‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

‫إلرشاد كوادر املنظمات األهلية الفلسطينية‬

‫في محافظة جنني‬

‫إعداد‬
‫م‪ .‬مازن غنام‬
‫مستشار في املركز الوطني للتنمية املستدامة‬

‫الهيئة االستشارية الفلسطينية لتطوير املؤسسات غير احلكومية في محافظة جنني ‪PCS‬‬

‫‪2009\2008‬‬
‫هذا الدليل يستهدف املؤسسات األهلية الفلسطينية ‪ ,‬ومؤسسات املجتمع املدني‪,‬‬
‫وهو يلقي الضوء على املهارات الالزمة إلعداد التقارير الناجحة حتى يتمكنوا من تسويق‬
‫منظماتهم مبا يتناسب مع متطلبات اجلهات التمويلية ‪.‬‬
‫وهذا الدليل يعتبر جزءا من سلسلة منشورات مشروع بناء قدرات املؤسسات‬
‫األهلية «قدرات» والذي تنفذه الهيئة االستشارية الفلسطينية لتطوير املؤسسات غير‬
‫احلكومية في محافظة جنني ‪ ، PCS‬بتمويل من القنصلية الفرنسية في القدس عبر‬
‫صندوق التنمية االجتماعية ‪.FDS‬‬
‫كما وتشمل السلسلة على املواضيع التالية لتأهيل الكوادر في املؤسسات األهلية‬
‫الفلسطينية ‪:‬‬
‫•كتابة مقترحات املشاريع وإدارتها‬
‫•إعداد اخلطط اإلستراتيجية‬
‫•حتديد االحتياجات التدريبية‬

‫الهيئة االستشارية الفلسطينية لتطوير املؤسسات غير احلكومية في محافظة جنني ‪PCS‬‬
‫الضفة الغربية ‪ .‬جنني ‪ ،‬شارع حيفا \ عمارة األريج ط ‪\ 5‬‬
‫تلفاكس‪0097242501989 :‬‬
‫‪www.psc-palestine.org‬‬
‫‪psc.jenin@gmail.com‬‬

‫مت طباعة هذا الدليل بتمويل من‬

‫القنصلية الفرنسية في القدس‬
‫عبر صندوق التنمية االجتماعية (‪)FSD‬‬
‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪2‬‬
 ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

‫احملتويات‬

‫‪ .1‬مفهوم التقارير ومتطلباتها‪.‬‬

‫‪ .2‬أنواع التقارير وخطوات إعدادها‪.‬‬

‫‪ .3‬أجزاء التقرير‪.‬‬

‫‪ .4‬قوة اللغة‪.‬‬

‫‪ .5‬املظهر الصحيح للتقرير‪.‬‬

‫‪3‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

 ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

‫هدف الدليل‬

‫تنمية وتزويد املهتمني‬

‫باملعارف واملهارات الالزمة‬

‫العداد التقارير الناجحة‬

‫حسب األصول وبالشكل الصحيح‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪4‬‬

 ‫‪ .1‬مفهوم التقارير ومتطلباتها‬

‫«ما هو التقرير»‬
‫التقرير هو‪:‬‬

‫‪-‬وسيلة لنقل املعلومات‪.‬‬

‫‪-‬عرض كتابي أو شفهي للحقائق والبيانات اخلاصة مبوضوع معني أو مشكلة‬

‫معينة‪ ،‬وقد ميتد هذا العرض إلى التحليل واستخالص النتائج ومن ثم‬

‫التوصل إلى توصيات ومقترحات تتعلق باملوضوع الذي مت عرضة وحتليله‪،‬‬

‫أو إلى حل مشكلة ما‪.‬‬

‫إعداد التقارير أحد املهارات األساسية في اإلدارة‬

‫«الفرصة»‬

‫كل تقرير يسند إليك يشكل فرصة ولكن كما هو معروف فان الفرص تأتي‬

‫في الغالب متنكرة على شكل عمل صعب‪.‬‬

‫‪5‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

 ‫«مطالب محددة»‬

‫تذكـر انـك قارئـا وليـس كاتبـا …تذكــر العنـاصر األساسية للتأكد من أن ما‬

‫كتب هو‪:‬‬

‫‪ -‬موجز ‪ /‬بقدر ما يسمح به احملتوى والهدف‪.‬‬

‫‪ -‬واضح ومفهوم‪.‬‬

‫‪ -‬دقيق يقول ما تريد‪.‬‬

‫‪ -‬لغته جيدة وحسب املستوى املالئم‪.‬‬

‫‪ -‬بسيط وليس معقد‪.‬‬

‫‪ -‬منظم وفق هيكلية منطقية‪.‬‬

‫‪ -‬وصفي على نحو مالئم‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪6‬‬

 ‫«ملاذا التقارير»‬

‫‪ -‬اإلبالغ و ‪ /‬أو الشرح‪.‬‬

‫‪ -‬التوصية‪.‬‬

‫‪ -‬التحفيز‪.‬‬

‫‪ -‬إحداث تغيير‪.‬‬

‫‪ -‬اإلقناع‪.‬‬

‫‪ -‬التعزيز ( مناقشات سابقة ‪ /‬اتصاالت ) ‪.‬‬

‫‪ -‬وصف شيء ما …الخ‪.‬‬

‫«أهداف التقارير»‬

‫ال حتدد األهداف ما تريد قوله وامنا ما تريد بلوغه من خالل قوله‪.‬‬

‫حتتاج التقارير إلى أهداف واضحة وذلك لتقليل الوقت واجلهد والتكاليف‬

‫الالزمة‪ ...‬ومن املفيد تذكر الصفات التي جتعل األهداف اجليدة ذكية ‪:‬‬

‫‪7‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

 ‫‪ -‬محددة‪.‬‬

‫‪ -‬ممكن قياسها‪.‬‬

‫‪ -‬ممكن إجنازها‪.‬‬

‫‪ -‬واقعية‪.‬‬

‫‪ -‬زمنية‪.‬‬

‫* قد يكون حتديد الهدف بشكل مكتوب غير ضروري عندما يكون التقرير من نوع‬

‫التقارير الدورية املنتظمة مثل التقرير الشهري لإلدارة‪.‬‬

‫«تذكر دوما قراء التقرير»‬

‫‪ -‬شباب أو كبار سن‪.‬‬

‫‪ -‬ذوي خبرة ‪ /‬مستوى خبراتهم أو معرفتهم باملوضوع‪.‬‬

‫‪ -‬ردات فعلهم ومواقفهم احملتملة ‪ /‬هل سيجدون التقرير مهم أو غير مهم أو جديد‬

‫بالنسبة لهم‪.‬‬

‫‪ -‬وظائفهم ومناصبهم‪.‬‬

‫* تذكر انك تكتب التقرير لآلخرين وليس لنفسك‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪8‬‬
 ‫«املعلومات هي القوة»‬

‫من الضروري وجود كل ما يلزم من معلومات لكتابة التقرير في متناول‬

‫اليد قبل املباشرة في كتابة أي شيء على الورق‪.‬‬

‫البحث الصحيح عن املعلومات يقلل وقت الكتابة‪.‬‬

‫‪9‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

 ‫‪ .2‬أنواع التقارير وخطوات إعدادها‬

‫«أنواع التقارير»‬

‫تقارير دورية‪ :‬مالية‪ ،‬إدارية‪ ،‬تقارير املبيعات ‪...‬الخ‪.‬‬

‫تقارير غير دورية‪:‬‬

‫‪ -‬تقارير دراسات وأبحاث‪.‬‬

‫‪ -‬تقارير تقدم العمل ‪ /‬اإلجناز‪.‬‬

‫‪ -‬تقارير التوصية ‪ /‬تتسم باإلقناع‪.‬‬

‫‪ -‬تقارير إخبارية ‪ /‬عادة التقدم مقترحات‪.‬‬

‫‪ -‬تقارير حتليلية ‪ /‬تعتمد على سرد احلقائق واملعلومات‪.‬‬

‫‪ -‬تقارير نهائية ‪...‬الخ‪.‬‬

‫محضر االجتماع ‪ :‬هو احملضر الذي يدون فيه جميع الوقائع والقرارات التي متت داخل‬

‫االجتماع وهو دليل قاطع على ما حدث داخل االجتماع‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪10‬‬

 ‫ما يجب توفره في محضر االجتماع ‪:‬‬

‫‪ -‬اإليجاز والدقة والوضوح‪.‬‬

‫‪ -‬األمانة في التدوين دون حذف أو تغيير‪.‬‬

‫‪ -‬الفهرسة والترتيب بحيث يسهل الرجوع إلى أي موضوع ‪.‬‬

‫مكونات محضر االجتماع ‪-:‬‬

‫‪ -‬نوع االجتماع‪.‬‬

‫‪ -‬رقم االجتماع‪.‬‬

‫‪ -‬املكان والزمان‪.‬‬

‫‪ -‬أسماء احلضور ومناصبهم‪.‬‬

‫‪ -‬الغياب بعذر‪ /‬بدون عذر‪.‬‬

‫‪ -‬جدول األعمال‪.‬‬

‫‪ -‬وقائع االجتماع‪.‬‬

‫‪ -‬القرارات‪.‬‬

‫‪ -‬التواقيع‪.‬‬

‫‪11‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

‫تقرير محضر االجتماع‪ :‬عبارة عن ملخص بسيط وواضح ملا حدث في االجتماع‬

‫ويجوز استخدام الرسوم التوضيحية واألشكال البيانية لشرح‬

‫وحتليل بعض البنود واالقتراحات والنتائج ويجوز توزيعه‬

‫ونشره‪.‬‬

‫املذكرة ‪ :‬هي وثيقة إدارية تستخدم في املؤسسات الكبيرة بشكل دائم وينظر إليها‬

‫كتقرير موجز وتتكون من أربعة أجزاء ‪ :‬إلى ‪ ،‬من ‪ ،‬التاريخ ‪ ،‬املوضوع‬

‫؛ويجب أن تكون‪-:‬‬

‫‪ -‬مختصرة‪.‬‬

‫‪ -‬واضحة وخالية من الغموض‪.‬‬

‫‪ -‬تخلو من الشكليات‪.‬‬

‫‪ -‬تناقش موضوع واحد‪.‬‬

‫الرسالة‪ :‬عبارة عن إطار مكتوب يحمل معلومات من املرسل إلى املستقبل‪ ،‬من قواعد‬

‫كتابتها اإلشارة إلى الرسالة السابقة‪ ،‬الرد على االستفسارات حسب ترتيب‬

‫ورودها‪ ،‬كتابتها في وقتها الصحيح‪ ،‬عدم الشطب‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪12‬‬
 ‫أجزاء الرسالة ‪-:‬‬

‫‪ .1‬الترويسة ‪.‬‬

‫‪ .2‬الرقم(اإلشارة)‪.‬‬

‫‪ .3‬التاريخ‪.‬‬

‫‪ .4‬اسم املرسل إليه ومركزه وعنوانه‪.‬‬

‫‪ .5‬التحية االفتتاحية‪.‬‬

‫‪ .6‬موضوع الرسالة‪.‬‬

‫‪ .7‬جسم (منت) الرسالة‪.‬‬

‫‪ .8‬التحية اخلتامية‪.‬‬

‫‪ .9‬توقيع املرسل واسمه ومركزه‪.‬‬

‫‪ .10‬املرفقات‪.‬‬

‫‪ .11‬نسخ أصحاب العالقة‪.‬‬

‫‪ .12‬الرموز (األحرف األولى من اسم كاتب الرسالة وطابعها)‪.‬‬

‫أنواع الرسائل‪-:‬‬

‫عديدة جدا حسب الغرض منها مثل‪:‬‬

‫‪ -‬االستفسار‪.‬‬
‫‪13‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬
 ‫‪ -‬الرد على االستفسار‪.‬‬

‫‪ -‬العرض‪.‬‬

‫‪ -‬الطلب ‪.‬‬

‫‪ -‬الشكوى ‪.‬‬

‫‪ -‬الرد على الشكوى‪...‬الخ‪.‬‬

‫مواصفات الرسالة اجليدة‪:‬‬

‫‪ -‬بنائها وإعدادها بشكل جيد من حيث توفر كافة العناصر الالزمة‪.‬‬

‫‪ -‬جتنب التكرار‪.‬‬

‫‪ -‬االلتزام بقواعد اللغة‪.‬‬

‫‪ -‬الوضوح واالختصار‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪14‬‬

 ‫«خطوات إعداد التقارير»‬

‫‪ .1‬إعداد القائمة ‪ /‬بكلمات مختصرة أو مفتاحيه‪.‬‬

‫‪ .2‬الفرز‪-:‬‬

‫ما يأتي أوال ثم ثانيا …………‪.‬الخ ‪.‬‬

‫ما يرتبط منطقيا ببعضه وكيفية ذلك‪.‬‬

‫ما يعطي دليال أو مثال أو توضيحا‪.‬‬

‫‪ .3‬الترتيب‪.‬‬

‫‪ .4‬املراجعة خاصة ملا هو مهم أو معقد‪.‬‬

‫‪ .5‬الكتابة ‪ /‬تذكر‪-:‬‬

‫اختيار الوقت املالئم‪.‬‬

‫مواصلة الكتابة كي يستمر تدفق األفكار‪.‬‬

‫‪ .6‬التحرير‪.‬‬

‫* مما تقدم نالحظ أن كتابة التقارير عملية تسلسل منطقي بحيث يتم تنظيم‬

‫املعلومات في فئات كأساس لبنية التقرير‪ ،‬ترتيب الفئات في تسلسل منطقي‪،‬‬

‫تنظيم املعلومات منطقيا ضمن كل فئة‪.‬‬

‫‪15‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬
 ‫‪ -3‬أجزاء التقرير‬

‫«أجزاء التقرير»‬

‫مبدأ االتصاالت يقول اخبرهم‪ ،‬اخبرهم‪ ،‬اخبرهم‪:‬‬

‫‪ -‬اخبر الناس مبا سوف تخبرهم‪ /‬مقدمة التقرير أو بدايته‪.‬‬

‫‪ -‬اخبرهم بالتفاصيل‪ /‬صلب التقرير أو وسطه‪.‬‬

‫‪ -‬اخبرهم ما أخبرتهم إياه‪ /‬خالصة التقرير أو نهايته‪.‬‬

‫البداية أو املقدمة‪:‬‬
‫‪ -‬حتديد املشهد وهذا يشمل الربط مبواضيع أو مناقشات سابقة …الخ‪.‬‬

‫‪ -‬توضيح املوضوع والفكرة الرئيسية‪.‬‬

‫‪ -‬حتديد األهداف‪.‬‬

‫‪ -‬الشروع في عملية الوصول إلى املوضوع وإنشاء رابط ممكن للقارئ اتباعه‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪16‬‬

‫يلجئ البعض إلى كتابة ملخص تنفيذي من صفحة واحدة في بداية تقارير الدراسات‬

‫واألبحاث وهو يوضح باختصار ما يقوله التقرير كامل وليس خامتة استنتاجيه‬

‫وذلك بهدف إعطاء بداية مالئمة وممتعة للتقرير للتشجيع على متابعة القراءة‪.‬‬

‫وسط أو صلب التقرير ‪-:‬‬

‫‪ -‬حتديد الوضع‪.‬‬

‫‪ -‬وصف التضمينات ‪ /‬اإليضاحات والبراهني‪.‬‬

‫‪ -‬مراجعة اإلمكانيات‪.‬‬

‫‪ -‬اخليارات وأيها افضل من ناحية التكلفة والوقت واملواصفات‪.‬‬

‫* إن هذا التسلسل قد يتشابك مع البداية التقليدية أو النهاية ( أو يحل مكانها ) أو‬

‫ميكن تكييفه بالشكل املناسب‪.‬‬

‫مجموعة من العناصر تساعدك في إبقاء صلب التقرير مترابطا‪:‬‬

‫‪ -‬هيكلية منطقية‪.‬‬

‫‪ -‬اإلبالغ املسبق عن النوايا ‪ /‬معرفة اخلطوط العريضة ملا سوف يلي ‪ /‬كالقول مثال‬
‫‪17‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬
‫سوف نراجع ثالثة عناصر من املشروع‪ :‬التوقيت‪ ،‬التكلفة‪ ،‬املوظفني ‪ /‬أوال‪ :‬الوقت‪.‬‬

‫‪ -‬استعمال العناوين الرئيسية والفرعية‬

‫‪ -‬اللغة املالئمة‪ /‬مهمة لكل املراحل‪.‬‬

‫‪ -‬استعمال الرسوم البيانية‪ /‬أشكال اإليضاح‪ /‬الطباعة السميكة ‪...‬الخ‪.‬‬

‫نيل املوافقة على التقرير هدف مهم ميكن مساندته في عدد من الطرق مثل‪:‬‬

‫االرتباط مبجموعات محددة‪ -:‬كالقول‪-:‬‬ ‫‪.1‬‬

‫ألولئك اجلدد في املؤسسة‪.‬‬

‫أولئك املوجودون في قسم املبيعات‪.‬‬

‫توفير البرهان‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫استباق املعارضة ‪ /‬جتاهل النقاط السلبية ليس ميزة إذا كنت متأكدا من‬ ‫‪.3‬‬

‫حدوثها ألنها تضعف النقاط اإليجابية‪ ،‬لذا يفضل استباقها واإلبالغ عنها مسبقا‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪18‬‬

 ‫النهاية أو خالصة التقرير وتوصياته‪:‬‬
‫جتنب ما يلي ‪:‬‬

‫‪ -‬النهاية الزائفة ‪ /‬مثل تكرار استخدام كلمة أخيرا في نهاية التقرير‪.‬‬

‫‪ -‬جتاوز الهيكلية واالستطراد غير املالئم‪.‬‬

‫* في نهاية التقرير يفضل دائما احلديث بلغة نهاية إيجابية ‪.‬‬

‫* يجب أن ال ننسى إضافة املالحق وحسب احلاجة لها‪.‬‬

‫* تكون بنية وتنظيم التقاريرالطويلة كما يلي ‪-:‬‬

‫اجلزء التمهيدي‪ ,‬ويضم‪:‬‬

‫‪ -‬صفحة الغالف‪.‬‬

‫‪ -‬خطاب التقدمي‪.‬‬

‫‪ -‬قائمة احملتويات‪.‬‬

‫‪ -‬قائمة التوضيحات‪.‬‬

‫‪ -‬املقدمة‪.‬‬

‫جسم التقرير‪ ,‬ويضم‪:‬‬

‫‪ -‬العرض والتحليل‪.‬‬
‫‪19‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬
 ‫‪ -‬النتائج ومناقشتها‪.‬‬

‫اخلالصة والتوصيات‪.‬‬

‫املالحق‪.‬‬

‫* وتكون بنية وتنظيم تقارير الدراسات واألبحاث كما يلي ‪:‬‬

‫‪ -‬املشكلة والهدف‪.‬‬

‫‪ -‬املنهجية‪.‬‬

‫‪ -‬النتائج ومناقشتها‪.‬‬

‫‪ -‬االستنتاجات والتوصيات‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪20‬‬

 ‫‪ .4‬قوة اللغة‬

‫«ما يتوقعه قارئ التقرير»‬

‫‪ .1‬مفهوم ‪-:‬‬

‫‪ -‬استعمال الكلمات الصحيحة‪ -:‬األهداف ‪ /‬اخليارات ‪ /‬التوصيات ‪...‬الخ‪.‬‬

‫‪ -‬استعمال العبارات الصحيحة‪ -:‬ما هي بالضبط خدمة أل ‪ 24‬ساعة مثال‪.‬‬

‫اختيار الكلمات وترتيبها لضمان وصول املعنى‪ -:‬فالقول مثال في هذه املرحلة‬ ‫‪-‬‬

‫احلل هو ‪ ...‬يعني ذلك انه سيكون الحقا شيئا آخر أو القول عن شيء انه حوالي‬

‫‪...15.3%‬هل هو تقدير بسبب وجود كلمة حوالي أم هو دقيق جدا‪.‬‬

‫* يفضل إرفاق قائمة توضح االختصارات واملصطلحات والكلمات الغير مألوفة‬

‫واملبهمة‪.‬‬

‫‪ .2‬صالح للقراءة ‪ /‬مترابط ومتصل ‪.‬‬

‫‪ .3‬صريح‪ -:‬ينصح باستعمال ‪-:‬‬

‫‪ -‬العبارات القصيرة‪ :‬ال تقل في هذا الوقت‪ ...‬إذا كنت تعني االن‪ ،‬أو اعبر لك عن‬
‫‪21‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬
 ‫شكري باحترام‪ ...‬فيما ميكن القول ببساطة أشكرك‪.‬‬

‫‪ -‬اجلمل القصيرة‪ :‬معدل الكلمات في اجلملة الواحدة ‪ 20‬كلمة وال ينصح بزيادتها‬

‫عن ‪ 40‬كلمة وإال وجب اختصار هذه اجلملة أو تفكيكها إلى جملتني أو اكثر‪.‬‬

‫‪ -‬الفقرات القصيرة‪ :‬يجب عدم التغاضي عن استخدام العناوين والنقاط والفواصل‪.‬‬

‫‪ .4‬طبيعي‪ -:‬إذا كتبت األشياء مثلما تقولها ثم حسنتها تكون النتيجة افضل من‬

‫كتابة شيء ميكن وصفه بكتابة األعمال الرسمية‪.‬‬

‫‪ .5‬موجز‪ -:‬لكن اإليجاز ليس هدف بحد ذاته‪.‬‬

‫‪ .6‬بليغ‪ -:‬طول النص يجب أن يكون مرتبط بفحواه‪.‬‬

‫‪ .7‬دقيق‪ -:‬تقول متاما ما تقصد‪ ،‬احرص على عدم استعمال كلمات أو عبارات مثل‬

‫على وشك أو اعتقد أو رمبا عندما تريد التحدث عن شيء محدد‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪22‬‬

 ‫«ما يبغضه قارئ التقرير»‬

‫‪ .1‬التعالي أو استعمال كلمة أنا أو نحن بكثرة‪.‬‬

‫‪ .2‬التحيز عند طلب الرأي‪.‬‬

‫الترقيم السيئ ‪ /‬الترقيم القليل يصعب القراءة خصوصا في اجلمل الطويلة‬ ‫‪.3‬‬

‫والترقيم الكثير يبدو مزعجا‪.‬‬

‫‪23‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

 ‫«ال تقل …»‬
‫‪ .1‬ال تقل‪ ...‬دعني أكون صادقا متاما‪ /‬يعني ذلك انك لم تكن صادقا في السابق‪.‬‬

‫‪ .2‬ال تقل… جيد أو سيئ إلى حد بعيد … إلى أين ‪...‬؟‬

‫‪ .3‬ال تقل … باهظ نوعا ما … كم يعني ذلك ‪...‬؟‬

‫‪ .4‬ال تقل … تأجيل خفيف … هل هو للحظة أو لشهر‪ .‬؟‬

‫‪ .5‬ال تقل … مرفق لتتمعن فيه أو مرفق لفائدتك … تكفي كلمة مرفق لوحدها‪.‬‬

‫‪ .6‬ال تقل… عملية شديدة السرعة … سريعة تكفي‪.‬‬

‫‪ .7‬ال تقل … عن حدث وشيك … قريب مالئمة اكثر‪.‬‬

‫‪ .8‬ال تقل … تصدير خارجي … وامنا فقط تصدير‪.‬‬

‫‪ .9‬ال تقل … تخطيط مستقبلي … وامنا فقط تخطيط‪.‬‬

‫‪ .10‬ال تقل …ال أقوم أبدا بالتوقع …ال أتوقع افضل‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪24‬‬

 ‫‪ .5‬املظهر الصحيح للتقرير‬

‫«املظهر الصحيح للتقرير»‬

‫الهدف من العرض اجليد للتقرير هو التأثير في مستقبل التقرير على نحو‬

‫إيجابي من خالل جعل التقرير اكثر قابلية للقراءة فتزداد بالتالي فرصة بلوغ هدفه‬

‫املرجو‪.‬‬

‫لذا ال بد من النظر إلى أربعة أمور‪:‬‬

‫‪ .1‬الشكل والعناصر (وكيفية ترتيبها)‪:‬‬

‫‪ -‬ورقة الغالف‪ :‬عنوان التقرير‪ ،‬رقم التقرير و الفترة التي يغطيها‪ ،‬تاريخ إعداد‬

‫التقرير‪ ،‬املرجع‪ ،‬اسم معد التقرير‪.‬‬

‫‪ -‬صفحة احملتويات‪ :‬بالنسبة للتقارير الطويلة أو املعقدة‪.‬‬

‫‪ -‬الفهرس‪ :‬التقارير الطويلة أو املعقدة جدا حتتاج إلى فهرس في النهاية إضافة إلى‬

‫صفحة احملتويات‪.‬‬

‫‪ -‬املالحق‪ :‬توضع بشكل منفصل في نهاية التقرير‪.‬‬

‫‪25‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

 ‫‪ .2‬طباعة الصفحات‪:‬‬

‫تذكر الهوامش والفراغات بني األسطر والفقرات واألقسام‪.‬‬

‫‪ -‬النموذج الطباعي للصفحات‪ -:‬العناوين كبيرة و موضوعة في الوسط… الخ ‪.‬‬

‫‪ -‬شكل احلروف وحجمها‪ -:‬ال ينصح مبزج الكثير من أشكال احلروف وينصح باختيار‬

‫الشكل الذي تسهل قراءته‪.‬‬

‫‪ -‬التشديد أو التركيز‪ -:‬مثل الكتابة بحروف مائلة أو كبيرة أو سميكة أو حتتها‬

‫خط البراز املعنى أو وضع فقرات داخل مربعات‪ ،‬مع اإلشارة إلى انه ينصح باعتماد‬

‫احلروف السميكة البراز شيء ما ضمن اجلملة أو الفقرة‪.‬‬

‫‪ -‬فواصل الفقرات‪.‬‬

‫‪ -‬الترقيم‪ :‬للصفحات‪ ،‬والعناوين الرئيسية والفرعية وحسب احلاجة‪.‬‬

‫‪ .3‬استعمال وسائل العرض ‪:‬‬

‫الصورة توازي مئات الكلمات أحيانا لذا ينصح باستخدام اجلداول والرسومات‬

‫البسيطة‪.‬‬

‫‪ .4‬الرزمة اإلجمالية للتقرير‪:‬‬

‫يجب مالحظة ما يلي‪-:‬‬

‫التقرير القصير واملوزع داخل املؤسسة ال يحتاج اكثر من دبوس واحد في‬ ‫‪-‬‬
‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪26‬‬
 ‫الزاوية‪.‬‬

‫‪ -‬افضل أنظمة التجليد هي التي تتيح قلب الصفحة وابقائها مسطحة‪.‬‬

‫‪ -‬يستحسن وضع غالف مطبوع أو ورقة من البالستيك الشفاف تتيح لعنوان الصفحة‬

‫التحدث عن نفسه‪.‬‬

‫إذا كان محتوى التقرير مالئما فان التجليد يؤدي دورا مهما‬

‫ولكن التجليد ال يستطيع أن يعوض عن احملتوى غير املالئم‪.‬‬

‫‪27‬‬ ‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬

 ‫«تذكر ……‪».‬‬

‫‪ .1‬تذكر املخاطر‪.‬‬

‫‪ .2‬تذكر الفرصة‪.‬‬

‫‪ .3‬تذكر القواعد ومرونتها‪.‬‬

‫‪ .4‬تذكر الهدف‪.‬‬

‫‪ .5‬تذكر انك قادر على إعداد تقارير جيدة‪.‬‬

‫‪ .6‬تذكر انك تكتب التقرير لغيرك وليس لنفسك‪.‬‬

‫دليل إعداد التقارير الناجحة‬ ‫‪28‬‬