsi lagi dan digantikan dengan yang baru. Komputer,
pencetak, mesin pendua dan faksimili adalah antara mesin yang digunakan
dalam sesebuah firma.

(d) Aliran Kewangan

Aliran kewangan bermula dengan pihak-pihak berkepentingan seperti
bank atau individu membiayai operasi firma. Tunai juga diperoleh
daripada pelanggan, dengan menjana hasil bagi firma itu. Tunai
kemudiannya dikembalikan ke persekitaran untuk membayar balik
pinjaman, untuk tujuan pelaburan atau diberikan sebagai derma.

AKTIVITI 2.3
Bagaimanakah mekanisme kawalan dihubungkan dengan aliran
sumber bagi membolehkan pemantauan kemajuan dan pembangunan
sistem? Bincangkan.

2.3.2 Sistem Konseptual

Anda telah diperkenalkan pada komponen sistem mekanisme kawalan sebelum
ini menerusi topik ini. Kewujudan komponen ini membolehkan sistem untuk
mengawal output bagi memenuhi objektif sistem. Jenis sistem ini dikenali
sebagai sistem gelung tertutup. Sebaliknya, satu sistem yang tidak mempunyai
mekanisme kawalan dikenali sebagai sistem gelung terbuka. Di kebanyakan
firma, pengurusan merupakan mekanisme kawalan yang mengawal prestasi
sistem. Pihak pengurusan memerlukan maklumat, kebiasaannya laporan bertulis
dan dokumen lain yang berkaitan untuk mengawal firma itu. Laporan
pengurusan terdiri daripada laporan input, transformasi dan output maklumat
yang membantu pengurus untuk menilai prestasi firma. Rajah 2.5, 2.6 dan 2.7
menunjukkan contoh laporan input, transformasi dan output.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  41

Rajah 2.5: Laporan pembekal memberikan maklumat input

Rajah 2.6: Laporan status tugas yang memberikan maklumat transformasi

Rajah 2.7: Laporan jualan memberikan maklumat output

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

42  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

(a) Dimensi maklumat

Pengurus menilai output yang dihasilkan oleh pemproses maklumat yang
merangkumi empat dimensi maklumat:

(i) Relevan
Maklumat adalah relevan jika kandungan memenuhi keperluan
masalah yang dihadapi. Pengurus boleh mendapatkan maklumat
yang relevan tanpa sebarang sokongan dari maklumat tidak relevan
yang lain.

(ii) Tepat
Maklumat mestilah tepat dan tanpa berlaku kesilapan. Ia adalah
penting terutamanya apabila ia melibatkan isu-isu berkaitan dengan
gaji, pinjaman dan bil. Unjuran dan prestasi laporan masa depan juga
hendaklah dikemukakan dengan tepat dengan menggunakan
maklumat yang tepat.

(iii) Pada Masanya

Maklumat mesti sentiasa ada pada masa ia diperlukan. Maklumat
lepas dan terkini boleh membantu pengurus membuat keputusan
yang lebih baik.

(iv) Lengkap
Maklumat mesti menyeluruh dan lengkap tetapi tidak berlebihan
sehingga ke tahap menjadi tidak relevan pada masalah yang sedang
diselesaikan.

(b) Standard

Standard adalah ukuran prestasi firma dan dinyatakan dari segi terma
tertentu dan dapat diukur secara kuantitatif dalam bentuk wang,
nombor, peratusan dan sebagainya.

Pengurus memerlukan maklumat yang boleh menerangkan apa yang

dicapai oleh jabatan atau unit dan prestasi standard yang perlu dipatuhi.
Anda sudah tahu bahawa setiap sistem mesti mempunyai objektif, yang
merupakan matlamat keseluruhan yang perlu dicapai.

Setiap sistem mempunyai sekurang-kurangnya satu objektif. Objektif-

objektif dinyatakan secara umum dan sesuatu yang lebih spesifik mesti
ditentukan untuk mengukur sama ada objektif sistem dapat dicapai.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  43

Sebagai contoh, objektif syarikat adalah untuk menyampaikan

perkhidmatan cemerlang kepada pelanggan; standard prestasi perlu ada
kurang daripada 10 aduan setiap bulan. Objektif sebuah universiti adalah
untuk melahirkan graduan yang berkaliber tinggi; standard prestasi adalah
untuk memastikan bahawa 10 peratus daripada graduan memperolehi
ijazah kelas pertama dan 20 peratus daripada graduan mendapat A dalam
projek akhir mereka.

Pengurus membandingkan firma standard dan prestasi firma untuk

mengawal sistem fizikal. Perbezaan antara kedua-duanya akan
mengesahkan sama ada tindakan perlu diambil. Rajah 2.8 menunjukkan
standard sebagai elemen tambahan sistem fizikal. Oleh itu, sistem
konseptual mengawal sistem fizikal dengan menggunakan tiga komponen
penting, iaitu pengurusan, pemproses maklumat dan standard.

Rajah 2.8: Standard prestasi disampaikan kepada pengurusan dan pemproses maklumat

SEMAK KENDIRI 2.3

Hubungkan kesemua empat dimensi maklumat dengan keberkesanan
pelaksanaan standard dalam firma. Bentangkan jawapan anda semasa
tutorial anda.

(c) Teknik Pengurusan

Terdapat dua teknik pengurusan yang membantu pengurus untuk
melaksanakan tugas-tugas mereka dengan cekap dan berkesan. Ia adalah
pengurusan melalui pengecualian dan faktor-faktor kejayaan kritikal (CSF).

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

44  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

(i) Pengurusan melalui Pengecualian

Teknik ini digunakan apabila pengurus mengambil tindakan hanya
jika aktiviti yang berlaku keluar dari prestasi dan norma yang
ditetapkan. Oleh itu, selagi aktiviti firma berada dalam parameter
prestasi, firma itu dianggap sebagai stabil. Teknik ini dilaksanakan
dengan membandingkan standard sebenar dan prestasi sistem yang
dihasilkan oleh pemproses maklumat. Sebagai contoh, jumlah
bilangan kipas yang dihasilkan ditetapkan antara 500 hingga 800 unit
sehari; pengurus akan melakukan tindakan susulan jika pengeluaran
tidak mencapai sasaran ini. Pengurusan dengan teknik pengecualian
boleh dilaksanakan oleh sistem maklumat berasaskan komputer
(CBIS). Oleh itu, pengurus boleh memberi tumpuan berkesan kepada
tugas-tugas lain.

(ii) Faktor Kejayaan Kritikal (CSF)

Teknik pengurusan yang menggunakan konsep yang sama dengan
pihak pengurusan melalui pengecualian dikenali sebagai faktor
kejayaan kritikal (CSF). CSF merupakan teknik yang digunakan oleh
pengurus untuk mengenal pasti beberapa faktor utama yang
membawa kejayaan kepada sesuatu fungsi. Biasanya, organisasi
menentukan beberapa CSF yang perlu tercapai sepenuhnya. CBIS
menyokong CSF dengan menghasilkan maklumat bagi pengurus.

CSF dan pengurusan melalui pengecualian adalah sama dari segi

penekanan pada bahagian-bahagian tertentu sistem berbanding seluruh
sistem. Perbezaannya ialah CSF kekal berterusan dalam jangka panjang
manakala pengurusan melalui pengecualian boleh berubah mengikut masa.

2.3.3 Persekitaran
Dalam model sistem umum, sumber mengalir ke dalam firma dari persekitaran
dan akan kembali ke persekitaran selepas proses transformasi. Persekitaran
melengkapkan model sistem umum, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.9.
Sumber fizikal memasuki proses fizikal dan sumber konseptual (maklumat dan
data) memasuki pemproses maklumat yang akan disimpan atau digunakan oleh
pengurus. Ia juga boleh mengalir ke atau dari persekitaran.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  45

Rajah 2.9: Sistem model umum sebuah firma

2.3.4 Penyelesaian Masalah

Pengurus akan membuat beberapa keputusan semasa menyelesaikan masalah.
Membuat keputusan adalah sesuatu tindakan yang diambil berikutan keputusan
atau strategi yang dianggap sebagai penyelesaian yang lebih baik untuk masalah.

Pembangunan sistem adalah berkait rapat dengan aktiviti-aktiviti penyelesaian

masalah dalam perniagaan atau peluang untuk menggunakan sistem maklumat
untuk meningkatkan kecekapan organisasi. Sistem maklumat boleh banyak
membantu organisasi untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti harian serta
mempercepatkan dan memudahkan proses membuat keputusan pihak pengurusan.

Pertama, kita perlu memahami konsep penyelesaian masalah sebelum belajar

tentang kaedah untuk pembangunan sistem. Rujuk Jadual 2.1 untuk istilah
penting yang berkaitan dengan penyelesaian masalah.

Jadual 2.1: Terma Penting dalam Penyelesaian Masalah

Terma Penerangan
Masalah Satu keadaan yang tidak diingini atau situasi kompleks yang
akan membawa kepada kesan negatif.
Penyelesaian Masalah Proses atau aktiviti yang dijalankan untuk mengatasi masalah atau
untuk merebut peluang supaya kesan negatif dapat dielakkan.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

46  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

Keputusan Hasil yang telah dipersetujui untuk merancang langkah dan

tindakan seterusnya.
Masalah atau Tanda Sumber masalah.

SEMAK KENDIRI 2.4

Pada pendapat anda, mengapa perlu penyelesaian untuk masalah
dirancang dengan teliti dan apakah komponen-komponennya?

(a) Elemen Penyelesaian Masalah

Untuk penyelesaian masalah yang lebih baik, pengurus harus berurusan
dengan beberapa elemen. Elemen-elemen penyelesaian masalah yang harus
dikenal pasti ditunjukkan dalam Rajah 2.10.

Rajah 2.10: Elemen-elemen penyelesaian masalah

Standard menunjukkan keadaan yang dikehendaki, iaitu prestasi yang

perlu dicapai oleh firma, manakala maklumat menunjukkan keadaan
semasa, iaitu, pencapaian sebenar firma itu. Pengurus mesti mencapai
kedua-duanya untuk mengetahui sekiranya masalah wujud. Masalah
berlaku apabila terdapat perbezaan antara standard dan maklumat.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  47

Masalah akan berlaku apabila prestasi sebenar adalah lebih tinggi atau
lebih rendah daripada standard. Oleh itu, masalah boleh memberi kebaikan
atau keburukan kepada firma. Ia mungkin lebih baik untuk memberikan
standard yang lebih tinggi untuk mengekalkan prestasi yang baik.
Sebaliknya, jika prestasi firma tidak boleh mencapai standard, kita perlu
menyiasat sebab-sebab mengapa masalah ini berlaku.

Apabila masalah itu dikenal pasti, pengurus perlu menentukan beberapa

penyelesaian alternatif dengan menggunakan maklumat daripada
kakitangan lain atau pengalamannya sendiri.

Sistem maklumat boleh digunakan untuk menilai setiap penyelesaian

alternatif. Penilaian perlu mengambil kira sebarang kekangan di dalam dan
di luar firma.

Kekangan dalaman adalah sumber terhad dalam firma.

Kekangan luaran merujuk pada kekangan dari persekitaran firma
yang menghadkan aliran sumber-sumber ke dan dari firma itu.

Masalah-masalah yang sering dihadapi oleh sesebuah organisasi berlaku

kerana dua sebab, iaitu:
(i) Pengaruh dalaman: Ini mungkin berpunca dari kakitangan atau
sumber manusia, pengurusan bekalan bahan mentah dan lain-lain.
(ii) Pengaruh luar: Sebagai contoh, keadaan politik sesebuah negara atau
dunia, kestabilan ekonomi, dasar-dasar kerajaan, pesaing, pembekal
dan pelanggan.

(b) Masalah dan Simptom

Perbezaan antara masalah dan simptom perlu difahami. Simptom adalah
keadaan yang berlaku akibat daripada masalah. Pengurus sentiasa boleh
melihat simptom berbanding kepada masalah ini. Untuk memahami punca
masalah, simptom perlu dikaji dengan teliti.

Sebagai contoh, doktor akan mengkaji simptom untuk mengetahui punca

penyakit. Dalam nada yang sama, pengurus perlu mengkaji simptom untuk
apa jua keadaan seperti pengurangan jualan; masalah sebenar adalah
mengapa jualan telah berkurangan.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

48  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

(c) Struktur Masalah

Masalah mempunyai struktur yang mempengaruhi cara ia diselesaikan.

Masalah berstruktur adalah masalah yang mempunyai elemen-

elemen tertentu dan hubungan antara elemen dapat difahami dan
dilihat dengan jelas.

Sebagai contoh, persamaan "untung = jualan ă kos" dapat menjelaskan

sebab keuntungan firma meningkat atau menurun.

Beberapa masalah tidak difahami oleh pengurus dan ia dikenali sebagai

masalah tidak berstruktur. Masalah tingkah laku manusia adalah satu
contoh jenis masalah ini.

Masalah tidak berstruktur adalah masalah yang tidak mempunyai

elemen atau hubungan yang difahami oleh penyelesai masalah.

Kebanyakan masalah yang sering dihadapi oleh pengurus adalah

gabungan masalah berstruktur dan tidak berstruktur.

Masalah separa berstruktur mempunyai bahagian-bahagian elemen

atau hubungan yang difahami dan bahagian-bahagian yang tidak
difahami.

Satu contoh adalah pilihan untuk menghasilkan produk baru. Walau

bagaimanapun, beberapa elemen seperti kos dan kuantiti bahan mentah,
pembekal dan kos promosi boleh diterangkan dengan jelas. Namun
beberapa elemen seperti penerimaan pelanggan dan peratusan keuntungan
adalah sukar untuk dianggarkan.

Ketiga-tiga jenis masalah diringkaskan dalam Rajah 2.11.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  49

Rajah 2.11: Tiga jenis masalah

Penyelesaian masalah bukan tugas pengurus sahaja. Ia adalah tanggungjawab

semua pihak, terutamanya individu yang pakar dalam bidang yang berkaitan
dengan masalah.

SEMAK KENDIRI 2.5

Bagaimana masalah boleh dikenal pasti dalam sebuah firma?
Bincangkan.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

50  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

2.4 PENDEKATAN SISTEM

Pendekatan sistem adalah panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan
masalah dengan memastikan bahawa masalah ini boleh difahami, penyelesaian
alternatif dikenal pasti dan penyelesaian yang dipilih adalah berkesan. Lihat
Rajah 2.12 untuk melihat fasa yang terlibat dalam penyelesaian masalah.

Rajah 2.12: Pendekatan sistem dalam penyelesaian masalah

AKTIVITI 2.4

Bagaimana pendekatan sistem membantu menyelesaikan sesuatu

masalah? Bincangkan.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  51

2.5 FASA PERSEDIAAN

Langkah-langkah dalam fasa ini tidak perlu dilaksanakan secara berurutan.

(a) Langkah 1 ă Lihat Firma sebagai Sistem

Anda mesti bayangkan firma sebagai satu sistem dengan menggunakan
konsep sistem umum. Anda mesti memetakan firma anda menggunakan
model sistem umum.

(b) Langkah 2 ă Kenal Pasti Sistem Persekitaran

Anda mesti kenal pasti persekitaran firma yang terdiri daripada pelanggan,
pembekal, pesaing, pemilik atau pemegang saham, kesatuan, komuniti
kewangan, kerajaan dan masyarakat global.

(c) Langkah 3 ă Kenal Pasti Subsistem dalam Firma

Subsistem dalam firma itu boleh dilihat dari pelbagai aspek. Jabatan atau
unit dalam firma boleh dilihat sebagai subsistem, seperti yang ditunjukkan
dalam Rajah 2.13.

Rajah 2.13: Jabatan-jabatan dalam firma sebagai subsistem

Subsistem dalam firma juga boleh dilihat sebagai peringkat pengurusan.

Subsistem ini mempunyai hubungan "atasan dan bawahan" dan dihubungkan
dengan aliran maklumat keputusan dan keputusan. Keputusan dan perintah
yang dibuat oleh pengurusan tertinggi disalurkan ke seluruh organisasi. Oleh

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

52  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

itu, pengurus boleh melihat kepentingan maklumat yang lebih jelas melalui
hierarki pengurusan ini.

Apabila pengurus melihat firmanya sebagai sistem yang terdiri daripada

beberapa subsistem, beliau telah memahami konsep sistem dan mencapai
objektif fasa. Pada peringkat ini, pengurus bersedia untuk menggunakan
pendekatan sistem dalam menyelesaikan masalah.

2.6 FASA PENTAKRIFAN

Apabila sesuatu masalah dikenal pasti, pengurus boleh mendapatkan bantuan
daripada penganalisa untuk menerangkan dan membantunya memahami
masalah tersebut. Penganalisa mempunyai kepakaran untuk mengenal masalah,
yang tidak ditakrifkan dengan jelas, kepada spesifikasi dalam bentuk model,
dokumentasi dan gambar rajah untuk sistem baru atau dinaik taraf. Beberapa
kaedah pengumpulan maklumat seperti temubual dan pemerhatian boleh
digunakan oleh pengurus untuk memahami masalah tersebut.

Fasa ini terdiri daripada dua langkah utama, yang termasuk berterusan dari
peringkat sistem ke subsistem dan analisis bahagian sistem mengikut urutan
tertentu.

(a) Langkah 4 ă Meneruskan dari Peringkat Sistem ke Subsistem

Apabila pengurus mahu memahami masalah, beliau akan memulakan
analisis sistem di bawah tanggungjawabnya. Sistem ini terdiri daripada
firma atau salah satu unit firma. Analisa ini akan terus mengikut hierarki
sistem, dari satu tahap ke tahap yang lain. Anda harus ingat bahawa sistem
boleh wujud di setiap peringkat firma dan analisis boleh dimulakan di
mana-mana subsistem dalam firma itu.

Pertama, pengurus mengkaji status firma dalam perspektif hubungannya

dengan persekitaran. Antara persoalan yang dikaji ialah:
(i) Sama ada firma itu mempunyai hubungan yang seimbang dengan
persekitarannya;
(ii) Sama ada aliran ke dan dari persekitaran firma berlaku seperti yang
sepatutnya; dan
(iii) Sama ada sistem itu mencapai objektifnya dalam mengeluarkan
produk dan perkhidmatan untuk persekitarannya.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  53

Kemudian, pengurus menganalisa sistem dari aspek subsistem. Setiap

subsistem akan dikaji untuk melihat sama ada ia berfungsi bersama dengan
subsistem yang lain untuk mencapai matlamat sistem.

Secara ringkas, langkah ini bertujuan untuk mengenal pasti subsistem yang
bermasalah supaya masalah tersebut dapat diatasi.

(b) Langkah 5 ă Analisis Bahagian dari Sistem Mengikut Urutan Tertentu

Elemen-elemen sistem dianalisa mengikut urutan tertentu apabila
pengurus mengkaji setiap peringkat sistem. Urutan disusun mengikut
keutamaan ini (contohnya, 1 akan dianalisa sebagai pertama, diikuti
dengan 2, 3 dan sebagainya) ditunjukkan dalam Rajah 2.14. Dari ini,
masalah dalam elemen kelima tidak boleh diselesaikan jika ada masalah
dalam elemen keempat.

Rajah 2.14: Urutan-urutan elemen sistem yang dianalisa

(i) Elemen pertama

Menilai standard. Standard untuk prestasi sistem ditentukan dalam
bentuk kuantitatif tertentu seperti jumlah, peratusan dan kewangan.
Elemen-elemen standard dianalisa untuk memastikan kriteria berikut
dipenuhi sepenuhnya:
Ć Mempunyai nilai yang sah. Standard ini sepatutnya selaras
dengan objektif sistem dan mampu untuk mengukur prestasi
sistem. Sebagai contoh, jika objektif sistem ialah untuk
mengurangkan kos, penggunaan komponen IT yang canggih
adalah standard yang tidak sesuai.
Ć Realistik. Jika kita menetapkan keuntungan pada 50%, kita
mungkin tidak dapat mencapainya jika perniagaan itu baru
bermula atau jika kita telah mencapai keuntungan 10% selama ini.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

54  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

Ć Mudah difahami oleh individu-individu yang bertanggungjawab

melaksanakannya.
Ć Boleh diukur dalam unit yang jelas. Sebagai contoh "kos
minimum" tidak begitu jelas seperti "kos pengurangan sebanyak
15% dalam penggunaan tenaga kerja dan 20% dalam penggunaan
kertas".

(ii) Elemen kedua

Bandingkan output sistem dengan standard. Apabila ia telah
ditentukan bahawa standard telah dipenuhi, pengurus akan menilai
output sistem dengan membandingkannya dengan standard.

Seperti yang dinyatakan di atas, masalah wujud apabila terdapat

perbezaan antara output dan standard. Jika output lebih rendah
daripada standard, punca pada masalah ini akan dikaji. Jika output
melebihi standard, standard mungkin perlu ditingkatkan bagi
memastikan pencapaian yang baik berterusan.

(iii) Elemen ketiga

Menilai pengurusan. Pengurusan dan struktur organisasi adalah
dinilai secara kritikal dari pelbagai aspek. Antara aspek pengurusan
yang dianalisa adalah kualiti dan kuantiti kerjasama antara pasukan,
sama ada bilangan pengurus adalah mencukupi dan juga kemahiran
dan keupayaan pengurus. Struktur organisasi juga dinilai untuk
melihat jika ia menyumbang kepada masalah ini. Jika perlu, struktur
organisasi boleh diubah dengan menambah unit baru atau menukar
struktur pentadbiran.

(iv) Elemen keempat

Melalui pemproses maklumat. Maklumat yang tidak dapat dihubungi
atau tidak mencukupi mungkin wujud walaupun pengurusan yang
sedia ada cukup baik. Jika masalah wujud, sistem maklumat perlu
dinilai semula untuk menyediakan maklumat yang diperlukan.

(v) Elemen kelima

Menilai input dan sumber input. Jika tidak ada masalah dengan
empat elemen pertama, sistem konseptual disahkan bebas daripada
masalah. Masalah berlaku dalam sistem fizikal. Satu soal selidik
dijalankan berdasarkan sumber-sumber fizikal dalam elemen input
dan sumber-sumber yang mengalir ke dalam elemen input dari
persekitaran. Sebagai contoh, adakah gudang menyimpan bahan
mentah mencukupi dan pembekal menyediakan bahan-bahan mentah
berkualiti yang baik?

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  55

(vi) Elemen keenam

Menilai proses transformasi. Prosedur dan proses yang tidak lengkap
boleh menjejaskan transformasi input ke output. Kecekapan proses
transformasi boleh ditingkatkan dengan bantuan teknologi seperti
robot, mesin dan komputer.

(vii) Elemen ketujuh

Menilai sumber output. Ini merujuk pada output atau produk akhir
yang dihasilkan. Tumpuan diberikan pada sumber fizikal dalam
elemen output seperti gudang yang menyimpan barangan siap,
tenaga manusia dan mesin yang datang di bawah jabatan
penghantaran dan pengangkutan.

2.7 FASA PENYELESAIAN

Fasa penyelesaian berkisar mengenai penentu alternatif penyelesaian, pemilihan
penyelesaian terbaik dan pelaksanaannya.

(a) Langkah 6: Kenal Pasti Penyelesaian Alternatif

Beberapa alternatif yang berbeza dikenal pasti untuk menyelesaikan masalah
yang sama untuk mendapatkan penyelesaian terbaik. Pengurus biasanya
menggunakan pengalaman lepas atau gerak hati dalam langkah ini.

Pengurus sentiasa menyelesaikan masalah secara berkumpulan. Kumpulan

ini menggunakan kaedah sumbang saran untuk mencari idea-idea untuk
menyelesaikan masalah. Adakah anda masih ingat Reka Bentuk Aplikasi
Bersama (JAD) dalam modul SSADM? Ini adalah kaedah formal yang boleh
digunakan dengan bantuan fasilitator.

Apakah yang akan berlaku jika perniagaan anda sedang menghadapi

masalah kewangan? Apakah penyelesaian alternatif? Anda boleh: (1)
mendapatkan pinjaman; (2) meningkatkan jualan dengan menawarkan
diskaun dan promosi, atau (3) mengurangkan tenaga manusia.

(b) Langkah 7- Penilaian Penyelesaian Alternatif

Setiap alternatif mesti dinilai menggunakan kriteria penilaian yang sama,
iaitu peringkat alternatif boleh digunakan untuk menyelesaikan masalah
dengan cara yang terbaik mungkin dan sejauh mana alternatif memenuhi
objektif sistem. Penilaian boleh dianggap sebagai cara untuk mencari
kebaikan dan keburukan setiap alternatif.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

56  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

(c) Langkah 8 ă Pilih Penyelesaian Terbaik

Langkah seterusnya selepas penilaian alternatif adalah memilih
penyelesaian terbaik. Mintzberg mengenal pasti tiga kaedah yang boleh
digunakan oleh pengurus untuk tujuan ini.
(i) Analisa alternatif dinilai secara sistematik dengan mempertimbangkan
kesan alternatif ke arah matlamat organisasi.
(ii) Pertimbangan ă Proses pemikiran pengurus. Sebagai contoh,
seseorang ketua jabatan menggunakan pengalaman dan gerak hati
untuk membuat keputusan sama ada rayuan daripada pelajar yang
hampir akan diusir perlu diterima atau ditolak.
(iii) Tawar-menawar ă Perbincangan antara sekumpulan pengurus.

(d) Langkah 9 ă Melaksanakan Penyelesaian

Satu penyelesaian dicapai sebaik sahaja tindakan tertentu telah
dilaksanakan. Sebagai contoh, selepas keputusan untuk mendapatkan
pinjaman dibuat, prosedur untuk memohon pinjaman itu patut dimulakan.

(e) Langkah 10 ă Susulan untuk Memastikan Penyelesaian Berkesan

Pengurus mesti terus memantau situasi selepas penyelesaian dilaksanakan
untuk menentukan sama ada masalah itu telah diselesaikan. Jika apa-apa yang
tidak diingini berlaku, tindakan perlu diambil untuk membetulkan keadaan.

SEMAK KENDIRI 2.6

Fasa penyelesaian adalah fasa terakhir dalam pendekatan sistem. Pada
pendapat anda, apakah tindakan yang boleh diambil sekiranya
penyelesaian tidak ditemui?

SEMAK KENDIRI 2.7

1. Takrifkan yang berikut:

(a) Standard
(b) Masalah

2. Apakah kelebihan model? Apakah kelebihan model matematik

berbanding dengan model lain?

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

 TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  57

3. Elemen-elemen sistem model umum yang manakah memberikan

maklumat yang diperlukan? Terangkan keadaan semasa.

4. Apa atau siapa yang perlu menyelesaikan masalah berstruktur,

masalah tidak berstruktur dan masalah separa berstruktur?

5. Jelaskan kaedah-kaedah yang digunakan untuk memisahkan firma

kepada subsistem.

Ć Model ialah perwakilan objek, konsep atau aktiviti sebenar, yang dikenali
sebagai entiti.

Ć Terdapat empat jenis model, iaitu fizikal, naratif, grafik dan matematik.

Ć Sistem model umum boleh digunakan untuk menganalisa pelbagai jenis

organisasi.

Ć Model ini mempunyai standard yang menentukan prestasi sistem yang perlu
dicapai dan pemproses maklumat yang menghasilkan maklumat untuk
prestasi sebenar firma.

Ć Maklumat yang dihasilkan harus mempunyai empat dimensi penting, iaitu

relevan, ketepatan, ketepatan masa dan kesempurnaan.

Ć Maklumat ini boleh digunakan oleh pengurus untuk melaksanakan dua teknik
pengurusan ă Pengurusan Melalui Pengecualian dan Faktor Kejayaan Kritikal.

Ć Masalah wujud apabila terdapat perbezaan antara maklumat daripada standard

dan pemproses maklumat. Pengurus menyelesaikan masalah yang memberi
kesan kepada firma itu sama ada dengan cara yang positif atau negatif.

Ć Masalah dikelaskan sebagai berstruktur, separa berstruktur dan tidak berstruktur.

Ć Pendekatan sistem boleh digunakan oleh pengurus apabila menyelesaikan

masalah. Pendekatan sistem terdiri daripada tiga fasa, iaitu fasa penyediaan,
definisi dan penyelesaian. Setiap fasa mempunyai langkah-langkah tertentu
yang boleh digunakan sebagai panduan.

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

58  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM

Masalah berstruktur Model

Masalah separa berstruktur Sistem
Masalah tidak berstruktur Subsistem

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)