INTERNAL (Information System Journal)

Volume 3 No.2 | Juli 2021 : 1-10 p-ISSN: 2621-9433

DOI: 10.15575xxx e-ISSN: 2656-0259
http://journal.stkom.ac.id/index.php/internal

PERANCANGAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

DI ROROJONGGRANG CAFE DAN RESTO
Niha Nihaya1, Dedy Sugiarto2, Teddy Siswanto3
1Sistem Informasi, Universitas Trisakti, Indonesia
Email : nihanihaya206@gmail.com

Info Artikel ABSTRACT

Rorojonggrang Cafe dan Resto as a place of business in the culinary
Diterima field located in the city of Nganjuk, East Java. As a place that is
Direvisi crowded with visitors, this restaurant is known for providing many
Diterima choices of food and beverage menus so that it can bepone of
thepfactors that can attractpvisitors from within or outside the city.
Pubilshed
This restaurant still has problems, namely pthe absence of
anuinformation system that can integrate oall business processes in it,
including the transaction process with customers, restaurant
accounting, human resources management, and knowledge
management in the restaurant so that the business process is not
running optimally. Therefore, the use of Enterprise Resource
Planning (ERP) is considered suitable to be implemented using the
Odoo application version 12.0 equipped with several modules that
can be installed according to the needs of restaurant business
processes. The ERP system development method uses the
RADo(Rapid Application Development) method and applies the
Point of Sales, Accounting Finance and Human Resource
Management modules as well as Knowledge Management. The actors
who play a role in the Odoo system are the admin, cashier, manager
and owner of the Rorojonggrang cafe and restaurant. So that the
expected results will be useful for solving problems in the restaurant
and the business processes in it can run optimally.

Keywords : ERP, Odoo, Point of Sale, Accounting, Knowledge

Management

ABSTRAK
Rorojonggrang Cafe dan Resto sebagai salah satu tempat usaha dalam bidang kuliner yang terletak
diwilayah kota Nganjuk Jawa Timur. Sebagai tempat yang ramai dikunjungi oleh pengunjung , restoran ini
banyak menyediakan variansi menu makanan dan minuman. Dalam operasional proses bisnisnya masih
terdapat permasalahan yakni belum adanya suatu sistem informasi yang dapat mengintegrasikan semua
proses bisnis didalamnya, diantaranya proses transaksi dengan pelanggan, accounting restoran, pengelolaan
sumber daya manusia dan manajemen pengetahuan yang ada pada restoran. Maka dari itu, penggunaan
Enterprise Resource Planning (ERP) dinilai cocok untuk dapat diterapkan menggunakan software opensource
Odoo versi 12.0. dengan modul yang digunakan modul Point of Sales, Accounting Finance, Human Resource
Management serta Knowledge Management. metode pengembangan sistem mengunakan metode RAD (Rapid
Application Development). Aktor yang berperan didalam penggunaan aplikasi Odoo ini adalah admin, kasir,
manager serta pemilik dari Rorojonggrang cafe dan resto. Diharapkan dengan sistem ERP ini kegiatan
operasional dan proses bisnis restoran dapat berjalan lebih optimal sehingga dapat memberikan keuntungan
baik secara finansial maupun efisiensi waktu yang digunakan.

Kata Kunci : ERP, Odoo, Point of Sale, Accounting , Knowledge Management

PENDAHULUAN menggunakan teknologi informasi sebagai

Aktivitas usaha diberbagai bidang suatu cara mempermudah jalannya
pada era digitalisasi saat ini berupaya operasional maupun kegiatan proses bisnis
2
INTERNAL (Information System Journal) p-ISSN: 2528-1682
e-ISSN: 2527-9165

didalamnya. bisnis kuliner sebagai salah Pengumpulan data melalui pengamatan

satu contoh yang saat ini banyak langsung dari proses atau kegiatan yang
menggunakan teknologi informasi untuk dilakukan dari obyek yang akan dilakukan
membantu dalam pelaksanaan proses penelitian.
bisnis didalamnya. dengan adanya b. Wawancara
penggunaan teknologi informasi ini Melakukan kegiatan wawancara
diharapkan semakin optimalnya bisnis dilakukan oleh kedua belah pihak yakni
kuliner dalam menjalankan usaha dengan pihak Rorojonggrang Café dan
kedepannya. Sistem Enterprise Resource Resto untuk dapat diketahui apa saja yang
Planning (ERP) merupakan sistem sekarang menjadi kebutuhan dari restoran
informasi manajemen yang sudah terkait sistem enterprise resource planning
terintegrasi digunakan pada sebuah bisnis yang nantinya akan di implementasikan.
atau organisasi yang telah mencakup multi Melalui tahapan ini user dapat
fungsional seperti diantaranya proses mengemukakan pendapat bebas ke
produksi , pembelian, proses penjualan, interviewer, dan dapat dilakukan validasi
masalah keuangan, penggajian karyawan, data langsung dari stakeholder yang ada di
sumber daya manusia, atau usaha bisnis obyek penelitian.
untuk memecahkan berbagai c. Studi Pustaka
permasalahan terkait kegiatan proses bisnis Pengumpulan data serta pencarian
yang dijalankan. Oleh karena itu didalam berbagai sumber data yang melengkapi
penelitian ini menggunakan sistem tahapan di atas , dapat melengkapi
Enterprise Resource Planning untuk dapat kekurangan data dari hasil observasi yang
diimplementasikan pada Rorojonggrang dilakukan.
Cafe dan Resto serta menggunakan software d. Studi Literatur
Open Source Odoo.[1] Mengumpulkan referensi teori yang
Rorojonggrang Café dan Resto merupakan berkaitan dengan topik penelitian, dapat
usaha bisnis kuliner yang banyak berasal dari berbagai sumber keilmuan
menyediakan variansi olahan makanan dan sehingga dapat memberikan gambaran
minuman pada pelanggan. dalam solusi sesuai permasalahan yang hampir
operasional proses bisnis didalamnya sama sesuai dengan penelitian yang saat ini
masih dilakukan.
dilakukan secara manual dan belum
terkomputerisasi dengan baik seperti Metode Pengembangan Sistem
proses transaksi dengan pelanggan, Penelitian Tugas Akhir ini menggunakan
accounting restoran, pengelolaan sumber metodologi RAD (Rapid Application
daya manusia dan manajemen Development) [2].
pengetahuan yang ada pada Berikut tahapan yang ada pada model RAD
restoran.sehingga dengan adanya dapat dijabarkan sebagai berikut:
penelitian ini dapat diketahui proses bisnis 1. Tahap Requirement Planning
yang masih berjalan belum dapat Dalam tahap ini user dan seorang analis
dilakukan secara lebih baik. bertatap muka untuk melakukan
identifikasi apa yang ingin dicapai dari
METODE aplikasi serta untuk mengidentifikasi
Dalam mencari serta menggali lebih dalam persyaratan informasi dari point tersebut.
informasi mengenai data terdapat beberapa Arah pendekatan dalam tahap ini intinya
metode didalamnya.seperti berikut ini : untuk mengatasi permasalahan dalam
sebuah instansi. Meskipun bantuan dari
Metode Pengumpulan Data sistem dapat memberi petunjuk dari apa
Dalam melakukan penelitian ini, penulis yang ingin dicapai, tetap saja fokus utama
menggunakan beberapa tahapan berada pada upaya untuk mencapai target
pengumpulan data untuk mengumpulkan yang diharapkan sebuah instansi atau
data-data relevan yang berada di obyek organisasi. Dilihat dari poin besar dalam
penelitian : tahapan ini seorang user dan analis
a. Observasi melakukan koordinasi dengan berbagai
cara baik. bertatap muka langsung atau

3
 INTERNAL (Information System Journal)
Volume 3 No.2 | Juli 2021 : 1-10
DOI: 10.15575xxx
http://journal.stkom.ac.id/index.php/internal
melalui jaringan teknologi dengan tujuan
agar dapat teridentifikasi semua hal yang
ditargetkan dapat tercapai. Keterlibatan
kedua belah pihak merupakan nilai
kuncinya .
2. Tahap Design Workshop
Tahap Design Workshop merupakan tahapan
dimulainya perancangan serta perbaikan
terhadap sebuah sistem, penganalisis dan
seorang programmer dapat bekerja
menunjukan hasil dari desain sementara
beserta workflow kepada user. Workshop
desain ini dapat dilakukan selama selang
waktu dalam hitungan hari tergantung dari
ukuran aplikasi yang akan dikembangkan.
Dalam proses pembuatan desain model
RAD, user dapat melakukan respon
terhadap prototype serta seorang analis
dapat melakukan perbaikan beberapa
modul yang telah dibuat sebelumnya
berdasarkan respon dari user. Jika seorang
developer nya merupakan seorang yang
sudah berpengalaman, menjadi nilai
tambah yang dapat mendorong
pengembangan sampai hingga tingkat
terakselarasi . Poin besar pada tahapan
keikutsertaan seorang user dalam
memberikan masukan, apabila ada dessain
yang kurang sesuai dengan apa yang
diinginkan. Komentar yang diberikan
dapat langsung diutarakan dengan acuan
dokumentasi user requirement yang telah
dibuat. Keluaran dari tahapan ini adalah
spesifikasi bentuk aplikasi yang meliputi
struktur data beserta organisasi sistem
didalamnya .
3. Tahap Implementasi
Pada tahap ini, seorang penganalisa
melakukan koordinasi kerjasama dengan
seorang user secara intens selama
workshop dan merancang beberapa aspek
bisnis maupun non teknis instansi.
Kemudian aspek yang telah disepakati
beserta hasil dari sistem yang telah selesai
dibuat dan telah diuji coba akan di
presentasikan ke pihak instansi terkait .
Poin besar dari tahap ini dimana seorang
programmer yang membangun serta
melakukan pengembangan suatu desain
program hingga akhirnya disepakati dari
pihak user dan analis. Uji coba yang
dilakukan untuk mengetahui apakah
p-ISSN: 2621-9433
e-ISSN: 2656-0259
aplikasi ini sudah sesuai dengan target
yang ingin dicapai dan mendapatkan
persetujuan dari pihak-pihak terkait .
Gambar 1. Alur Model RAD
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa Sistem Berjalan
Analisa sistem berjalan menggunakan
metode PIECES (Performance, Information,
Economy, Control, Efficiency, Service)[4].
Berikut ini uraian analisa menggunakan
metode PIECES mengenai sistem yang sudah
berjalan:
1. Performance :
Sistem baru
Pada sistem ERP melakukan kegiatan proses
bisnis mampu di lakukan secara mudah dan
cepat seperti setiap transaksi dapat di
ketahui kalkulasi hasil dari transaksi tersebut
dengan waktu cepat dan real –time.
Sistem lama
dapat diketahui bahwa terdapat sistem di
bagian departemen tertentu masih manual
seperti saat transaksi berlangsung
penghitungan kalkulasi hasil transaksi
dengan menggunakan alat bantu kalkulator
dan pencatatan di buku tebal sehingga
memperlambat kinerja departemennya jika
membutuhkan informasi yang mendesak
dengan segera
2. Information:
Sistem baru :
Dengan sistem baru pengaksesan informasi
dapat dilakukan dengan cepat seperti untuk
membuka kalkulasi total pendapatan di
bulan X kita hanya dengan mengakses sistem
sudah dapat ditemukan.
Sistem lama :
Terkadang informasi mengenai jumlah
kalkulasi total pendapatan dalam periode
bulan X masih disimpan namun harus
mencari satu persatu jika dicatat dalam
4
 INTERNAL (Information System Journal)
bentuk yang masih manual seperti buku
tebal.
3. Economy:
Sistem baru :
Sistem ini akan lebih efektif dan efisien
dalam membantu mempermudah kinerja
dari masing masing stakeholder , dari
pengelola keuangan tidak perlu untuk
menghitung berkali kali jumlah total dari
keseluruhan transaksi untuk dapat diketahui
hasil kalkulasi pendapatan misalnya.
Sistem lama :
Dari pengelola keuangan yang bertanggung
jawab untuk menghitung total hasil
pendapatan dan pengeluaran akan berkali –
kali melakukan peninjauan ulang agar tidak
terjadi kesalahan.
4. Control:
Sistem baru :
Dengan sistem baru untuk mengetahui
jumlah pendapatan dan pengeluaran dapat
dengan mudah dikontrol sehingga dapat
berjalan secara optimal kegiatan proses
bisnis yang berjalan.
Sistem lama :
Ketelitian dan ketepatan jumlah pendapatan
serta pengeluaran masih terdapat beberapa
case terdapat kesalahan.
5. Efficiency:
Sistem baru :
Dengan menggunakan sistem ERP baru dari
semua stakeholder yang terlibat , dapat
dengan mudah menjalankan kegiata bisnis
nya seperti proses penghitungan kalkulasi
transaksi, gaji karyawan dan sebagaianya.
Sistem lama :
Apabila ingin menemukan sebuah informasi
beberapa data masih harus membutuhkan
beberapa waktu yang panjang hingga
mempengaruhi kinerja pada proses bisnis.
6. Service:
Sistem baru :
Pelayanan dengan sistem ERP lebih cepat ,
efektif dan efisien dengan user friendly
sehingga dapat digunakan oleh stakeholder
dengan lebih mudah.
Sistem lama :
Pelayanan dalam sistem yang lama masih
menggunakan cara yang manual dan
membutuhkan jeda waktu yang agak lama
sehingga kurang optimal.
Kesimpulan akhir dari analisa adalah jika
dilihat dari aspek dan karakteristik dari
sistem berjalan maka sebaiknya sistem
diganti menjadi sistem baru yang dapat
p-ISSN: 2528-1682
e-ISSN: 2527-9165
meningkatkan kemudahan dalam aktivitas
proses bisnis yang terjadi keseharianya,
efektifitas serta efisiensi kualitas kerja
karyawan dari Rorojonggrang Café dan
Resto.
Analisa AS-IS
Pada proses ini menggambarkan keadaan
sistem yang berjalan sebelum adanya
penggunaan enterprise resource planning Odoo
yang dilakukan pada Rorojonggrang Café
dan Resto. Sistem yang sedang berjalan
berdasarkan hasil pengamatan akan di
uraikan sebagai berikut:
a. Pengolahan data pembelian dan
penjualan masih menggunakan sistem
manual yang berbentuk buku tebal untuk
mencatat transaksi setiap harinya.
b. Proses bisnis pada Rorojonggrang
Café dan Resto masih bersifat Konvensional.
c. Belum adanya sebuah sistem yang
mengatur sumber daya manusia di restoran
sehingga masih terdapat kendala pada SDM
yang ada.
d. Masih terdapat sistem manual
mengenai pencatatan informasi berkaitan
dengan karyawan meliputi absensi , jumlah
gaji dan sebagaianya.
e. Penghitungan jumlah transaksi yang
berjalan mengenai pemasukan dan penjualan
masih bersifat manual dan pencatatan masih
disimpan dalam bentuk buku tebal.
Proses bisnis pada Rorojonggrang Café dan
Resto dituangkan pada model BPMN [4].
Gambar 2. Proses bisnis yang berjalan
Berikut adalah salah satu proses bisnis
kondisi AS – IS pada Rorojonggrang Cafe
dan Resto terkait alur pencatatan keuangan.
5
 INTERNAL (Information System Journal)
Volume 3 No.2 | Juli 2021 : 1-10 p-ISSN: 2621-9433
DOI: 10.15575xxx e-ISSN: 2656-0259
http://journal.stkom.ac.id/index.php/internal

Gambar 4. Proses bisnis kondisi AS-IS

Accounting Finance

Analisa TO –BE

Analisa Proses bisnis TO – BE ini merupakan Gambar 6 . Use Case Diagram Modul Knowledge
proses bisnis dimana restoran sudah
menerapkan sistem ERP Odoo sehingga yang
tadinya proses bisnis nya dilakukan secara
manul maka setelah menerapkan ERP Odoo
proses bisnisnya akan semakin tersistematisasi
dan saling berintegrasi dengan baik. Salah
satu contohnya adalah proses bisnis TO –BE
Odoo Employee dapat dilihat pada gambar Gambar 7. Class Diagram Modul Knowledge
berikut .

Gambar 5. Proses bisnis TO-BE Employee

Dapat terlihat pada gambar tersebut bahwa
informasi data yang disimpan dapat di kelola
oleh sistem ERP Odoo dalam modul Employee
dan dapat diakses departemen lain yang
memilik akses untuk membuka infomasi data
tersebut.
Perancangan UML (Unified Modelling
Language).
Analisa Unified Modelling Language (UML)
ini digunakan untuk keempat modul yang
digunakan yakni modul Point of Sale ,
Accounting Finance, Human Resource
Management, Knowledge. Berikut ini salah satu
contoh perancangan sistem dengan analisa Gambar 8. Activity Diagram Modul Knowledge
UML pada modul knowledge . Desain Sistem Mock –Up Odoo
Desain sistem pada implementasi Enterprise
Resource Planning Odoo di Rorojonggrang
Cafe dan Resto akan digambarkan dalam
bentuk mock-up. Berikut ini adalah salah
satu sistem mock - up pada modul Point
of Sale

6
 INTERNAL (Information System Journal) p-ISSN: 2528-1682
e-ISSN: 2527-9165

yang terdapat dalam menu configuration lalu

pilih Point of Sale.

Gambar 12. Konfigurasi Modul POS

Gambar 9. Tampilan Pesanan Table di modul
Point of Sale

Gambar 13. Konfigurasi Modul POS

Uji Coba
Black Box Testing
Metode Black Box Testing ini merupakan
pengujian yang akan digunakan untuk uji
coba terhadap sistem aplikasi yang
dilakukan oleh client dengan menguji
Gambar 10. Tampilan Transaksi di modul Point of apakah aplikasi tersebut layak ,
Sale fungsionalitas, kebermanfaatan, serta
masukan dan keluaran dari aplikasi ini
sesuai dengan yang dirancang tanpa harus
menggunakan uji source code dari aplikasi
tersebut. [5] Metode Black Box ini
dilaksanakan dengan pihak Rorojonggrang
Cafe dan Resto. Cara pelaksanaannya
adalah melakukan demo sistem terhadap
pihak Rorojonggrang Cafe dan Resto akan
menilai di kuisioner tersebut akan dibuat
sebelumnya. Hasil dari kuisioner tersebut
akan mengartikan bahwa Enterprise
Resourse Planning ini apakah sudah sesuai
dengan requirements dari Rorojonggrang
Gambar 11. Tampilan Input Produk di modul Café dan Resto atau belum dan untuk
Point of Sale mengetahui tingkat kelayakan tersebut dan
Implementation kepuasan client terhadap sistem . berikut ini
Pada tahapan ini akan dilakukan hasil akhir dari penilaian uji Black Box
implementasi Enterprise Resource Planning Testing.dapat dilihat pada tabel 1 berikut :
Odoo yang terdiri dari instalasi Software, Tabel 1. Hasil Akhir Penilaian Uji Coba Black
konfigurasi database , instalasi modul Odoo, Box Testing
konfigurasi sistem odoo dan penggunaan No Kasus Cara Hasil
sistem Odoo. Berikut ini adalah salah satu 1. Melakukan Dengan cara Konfigurasi
contoh konfigurasi pada modul Point of Sale. Konfigurasi masuk ke modul
Konfigurasi dalam point of sale dapat Modul Menu knowledge
dilakukan dengan mengisi kolom - kolom Knowledge settings > berhasil
General ditandai
7
 INTERNAL (Information System Journal)
Volume 3 No.2 | Juli 2021 : 1-10 p-ISSN: 2621-9433
DOI: 10.15575xxx e-ISSN: 2656-0259
http://journal.stkom.ac.id/index.php/internal

Settings > dengan dalam bentuk kuisioner dan mendapatkan

Knowledge munculnya bukti hasil pengujian testing Enterprise
lalu centang menu Resource Planning Odoo bersama pihak
field knowledge restoran mendapatkan hasil bahwa
Attachments setelah Enterprise Resource Planning mampu
List and dilakukan memenuhi kebutuhan Restoran dengan
Document konfigurasi hasil akhir komponen Performance of Useful
Indexation modul sebesar 100% dan komponen Performance of
dan Central knowledge di Easy Use sebesar 98% dan total penilaian
access to General keseluruhan mencapai 98%.
Documents Settings.
2. Membuat Dengan cara Create -Pengaruh dari keefisienan dan
Dokumen masuk ke Dokumen keproduktifan kinerja dari sebuah restoran
Knowledge Menu Knowledge terhadap pengimplementasian Enterprise
Knowledge > berhasil Resource Planning Odoo di Rorojonggrang
Create lalu ditandai Cafe dan Resto dapat diukur dengan
masukkan dengan menggunakan perbandingan proses bisnis
Nama terbuatnya sebelum mengimplementasikan Odoo (AS-
Dokumen Dokumen IS) dan sesudah mengimplementasikan
Knowledge, knowledge Odoo (TO-BE)
Type File tanpa eror
atau jika file dan document DAFTAR PUSTAKA
nya adalah knowledge [1] T. A. H. Al-Hamdany, Analisis Dan
URL maka yang terbuat Perancangan Sistem,Jakarta : PT.
masukan ada di daftar Prenhallindo.“Mengenal ERP dengan
URL dokumen Odoo,” 2018. [Online]. Available:
masukan knowledge http://riset.revolusi-
Description it.com/artikel/Mengenai ERP dengan
dan Save Odoo. [Accessed 20 Oktober 2020].
[2]T.Wahyuningrum and D. Januarita.
KESIMPULAN (2013).Perancangan WEB e-Commerce
Berdasarkan pembahasan yang telah dengan Metode Rapid Application
dipaparkan diatas dapat disimpulkan bahwa Development (RAD) untuk Produk
Rorojonggrang Cafe dan Resto memiliki Unggulan Desa, Seminar Nasional
permasalahan yaitu proses bisnis yang saat Teknologi Informasi & Komunikasi
ini berjalan di restoran masih menggunakan Terapan (Semantik).
sistem manual dan belum terintegrasi antar [3]Aswati and Y. Siagian,(2016).Model Rapid
departemen, serta mereka tidak memiliki Application Development Dalam Rancang
wadah untuk sharing knowledge antar Bangun Sistem Informasi Pemasaran
karyawannya. Setelah dilakukannya tahapan Rumah (Studi Kasus : Perum Perumnas
pengembang sistem dengan mengikuti Cabang Medan). Medan: Sesindo.
tahapan RAD (Rapid Application [4] BPMN,The Business Process Modelling
Development) maka dapat diambil Notation: Poket Handbook by Briol Patrice,
kesimpulan sebagai berikut : 2008 First Edition ISBN. 978-1-4092-0299-
-Pengimplementasian Enterprise Resource 8
Planning Odoo di Rorojonggrang Cafe dan [5] T. Wahyuningrum and D. Januarita,
Resto dapat memberikan pengaruh baik “Perancangan WEB e-Commerce
bagi kinerja pegawai dan semua stakeholder dengan Metode Rapid Application
yang ada didalamnya, dengan dibutkikan Development (RAD) untuk Produk
hasil pengujian testing Enterprise Resource Unggulan Desa,” Seminar Nasional
Planning Odoo bersama pihak restoran Teknologi Informasi & Komunikasi Terapan
(Semantik), 2014.