МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

СУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

ЗВІТ ПРО ВИКОНАННЯ

ОБОВ’ЯЗКОВОГО ДОМАШНЬОГО ЗАВДАННЯ
з дисципліни «Управління ІТ-проєктами»
на тему:
«Розробка Телеграм-бота для навчання»

Виконав: Серебрянський Р.В.

ІТ-02

Варіант: 20

Перевірив: Антипенко В.П.

Суми
 ДОДАТОК Б

Планування робіт

В сучасному світі інформаційних технологій, великого обсягу даних і

стрімкого розвитку сучасного освітнього процесу, розробка телеграм боту для
навчання є актуальним та значущим завданням. Навчальні боти представляють
собою інноваційні рішення, які спрямовані на покращення доступу до
навчання, розширення можливостей освіти та підвищення ефективності
процесу навчання.

Цінність розробки телеграм боту для навчання полягає в тому, що він

дозволяє навчальним закладам, викладачам та студентам використовувати
інноваційний підхід до освіти. Бот може надавати доступ до навчальних
матеріалів, відповідати на питання студентів, проводити тести та квізи, а також
надавати рекомендації щодо підвищення навчальної ефективності.

Мета розробки телеграм боту для навчання полягає в покращенні

навчального процесу та спрощенні доступу до освітніх ресурсів. Головною
метою є забезпечення зручного та ефективного навчання, підвищення мотивації
студентів та покращення результатів навчання.

Розробити Telegram-бота, призначеного для швидких та автоматизованих

відповідей на поширені запитання студентів, з можливістю інтеграції в існуючу
освітню базу даних компанії. Мета - зменшити поточний середній час відповіді
на запити з 12 хвилин до 2 хвилин, тим самим підвищивши ефективність
підтримки студентів. Крім того, ми прагнемо підвищити задоволеність
студентів досвідом підтримки на 20%, що вимірюється за допомогою опитувань
після взаємодії. Маючи необхідні ресурси, включаючи команду кваліфікованих
розробників та існуючу інфраструктуру баз даних, цей проект є здійсненним і
відповідає стратегічній меті компанії щодо покращення обслуговування
клієнтів та впорядкування процесів комунікації. Розробку та розгортання бота
планується завершити протягом наступних 4 місяців, з чіткими проміжними
етапами для кожного етапу проекту, що забезпечить структуроване та
своєчасне виконання з цільовою датою завершення 30 червня 2024 року.

Таблиця Б.1 SMART-цілей для мобільного додатку кав'ярні

Specific Розробити телеграм-бота для автоматизації відповідей на часті

запитання клієнтів в галузі освіти з можливістю інтеграції з базою
даних компанії.
Measurable Зменшити час відповіді на запити клієнтів з 12 хвилин до 2 хвилин.
Підвищити задоволеність клієнтів, як це вимірюється через
опитування, на 20%.
Achievable Ресурси для розробки бота доступні, включаючи кваліфікованих
розробників та інтеграцію з існуючою базою даних. Технологія чат-
ботів є доведено ефективною для цих цілей.
Relevant Бот відповідає стратегічним цілям компанії з підвищення
ефективності обслуговування клієнтів та оптимізації внутрішніх
процесів.
Time-framed Планується розробка та запуск бота протягом наступних 4 місяців з
чіткими етапами та проміжними термінами.
Планування контенту для розробки освітнього Telegram-бота передбачає
створення Work Breakdown Structure (WBS) - ієрархічної декомпозиції робіт.
WBS графічно представляє елементи проекту, організовані в ієрархію, яка
завершується кінцевим продуктом - освітнім Telegram-ботом. Ця структура має
на меті полегшити детальне поетапне виконання завдань і є життєво важливою
для проектування та координації роботи команди. Основні елементи
декомпозиції включають розробку інтерфейсу бота, функціональності, бази
даних та інтеграцію з існуючими освітніми системами. WBS забезпечує основу
для оцінки термінів, вартості та графіків робіт.

На найвищому рівні WBS знаходиться кінцевий продукт - освітній

Telegram-бот. Потім цей процес розбивається на основні компоненти, такі як
проектування, розробка, тестування та розгортання. Кожен з цих компонентів
далі декомпозується на менші завдання, які стають робочими пакетами. Кожен
робочий пакет має чітко визначений результат, відповідальну сторону,
необхідну робочу силу і терміни виконання.

Після декомпозиції процесів розробляється організаційна структура

управління (ОСУ). OBS визначає персонал, відповідальний за виконання
кожного завдання, зазначеного в WBS. Кожне завдання можна розглядати як
окремий міні-проект в рамках ширшого проекту розробки освітнього Telegram-
бота.

Тому планування робіт та організаційна структура проєкту розробки

освітнього Telegram-бота передбачає чітке визначення завдань, розподіл
відповідальності та встановлення термінів, що забезпечує ефективне
управління проєктом та його успішне виконання.

Рисунок Б.1 – WBS-структура робіт проєкту

 Рисунок Б.2 – ОBS-структура 1 робіт проєкт

Таблиця Б.2 – Виконавці проєкту

Роль ПІБ Проєктна роль
Розробник Серебрянський Р.В. Займається розробкою
Рибалко А.С проекту.
Проєктувальник Серебрянський Р.В. Проектує архітектуру бази
Рибалко А.С даних та розробляє
структуру мобільного
додатку.
Тестувальник Рибалко А.С Відповідає за функціональне
тестування.
Керівник проєкту Серебрянський Р.В. Ставить завдання на
розробку проекту.
Менеджер проєкту Серебрянський Р.В. Керує розподілом ресурсів,
Рибалко А.С завданнями та дедлайнами

Побудова календарного плану проекту, або діаграми Ганта, є

фундаментальним кроком у процесі планування проекту. Цей графік слугує
візуальним представленням розкладу завдань, окреслюючи конкретні дати в
чіткому розподілі. Діаграма Ганта дає прозоре уявлення про тривалість різних
етапів проекту з урахуванням обмежень ресурсів, а також святкових і вихідних
днів. Це важливий інструмент для ефективного управління часом і ресурсами в
рамках проекту. Календарний графік проекту, зображений на діаграмах Ганта,
проілюстрований на рисунках B.3-B.4, що дає чітке візуальне уявлення про
окремі етапи та завдання, які складають проект.

Рисунок Б.3 – Календарний графік проєкту

Управління ризиками в проекті передбачає критичний аналіз та оцінку

потенційних ризиків. На початковому етапі важливо провести якісну оцінку
ризиків, щоб виявити ті з них, які потребують негайної уваги. Реакція на кожен
ризик залежить від його значущості та потенційного впливу на проект. Згодом
важливо провести кількісну оцінку ризиків, яка дозволяє більш точно
визначити ймовірність і вплив кожного ризику. Ці оцінки можуть проводитися
одночасно або окремо, залежно від стадії готовності проекту та його потреб.

У переліку ризиків проекту, представленому в Таблиці Б.3, визначено

потенційні загрози та виклики для розробки освітнього Telegram-бота.
Результати оцінки цих ризиків наведено в таблиці Б.4. Для класифікації ризиків
використовується спеціальна шкала, наведена в таблиці Б.5. Ця шкала
допомагає класифікувати ризики за рівнем їх впливу на проект та ймовірністю
настання, що є ключовим для ефективного управління ризиками.
 Таблиця Б.3 – Ризики проєкту

№ Ризик Опис ризику

1 Технічні ризики
2 Низьке залучення користувачів
3 Зміст навчального контенту Небезпека, що матеріали для навчання не
недостатній
4 Порушення конфіденційності даних
5 Невідповідність освітнім стандартам
6 Обмеження бюджету
7 Проблеми з масштабуванням
8 Залежність від сторонніх API
9 Відповідність законодавству
10 Зміни в технологіях
Ризики пов'язані з можливими технічними
збоями, включаючи програмні помилки,
проблеми сумісності та відмову обладнання.
Ризик, що користувачі не зацікавляться
ботом або не знайдуть його корисним для
навчання.
будуть повними, актуальними або якісними.
Ризик несанкціонованого доступу до даних
користувачів або їх витоку.
Можливість, що навчальний контент не
відповідає офіційним освітнім вимогам або
стандартам.
Фінансові обмеження, які можуть вплинути
на розробку та якість бота
Труднощі зі збільшенням кількості
користувачів або обробки даних без втрати
продуктивності.
Ризик, пов'язаний зі змінами або відмовою
зовнішніх сервісів, які використовуються в
боті.
Ризик невідповідності регулятивним
вимогам, що може призвести до юридичних
наслідків.
Ризик швидких змін у технологічному
середовищі, що може вимагати частих
оновлень бота.

Таблиця Б.4 – Результати визначення ймовірності, впливу та рангу ризиків проєкту

№ Назва (опис) ризику Ймовір Вплив Ранг

ність
1 Технічні проблеми 0.7 0.7 0.49
2 Низьке залучення користувачів 0.5 0.6 0.30
3 Зміст навчального контенту недостатній 0.4 0.5 0.20
4 Порушення конфіденційності даних 0.3 0.8 0.24
5 Невідповідність освітнім стандартам 0.4 0.6 0.24
6 Обмеження бюджету 0.6 0.6 0.36
7 Проблеми з масштабуванням 0.5 0.7 0.35
8 Залежність від сторонніх API 0.6 0.6 0.36
9 Відповідність законодавству 0.5 0.5 0.25
10 Зміни в технологіях 0.6 0.7 0.42

Таблиця Б.5 – Шкала оцінювання ризиків за ймовірністю виникнення та величиною впливу

Оцінка Ймовірність виникнення Вплив ризику Тип ризику

1 Низька Низький Прийнятні
 2 Середня Середній Виправдані
3 Висока Високий Недопустимі

Щоб мінімізувати негативний вплив ризиків на проект розробки

освітнього Telegram-бота, необхідно ретельно планувати стратегії реагування
на них. Це передбачає аналіз потенційних наслідків кожного ризику для
проекту та розробку відповідних планів дій. Оцінка ризиків здійснюється на
основі критеріїв, зазначених у Таблиці Б.4. В результаті цього планування була
створена матриця ймовірності та впливу ризиків, як показано на Рисунку Б.4.

У цій матриці ризики позначені кольором: зеленим кольором позначені

прийнятні ризики, якими можна легко управляти або які мають низький вплив
на проект, жовтим - ризики, які потребують уваги і можуть бути виправдані в
контексті проекту, а червоним - неприйнятні ризики з високим рівнем впливу,
що вимагають негайного втручання. Належне управління ризиками за
допомогою цієї матриці допомагає визначити пріоритети та розробити
ефективні стратегії для пом'якшення потенційного негативного впливу на
проект освітнього Telegram-бота.

3.Оцінка власного проекту

Ймовірність Вплив загрози (ризику)
ризику (Й) Дуже малий Малий Середній Великий Дуже велики
0,05 0,1 0,2 0,4 0,8
0,9 0,045 0,09 0,18 0,36 0,72
0,7 0,035 0,07 0,14 0,28 0,56 R3
0,5 0,025 0,05 R1 0,10 0,20 0,40
0,3 0,015 0,03 0,06 R2 0,12 0,24
0,1 0,005 0,01 0,02 0,04 0,08

Класифікація ризиків проєкту за рівнями, відповідно до значення

отриманого індексу ризиків, представлена в таблиці Б.5. У таблиці Б.6 детально
розглянуто ризик №2 та стратегії реагування на нього в контексті розробки
освітнього Telegram-бота.

Таблиця Б.5 – Шкала оцінювання ризику за рівне

№ Назва Межі Ризики, які входять (номера)
 1 Прийнятні 0,005≤R≤0,05

2 Виправдані 0,05<R≤0,14
3 Недопустимі 0,14<R≤0,72 1, 6, 10

Таблиця Б.6 – Ризики та стратегії реагування на них

ID Статус Опис Ймовірн Вплив Ранг Тип План А План Б

ризи ризику ризику ість ризик ризик стратегі
ку виникне у у ї
ння реагува
ння
1 Прийнят Технічні Низька Низьк Низьк Моніто Регулярні Розробка
ний проблем ий ий ринг технічні плану
и аудити і виправлен
рецензії ня
коду помилок
2 Виправд Низьке Середня Серед Серед Мініміз Розробка Адаптація
аний залученн ній ній ація інтеракти підходів
я вного на основі
користув навчально зворотног
ачів го о зв'язку
контенту
6 Прийнят Обмеже Низька Низьк Низьк Моніто Ефективн Пошук
ний ння ий ий ринг е альтернати
бюджету плануванн вних
я бюджету джерел
і контроль фінансува
витрат ння
10 Виправд Зміни в Середня Серед Серед Мініміз Постійне Гнучке
аний технолог ній ній ація оновлення плануванн
іях технічних я для
знань інтеграції
команди нових
технологій